プロジェクト管理は複雑な取り組みであり、スキルや複雑なプロジェクトへの理解が必要とされる。 成果物 そしてピープルマネジメントである。プロジェクト管理を荒波の中を進む船に例えるなら、プロジェクトマネージャーは船長である。
プロジェクト・マネジャーは、リソースを管理し、期限をミーティングしながら、クライアントの期待に応える必要がある。プロジェクトマネージャーは、プロジェクトの進路をチャートで示し、危機を予測して管理し、複雑な状況に対処し、プロジェクトを継続させるためにチームに指示を与え、やる気を起こさせる。
要するに、プロジェクトマネージャーの一日はスリリングな冒険に他ならない。プロジェクト管理者のやること、典型的な一日、そして彼らが日々直面する課題について、詳細はこちら。
また、プロジェクト管理者のための実践的なヒントやコツ、あなたの遠征が軌道に乗り、オブジェクトを達成するための便利なツールのリストも共有します！
プロジェクト管理者とは？
プロジェクトマネージャーとは、プロジェクトのプランニング、実行、管理、そして閉じたプロジェクトを担当するプロフェッショナルです。そのため、プロジェクトマネージャーは、プロジェクトのライフサイクルを通して、特に、プロジェクトがその範囲、予算、タイムラインから外れないようにするために、重要な役割を果たします。
プロジェクトマネージャーの役割と責任＊＊＊＊。
プロジェクトマネージャーの役割と責任は、プロジェクトの性質、業界、組織構造、その他の変数によって異なります。とはいえ、プロジェクトマネージャーの主な役割は以下の通りである：
プロジェクトのプランニング。
包括的な プロジェクトプラン を概説したもの。 プロポーザル タスク、サブタスク、タイムライン、リソースを作成する。主要な利害関係者と相談して詳細を確定し、スコープ、オブジェクト、予算、成果物からなる包括的なプロジェクトプランに文書化する。
チームリーダー。
プロジェクトを担当するプロジェクトチームを編成する。チームリーダーを任命し、仕事と責任を任せる。さらに、プロジェクトレベルの幅広い懸念に対処し、ビジネス目標達成に向けてチームのモチベーションを維持する。
コミュニケーション
チームメンバー、プロジェクトスポンサー、その他の利害関係者間のシームレスで効果的なコミュニケーションを確保する。プロジェクトのステータス、進捗状況、マイルストーン、挫折などを定期的に共有する。
リスク管理
潜在的なリスクや問題を特定し、その解決策を策定する。 リスク軽減戦略 変更を予測し、それが混乱を引き起こさないように、円滑な変更管理プランを実施する。
予算管理
詳細な プロジェクト予算 割り当てられた予算にリソースを合わせ、支出超過や無駄遣いを防ぐために支出を監視する。
品質保証を行う。
の品質を標準化するためのパフォーマンスメトリクスの特定やガイドラインの策定を行う。 プロジェクトの成果物 プロジェクトの成果物が確立され合意されたパラメーターを遵守していることを確認するため、日常的かつ定期的な品質評価チェックを実施する。
タイムライン管理を行う。
プロジェクトおよびタスクレベルでプロジェクトスケジュールを作成する。 クリティカルパス 回避可能な遅延を排除する。このスケジュールをメンテナーし、すべてのタスクが時間通りに完了するように活動を指揮する。
柔軟なカレンダービューでプロジェクトを管理、整理し、タスクをスケジュールすることで、チームの同期を保つことができます。
ステークホルダー・エンゲージメント
社内外の主要な利害関係者を特定し、関与する。満足度を高めるために、利害関係者の懸念に対処し、合理的な要求を尊重する。
問題解決
プロジェクトライフサイクル中に発生する可能性のある問題を解決する。革新的で問題解決マインドを持ち、プロジェクトの価値を高めることができる戦略を特定する。
テストと評価
プロジェクトが所定の基準や仕様に適合しているかどうかを検証するためにテストを行い、ギャップがあればミーティングを閉じた。
文書化
プロジェクトの各フェーズを文書化する。 プロジェクト開発 開始から終了までのプロセス。そのようなファイルや文書を共有する、 チェックリスト プロジェクト終了時には、主要なハイライトと学びについて詳細なケーススタディを作成する。
プロジェクトの終了と引渡し
プロジェクトを円滑に終了させる。これには、プロジェクトを所有者に引き渡す際の引継ぎや知識の移転も含まれる。
プロジェクト管理者の一日
プロジェクトマネージャーの役割と責任は組織によって異なるため、日々の活動もプロジェクトマネージャーによって大きく異なります。
例えば、リモートワークで働くプロジェクトマネージャーの1日は、オフィスで働くマネージャーの1日とは大きく異なります。
