ClickUpがAIドキュメントを活用してSOP作成を簡素化する方法

ClickUp本社ではすべてを文書化しています。オンボーディングプロセス、コンテンツレビューのワークフロー、そして3年前に誰かが考案した独特の奇妙な命名システムに至るまで。

さて、数年前まで遡ると、私たちはドキュメントの仕事に膨大な時間を浪費していました。フォーマットには永遠にかかり、人々は様々な場所に異なるバージョンを保存し、誰かがチームを離れるとすぐにプロセスが崩れていました。

問題点に気づいたものの、事態が深刻化し始めたのは数か月後でした。幸い、私たちの救済策は成功を収めました。そう、ClickUp Docsの誕生です！🤩

その後、ClickUp Brainが登場し、プロンプト一つで全ての標準業務手順書（SOP）を作成するようになりました。

本ブログ記事では、ClickUpがAI Docsを活用してSOP作成を簡素化する方法を明らかにします。かつて面倒で手作業だったプロセスを、迅速でスマートな、そして（あえて言うなら）ある種の満足感すら得られるものへと変革します。📝

ClickUpのAIドキュメントとは？

AIを活用して情報の起草・要約・整理を行い、ワークスペース内で直接SOPやwiki、プロジェクト文書を構築しやすくします。

ClickUpは世界初の 統合型AIワークスペースであるため、SOPはタスクやプロジェクト、ワークフローと同一の環境で管理されます。コンテキスト切り替えが必要な別ツールで管理する必要はありません。

これにより、ドキュメントを実際の仕事と接続することで 「仕事の拡散」を解消。プロセスが変更された際、SOPは文脈に沿って更新されるため、誰もメンテナンスを忘れがちな陳腐化したファイルになることはありません。

なぜSOPはチームにとって重要なのか？

SOPはチームのプレイブックと捉えています。これにより全員が認識を共有し、常に正しい方法で仕事を遂行できます。

その価値がわかる理由はこちら。👀

✅ プロセス全体の一貫性を確保

主要タスクのSOPを作成することで、品質を高く保つ信頼できる基準を確立します。

お客様には、新メンバーと長年在籍するメンバーを問わず、常に最高品質のサポートを提供します。 明確なガイダンスによりエラーが減り、オンボーディングが加速。誰もが「あれ、これどうやるんだっけ？」と時間を無駄にすることはありません。

✅ 知識のギャップを解消

主要メンバーが休暇を取ったり役割を異動したりするとどうなるでしょうか？ SOPがなければ、彼らの暗黙知も一緒に消えてしまいます。

SOPにより、経験豊富なチームメンバーがショートカットや例外事項、過去の失敗を文書化でき、その知見が全員の利益となることを保証します。

✅ 効率性とコンプライアンスの向上

SOPは毎週何時間も節約し、既に確立した解決策を再考する手間を省きます。過去のSOP例を参照できるため、基礎作業のやり直しではなく新たな課題に集中できます。

コンプライアンス対応も容易になります。監査時には、機密データの取り扱い方法や品質維持プロセスを明確に示す手順書を提示できるため、リスクを低減し、正しい運用が確信できるのです。

📮 ClickUpインサイト： アンケート回答者の44%はブラウジング時に1～5タブに留まる一方、8%は31以上のタブを開いた「カオスモード」で作業しています。

意図的ではないものの、誰にでも起こり得ることです：ブレインストーミング用のMiroボード、SOP用のGoogle ドキュメント、プロジェクト管理タブ、そして追加サポートのためのChatGPT。👀

しかしアプリやウィンドウを切り替えるたびに「切り替えコスト」が発生します。これは隠れた精神的負担であり、思考の余力を削り取り、集中力を散漫にさせるのです。

ClickUpなら、ホワイトボード、ドキュメント、タスク、ウェブ検索、ChatGPTやGemini、ClaudeなどのAIモデルなど、あらゆるツールを単一の統合AIワークスペースに集約できます。コンテキスト切り替えを廃止し、余計なタブを完全に閉じるときが来ました！

