シリーズ A の B2B AI スタートアップ企業の CTO 担当シニアエグゼクティブアシスタントであるミーガン・トンプソンは、上司から、通常の業務に加え、重要な「クラウド統合イニシアチブ」の管理を任されました。
当初、250 万ドルのプロジェクト規模に圧倒されていた Megan は、コラボレーションソフトウェアの専門知識を活用して、2 週間に 1 回の部門横断ミーティングの調整、7 つの同時進行の納期管理、エンジニアリング、製品、マーケティング部門にまたがる 25 人のメンバーからなる多様なチームの連携の維持を行いました。
複雑な出張の手配や投資家対応など、日々の業務を継続しながら、ミーガンはプロジェクトをスケジュール通りに完了させることに成功しました。
ミーガンのようなエグゼクティブアシスタントは、カレンダーの管理や受付業務だけを行う存在ではありません。彼らは、プロジェクト管理の陰の立役者として、舞台裏で業務の円滑な運営を支えている、まさに「隠れたヒーロー」なのです。
自分の役割について考えてみてください。イベントのためのロードマップやガントチャートの作成から、ステークホルダーの分析やリスク登録簿の管理に至るまで、おそらくあなたは毎日、重要なプロジェクト管理モデルや方法論を活用しているでしょう。あなたは部門間の連絡役として、リソースを効率的に配分し、生産性の向上に直接貢献しています。
これらは、プロジェクトマネージャーのコアスキルではないでしょうか？
Megan のように、責任の範囲の拡大に圧倒されている方は、ご心配なく。このガイドでは、プロジェクト管理を EA の役割にシームレスに統合するための、実証済みの戦略をご紹介します。
プロジェクト管理におけるエグゼクティブアシスタントの役割
ハーバード・ビジネス・レビューは、経営幹部のエグゼクティブアシスタントを「リーダーの右腕、企業のバックボーン、企業文化の顔」と表現しています。彼らは、組織の目、耳、そして接着剤のような存在です。
EA は、会社の業務が時計のように正確に動くよう責任を持って管理します。定期的なチームランチの予約から、新製品ラインの立ち上げなどの複雑な単発プロジェクトの処理まで、皆の仕事をよりスムーズにするためにあらゆる業務を行います。EA は、戦略的意図と実際のプロジェクト実行をつなぐ、欠かせない存在です。
エグゼクティブアシスタントがプロジェクト管理のエキスパートと見なされる理由
比類なき組織力、時間管理能力、問題解決能力、コミュニケーション能力、そしてプロジェクト管理の原則に関する知識により、EA はトップクラスのプロジェクトマネージャーとなっています。エグゼクティブアシスタントがプロジェクト管理の役割にふさわしい理由を以下にご紹介します。
- 卓越した組織力：組織力はプロジェクト調整の要であり、EA はその分野に長けています。例えば、複雑なスケジュールを管理し、緊急かつ影響力の大きいタスクに優先順位をつけ、組織内のすべての歯車が予想通りに回るよう確認することは、すべてのエグゼクティブアシスタントが持つべき組織力のコアスキルの一部です
- マルチタスク能力： プロジェクトマネージャーは、多くの業務を同時に管理することが避けられません。EA は、複数のタスクを巧みに両立させる能力に長けています。例えば、ある瞬間は、次のボードプレゼンテーションの準備をしていても、次の瞬間には、マネージングパートナーのスケジュール調整を行っているかもしれません。
- リソースの管理：ロジスティクスの管理も、エグゼクティブアシスタントの職務のひとつであり、プロジェクトマネージャーの職務と重なる部分があります。例えば、EA は、プロジェクト予算、テクノロジー、ツール、人材、外部ベンダー、文書、出張の手配など、組織のリソースを管理します。
エグゼクティブアシスタントがプロジェクト管理に欠かせないスキル
EA は、効果的なプロジェクト管理のために多様なスキルを必要とします。そのうちの重要なものをいくつかご紹介します。
- 問題解決：EA は、問題を迅速に特定し解決する能力を備えている必要があります。即座に判断し、直前の講演者のキャンセルや、プロジェクトのコストやタイムラインに悪影響を与える予期せぬ遅延など、さまざまな問題に対する解決策を考案できる能力が必要です。
- 時間管理：EA は、ミーティングのスケジュール設定、期限の設定、全員に期限を周知するなど、日々の調整業務にほとんどの時間を割く一方で、重要なプロジェクトの期限を確実に守らなければなりません。
- 戦略的思考：チームタスクを全体的な戦略目標と同期して整理することも、EA に求められるコアスキルの 1 つです。例えば、EA は、業界リーダーを招待し、新たなトレンドに焦点を当て、主要なステークホルダーをターゲットとし、戦略的テーマの整合性を確保することで、企業の会議を会社のプロジェクト管理目標と整合させます。
