20 Project Management KPIs to Track
プロジェクト管理

企業プロジェクト管理:すべてのプロジェクトを単一のポートフォリオとして運用する方法

ポートフォリオ委員会のメンバーに、前四半期に何件のプロジェクトを中止したかを尋ねてみてください。ダッシュボード上では複数のプロジェクトが不健全な状態を示していても、答えはほぼ間違いなく「ゼロ」です。

これが、失敗に終わった企業プロジェクト管理(EPM)の導入の多くに見られるパターンです。企業は可視性(ダッシュボード、集計レポート、ステータス報告)に投資するものの、プロジェクトを一時停止できるルールを決して構築しないのです。

EPMは、大規模な組織が部門を横断してプロジェクトを単一のポートフォリオとして計画、リソース配分、ガバナンスを行うことを支援するために設計されました。しかし現実には、請求システムに精通している同じ8人のエンジニアが、4つのイニシアチブにまたがって配属されています。そして、各プロジェクトプランでは、締め切りが迫るまでは、彼らが完全に空き状態であると表示されています。

企業プロジェクト管理(EPM)はこうした問題を解決できますが、それはポートフォリオ委員会が実際に「ノー」と言える権限を与えられている場合に限られます。本ガイドでは、EPMがプロジェクト管理オフィス(PMO)とどのように異なるか、機能するフレームワークに必要な要素、導入方法、そしてその成果を判断する方法について解説します。

要約: 企業プロジェクト管理(EPM)は、組織内のすべてのプロジェクトを単一のポートフォリオとして扱います。その機能として、単一のインテーク・ゲート、スコアリング・モデル、スキル別のキャパシティチェック、そして定期的な実施可否の審査が挙げられます。しかし、EPMが機能するのは、誰かがプロジェクトを一時停止し、人員をより優先度の高い仕事に振り向けることができる場合に限られます。したがって、方法論やツールを選定する前に、その権限を誰が持つのかを明確にしておく必要があります。

PMOは成果物の品質を一定に保つ役割を果たしますが、EPMOは何を成果物として提供するかを決定します。まずはスプレッドシートとBIレイヤーから始めましょう。チーム横断でリアルタイムのデータが必要になった場合はワークマネジメントプラットフォームへ、規制対象で資本集約的なポートフォリオの場合はPPMスイートへ移行してください。

企業プロジェクト管理とは?

企業プロジェクト管理では、組織内のすべてのプロジェクトを単一のポートフォリオに統合します。どのプロジェクトが承認されるか、誰がどの業務を担当するか、進捗レポート作成の方法は、一連のルールに基づいて決定されます。

EPMがなければ、個々のプロジェクトは順調に進んでも、会社の目標は依然として遠く及ばないままになる可能性があります。マーケティング部門はキャンペーンを完了させ、IT部門はプラットフォームの移行を完了させ、運用部門は単位コストを削減します。これら3つはいずれも予定通りに完了しますが、会社全体としては有意義な進捗をもたらしません。これは、これら3つのプロジェクトを同時に実行することが適切だったかどうかを、誰も問わなかったために起こるのです。

この問題は、人に関わることでさらに深刻になります。その主な理由は、期限が過ぎるまで、自分が過大な負担を抱えているかどうかを自覚できないからです。EPMは、すべてのプロジェクトと担当者を同時に一元的に把握することで、この問題を解決します。ポートフォリオビューでは、1つのスプリントが始まる前に、同じエンジニアが3つのプランに関与していることが一目でわかります。

企業プロジェクト管理と従来のプロジェクト管理の比較

従来のプロジェクト管理では、1つのプロジェクトを「予定通り、予算内、スコープ内」で順調に進めることに重点が置かれます。プロジェクトマネージャーの仕事は、そのプロジェクトが約束した成果を納品した時点で終了します。

エンタープライズ・プロジェクト管理は、大局的な視点に立ちます。企業が現在取り組んでいる他のすべてのことを踏まえて、そのプロジェクトを継続すべきかどうかを問うのです。プロジェクトがあらゆるメトリクスにおいて順調であっても、それに従事している人材の活用という点では不適切である可能性があります。

ディメンション従来のプロジェクト管理企業プロジェクト管理
管理の対象1つのプロジェクトすべてのプロジェクトを単一のポートフォリオとして
あなたが繰り返し問いかける疑問これを期日通りに納品できるでしょうか?そもそも、これをやるべきなのでしょうか?
成功の測定方法スケジュール、予算、スコープそのプロジェクトは、実際にビジネスを前進させたのでしょうか?
誰が仕事を行うのかこのプロジェクトに割り当てられたチーム競合するプロジェクト間で専門人材が共有される
リスクとはどのようなものかプロジェクト内部のリスクプロジェクト間の競合(人員、システム、期限の重複)
決定権は誰にあるのかプロジェクトマネージャーとスポンサーポートフォリオ全体を俯瞰する部門横断的なグループ
どの程度先までプランを立てるかこのプロジェクトの開始から完了までローリング・クォーターと年次サイクル
最も難しい決断タイムラインの調整順調に進んでいるプロジェクトを一時停止する

順調に進んでいるプロジェクトを中止することは、タイムラインを調整するよりも困難です。なぜなら、人員や予算を、その時点でビジネスがより必要としている別の案件に振り向ける必要があるからです。その決定を下すには、すべてのプロジェクトを俯瞰でき、かつ決定権を持つ人物が必要です。

PMOとEPMOの違いは何ですか?