SOP向けClickUp AIドキュメントの主な機能

主なAI機能はこちら。👇

AI支援によるSOPテンプレートとコンテンツの起草

以前はSOPを一から作成するのに非常に長い時間を費やしていました。

ClickUp Brainがそれを変えました。今ではドキュメントを開き、「/」（スラッシュ）を入力し、必要な内容を記述するだけで、実用的な下書きが完成します。

具体的な流れは以下の通りです：新たな編集レビュープロセスを文書化する必要がありました。そこでClickUp Brainにプロンプトを送り、提出要件、審査基準、承認フェーズ、フィードバック手順などのセクションからなる初期構造を生成させました。

チームのワークフローに合わせてカスタムするのに約20分しかかかりませんでした（本来なら2時間以上かかっていたはずの作業です😮‍💨）。

コメントや編集によるリアルタイムのチームコラボレーション

SOPはリアルタイムで共同編集できるため、ドキュメントのバージョン管理の問題が発生しません。

当社のコンテンツチーム、デザイナー、プロジェクトマネージャーは全員、ClickUpのコラボレーション検出機能で同じドキュメントを同時に編集しています。そのため、デザイン引き継ぎプロセスで更新が必要な問題を誰かが発見した場合、他のメンバーが担当セクションの調整を続ける間、その問題に対処できるのです。

ClickUp Brainは長文の議論の整理にも役立ちます。コメント欄でプロセス改善を議論する際、数十件のメッセージが発生することも珍しくありません。このAIドキュメントツールはスレッド全体を読み込み、重要な決定事項とアクションアイテムを要約します。

さらに、ClickUpの割り当て済みコメントで「バグ報告テンプレートを追加すべきだ」と提案されると、プラットフォームは自動的に担当者付きのタスクに変換します。

最近、複数のチームメンバーからの意見を反映し、クライアントオンボーディングのSOPを改訂しました。全員が改善点を提案するコメントを残し、ClickUp Brainが全員の合意を得た共通点を抽出しました。

また、電子メールテンプレートの作成や自動化の設定など、追加の仕事が必要なアイテムについては、個別のClickUpタスクを作成しました。

💡 プロのコツ： ClickUpチャットを活用すれば、電子メールやSlackに切り替えることなく、文書と並行してSOP草案を直接議論できます。専門知識を持つ担当者をタグ付けして特定セクションのレビューを依頼し、プロセスステップに関する質問を投げかけ、即座にフィードバックを得ましょう。

チャットのスレッド化された会話はSOPと常に接続しているため、特定の手順が特定の方法で文書化された背景を把握し続けることができます。

変更履歴を追跡するバージョン管理

私たちはプロセスを実験的に試行しますが、時にはその実験がうまくいかないこともあります。

ClickUpドキュメントはすべてのバージョンを自動保存するため、変更者を確認したり、バージョンを並べて比較したり、必要に応じて以前の状態に復元したりできます。

バージョン履歴はトレーニングの努力もサポートします。

新規チームメンバーはプロジェクトキックオフSOPの変遷を確認し、プロセスが時間とともにどう洗練されてきたかを理解します。 特定の問題解決のために追加されたステップと、価値がないと判断されて削除されたステップを把握できます。

タスク、チェックリスト、ワークフローとの連携

当社のSOPは、どこかのフォルダに眠らせるためではなく、実際の仕事を推進するために構築されています。

例えばカスタマーサクセスチームは、クライアントエスカレーションSOPを参照し、問題解決時に組み込まれたチェックリストに従います。各チェックリスト項目は、割り当てと期限付きのサブタスクを生成できます。

ClickUp Brainがこの接続を効率化します。チームが四半期ごとのビジネスレビュー向け詳細なSOPを作成する際、特定セクションをハイライトし、そのコンテンツに基づいてタスク作成をAIに指示します。AIプロジェクトマネージャーはワークスペースのパターンに基づき、推奨担当者付きのタスクリストを生成します。

SOP、チェックリスト、ワークフローは相互に接続しているため、いずれか1つを更新すると他の項目にも自動的に反映されます。

既存のプロセスから自動的にSOPを生成する機能

私たちは数百のプロジェクトを完了させてきましたが、効果的なプロセスの多くはタスクのコメントや議論を通じて有機的に発展してきました。

ClickUp Brainは既存の仕事を分析し、既に従っているパターンに基づいてSOPを構築します。完了したウェブサイト立ち上げ事例をレビューさせ、一貫して結果を上げている手法に基づいたSOPテンプレートを生成させることが可能です。