エグゼクティブアシスタントによるプロジェクト管理フェーズの日常業務
プロジェクト管理のライフサイクルには、計画、開始、実行、パフォーマンスの追跡、レビューの 5 つのフェーズがあります。その職務の性質上、エグゼクティブアシスタントは、重要なプロジェクトのあらゆるフェーズで支援の手を差し伸べます。
以下は、これらのフェーズを管理するエグゼクティブアシスタントの1日の様子です：
- 午前：タスクの進捗を確認し、プロジェクト管理ツールを更新します。プロジェクトチームとのミーティングをスケジュールし、参加して問題について話し合い、今後のプランを立てます。
- 正午：外部ベンダーと連絡・調整を行い、プロジェクトが順調に進んでいることを確認する
- 午後：問題点を特定し、チームに伝達するとともに、プロジェクトの進捗状況とマイルストーンを確認するためのステークホルダーミーティングの準備を行う。
- 1 日の終わり：その日の進捗状況に基づいて、プロジェクトのタイムラインを確認、更新する。
これらは日常業務ですが、プロジェクト管理の段階をより深く理解して、自分が担う新しい役割や責任を理解しておくことは重要です。
エグゼクティブアシスタントのためのプロジェクト管理の段階
EA としてプロジェクト管理を成功させる各段階で期待できることは、次のとおりです。
1. プランニング
計画段階では、プロジェクトのタイムラインを作成します。 確実なプロジェクトプランでは、必要なリソースを検討し、ステークホルダーとのコミュニケーションの方法と時期を決定します。
例えば、EA は、予算の配分、トレーニングセッションの調整、システムアップデートのスケジュール設定、ベンダー契約の管理、および円滑かつ効果的な実装のためのステークホルダー間のコミュニケーションの確保など、新しいソフトウェアのロールアウトを計画します。
2. 開始
プロジェクトの目標と目的を完全に把握したら、次のタスクは プロジェクト全体を、より管理しやすい小さなタスクに分割 することです。ここで、期限を設定し、さまざまなプロジェクトのマイルストーンを作成します。
この内訳により、チームメンバー全員が自分の責任とタイムラインを把握でき、タスクのリストを管理しやすくなります。
たとえば、要件分析の完了、ユーザートレーニングの終了、テスト実行の成功など、プロジェクトを順調に進めるために重要なマイルストーンの設定に重点を置きます。
3. 実行
実行段階は、チームが正式に作業モードに入り、役割、責任、タイムラインを明確に理解した時点で開始されます。
この段階では、EA の唯一の責任は、チームに必要なすべてのリソースが確保されていることを確認することです。
たとえば、ロールアウト当日、EA は移行を管理し、リアルタイムのサポートとトラブルシューティングを提供して、混乱を最小限に抑え、スムーズな導入を実現します。
4. モニタリングとパフォーマンスの追跡
進捗の追跡、パフォーマンスのレポート作成、変更の管理は、すべてが計画通りに進むために不可欠です。
例えば、EA は、導入期間中に毎週のユーザーフィードバックやパフォーマンスレポートを通じて、新しいソフトウェアに重大な機能上の問題を発見しました。その緊急性を認識した EA は、開発チームとの緊急会議を開催し、重要なバグの修正を優先順位付けし、追加のテストセッションのスケジュールを立てました。
この迅速な対応により、正式リリース前に問題が解決され、プロジェクトは予定通り進行し、ユーザーの期待に応えることができました。
5. レビュー
プロセスの最終フェーズでは、プロジェクトから学んだことを振り返り、それを将来に活かします。 振り返りを行うことで、次のプロジェクトでより適切な行動方針を選択し、チームの強みと限界を理解することができます。
PMI の最新の「人材ギャップ」レポートによると、2030 年までにプロジェクト管理関連のポジションに就く人材は、毎年約 230 万人必要になると予測されています。
このように、プロジェクト管理は将来有望なキャリアであると言えます。では、その実現に必要な学歴について考えてみましょう。
エグゼクティブアシスタントからプロジェクトマネージャーへの転職
2 つの役割のスキルは重複していますが、トレーニング、教育、認定資格を取得することで、目標をより早く達成し、よりスムーズに移行することができます。
例： マイケルは、マーケティング会社でエグゼクティブアシスタントとして、幹部のスケジュール管理、マーケティングキャンペーンの調整、ベンダーとの関係管理、イベント企画の監督を担当していました。彼は、マーケティングのプロジェクトマネージャーへの転職を希望していました。
