Wat is er nodig om een project succesvol te voltooien? Mensen, tijd en geld? Ja, maar er is meer. Voor een succesvolle voltooiing van een project is een goede planning van middelen nodig, waarbij de juiste taken op het juiste moment en in een logische volgorde worden ingepland.
Het is dan ook geen wonder dat bedrijven miljoenen dollars aan daadwerkelijke kosten en gemiste kansen kunnen verliezen als gevolg van vertragingen of budgetoverschrijdingen.
Als projectmanager is een effectieve planning van middelen de sleutel tot succes.
Wat is resourceplanning?
Resourceplanning is een cruciaal onderdeel van projectmanagement, waarbij beschikbare leden van het team specifieke taken toegewezen krijgen die binnen een vooraf bepaalde tijd moeten worden voltooid. Er zijn hoofdzakelijk twee methoden voor resourceplanning: op basis van tijdsbeperkingen of op basis van resourcebeperkingen.
Planning van middelen met tijdsdruk
Als er een vaste deadline voor het project is, wijs je middelen toe om het werk binnen dat tijdschema te voltooien. In dit geval is er een vaste deadline, maar de middelen zijn flexibel. Professionele dienstverleners of bureaus met extra middelen die op projecten wachten, maken doorgaans gebruik van resourceplanning met tijdsbeperkingen.
Dit geldt ook voor projecten met een vaste lanceringsdatum. Als je bijvoorbeeld een lancering rond Kerstmis plant, heb je te maken met een tijdsdruk tot 25 december (of eerder).
Planning bij beperkte middelen
Als je daarentegen over een beperkt aantal middelen beschikt, plan je het project rond de beschikbaarheid en capaciteit van die middelen.
Deze methode van resourcebeheer vereist flexibiliteit in de tijdlijnen. Planning op basis van beschikbare resources wordt doorgaans gebruikt door productbedrijven of interne teams, waar je extra teamleden of freelancers inhuurt. Wanneer ClickUp bijvoorbeeld AI-functies aan ons platform toevoegt, plannen we het project met onze beschikbare resources in gedachten.
Hoe dan ook, een resourceplanning wordt in wezen bepaald door middelen en tijd. Laten we het voorbeeld nemen van een contentproductieteam. Dit team bestaat uit SEO-analisten, schrijvers, editors, ontwerpers en uitgevers. Hier voert elke persoon zijn of haar taak uit nadat de vorige is voltooid. Je moet de middelen dus achtereenvolgens inplannen in de vorm van een tweewekelijkse Sprint.
- SEO-onderzoek en -briefing van dag 1 tot en met 3
- Schrijven van dag 4 tot en met 9
- Bewerking van dag 10–12
- Ontwerp van dag 13 tot en met 15
Zelfs deze eenvoudige resourceplanning brengt uitdagingen met zich mee. Zoals je in de bovenstaande grafiek kunt zien, heeft een SEO-analist of een editor drie dagen nodig om zijn of haar taak te voltooien, terwijl de schrijver er zes nodig heeft voor zijn of haar taak.
Als dit team dus één medewerker met elke vaardigheid zou hebben, zou iedereen behalve de schrijver onderbenut zijn. Juist dit probleem probeert effectieve resourceplanning op te lossen.
Waarom is het plannen van middelen belangrijk bij projectmanagement?
Arbeidskosten bedragen maar liefst “70% van de totale bedrijfskosten van een organisatie”, zo blijkt uit onderzoek van het Human Capital Management Institute (HCMI). Dit betekent dat medewerkers weliswaar je grootste troef zijn, maar tegelijkertijd ook je grootste kostenpost vormen. Je moet ze dus optimaal en effectief inzetten.
Resources optimaliseren
Het valt je vast op dat we niet hebben gesproken over ‘het maximaliseren van personeelscapaciteit’, omdat het optimaal benutten van iemands vaardigheden niet altijd hoeft te betekenen dat 100% van zijn of haar tijd wordt benut. Uit onderzoek van Gartner blijkt zelfs dat teams met een lagere bezettingsgraad de tijd die nodig is om waarde te creëren voor het bedrijf met 30% of meer kunnen verkorten.
