完璧な世界では、すべてのプロジェクトがスケジュール通りに、プラン通りに始まり、とどまり、終わる。チームメンバー全員がタスクと成果物を予定より早く完了する。
予算はプロジェクト全体を通して変わらない。利害関係者はあなたの仕事の質に完了する。
私たちは確かに夢を見ることができますが、現実には完璧なプロジェクトなどありません。適切なプランニングは、チームが一般的な失敗を避けるのに役立ちます。 プロジェクト管理 締め切りに間に合わなかったり、予期せぬ追加仕事の依頼があったりといった挫折。
仕事を始める前にプロジェクト・スコープを明確にすることで、このようなハードルを最小限に抑えることができます。クリアされた設定とアカウントにより、あなたとクライアントはプロジェクトを開始するための強固な基盤を持ち、スコープクリープを防ぐことができます。
このガイドでは、強力なプロジェクト・スコープ・ステートメントを作成する方法を説明し、開始するための最良のリソースをいくつか提供します！私たちの プロジェクト管理テンプレート とオールインワン 生産性ツール を使えば、プロジェクトのスコープを管理し、実行する方法をさらに強化することができる。
準備はいいですか？
プロジェクト・スコープとは何か？
プロジェクトスコープとは、プロジェクトを成功させるために必要なすべてを文書化したものです。プロジェクトスコープとは、プロジェクトを成功させるために必要な すべてのこと を文書化したものです。 仕事の範囲 プロジェクトに何が含まれ、何が含まれないかを説明する。
これらの仕様はすべてプロジェクト・スコープ・ステートメントに記録され、保存される。そして、簡単に言うと、スコープ・ステートメントは、プロジェクトを評価し プロジェクトの概要を説明するものである。 なぜなら、鍵になる利害関係者が知っておくべき重要な情報がすべて集約されているからである。
プロジェクトスコープ文書には、一般的に以下の内容が含まれる：
- プロジェクト目標 : プロジェクト・オブジェクトの概要。
- プロジェクトの利害関係者
- 割り当てられたリソース チームメンバー、予算、技術など。
- プロジェクトの制約: 時間、人、コストのリミット。
- タイムライン プロジェクトの各部分を完了しなければならない期間。
- 成果物 : 完了したプロジェクトの具体的な結果。
- Exclusions: あなたのプロジェクトに含まれないもの、別名スコープ外の仕事。
プロジェクトスコープを定義するメリット
プロジェクトスコープが明確に定義されていないと、チームは簡単に迷子になってしまいます。プロジェクトスコープはチームをプロジェクトの失敗から守り、最終目標に向かって前進し続けます。
ここでは、仕事を始める前にプロジェクト範囲を定義することがチームにとって有益である主な理由を説明します：
- を避けることができます。スコープクリープ何が含まれ、何が含まれないかを正確に明確にすることで、仕事がリミット以上に拡大するのを防ぐ。プロジェクトの境界を明確にし、チームの過剰な拡張や燃え尽きを防ぐ。
- 変更のガイドラインを確立する。プロジェクト要件 は、アカウント責任を生み出し、プロジェクトを動かし続けます。また、期限、マイルストーン、成果物によって、目標に対するチームの進捗を測定する方法も確立します。
- 期待値の管理：チーム、クライアント、ステークホルダーを同じページにまとめ、誰もが責任、期待される結果、重要な期日を把握できるようにします。
- リスクの低減：予算の超過支出やスケジュールの遅れのような潜在的なリスク要因に耳を傾け、監視する。プロジェクトの失敗を容易に予測し、回避するためには、認識が不可欠です。
プロジェクト・スコープ・ステートメントの書き方 7つのステップ
プロジェクトスコープに少しでもズレがあると、プロジェクトが軌道から外れてしまう可能性があります。そのため、プロジェクトスコープ文書には、プロジェクトに関するステークホルダーが知っておくべきパラメーターをすべて網羅する必要があるのです。
