誰もが経験したことがあるだろう。リミットぎりぎりになって、バーブが最後に頼んだ次のステップを思い出せなくなったとき......。 バーチャルミーティング .
この感覚は、プレゼンテーションの途中や、「何が起こったんだ」という感じでサインオフした直後など、いつも最悪のタイミングで、まるでレンガのようにあなたを襲う。幸いなことに、パニックになる必要はない：ミーティング議事録をチェックするのだ。
ミーティングは職場の重要な要素であり、全体の約15％を占める。 を占める。 .ほぼ丸一日の仕事だ！
信頼できる ミーティング議事録を追跡するソフトウエア またはステータスの更新。正しく完了することで、過去の議論を知る窓となり、アイデアを再検討したり、問題解決を促進したりするのに役立ちます。
この情報はまた、上層部が大きな変更について最新情報を得るための迅速な方法でもある。また、メンバーが招待に間に合わなかった場合は、議事録を参照し、適切な担当者に質問やコメントをすることができます。
しかし、私たちが個人的に気に入っているミーティング議事録の活用法は、チームの表彰だ。クライアントからプロジェクトでのパフォーマンスを褒められたら、それを議事録に残すのだ！健全なチームの士気を喜ばない人はいないでしょう。👏
最終的な議事録は、ミスや誤字脱字がないか校正し、ミーティングを欠席したメンバーや、ミーティング内容を知っておくと得をするメンバーも含めて、チームメンバー全員に送ります。こうすることで、全員がタイムリーに重要な情報にアクセスできるようになり、PTOによる仕事中のFOMOを防ぐことができます。💞
ミーティング議事録の書き方
ミーティング議事録は、チームのニーズ、業界、製品によって異なりますが、どの議事録にもいくつかの鍵になる情報を含める必要があります：
- ミーティングのタイトルと件名
- 日時
- 出席者の記録（名前、タイトル、組織）
- Aミーティングのアジェンダ/ケイデンス* 各議題項目の要約
- 主な決定事項とアクションアイテム
- 次回のミーティングの日付
一部のセクションは他のセクションより長くなります。タイトル、日付、時間は1行以内に収め、アジェンダ要約は数段落にする。出席者と アクションアイテム は簡潔な箇条書きリストにすること。
各セクションは ミーティングのアジェンダ .こうすることで、読者はイベントの注文を理解しやすくなり、特定の場所を探しやすくなります！ミーティングの議事録は、ミーティングのスパークメモのようなものだと考えてください！
アジェンダにプランされていないトピックが追加された場合は、新しいセクションを作成するか、別のセクションを「オープンディスカッション」や「その他のアイテム」として指定し、当初予定されていなかった問題が発生したことを示すことができます。
このような情報をすべて把握することは、メモを包括的かつ徹底したものにするために非常に重要です。そのため、必ずミーティング議事録テンプレートから始め、見落としがないようにしましょう。🤓
ミーティング議事録テンプレートとは？
ミーティング議事録テンプレートとは、有意義な議事録を作成するために必要なすべてをまとめた、フォーマット済みの文書です。適切なテンプレートを使用すれば、出席者、ミーティングの開始と終了、要点などの重要な情報を追加できます。
さらに、ミーティング議事録テンプレートはさまざまな仕事と連動します。 文書連携ソフトウェア を使えば、編集やカスタ マイズ、今後のミーティングでの再利用が可能です。
/イメージ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/09/rich-formatting-and-slash-commands-in-clickup-docs.gif ClickUp ドキュメントのリッチフォーマットとスラッシュコマンド /%img/
クリックUpドキュメントでは、リッチフォーマットと スラッシュコマンド を使うと、より効率的に仕事ができる。
優れたミーティング議事録テンプレートとは?