同様に、ソフトウェア開発部門のITプロジェクトマネジャーは、以下のような異なる業務に従事することになる。 プロジェクト管理の原則 製造業で働く人よりも。プロジェクト管理者の一日一日は同じではない。
プロジェクト管理者の1日は、プランニングの段階と品質保証の段階では大きく異なる。前者ではチームビルディング、戦略的意思決定、調整が行われ、後者ではプロジェクトの成果物の綿密な性能テストや評価が行われるかもしれない。
このような背景から、プロジェクトマネージャーの典型的な一日の概要を紹介しよう：
朝のルーティン
朝は主に、メールのキャッチアップや他の人のアップデートに向けられる。
プロジェクトマネージャーの1日の最初の部分は、主にその日の活動のアジェンダ設定、タスクや活動の整理、チームへのブリーフィング、プロジェクト関連の連絡事項の確認を中心に展開される。
そのため、朝の日課は以下のようなものになります：
1.仕事時間外に受け取ったメッセージや電子メールをすべてチェックする。返信を送ったり、その日のアジェンダに追加したり、チームマネージャーや上級管理職に転送したり、優先順位をつけたりする。アクションアイテム 影響度と緊急度に応じて、行動項目の優先順位を決める。 2.前日のスケジュール、ペンデンシー、エスカレーションをレビューする。このようなインプットを使って、その日のアジェンダを準備したり、再調整したりする。チームメンバー用のデイリーロードマップには、活動の時系列リスト、予想される成果物やマイルストーンなどが含まれている。 3.チームのチェックイン、同期ミーティング、日々の進捗報告ミーティングを実施し、進捗状況、ハードル、現実的に実現可能な目標などを把握する。また、チームの結束力にギャップがある場合は、チームビルディングのための活動を行うこともある。 4.その日またはその週の戦略を準備し、チームリーダーやメンバーの賛同を得る。関係者にこれらすべての情報を伝え、一日の始まりと同時に全員が同じページを見られるようにする。
この時間帯は、プランニング、整理整頓、コミュニケーションに専念する。しかし、朝は最も活力があり集中できる時間帯であるため、このセッションで深い仕事をすることを検討する。
真昼の雑用
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プロジェクト管理者の朝は通常、プランニング、整理整頓、コミュニケーションを含む。
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午後のルーチンは、自律機能と消火活動を中心に展開する。
一日が正午に移り変わると、慌ただしかった活動も徐々に落ち着いてくる。すべてが午後の小休止に入るというわけではない。この停滞期は、プロジェクト管理者の役割が、すべての活動を監視したり指揮したりする管理的なものへと移行する時期と重なるだけだ。
ここで何が起こるか：
1.タスクの実行を管理し、必要に応じて指導や指示を与え、チーム活動に参加する。 2.タスクがその日のロードマップ通りに進捗していることを確認し、ステータスレビューを行い、あらゆる介入を行う。リソースの割り当て チームをサポートする。 3.チームメンバー、チームリーダー、プロジェクトスポンサー、プロジェクト所有者、ベンダー、その他の利害関係者とのミーティングに出席し、関係するチームや個人に鍵決定やフィードバックを伝える。 4.タスクのステータス、進捗状況、優先度の変化などに応じて、タスクリスト、目標、マイルストーンを調整し、バーンダウンチャートなどのドキュメントを更新する、プロジェクトポートフォリオ変更や進展に応じて、バーンダウンチャート、プロジェクトポートフォリオ /%href/ 、ガントチャートなどのドキュメントを更新する。
その間、昼食をとり、充電のための休憩をとることも忘れずに。この時間を使って、心身の健康を強化しよう。
夜の日課
夜は反省とレビューのために予約されている。
夜の日課は、一日の活動を締めくくるようなものだ。長所、短所、機会、保留、未実現の可能性などについて静かに熟考し、反省するときである。
このフェーズでは、主に以下のことを行う：
1.プロジェクトのステータスを上級管理職や外部のステークホルダーにレポート作成する。また、フィードバックの収集、最新情報の伝達、決定事項の確認など、基本的にはすべてのアウトリーチ活動を行う。 2.進行中の進捗をレビューし、設定されたオブジェクトに対する達成度を比較し、経験した課題と展開された解決策をメモする。 3.その日の不足をメモし、翌日に持ち越す。タスクの概要をまとめ、ギャップを埋めるための解決策を練り、優先度を割り当てる。 4.必要であれば、終了時の文書やレポートを作成し、参加者と共有する。 5.翌日のプランを作成し、チームと共有する。
