マネージャーのための 9 項目のプロジェクト管理チェックリスト

ClickUp では、プロセスと生産性を重視しています。

プロジェクトマネージャーとして、これらはあなたの目標でもあることを私たちはよく理解しています。

プロジェクト計画を立てる際に、プロセスの各段階ごとにこのチェックリストをご利用いただけます。プロジェクトチームでご利用いただくほか、組織内の他の PM と共有することもできます。

このようなチェックリストを ClickUp に追加することもできます（詳細は後ほどご説明します）。

プロジェクトマネージャーの責任には、プロジェクトプランの作成プランを立てることも含まれます。

まず、完璧なプロジェクト管理チェックリストに欠かせない要素をご紹介します。

プロジェクト管理チェックリスト

1. ビジョン、目標、および目的を設定する

プロジェクト管理の基本の1 つは、プロジェクトの目標を設定することです。

目標と目的を明確にした上で、次の 2 つの重要な質問に答えてみてください。

これらの質問は、プロジェクトの成果物を定義し、解決したい問題に対してそれらがどのように役立つかを判断するのに役立ちます。

プロジェクトマネージャーとして達成可能な目標を設定する

達成可能な目標の設定は、経営陣のプロセスに欠かせない要素です。多くのチームは、SMART 目標を採用しています。

ClickUp を使用すると、プロジェクトマネージャーは「目標」を使用してチーム全体の目標を設定し、その目標をタスクとして設定して、チームに完了させるよう指示することができます。

そこから、ビジョンステートメントを確立し、チームに必要な努力を決定して、関係者と従業員がプロジェクトを完了するために協力できるようにすることもできます。目標は、プロジェクトで何ができるかを全員が理解するのにも役立ちます。次のようなポイントを含めてください。

プロジェクト管理チェックリストを導入することで、マイルストーンの達成やプロジェクト目標の達成を支援することができます。

ClickUp の目標*の詳細はこちらをご覧ください。

ボーナス：ウェブサイトプロジェクト管理

2. ステークホルダー や他のプロジェクトマネージャーとミーティングを行う

これらは、プロジェクトの進捗と最終結果に個人的に関与している人々です。彼らはプロジェクト計画の方法に期待を抱いており、その期待に応えるのがプロジェクトマネージャーであるあなたの仕事です。ここでも、プロジェクト管理チェックリストが役立ちます。

プロジェクトの利害関係者には、次のような人が含まれます。

プロジェクト管理用語の詳細はこちらをご覧ください！

3. プロジェクトチームに必要な仕様や要件 を収集する

プロジェクト管理チェックリストの次のステップは、プロジェクトの仕様と要件を収集することです。これは、作業しているプロジェクトの種類によって異なります。

一般的に、仕様や要件には、結果重視の基準をいくつか含める必要があります。

4. プロジェクトプランを作成する

調査を終え、要件を理解し、仕事プランを立てる準備が整いました。

直感的には、すぐにタイムラインを作成し、タスクのスケジュールを立てたくなるかもしれません。

ただし、プロジェクトスケジュールを作成する前に、具体的にどのようなステップを行う必要があるかを検討する必要があります。

コードの記述から部品の注文、看板の作成に至るまで、プロジェクトの内容によって必要な作業内容は異なります。プロジェクト管理のチェックリストは、2 つとして同じものはありません。このステップは、あなたとプロジェクトの成功にとって非常に重要です。

リスク管理、および発生する困難な問題や変更要求への対応方法も忘れないようにしてください。また、プロジェクト管理プランでプロジェクトの範囲を定義して、計画が狂わないようにすることも重要です。予期せぬ事態は常に発生しますが、プロジェクトのコミュニケーションと実行にコミットし、ClickUp のプロジェクト管理ツールを使用すれば、あなたとプロジェクトチームは成功への道筋を立てることができます。

プロジェクト計画における依存関係の考慮事項

このチェックリストのアイテムでは、依存関係（他のタスクを開始する前に完了しなければならないタスク）も考慮してください。タスクを順番に並べ、タスクの依存関係を設定してマイルストーンを管理し、時間を節約しましょう。