Door middelen in te plannen kunnen projectmanagers de tijd van hun leden effectief benutten. Zo kunnen ze optimaal gebruikmaken van de beschikbare mensen en vaardigheden om de resultaten te maximaliseren.
Op tijd en binnen het budget opleveren
Maak gebruik van resourceplanning om ervoor te zorgen dat je het project binnen de toegewezen tijd en het toegewezen budget voltooit.
Hiermee kunt u het toekomstige verloop van het project in kaart brengen en ruim van tevoren de nodige noodplannen opstellen. Wanneer zich een onverwachte gebeurtenis voordoet, kunt u het project indien nodig aanpassen of bijsturen.
Kwaliteitsdiensten leveren
Projectplanning is meer dan alleen een resourcekalender. Het is een transparante weergave van hoe de oplevering van het project eruit zou zien. Het omvat projecttaken, verantwoordelijkheden, afhankelijkheden, overdrachten, samenwerking, feedbackcycli, enzovoort.
Dankzij deze uitgebreide weergave begrijpt elk teamlid zijn of haar rol in de projectcyclus. Op deze manier werken ze effectiever samen met hun collega’s, ontvangen ze een complete overdracht en geven ze duidelijke instructies door. Samen leveren ze diensten die aan de verwachte normen voldoen.
Kosten besparen
Het opsporen van hiaten in je plan is eenvoudig als je je middelen van tevoren inplant. Dit geeft projectmanagers de tijd en de mogelijkheid om van tevoren personeel aan te nemen of hun teams te herschikken om de hiaten op te vullen.
Zonder een resourceplanning zullen er tijdens het project regelmatig hiaten ontstaan, waardoor iedereen op zoek moet naar oplossingen en er onnodige kosten ontstaan. Hiaten in je projectplanning leiden ook tot problemen bij het resourcebeheer op het gebied van medewerkersbetrokkenheid, prestaties en personeelsbehoud.
Goede beoordelingen en retrospectieven
Een goede evaluatie is er een waarbij je de resultaten afzet tegen een plan, en de resourceplanning fungeert daarbij als het plan. Evaluaties helpen je te begrijpen of er vertragingen, budgetoverschrijdingen, samenwerkingsproblemen of andere interpersoonlijke problemen waren. Structureer op basis hiervan je plannen voor continue verbetering voor toekomstige projecten.
Voordelen van resourceplanning
Het doel van elk project is om omzet te genereren of te verhogen. Met resourceplanning zorgt u ervoor dat u de gewenste resultaten behaalt.
Voor teamleden
Met een duidelijke, overzichtelijke en transparante planning van middelen weet elk teamlid precies wat hij of zij nog moet doen, volgens welke normen en tegen wanneer. Daardoor beschikken ze over:
- Duidelijkheid over hun rol, zodat ze optimaal kunnen werken en verantwoordelijkheid nemen voor hun resultaten
- Een stappenplan om vakanties, pauzes, sabbaticals en andere belangrijke gebeurtenissen in je leven te plannen
- Een gevoel van zingeving om hun taken te koppelen aan bedrijfsdoelstellingen, waardoor de betrokkenheid wordt bevorderd
- Betrokkenheid op de werkplek voor betere samenwerking
- Zichtbaarheid van de prestaties om hun doelen gedurende het hele project te bereiken en te begrijpen hoe hun succes zal worden beoordeeld
Voor projectmanagers van projectmanagement
Leidinggevenden kunnen projecten, taken, teams en resultaten effectief beheren met een gedegen toewijzing van middelen, waardoor het volgende wordt bereikt:
- Een duidelijk overzicht van wie wat doet, voor een optimale benutting van capaciteit en een grotere betrokkenheid van medewerkers
- Overzicht van de hiaten of overbelasting, zodat je deze kunt aanpakken en het project op koers kunt houden
- De mogelijkheid om vertragingen of budgetoverschrijdingen te voorzien, zodat je problemen kunt voorkomen en je kunt voorbereiden op onvermijdelijke problemen
- Aanpassingsvermogen aan veranderingen naarmate de marktvraag, de behoeften van klanten of de organisatiestructuren evolueren
- De vrijheid om de projectstatus nauwkeurig en regelmatig aan het management te communiceren
Voor de organisatie
Effectieve planning van middelen helpt de organisatie om het team optimaal in te zetten.