ここでは、包括的でクリアされたプロジェクト・スコープ・ステートメントを7つの簡単なステップで書く方法を紹介します：
1.ステークホルダーを特定する
全員からスコープを承認してもらうことで、全員を同じページにまとめましょう。 プロジェクト利害関係者 -プロジェクトの進め方について発言権を持つすべての人。これは、スコープ・ステートメントが現実的で達成可能であることを確認するための最良のプロジェクト管理プロセスです。
ClickUpのホワイトボード機能を使って、プロジェクトの最も重要なステークホルダーをこのシンプルなテンプレートで特定しましょう。
ステークホルダーマップを作成し、プロジェクトに関わるすべての重要人物をリストアップして、プロジェクトの成功に向けた競争を手助けしてくれる人たちのアイデアを得ましょう。幸運にも ClickUpのステークホルダーマップテンプレート で ステークホルダー・マッピング とプランニングを簡単にまとめることができる！ ステークホルダーマップテンプレートのダウンロード プロジェクトに影響を与える意思決定を行う、以下を含むすべての利害関係者を特定する：
- 内部ステークホルダー：チームメンバー、プロジェクトマネージャー、経営幹部。
- 社外のステークホルダー外部ステークホルダー：クライアント、その顧客またはユーザー、ベンダー、投資家
プロジェクトスコープを定義する段階から、これらの利害関係者に参加してもらい、全員がプロジェクトに何を期待し、どのように成功に貢献できるかを明確にする。彼らの意見を聞き、アイデアを出し合い、必要に応じて目標を練り直す。
2.クライアントの本質的なプロジェクト目標をクリアさせる。
プロジェクトという言葉は "P "で始まるかもしれないが、すべてのプロジェクトは実は "Why "から始まる。😏
プロジェクトを明確にする オブジェクト は、プロジェクトスコープを定義する最初のステップであるべきである。
クライアントがこのプロジェクトを進めている理由を理解すれば、あなたとあなたのチームは、クライアントがあなたの仕事を評価するときに何を重視するかを知ることができます。これらのオブジェクトに基づいて成果物を調整すれば、クライアントが満足する可能性は高いでしょう。
明確なタイムライン、測定可能なターゲット、自動進捗追跡で目標達成の軌道を維持しましょう
プロジェクト目標は、戦略アドバイザーとしての役割も形づくります。具体的な成果物だけでなく、クライアントが目標を達成するためのヒントを提供することで、クライアントの心をつかむことができます。
目標を明確にするために、以下の質問を自分に投げかけてみてください：
- どのような成果を達成したいのか？
- どのように /どのようにするのか？ https://clickup.com/blog/?p=3961 プロジェクトは成功するのか？ /どのように はどのように測定されるのか。
- 具体的な /あるのか？ https://clickup.com/ja/blog/8956/undefined/ メトリクスまたはKPI /はありますか？ を追跡する必要がありますか？
具体的な目標を設定したら、それをもとにチームがスコープ内で質の高い仕事を作れるようにしましょう。クライアント、特に新しいクライアントやこだわりの強いクライアントは、あなたにタスクを投げようとしたり、プロジェクトの大きなオブジェクトに関係ない提案をしたりするかもしれません。また、クライアントがフィードバックを期限内に受け取るのを遅らせるかもしれない。
問題が発生したら（そしておそらくそれ以前にも）、クライアントに北極星のオブジェクトをリマインダーしよう。納品物やタスクが、決められた期日までに完了していれば、それが目標に向かってどのように機能しているかを示すことは、常に素晴らしいアイデアです！
また、必要であれば、クライアントのノーススターに沿わない土壇場での提案に対して、提案された変更がクライアントのノーススターをどのように変えるかを具体的に示すことで、クライアントの背中を押しましょう。 プロジェクトタイムライン .