ClickUp では、プロジェクト用のフォルダを作成し、さまざまな部分のリストを開始します。使用しているコード言語に応じて、さまざまなリストを作成することもできます。フロントエンド用とバックエンド用など、複数のリストを作成することもできます。デザインやコピーライティングの仕事も同様です。どのようなタスクのグループでも、リストを使用することでまとめて管理することができます。

次に、完了する必要のある各アイテムに対して個別のタスクを作成します。期日は設定しないでください。ただし、関連する詳細情報やファイルは追加することができます。ClickUp には、特定のポイントを強調したり、コードをコピーしたり、セクションをイタリック体で引用したりできるリッチテキストエディターが用意されています。

5. プロジェクト予算を作成する

プロジェクトプランが完成したら、次は予算という重要な作業に取り掛かりましょう。

これは、プロジェクトに必要なすべての費用について、時間ベースで見積もったものです。

うまくいけば、関係者が何らかの番号を教えてくれたでしょう。

ただし、一つアドバイス：見ないでください。

プロジェクトを自分の能力を最大限に発揮して、範囲内で完了するために何が必要かを考え、その番号を記入してください。

そうすれば、何を削減し、何を維持すべきかがわかります。大まかな見積もりから始めて、より具体的な繰り返し作業に進んでください。

直接費と間接費

各予算には直接費と間接費が含まれます。

直接費用には、人件費、ハードウェア、プロジェクト管理ソフトウェア、および調査関連費用（出張費やフォーカスグループ費用など）が含まれます。

間接費用は（プロジェクトによっては）考慮する必要がない場合もあります。これらは、オフィススペースの賃貸や事務用品の購入など、プロジェクト以外の分野にも影響する費用です。これらは他のプロジェクトにも使用でき、他のプロジェクトにも利益をもたらす可能性があります。

ClickUp のカスタムフィールド機能を使用すると、予算やその他の数値情報を管理するための独自のタスク列を作成することができます。

すべてのコストを決定し、レポートで予算フィールドを計算して、その合計、平均、範囲を算出することもできます。これは、コストを管理し、プロジェクトの全体的な効率を把握するための最適な方法です。これにより、プロジェクトのリソースプランを作成することができます。

6. リソースの割り当て

誰が、どのような仕事をするのか？

この部分では、特定のチームメンバーに仕事やタスクを割り当て始めます。各人のスキルセット、これまでの経験、会社での役割や責任について考えてみてください。

多くの場合、特定のチームメンバーがプロジェクトに取り組むことは当然のこととみなされます。また、これらの要素がより重要になる、専門チームを編成する場合もあります。

リソースと設備の割り当て

人員に加えて、スケジュールや設備についても検討する必要があるかもしれません。部品を追加注文する必要はありますか？現在の在庫はどのくらいあり、仕事を完了するのに十分ですか？追加で必要なソフトウェアはありますか？

これらの考慮事項は、リソースの割り当ての一部です。スケジュールを、手持ちの人員数に合わせて調整するのはあなたの責任です。

プロジェクトをスケジュール通りに完了するには、追加の人員を採用したり、他のベンダーと契約したりする必要があるかもしれません。

7. スケジュールを作成する

実行すべきタスクと、そのタスクを実行するために必要なリソースを決定したら、プロジェクトのスケジュールとタイムラインを作成できます。

これには、各タスクにかかる時間を見積もり、それをプロットして、合理的なプロジェクト完了予定日を算出することが含まれます。

特定の貢献者に時間を見積もってもらったり、いくつかの見積もりが出揃ったらプロジェクトスケジュールを見直したりすることもできます。

ClickUp では、時間とスケジュールについて多くのオプションが用意されています。

8. コミュニケーションプランを設定

このプランでは、チェックインや更新のためのプロジェクトのマイルストーンを作成します。これは、アジャイルプロジェクト管理のような毎日のスタンドアップ、毎週のミーティング、プロジェクトのキックオフミーティングなどを通じて行うことができます。

また、関係者は複数のプロジェクトを同時に進行している可能性が高いので、関係者、プロジェクトスポンサー、その他の関係者に情報を明確に伝達する方法についても考えておきましょう。

