想像してみてほしい。 クライアントミーティング クライアントのプロジェクトが、あなたが考えていたようなものではなかったことに気づく。
アゴが外れたか？
社内で悲鳴を上げていませんか？😱
そこから立ち直るのは大変です...特に、細部へのこだわりで知られる代理店ならなおさらです！
プロジェクトのキックオフミーティングを行えば、このような恥ずかしい（そしてキャリアを脅かしかねない）状況を避けることができます。この最初のミーティングは、プロジェクトの早い段階ですべてのステークホルダーが同じページに集まる機会です。
このガイドでキックオフミーティングの基本を学び、クライアントプロジェクトを成功に導きましょう。プロジェクト・キックオフ・ミーティングとは何か、どのようにミーティングを実施すればよいのか、また、ミーティングを始めるために利用できるリソースをご紹介します。
準備はいいですか？このミーティングガイド（ダジャレです）を始めましょう！。
プロジェクトキックオフミーティングとは？
プロジェクト・キックオフ・ミーティングとは、新しいプロジェクトが始まるたびに行われるクライアントとのミーティングである。その中で プロジェクト管理フェーズにおいて キックオフは、プランニング・フェーズの後に行われ、実行フェーズの開始を告げる。
このミーティングの目標は、プロジェクトの重要な詳細について、すべてのエージェンシーチームメンバーとクライアントの足並みを揃えることである。主な内容は以下の通り：
- /参照 https://clickup.com/ja/blog/10304/undefined/ プロジェクトプラン /%href/ :プロジェクトについて、何をどのように実行すべきかを説明したもの。
- プロジェクト目標 :クライアントが成功するために、プロジェクトが達成すること。
- 成果物 .
ラッキーなことに、プロジェクトのキックオフミーティングのアジェンダをバターのようにスムーズに進めるためのステップリストをご用意しました！
ステップ1：利害関係者を集める前に行程を整えよう
プロジェクトのキックオフを成功させるには、準備が鍵です。
招待状を送る前に、以下の4つのステップで理想的なキックオフミーティングの準備をしましょう：
- 招待リストの作成：代理店、クライアント、その他ミーティングに出席すべき鍵になる関係者を決める。電子メールがまだの場合はアドレスを取得し、必要なドキュメントにアクセスできるようにする。
- 必要な情報を集める：クライアントや他のステークホルダーと協力し、プロジェクトの目的、プロジェクトスコープ、期待される成果物、管理プランなど、既知の詳細をすべてプロジェクト憲章.そうすれば、ミーティング中にタブを切り替える必要がなくなる。
- メモ係を決める：を記録する担当者を決めておくことをお忘れなく。ミーティングメモ を削除するのに役立つ。ミーティングの議事録.さらにメモをタスクに変える!
- を作成する キックオフミーティングのアジェンダ を使うと、より効率的に仕事ができる。
を使えば、プロフェッショナルなミーティングのアジェンダを簡単に作成できます。
/で簡単にプロフェッショナルな会議アジェンダを作成できます。 https://clickup.com/features/docs クリックUpのドキュメント /を使えば、プロフェッショナルな会議アジェンダを簡単に作成できます。
これらの機能を使用します：
- テンプレート: 私たちの専門家のいずれかを使用することにより、時間を節約するプロジェクトキックオフテンプレート を使用してミーティングのアジェンダを作成してください。
- 豊富なテキスト編集オプション：テキストをフォーマットすることで、アジェンダを明確にし、ミスコミュニケーションを減らすことができます。フォントサイズの調整（小、標準、大）、見出しの追加、さまざまなフォント色の使用、重要な詳細の強調表示などが可能です！
- 入れ子ページ：複数のページ（プロジェクト憲章など）を親ドキュメントにネストして、すべてを一箇所にまとめることができます。
- 埋め込みビュー：他のプラットフォームから、YouTube ビデオや Google スプレッドシートなどのインタラクティブなリンクをドキュメントに埋め込むことができます。
準備ができたら、アジェンダを直接共有したり、電子メールに添付したりできます。
/参照 https://clickup.com/features/email-project-management を使って電子メールに添付することもできます。 メールClickApp /を使用します。
をクリックして出席者に送信してください。
ステップ2：自己紹介を始める
必要な準備はすべてやったことでしょう。さあ、いよいよミーティングを始めましょう！
まず、クライアント（とスポンサーがいればその人たち）に一味を紹介し、彼らが担当する仕事の概要を簡単に説明します。クライアントは、チームの他のメンバーにも自己紹介し、プロジェクトにおける自分の利害関係を説明する機会を得ます。
早い段階でミーティングの不安を和らげ、参加者全員が心地よく過ごせるよう、アイスブレーカー的な質問を入れることも検討しましょう。この楽しい質問は、チームがクライアントと信頼関係を築くのにも役立ちます。
ステップ3：プロジェクトの理由を説明する。
明確な目的地のない旅は、災難のもとです。だからこそ次のステップは、クライアントがなぜこのプロジェクトに時間とリソースを投資するのかを明確にすることだ。
