20 Project Management KPIs to Track
プロジェクト管理

企業プロジェクト管理:すべてのプロジェクトを単一のポートフォリオとして運用する方法

ポートフォリオ委員会のメンバーに、前四半期にいくつのプロジェクトを中止したかを尋ねてみてください。

通常、その答えは「ゼロ」です。たとえ彼らが目にするダッシュボードに、それらのプロジェクトがすべて詳細に表示されていたとしてもです。これこそが、EPM導入の失敗の多くに共通するパターンです。企業は可視性層(ダッシュボード、集計レポート、ステータス報告)を構築する一方で、意思決定層(中止スイッチ)を省略してしまうため、進行状況が「良好」と表示されているプロジェクトを誰も中断できなくなってしまうのです。

請求システムに精通している同じ8人のエンジニアが、4つのイニシアチブにまたがって配置されています。各プロジェクトプランでは、期限がずれ込むまでは、彼ら全員が完全に利用可能と表示されています。企業プロジェクト管理は、この期限の問題をはじめとする諸問題を解決できますが、それはポートフォリオボードが重要な局面で「ノー」と言える体制が整っている場合に限られます。

このガイドでは、EPMとPMOの違い、実用的なフレームワークに必要な8つの要素、7つのステップからなる導入プロセス、自社の規模に適したソフトウェアのカテゴリー、そしてこれらの取り組みが成果を上げたかどうかを判断するための「たった1つの質問」について解説します。

要約: 企業プロジェクト管理(EPM)は、組織内のすべてのプロジェクトを単一のポートフォリオとして扱います。その機能として、単一のインテーク・ゲート、スコアリング・モデル、スキル別キャパシティチェック、および定期的な実施可否のレビューが挙げられます。しかし、EPMが機能するのは、誰かがプロジェクトを一時停止し、人員をより優先度の高い仕事に振り向けることができる場合に限られます。したがって、手法やツールを選ぶ前に、その権限を誰が持つのかを明確にしておく必要があります。

PMOは成果物の品質を一定に保つ役割を担うのに対し、EPMOは何を成果物として提供するかを決定します。まずはスプレッドシートとBIレイヤーから始めましょう。チーム間でリアルタイムのデータ共有が必要になった場合はワークマネジメントプラットフォームへ、規制対象で資本集約的なポートフォリオの場合はPPMスイートへと移行してください。

企業プロジェクト管理とは?

企業プロジェクト管理では、組織内のすべてのプロジェクトを単一のポートフォリオに統合します。どのプロジェクトが承認されるか、誰がどの業務を担当するか、進捗報告の方法はどのように行われるかについては、一連のルールに基づいて決定されます。

EPMがなければ、個々のプロジェクトは順調に進んでも、会社全体としては前進しない可能性があります。マーケティング部門はキャンペーンを完了させ、IT部門はプラットフォームの移行を完了させ、業務部門は単位コストを削減します。これら3つはいずれも予定通りに完了しますが、会社全体としては有意義な進捗をもたらしません。これは、これら3つのプロジェクトを同時に進めることが適切かどうか、誰も問わなかったために起こるのです。

この問題は、人に関わることでさらに深刻になります。その主な理由は、締め切りが過ぎるまで、自分が過大な負担を負っているかどうかを自覚できないからです。EPMは、すべてのプロジェクトとすべての担当者を同時に一元的に把握することで、この問題を解決します。ポートフォリオビューでは、1つのスプリントが始まる前に、同じエンジニアが3つのプランに関与していることが一目でわかります。

企業プロジェクト管理と従来のプロジェクト管理の比較

従来のプロジェクト管理では、1つのプロジェクトを「予定通り、予算内、範囲内」で進めます。プロジェクトマネージャーの役割は、そのプロジェクトが約束した成果を納品した時点で終了します。

企業プロジェクト管理は、大局的な視点に立ちます。会社が現在取り組んでいる他のすべてのことを踏まえて、そのプロジェクトを継続すべきかどうかを問うのです。プロジェクトがあらゆるメトリクスで良好な状態であっても、それに従事している人材の活用という点では、誤った使い方である可能性があります。

ディメンション従来のプロジェクト管理企業プロジェクト管理
管理の対象1つのプロジェクトすべてのプロジェクトを単一のポートフォリオとして
あなたが繰り返し問いかける疑問これを期日通りに納品できるでしょうか?そもそも、これをまだやるべきなのでしょうか?
成功の測定方法スケジュール、予算、範囲そのプロジェクトは、実際にビジネスを前進させたのでしょうか?
誰が仕事を担当するのかこのプロジェクトに割り当てられたチーム競合するプロジェクト間で専門人材が共有される
リスクとはどのようなものかプロジェクト内部のリスクプロジェクト間の競合(同じ人員、システム、納期)
決定権は誰にあるのかプロジェクトマネージャーとそのスポンサーポートフォリオ全体を俯瞰する部門横断的なグループ
どの程度先までプランを立てるかこのプロジェクトの開始から完了までローリング・クォーターと年次サイクル
最も難しい決断タイムラインの調整順調に進んでいるプロジェクトを一時停止する

順調に進んでいるプロジェクトを中止することは、タイムラインを調整するよりも困難です。なぜなら、人員や予算を、その時点でビジネスがより必要としている別の案件に振り向ける必要があるからです。その決定には、すべてのプロジェクトを俯瞰でき、決定権を持つ人物が必要です。

PMOとEPMOの違いは何ですか?

