プロジェクトを開始したものの、予定から大きく外れてしまった経験はありませんか？その原因はスコープクリープにあるかもしれません。これは、ソフトウェア開発やマーケティングから建設、重機、さらには公共セクターの取り組みに至るまで、ほとんどのプロジェクトでよく見られる落とし穴です。
しかし、解決策はあります。 綿密に策定されたスコープ管理プランがあれば、プロジェクトを順調に進め、コストを削減することができます。
この便利なチェックリストは、あらゆる業界において完璧なプロジェクトスコープステートメントを作成するためのステップを概説しています。
プロジェクト範囲記述書の理解
プロジェクトスコープステートメントとは、プロジェクトの範囲を明確にし、対象となる内容と対象外となる内容を定義する正式な文書です。これにより、プロジェクトチームは目標、成果物、および制約事項を確実に理解することができます。
プロジェクトのスコープステートメントには、通常、以下の4つの主要な要素が含まれます：
- プロジェクトの目的： プロジェクトが達成を目指す具体的な目標と成果
- 成果物： 作成される「具体的な」成果物
- スコープに含まれるもの（および含まれないもの）： プロジェクトに含まれる（および含まれない）具体的なタスク、活動、または構成要素
- 制約条件： プロジェクトに影響を与える可能性のある制限や制約
明確に定義されたプロジェクト範囲記述書を作成することで、スコープクリープを防ぎ、プロジェクトを順調に進めることができます。プロジェクト範囲記述書には、次のような役割があります：
- リスクの低減：プロジェクトの境界を明確に定義することで、スコープクリープ、コスト超過、スケジュール遅延に伴うリスクを軽減します
- 効率の向上： プロジェクトの初期段階で何が重要かを把握できるため、リソースの配分や予算管理をより適切に行うことができます
- ステークホルダーの満足度を維持：プロジェクトの成果物について全員が事前に合意することで、後々のトラブルやスコープクリープを最小限に抑えることができます
- 基準となる指針として： 不確実性が生じたり、チームメンバーが変更になった場合でも、プロジェクトスコープステートメントは信頼できる情報源となります
要するに、プロジェクトスコープステートメントは明確性、方向性、および管理機能を提供し、予定通りかつ予算内でプロジェクトを完了させることに繋がります。
プロジェクトスコープステートメントの書き方（例付き）
プロジェクトスコープステートメントとは何か、そしてなぜそれが必要なのかを理解したところで、より明確なプロジェクトの方向性とチームの一体感を高めるために、どのように作成すればよいかを見ていきましょう。また、ClickUpのようなプロジェクト管理ツールが、タスクの整理、進捗の追跡、効率的なコラボレーションを支援し、このプロセスをどのようにサポートできるかについても検討します。
主なステップの要約は以下の通りです：
プロジェクトスコープステートメント作成のための要約チェックリスト
- プロジェクトの目的を明確にする
- リソースプランを作成する
- 成果物をリストアップする
- プロジェクトの制約を特定する
- プロジェクトのスコープステートメントを作成する
- 変更管理プロセスの導入
それでは、これを詳しく見ていきましょう。
こちらもご覧ください：マネージャーのための9項目のプロジェクト管理チェックリスト
1. 「何を」と「なぜ」を明確にする
プロジェクトの目的を理解することは、明確かつ説得力のあるスコープステートメントを作成する（そしてプロジェクトを成功させる）ための基本です。これには、プロジェクトの目標、ビジネスニーズ、および期待される成果を特定することが含まれます。
このフェーズで自問すべき質問をいくつかご紹介します：
- このプロジェクトはどのような問題を解決するのでしょうか？
- 期待される成果やメリットは何ですか？
- このプロジェクトは、組織の全体的な目標とどのように整合していますか？
このステップは、プロジェクトプランを形にする際に、選択肢や意思決定を導く「北極星」のような存在です。このフェーズでは、プロジェクトチーム全員（少なくとも主要なステークホルダー）を参加させましょう。チームメンバーが参加することで、議論に多様な視点がもたらされるだけでなく、早い段階から関与してもらうことで、プロジェクトの成果に対する当事者意識も高まります。
バーチャルホワイトボードツールを活用して、議論をよりインタラクティブなものにしましょう（特にリモートやハイブリッドチームの場合）。例えば、「ClickUp プロジェクトスコープ・ホワイトボードテンプレート」を使えば、チームで一緒にブレインストーミングを行い、プロジェクトスコープの草案を作成するのに役立ちます。