クライアントにプロジェクトの目標を共有してもらいましょう。
/参照 https://clickup.com/ja/blog/9436/undefined/。 プロジェクトスコープ /プロジェクトスコープの核となる要素です。
.何を達成するのか、どのように自分たちのためになるのかを明確に共有する必要がある。
ClickUp目標で完了したターゲットの進捗で目標達成率を監視する
ステップ4：期待される成果物について話す
ここまでで、参加者全員がプロジェクトがどのようなもので、どのような目標の達成に役立つのかを理解しました。次のステップは、クライアントが成功するために、あなたのエージェンシーが何を作成し、クライアントに提供するかを明確に定義することです。
すべての成果物は、プロジェクトの目的と結びついていなければなりません。この接続ができない場合、そのタスクはプロジェクトの範囲外である可能性が高く、考慮すべきではありません。
成果物を説明するときはクリアされ、各タスクについてクライアントの明確な承認を得ましょう。上記の電子メールマーケティングの例に戻ると、次のような成果物が考えられます：
- 電子メールの順序と頻度を含むキャンペーンの完了した内訳
- 以下のようなものが考えられます。プロモーションコンテンツ 電子メールで共有される宣伝内容
- キャンペーンパフォーマンスレポート
成果物を記述することで、代理店は以下を避けることができます。 過剰サービス クライアントに過剰なサービスを提供し、新たな利益を得ることはない。また、チームが成功するためにやることが明確になります。
覚えておいてください：後で管理するよりも、今期待を設定する方が良いのです！/%ref/ 顧客に利益を追加する必要はありません。
ステップ5：チームメンバーに役割を割り当てる
参加者全員がプロジェクトについてよく理解しています。次は、誰が何をやる必要があるかを確認する番です。
つまり、プロジェクトチームのメンバーに役割と鍵を割り当てるのです。
この時点で、代理店の何人かが、あるいは全員が、すでに自分の責任を知っているかもしれない。しかし、プロジェクトのキックオフミーティングでそれらを強調することで、クライアント、スポンサー、あなたのチームなど、すべての人が、誰が何に責任を持つのかを理解し、そのクエリに答える資格のある人たちに指示を出すことができます。
ステップ6：プロジェクトのタイムラインとマイルストーンを決める。
ここまで、プロジェクトのwhy（目的／目標）、what（成果物）、who（役割）について説明しました。また、when_（いつ）-別名 プロジェクトのタイムライン .
をどのようにマップするプランを共有する。 プロジェクトの成果物 明確な期限を定めたタイムラインで、クライアントの承認を得ること。
このパートは、納期に関するクライアントの非現実的な要求を突き返すチャンスです。社内のプロセスを説明し、納期に関する業界のベンチマークを参考にして、クライアントを教育しましょう。
重要事項の概要を説明する。 プロジェクトのマイルストーン も作成する。そうすることで、参加者全員が、実行フェーズでプロジェクトの進捗をどのように測るかを理解することができます。
マイルストーンといえば、次のように設定して追跡することができる。 ClickUpのガントチャート .やることが見やすいチャートです：
- プロジェクトタイムラインの作成
- タスクをスケジュールする
- プロジェクトのクリティカルパス* 管理する依存関係 他にもたくさんある！
ClickUpでガントチャートビューのタスクとマイルストーンタスクのリレーションシップを表示する
タイムラインビューはプロジェクトのタイムラインを視覚化するもう一つのオプションです。これは ガントチャート と同じで、線形フォーマットである。
ドラッグ＆ドロップ機能を使って、タイムラインを素早く構築し、並べ替えることができます。私たちの ガントチャートとタイムラインの比較 を比較して、両者の違いを確認してください。
ClickUpのカレンダービューにタスクをドラッグ＆ドロップする。
さらに、タスクに期日を設定することで、担当者がいつ仕事を完了すべきかを常に把握することができます。タイムライン上の重要なイベントについては、次のように設定できます。 リマインダー .
他の人にデリゲート済みで、重要なアクションアイテムを忘れないようにすることもできます。
ステップ7：クライアントとのコミュニケーション・レポート作成プランに合意する。
クライアントは、あなたの代理店がプロジェクトの進捗や成果についてどのように最新情報を提供するのかを知りたがっています。このことを今、または将来的に明確にすることが重要です。 クライアントのオンボーディング・プロセス .これには以下のような質問に答える必要がある：
- 進捗状況をどのような頻度でクライアントに伝えるのか？毎週やることなのか、月に2回なのか、毎月1回なのか。
- コミュニケーションはどこで行われるのか？クライアントは、あなたの代理店が利用するプラットフォームに参加する意思があるか？
- 代理店を代表する窓口は誰になりますか？クライアントはどうするのか？
チームとクライアントにとって最適なプランに合意しましょう。クリックアップでは カレンダービュー を使用して定期ミーティングをスケジュールできます。リモートチームは、私たちの Zoomの統合 タスク内からミーティングに参加するのに便利。
以下をチェックしてください。 *クライアント・オンボーディング・ツール* !