プロジェクトマネジメントオフィス(PMO)は、プロジェクトを円滑に遂行するための支援を行います。PMOは、チームが一貫した方法で仕事を進められるよう、テンプレート、プロセス、および研修を管理しています。しかし、通常、PMOには、そもそも企業がどのプロジェクトを実施すべきかを決定する権限はありません。その決定権は、PMOの上位組織にあります。

企業プロジェクト管理オフィス(EPMO)は、どのプロジェクトを承認するかを決定し、そのプロジェクトを遂行するための人材と予算が社内に確保されているかを確認し、進行中のプロジェクトを精査して継続すべきかどうかを判断します。こうした決定には経営陣レベルの承認が必要となるため、EPMOは経営陣に直接報告を行います。

プロジェクトに「ノー」と言えないEPMOは、単に間接費が増えただけのPMOに過ぎません。この2つのどちらを選ぶかは、PMOの組織構造と運営モデル次第です。

企業プロジェクト管理のメリット

企業プロジェクト管理には、4つの具体的なメリットがあります。それは、リソースの競合の可視性を早期に確保できること、重複するプロジェクトを減らせること、政治的な事情ではなく基準に基づいた優先度の決定ができること、そして納品後も続く説明責任が確保されることです。

  • リソースの競合を早期に把握。 3つのプロジェクトが、それぞれ同じスプリント内で顧客向けの変更をリリースする予定でした。各プロジェクトリーダーは自身のタイムラインを確認していましたが、3つのリリースを同時に処理するためのサポートチームのキャパシティを確認した者はいませんでした。ポートフォリオビューでは、これらのコミットメントが並べて表示されます。キャパシティプランニングの段階で競合が明らかになり、リリースを時差を置いて実施するのに十分な余裕が生まれます。
  • 重複するプロジェクトの削減。 2つの異なるチームがそれぞれオンボーディング・ワークフローツールの導入を依頼し、異なるチャネルを通じて申請した場合、互いの存在を知りません。1つの受付パイプラインにより、すべてのリクエストが同じキューに集約されます。同じ仕事に二重に資金が投入される前に、誰かが重複に気づくことができます。
  • より公平なプロジェクトの優先順位付け 共有の評価モデルがない場合、プロジェクトの承認は、その場において最も影響力のある人物次第になってしまうことがよくあります。しかし、スコアリングモデルを導入することで、その状況は変わります。各プロジェクトは、予想される収益への影響、コスト、納期、戦略的適合性といった同一の要素に基づいて評価されます。どの部門が提案したかに関わらず、スコアが最も高いプロジェクトが優先的に資金提供を受けることになります。
  • 納品後も続く説明責任。 ポートフォリオ・ガバナンスでは、納品から数か月後にビジネスケースが成立していたかどうかを確認します。このレビューにより、次回の見積もりの精度が保たれます。ビジネスケースでは、サポートチケットが20%減少すると約束されていました。6か月後、チケット数は横ばいでした。これにより、同じチームからの次回の提案に対する評価の仕方が変わります。

なぜほとんどのEPMプログラムはポートフォリオの問題を解決できないのか?

EPMプログラムの多くが失敗するのは、意思決定の層を構築せずに可視性の層だけを構築してしまうためです。ダッシュボード、ポートフォリオの集計、ステータス報告書は、進行中のすべての状況を把握させてくれます。しかし、何かを一時停止したり中止したりする正式な権限を持つ者がいなければ、いくら可視性が進んでも何の意味もありません。

『HBRプロジェクト管理ハンドブック』の著者であるアントニオ・ニエト=ロドリゲス氏は、そのパターンを次のように説明しています:

プロジェクトの数は多すぎる一方で、真に重要なプロジェクトははるかに少ない

プロジェクトは多すぎる一方で、真に重要なプロジェクトは極めて少ない

リーダーたちは、自分たちが過負荷状態にあることを認識しています。それでも、プロジェクトを中止することは「それが間違いだった」と認めるようなものだと感じられるため、何も中止しようとはしません。解決の第一歩は、文化の変革にあります:

  • イニシアチブにタイムボックスを設定し、自然な終了点を持たせる
  • 人材と予算を会社に還元したリーダーを評価する
  • 解放されたリソースを、優先度の高い仕事に振り向ける。

「中止」を「再配分」と捉え直すことで、その負のイメージを取り除くことができます。しかし、適切に承認されなかったプロジェクトを中止する明確な方法はありません。

明確な成果目標や指名されたスポンサーが定まらないままプロジェクトがポートフォリオに組み込まれてしまうと、後でその成果を評価する基準が何もありません。プロジェクトを中止すべきかどうかについての会話は、すべて主観的な意見のやり取りに終始してしまいます。まずプロジェクトの受け入れ基準を確立しておけば、中止の判断は証拠に基づいて答えられる問題となります。

実用的な企業プロジェクト管理フレームワークには何が含まれるのでしょうか?

機能するEPMフレームワークは8つの要素で構成されています。最初の3つは、ポートフォリオに何が組み込まれるかを管理します。次の3つは、進行中のプロジェクトが適切に運営されるよう監視します。最後の2つは、ポートフォリオ全体として状況を把握しやすくします。これら8つの要素すべてにおいて、誰かが「ノー」と言うための書面による権限をすでに有していることが前提となっています。