このテンプレートは、プロジェクトスコープのあらゆる側面を整理・管理するために設計された、視覚的で共同作業に適したツールです。プロジェクトの活動、リソース、成果物、タイムラインを追跡するための一元化されたスペースを提供し、見落としがないようにします。プロジェクトスコーププランの各ステップごとに個別の欄が用意されています：
- 情報： プロジェクトの形を決定づける、関連するすべてのデータと事実を収集します。これにより、プロジェクトマネージャーを含む全員が、同じ基礎情報にアクセスできるようになります。
- 根拠： プロジェクト全体を通じて下された各決定の背景にある理由を説明します。これにより、チームメンバーがプロジェクトの目的や方向性を共有できるようになります。
- スコープ： プロジェクトの範囲（プロジェクトに含まれるものと含まれないもの）を定義します。これにより、境界が明確になり、誤解を防ぐことができます。
- 目的： プロジェクトの望ましい成果と目標を明記します。これにより、プロジェクトの進捗を導き、その成功を測定する指針となります。
- 成果物： プロジェクトが生み出す具体的な成果や結果を明記します。これらは、進捗状況や完了状況を追跡するための基準となります。
- 除外事項： スコープクリープを防ぐため、プロジェクトの対象外となる事項を明記します。このセクションでは、対応または成果物に含まれない事項について、関係者の期待値を明確にします。
- 前提条件： プロジェクトに影響を与える根本的な前提条件や潜在的な偏りを特定します。これらを認識することで、リスクを予測し、不測の事態に備えたプランを立てることができます。
これにより、その後のプロジェクト計画プロセスの強固な基盤が築かれ、リソースの配分やプロジェクトプランの策定において、より明確な方向性を見出すことができます。
📌例：
例えば、オフィスビルの改修工事を請け負う建設会社だとします。その場合の「目的」は以下の通りです：
建物のエネルギー効率、機能性、美観を向上させ、変化するテナントのニーズに対応し、運営コストを削減する。
2. リソースプランを作成する
プロジェクトの目的を定義したら、次はそれを達成するために必要なリソースを評価する段階です。プロジェクト要件には、必要な人員、設備、資材、および予算の特定が含まれる場合があります。
このプランを作成する際は、特に部門横断的なチームで作業している場合は、主要なステークホルダーを巻き込み、全員の意見が反映されるようにしてください。もう一つのベストプラクティスは、不測の事態に備えたプランを立てることです。これは、プロジェクト期間中の従業員の休暇を考慮するといった単純なことから、政府の承認遅延や資材の物流問題といったより深刻な事態まで多岐にわたります。
さらに、プロジェクトのコストとリソースを事前にプランすることで、要件をより明確に把握でき、予算内での遂行が可能になります。
こちらもご覧ください：プロジェクトの成功に不可欠な20の主要な役割とその影響
📌例：
オフィスビルを省エネ化するための改修の例を挙げると、リソース配分プランには以下の内容が含まれます：
- 人材： 建築家、配管工、電気技師、建設作業員、現場監督など
- 設備および資材：建設機械、建築資材、電気用品など
- 予算：建設費、建築家および技術者の報酬、資材費、人件費、および予備費
- タイムライン：主要なマイルストーン、シフトプランなど
3. 成果物をリストアップする
これらは、プロジェクト終了時にプロジェクトのスポンサーやクライアントに提供される具体的な成果物です。また、これらはプロジェクトの成功度や進捗状況を測るための基準ともなります。プロジェクトの成果物を決定する際に留意すべき重要な点は、次の2つです：
- プロジェクトの制約条件の範囲内で、成果物が現実的かつ達成可能であることを確認する
- 各成果物に具体的な期限や期間を設定すること。これらはプロジェクトのマイルストーンとなり、プロジェクトが予定通りに完了するかどうかを追跡するために活用できます。
このフェーズで、プロジェクトに含まれる（スコープ内）具体的なタスクと、含まれない（スコープ外）タスクを定義します。
📌例：
省エネ改修を施したオフィスビルには、以下のような成果物が必要となります：
- 許可の取得：地方自治体から必要な許可や承認を取得する（1ヶ月）
- エネルギー効率の向上：照明、サステナブルな建築、太陽光パネルなど（3ヶ月）
- 内装のリニューアル：モダンなインテリア、部屋の改装、レイアウトの変更（2ヶ月）
- 竣工証明書：建築検査官から竣工証明書を取得する（1週間）
スコープ外の仕事には、オフィススペースの家具備品や造園などが含まれます。これらはオフィスの改修に関連してはいますが、プロジェクトの一部ではありません。