- Neem de juiste mensen op het juiste moment in dienst
- Breng de klant de juiste prijs in rekening op basis van een zo nauwkeurig mogelijke schatting van de benodigde inspanning en tijd
- Breng hiaten in vaardigheden of capaciteiten in kaart om de leer- en ontwikkelingsstrategie te plannen
- Maak nauwkeurige prognoses van de vraag naar middelen
- Voorkom scope creep
Hoe maak je een resourceplanning?
1. Bepaal de omvang van het project en de benodigde middelen
Voordat je begint met het plannen van middelen, moet je eerst de omvang van het project bepalen en vaststellen welke middelen je nodig hebt om het te voltooien. Houd daarbij rekening met het volgende.
De tijd die je hebt: Kijk verder dan het aantal werkdagen. Houd ook rekening met eventuele andere vrije dagen die mensen kunnen combineren voor een lang weekend, of met een groot intern gebeurtenis waar je team mogelijk bij betrokken is.
Vereiste vaardigheden: Breng alle vaardigheden in kaart die je nodig hebt om het project te voltooien, waaronder technische, operationele en managementvaardigheden.
Benodigde middelen: Eén persoon kan over meer dan één vaardigheid beschikken. Meerdere personen kunnen dezelfde vaardigheid hebben. Stel de optimale combinatie van teamleden samen om de vaardigheden te verkrijgen die je nodig hebt.
Work Breakdown Structure (WBS): Verdeel het project in kleine, hiërarchische en beheersbare onderdelen, oftewel taken.
Afhankelijkheid: Breng in kaart in welke volgorde je teams taken moeten voltooien en hoe een taak invloed heeft op activiteiten die eraan voorafgaan of erop volgen.
Beperkingen: Is de projectplanning krap? Zijn er minder mensen beschikbaar dan je denkt nodig te hebben? Is het budget beperkt? Werkt je team in verschillende tijdzones die elkaar niet overlappen?
Breng alle mogelijke obstakels in kaart waarmee je te maken kunt krijgen. Evalueer ook de vraag naar middelen binnen je organisatie om vaardigheden beter te kunnen delen.
Projectresultaten en maatstaven voor succes: Leg vast wat je van elk teamlid verwacht en hoe je hun prestaties gaat meten. Zo zorg je ervoor dat iedereen op één lijn zit en in onderlinge afstemming werkt.
2. Kies een tool voor resourcebeheer
Organisaties gebruiken al lang tabellen en spreadsheets om middelen in te plannen. Dit werkt prima voor eenvoudige, opeenvolgende taken, zoals hierboven gedemonstreerd. Maar wanneer teams groter worden, taken complexer worden en er meer afhankelijkheden ontstaan, heb je software voor middelenplanning nodig die is ontworpen om aan jouw eisen te voldoen.
Alle functies die je nodig hebt om middelen in te plannen, zijn onderdeel van de app voor projectmanagement van ClickUp.
- Projecttaken
- Gebruikers kunnen specifieke taken toewijzen aan
- De mogelijkheid om werklasten in kaart te brengen en deze aan te passen aan de huidige behoeften
- Afhankelijkheden tussen taken en projecten
- Stopwatch en urenregistratie voor eenvoudiger beheer
- Weergaven: lijst, Kanban, kalender en gantt-grafiek
- Dashboards voor snelle prestatiebeoordelingen
- Documentatie, opmerkingen en Whiteboards voor samenwerking
ClickUp biedt bovendien eenvoudige drag-and-drop-mogelijkheden, een gebruiksvriendelijke interface, notificaties en aanpasbare werkstroom om je projectplanning eenvoudig en effectief te maken.
3. Taak aanmaken
Zodra je je tool voor resourcebeheer hebt gekozen, stel je het project in als een verzameling van subprojecten, taken, subtaken en checklists. Met ClickUp heb je volledige flexibiliteit bij je takenbeheer.
