プロジェクトを始めたものの、途中で大きく方向転換してしまった経験はないだろうか。それがスコープクリープであり、ソフトウェア開発やマーケティングから建設、重機、さらには公共部門に至るまで、ほとんどのプロジェクトに共通する落とし穴である。
マッキンゼーによると つのプロジェクト成功基準をすべて満たしたITプロジェクトは200件に1件しかなかった。 (予算、スケジュール、利益)を満たしたITプロジェクトは200件に1件しかない。
しかし、解決策はあります。 よく練られたスコープ管理プランが、プロジェクトを追跡し続け、費用を節約することができます。
プロジェクトの遅延によるコスト高を避けたい、そして スコープクリープ ?この便利なチェックリストは、どのような業種でも完璧なプロジェクト・スコープ・ステートメントを作成するためのステップを概説しています。
プロジェクト・スコープ・ステートメントを理解する
プロジェクト・スコープ・ステートメントは、プロジェクトの境界を概説し、何が含まれ、何が含まれないかを定義する正式な文書です。プロジェクトチームが目標、成果物、制約条件を理解するためのものです。
プロジェクトスコープステートメントには、通常4つの鍵が含まれています：
- プロジェクトの目標: プロジェクトが達成しようとする具体的な目標と成果。
- 成果物: 生産される「具体的な」アウトプット
- プロジェクトに含まれる（含まれない）具体的なタスク、活動、構成要素
- プロジェクトに影響を与える可能性のあるリミットや制約事項。
スコープクリープを防ぎ、プロジェクトを軌道に乗せるには、プロジェクトスコープ ステートメントをきちんと定義することが有効です。プロジェクト・スコープ・ステートメントには、以下のような目的があります：
- リスクを減らす：プロジェクトの境界を明確に定義することで、スコープクリープ、コスト超過、スケジュール遅延に伴うリスクを軽減することができます。
- 効率性の向上：何が重要かを最初に知ることで、リソースを割り当て、予算をよりよく管理することができます。
- 利害関係者の満足を保ちます：プロジェクトの成果物について全員が Front で合意するため、コンフリクトやスコープクリープを最小限に抑えることができます。
- 参照点として役立つ: 不確実性が起こるか、またはチーム・メンバーが変わるとき、プロジェクトの規模記述は真実の信頼できる源である場合もある
要するに、プロジェクト・スコープ・ステートメントは、明確さ、方向性、コントロールを提供し、オンタイム、オンバジェットのプロジェクト完了につながります。
プロジェクト・スコープ・ステートメントの書き方（例付き）
プロジェクト・スコープ・ステートメントとは何か、なぜ必要なのかを理解したところで、より正確なプロジェクトの方向性とチームの連携を高めるために、どのように作成すればよいかを説明します。また、プロジェクト管理ツールである
/プロジェクト管理ツール https://clickup.com/ ClickUp /%href/
はこのプロセスをサポートし、チームがタスクを整理し、進捗を追跡し、効率的に共同作業を行えるよう支援します。
鍵のステップを簡単に要約します：
プロジェクト・スコープ・ステートメント作成のためのTL;DRチェックリスト。
- プロジェクトの目的を決める
- リソースプランを立てる
- 成果物をリストアップする
- プロジェクトの制約条件を特定する
- プロジェクトスコープステートメントを作成する
- 変更管理プロセスを導入する
では、これを詳しく見ていこう。
こちらもお読みください
/参考文献 https://clickup.com/ja/blog/5869/project-management-checklist/ マネジャーのための9ポイントプロジェクト管理チェックリスト /%href/
1.何を」「なぜ」を把握する
プロジェクトの目的を理解することは、明確で説得力のあるスコープ・ステートメントを作成する（そしてプロジェクトを成功させる）ための基本です。これには、プロジェクトのオブジェクト、ビジネスニーズ、望ましい成果を特定することが含まれます。
このフェーズで自問自答できる質問をいくつか紹介します：
- プロジェクトはどのような問題を解決するのか？
- プロジェクトはどのような問題を解決するのか？
- このプロジェクトは組織全体の目標とどのように整合しているか？
このステップは、あなたの北極星であり、プロジェクトプランを形づくる際の選択と決定を方向づけるものです。このフェーズでは、プロジェクトチーム全員（または少なくともプロジェクトに関わる鍵 となる利害関係者）を参加させましょう。異なるチームメンバーが多様な視点を議論に持ち込むだけでなく、早い段階から誰かを巻き込むことで、プロジェクト成果への投資感も高まります。