これは基本的なリストですが、プロジェクト管理チェックリストについては、より詳細に作成することをお勧めします。ClickUp Checklistsのようなツールを使用すれば、階層的なリストを作成でき、見落としや漏れを防ぐことができます。
タスクチェックリストの最大の利点は、単なるリスト以上の役割を果たすことです。これにより、以下のことが可能になります：
- 特定のリストアイテムを誰かに割り当てる
- コメント機能を使用して、各アイテムに関する詳細情報を追加してください
- アイテムをネストして、分類を明確にする
何より便利なのは、チェックリストをテンプレートとして保存し、今後のプロジェクトで再利用できる点です。
💡 プロのヒント： 成果物のチェックリストだけにとどめる必要はありません。チームが各プロジェクトのスコープステートメント作成時に複製して使用できるチェックリストテンプレートを作成すれば、プロジェクトのスコープ策定プロセスと構造を効率化し、標準化することができます。
4. プロジェクトの制約を特定する
成果物が何であるかは分かっているはずです。次は、その成果物を生み出す上で何が障害となっているのかを特定する段階です。これには、時間的制約（品質を損なうことなく限られた期間内にプロジェクトを完了させるというプレッシャー）、予算的制約（クライアントの要望を満たしつつ、割り当てられた予算内に収めること）、あるいはリソース的制約（その業務に適したチームを見つけること）などが挙げられます。
プロジェクトの初期段階でこれらの問題を特定することで、プロジェクトライフサイクルを通じてその影響を軽減するための戦略を策定し、プロジェクトを確実に成功裡に完了させることができます。
📌例：
オフィスの改装プロジェクトを開始する際、いくつかの制約に直面する可能性があります。
- テナントへの影響を最小限に抑えるため、営業時間外に改修工事を完了させる必要性
- 当該地域における熟練建設作業員の不足
- 改修工事中の仮移転に対するテナントからの抵抗
- グリーンビルディングの基準および規制への準拠
5. プロジェクト範囲記述書の草案を作成する
プロジェクトの目標、リソース、および潜在的な課題を明確にしたところで、次はそれらの成果を正式なプロジェクトスコープステートメントにまとめましょう。この文書は、成果物やタイムラインなど、プロジェクトのパラメーターを概説する、プロジェクトのロードマップとしての役割を果たします。
プロジェクトのスコープ文書には、目的、成果物（タイムライン付き）、除外事項、前提条件、および制約に関する各セクションを設けます。以下に、スコープステートメントを作成する際のヒントをいくつかご紹介します：
- 曖昧さを避けるため、明確かつ簡潔な言葉遣いを使用してください
- ステークホルダーにとって馴染みのない技術用語や略語は、明確に定義してください
- スコープをより小さく、管理しやすい構成要素に分割する
最後に、スコープステートメントの草案を関係するステークホルダーと共有し、フィードバックを求めましょう。
ClickUpがプロジェクト計画にどのように役立つかについて、あるお客様から寄せられたコメントをご紹介します：
ClickUpは、ほぼあらゆるプロジェクト管理のニーズに合わせてカスタマイズ可能です。大規模な年度横断型・部門横断型プロジェクトにも対応できる高度な機能を備えつつ、シンプルな日々のチェックリストとして運用できるよう柔軟にカスタマイズできます。
ClickUpは、ほぼあらゆるプロジェクト管理のニーズに合わせてカスタマイズ可能です。大規模な年度横断型・部門横断型プロジェクトにも対応できる高度な機能を備えつつ、シンプルな日々のチェックリストとして運用できるよう柔軟にカスタマイズできます。
初めてスコープステートメントを作成する場合や、既存のものを改善したい場合には、ClickUpのスコープ管理プランテンプレートが役立ちます。
このプロジェクト範囲定義書のテンプレートは、範囲定義書の作成と管理に向けた体系的なアプローチを提供し、以下のセクションが含まれています：
- プロジェクトの目標： プロジェクトの目的を明確にし、全員が望ましい成果に集中できるようにする
- 問題定義： プロジェクトの必要性を正当化するために、プロジェクトが取り組む核心的な問題を特定する
- 対象範囲内／対象範囲外のタスク： スコープクリープを防ぐため、どのタスクが対象範囲に含まれ、どのタスクが除外されるかを明確にします
- 成果物： プロジェクトの各フェーズで期待される具体的な成果をリストアップしてください
- 承認： ステークホルダーによる承認を得るための基準を設定し、正式な検証を確実に行う
このプロジェクトスコープテンプレートは、スコープに関連するすべての情報を一箇所に整理し、マネージャーが変更を効率的に管理し、プロジェクトをスケジュール通りかつ予算内に収めることを支援します。