プロジェクト管理オフィス(PMO)は、プロジェクトを円滑に遂行するための支援を行います。PMOは、チームが一貫した働き方を維持できるよう、テンプレート、プロセス、研修などを管理しています。しかし、通常、PMOには、そもそも会社がどのプロジェクトを推進すべきかを決定する権限はありません。その決定権は、PMOの上位組織にあります。

企業プロジェクト管理オフィス(EPMO)は、どのプロジェクトを承認するかを決定し、そのプロジェクトを遂行するための人材や予算が社内に確保されているかを確認し、進行中のプロジェクトを精査して継続の可否を判断します。こうした決定には経営陣レベルの承認が必要であるため、EPMOは経営陣に直接報告を行います。

プロジェクトに「ノー」と言えないEPMOは、単にオーバーヘッドの多いPMOに過ぎません。どちらを選ぶかは、PMOの組織構造と運営モデル次第です。

企業プロジェクト管理のメリット

企業プロジェクト管理には、4つの具体的なメリットがあります。それは、リソースの競合の可視性を早期に確保できること、重複プロジェクトの削減、政治的な事情ではなく基準に基づいた優先度の決定、そして納品後も続く説明責任です。

  • リソースの競合を早期に把握。 3つのプロジェクトが、それぞれ同じスプリント内で顧客向けの変更をリリースする計画を立てていました。各プロジェクトリーダーは自身のタイムラインを確認していましたが、3つのリリースを同時に処理するためのサポートチームの対応能力を確認した者は誰もいませんでした。ポートフォリオビューでは、これらのコミットメントが並べて表示されます。これにより、キャパシティプランニングの段階で競合が明らかになり、リリースを時差を置いて実施するのに十分な余裕が生まれます。
  • 重複するプロジェクトの削減。 2つの異なるチームがそれぞれオンボーディング・ワークフローツールの導入を依頼し、異なるチャネルを通じて申請した場合、互いの存在を知りません。単一の受付パイプラインにより、すべての依頼が同じキューに集約されます。同じ仕事に二重に資金が投入される前に、誰かが重複に気づくことができます。
  • より公平なプロジェクトの優先順位付け。 共有の評価モデルがない場合、プロジェクトの承認は、その場で最も影響力のある人物次第になってしまうことがよくあります。スコアリングモデルを導入すれば、その状況は変わります。各プロジェクトは、予想される収益への影響、コスト、納期、戦略との適合性という同じ要素に基づいて評価されます。どの部門が提案したかに関係なく、スコアが最も高いプロジェクトが優先的に資金提供を受けることになります。
  • 納品後も続く説明責任。 ポートフォリオ・ガバナンスでは、納品から数ヶ月後にビジネスケースが成立していたかどうかを確認します。このレビューにより、次回の見積もりの精度が保たれます。ビジネスケースでは、サポートチケットが20%減少すると約束されていました。6ヶ月後、チケット数は横ばいでした。この結果により、同じチームからの次回の提案に対する評価の仕方が変わります。

なぜほとんどのEPMプログラムはポートフォリオの問題を解決できないのか?

EPMプログラムの多くが失敗する理由は、意思決定層を構築せずに可視性層のみを構築してしまうためです。ダッシュボード、ポートフォリオの集計、ステータスレポートなどにより、進行中のすべての状況を把握することは可能です。しかし、何かを一時停止したり中止したりする正式な権限を持つ者が誰もいないのであれば、いくら可視性が進んでいても何の意味もありません。

『HBRプロジェクト管理ハンドブック』の著者であるアントニオ・ニエト=ロドリゲス氏は、そのパターンを次のように説明しています:

プロジェクトは多すぎる一方で、真に重要なプロジェクトは極めて少ない。

プロジェクトの数は多すぎる一方で、真に重要なプロジェクトはごくわずかである。

リーダーたちは、自分たちが過負荷状態にあることを認識しています。それでも、プロジェクトを中止することは「それが間違いだった」と認めるようなものだと感じられるため、何も中止しようとはしません。この問題を解決するには、まず文化の変革から始める必要があります:

  • イニシアチブにタイムボックスを設定し、自然な終了点を持たせる
  • 人材や予算を会社に還元したリーダーを評価する
  • 解放されたリソースを、優先度の高い仕事に振り向ける。

「中止」を「再配分」と捉え直すことで、そのネガティブなイメージを取り除くことができます。しかし、適切に承認されなかったプロジェクトを中止する明確な方法はありません。

明確な成果目標や指名されたスポンサーが定まらないままプロジェクトがポートフォリオに組み込まれてしまうと、後でその成果を評価する基準が何もありません。プロジェクトを中止すべきかどうかに関する会話は、すべて主観的な意見のやり取りになってしまいます。まずプロジェクトの受け入れ基準を確立しておけば、中止の判断は証拠に基づいて答えられる問題となります。

実用的な企業プロジェクト管理フレームワークには何が含まれるのでしょうか?

機能するEPMフレームワークは8つの要素から構成されています。最初の3つは、ポートフォリオに何が組み込まれるかを管理します。次の3つは、進行中のプロジェクトが適正に運営されるよう監視します。最後の2つは、ポートフォリオレベルで全体像を把握しやすくします。これら8つの要素すべてにおいて、誰かが「ノー」と言うための書面による権限をすでに有していることが前提となっています。