徐々に仕事から離れ、ワークライフバランスを保つ。仕事の電子メールやその他のコミュニケーションチャネルからサインアウトし、個人的な活動や仕事上の能力開発に集中する。
プロジェクト管理者の一日にまつわる重要な活動を網羅するよう努めたが、このスケジュールはあくまで目安であり、設定ではないことにやること。前述したように、スケジュールはプロジェクトのステータス、業界の要件、個人の好みに左右されます。優れたプロジェクトマネジャーになるために、柔軟性を保ちましょう。
プロジェクト管理者としての一般的な課題
プロジェクト管理者はダイナミックでスリリングなポジションですが、それなりのチャレンジも伴います。ここでは、効果的なプロジェクト管理の妨げとなる一般的な課題の概要を紹介する：
スコープクリープ
スコープクリープとは、プロジェクトのスコープが無制限に、無秩序に、無許可で拡大することである。スコープクリープは、プロジェクト要件の突然の変更、予算のリミット、またはタイムラインの調整から生じることがあります。いずれにせよ、スコープクリープへの対処はプロジェクト管理者にとって最も困難な課題の一つであり、しかし、どのような状況であれ避けられない課題の一つでもある。
/参照 https://www.pmi.org/-/media/pmi/documents/public/pdf/learning/thought-leadership/pulse/pmi_pulse_2021.PDF 33-37％のプロジェクトがスコープクリープを経験する /%href/
リソースの制約
時間、予算、チームメンバー(人材)などのリソースが不足していたり、リソースにリミットがある場合、希望するスケジュール通りにプロジェクトの要求を満たす上で、深刻なハンディキャップをもたらす可能性がある。
クライアントの期待を管理する。
リソースの制約と同時に、プロジェクト管理者はクライアントの期待とのバランスを取らなければならない。合理的な変更要求には柔軟に対応しなければならないが、スコープクリープに発展しないよう、柔軟になりすぎないようにしなければならない。
時間管理
プロジェクト管理者は、影響力のある人材管理者と熟練した時間管理者の2つの役割を果たさなければならない。しかし、期限に照らし合わせて人的資源を管理し プロジェクトスケジュール 依存関係や予期せぬ問題が発生した場合は特にそうである。
不断のコミュニケーション
もうお分かりかもしれないが、プロジェクト管理はハイタッチな仕事である。社内外の利害関係者との絶え間ないコミュニケーションが必要で、ほとんど常にオン状態でなければならない。コミュニケーションに途切れが生じると、大惨事につながりかねません。
燃え尽き症候群
継続的な プロセス改善手法 を維持し、コミュニケーションを維持し、規制や法的コンプライアンスを確保し、コラボレーションを維持し、方向性を貸すことは、誰にとっても、たとえ最高のプロジェクト管理者であっても、バーンアウトを経験する原因となる。
著者の欠如。
プロジェクトマネージャーはすべての指揮を執る立場にあるが、チームメンバーは狭いビューのせいで、本当の意味で彼らを著者として見ていないかもしれない。このような抵抗があると、チームメンバーに対する支配力、影響力、リーダーシップを発揮することが難しくなります。
ツールとテクノロジー
適切な プロジェクト管理ソフトウェア を導入し、組織全体にプロモーションすることは難しい。1つには、市場にはいくつかの選択肢があり、1つにコミットするのは大変なことである。同時に、導入後には、学習曲線中のダウンタイムはもちろんのこと、プラットフォームに関する大規模なトレーニングやオンボーディングが必要になる。
ボーナス プロジェクト管理者の職務経歴書例
プロジェクト管理者として一日を生き抜くためのいくつかのヒント
スマートなプランニングが毎日を生産的にする。
プロジェクト管理者として生き残り、成功するには、効果的なプランニング、意図的なコミュニケーション、ダイナミックな敏捷性が必要です。ルーチンワークとは別に マネージャーのためのプロジェクト管理のヒント 組織的なプロジェクト管理のための日々のヒントをいくつかまとめた：
- 1日の始まりは、明確なプランと優先度を決めてから。やることが明確であればあるほど、本当に重要なこと、即座に注意を払う必要があることに集中できるため、1日の生産性が高まる。
- 優先度の変化や新しい情報に基づく変更に対応できるよう、1日のバッファーを十分に確保する。
- 特に深い仕事をするときは、タイムブロックのようなテクニックを実践し、決められた時間枠を守ることで生産性を最大化する。
- 自分のタスク管理スキル プロジェクトのライフサイクルを通じて、チームメンバーや利害関係者を積極的に巻き込むために、クリアでオープンな双方向のコミュニケーションを行う。