バーチャルホワイトボードツールを使って、ディスカッションをよりインタラクティブにする（特にリモートチームやハイブリッドチームの場合）。例
/参照 https://clickup.com/templates/project-scope-whiteboard-kkmvq-6322930 ClickUp プロジェクトスコープホワイトボードテンプレート /%href/
を使えば、チームでブレインストーミングを行い、プロジェクトスコープのラフ案を作成することができます。
ClickUpプロジェクトスコープホワイトボードテンプレートを使ってプロジェクトスコープをブレインストーミングしましょう。
このテンプレートは、プロジェクト・スコープのあらゆる側面を整理・管理するためにデザインされた、ビジュアルでコラボレーティブなツールです。プロジェクト活動、リソース、成果物、タイムラインを追跡するための集中スペースを提供し、見落としがないようにします。プロジェクトスコーププランの各ステップごとに独立したボックスが用意されています：
- 情報: プロジェクトを形づくるすべての関連データと事実を集めます。これにより、プロジェクト管理者を含む全員が同じ基礎情報にアクセスできるようになります。
- 正当化: プロジェクトを通して行われる各決定の背後にある根拠を説明する。これにより、チームメンバーとプロジェクトの目的と方向性を一致させることができる。
- プロジェクトの範囲（プロジェクトに含まれるものと含まれないもの）を明確にする。これにより、境界を明確にし、誤解を防ぐ。
- 目的: プロジェクトの望ましい成果と目標を述べる。これはプロジェクトの進捗の指針となり、成功を測るのに役立つ。
- 成果物: プロジェクトが生み出す具体的な成果物や結果を明記します。進捗や完了を追跡するためのベンチマークとなる。
- 除外事項 /参照 https://clickup.com/ja/blog/56000/project-outline-templates/ プロジェクトに含まれないものを概説する。 /を概説する。 スコープクリープを避けるため。このセクションでは、何が対処されないか、何が提供されないかについての期待値を設定します。
- プロジェクトに影響を与える根本的な仮定や潜在的な偏見を特定する。これらを認識することで、リスクを予測し、不測の事態に備えたプランを立てることができる。
の残りの部分のための強固な基礎を設定する。
/への強固な土台となる。 https://clickup.com/ja/blog/10304/project-plan/ プロジェクトプランニングプロセス /プロジェクト計画プロセス
リソース配分やプロジェクトプランの概要をより明確にする。
📌例：
例えば、あなたが建設会社で、オフィスビルを改装する必要があるとします。あなたの「なぜ」（オブジェクト）は以下の通りです：
ビルのエネルギー効率、機能、美観を改善し、テナントのニーズの変化に対応し、運営コストを削減する。
2.リソースプランを立てる
プロジェクトのオブジェクトを定義したら、次はそれを達成するために必要なリソースを評価します。あなたの プロジェクト要件 には、必要な人員、設備、資材、予算を特定することが含まれる。
このプランを立てる際には、主要な利害関係者に参加してもらい、特に機能横断的なチームで仕事をする場合は、全員の意見を聞くようにします。もうひとつのベストプラクティスは、不測の事態を想定したプランである。これは、プロジェクト期間中に休暇を取る従業員のアカウントといった単純なものから、政府の承認や資材物流の遅れといった深刻なものまである。
さらに、プロジェクトのコストとリソースを前もってプランニングすることで、プロジェクトの要件をより明確に理解し、予算内に収めることができます。
こちらもお読みください
/参考文献 https://clickup.com/ja/blog/153962/project-roles/ 20 プロジェクトの鍵となる役割とプロジェクトの成功への影響 /%href/
📌例：
オフィスビルを省エネに改築する例では、資源配分プランには以下のようなものが含まれる：
- 人的資源：* 建築家、配管工、電気技師、建設作業員、現場管理者など。
- 設備と資材：設備・資材：建設機械、建築資材、電気用品など
- 予算予算：建設費、建築士・エンジニア費用、材料費、人件費、緊急時資金など。
- タイムライン：マイルストーン、シフトプランなど。
3.成果物をリストアップする。
プロジェクト終了時にプロジェクトスポンサーやクライアントに提供する具体的な成果物です。また、プロジェクトの成功や軌道に乗っているかどうかを測る基準にもなります。プロジェクトの成果物を決定する際に留意すべき重要な点は、以下の2点です：
- プロジェクトの制約の中で、現実的で達成可能な成果物であること。
- 各成果物に具体的な期限や時間枠（プロジェクトのマイルストーン）を設定し、プロジェクトが期限内に納品されるかどうかを追跡できるようにする。