  • 単一の案件受付パイプライン。 提案されるすべてのプロジェクトは、明確な成果、指名されたスポンサー、リソース利用率の見積もり、および達成すべき戦略的目標が定義された単一のルートを通じて受け付けられます。ポートフォリオへの「裏口」が存在すると、初日からポートフォリオの全体像が不完全になってしまいます。
  • キャパシティチェック。 依頼にスコアが付けられた後、その順位付けされたリストは、人員数ではなくスキル別の可用性に基づいて検証されます。例として、200人のエンジニアがいたとしても、支払いシステムに精通しているのが4人しかいない場合、その4人が真の制約要因となります。
  • 明確な承認ライン。 ラインより上のプロジェクトは、コミットしたチームによって開始され、ラインより下のプロジェクトには明確な「ノー」が下されます。これにより、承認は下りていないものの、チームに対してプランの中止指示が出されていないという、宙ぶらりんの状態になるのを防ぐことができます。
  • プロジェクトごとのベースライン。 承認の段階で、期待される成果、コスト、納期を明記します。そのベースラインは、プロジェクトを継続すべきか中止すべきかに関する今後のあらゆる意思決定の基準となります。
  • 定期的なレビューサイクル。 進行中のすべてのプロジェクトについて、ベースラインに対する進捗状況に基づき、継続か中止かの決定を行う定例ミーティングです。決まったリズムがなければ、何か問題が起きて初めてレビューが行われることになり、その時点でプロジェクトを中止するコストははるかに高くなってしまいます。
  • 依存関係マップ。 一部のプロジェクトでは、システム、チーム、またはデータを共有しています。それらのプロジェクトのいずれかが遅延すると、他のプロジェクトにも影響が及びます。依存関係マップは、あるプロジェクトの遅延が他のプロジェクトに波及する前に、そうした接続を可視化するものです。
  • 仕事の種類ごとに標準的な実施手法を定める。アジャイルプロジェクト管理が適している仕事もあれば、ウォーターフォール型のアプローチが適している仕事もあります。仕事内容に合った手法を選び、各手法における進捗レポート作成の方法を統一します。ポートフォリオの全体像は、実施手法にかかわらず一貫性を保たれます。
  • 単一の報告レイヤー。 仕事そのものからデータを取得するプロジェクト・ポートフォリオ・ダッシュボードを構築しましょう。ステータス更新を手動で入力してもらうことに頼っていると、誰かがそれを読む頃には、その情報はすでに古くなっているのです。

企業プロジェクト管理の導入方法

企業プロジェクト管理の導入には、7つのステップがあります。現在進行中のプロジェクトを把握し、意思決定権限者を明確にし、案件受付のゲートウェイを構築し、キャパシティに基づいて仕事の優先順位を付け、レポート作成体制を標準化し、レビューサイクルを設定し、納品後の成果を追跡することです。

1. 実際に進行中のプロジェクトを把握する

何かを設計する前に、すでに進行中のプロジェクトを数えてみてください。多くの組織では、経営陣が想定していたよりも多くのアクティブなプロジェクトが存在することが判明します。また、数ヶ月前に承認され、中途半端に開始されたまま、正式に閉じた処理されていない仕事の痕跡も明らかになります。それでもなお、誰も追跡していないプロジェクトに週10時間も費やしている従業員がいるかもしれません。そうした実態を明らかにしない限り、キャパシティの数値は正確とは言えません。

見つけたプロジェクトごとに、次の3つの情報を記録してください:

  • スポンサー: これを承認したのは誰か、そして誰が責任を負うのか
  • ステータス: 進行中か、停滞中か、あるいは事実上放棄されているか
  • 関与する人員: 何人が仕事に取り組んでいるのか、またその仕事にどれだけの時間を費やしているのか

このステップでは、何も整理しようとしないでください。目標は、ありのままの状況を把握することです。全体像が把握できてから、何を継続し、何を中止するかを判断してください。

プロのヒント: 部門長には、グループミーティングではなく個別に確認を取りましょう。誰も擁護したがらないプロジェクトは、共有の設定では表に出ないものです。

2. プロセスを開始する前に意思決定権限を定義する

ポートフォリオに対して各権限レベル(新規業務の承認、進行中のプロジェクトのペースダウン、プロジェクトの完全中止)を誰が持つかを明記してください。各レベルに支出の上限額を設定します。例えば、10万ドル未満のプロジェクトは部門長が承認し、それを超えるものはポートフォリオボードが承認する、といった具合です。

プロジェクトプランやツールを選ぶ前に、この点を確実に固めておきましょう。意思決定権限に関する文書には、各レベルにおける役割、支出の上限額、およびエスカレーションの経路を明記する必要があります。これがなければ、EPMプログラムは最初の1年間、何の成果も生まないレポート作成に費やすことになってしまいます。

また、承認を一元化することで部門長が自身のプロジェクトを承認する権限を失うため、このステップでは変更管理の仕事の大部分が行われます。このトレードオフを率直に言い換えれば、プロジェクトの評価が高かった場合に、コミットメントのある人材をより迅速に確保できる見返りとして、部門長は単独での承認権を放棄するのです。

もし経営陣レベルで完全な権限の付与が停滞している場合は、すでに賛同を得ているスポンサーを交えてパイロットプロジェクトとして範囲を限定しましょう。上位15件のプロジェクトについて四半期ごとに1回のレビューを行い、そのうち1件を一時停止する権限を与える。そうすることで、懐疑的な人々が参加を余儀なくされる前に、このプロセスがより迅速に「承認」を下せることを実証する機会が得られます。

3. 案件受け入れゲートウェイの構築

すべての新規プロジェクト依頼を、単一のプロジェクト受付プロセスを通じて処理します。各依頼は、処理待ちリストに入る前に、以下の4つの質問に答える必要があります:

  • このプロジェクトは何を成果として生み出すのか? 「顧客体験の向上」のような漠然とした目標ではなく、具体的な成果です。
  • 誰がスポンサーを務めるのか? プロジェクトの成功に責任を負う、指名された担当者
  • どのような人材とスキルが必要か? 人員数だけではキャパシティとの照合ができないため、役割ごとの担当者と、その業務に割く時間の割合を明記します。
  • どの戦略目標に貢献するのか? このプロジェクトがサポートする具体的な企業目標を挙げてください

曖昧な提出は却下しましょう。リクエストが以下の4つの質問に明確に答えられない場合は、差し戻してください。

4. 仕事の量をキャパシティに対してランク付けする

インテークゲートに審査済みのリクエストが並んだら、どの順序で開始するか、そして同時にいくつを実行できるかを決定する必要があります。スコアリングモデルを使用して、キュー内の優先順位を付けます。そうすることで順序が決まります。しかし、その順序はまだプランとは言えません。