いつも同期ミーティングをする時間がない？大丈夫です！
/IMG https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2020/09/doc-public-sharing.gif ClickUpドキュメントをパブリックまたはプライベートリンクで共有しましょう。 /%img/
共有する デザイン概要 ClickUp Docsのシンプルなリンクを通じて、公開またはプライベートに。
と 公開共有 カレンダー、ガントチャート、ビューを含むすべてのビューを共有できます。 リスト をシンプルなリンクか埋め込みコードで読み取り専用としてリストアップします。しかし、アクセスレベルを変更することで、いつでも編集できるようにすることができます。
こうすれば、たとえミーティングを開くことができなくても、 プロジェクトの更新 はまだ誰にでも可視性である。
ステップ8：Q&Aを始めよう
質問の余地を残しておきましょう。
プロジェクトのキックオフミーティングで話し合われたことを、参加者全員がすべて明確にするチャンスです。特にクライアントをはじめ、全員が重要視するように促しましょう。
質問に答えたら、「これでクリアされましたか？誰も二の足を踏んでミーティングを終えてしまわないようにするのだ！
ステップ9：アクションアイテムを作成し、チームメンバーに割り当てる。
時間を割いてくれたことに感謝し、ミーティングを終える前に、実行フェーズの最初のタスクを全員にリマインダーする。ミーティングが終了したら、 デリゲート済みアクションアイテム をプロジェクト管理ソフトでチームメンバーに委譲して、仕事を進めましょう。
ClickUpを使えば、以下のことが簡単にできます。 タスクを割り当てる を使うことで、一人の担当者や複数の担当者にタスクを割り当てることができます。チームで仕事をする必要がありますか？問題ありません。チーム全体にタスクを割り当てるだけです。 チーム クリックUp.
とはいえ、すべてのアクション・アイテムを追跡することは、関係者全員にとって負担になりかねません。幸いなことに ビューはクリックUpの は本当に役に立つ。
アクティブなタスクやプロジェクトだけでなく、ワークフロー全体を可視化することができます。
あなたのニーズに合ったビューから選択してください：
- コアタスクビュー：コアタスクビュー: タスクの概要を素早く表示します。
- アドバンスビュー：高度なビュー：タイムラインや進捗など、より深く全体像が見渡せます。
- ページビュー：ページビュー: テキストをアクティブタスクに変換できるドキュメント上でのリアルタイムコラボレーション
さあ、あとは仕事に取り掛かり、素晴らしいプロジェクトを完成させるだけです。
頑張ってください！
プロジェクト・キックオフ・ミーティングのテンプレート5選
プロジェクトのキックオフミーティングをプランニングして実施するのは大変そうですが、そんな必要はありません。無料のプロジェクトキックオフミーティングテンプレートを使って、プロのように（でも労力は半分で）やること！
1.ClickUp プロジェクトキックオフミーティングテンプレート
この詳細なClickUpドキュメントテンプレートですべてを追跡し、最初の電話からクライアントに好印象を与えましょう。
キックオフは、クライアントと初めてミーティングをする際、どのようにコミュニケーションをとり、どのように仕事を進めていくかを話し合う前に欠かせないものです。そのため、最初の電話ですべてを記録しておくことが重要です。契約の提案であれ、次のステップの提示であれ、仕事に役立つ情報がたくさんあります。
契約書
/参照 https://clickup.com/templates/agencyclient-discovery-doc-kkmvq-6127764 ClickUpディスカバリー・ドキュメント・テンプレート /%href/
は、新規クライアントや潜在的なクライアントとのミーティングを開始するために必要なすべてを記録し、追跡するのに役立ちます。このドキュメントをカスタマイズして、あなたのエージェンシーの最も重要なプロセス、質問、クライアントに提供する鍵となるセールスポイントを記録しておけば、クライアントからROI、コスト、成功率について質問されたときに迷うことはありません。
社内のプロジェクト・キックオフ・ミーティングや、専任のプロジェクト管理者が使用するドキュメントとしても最適です。
テンプレートをダウンロード
ClickUpでキックオフ
キックオフミーティングの後、プロジェクトが順風満帆に進む保証はありません。しかし、プランがあれば、プロジェクトのキックオフミーティングを成功させる可能性が高まります。
そして ClickUpのようなミーティングツールで を使えば、そのプロセスは朝飯前だ。
それだけではありません。
タスク管理、ワークフロー管理、リソース管理、時間管理、文書管理など、ClickUpがプロジェクト全体のためにできることを想像してみてください。まさに最適なプロジェクト管理です。 マーケティングエージェンシーのためのツール !
プロジェクト・キックオフ・ミーティングをホーム・ランに。 今すぐClickUpを無料ダウンロード !