。
依存関係の再スケジュールにより、ClickUpのガントチャートビューで期日変更のタスクへの影響を可視化する。
プロジェクトの小さな変更、大きな変更の影響を具体的にクライアントに示すことで、ワークフローにやることを偏りなくビューすることができます。クライアントの中にはうるさい人もいます。
クリアされた要求がプロジェクトに与える影響と、プロジェクトをスコープ内に収め、軌道に乗せるための最善の方法を明確に示すことで、ランダムな要求や土壇場の要求に応じる必要がなくなります。
プロジェクト目標を書くときは、次のことを意識してください。 SMART目標 のフレームワークを念頭に置く。目標を明確にする：
- S具体的
- M達成可能
- A達成可能
- R関連性
- T期限付き
これにより、プロジェクトの範囲を現実的なものにすると同時に、プロジェクトの成功を評価するための基準を設定することができる。
3.バーンアウトを最小限に抑え、利益を高めるためのリソース配分
利用可能なリソースを知るまでは、チームの仕事を決めることはできない。そして、クリエイティブモードでマインクラフトをプレイしていない限り、無限にリソースがあるわけではない。
どの企業も、チームのサイズ、予算、技術にリミットがある。
プロジェクトスコープには、プロジェクトが成功するために十分なチームメンバー、すべての必要な技術、適切な予算を確保するためのリソース配分が含まれます。リソースの割り振りは、チームがどのようにプロジェクトを進めるかを正確にプランニングするために不可欠です。 プロジェクトを完了する。 .
ClickUpのワークロードビューを使って、遅れている人は誰ですか?
プロジェクトマネージャーやチームリーダーにとって、ワークロードビューの使用は不可欠です。 作業負荷管理 チームメンバーが特定のクライアントに多くの時間を費やすことがないように、ツールを使う。また 作業負荷ビュー ある従業員の仕事が他の従業員より多かったり少なかったりすることを防ぐことができる。
ボーナス *リソースプランテンプレート* リソースには、いくつかの異なるものがあります。最も一般的に定義されているリソースには、以下のようなものがあります：
- チームメンバー: チームの総人数、各メンバーの割り当てられた責任、各タスクに必要な週あたりの時間数。
- 技術： このプロジェクトを完了するために必要な機器、ソフトウェア、ツールは何ですか？
- プロジェクト予算：クライアントまたは内部プロジェクトの予算、制限、または利用可能なプール
私の仕事では、自分が持っているものを使って仕事をしなければなりません！利用可能なリソースを把握することで、そのガイドラインの範囲内で仕事をすることが容易になります。
以下をチェックしてください。 *チーム憲章テンプレート* !
4.クライアントが必要とする成果物を正確に特定する
どのようなリソースが自由に使えるかがわかったところで、プロジェクトがクライアントに何を提供するのかを決定します。プロジェクト・スコープ・ドキュメントは、以下を明確にする必要があります。 プロジェクトの成果物 あなたの代理店やクライアントが、何が作成されるかを正確に知ることができるように。
ステータスの時間を使用してボトルネックを特定し、ClickUpで関連する通知を自動的に受け取ります。
例えば、ソーシャルメディアマーケティングチームが作成する投稿のスケジューリングを担当しないように指定することができます。そうすることで、投稿のスケジューリングに費やす時間を削減することができます。 ソーシャルメディア管理 ソーシャルメディア・マネジメントを行うことで、チームはそれぞれの専門分野である戦略とコンテンツ作成に集中することができる。
何に注力しないかを知ることで、最も重要なことに集中することができる！つまり、クライアントのプロジェクト目標達成に役立つ成果物に優先順位をつけることができるのです。
このような境界線があれば、あなたとチームメンバーはクライアントが要求することを何でもやる必要はありません。特定のクライアントにどのように時間とエネルギーを割くかを、エージェンシーとして決めることができるのです。無理をして過労（そして燃え尽き）のリスクを冒すのではなく、より効果的にリソースを配分しましょう。
プロジェクトマネージャーやチームメンバーにしっかりとした境界線を設定することで、成功への道筋をつけることができる！社員が幸せになり、クライアントも幸せになる。 プロジェクトの失敗 !
