プロジェクト管理者として、あなたは縁の下の力持ちのように感じるかもしれません。チーム、タスク、予算、タイムラインを管理するだけでなく、進捗状況をステークホルダーに説明するのもあなたの仕事です。
プレッシャーはないでしょう？
汗水たらして働いた成果をCEOに見せる代わりに、プロジェクトのステータスレポートを作成しましょう。このレポートは、これまでに完了した仕事と次のステップを要約したもので、PMミーティングでの週次ステータスレポート作成の救世主となる。
このガイドでは、プロジェクトステータスレポートとは何か、何をレポートに含めるべきか、より良いレポートを作成する方法について説明します。さらに、プロジェクト管理ステータスレポートの例やテンプレートも紹介し、ステータスレポート作成にかかる時間を短縮します。
結局のところ、よりスマートに仕事をすることが重要なのですから。💪
プロジェクトステータスレポートとは？
プロジェクトステータスレポートとは、以下のような詳細な文書です。
/を示す詳細な文書である。 https://clickup.com/ja/blog/16186/undefined/ 鍵ステークホルダー /を示す詳細な文書である。
重要なプロジェクトの現在のステータスの概要。プロジェクトマネージャーは通常、このレポートを定期的に作成し、チームメンバー、管理者、またはクライアントと共有します。
猛スピードでタスクをこなす代わりに プロジェクトレポート作成 を使うことで、プロジェクトの完了方法について立ち止まって考えざるを得なくなる。プロジェクトを遡及的かつ積極的に見ることで、プロジェクトのライフサイクルが効率化されます。
ボードビューでプロジェクトを分解し、ステータス、進捗状況、可能性を簡単に確認できます。
/参照 https://clickup.com/ja/blog/129655/undefined/ ボトルネックが一目でわかる /%href/
しっかりとしたレポート作成は、ステークホルダーを満足させることにもつながる。
ここでの目標は、プロジェクトの進捗を全員に知らせることだ。クライアントと接する仕事をしているのであれば、プロジェクトステータス レポート作成はクライアントを保証します。 解決策を忘れないようにする。
また、すべての主要な利害関係者とカレンダーの定期的な招待を設定し、一貫してステータスレポートを確認するのも良いアイデアです。
ステップ3：データ収集の開始
すべてのプロジェクトの健全性レポートは、ユニークであるべきです。チームで確認する前に、最も関連性の高いデータをシステムから収集し、レポートを更新しましょう。
プロジェクトデータを手作業で入力することもできますが、それどころではないはずです。レポートを作成する
/を作成する。 https://clickup.com/ja/blog/30206/undefined/ カスタムダッシュボード /参照
を使えば、すべてを追跡できるので、すべてのタスク、プロジェクト、人をこなしていても、頭が混乱することはない。
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2020/12/image8-2.gif ClickUpのダッシュボード・ウィジェット /ウィジェット
ClickUpでカスタムダッシュボードを作成し、すべての仕事のハイレベルな概要を把握しましょう。
一人でやることではありません。チームメンバーに洞察を提供してもらいましょう。
/参照 https://clickup.com/ja/blog/1964/undefined/ プロジェクト管理ソフトウェア /%href/
は、特に定性的なデータについては、必ずしも全容を語るとは限りません。報告書に記載できるように、一定の期日までにチームで洞察を共有するよう呼びかけましょう。
ステップ4：包括的なプロジェクトステータスレポートテンプレートから始める
プロジェクト管理者の中には、ExcelスプレッドシートやGoogleドキュメントからレポートを作成する人もいますが、それではコピー＆ペーストの手間がかかります。代わりに、プロジェクト管理システムのデータからレポートを作成すれば、クリックするだけでレポートが作成できます。
もちろん
/参照 https://clickup.com/ja/blog/62719/undefined/ プロジェクトステータスレポートテンプレート /%href/
は、私の仕事であるプロジェクトの種類に基づいたものです。あなたの組織には独自の癖があるでしょうが、これらのプロジェクトタイプのニュアンスをアカウントにするのは良いことです：
- デイリー・ステータス・レポート： デイリー・レポートを作成するにはかなりの努力が必要である。日報はできるだけ短く、関連性のあるものにしましょう。見落としがないよう、リアルタイムで調整する必要があるだろう。