彼は、正式なプロジェクト管理の知識を習得するため、プロジェクトマネジメントプロフェッショナル （PMP） 認定を取得しました。この新しい認定と、マーケティング担当エグゼクティブアシスタントとしての経験により、彼は同じ会社にマーケティングマネージャーとして採用されました。
Fishbowl のユーザーは、EA からコンプライアンスマネージャーの役割に移行した経験を共有しました。EA がプロジェクト管理において貴重な、多くのプロジェクトをメモしたり、市場対応力を高めるためにプロジェクト管理コースへの参加を要請したりといった、EA が持つ卓越した資質を強調しました。
別のユーザーは、プログラムコーディネーターとして 2 年間の経験があり、それが EA から転職するのに役立ったとメンションしています。
スムーズな移行を実現するための方法を一緒に探ってみましょう。
必要なトレーニングと教育
正式なトレーニングや教育を受けることで、実際のプロジェクトでの状況に対応しやすくなります。以下のオプションがあります。
プロジェクト管理認定資格
- プロジェクト管理プロフェッショナル （PMP）
- プロジェクト管理認定アソシエイト （CAPM）
- アジャイル認定資格
プロジェクト管理コースおよび学位
- 大学やビジネススクールが提供する短期のオンラインプロジェクト管理コース
- プロジェクト管理修士（MPM）やプロジェクト管理を専門とする MBA などの高度なプログラム
現場での研修と経験
- プロジェクト管理スキルを習得するためのシャドウイングとメンター制度
- 実践的な経験を積むための小規模なボランティアプロジェクト（ソフトスキルを磨くのに最適な方法）
技術ツール
- ClickUp などのプロジェクト管理ツールに関する知識
推奨資格
以下は、この分野への参入に役立つコース、学位、ツールをいくつかリストアップしたものです。
- プロジェクトマネジメント協会（PMI）の PMP および CAPM
- オンラインプラットフォーム（例：LinkedIn Learning）の短期コース
- ハーバード大学やスタンフォード大学などの教育機関が提供する、プロジェクト管理に関するエグゼクティブ教育プログラム
- プロジェクト管理ツールとしての ClickUpの複雑な使い方を学び、ClickUp Universityで機能を探求
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プロジェクト管理におけるエグゼクティブアシスタントのためのツール
エグゼクティブアシスタントとして、タスク、時間、文書、プロジェクト、経費の管理機能以外に、エグゼクティブアシスタントツールに求めるものは何ですか？ClickUp がそのすべてに対応します！
ClickUp は「仕事のためのすべて」のアプリです。企業プロジェクト管理の課題に対して、シンプルで管理しやすいソリューションを 1 か所にまとめ、時間の節約と生産性の向上を実現します。
このソフトウェアを使用すると、タスクの整理、スケジュール設定、委任、実行、追跡を行うことができます。また、組み込みのコミュニケーションツールにより、チームのコラボレーションが向上します。さらに、カスタマイズ可能なレポートとダッシュボードは、個人およびチームのパフォーマンスを確認・把握し、将来的なパフォーマンスの向上に役立ちます。
エグゼクティブアシスタントが ClickUp を使用する方法のステップバイステップガイド
ほとんどのエグゼクティブアシスタントが、ClickUp をステップごとに活用して自分の役割と責任を果たす方法は、次のとおりです。
- サインアップ：ClickUp にサインアップして、チーム用のワークスペースを作成してください。
- フォルダとリスト：ワークスペース内には、担当する各部門用のスペースを作成することができます。スペース内には、プロジェクトやイニシアチブごとにフォルダを作成することができます。そのフォルダ内に、そのプロジェクトやイニシアチブを達成するために必要なすべてのタスクのリストを作成してください。
- タスクとサブタスクの作成： 各リスト内にタスクを追加し、必要に応じてサブタスクに分割します。たとえば、タスクの 1 つとしてイベント会場を予約し、そのサブタスクとして会場のリサーチや業者への連絡を設定することができます。
- タグとカスタムフィールドを追加： 「緊急」や「クライアントの関与」などのClickUp タグを作成して、タスクを分類およびフィルタリングします。また、予算や優先度など、タスクに関する詳細情報を記載したカスタムフィールドを追加することもできます。