6.徹底的で常に最新のプロジェクトタイムラインを作成する
プロジェクトの成果物が "what"なら、タイムラインは "when"です。プロジェクトスコープには、プロジェクトに関わるイベントやタスクの時系列的な内訳を記載しましょう。
これにより マイルストーン 目標に向かって進捗するために、チームが具体的な期限までに達成すべき目標。プロジェクト・スコープ・ステートメントには、細かいタスクの1日ごとのスケジュールを書く必要はありません。しかし、以下のような内容は含めるべきです：
- プロジェクトの開始日と終了日
- プロジェクトに関わる主なタスクのリスト
- タスクの期日
- 各タスクを完了するのに必要な時間
- タスクの依存関係 上記のマイルストーンをブロックする可能性があるもの
ガントチャートビューのサイドバーに担当者や期日などのアイテムを表示する
プロジェクトタイムラインは、チームがプロジェクトの全体像と、その構成要素が互いにどのように影響し合っているかを視覚化するのに役立ちます。チームを軌道に乗せ、ボトルネックを可視化します。
7.管理可能で現実的なスコープ管理プロセスの設定
よく言われることだが、「ネズミと人の最善計画はしばしば失敗する」。あなたの優れた プロジェクトプラン プロジェクトは途中で軌道修正されます。
どんなに優れたプロジェクトスコープ管理チームであっても、予算削減などの要因によって変更されることがあります、 従業員の離職 や追加要件が発生する可能性があります。プロジェクトのスコープ・ステートメントは、スコープ外の仕事を防ぐべきですが、スコープの変更が避けられないこともあります。
一度に複数のプロジェクトを変更する必要がある場合、ClickUpのマルチタスク管理機能を使用します。
プロジェクトスコープ管理プランの設定方法は以下の通りです。 スコープクリープを抑制する
- 設定リミット：特定のものを変更する回数を設定する。
- チームメンバーの割り当て：変更を調整する窓口を設定する。
- プロセスを確立するプロセス を確立する：変更要求が、関係するすべての利害関係者の承認を得ることを確実にする。
- 時間とリソースを予算化する：複数回の変更に備える
最後に、全員にレビューの機会を与えた後、スコープ・ステートメントに利害関係者全員の署名をもらう。全員がコピーを持っていることを確認してください。 プロジェクト開始後 .
さらに、次のようなプロジェクト管理手法を採用することもできる。 アジャイル または スクラム どちらも、突然のスコープ変更に対応できるように構築されている！
Related: プロジェクト企画書の書き方
プロジェクト・スコープ・ステートメントの実例
あなたはマーケティング会社のマネージャー、ジェーンです。 コンテンツマーケティングキャンペーン あなたのクライアントが発売しようとしている新しいシリアル、Sugar-O'sのための。 甘い！
あなたの最初の注文は、プロジェクトの範囲を定義することです。プロジェクトスコープの例は次のようになります：
プロジェクト目標
Sugar-O'sの価値を強調するコンテンツマーケティング記事を作成することで、Sugar-O'sのブランド認知度を高める。
プロジェクト関係者
チーム全体のスコープを明確にすることで プロジェクト・プランニング・プロセス .プロジェクトの要件を利害関係者に確実に伝え、全員をこのようにリストアップしてみる：
| ジェーン｜プロジェクト管理者｜プロジェクトのスコープを軌道に乗せる。
| スーザン｜サクセスマネージャー｜プロジェクトの要件についてクライアントとコミュニケーションをとる。
| メアリー｜コンテンツ・マーケティング・マネージャー｜ブログのリサーチと執筆
| ジェリ｜マーケティング担当副社長｜プロジェクトのスコープを承認し、フィードバックを提供する。
| レイ｜SEOスペシャリスト｜価値の高いキーワードを見つけ、概要を書き、フィードバックを提供する。
割り当てられたリソース
- CMM1名、週30時間の仕事、4週間
- CSM1名、週5時間の仕事、4週間
- PM1名、週2時間の仕事、4週間
- エディター1名、週5時間×4週間
- コピーエディター1名、週5時間×4週間
- 予算：1万ドル
納品物
- SEOに最適化されたコンテンツマーケティング記事4本（各1,500～3,000ワード）。
制約事項
- クライアントからのフィードバックは納品後1週間以内にお願いします。
- レビュアーがオフィスにいない場合、クライアントの休日スケジュール
タイムライン
- プロジェクト開始日10月1日
- スーザンが10月1日にキックオフコールを手配
- レイが10月14日までにSEOの概要をエージェンシーに提出
- メアリーが10月21日までに最初の記事を納品
- 10月28日までに最初の記事に対するクライアントのフィードバック
- 11月1日までに最終修正版を納品