  • 単一の案件受付パイプライン。 提案されるすべてのプロジェクトは、明確な成果、指名されたスポンサー、リソース利用率の見積もり、および達成すべき戦略的目標を定めた単一のルートを通じて受け付けられます。ポートフォリオへの「裏口」が存在すると、初日からポートフォリオの全体像が不完全なものになってしまいます。
  • キャパシティチェック。 依頼にスコアが付けられた後、その順位付けされたリストを、人員数ではなくスキル別に利用可能な人材と照らし合わせて検証します。例として、200人のエンジニアがいたとしても、支払いシステムに精通しているのが4人しかいない場合、その4人が真の制約要因となります。
  • 明確な承認ライン。 ラインより上のプロジェクトは、コミットしたチームによって開始され、ラインより下のプロジェクトには明確な「ノー」が下されます。これにより、承認は下りていないものの、チームに対してプランの中止指示が出されていないために、プロジェクトが宙ぶらりんになる事態を防ぐことができます。
  • プロジェクトごとのベースライン。 承認の段階で、期待される成果、コスト、納期を明記します。そのベースラインは、プロジェクトを継続するか中止するかに関する今後のあらゆる意思決定の基準となります。
  • 定期的なレビューサイクル。 進行中のすべてのプロジェクトについて、ベースラインに対する進捗状況に基づき、継続か中止かの決定を行う定例ミーティングです。決まったリズムがなければ、レビューは何か問題が発生した時のみ行われることになり、その時点でプロジェクトを中止するコストははるかに高くなってしまいます。
  • 依存関係マップ。 プロジェクトによっては、システム、チーム、またはデータを共有している場合があります。そうしたプロジェクトの1つが遅延すると、他のプロジェクトにも影響が及びます。依存関係マップは、あるプロジェクトの遅延が他のプロジェクトに波及する前に、そうした接続を可視化するものです。
  • 仕事の種類ごとに標準的な実施手法を定める。アジャイルプロジェクト管理に適した仕事もあれば、ウォーターフォール型アプローチに適した仕事もあります。仕事内容に合った手法を選び、各手法における進捗レポート作成の方法を統一します。ポートフォリオの全体像は、実施手法にかかわらず一貫性を保たれます。
  • 単一の報告レイヤー。 仕事そのものからデータを取得するプロジェクト・ポートフォリオ・ダッシュボードを構築しましょう。ステータス更新を手動で入力することに頼っていると、誰かがそれを読む頃には、その情報はすでに古くなっているのです。

企業プロジェクト管理の導入方法

企業プロジェクト管理の導入には、7つのステップがあります。現在進行中のプロジェクトの棚卸し、意思決定権限の明確化、案件受付プロセスの構築、キャパシティに基づく仕事の優先順位付け、レポート作成体制の標準化、レビューサイクルの設定、そして納品後の成果の追跡です。

1. 実際に進行中のプロジェクトを把握する

何かを設計する前に、すでに進行中のプロジェクトを数えてみてください。多くの組織では、経営陣が想定していたよりも多くのアクティブなプロジェクトが存在することが判明します。また、数ヶ月前に承認され、中途半端に開始されたまま、正式に閉じた処理されていない仕事の痕跡も見つかります。それにもかかわらず、誰も追跡していないプロジェクトに週10時間も費やしている従業員がいるかもしれません。こうした事実を明らかにしない限り、キャパシティの数値は正確とは言えません。

見つけたプロジェクトごとに、次の3つの情報を記録してください:

  • スポンサー: これを承認したのは誰か、また誰が責任を負うのか
  • ステータス: 進行中か、停滞中か、あるいは事実上放棄されているか
  • コミットする人員: 何人が仕事に取り組んでおり、その作業にどれだけの時間を費やしているか

このステップでは、何も整理しようとしないでください。目標は、ありのままの状況を正確に把握することです。全体像が把握できてから、何を継続し、何を中止するかを判断すればよいのです。

プロのヒント: 部門長には、グループミーティングではなく個別に確認を取りましょう。誰も擁護したがらないプロジェクトは、共有の設定では表に出てこないものです。

2. プロセスを開始する前に意思決定権限を定義する

ポートフォリオに対する各レベルの権限(新規業務の承認、進行中のプロジェクトのペースダウン、プロジェクトの完全中止)を誰が持つかを明記します。各レベルに支出の上限額を設定します。例えば、10万ドル未満のプロジェクトは部門長が承認し、それを超えるものはポートフォリオボードが承認するといった具合です。

プロジェクトプランやツールを選ぶ前に、この点を確実に固めておきましょう。意思決定権限に関する文書には、各レベルにおける役割、支出の上限額、およびエスカレーションの経路を明記する必要があります。これがなければ、EPMプログラムの最初の1年間は、何の成果も生まないレポート作成に費やされてしまうでしょう。

また、承認を一元化することで、各部門長は自身のプロジェクトを独自に承認する権限を失うことになるため、このステップではチェンジマネジメントの仕事の大部分が行われます。このトレードオフを率直に言い換えれば、プロジェクトの評価が高かった場合に、コミットメントの高い人材を迅速に確保できる見返りとして、部門長は単独での承認権を放棄するということです。

もし経営陣レベルで完全な権限の付与が難航する場合は、すでに賛同を得ているスポンサーを巻き込んで、パイロット事業として範囲を限定しましょう。上位15件のプロジェクトについて四半期ごとに1回レビューを行い、そのうち1件を一時停止する権限を与える。そうすることで、懐疑的な人々が参加を余儀なくされる前に、このプロセスがより迅速に「承認」を下せることを実証する機会が得られます。

3. 案件選定のゲート構築

すべての新規プロジェクト依頼を、単一のプロジェクト受付プロセスを通じて処理します。各依頼は、処理待ちリストに入る前に、以下の4つの質問に答える必要があります:

  • このプロジェクトは何を成果として生み出すのか?顧客体験の向上」のような漠然とした目標ではなく、具体的な成果です。
  • 誰がスポンサーとなっているのか? プロジェクトの成功に責任を負う、指名された担当者
  • どのような人材とスキルが必要か? 人員数だけではキャパシティとの照合ができないため、役割名と各役割が費やす時間割合を明記する
  • どの戦略目標に貢献するのか? このプロジェクトがサポートする具体的な企業目標を挙げてください。

曖昧な提出は却下しましょう。リクエストが以下の4つの質問に明確に答えられない場合は、差し戻してください。

4. 仕事量をキャパシティに対してランク付けする

インテーク・ゲートに審査済みのリクエストが蓄積されたら、どの順序で開始するか、また同時にいくつを実行できるかを決定する必要があります。スコアリングモデルを使用してキューをランク付けします。これにより順序が決まります。しかし、その順序はまだプランとは言えません。