このフェーズで、プロジェクトに含まれるタスク（スコープ内）と含まれないタスク（スコープ外）を明確にする。
例：
例えば、エネルギー効率に優れた改修後のオフィスビルに必要な成果物は以下の通りです：
- 許認可許認可：地方自治体から必要な許認可を得る（1ヶ月）
- エネルギー効率の改善：エネルギー効率の改善：照明、持続可能な構造、ソーラーパネルなど（3ヶ月）
- 内装の更新：モダンな内装、アップグレードされた部屋、レイアウトの変更（2ヶ月）
- 完了証明書：完了証明書：建築検査官から完了証明書をもらう（1週間）
範囲外の仕事には、オフィススペースの家具や造園などが含まれますが、オフィスの改装に関連するものの、これらはプロジェクトの一部ではありません。
これは基本的なリストですが、プロジェクト管理のチェックリストとして、さらに深く掘り下げることをお勧めします。以下のようなツールを使うことができる。
/参照 https://clickup.com/features/checklist-templates ClickUp チェックリスト /%href/
を使えば、階層化されたリストが作成でき、手を抜かず、タスクの漏れをなくすことができる。
/イメージ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-16.gif ClickUp チェックリスト：プロジェクト・スコープ・ステートメント /プロジェクト・スコープ・ステートメント
ClickUpチェックリストで成果物を文書化する
の最大の特長は
/チェックリスト https://clickup.com/features/task-checklists タスクチェックリスト /%href/
は単純なリスト以上のものである。以下のことができます：
- 特定のリストアイテムを誰かに割り当てる
- コメントを使用して、アイテムに関するコンテキストを追加する
- リストアイテムを入れ子にすることで、より良い分類ができる。
チェックリストをテンプレートとして保存し、将来のプロジェクトで再利用することができます。
💡 Pro Tip: 成果物のチェックリストだけで終わらせる必要はありません。を作成することもできます。
/を作成することもできます。 https://clickup.com/ja/blog/62133/checklist-templates/ を作成することもできます。 チェックリストテンプレート /%href/
を合理化し、標準化する。
/を合理化し、標準化する。 https://clickup.com/ja/blog/9436/project-scope/ プロジェクト・スコープ プロセスと構造。> > _.このツールは、前年度の大規模な部門間プロジェクトを処理するのに十分な技術を持っていますが、シンプルな毎日のチェックリストとして運用するためにカスタマイズすることができます。
ケイリー・ハッチ、ホームケア・パルス、ブランド・マネージャー
初めてスコープ・ステートメントを作成する場合、または改善したい場合は ClickUp スコープ管理プランテンプレート が役に立つ。
ClickUpスコープ管理プラン・テンプレートに記入するだけで、プロジェクト・スコープがすっきりと標準化されます。
この プロジェクトスコープテンプレート は、スコープ・ステートメントを作成し、管理するための構造化されたアプローチを提供し、以下のセクションが含まれています：
- プロジェクトの目標: 全員が望ましい結果に集中できるように、プロジェクトの目標を定義する。
- Problem Statement: プロジェクトが取り組む中核的な問題を特定し、その必要性を正当化する。
- スコープ内/スコープ外のタスク：スコープクリープを防ぐために、どのタスクが含まれるか、また は除外されるかを明確にする。
- プロジェクトの各フェーズで期待される具体的な成果をリストアップする。
- 承認：* 正式な検証を確実にするために、利害関係者のサインオフを得るための基準を設定する。
このプロジェクト・スコープ・テンプレートは、スコープに関連するすべての情報を一箇所にまとめ、プロジェクト管理者が変更を効率的に管理し、プロジェクトが予定通り、予算内に収まるように支援します。
プラス ClickUpのコラボレーション機能 -コメント、タグ、リアルタイム編集などのコラボレーション機能により、チームが一緒に文書に取り組むことが容易になります。
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-216.png ClickUpのコラボレーション機能 /クリックアップのコラボレーション機能
ClickUpのコラボレーション機能でチームのコミュニケーションを非同期かつオンコンテキストに。
📌* 例:.