Aanpassing: Creëer de gewenste structuur met automatisering, Sprintpunten, gegevens uit aangepaste velden en meer.
Hiërarchie: Maak geneste subtakens aan en herschik of voer ze eenvoudig in bulk uit. Stel daarbij ook meteen afhankelijkheden in.
Groeperen: Deel taken in categorieën in, maak aangepaste statussen aan, wijs prioriteiten toe en voeg tags toe. Koppel taken, documenten en integraties aan elkaar, zodat elk lid van het team toegang heeft tot de kennis.
Terugkerende taken: Stel wekelijkse vergaderingen of dagelijkse herinneringen in als terugkerende taken, zodat ze automatisch aan je lijst worden toegevoegd.
Sjablonen: Gebruik taaksjablonen om een werkstroom op te zetten voor terugkerende taken. Je kunt bijvoorbeeld een sjabloon voor kandidaatrelaties opstellen dat je kunt hergebruiken telkens wanneer iemand een nieuw wervingsverzoek indient.
Mijlpalen: Stel doelen vast die de voltooiing van essentiële fasen in je project markeren. Neem ook de tijd om deze te vieren.
4. Wijs projectmiddelen toe
Wijs personen toe aan elke taak of subtaak. Met de tool voor resourcebeheer van ClickUp kun je meerdere personen aan een taak toewijzen. Je kunt ook lezers toevoegen, die een notificatie krijgen wanneer er een update of een wijziging in de status is.
Gebruik de kaderweergave van ClickUp om te zien hoe druk of beschikbaar teamleden zijn. Gebruik de werklastweergave om te beoordelen of elk teamlid over- of onderbezet is. Schakel tijdsregistratie en schattingen in om de voortgang goed bij te houden.
5. Evalueer de haalbaarheid
Zodra je alles hebt ingesteld, is het tijd om te controleren of alles in orde is. Gebruik daarvoor de meer dan 15 weergaven die ClickUp biedt.
Kalenderweergave: Gebruik de kalenderweergave (dagen, weken of maanden) voor tijdbeheer en om te controleren of de mijlpalen aansluiten op de projectdeadlines.
Gantt-weergave: Gebruik de Gantt-weergave om ervoor te zorgen dat taken die parallel lopen niet van elkaar afhankelijk zijn. Verschuif ze om een soepele overdracht van taken van de ene fase naar de andere te garanderen, waardoor het resourcebeheer wordt versterkt. In ClickUp kun je ook het kritieke pad en de spelingtijd identificeren om bepaalde werkzaamheden opnieuw in te plannen zonder dat dit invloed heeft op grotere deadlines.
Tijdlijnweergave: visualiseer de roadmap, voltooide taken en toekomstige gebeurtenissen op een lineaire projecttijdlijn om afwijkingen op te sporen.
6. Zorg ervoor dat je team succesvol kan zijn
Breng alle benodigde projectmaterialen op één plek samen. Je kunt ClickUp Docs gebruiken om projecten te documenteren. Als je materialen in andere tools zoals Figma of Google Spreadsheets hebt, kun je die ook in je ClickUp-werkruimte insluiten. Gebruik ClickUp Whiteboard om te brainstormen. Schakel reacties in zodat het team met elkaar kan communiceren, of zet reacties snel om in taken!
7. Monitoren en verbeteren
Het plannen van middelen houdt niet op zodra het project van start gaat. Terwijl de teams elke dag hun taken voltooien, moeten projectmanagers de voortgang in de gaten houden en indien nodig aanpassingen doorvoeren. Gebruik hiervoor de dashboards van ClickUp.
Stel je aangepaste dashboard samen met de projectindicatoren die voor jou essentieel zijn. Voeg op één plek widgets toe voor leden van het team, kritieke paden, Sprints, statussen en andere aspecten.
Als je op zoek bent naar een lege werkruimte, gebruik dan het sjabloon voor resourceplanning van ClickUp. Pas dit moeiteloos aan je behoeften aan. Hier vind je nog enkele andere sjablonen voor resourceplanning in Excel en Google Spreadsheets om je te helpen bij je keuze.