次のステップは、最優先のプロジェクトを同時に推進するための人材が実際に揃っているかどうかを確認することです。各プロジェクトを精査し、スキルごとに必要な人材を洗い出してください。それらすべての人材需要を合計します。もし、同じデータベースエンジニアが3つのプロジェクトプランにそれぞれ80%の割当で記載されている場合、それは優先順位付けをいくら行っても解決できないキャパシティの問題です。何かを優先順位リストの下位に下げたり、開始時期を遅らせたりする必要があります。

ClickUpのプロジェクト管理ポートフォリオテンプレートは、その出発点となります。これはあらかじめ作成されたフォルダであり、各プロジェクトはタスクとして扱われ、部署、フェーズ、優先度、所要時間の見積もり、成功メトリクスなどのフィールドが用意されています。スコア列に加え、必要なスキルや割り当てられたキャパシティを追加し、リストをランク付けすれば、開始日を確定する前に過剰割り当てが明らかになります。

このステップをクリアしたプロジェクトごとに、承認された成果、コスト、納期を記録してください。これが、その後の「中止か継続か」の判断を行う際の基準となります。

ClickUpの「プロジェクト管理ポートフォリオ」テンプレートを使用すれば、すべてのプロジェクトのステータス、フェーズ、優先度、成功メトリクスを1つのビューで一元管理できます。

5. プロジェクトの進捗レポート作成方法を標準化する

プロジェクトごとに異なる実施方法が採用されます。重要なのは、すべてのプロジェクトが同じ方法で進捗を報告することです。ポートフォリオの状況を把握する際、各チームのフォーマットを別途変換することなく、そのまま読み取れるようにする必要があります。

管理方法にかかわらず、すべてのプロジェクトは以下の4つの事項をレポート作成すべきです:

  • ステータス: 順調、リスクあり、またはブロック中
  • 確信度: プロジェクトリーダーによる、納期が守れるかどうかについての率直な評価
  • ベースラインに対する実績: 実際のコストが承認された予算とどのように比較されるか
  • 依存関係の健全性: プロジェクトが、自身の制御の及ばない要因を待っているかどうか

1つのフォーマットを選び、すべてのチームにそれを使用させましょう。あるチームのガントチャートと、別のチームのカンバンボードのスクリーンショットを比較しようものなら、ポートフォリオレビューは機能しなくなります。

6. レビューサイクルを設定する

定期的なポートフォリオレビューをカレンダーに組み込みましょう。毎月か四半期ごとか、プロジェクトの進捗ペースに合わせて適切な頻度を選んでください。

各レビューでは、進行中のすべてのプロジェクトを精査し、「継続」「一時停止」「中止」のいずれかを決定してください。どのプロジェクトも会話の対象から外さないようにしてください。誰も話題にしないプロジェクトは、通常、とっくに中止すべきだったものなのです。

各プロジェクトリーダーには、プラン内容、実際の状況、リスク要因、および提案事項をまとめた要約を持参させるようにしましょう。もし彼らが何も準備せずに来たら、ミーティングの全時間をステータス報告に費やし、何の決定も下せないまま終了することになってしまいます。

/AIを活用すれば、プロジェクトデータの4分の1をわずか数秒で共有可能なレビュー資料に変換できる仕組みをご覧ください:

7. 納品後の便益を追跡する

ステップ4では、承認されたすべてのプロジェクトについてベースラインを記録しました。重要なチェックポイントは2つあります。それは、開始から6か月後と12か月後です。実際の数値をベースラインの横に記入してください。

このチェックが単なる形式的なものではなく、有用なものとなる理由は3つあります:

  • ビジネスケースで使用されたのと同じメトリクスを使用してください。 提案書でサポートチケットを20%削減すると約束した場合は、サポートチケットを測定してください。見栄えの良い別のメトリクスに置き換えないでください。
  • 実際に仕事に携わっている人たちに話を聞いてみましょう。 スポンサーはプロジェクトを承認しており、それを成功と呼ぶ理由があります。一方、その成果物を毎日活用しているチームこそが、実際に何かが変わったかどうかを教えてくれるでしょう。
  • その結果を案件の選定プロセスに反映させる。 ある部門の直近3つのプロジェクトすべてで、予測ROIの半分にも達しなかった場合、その傾向を踏まえて、同部門からの次回の提案を評価する基準を見直すべきです。完了したプロジェクトの成果は、新規プロジェクトの評価方法を変えるべきです。

EPMの導入にはどのくらいの期間がかかりますか?

機能するインテークゲート、スコア付けされたバックログ、四半期ごとのレビューサイクルを備えた第一世代のEPMプロセスを立ち上げるには、通常1~2四半期かかります。このタイムラインには、プロジェクトの棚卸し、多くの組織で予想以上に長い議論を要するプロジェクトガバナンスに関する意思決定、そしてプロセスが機能することを実証するのに十分なレビューサイクルが含まれます。

完全な成熟に至るまでには時間がかかります。成果の追跡体制を定着させ、実際の成果に基づいて評価モデルを調整するには、2~4四半期分のサイクルを要します。この転換は通常、2回目または3回目のレビュー後に起こります。その時点でプロジェクトは実際に一時停止され、解放された人員は優先度の高い仕事に移行するのです。

「すべてが設計されるまで待つ」というのは間違いです。手元にあるデータを使って、最初のレビューを実施しましょう。1つの具体的な決定につながる大まかなポートフォリオレビューは、6か月間も検証されていないフレームワークの設計を行うよりも価値があります。

企業プロジェクト管理ソフトウェアはどのように選べばよいのでしょうか?