- 2分ルールなどのハックに従って、先延ばしを避け、潜在的な問題やエスカレーションに発展する前に、問題に早めに対処する。
- チームメンバーのスキル、才能、キャパシティ、作業負荷に応じて、タスクと責任をデリゲート済み。タスクの所有権を持つ権限と権限を与える。
- プロジェクト管理のさまざまなフェーズに対応したテンプレートを活用する。プロジェクトキックオフのテンプレート から変更管理テンプレートまで、このような課題を効果的に管理する。
- 一日の中で時々休憩を取る。デスクから離れ、マインドフルネスや瞑想、軽い運動などをして、充電する。
- セルフケアを優先してストレスに対処する。十分な睡眠をとり、食事を抜かず、健康的な境界線を保つことで、プライベートと仕事のバランスをとる。
- どんなに小さなことでも、マイルストーンを祝うことをためらわない。チームの努力や成果を認めることで、士気を保ち、メンバーが自分の貢献をイメージしやすくなる。
- チームや利害関係者から1日の終わりにフィードバックをもらうことで、目標と行動の整合性を強化する。また、継続的な学習と改良のマインドセットを育成する。
プロジェクト管理者が日々のタスクに使用するツールとテクニック
プロジェクト管理者は、その職責の多様性から、幅広いタスクをこなすために一連のツールを採用することがある。これらのツールやプラットフォームには以下が含まれる。
タスクトラッカー
プロジェクト開発のロードマップを作成し、タスクリストを作成し、タスクを割り当て、進捗を記録する。効果的な時間管理と効率的なリソース配分のために、タスクに費やされた時間のログをメンテナーする。
カレンダーの管理
1時間ごとの日課、週、月、年のスケジュールをプランニング。締め切りを全体像で把握し、管理に役立てる。
コミュニケーションツール
社内外の利害関係者と関わること。このようなコミュニケーションは同期的、非同期的に行われなければならない。
コラボレーションおよびドキュメント共有プラットフォーム。
できればクラウドベースのドキュメント共有プラットフォームは、チームメンバー間のシームレスなコラボレーションとファイル共有を促進する。
プロジェクトのダッシュボード。
プロジェクト全体とその基礎となるメトリクスをワンストップでビューできるようにする。このようなダッシュボードは、データをカンバンボードやガントチャートとして視覚的に表示し、リアルタイムで更新する必要がある。
変更管理ツール
すべての変更要求を追跡し、そのような要求のレビューと承認のプロセスを形式化する。
アンケートとフィードバック
チームメンバーやその他の主要な利害関係者からのフィードバックを収集する。
優れたプロジェクトマネージャーは、プロジェクト管理を効率化するために、このようなツールを使い分ける。しかし、卓越したプロジェクトマネージャーは、このようなバラバラのシステムを捨て、上記のすべてを網羅したプロジェクト管理ソフトウェアを選ぶでしょう。
ここで紹介するのは
/参照 https://clickup.com/teams/project-management プロジェクト管理のためのClickUp /を紹介します。
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チャット
チームや関係者とリアルタイムでコミュニケーション
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ホワイトボード
チームとのブレーンストーミング、アイデアの出し合い、共同分析、戦略的な意思決定のために
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組織化され、構造化された日々のスケジュールに従って行動することで、ほとんどの結果を得ることができる。成功するプロジェクトマネージャーの一日は、すべての電子メールやメッセージをキャッチアップし、毎日のタスクと成果物のプランを立て、チームとキャッチアップすることから始まるはずだ。
そして、チームが自律的に仕事を進められるようにし、あなたが必要なときにいつでも参加できるようにする。サポートやアシストが必要なときは、バックグラウンドでアクセスできるようにしておきながら、主要な活動すべてを指揮する。
一日の結果、進行中、発見したことは、その日の終わりに文書化する。必要なときに必要なだけ、協力し、コミュニケーションをとり、コントロールする。
当然ながら、適切なツールセットなしには何もできない。非効率で高価なツールやテクノロジーのビュッフェを選ぶのではなく、すべてを統合することを検討しよう。
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