- メアリーが10月28日までに2本目の記事を納品
- 11月4日までに2本目の記事に対するクライアントからのフィードバック
- 11月7日までに最終修正
- メアリーは11月4日までに第3回目の記事を納品
- 11月11日までに第3回目の記事に対するクライアントからのフィードバック
- 11月14日までに最終修正
- メアリー、11月11日までに第4回記事を納品
- 11月18日までに第4回目の記事に対するクライアントからのフィードバック
- 11月21日までに最終修正
- 11月30日までにすべての記事を掲載
除外事項
- グラフィックデザインなし
- 記事の修正は1回まで
関連:* プロジェクト管理トライアングル
プロジェクトスコープの追加テンプレート
プロジェクトスコープ文書を書くのは簡単ではありませんが、ゼロから始める必要はありません。無料の プロジェクトスコープテンプレート を使えば、早急にプロジェクトのプランニングを固めることができます。
ClickUp 仕事範囲テンプレート
成果物、期日、マイルストーンなどを文書化するClickUpの仕事範囲テンプレートをお試しください。
プロジェクトスコープのドキュメントを素早く作成する必要がありますか？ ClickUpの仕事範囲テンプレート は、鍵になる要素を概説するスペースを提供することで、やることを支援します：
- プロジェクト概要とオブジェクト
- タスクリスト
- プロジェクトのマイルストーン
- プロジェクトミーティング
- プロジェクトステータスレポート
- プロジェクト承認
このテンプレートを使えば、プロジェクトを達成可能な小さなタスクに分解することができます。この文書では、プロジェクトの成果物に対するアカウンタビリティを確立するタイムラインを構築することで、期待値を設定します。
また、関係者がプロジェクトスコープにサインオフするスペースも含まれており、ドキュメントに概説された仕事が確認され、承認されたことを誰もが知ることができます。 仕事範囲テンプレートダウンロード
ClickUp プロジェクトスコープ ホワイトボードテンプレート
キックオフから納品まで、プロジェクト成功への明確な道筋を視覚的に構築。
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詳細な情報が必要な要素を視覚化しながら、知るべき詳細を簡単に定義できます。ビジネスオブジェクトを作成し、成果物を定義し、プロジェクトの除外事項や仮定を記録します。
付箋を追加して情報を書き留め、列間やホワイトボードのあちこちに好きなようにドラッグして貼り付けましょう。 ClickUpのプロジェクトスコープホワイトボードテンプレート は以下の列に情報を並べ替えます：
- プロジェクトが何であるか、その主な目的についての情報。
- プロジェクトが重要である理由の説明
- プロジェクトにどのようなタスクを含めるべきか、または含めるべきでないかの スコープ。
- 目標を定義するビジネス目標。
- 成果物、つまりどのようなアウトプットを生み出すか
- 除外事項、プロジェクト範囲外の仕事
- 前提条件、すなわちプロジェクトに必要なリソースのリスト
これらの列は自分で作成する！新しいものを追加したり、既存のものを削除したり、ニーズに合わせて変更することができます！このテンプレートは、ワークフローに合わせて完全にカスタマイズ可能です。 プロジェクトスコープホワイトボードテンプレートのダウンロード
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プロジェクト・スコープ・ステートメントを作成することは、プロジェクト管理の最初のステップに過ぎません。青写真を手に入れたら、実際に作り、達成し、納品しなければなりません。
成功するチームには、そのプロセスを支援する適切なツールが必要です。 プロジェクト管理ソフトウェア 実際、ClickUpより優れている、 ClickUp は世界の をリードするプロジェクト管理ツールである。 !夢のプロジェクトを実行するために必要な機能をすべて備えています！その方法とは
- プロジェクトを達成可能なアクションアイテムを含むプロジェクト憲章プロジェクトスコープ、要件など
- Boxビューとパルスで全員の仕事内容を把握し、リソースを管理。
- チャットで関係者とコミュニケーションをとり、コメントを割り当てる。
- /href/ https://clickup.com/ja/blog/67180/undefined/ 仕事に優先順位をつける /優先順位 優先度と依存関係を使って、タスクが常に正しい順序で完了するようにします。
- ダッシュボードでプロジェクト全体を俯瞰する。
ClickUpは、プロジェクトスコープから最終成果物まで、プロジェクトのライフサイクル全体をカバーします。 クリックアップをお試しください。 今日から無料です。