また、AI連携を活用してプロセス文書を実際の運用状況に整合させています。

顧客オンボーディングの実践がSOPの記述を超えて進化していることに気づいた際、ClickUp Brainに最近のオンボーディングプロジェクトを分析し、更新案を提案するよう依頼しました。

AIツールは、ワークフローに組み込まれた3つのステップと段階的に廃止した2つのステップを特定し、知識を最新に保つために編集しました。

💡 便利な活用術： 新しいチームメンバーにSOPをトレーニングする際や、チームでプロセス更新を確認する際は、 ClickUp SyncUpsを開催しましょう。

次に、ClickUp Brainを活用してミーティング内容を自動文字起こしし、議論された重要な手順ポイントを抽出。さらに質問や例外ケースをSOP文書への追加項目に変換します。こうして口頭で共有される暗黙知も、正式な手順書に確実に反映されるのです。

チームはAIドキュメントをどのように活用してSOPを作成するのか？

このセクションでは、当社の内部ドキュメント作成におけるAI活用の実態を明かします。📝

新規SOPの迅速な作成

様々な種類のSOP用に多数のドキュメントテンプレートを保存しています。新しいプロセスを文書化する必要があるときは、適切なテンプレートを選択し、ClickUp Brainにカスタムを依頼します。

前回主要機能をリリースした際、機能リリース用テンプレートを呼び出し、AIに各セクションを当社のニーズに合わせて調整させました。これにより構造の一貫性を保ちつつ、そのリリース固有の詳細を埋めることができたのです。

プロセスをより明確にするスクリーンショット、テーブル、ビデオ、その他の視覚的補助ツールを掲載しています。

当社のデザインレビューSOPには、フィードバックツールの実際のスクリーンショットと、各フェーズの所要時間を示すテーブルが含まれています。ClickUp Brainは、これらの視覚要素を配置すべき場所を特定し、ユーザーが実際に手順を追えるように支援します。

既存のSOPを更新する

プロセスは変化するため、SOPもそれに追従する必要があります。更新が必要な箇所をハイライトし、ClickUp Brainに書き換えを指示するだけです。

技術的になりすぎていると気づくこともあるため、表現を簡素化します。また、プロセスが変更された場合には、現在の実際の業務内容に合わせてセクション全体を書き直す必要があります。

💡 プロのコツ： チームメンバーが複雑な手順を実行する際、テキストだけでは説明が難しい 場合はClickUp Clipsを録画しましょう。音声付き画面録画で、ソフトウェアの操作方法、よくある問題の解決策、複数ステップのプロセス完了方法を正確に示せます。

さらに、これらのビデオクリップをSOPドキュメントに直接埋め込むことで、手順書に書面の手順と視覚的なデモンストレーションの両方を含めることができます。

共有と許可

実際に仕事を行う全員から意見を集めることで、当社のSOPは格段に良くなります。

ClickUp Docsでは、各ドキュメントやページに対して、閲覧・コメント・編集の許可を詳細に設定できます。ワークスペース全体（ゲストを除く）への共有、特定の人物やチームへの共有、さらには電子メールで外部ユーザーを招待することも可能です。

また、ClickUpの許可設定は階層構造を採用しています：ドキュメント単位の許可はワークスペース全体の設定を上書きし、アイテム固有の許可（特定のページなど）は一般的な許可よりも優先されます。

一元化されたドキュメント管理

私たちはClickUpドキュメントハブを拠点としています。なぜなら、すべてのSOP、プロジェクトメモ、ブレインストーミングの成果がここに集約されるからです。スペースやタスクをくまなく探す必要なく、作成または共同作業したすべての内容を一箇所で確認できるのです。

共有された内容、自身が作成した内容、特定のプロジェクトにタグ付けされたドキュメントなど、様々な条件でフィルタリングが可能です。

最も気に入っているのは、点と点を簡単に接続できる点です。社内ポリシーや手順書の草案が、Hub内でタグ付け・リンクされ、すぐに使える完成版へと変化します。関連ドキュメントをグループ化したり、頻繁に参照するものをピン表示したり、すべてを数秒で検索可能です。