- 週次ステータスレポート：あなたのチームはおそらく毎週同じ日を選んでプロジェクトの進捗状況についてチャットするでしょう。集中的でクライアントと接するプロジェクトでは、毎週プロジェクトのステータスレポートを作成するのが一般的なので、スケジュール、予算、次のステップに十分注意してください。
- 月次ステータスレポート： KPIやメトリクスを追跡するために、ステータスレポートとステータスの間に時間が必要なマーケティングプロジェクトをやることが一般的です。
- 四半期ごとのステータスレポート: 四半期ごとのレポートは非常にハイレベルなものにしましょう。3ヶ月分のデータがあると雑多になりがちですが、最も重要な要点だけに絞ってください。
ClickUp プロジェクトステータスレポートテンプレート
レポートの頻度を理解することで、テンプレートの選択がより簡単になります。ここから、セクション、グラフィック、華やかな色分けを備えたテンプレートにデータを差し込むだけで、すぐに使えるようになります。
例
/たとえば https://clickup.com/templates/project-status-report-kkmvq-6322970。 ClickUp プロジェクトステータスレポートテンプレート /%href/
はホワイトボードを数クリックでステータスレポートに変換します。
プロジェクトステータスレポートテンプレート by ClickUp in ホワイトボード
このテンプレートを使用する：
- 特定のラベル、フィルタ、タスクによってプロジェクトを整理する
- プロジェクトの健全性チャートとグラフの自動生成
- チームや主要な利害関係者とタスク、期日、予算の詳細を共有する。
プロジェクトステータスレポートテンプレートは、ステータス、フィールド、ビューのカスタマイズも可能です。プロジェクト管理ソフトウェアとステータスレポート・ドキュメントの間を行き来する代わりに、すべてをClickUpプラットフォーム内で管理することで、レポート作成にかかる時間を大幅に短縮できます。
これはオールラウンドな勝利だと思いませんか？🏆
ステップ5：随時更新
プロジェクトステータスレポートは生きた文書です。プロジェクトのステータスを反映させるために、定期的に情報を変更する必要がありますが、テンプレートを変更してもかまいません。
すべてのステークホルダーからフィードバックを集め、更新が役に立つかどうかを確認する。もしステークホルダーが 進捗レポート が便利な場合は、セクションを追加したり切り詰めたりする必要があるかもしれない。
しかし、個人的には気にしないでください。このような変更によってレポートがより魅力的になるのであれば、レポート作成プロセスを調整する価値はあります。
プロジェクト管理でプロジェクトステータスレポートを使うメリット
もちろん、次のチェックインミーティングの前に、いくつかのトーキングポイントをまとめることはできる。しかし、それではプロジェクトの進捗に関する適切なレポート作成ほどプロフェッショナルには見えません。
適切なテンプレートやプロジェクトビューを使えば、プロジェクト管理のステータスレポートを作成するのに時間はかかりません。ほんの数クリックするだけで、あなたやプロジェクト管理者は、多くの利点を備えた質の高いドキュメントを作成することができます。
1.ステークホルダーを満足させる
あなたの上司は、ステータスのアップデートを切望していますか？結果を必死に求めているクライアントがいますか？
プロジェクトステータスレポート作成は、クライアントの不安を取り除き、上司にあなたのビジネス姿勢を示します。プロジェクト状況報告書は
/(参考) https://clickup.com/ja/blog/6165/undefined/ プロジェクト管理ツールです。 /%href/
で全員を更新する。
/を更新する。 https://clickup.com/ja/blog/12487/undefined/ プロジェクトのマイルストーン /プロジェクト・マイルストーン
と全体的な進捗を確認することができます。
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/06/gantt-chart-with-milestones-in-clickup.png ガントチャートビューのマイルストーン /%img/
ClickUp のガントチャートビューでプロジェクトのマイルストーンを可視化する。
さらに、優れたプロジェクトステータスレポートをパフォーマンス追跡のツールとして使用できます。これはプロジェクトのやることを示すだけでなく、チーム全員の努力を正当化します。
2.チームのコラボレーションを高める
チームワークは夢を仕事にするが、大人数を管理するのは複雑だ。幸いなことに、プロジェクトステータスレポートを作成することで、全員が同じページに立ち、チームワークを高めることができる。 チームコラボレーション .