さらに、ClickUpのコラボレーション機能（コメント、タグ、リアルタイム編集）により、チームでドキュメントを共同編集することが容易になります。
📌例：
完成したプロジェクト範囲記述書は、以下のようになります：プロジェクトタイトル： オフィスビル近代化プロジェクト
プロジェクトの目的：
- 建物のエネルギー効率を向上させる
- 現代のテナントのニーズに応えるため、建物の機能性を向上させる
成果物：
- 内装やレイアウトを一新したオフィススペース
- 省エネ型照明の導入
- 強化されたセキュリティシステム
- 共用エリア（例：ロビー、トイレ）の改修
スコープに含まれる内容：
- 構造物の補修
- サステナビリティ向上のための改修
- インテリアデザインと仕上げ
スコープの除外事項：
- 家具・備品の調達
- マーケティングおよび賃貸活動
前提条件：
- 必要な許可や承認は速やかに取得します
- 建物の構造的健全性は良好です
- プロジェクトを完了させるための十分な資金が確保されている
制約条件：
- 6ヶ月という厳しい納期
- 熟練労働者の不足
受入基準：
- 建物は検査に合格し、エネルギー効率基準を満たしています
- プロジェクトは、指定された予算とタイムライン内で完了します
📌イベントの企画に関するもう1つの例として、年次カンファレンスをご紹介します。
プロジェクトタイトル： 年次業界カンファレンス
プロジェクトの目的：
- ブランドとミッションステートメントをプロモーションするイベントを開催する
- 参加者が互いに接続し、ネットワークを築ける機会を設ける
成果物：
- 会議会場
- 会議のアジェンダ
- 登壇者LineUp
- 登録およびチケット発行システム
- イベントの現地運営
- 会議後の評価報告書
スコープに含まれる内容：
- 会場の選択と予約
- 講演者の選定と管理
- スポンサーの獲得と管理
- イベントのプランニング・調整
- 会場運営（例：受付、飲食、音響・映像機器）
スコープの除外事項：
- カンファレンス終了後の継続的なマーケティングおよびプロモーション活動
- カンファレンス後のネットワーキングイベント
- 会議録の出版
前提条件：
- すべての費用を賄うのに十分な資金が確保されている
- 必要な許可および承認を取得します
- 会議を運営するために十分なスタッフを確保します
制約条件：
- 限られた予算
- 厳しい納期
- 会場の空き状況
受入基準：
- カンファレンス体験に対する参加者からの好意的なフィードバック
- 本イベントは、指定された予算とタイムライン内で完了しました
こちらもご覧ください：15の無料プロジェクト管理テンプレート
6. 変更管理プロセスの導入
最後に、提案された変更案を審査・承認・却下するための枠組みを構築する必要があります。これにより、変更案がプロジェクトの目標に沿ったものとなり、スコープ、スケジュール、予算を損なうことがないようにします。
これをやることには、変更管理システムを構築します。その仕組みは以下の通りです：
- まず、すべての変更依頼を審査する委員会（3名程度が適しています）を設置します
- 次に、他のチームメンバーがプロジェクトのスコープ変更をリクエストできるプロセスを確立します
- 最後に、提案された変更がプロジェクトの既存のスコープに適合するかどうかを分析してください
ClickUp Formsのようなフォームを使用して、このプロセスを自動化しましょう。チームメンバーは変更案を提案し、その根拠を説明できます。その後、委員会がそれを審査し、決定内容と理由を共有することで、プロセス全体を効率化できます。
変更管理プロセスを導入することで、プロジェクトへの変更を効果的に管理し、リスクを最小限に抑え、不要なコストを回避することができます。
スコープステートメント（とClickUp）を活用して、プロジェクトを順調に進めましょう
作業範囲を定義することは、プロジェクトを成功させ、期日通りに完了させるための第一歩です。そのため、スコープステートメントはプロジェクトマネージャーにとって欠かせない存在であり、何をやること、どのようなリスクを回避すべきか、そしてその方法を示す明確なロードマップとなります。
一方で、プロジェクトのスコープは文書として記録される一方、実際のプロジェクトの進捗はタスク管理ツールで追跡されます。よりシームレス（かつ包括的）なワークフローを実現するには、ClickUpのようなオールインワンソリューションの利用を検討してみてください。
ClickUpを使えば、プロジェクトのスコープステートメントを作成し、成果物を実行可能なタスクに変換し、さらには時間追跡も可能です。プロジェクトのスコープステートメントからタスク、リスク軽減策に至るまで、すべてを管理するための包括的なソリューションです。
ClickUpに無料で登録して、プロジェクトのスコープ管理と実行がいかに簡素化されるかをご確認ください。