ボーナス：ミーティングに最適なプロジェクトキックオフテンプレートトップ 10をご覧ください

コミュニケーションプランの一部には、プロジェクトの各段階をどのように文書化するかが含まれます。

ClickUp では、ファイルの添付、Google Drive/Dropbox への接続、さらにはスプレッドシートやその他のドキュメントを ClickUp 内に直接埋め込むこともできます。ClickUp は、ドキュメント管理のためのあらゆるツールを置き換えるアプリとなり、他のツールによる摩擦を排除します。

ClickUp の会話機能によるコミュニケーション

ClickUp の会話機能は、コミュニケーション能力を向上させます。フォルダやリストに会話を追加し、同僚やプロジェクトチームのメンバーをメンションします。そのメンバーには通知が通知セクションにポップアップ表示され、そこで直接返信することができます。会話機能は、簡単な質問に最適です。

また、進捗報告として正式なプレゼンテーションも検討することをおすすめします。

プロジェクトを適切にプランニングするために、これらのプロジェクトプランニングテンプレートを起点として活用し、プロジェクトチェックリストに着手する前に、コミュニケーションプランとリスク登録簿を必ず用意してください。

覚えておいてください：プロジェクトの成功は、すべての関係者がしっかりと賛同し、作業分解構造（WBS）、主要業績評価指標 （KPI）、およびプロジェクトのタイムラインを理解したプロジェクトビジョンから始まります。

効果的なプロジェクト チームコミュニケーションおよび作業分解構造ツールについて詳しくご覧ください。

9. 進捗状況を監視

順調に進んでいますか？

納期は守れましたか？

これらは、プロジェクトを開始する際に重要な質問です。必要な成果物について考え、それをプロジェクトのスケジュールに適用してください。また、これまで管理したプロジェクトで得た教訓も考慮し、チームに必要なプロジェクト情報がすべて入手できることを確認してください。事前に詳細情報を提供すればするほど、より良い結果につながります。

ClickUp では、プロジェクトの進捗状況を監視するいくつかの方法があります。

ClickUp のガントチャートでは、どのプロジェクトが順調に進んでいるか、遅れているプロジェクト、および最も重要なアイテムを示すクリティカルパスを一覧で確認できます。

ClickUp のレポートでは 、誰がどの作業に取り組んでいるか、完了したタスクの数なども確認できます。

ClickUp の「目標」を使用して、プロジェクトの進捗状況を監視することもできます。目標を設定し、フォルダ、リスト、またはタスクをターゲットとして追加します。進捗状況を確認することができます。

進捗状況を監視するのに役立つもう 1 つの機能は、ポートフォリオです。この機能を使用すると、選択したリストを 1 つのまとまった場所にリンクして、チームで進行中の作業の概要を把握することができます。ポートフォリオのビューはカスタマイズでき、他のユーザーと共有することもできるので、プロジェクトのスケジュールが進むにつれて、全員が同じページで作業を進めることができます。

ボーナス：プロジェクト管理の例

結論

プロジェクト管理チェックリストの 9 つの重要なステップを確認しました。さらに、役立つ PM ツールの機能もご用意しています。

はい、ClickUp が期日から進捗やプロジェクトパフォーマンスのレポート作成まで、どのように役立つかをご紹介しましたが、このプロセスにはもう 1 つ重要な要素があります。

ClickUp では、 このプロセスの各部分を含むタスクチェックリスト を作成することができます。プロジェクトを開始するたびに、各ステップの実行に役立つ保存済みのチェックリストを利用することができます。

これは、プロジェクトを開始するためのプロジェクトプランです。

以下は私が作成したものです：

さらに簡単に利用するために、チェックリストのテンプレートを プロジェクト管理テンプレートとして保存し、次のプロジェクトで使用する準備ができたときに再読み込みすることができます。

ClickUp は、PM のプロジェクト計画をよりシンプルかつ生産的にします。

すべての仕事を 1 か所にまとめ、ClickUp で 1 週間に 1 日の時間を節約しましょう！