- タスクの割り当て： チームにタスクとサブタスクを割り当て、ClickUp 内で期日を設定します。
- 追跡とレポート作成：ClickUp のプロジェクト時間追跡機能を使用して、各タスクに費やした時間を追跡し、レポートを作成してチームの進捗状況を分析します。
- レビューと調整：ClickUp のガントチャートビュー やボードビューなど、15 以上のカスタムビューでプロジェクトの進捗を確認します。
ClickUp は、エグゼクティブアシスタントの役割や責任だけでなく、より高度なプロジェクト管理にも役立ちます。プロジェクト管理ソフトウェアとしての主なメリットを見てみましょう。
プロジェクト管理に ClickUp を使用する主な機能とメリット
ClickUp は、接続されたワークフローを通じてチーム間の連携を強化し、ビューと通知機能により期限を確実に把握します。さらに、マーケティング、営業、人事、運用など、あらゆるチームに完全にカスタマイズ可能なプロジェクト管理ソリューションを提供します。
プロジェクトの KPI を簡単に監視
まず、プロジェクト全体の全体像を把握する必要があります。ClickUp ダッシュボード は、プロジェクトの重要なメトリクスと進捗状況をひと目で確認できるビューを提供します。 以下の用途にご利用ください。
- プロジェクトのパフォーマンスを追跡し、改善すべき領域を特定する
- プロジェクトのタイムラインを通じて、チームを組織化し、タスクを確実に遂行する
- ステークホルダーが重要なプロジェクトデータに迅速にアクセスできるようにする
- カスタマイズ可能なチャートやグラフでプロジェクトの進捗状況を視覚化
- チャット機能により、プロジェクトのコミュニケーションと問題解決を一元化
タスク管理を簡素化
ClickUp タスク およびサブタスクを作成して、プロジェクトを管理しやすい小さな単位に分割します。 このツールを使用すると、さまざまなタスクタイプを作成し、タスクのステータスをカスタマイズし、優先度を設定し、カスタムフィールドでより多くのコンテキストを取得し、タスクを相互に関連付けることさえできます。
忙しい仕事を AI と自動化に委任する
さらに、プロジェクト管理と AIは、非常に優れた組み合わせです。
ClickUp Brain では、タスクの説明に基づいてサブタスクを自動的に生成し、毎日および毎週のスタンドアップの更新を非同期で共有し、コメントスレッドを要約することで、プロジェクト管理業務全体を迅速に進めることができます。これは、忙しい仕事を肩代わりしてくれる、目に見えない副操縦士、つまりアシスタントのアシスタントのようなものです。
ClickUp Docsと併用して、プロジェクトレポートの作成、エグゼクティブサマリーの草案作成、重要な提案の詳細化、さらには仕事を簡略化および迅速化するためのアイデアのブレインストーミングにも使用できます。
時間と人的ミスを削減するため、ClickUp Automationsでは、タスクの割り当て、通知の送信、ステータスの更新などの反復的なタスクを自動化することができます。自動化を簡単に構築、カスタマイズできる機能により、プロジェクトマネージャーはプロセスを最適化し、より価値の高い仕事に集中することができます。
進捗を簡単に追跡
ClickUp を使用すると、優先順位付けと計画を簡単に実行でき、さまざまなビューでプロジェクトやタスクをすべて一目で確認できます。 15 以上の完全にカスタマイズ可能なClickUp ビューが用意されており、あらゆることを自分のやり方で管理できます。リスト、ボード、カレンダーなどの基本的なビューに加え、ガントチャート、テーブル、タイムライン、ワークロード、ボックス、アクティビティ、マインドマップなどの高度なビューも利用できます。
ビューで進捗状況を追跡するだけでなく、ClickUp Goals を使用して、すべての目標を 1 か所で管理できます。タスクの目標、番号目標、進捗のロールアップ、真/偽の目標、予算目標を同時に設定できます。
最大のメリットは、ClickUp はサイロ化されていないことです。つまり、あなたとあなたのチームは、Slack、GitHub、HubSpot、Harvest、Google Drive、Dropbox など、1000 以上のツールと ClickUp を統合して、よりスムーズなワークフローを実現できるのです。
ワークフローのテンプレート化
プロジェクト全体のためのコントロールセンターを手作業で設定する時間がない？
プロジェクトの開始から完了まで、プロジェクト運営をサポートするClickUp プロジェクト管理テンプレートで、すぐに業務を開始しましょう。
このテンプレートが役立つ点を以下にご紹介します。