それは私たちの集合的記憶となり、物事がどれほど速く変化しても、すべての知識を発見可能かつ最新の状態に保ち続けています。

ステップバイステップ：ClickUp AIドキュメントでSOPを作成する

では、ドキュメントでClickUp Brainを使って手順書を作成する方法をご紹介します。🧑‍💻

ステップ #1: 新しいドキュメントを開く

SOPを配置したいドキュメントハブ、または特定のスペース、フォルダ、リストに移動します。

+ ドキュメントボタンをクリックし、SOPに明確で説明的なタイトルを付けます。例えばクライアントオンボーディングプロセスSOPやコンテンツ承認ワークフローなどが適しています。明確なタイトルは、推測せずに必要な情報を見つけられることを意味します。

次に許可を設定します。チーム全体が閲覧できる公開ドキュメントにするか、作成中はプライベートにするかを選択します。

財務手続きや人事ポリシーなどの機密性の高いプロセスについては、許可を厳格に管理します。SOPが進化するにつれて、これらの設定は後からいつでも調整可能です。

当社の業務戦略wikiでは全社的なSOPをこの方法で体系化しており、新メンバーからはオンボーディング時の命綱だと評価されています。

ステップ #2: テンプレートを選択するか、AIにSOPの作成をプロンプトする

ここでは2つの方法があり、どちらもお使いのニーズに応じて効果を発揮します：

AIに質問ボタンをクリックするか、ドキュメント内で/writeと入力し、新入社員のオンボーディング手順書を作成するや四半期ごとの業績評価手順を作成するといったプロンプトを入力してください。

ClickUp Brainは、あなたの要求に基づいて下書きを生成します。

最初の草案ができたら、見直しと修正を行います。内容が薄いと感じるセクションはAIに展開を依頼し、複雑すぎる表現は簡素化し、明確化が必要な箇所には箇条書きを追加しましょう。

例えば、ベンダーオンボーディングのSOPを作成した際、AIが適切な構造を提案してくれました。ただし、調達チームが確実に実行できるよう、コンプライアンス検証セクションの拡充と契約承認文言の簡素化をAIに依頼しました。

ステップ #3: チーム固有の詳細でコンテンツをカスタムする

さあ、これを自社用にカスタマイズしましょう。各セクションを確認し、プレースホルダーを実際の手順、ツール、連絡先で置き換えていきます。

一般的なステップが詳細な指示に変わり、チームは混乱なく実行できます。スクリーンショットで実際の表示例を明確に示し、必要なリソース（スタイルガイド、承認フォーム、テンプレートライブラリ）へのリンクも追加します。

次に、以下を追加します：

例えば、当社のデザイン引き継ぎSOPには、レビューツールのスクリーンショット、各フェーズの所要時間を示すテーブル、ブランドガイドラインへのリンクが含まれています。

💡 プロのコツ： SOP文書を作成する前に、 ClickUpホワイトボードでワークフロー図や意思決定ツリーをスケッチできます。チームは各ステップを共同で可視化し、引き継ぎポイントを特定し、ボトルネックや手順の欠落を視覚的なフォーマットで把握できます。

ホワイトボード上でプロセスが確定したら、構造化されたSOPタスクに直接変換するか、ClickUpドキュメントにリンクできます。これにより、読者は高レベルのワークフロー図と詳細なステップバイステップの説明の両方を確認できます。

ステップ #4: 実行のためのチェックリスト、ワークフロー、タスクリンクを追加する

次に焦点を当てるのは、SOPを実践可能なものにすることです。

手順をステップごとに分解したチェックリストを挿入し、仕事の進捗をステップごとに確認できるようにします。

主要なステップについては、ドキュメントから直接タスクを作成またはリンクします。ステップをハイライトし、+ タスク オプションを使用し、ワークスペース内の実際の仕事に接続します。

さらに、ドキュメント関連付け機能を活用し、SOPを関連タスク・プロジェクト・定期ワークフローと連動させています。例えば、クライアントオンボーディング文書はオンボーディングタスクテンプレートとリンクされているため、新規クライアント対応を開始する際、必要な背景情報が即座に参照可能です。