企業プロジェクト管理ソフトウェアは、専用のPPMスイート、レポート作成機能を備えたスプレッドシート、ポートフォリオ集計機能を備えたワークマネジメントプラットフォームの3つのカテゴリーに分類されます。それぞれが異なる課題を解決します。

アプローチ強み弱点最適な対象
専用のPPMスイート1セント単位まで詳細なポートフォリオ財務:資本計画、アーンドバリュー、シナリオモデリング日々の実行業務は別の場所で行われ、専任の管理者が必要です規制対象であり、資本集約的なポートフォリオと、資金提供を受けたEPMO
スプレッドシートとBIレイヤーの組み合わせあらゆるガバナンスモデルに対応し、コストはほとんどかからず、変更も容易ですデータは手作業で入力されるため、常に1週間前の情報になってしまいます現在もなお形作りの途上にある第一世代のEPMプロセス
業務管理プラットフォームポートフォリオビューは、ステータス電子メールではなく、リアルタイムのタスクデータに基づいて表示されますポートフォリオ・ファイナンスとアーンド・バリューについては、より浅く触れています調整と最新データの重要性が最も高い、部門横断的なポートフォリオ

アーンドバリューは初めてですか? 本格的なPPMスイートを導入する前に、ClickUpの無料「アーンドバリュー管理計算ツール」を使って、ご自身の数値でCPI、SPI、EACがどのように機能するかを確認してみてください。

専用のPPMスイート

Planview、Broadcom Clarity、Oracle Primavera P6は、ポートフォリオの財務管理を目的として設計されています。資本計画、アーンドバリュー、シナリオモデリング、および複数年にわたるリソース予測が、これらのソリューションの中核をなしています。特にPrimavera P6は、スケジュールが数年にも及び、契約上のレポート作成が必須となる大規模なエンジニアリングおよび建設プロジェクト管理において、デフォルトで採用されています。

効果的な仕事:

  • ポートフォリオ規模での財務の精度: 予算、実績、スケジュールが1つのモデルに統合されているため、プロジェクトのマイルストーンが遅延した場合、そのコストが即日反映されます。レポート作成義務としてアーンドバリューや資本予測が必要な場合でも、このカテゴリがネイティブに対応します。
  • 複数年プラン: 段階的な資金調達を伴う3年間のポートフォリオをモデル化し、あるプログラムで6か月の遅延が生じた場合、他のすべての予算にどのような影響が及ぶかを確認します。
  • 監査対応設計: 規制対象業界では、誰が、何を、いつ承認したかの記録が必要です。これらのスイートは、その要件を満たすように設計されています。

制限事項:

  • 日々の仕事は別の場所で行われている: チームがPPMスイート内でタスクを実行することはほとんどありません。彼らは別のツールで作業を行い、誰かがその進捗状況をスイートに手入力しています。財務データは、1週間遅れて届いた数値について、1セント単位まで正確に反映されています。
  • 専任の管理者が必要です: これらのプラットフォームには、設定、トレーニング、および継続的なメンテナンスが必要です。自動的に稼働するわけではありません。

以下の場合はスキップしてください: ポートフォリオに含まれるプロジェクト数が30件未満で、レポート作成のニーズが財務面ではなく方向性を示す程度の場合。使用しない機能に無駄な費用を支払うことになります。

最適な対象: 規制の対象となり、資本集約的で、財務報告が契約上の義務となっているポートフォリオ。また、EPMOにはツールを運用するための専任スタッフが配置されている場合。

レポート作成機能付きスプレッドシート

Power BI や Tableau に取り込まれる、適切に管理されたポートフォリオ用スプレッドシートこそが、ベンダーが言うよりもはるかに多くの場合、最適な解決策となります。コストはほぼかからず、設計したあらゆるガバナンスモデルに適合します。

効果的な仕事:

  • フレームワークが定着するまでの間は柔軟に対応: 採点モデルを変更したり、列を追加したり、シート全体の構成を再構築したりすることも、たった半日で可能です。変更が収まる前にプロセスをソフトウェアに固定してしまっては、調整するたびにツールとの戦いを強いられることになります。
  • 導入のハードルはゼロ: スプレッドシートの使い方は誰もがすでに知っています。ツールのトレーニングに時間を割く必要がないため、その時間をすべてプロセスに充てることができます。

制限事項:

  • データは常に古い: すべての番号が手作業で入力されるため、ポートフォリオのビューにはせいぜい先週の状況しか反映されていません
  • 規模の拡大に伴い機能不全に陥る: 数人以上の関係者が同じ日に同じ番号を信頼する必要が生じると、バージョン管理や手作業によるデータ入力が深刻な問題となります

以下の場合はスキップしてください: シートを編集する人が複数いる場合、またはボードが毎月ミーティングを行い、今週の数値の報告が求められる場合。

最適な対象: 初めてEPMプロセスを構築する組織。ツールへの投資よりも、ガバナンスの確立を優先すべき組織。

ポートフォリオ集計機能を備えた業務管理プラットフォーム

Asana、monday.com、Smartsheet、Wrikeは中間の位置づけにあります。PPMスイートほどポートフォリオ財務機能は充実していませんが、スプレッドシートよりはるかに構造化されており、日々の仕事はツール内で行われます。

効果的な取り組み:

  • ポートフォリオの表示は自動的に更新されます: 各チームがツール内で仕事を行うため、ポートフォリオに反映されるデータは常に最新の状態です。別途ステータスレポートを作成する必要はありません。
  • キャパシティデータは実態を反映しています: このツールは、すべてのプロジェクトにわたって誰がどの業務に割り当てられているかを表示します。過剰な割り当てはすぐに明らかになります。
  • AI機能の進化: 要約する、リスクのフラグ付け、ステータスの自動生成といった機能が、程度こそ異なりますが利用可能になりました。正確な結果を得るために、ご自身のデータでこれらの機能を試してみてください。

制限事項:

  • ポートフォリオ財務機能の限界: アーンドバリュー管理や複数年にわたる資本予測を中核機能として必要とする場合、これらのプラットフォームは専用のPPMスイートには及ばないでしょう。
  • 導入の成否は、チームが日常業務でツールを活用するかにかかっています: データの質は、チームがタスクを常に最新の状態に保つ規律の厳格さに左右されます。チームの半数がプラットフォーム外で作業している場合、ポートフォリオビューには不備が生じることになります

以下の場合はスキップしてください: 貴社のEPMOが、資本プランの承認権限を持つCFOに報告している場合、または契約上、アーンドバリューレポート作成が義務付けられている場合。

最適な活用シーン: 調整と最新データの価値が重要な、部門横断的なポートフォリオ。

企業プロジェクトの例にはどのようなものがありますか?