プロジェクトのToDoが宙に浮いてしまう代わりに、ステータスレポートがあれば、全員が、プロジェクトのToDoを把握することができます。 明確なアクションアイテム .プロジェクトチームが最高の仕事をやること ができるよう、やる気を起こさせる仕組みとアカウンタビリティを提供します。🙌
ClickUpワークスペースから、プロジェクトのアップデートの監視、ワークフローの管理、チームとのコラボレーションが可能です。
さらに、定期的なレポート作成でチームの士気を高めることもできます。成功や完了したマイルストーンを可視化することで、今後のタスクだけに集中するのではなく、チームの成果に重点を置くことができます。また、最近のデータでは レコグニションは従業員の幸福度を向上させる .
そこから、データをエクスポートするのと同じくらい簡単に、数クリックで詳細なレポートを全員に提供することができます。
4.問題を早急に特定
/参照 https://clickup.com/ja/blog/138926/undefined/ リスクの特定 /%href/
あなたの
/を保持します。 https://clickup.com/ja/blog/45706/undefined/ プロジェクト予算 /%href/
潜在的なリスクを早期に発見することができれば、プロジェクトの予算とタスクは予定通りに進む。プロジェクト管理のステータスレポートには、プロジェクトチームと議論できるように、課題や障害に関するセクションを含めるべきです。
/プロジェクトチームと話し合うことができる。 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/01/Copy-of-gantt-dependencies-1.gif ガントチャートビューで2つのタスクのリレーションシップを描く /%img/
ClickUpでガントチャートビューにタスクとマイルストーンタスクのリレーションシップを表示する
これにより、ミッションコントロールに集まり、早急にリスクのあるタスクの解決策を考えるチャンスが得られます。⚒️
予期せぬサイドクエストに対処するために奔走する代わりに、問題を予測することで、チームの集中力と生産性を維持できます。規制の厳しい業界であれば、リスク管理にも役立ち、法務部門も喜ぶでしょう。
5.より良い決断を下す
プロジェクト管理には直感が必要な場合もあるが、10回中9回は、データで意思決定を正当化する必要がある。定期的なステータスレポートは、データ主導の意思決定をサポートするのに十分なプロジェクト情報を提供します。
プロジェクトのステータスレポートには、軌道修正の時期なのか、すべて問題ないのかを示す重要なメトリクスが含まれています。次のようなメトリクスでプロジェクトの成功を定量化します：
- 予定通りの完了
- 私の仕事
- 費やした時間
- 完了した割合
- クライアント満足度
- エラー率
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/08/image2-4-1400x933.png ClickUpダッシュボード /%img/
ClickUpでカスタムダッシュボードを作成し、すべての仕事のハイレベルな概要を把握しましょう。
理想的なのは、過去のレポート作成期間のデータを見て傾向を把握することです。例：特定のタイプのプロジェクト（または特定のクライアント）で予算オーバーが頻繁に発生する場合、次のプロジェクトでは入札額を増やすか、コスト削減の機会を見つける必要があるかもしれません。
6.コミュニケーションの改善
上司、クライアント、チームメンバーのいずれとチャットする場合でも、プロジェクトステータスレポートは透明性の高いコミュニケーションをサポートします。すべてのプロジェクトの詳細をきれいな色で消化しやすいようにフォーマットするだけでなく、チームがより頻繁にコミュニケーションをとるように促します。🌻
ClickUpのスレッドコメントを使って、タスク内でチームと直接コミュニケーションしたり、他のタスクを共有したり、ファイルをアップロードしたりできます！
上司がプロジェクトの状況をより明確に把握したい場合、プロジェクト管理ステータスレポートがすべてを白黒はっきりさせ、誤解のリスクを減らします。
プロジェクトステータスレポートに含めるべき内容
最初のプロジェクトステータスレポートを作成するとき、レポート自体に何を含めるべきか悩むかもしれません。重要な情報を見落としたくはないが、20ページの小説で皆を圧倒したくもない。
情報の共有と簡潔にまとめることのバランスを取るようにしましょう。プロジェクト管理のステータスレポートには、以下の鍵が含まれていることを確認しましょう。🔑
詳細だが簡潔な要約
エグゼクティブサマリーは、レポートのハイライトとともにハイレベルな情報を提供する必要があります。これは、ステータスミーティングの60秒前にCEOが見る「tl;dr」プロジェクト要約なので、電話では書かないこと。
要約が最初に来るとはいえ、要約を書くためにはレポートの残りの部分の情報が必要です。そのため、要約は常に最後に書くべきである。
チームは詳細を知りたければレポート全体を読むので、要約は6文以内で簡潔にまとめましょう。まずは
/参考文献 https://clickup.com/ja/blog/52072/undefined/。 文書化されたガイド /%href/
を使うことで ClickUp エグゼクティブプロジェクトステータステンプレート .