プロジェクトの最終的なスコープは以下のようになります：
プロジェクトタイトル： オフィスビル近代化プロジェクト
プロジェクトのオブジェクト：。
- ビルのエネルギー効率の改善
- 近代的なテナントのニーズを満たすため、ビルの機能を強化する。
成果物
- 仕上げやレイアウトを刷新したオフィススペース
- エネルギー効率の高い照明
- セキュリティシステムの強化
- 共用部分の更新（ロビー、トイレなど）
スコープに含まれるもの
- 構造補修
- 持続可能性のアップグレード
- 内装デザインと仕上げ
除外事項：範囲
- 家具・設備の調達
- マーケティングおよびリース活動
仮定：。
- 必要な許認可はプロンプトで取得する。
- 建物の構造的完全性が健全である
- プロジェクトを完了するのに十分な資金があること
制約事項
- 半年という厳しい期限
- 熟練労働者の不足
合格基準：。
- 建物が検査に合格し、エネルギー効率基準を満たしている。
- プロジェクトが指定された予算とタイムライン内で完了する。
📌こちらもイベント開催の例です：年次会議。
プロジェクトタイトル：年次業界会議
プロジェクトのオブジェクト：。
- ブランドとミッション・ステートメントを宣伝するイベントを開催する。
- 参加者が互いに接続し、ネットワークを構築する機会を創出する。
成果物：*。
- カンファレンス会場
- アジェンダ
- 講演者ラインナップ
- 登録・発券システム
- 現場でのイベント運営
- 会議後の評価レポート
含まれるもの
- 会場の選択と予約
- 講演者の募集と管理
- スポンサーシップの勧誘と管理
- イベントのプランニングとコーディネーション
- 会場ロジスティクス（受付、飲食、AV機器など）
除外事項
- 会議終了後の継続的なマーケティングおよびプロモーション活動
- 会議後のネットワーキング・イベント
- 会議録の出版
前提条件
- 全費用を賄うための十分な資金がある。
- 必要な許認可が得られる
- 大会運営に十分なスタッフが確保できる。
制約事項
- リミット予算
- 期限厳守
- 会場の空き状況
受入基準
- 参加者から好評であること
- 指定された予算とタイムライン内でイベントが完了すること。
また読んで下さい:
/参照 https://clickup.com/ja/blog/9477/project-management-templates/ プロジェクト管理の無料テンプレート15選 /%href/
6.変更管理プロセスを導入する
最後に、提案された変更がプロジェクトのオブジェクトに合致し、スコープ、スケジュール、予算を損なわないように、レビュー、承認、または却下するためのフレームワークを作成する必要があります。
これは、変更管理システムを作ることでやることができる。私の仕事はこうだ：
- まず、すべての変更要求をレビューする委員会（人数は3人がよい）を設ける。
- 次に、他のチームメンバーがプロジェクトのスコープの修正を要求できるプロセスを設定する。
- 最後に、提案された変更がプロジェクトの既存のスコープに収まるかどうかを分析する。
フォームのようなものを使う ClickUpフォーム は、プロジェクトを成功させ、期限内に納品するための設定の第一歩です。そのため、スコープ・ステートメントはプロジェクト管理者の強い味方となり、やること、回避すべきリスク、方法を明確に示すロードマップとなります。
同時に、プロジェクトスコープはドキュメント上に存在し、実際のプロジェクトはタスク管理ツールで追跡されます。よりシームレスな（そして全体的な）ワークフローを実現するには、ClickUpのようなオールインワン・ソリューションの利用を検討してみてはいかがでしょうか。
ClickUpを使えば、プロジェクト・スコープ・ステートメントを作成し、成果物を実行可能なタスクに変換し、時間追跡まで行うことができます。プロジェクト・スコープ・ステートメントからタスク、リスク軽減努力まで、すべてを管理できる包括的なソリューションです。
/参照 https://clickup.com/signup ClickUpに無料登録する /%href/
に登録し、プロジェクトスコープ管理と実行をいかに簡素化するかをご覧ください。