企業プロジェクトは、範囲、資金調達、または依存関係の面で複数の事業部門にまたがります。そのため、ポートフォリオガバナンスの対象となります。ここでは、3つの一般的なシナリオにおけるその様子をご紹介します。

1. ERPまたは基幹システムの入れ替え

ある企業が財務システムの刷新を進めています。CFOがプロジェクトのスポンサーを務めています。表向きはITプロジェクトですが、実際には、各部門がシステムにデータを入力したり、システムからレポートを作成したりするため、調達、人事、製造、レポート作成といった部門にも影響が及んでいます。

  • 調達: 注文とベンダーへの支払いを、従来と同じ、あるいはそれ以上の水準で処理できる新しいシステムが必要です。
  • 人事(HR): 現在のシステムで給与計算を行っており、移行期間中のシステム停止は一切許されない
  • 製造: 旧システムのカスタムフィールドに保存されている在庫データに依存しています
  • レポート作成機能: すべての経営陣向けダッシュボードは最新のデータベースからデータを取得しており、新システムの運用初日から正常に機能する必要があります

調整上の課題: 各部門には独自の要件と、独自の納期へのプレッシャーがあります。ポートフォリオガバナンスがなければ、各部門がITチームと個別に交渉することになり、プロジェクトの範囲が拡大し続け、最終的にタイムラインが破綻してしまいます。ポートフォリオレベルでの役割は、どの部門の要件を最初のリリースに盛り込み、どの要件をフェーズ2まで待つかを決定することです。

このアプローチの特長: プロジェクトとその他のビジネス部門との間には依存関係が存在します。各部門は、ステークホルダーであると同時に、要件の提供元であり、移行期間中も仕事を継続する必要があるユーザーでもあります。

2. 規制遵守プログラム

新たなレポート作成要件が、外部からの固定された期限とともに提示されました。これを範囲から除外したり、無視したりすることはできません。法務チームが責任を負いますが、財務、IT、および運用部門がレポート作成のためのインフラを構築しなければなりません。

  • 法務: 規制を解釈し、レポート作成が義務付けられている事項を定義します
  • 財務: データ収集およびレポート作成のワークフローを構築します
  • IT: 必要なデータポイントを収集できるようシステムを修正する
  • 運用: 財務部門が必要とするデータを生成するために、現場のプロセスを変更します

調整上の課題: このプロジェクトは6ヶ月前には存在しなかったにもかかわらず、今や変更不可能な納期が設定されています。必要な人材はすでに他のプロジェクトに割り当てられています。ポートフォリオレベルでの課題は、その人材に余裕を持たせるためにどのプロジェクトを中断させるかを決定することです。なぜなら、他のプロジェクトを削除せずに必須のプロジェクトを追加してしまうと、すべてのプロジェクトが遅延してしまうからです。

このケースの特筆すべき点: スコープや納期について交渉の余地はありません。唯一の変数は、どの仕事を優先順位から外すかという点だけです。そのため、より緊急性の高い案件が発生した際に、EPMプロセスが実際に既存のプロジェクトを停止または一時停止できるかどうかを、最も明確に検証できるケースとなります。

3. 複数事業部門にわたる顧客データ・イニシアチブ

3つの事業部門を持つある企業は、各部門が独自に顧客データプラットフォームの構築を始めていたことを発見しました。各部門には説得力のあるビジネスケースがあり、すでに外部業者も採用していました。

  • ユニットA: マーケティングキャンペーン向けの顧客セグメンテーションツールの構築
  • ユニット B: サポートチームのための「単一の顧客ビュー」の構築
  • ユニットC: 顧客生涯価値を追跡するためのデータウェアハウスの構築

調整上の課題: 3つのプロジェクトすべてが、同じデータパイプラインの何らかのバージョンを構築する際に、同じデータソースへのアクセスを必要としています。ポートフォリオレベルでの役割は、重複箇所を特定し、これが1つのプロジェクトなのか3つのプロジェクトなのかを判断し、企業が同じデータインフラストラクチャに3回も費用を支払うことにならないよう、事前に統合を行うことです。

この事例の特徴: これらのプロジェクトは、個別にみればどれも問題があるようには見えません。それぞれに明確なビジネスケースがあり、実際のスポンサーも存在しています。無駄が明らかになるのは、3つすべてを並べて比較したときだけであり、まさにそれがポートフォリオ視点の役割なのです。

ClickUpにおけるポートフォリオ追跡の仕組み

ClickUpは、ポートフォリオのガバナンスとプロジェクトの実行が同じワークスペース内で行われる業務管理プラットフォームです。すべてのダッシュボード、キャパシティチェック、レビューミーティングは、チームが作業中に更新する同じタスクから情報を取得します。前のセクションで紹介した7つのステップからなるフレームワークが、実際の機能にどのように対応しているかを以下に示します。

特に企業プロジェクト管理において効果的なのは:

ClickUpの「ワークロードビュー」で、日ごとの過負荷状態にあるチームメンバーを特定:企業プロジェクト管理
ClickUpの「ワークロードビュー」で、日ごとの過負荷状態にあるチームメンバーを特定