次のステップは、優先順位の高いプロジェクトを同時に遂行するための人材が実際に確保できているかを確認することです。各プロジェクトを精査し、スキル別に必要な人材を洗い出しましょう。すべてのプロジェクトにおける人材需要を合計します。もし、同じデータベースエンジニアが3つのプロジェクトプランにそれぞれ80%の割当で記載されている場合、それは優先順位付けをいくら行っても解決できないキャパシティの問題です。何かを優先順位リストの下位に下げたり、開始時期を遅らせたりする必要があります。

ClickUpのプロジェクト管理ポートフォリオテンプレートは、そのための出発点となります。これはあらかじめ作成されたフォルダであり、各プロジェクトはタスクとして扱われ、部署、フェーズ、優先度、所要時間の見積もり、成功メトリクスなどのフィールドが用意されています。スコア列に加え、必要なスキルや割り当てられたキャパシティを追加し、リストをランク付けすれば、開始日を確定する前にオーバーアロケーションが明らかになります。

このステップをクリアしたすべてのプロジェクトについて、承認された成果、コスト、および納期を記録してください。これが、その後の「中止か継続か」の判断を行う際の基準となります。

ClickUpの「プロジェクト管理ポートフォリオ」テンプレートを使用すれば、すべてのプロジェクトのステータス、フェーズ、優先度、成功メトリクスを1つのビューで把握できます。

5. プロジェクトの進捗レポート作成方法を標準化する

プロジェクトごとに異なる実施方法が採用されます。重要なのは、すべてのプロジェクトが同じ方法で進捗を報告することです。ポートフォリオの全体像は、各チームのフォーマットを逐一変換することなく、そのまま読み取れるものでなければなりません。

管理方法にかかわらず、すべてのプロジェクトは以下の4つの事項をレポート作成する必要があります:

  • ステータス: 順調、リスクあり、またはブロック中
  • 確信度: プロジェクトリーダーによる、納期が守れるかどうかについての率直な評価
  • ベースラインに対する実績: 実際のコストが承認額とどのように比較されるか
  • 依存関係の健全性: プロジェクトが、自身の制御の及ばない要因を待っているかどうか

1つのフォーマットを選び、すべてのチームにそれを使用させましょう。あるチームのガントチャートと、別のチームのカンバンボードのスクリーンショットを比較していると、ポートフォリオレビューは機能しなくなります。

6. レビューサイクルの設定

定期的なポートフォリオレビューをカレンダーに組み込みましょう。毎月か四半期ごとか、プロジェクトの進捗ペースに合わせて適切な頻度を選んでください。

各レビューでは、進行中のすべてのプロジェクトを精査し、「継続」「一時停止」「中止」のいずれかを決定してください。どのプロジェクトも、この会話から漏らさないようにしてください。誰も話題にしないプロジェクトは、たいてい、とっくに中止すべきだったものなのです。

各プロジェクトリーダーには、プラン内容、実際の状況、リスク要因、および提案事項をまとめた要約を持参させます。もし彼らが何も準備せずに来たら、ミーティングの全時間をステータス報告に費やし、何の決定も下せないまま終了することになります。

AIを活用すれば、プロジェクトデータの4分の1をわずか数秒で共有可能なレビュー資料に変換できる仕組みをご覧ください:

7. 納品後の成果を追跡する

ステップ4では、承認されたすべてのプロジェクトについてベースラインを記録しました。重要なチェックポイントは2つあります。それは、開始から6ヶ月後と12ヶ月後です。ベースラインの横に実際の数値を記入してください。

このチェックが単なる形式的なものではなく、実用的なものとなる理由は3つあります:

  • ビジネスケースで使用されたのと同じメトリクスを使用してください。 提案書でサポートチケットを20%削減すると約束していたのであれば、サポートチケットの件数を測定してください。見栄えの良い別のメトリクスに置き換えないでください。
  • 実際に仕事に携わっている人たちに話を聞いてみましょう。 スポンサーはプロジェクトを承認しており、それを成功と呼ぶ理由があります。一方、その成果物を毎日活用しているチームこそが、実際に何かが変わったかどうかを教えてくれるでしょう。
  • その結果を案件の選定プロセスに反映させる。 ある部門の直近3つのプロジェクトがすべて、予測ROIの半分にも達しなかった場合、その傾向を踏まえて、次回の提案書の評価基準を見直すべきです。完了したプロジェクトの結果は、新規プロジェクトの評価方法を変えるべきです。

EPMの導入にはどのくらいの期間がかかりますか?

機能するインテークゲート、スコアリングされたバックログ、四半期ごとのレビューサイクルを備えた第一世代のEPMプロセスをスタンドアップするには、通常1~2四半期かかります。このタイムラインには、プロジェクトの棚卸し、多くの組織で予想以上に長い議論を要するプロジェクトガバナンスに関する決定、そしてプロセスが機能することを実証するのに十分なレビューサイクルが含まれます。

完全な成熟には時間がかかります。成果の追跡を定着させ、実際の成果に基づいて評価モデルを調整するには、2~4四半期分のサイクルを要します。この変化は通常、2回目または3回目のレビュー後に現れます。その時点でプロジェクトは実際に一時停止され、解放された人員は優先度の高い仕事に移行します。

間違いは、すべてが設計されるまで待ってしまうことです。手元にあるデータを使って、最初のレビューを実施しましょう。1つの具体的な決定につながる大まかなポートフォリオレビューは、6ヶ月間にわたる検証されていないフレームワークの設計よりも価値があります。

企業プロジェクト管理ソフトウェアはどのように選べばよいのでしょうか?