6 strategieën voor effectieve resourceplanning
Nu we hebben gekeken naar de details die nodig zijn voor een effectieve planning van middelen, volgen hier enkele effectieve strategieën voor projectmanagement.
Stel duidelijke normen vast
Je beschouwt een project als voltooid wanneer je alle taken hebt uitgevoerd en aan alle specificaties van je klant hebt voldaan. Gebruik je resourceplanning-systeem dus om:
- Definieer vereisten, verwachtingen, criteria voor succes en kwaliteitsnormen
- Breng het hele projectteam bij elkaar en bespreek de richtlijnen met hen
- Publiceer dit in eenvoudige taal en maak het voor iedereen toegankelijk voor later gebruik
Houd rekening met extra tijd en middelen
Plan je middelen in met wat ruimte voor onverwachte veranderingen of ontwikkelingen. Benut je personeel niet voor 100%. Een bezettingsgraad van 75-80% biedt iedereen wat ademruimte.
De extra tijd spaart cognitieve energie, vooral bij creatief werk zoals schrijven, ontwerpen en softwareontwikkeling, wat over het algemeen tot betere resultaten leidt.
Wacht bovendien niet tot het laatste moment met plannen. Houd aan het einde 1 à 2 dagen over om eventuele onverwachte vertragingen op te vangen. Als je nieuw ontwikkelde website crasht of je banneradvertentie een typefout bevat, redt deze extra tijd de dag.
Plan rekening houdend met afhankelijkheden
Elk project, hoe eenvoudig het ook lijkt, kent inherente afhankelijkheden. Houd hier rekening mee bij het plannen, zodat niemand overbelast raakt. Zorg ervoor dat je teamleden niet overbelast raakt door vertragingen tegen het einde van de werkstroom.
Als je kleine DevOps-team bijvoorbeeld op de laatste dag honderden functies naar de productieomgeving moet pushen, krijg je waarschijnlijk te maken met technische en emotionele problemen. Spreid dergelijke activiteiten daarom zorgvuldig uit.
Houd te allen tijde de vinger aan de pols
Houd de voortgang, de capaciteit van je team en de bezettingsgraad elke week, zo niet dagelijks, nauwlettend in de gaten. Voorkom dat je je middelen overbelast of onderbenut. Herverdeel middelen naar kritieke taken of onverwachte obstakels, zoals persoonlijke noodsituaties of ziekte.
Communiceer proactief
Houd communicatiekanalen open om samenwerking tussen teams te stimuleren. Houd alle belanghebbenden op de hoogte van de voortgang, afgestemd op hun behoeften. De Chief Technology Officer (CTO) heeft bijvoorbeeld wekelijks behoefte aan een algemeen overzicht van de voortgang van het gehele project.
Leden van teams onder het C-level hebben behoefte aan updates op microniveau over hun bovenliggende taken. Doe dit handmatig of voer automatisering uit voor rapportages op regelmatige tijdstippen.
Sluit een project op een zinvolle manier af
- Vraag de klant of hij tevreden is met alle aspecten van het project
- Vraag om feedback over wat je goed hebt gedaan en wat er nog verbeterd kan worden
- Vier de overwinning met het team
- Houd retrospectieven of prestatiebeoordelingen om als team het succes van de Taak of het project te bespreken
- Sluit alle taken af in de projectmanagementtool en archiveer ze indien nodig
Haal het maximale uit je team met effectieve resourceplanning
Om een project succesvol te voltooien, moeten alle teamleden hun verantwoordelijkheden kennen en elkaar waar nodig bijstaan. Het is van cruciaal belang om afhankelijkheden in kaart te brengen en aan te geven wanneer een taak op een bepaald moment moet zijn voltooid. Een effectieve planning van middelen speelt daarbij een centrale rol.
Maak gebruik van de functies voor resourceplanning van ClickUp om elke projectmanager de tools te geven om het team van begin tot eind in de juiste richting te sturen. Of het nu gaat om het toewijzen van de juiste persoon aan de juiste taak of het oppakken van een taak om deze af te ronden, met ClickUp kunt u het allemaal. Ontdek hoe u het potentieel van uw team kunt maximaliseren door u vandaag nog gratis aan te melden.