案件は1つのゲートを通じて受け付けられます

プロジェクトの依頼はClickUpフォームを通じて届き、条件分岐ロジックによって依頼者が選択した内容に応じて質問が適宜変更されます。一定の予算基準額を超える依頼の場合、スポンサー名、戦略的目標、リソース見積もりのフィールドが表示されます。提出された依頼はすべて自動的にタスクとして登録されます。ClickUp自動化がこれを審査担当者に割り当て、優先度を設定し、承認待ちキューに追加します。ステップ3の4つの初期質問は必須フィールドとなるため、曖昧な依頼は通過できません。

仕事開始前にキャパシティを確認する

ワークロードビュー」では、各担当者の割り当て業務を、勤務スケジュールや休暇を考慮して調整された、日別、週別、または月別の利用可能時間と照らし合わせて表示します。割り当て超過の担当者は赤色で表示されます。このビューから、タスクを担当者間でドラッグして移動したり、直接スケジュールを再調整したりできます。冒頭で挙げた「4つのプロジェクトに8人のエンジニアが分散している」という問題は、スプリントが1つも開始される前に、ここで可視化されます。

あるプロジェクトの遅延が、いかにして他のプロジェクトに波及していくのかをご覧ください

ガントチャートビューでプロジェクト間のタスクの依存関係を連鎖させると、あるタスクが移動した際に、下流のスケジュールが自動的に調整されます。クリティカルパスのオーバーレイ表示により、完了日を左右するタスクの順序が明確になります。すべてのプロジェクトが格納されているフォルダを表示範囲に設定すると、あるイニシアチブで遅延が発生した場合、同じタイムライン上の他のプロジェクトへの影響が一目でわかります。

すべてのプロジェクトを1つのポートフォリオビューに統合する

ポートフォリオカードでは、各プロジェクトが1行として表示され、下位のタスクから進捗状況、遅延件数、マイルストーン、および見積もりに対する実績時間が取得されます。各プロジェクトのカスタムフィールドには、中止か継続かの判断基準となる承認済みのベースラインが保存されます。スプリントレポート作成とガントチャートに基づくウォーターフォール方式の進捗追跡は、いずれも同一のClickUpダッシュボードにデータが反映されるため、異なるデリバリー手法を併用しても、ポートフォリオレベルで一貫性のあるデータが生成されます。

ClickUp AI Cards を使って、ワークスペースのデータから正確な要約を生成しましょう
ClickUpのAIカードから「ポートフォリオカード」オプションを選択して、プロジェクトを可視化しましょう

レポート作成、フラグ設定、レビュー準備の自動化

すべてのタスク、ドキュメント、チャットメッセージ、連携アプリからの情報が、ClickUp Brainにコンテキストとして取り込まれます。プロジェクトの進捗報告、エグゼクティブサマリー、チームのスタンドアップミーティングの資料は、そのコンテキストから自動生成されるため、レビューの前に手作業で作成する必要はありません。「スーパーエージェント」と呼ばれるAI搭載のチームメイトに、具体的な指示、トリガー、ツールを設定できます。彼らは自律的に動作し、ポートフォリオ全体の信頼度フィールドの監視や、各レビューミーティングの前に事前読了用要約を投稿するといったタスクを実行します。

ClickUp Brainが、誰かが手作業でステータス報告書を作成することなく、リアルタイムのタスクデータからプロジェクトのステータス報告を起草し、障害要因を特定し、レビュー用要約を作成する様子をご覧ください。

ClickUpおよび接続されているすべてのツールから、あらゆる情報を検索

エンタープライズプロジェクトでは、コンテキストがさまざまなプラットフォームに分散しています。エンタープライズ検索は、タスク、ドキュメント、チャット、およびGoogle Drive、Slack、GitHub、Confluence、Jira、SharePoint、OneDriveからのデータをインデックス化し、単一の検索レイヤーに統合します。Slackで始まり、タスクのコメントで続き、ドキュメントで決定に至ったリスクに関する議論を探しているEPMOリーダーは、1つの検索バーからこれら3つすべてを見つけることができます。

サヴィルズがClickUpで14地域のPMOを運営する方法

FTSE 250に上場する不動産サービス企業サヴィルズ(Savills)は、Azure DevOpsと多数のExcelトラッカーを、1つのClickUpワークスペースに置き換えました。同社は、アジアの14地域にわたるCRMの導入、カスタム構築、ベンダープロジェクトを管理しています。プロジェクトの依頼は必須フィールドを含むフォームを通じて受け付けられ、ポートフォリオに組み込まれる前にデマンドボードで審査が行われます。

各プロジェクトは、受注から納品に至るまで、1つの親タスクIDを付与されます。これにより、チームは数ヶ月後に何が納品されたか、また何が問題の原因となったかを追跡することができます。

サヴィルズのITビジネスパートナーであるチェリー・ウォン氏は、従来のプロセスについて次のように説明しました。

以前は、毎月各国に電話をかけてプロジェクトの進捗を確認し、20種類のPowerPoint資料をまとめて経営陣向けのマスター資料を作成していました。現在は、すべてのプロジェクトの進捗がCIOダッシュボードにリアルタイムで集約されるため、CIOはログインするだけで、進行中のプロジェクトやリスクのあるプロジェクトを把握できるようになりました。

以前は、毎月各国に電話をかけてプロジェクトの進捗を確認し、20種類のPowerPoint資料をまとめて経営陣向けのマスター資料を作成していました。現在は、すべてのプロジェクトの進捗がCIOダッシュボードにリアルタイムで集約されるため、CIOはログインするだけで、進行中のプロジェクトやリスクのあるプロジェクトを把握できるようになりました。

率直なリミット:

  • アーンドバリュー管理や複数年にわたる財務予測機能は標準で搭載されていません。契約上の義務を伴うポートフォリオを管理するには、Primavera P6 または Planview が必要です。
  • キャパシティプランニングは、見積もり時間に基づいて行われます。「ワークロードビュー」では、チームがタスクの見積もりを入力し、工数を担当者に割り当てた場合にのみ、過負荷がフラグとして表示されます。4人の決済エンジニアが真のボトルネックであることを特定するには、カスタムフィールドにスキルタグを設定し、フィルターをかける必要があります。

最適な対象: 部門をまたいで10件以上のプロジェクトを並行して実施しており、最大のリスクが予算の差異レポート作成ではなく、人材や優先度の衝突にある組織。

以下の場合はスキップしてください: 貴社のEPMOの権限が財務管理に限定されている場合。その場合、貴社にとって最も重要な部分に対して、その場しのぎの対策を講じることになってしまいます。

どこから始めればよいか

初めて企業プロジェクト管理を立ち上げる場合、その手順は限られています。実際に進行中のプロジェクトを把握し、プロジェクトを中止できる権限を持つ者を明確にし、単一のインテーク・ゲートを構築し、四半期ごとの意思決定レビューをカレンダーに組み込むことです。

これら4つの要素が整えば、評価モデル、ソフトウェア、ダッシュボードなど、その他の要素は後から追随できます。それらが機能したかどうかは、たった一つの質問にかかっています。「前四半期のレビューによって、実際にプロジェクトが中止されたか?」

その実現には、まずガバナンス上の決定が必要であり、その次にツールの選定が行われます。ツールの選定段階に進む準備が整ったら、ClickUpを活用することで、案件の取り込み、実行、キャパシティプランニング、ポートフォリオレポート作成を1つのワークスペースに集約できます。

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企業プロジェクト管理に関するよくある質問(FAQ)

企業プロジェクト管理マネージャーは、個々のプロジェクトの上位にあるポートフォリオ層を統括します。具体的には、案件の受け入れ、優先順位付け、キャパシティの配分、プロジェクト間の依存関係、および実施可否の審査などです。通常、彼らは企業プロジェクト管理オフィス(EPMO)に所属し、COO、CIO、または最高プロジェクト責任者(CPO)に報告します。日常業務としては、ポートフォリオレビューの議長を務め、共有される専門人材をめぐる調整を行い、完了したプロジェクトがビジネスケースの要件を満たしたかどうかを確認することなどが挙げられます。 個々のプロジェクトマネージャーは依然としてプロジェクトの遂行責任を負います。一方、企業PMは、どのプロジェクトを実行するかを決定する責任を負います。

プロジェクト・ポートフォリオ管理(PPM)とは、戦略、キャパシティ、リスクを踏まえてプロジェクトを選択し、優先順位付けを行い、資金配分を行うという投資判断のことです。企業プロジェクト管理とは、PPMに加え、標準化された実施手法、レポート作成体制、組織全体のガバナンスを含む、より広範な運用層のことです。プログラム管理は、その中間に位置し、関連するプロジェクトを調整して単一の成果に向けて導きます。

同じ専門家が複数のプロジェクトプランに同時に名を連ねているにもかかわらず、その重複を誰も把握できていない場合、企業にはエンタープライズプロジェクト管理が必要となります。一般的なトリガーとなるのは、10件以上の部門横断的なプロジェクトが同時に進行している場合、すでに他の業務に割り当てられている人員に規制対応プログラムが割り当てられた場合、あるいは2つの事業部門が同じ仕事に資金を投入していたことに気づいた場合などです。

企業プロジェクト管理は、デリバリー手法そのものではなく、またそれを必要としません。ポートフォリオ内の個々のプロジェクトでは、PMBOKガイドやPRINCE2などのフレームワークに基づき、スクラム、カンバン、ウォーターフォール、あるいはそれらのハイブリッド方式を採用することができます。EPMが標準化するのは、それらを上位に位置するガバナンス層、すなわち案件の受け入れ、評価、承認、およびポートフォリオレポート作成に集約される情報の形です。

Microsoft EPMとは、Microsoftの企業向けプロジェクト管理スタックを指します。具体的には、Project ServerまたはProject Onlineに、ポートフォリオレポート作成のためのProject ProfessionalおよびPower BIを組み合わせたものです。Microsoftは、EPMの導入シナリオとして、PMOを通じて行われるトップダウン型の計画策定を挙げており、マスタープロジェクト、プログラム、および課題追跡機能を多用するものと説明しています。Project Onlineは2026年9月30日に提供終了となるためMicrosoftは顧客に対し、PlannerのプレミアムプランまたはProject Server Subscription Editionへの移行を推奨しています。

企業プロジェクト管理に特化した単一の認定資格は存在しません。最も近い資格としては、ポートフォリオレベルのガバナンスを対象とするPMIの「ポートフォリオ・マネジメント・プロフェッショナル(PfMP)」や、プログラムの調整された遂行を対象とする「プログラム・マネジメント・プロフェッショナル(PgMP)」が挙げられますが、PRINCE2やPMPは個々のプロジェクトの遂行に焦点を当てています。EPMOのリーダーの多くは、これらの資格のいずれかと、ポートフォリオレビューサイクルを運用した実務経験を兼ね備えています。

米国労働統計局のレポートによると、2024年5月時点でのプロジェクト管理スペシャリスト年間給与の中央値は100,750ドルで、上位10%の年収は165,790ドルを超えています。 企業およびポートフォリオ関連の役割は、経営陣へのレポート作成や部門横断的な業務範囲を担うため、通常、中央値を上回ります。業界別では、金融・保険業界が111,350ドルと最も高い中央値を記録しており、上位5業界の中で建設業界が96,700ドルと最も低くなっています。