- プロジェクト内でさまざまなタスクを作成、割り当て、追跡して、全員の認識を統一
- 手元のプロジェクトの種類に応じて、ワークフローや要件に合わせてテンプレートをカスタマイズしてください。
- さまざまなビューと目標追跡機能でタスクの進捗を一目で分析
- タグとフィルターを適用して、優先度リストに基づいてタスクを整理および分類
世界中の組織が、プロジェクトを整理し、野心的な目標を達成するための最も効果的な方法として ClickUp を採用しています。
ClickUp が目標の達成にどのように役立っているかを尋ねられた People Piece 社 は、次のように述べています。
ClickUp を使用してから、組織全体で、現在取り組んでいる仕事やステータスの可視性が大幅に向上し、プロジェクトを順調に進め、予定通りに完了することができるようになりました。私たちは皆、これはプロジェクト管理のニーズに最適なソリューションであると一致して考えています。これまで、さまざまなツールを試してきましたが、ClickUp は群を抜いて最高です！
ClickUp を使用してから、組織全体で、現在取り組んでいる仕事やそのステータスについて、可視性が大幅に向上しました。これにより、プロジェクトを順調に進め、予定通りに完了することができるようになりました。私たちは皆、これはプロジェクト管理のニーズに最適なソリューションであると一致して考えています。これまで、さまざまなツールを試してきましたが、ClickUp は群を抜いて最高です！
プロジェクト管理におけるエグゼクティブアシスタントの課題とヒント
2 つの職務は重複する部分もありますが、EA は、理解することが重要なプロジェクト管理上の課題に直面します。
以下に最も一般的なものを挙げます：
複数の責任を両立させる
プロジェクト管理に携わる EA は、多くの場合、管理業務とプロジェクト管理タスクを両立しなければなりません。その結果、時間の管理と責任のバランスを取ることは困難になる場合があります。
ヒント：定期的なチェックインを設定し、システムを更新し、アイゼンハワーマトリックス などのフレームワークを使用してタスクの優先順位付けを行い、負担を感じないようにしましょう。
ストレスと衝突の対応
厳しい納期、高い期待、予測不可能な状況に対処することは、一度にすべて行うのは難しいものです。不安を引き起こし、時には対立につながることもあります。
ヒント：休憩を取り、マインドフルネスを実践し、リラクゼーション法を活用し、透明性を保って仕事に取り組み、ストレスや対立の可能性を最小限に抑えましょう。
変化の管理
プロジェクトプランの調整や再調整は、特に複数の利害関係者が関わっている場合、困難な作業になることがあります。このような直前の調整は、EA の業務量を大幅に増加させる可能性があります。
ヒント：構造化されたプランを実施し、変化を効果的に管理するために、常に緊急時対応プランを用意しておきましょう。
最後に、2 つの役割を同時に管理し、プロジェクトマネージャーとして成功を収めるためのいくつかの戦略を見てみましょう。
エグゼクティブアシスタントとしての課題克服戦略
- 先を見越す：課題が発生してもプロジェクトを円滑に進めることができるよう、常にバックアッププランを用意しておく。
- 他の人と協力する： すべてを自分だけでやろうとせず、チームの強みを生かし、責任を分担してプロジェクトを成功に導きましょう。
- テクノロジーの活用：テクノロジーを活用して、日常的なタスクを自動化および迅速化し、プロセスの効率化を推進しましょう。
また、迅速な問題解決、読解力、明確なコミュニケーションなどのスキルは、EA からプロジェクトマネージャーへの転職において、優れた能力を発揮するのに役立つことを常に覚えておいてください。
また、プロジェクト文書やプランを正確に解釈して、より適切な意思決定を行い、プロジェクトを成功に導くことも重要です。
ClickUp を使用してエグゼクティブアシスタントのためのプロジェクト管理をマスターする
ハードスキルとソフトスキルの両方を養う教育、実践的な経験、そしてエグゼクティブアシスタントとしての職務経験という 3 つのアプローチにより、プロジェクトマネージャーへのステップアップが容易になります。
ClickUpのプロジェクト管理テンプレートと管理プロフェッショナル向け管理ソリューションは、この 2 つの分野におけるあなたの役割を簡素化します。接続されたワークフローを構築し、目標達成の透明性を高め、割り当てを簡素化するこのソリューションは、プロジェクト管理に欠かせないツールです。
今すぐClickUp に登録して、活気あふれるプロジェクトマネージャーのコミュニティに参加しましょう。