企業プロジェクト管理ソフトウェアは、専用のPPMスイート、レポート作成機能を備えたスプレッドシート、ポートフォリオ集計機能を備えた業務管理プラットフォームの3つのカテゴリーに分類されます。それぞれが異なる課題を解決します。

アプローチ強み弱点最適な対象
専用のPPMスイート1セント単位まで精緻なポートフォリオ財務管理:資本計画、アーンドバリュー、シナリオモデリング日々の実行業務は別の場所で行われており、専任の管理担当者が必要です。規制対象であり、資本集約的なポートフォリオと、資金提供を受けたEPMO
スプレッドシートとBIレイヤーの組み合わせあらゆるガバナンスモデルに対応し、コストはほぼかからず、変更も容易ですデータは手作業で入力されるため、常に1週間前の情報になってしまいます現在もなお形を定めていない第一世代のEPMプロセス
仕事管理プラットフォームポートフォリオビューは、ステータス電子メールではなく、リアルタイムのタスクデータから情報を取得しますポートフォリオ・ファイナンスとアーンド・バリューについては、より表面的な内容にとどまっています調整と最新データの重要性が最も高い、部門横断的なポートフォリオ

アーンドバリューが初めてですか? 本格的なPPMスイートを導入する前に、ClickUpの無料「アーンドバリュー管理計算ツール」を使って、ご自身の数値でCPI、SPI、EACがどのように機能するかを確認してみてください。

専用のPPMスイート

Planview、Broadcom Clarity、Oracle Primavera P6は、ポートフォリオの財務管理を目的に開発されています。資本計画、アーンドバリュー、シナリオモデリング、および複数年にわたるリソース予測が、これらのツールの中核機能を構成しています。特にPrimavera P6は、スケジュールが数年にも及び、契約上のレポート作成が必須となる大規模なエンジニアリングおよび建設プロジェクト管理において、デフォルトで採用されています。

効果的なアプローチ:

  • ポートフォリオ規模での財務的精度: 予算、実績、スケジュールが1つのモデルに統合されているため、プロジェクトのマイルストーンが遅延した場合、そのコストは即日反映されます。レポート作成義務としてアーンドバリューや資本予測が必要な場合でも、このカテゴリがネイティブに対応します。
  • 複数年にわたるプラン: 段階的な資金調達を伴う3年間のポートフォリオをモデル化し、あるプログラムで6か月の遅延が生じた場合、他のすべての予算にどのような影響が及ぶかを確認します。
  • 監査対応設計: 規制対象業界では、誰が、何を、いつ承認したかの記録が必要です。これらのソリューションスイートは、その要件に基づいて設計されています。

制限事項:

  • 日常業務は別の場所で行われている: チームがPPMスイート内でタスクを実行することはほとんどありません。彼らは別のツールで作業を行い、誰かがその進捗状況をスイートに手入力しています。財務データは、1週間遅れて届いた数値について、1セント単位まで正確に反映されています。
  • 専任の管理者が必要です: これらのプラットフォームには、設定、トレーニング、および継続的なメンテナンスが必要です。自動的に稼働するわけではありません。

以下の場合はスキップしてください: ポートフォリオに含まれるプロジェクト数が30件未満で、レポート作成のニーズが財務的なものではなく、方向性を示す程度の場合。使用しない機能に無駄な費用を支払うことになります。

最適な対象: 規制の対象となり、資本集約的なポートフォリオで、財務報告が契約上の義務となっており、EPMOにツールを運用するための専任スタッフが配置されている場合。

レポート作成機能付きスプレッドシート

Power BI や Tableau にデータを連携させる、定期的に更新されるポートフォリオ用スプレッドシートこそが、ベンダーが言うよりもはるかに多くの場合、最適な解決策です。コストはほぼかからず、設計したあらゆるガバナンスモデルに適合します。

効果的な仕事:

  • フレームワークが定着するまでの間は柔軟に対応: 採点モデルを変更したり、列を追加したり、シート全体の構成を再構築したりすることも、たった半日で可能です。変更が収まる前にプロセスをソフトウェアに固定してしまえば、調整するたびにツールとの戦いを強いられることになります。
  • 導入のハードルはゼロ: スプレッドシートの使い方は誰もがすでに知っています。ツールのトレーニングに時間を費やす必要がないため、その時間をすべてプロセスに充てることができます。

制限事項:

  • データは常に古くなっている: すべての番号が手作業で入力されるため、ポートフォリオのビューはせいぜい先週の実態を反映しているに過ぎない
  • 規模の拡大に伴い機能しなくなる: 数人以上の関係者が同じ日に同じ番号を信頼する必要が生じると、バージョン管理や手作業によるデータ入力が深刻な問題となります

以下の場合はスキップしてください: シートを編集する人が複数いる場合、またはボードが毎月ミーティングを行い、今週の数値が求められる場合。

最適な対象: 初めてのEPMプロセスを構築している組織で、ツールへの投資よりもガバナンスの確立を優先すべき場合。

ポートフォリオ集計機能を備えた業務管理プラットフォーム

Asana、monday.com、Smartsheet、Wrikeは中間の位置づけにあります。PPMスイートほどポートフォリオ財務機能は充実していませんが、スプレッドシートよりははるかに構造化されており、日々の仕事はツール内で完結します。

効果的な仕事:

  • ポートフォリオの表示は自動的に更新されます: 各チームがツール内で仕事を行うため、ポートフォリオに反映されるデータは常に最新の状態です。別途ステータスレポートを作成する必要はありません。
  • キャパシティデータは実態を反映しています: このツールは、すべてのプロジェクトにおいて誰がどの業務に割り当てられているかを表示します。過剰な割り当てはすぐに明らかになります。
  • AI機能の進化: 要約する、リスクの指摘、ステータスの自動生成といった機能が、程度こそ異なりますが利用可能になりました。正確な結果を得るために、ご自身のデータでこれらの機能を試してみてください。