要約テンプレート
プロジェクトの視覚的進捗状況
進捗状況セクションには、現在のステータスと完了したマイルストーンが詳細に記載されており
/参照 https://clickup.com/ja/blog/46421/undefined/ 成果物 /を表示します。
.人の記憶は短いので、これまでの成果をリマインダーとして皆に思い出させることは、チームの素晴らしい仕事を称えることになる。✨
チームの成果を自慢するセクションです。きれいなガントチャートや、成果物を視覚化したグラフィックを使って、チームの功績をアピールしましょう。 プロジェクト目標 やカレンダービュー、ガントチャートビューを使えば、複雑な時間枠を誰もが短時間で簡単に消化できる。
プロジェクト予算に対する洞察
プロジェクト終了後
/参照 https://clickup.com/ja/blog/126267/undefined/ ミーティング期限 /%href/
予算管理はプロジェクトマネージャーとしての最大の責任です。クライアントであろうと、上層部であろうと、プロジェクトステータスレポートはプロジェクトの財務状況を分析する必要があります。
ここでも、できるだけ視覚化するようにしてください。例えば、パーセンテージに基づいて予算を組んでいる場合は、プロジェクト予算のうちどれだけを使ったかを円グラフでメモする。レポートのこのセクションを使って、今後予算がどのように使われるかを予測することもできます。
よくある課題と障害
今、何が邪魔をしていますか？この機会に発言してください。
問題を背景で静かに煮え立たせるのではなく、呼びかけましょう。例えば、クライアントがプロジェクトに必要な正しい情報をくれなかったなら、ここにメモしておこう。あるいは、チームが前進するための適切なツールにアクセスできないなら、それを指摘してください。📣
チーム全員が集まってプロジェクトのステータスレポートを見直すので、障害やプロジェクトリスクを一緒に見るチャンスです。
次のステップをきちんと伝える
プロジェクトが100％完了しない限り、次のステップを明確にする必要があります。プロジェクトステータスレポートのこのセクションでは、まだ完了する必要のあるタスクやマイルストーンを明確にしましょう。
しかし、ただタスクをリストアップするだけではいけません。次のステップを特定のチームメンバーに割り当てることで、期日とともに説明責任を持たせる。こうすることで、前へ進む道筋が明確になり、アカウントも明確になる。
すべての
/参照 https://clickup.com/ja/blog/53362/undefined/ プロジェクトKPI /%href/
とメトリクス
最後に、すべてのプロジェクトステータスレポートには、メトリクスだけのセクションを含めるべきです。これらのメトリクスをレポート全体に織り込むのは無料ですが、それでも、プロジェクトのパフォーマンスを全体像としてまとめて見たいという人もいるでしょう。
メトリクスを1つのセクションにリストアップすることで、長期的なモニタリングが可能になります。プロジェクト期間中の平均値や、過去のレポートとの比較から、軌道に乗っているかどうかを確認しましょう。
プロジェクトはそれぞれ異なりますが、以下のようなメトリクスを追跡するとよいでしょう：
- コストパフォーマンス
- 記録された時間
- 粗利率
- 顧客満足度
- 生産性
- 期日完了成功率
退屈な数字の壁のように見えない方が良い。きれいなグラフィックが入ったプロジェクトレポートテンプレートを使って、メトリクスをポップにしましょう。
ワンクリックでプロジェクトステータスレポート作成
プロジェクト管理の成功は芸術です。上司にはすべてが順調に進んでいるように見えるかもしれませんが、プロジェクトステータスレポートを見れば、あなたとチームがどれだけ仕事に打ち込んだかがわかります。🎨
チームを同じページにまとめ、利害関係者を安心させ、より構造化されたプロジェクトを作り上げる
/︓チームを同じ見解に保ち、利害関係者を安心させ、より構造的な https://clickup.com/ja/blog/10304/undefined/ プロジェクトプラン /%href/
プロジェクトステータスレポートテンプレート付き。
テンプレートは良いスタートだが、それでもデータが必要だ。 ClickUpダッシュボード !