ステップ #5: 関連する関係者と共有し、レビューを依頼する

共有ボタンをクリックし、関係者、マネージャー、コンプライアンス担当者などを招待して内容を確認してもらいます。

人事ポリシーについては、法的レビューを確実に実施します。また、業務手順書には、日常的にそれらのプロセスを管理するチームリーダーからの入力が必要です。

これにより、問題が全員の問題になる前に発見できます。さらに、一部の文書はPDF、HTML、またはMarkdownファイルとしてエクスポートし、オフライン共有やコンプライアンス記録に活用しています。

ステップ #6: バージョン管理を維持し、SOPを定期的に更新する

当社のSOPはプロセスと共に成長する生きている文書です。

定期的な見直しと更新を行うため、ClickUpの定期的なタスクを設定しています。

最も重要な手順は四半期ごとにレビューされ、変更の少ない安定したプロセスは年次チェックを受けます。これにより、継続的なメンテナンス作業に追われることなく、ドキュメントを最新の状態に保っています。

G2ユーザーからの共有：

タスク、ドキュメント、ダッシュボード、ブレインストーミングまで、ほぼすべてを一箇所で完結できるのが気に入っています。5つの異なるアプリを使わずに仕事を整理できます。連携機能と自動化で大幅な時間短縮が実現し、プロジェクト横断の可視性は大きな強みです。まさにコラボレーションと計画のhubとして機能しています。

SOP作成におけるAIドキュメント活用のベストプラクティス

ClickUpでSOPを作成する際、チームが迅速に仕事を進め、ドキュメントの正確性とアクセス性を維持するために、以下の実績ある手法を活用しています：

🚀 ClickUpの優位性：ミーティングは素晴らしいものですが、決定事項や担当者が誰なのか誰も把握していないことに気づくまでです。ClickUp AIノートテイカーは、チームの議論を自動的に記録・文字起こし・要約し、口頭での決定事項を構造化されたミーティングメモに変換します。

アクションアイテムは即座にタスクに変換され、関連するドキュメントにリンクされているため、新規手順や更新内容が紛失することはありません。

AIドキュメント活用の例

ClickUpの各チームが内部プロセスを改善する方法をご紹介します：

ClickUpのSOPヒーローたちと共に

プロセス文書化が円滑に進めば、すべての業務も同様にスムーズに進むことを私たちは学びました。ClickUp AI Docsは退屈なSOPを、チームが積極的に活用する生き生きとしたガイドへと変えました。

今では数分で新規手順を立ち上げ、バージョン管理の混乱を恐れずに既存手順を調整し、ClickUp Brainがコーヒーを飲み終わるより早く空白を埋めていく様子を見守っています。

作成する各SOPは前例を基盤とし、知識を研ぎ澄まし、プロセスを明確化し、チームを一致団結させます。

さあ、今すぐ登録しましょう！ClickUpを今日から始めよう！✅

よくある質問（FAQ）

ClickUpのAI Docsは、ClickUp Brainによって駆動されるインテリジェントなドキュメントです。AIを活用し、チームがコンテンツの作成・編集・整理を迅速に行い、ドキュメント内で直接情報の草案作成、要約、フォーマットを可能にします。

ClickUp BrainによるAI駆動のSOP作成では、アウトライン作成、ステップバイステップの手順書、チェックリストが自動生成されます。チームは役割ベースのプロンプトを活用し、各SOPが一貫したフォーマットで作成され、重要な詳細が全て含まれるようにできます。

はい。AI Docsで作成したSOPはClickUpタスクとリンクされています。これにより、チームはドキュメントから直接、正確なタスク割り当ての確保、期日設定、進捗追跡が可能になります。

ClickUpは各ドキュメントのバージョン履歴を自動保存します。チームは編集履歴を追跡し、過去のバージョンを確認し、以前の草案を復元できるため、すべての更新が可視化され適切にレビューされます。

はい。チームは部門固有のテンプレート、プロンプト、フォーマットでAI Docsをカスタマイズできます。この柔軟性により、マーケティング、営業、エンジニアリングなどの各チームが独自のワークフローに合ったSOPを作成できます。