制限事項:

  • ポートフォリオ財務機能については機能が限定的: アーンドバリュー管理や複数年にわたる資本予測を中核機能として必要とする場合、これらのプラットフォームは専用のPPMスイートには及ばないでしょう。
  • 導入の成否は、チームが日常業務でツールを活用するかどうかにかかっています: データの質は、チームがタスクを常に最新の状態に保つための規律の徹底度によって決まります。チームの半数がプラットフォーム外で仕事をしている場合、ポートフォリオの全体像には不備が生じることになります。

以下の場合はスキップしてください: 貴社のEPMOが、資本プランの承認権限を持つCFOに直属している場合、または契約上、アーンドバリューのレポート作成が義務付けられている場合。

最適な活用シーン: 調整機能と最新のデータが価値を持つ、部門横断的なポートフォリオ。

企業プロジェクトの例にはどのようなものがあるでしょうか?

企業プロジェクトは、範囲、資金調達、または依存関係において複数の事業部門にまたがります。そのため、ポートフォリオガバナンスの対象となります。ここでは、3つの一般的なシナリオにおけるその様子をご紹介します。

1. ERPまたは基幹システムの入れ替え

ある企業が財務システムの刷新を進めています。CFOがプロジェクトのスポンサーを務めています。表向きはITプロジェクトですが、実際には、各部門がシステムにデータを入力したり、レポート作成を行ったりするため、調達、人事、製造、レポート作成といった部門にも影響が及んでいます。

  • 調達: 注文とベンダーへの支払いを、従来と同じ、あるいはそれ以上の方法で処理できる新しいシステムが必要です。
  • 人事(HR): 現在のシステムで給与計算を行っており、移行中のダウンタイムを一切許容できません
  • 製造部門: 旧システムのカスタムフィールドに保存されている在庫データに依存しています
  • レポート作成機能: すべての経営陣向けダッシュボードは最新のデータベースからデータを取得しており、新システムの運用初日から正常に機能する必要があります

調整上の課題: 各部門には独自の要件と、独自の納期によるプレッシャーがあります。ポートフォリオガバナンスがなければ、各部門がITチームと個別に交渉することになり、プロジェクトの範囲が拡大し続け、最終的にタイムラインが破綻してしまいます。ポートフォリオレベルでの役割は、どの部門の要件を最初のリリースに盛り込み、どの要件をフェーズ2まで待たせるかを決定することです。

このアプローチの特長: プロジェクトとその他のビジネス部門との間には依存関係が存在します。各部門は、ステークホルダーであると同時に、要件の提供元であり、移行期間中も仕事を継続する必要があるユーザーでもあります。

2. 規制遵守プログラム

新たなレポート作成要件が、外部から定められた期限とともに提示されます。これの範囲を縮小したり、無視したりすることはできません。法務チームが責任を負いますが、財務、IT、運用部門がレポート作成のためのインフラを構築しなければなりません。

  • 法務: 規制を解釈し、レポート作成が義務付けられている事項を定義します
  • 財務: データ収集およびレポート作成のワークフローを構築します
  • IT: 必要なデータポイントを収集できるようシステムを修正する
  • 運用: 財務部門が必要とするデータを生成するために、現場のプロセスを変更します

調整上の課題: このプロジェクトは6ヶ月前には存在しなかったにもかかわらず、今や変更不可能な期限が設定されています。必要な人材はすでに他のプロジェクトに割り当てられています。ポートフォリオレベルの役割は、その人材に余裕を持たせるためにどのプロジェクトの仕事を中止させるかを決定することです。なぜなら、他のプロジェクトを削除せずに必須のプロジェクトを追加すると、すべてが遅延してしまうからです。

このケースの特長: スコープや納期について交渉の余地はありません。唯一の変数は、どの仕事を優先順位を下げるかという点だけです。そのため、より緊急性の高い案件が発生した際に、EPMプロセスが実際に既存のプロジェクトを停止または一時停止できるかどうかを、最も明確に検証できるケースとなります。

3. 複数事業部門にわたる顧客データイニシアチブ

3つの事業部門を持つある企業は、各部門が独自に顧客データプラットフォームの構築を始めていたことを発見しました。各部門には説得力のあるビジネスケースがあり、すでに外部業者も採用していました。

  • ユニットA: マーケティングキャンペーン向けの顧客セグメンテーションツールの構築
  • ユニットB: サポートチームのための「単一の顧客ビュー」の構築
  • ユニットC: 顧客生涯価値(CLV)を追跡するためのデータウェアハウスの構築

調整上の課題: 3つのプロジェクトすべてが、同じデータパイプラインの何らかのバージョンを構築する過程で、同じデータソースへのアクセスを必要としています。ポートフォリオレベルでの役割は、重複箇所を特定し、これが1つのプロジェクトなのか3つのプロジェクトなのかを判断し、企業が同じデータインフラストラクチャの費用を3回も支払うことにならないよう、事前に統合を行うことです。

このケースの特長: これらのプロジェクトは、個別にみればどれも問題があるようには見えません。それぞれに明確なビジネスケースがあり、実際のスポンサーも存在しています。3つを並べて比較して初めて無駄が明らかになりますが、まさにそれがポートフォリオビューの役割なのです。

ClickUpにおけるポートフォリオ追跡の仕組み

ClickUpは、ポートフォリオのガバナンスとプロジェクトの実行が同じワークスペース内で行われる業務管理プラットフォームです。すべてのダッシュボード、キャパシティチェック、レビューミーティングは、チームが作業中に更新する同じタスクを基に表示されます。前のセクションで紹介した7つのステップからなるフレームワークが、実際の機能にどのように対応しているかを以下に示します。

特に企業プロジェクト管理において効果的なのは:

ClickUpの「ワークロードビュー」で、日ごとの過負荷状態にあるチームメンバーを特定:企業プロジェクト管理
ClickUpの「ワークロードビュー」で、日ごとの過負荷状態にあるチームメンバーを特定

案件は1つのゲートを通じて受け付けられます

プロジェクトの依頼はClickUpフォームを通じて届き、条件分岐ロジックによって依頼者が選択した内容に応じて質問が適宜変更されます。一定の予算基準額を超える依頼については、スポンサー名、戦略的目標、リソース見積もりといったフィールドが表示されます。提出された依頼はすべて自動的にタスクとして登録されます。ClickUp自動化がこれを審査担当者に割り当て、優先度を設定し、承認待ちキューに追加します。ステップ3の4つの受付質問は必須フィールドとなるため、曖昧な依頼は通過できません。

仕事開始前にキャパシティを確認する

「ワークロードビュー」では、各担当者の割り当て業務を、勤務スケジュールや休暇を考慮して調整された、日別、週別、または月別の利用可能時間と照らし合わせて表示します。割り当て超過の担当者は赤色で表示されます。このビューから直接、タスクを担当者間でドラッグして移動したり、スケジュールを再調整したりできます。冒頭で挙げた「4つのプロジェクトに8人のエンジニアが分散している」という問題は、スプリントが1つも始まる前に、ここで可視化されます。

あるプロジェクトの遅延が、いかにして他のプロジェクトに波及していくのかをご覧ください

ガントチャートビューでプロジェクト間のタスクの依存関係を連鎖させると、あるタスクが移動した際に、下流のスケジュールが自動的に調整されます。クリティカルパスのオーバーレイ表示により、完了日を左右するタスクの順序が明確になります。すべてのプロジェクトが格納されているフォルダにビューを絞り込むと、あるイニシアチブで遅延が発生した場合、同じタイムライン上の他のプロジェクトへの影響が一目瞭然になります。

すべてのプロジェクトを1つのポートフォリオビューに統合する

ポートフォリオカードでは、各プロジェクトが1行として表示され、下位タスクの進捗状況、遅延件数、マイルストーン、および見積もりに対する実績時間が表示されます。各プロジェクトのカスタムフィールドには、中止か継続かの判断基準となる承認済みベースラインが保存されます。スプリントレポート作成とガントチャートに基づくウォーターフォール方式の追跡は、いずれも同一のClickUpダッシュボードに反映されるため、異なるデリバリー手法を併用しても、ポートフォリオレベルで一貫性のあるデータが生成されます。

ClickUp AI Cards を使って、ClickUpワークスペースのデータから正確な要約を生成しましょう
ClickUpのAIカードから「ポートフォリオカード」オプションを選択して、プロジェクトを可視化しましょう

レポート作成、フラグ設定、レビュー準備の自動化

すべてのタスク、ドキュメント、チャットメッセージ、連携アプリからの情報が、ClickUp Brainに文脈として取り込まれます。プロジェクトの進捗報告、エグゼクティブサマリー、チームのスタンドアップミーティングの資料は、その文脈に基づいて自動生成されるため、レビューの前に手作業で作成する必要はありません。「スーパーエージェント」と呼ばれるAI搭載のチームメイトに、具体的な指示、トリガー、ツールを設定しましょう。彼らは自律的に動作し、ポートフォリオ全体の信頼度フィールドを監視したり、各レビューミーティングの前に事前要約を投稿したりといったタスクを実行します。

ClickUp Brainが、誰かが手作業でステータス報告書を作成することなく、リアルタイムのタスクデータからプロジェクトのステータス報告を起草し、障害要因を特定し、レビュー用要約を作成する様子をご覧ください。

ClickUpおよび接続しているすべてのツールから必要な情報を検索

企業プロジェクトでは、コンテキストがさまざまなプラットフォームに分散しています。企業検索は、タスク、ドキュメント、チャット、およびGoogle Drive、Slack、GitHub、Confluence、Jira、SharePoint、OneDriveからのデータをインデックス化し、単一の検索レイヤーに統合します。Slackで始まり、タスクのコメントで続き、ドキュメントで決定に至ったリスクに関する議論を探しているEPMOリーダーは、1つの検索バーからこれら3つすべてを見つけることができます。

サヴィルズがClickUpで14地域にわたるPMOを運営する方法

FTSE 250に上場する不動産サービス企業サヴィルズ(Savills)は、Azure DevOpsと多数のExcelトラッカーを、1つのClickUpワークスペースに置き換えました。同社は、アジアの14地域にわたるCRMの導入、カスタム構築、ベンダープロジェクトを管理しています。プロジェクトの依頼は必須フィールドが設定されたフォームを通じて受け付けられ、ポートフォリオに組み込まれる前にデマンドボードで審査が行われます。

各プロジェクトは、受入から納品に至るまで、1つの親タスクIDを持ちます。これにより、チームは数ヶ月後に何が納品されたか、また何が問題の原因となったかを追跡することができます。

サヴィルズのITビジネスパートナーであるチェリー・ウォン氏は、従来のプロセスについて次のように説明しました:

以前は、毎月各国に電話をかけてプロジェクトの進捗を確認し、20種類のPowerPoint資料をまとめて経営陣向けのマスター資料を作成していました。現在では、すべてのプロジェクトの進捗がCIOダッシュボードにリアルタイムで集約されるため、CIOはログインするだけで、進行中のプロジェクトやリスクのあるプロジェクトを把握できるようになりました。

以前は、毎月各国に電話をかけてプロジェクトの進捗を確認し、20種類のPowerPoint資料をまとめて経営陣向けのマスター資料を作成していました。現在では、すべてのプロジェクトの進捗がCIOダッシュボードにリアルタイムで集約されるため、CIOはログインするだけで、進行中のプロジェクトやリスクのあるプロジェクトを確認できるようになりました。

率直なリミット:

  • アーンドバリュー管理や複数年にわたる財務予測機能は標準で搭載されていません。契約上の義務を伴うポートフォリオを管理するには、Primavera P6 または Planview が必要です。
  • キャパシティプランニングは見積もり時間に基づいて行われます。「ワークロードビュー」では、チームがタスクの見積もりを入力し、その工数を担当者に割り当てた場合にのみ、オーバーアロケーションがフラグ表示されます。4人の決済エンジニアが真のボトルネックであることを特定するには、カスタムフィールドにスキルタグを設定し、フィルターを適用する必要があります。

最適な対象: 部門をまたいで10件以上のプロジェクトを並行して進行させており、最大のリスクが予算の差異レポート作成ではなく、人材や優先度の衝突にある組織。

以下の場合は読み飛ばしてください: 貴社のEPMOの権限が財務管理に限定されている場合。その場合、貴社にとって最も重要な部分に対して、その場しのぎの対策を講じることになってしまいます。

どこから始めればよいか

初めて企業プロジェクト管理を導入する場合、その手順は限られています。実際に進行中のプロジェクトを把握し、プロジェクトを中止できる権限を持つ人物を特定し、単一の受付ゲートを構築し、四半期ごとの意思決定レビューをカレンダーに組み込むことです。

これら4つの要素が整えば、評価モデル、ソフトウェア、ダッシュボードなど、その他の要素は後追いで整えていけばよい。それらが機能したかどうかは、たった一つの質問にかかっている。「前四半期のレビューで、実際にプロジェクトが中止されたか?」

その実現には、まずガバナンス上の決定が必要であり、その次にツールの選択が行われます。ツールの導入準備が整ったら、ClickUpを活用することで、案件の取り込み、実行、キャパシティプランニング、ポートフォリオレポート作成を1つのワークスペースで一元管理できます。

ClickUpを無料で使い始めましょう。

企業プロジェクト管理に関するよくある質問(FAQ)

エンタープライズ・プロジェクト・マネージャーは、個々のプロジェクトの上位に位置するポートフォリオ層(案件の取り込み、優先順位付け、キャパシティの割り当て、プロジェクト間の依存関係、実施可否の審査)を統括します。通常、企業プロジェクト管理オフィス(EPMO)に所属し、COO、CIO、または最高プロジェクト責任者(CPO)に報告します。日常業務としては、ポートフォリオレビューの議長を務め、共有専門人材をめぐる競合を解決し、完了したプロジェクトがビジネスケースの要件を満たしたかどうかを確認します。 個々のプロジェクトマネージャーは依然としてデリバリーの責任を負います。一方、企業PMは、どのプロジェクトを実行するかを決定する責任を負います。

プロジェクト・ポートフォリオ管理(PPM)とは、戦略、キャパシティ、リスクを踏まえて、プロジェクトの選択、優先順位付け、資金配分を行う投資判断のことです。企業プロジェクト管理とは、PPMに加え、標準化された実施手法、レポート作成、組織全体のガバナンスを含む、より広範な運用層を指します。プログラム管理は、その中間に位置し、関連するプロジェクトを調整して、一つの成果に向けて導きます。

同じ専門家が複数のプロジェクトプランに同時に名を連ねているにもかかわらず、その重複を誰も把握できていない場合、企業にはエンタープライズプロジェクト管理が必要となります。よくあるトリガーとしては、10件以上の部門横断的なプロジェクトが並行して進行している場合、すでに他の業務に割り当てられている人材に規制対応プログラムが割り当てられた場合、あるいは2つの事業部門が同じ仕事に資金を拠出していたことに気づいた場合などが挙げられます。

企業プロジェクト管理は、デリバリー手法そのものではなく、またそれを必要としません。ポートフォリオ内の個々のプロジェクトでは、PMBOKガイドやPRINCE2などのフレームワークに基づき、スクラム、カンバン、ウォーターフォール、あるいはそれらのハイブリッド方式を採用することができます。EPMが標準化するのは、それらの上位にあるガバナンス層、すなわち案件の取り込み、評価、承認、およびポートフォリオレポート作成に集約される情報の形です。

Microsoft EPM とは、Microsoft の企業向けプロジェクト管理スタックを指します。具体的には、Project Server または Project Online に、Project Professional およびポートフォリオレポート作成用の Power BI を組み合わせたものです。Microsoft は、EPM の導入シナリオとして、PMO を通じて行われるトップダウン型の計画策定を挙げており、マスタープロジェクト、プログラム、および課題追跡を多用するものと説明しています。Project Online は2026 年 9 月 30 日をもって提供を終了する予定であり、Microsoft は顧客に対し、Planner のプレミアムプランまたは Project Server Subscription Edition への移行を推奨しています。

企業プロジェクト管理に特化した単一の認定資格は存在しません。最も近い資格としては、ポートフォリオレベルのガバナンスを対象としたPMIの「ポートフォリオ・マネジメント・プロフェッショナル(PfMP)」や、プログラムの統合的な遂行を対象とした「プログラム・マネジメント・プロフェッショナル(PgMP)」が挙げられますが、PRINCE2やPMPは個々のプロジェクトの遂行に焦点を当てています。EPMOのリーダーの多くは、これらの資格のいずれかと、ポートフォリオレビューサイクルを実際に運用した実務経験を兼ね備えています。

米国労働統計局の報告によると、2024年5月時点でのプロジェクト管理スペシャリストの年間給与の中央値は100,750ドルで、上位10%の年収は165,790ドルを超えています。 企業およびポートフォリオ関連の役割は、経営陣へのレポート作成や部門横断的な業務範囲を担うため、通常、中央値を上回ります。業界別では、金融・保険業界が111,350ドルと最高の中央値を記録しているのに対し、建設業界は上位5業界の中で最も低く、96,700ドルとなっています。