効果的なミーティング議事録テンプレートは、ミーティングのイベントを十分に文書化するために必要なすべてのツールを提供します。このテンプレートを使えば、ミーティングの詳細を誰もが理解できる見やすいフォーマットにまとめることができます。
しかし、一から独自のテンプレートを作り始めたり、検索で出てきた最初のテンプレートに投資したりする前に、効率的なミーティング議事録テンプレートで探すべき重要な機能がいくつかあります：
- 編集、コメント、編集のためのコラボレーション機能 /参照 https://clickup.com/ja/blog/64978/undefined/ 仕事のデリゲート済み /チーム内で チーム間の共同作業
- 柔軟な共有オプションと許可オプションで、適切な人が議事録にアクセスできるようにします。
- 直感的で豊富なスタイリングオプションにより、ミーティング議事録を適切にフォーマットできます。
- 他のファイル、メディア、リンク、画像をドキュメントに埋め込む機能
最適なミーティング議事録テンプレートは、以下の機能と互換性があるか、または以下の機能に組み込まれています。 文書編集 ツールを使うことができます。これにより、テンプレートを他の 仕事ミーティングツール あるいは、バーチャルミーティングプラットフォームでもよい！この場合、ミーティング議事録のテンプレートがあなたの技術スタックと整合していることを確認することは、もう一つの大きな資産です。
ClickUpで重複することなく、チームと一緒にドキュメントを簡単にフォーマットし、共同編集できます。
これらの要素により、すべてのミーティングが有意義なものとなり、全員が必要な情報を得ることができます。他のミーティング資料や記録と組み合わせることで、ミーティング議事録テンプレートは、あらゆるミーティングの生産性を最大化する貴重な資産となります。
10ミーティング議事録テンプレート＆例
次のブレーンストーミングセッションまでに必要なテンプレートを見つけるために、お気に入りのドキュメントエディター用のミーティング議事録テンプレートトップ10のリストをご利用ください。テンプレートの詳細な説明や機能の詳細、さらにこの記事から各テンプレートに直接アクセスできます！
1.ミーティング議事録テンプレート by ClickUp
WPSテンプレートによるExcel用ミーティング議事録テンプレート
ClickUpは、すべてのミーティング資料を1つの場所に保管し、最適な共有性などの機能を備えた素晴らしいソリューションですが、ミーティング議事録を使いたい場合もあるでしょう。 テンプレート もし、あなたの組織がすでにMicrosoft製品に投資しているのであれば。このミーティング議事録エグゼクティブ追跡リストは、エグゼクティブミーティングの詳細を追跡するための基本的なスプレッドシートテンプレートです。
このXLSフォーマットのミーティング議事録テンプレートは、シンプルなシートレイアウトと複数の列を使用して、すべてのミーティングの詳細を追跡します。タスクの説明、担当者、期日、必要なリソース、エグゼクティブステータスの記録などの情報を含めることができます。
10.Microsoft Word用ミーティング議事録テンプレート
Microsoft 365によるミーティング議事録テンプレート
Microsoft Wordを定期的に使用している場合、Microsoftが会議議事録テンプレートを多数提供しているため、Word用の会議議事録テンプレートが役に立つかもしれません。管理者会議やPTA会議、一般的なチーム会議用の議事録テンプレートなど、あらゆるタイプのミーティング用にカスタマイズ可能な文書テンプレートが多数用意されています。
Wordに適したテンプレートが見つかりませんか？Microsoftでは、ゼロから文書を作成することもできます。
ミーティング議事録のベストプラクティス
ミーティング議事録の書き方は、あなたの書き方やメモを素早く取る能力によって異なります。しかし、すぐに速さを心配する必要はありません。少し時間をかけて経験を積めば、正しい情報を記録するリズムが身につきます。
とはいえ、最高のミーティング議事録を作成するためのリマインダーをいくつかご紹介しましょう：
メモ書きは議事録作成者ではない
メモと議事録は異なるものであり、そのように扱う必要があります！しかし ミーティングメモ ミーティング議事録は、フォーマルなものであってもインフォーマルなものであってもよい。
ミーティングプランナーは、会議のメモを取るファシリテーターを任命し、後で同じ人にそのメモから議事録を作成するよう依頼することがあります。また、ミーティングプランナーがこれらの規約を同義語として使用することもあります！このようなことをやると、議事録の一貫性と質が犠牲になる可能性が高くなります。
メモを取る人に責任を負わせすぎると、包括的なメモが少なくなったり、ミーティング議事録のセクションにギャップが生じたりします。一人に両方の仕事を押しつけると、どちらのタスクも成功させる能力が損なわれる可能性があります。
ですから、議事録作成に責任を持つのであれば、100％の集中力を注いでください。
できるだけ効率的に話をする
重要なポイントにこだわる。
細部にまでこだわるのではなく、重要なアイテムに焦点を当て、読者からの質問に答える。あなたの議事録は、フォローアップするのに適切な人物の方向を読者に示す。
ミーティングで問題が提起された場合は、必ず文書化する：
- 取り組んでいる問題や課題
- 解決策として検討されているアイデア
- 合意された道筋
- いつまでに問題が解決されるのか
余計な情報を盛り込むと読者の邪魔になり、議事録が追いにくくなります。最も重要なポイントだけを盛り込むのがよい。
きれいにする
編集なしで生のミーティング議事録を共有したいとは思わないでしょう。その代わりに、最初のパス を最終原稿を構成する土台として使いましょう。編集の過程で、メモをチームの一貫した議事録構成に沿った首尾一貫した物語に仕上げるのです。
ミーティング中は、情報に集中しましょう。編集の準備ができるまで、メモの構成は気にしないでください！
メモを読み直し、書き直すことで、議論の内容をよりよく思い出し、各トピックについて新鮮な視点を持つことができます。
プロからのアドバイス：昔ながらの紙とペンを使うよりも、デジタルメモ帳で構造化されたメモを取ることをお勧めします！
以下のようなツールがあります。 ClickUpのメモ帳 と Chrome拡張機能 は、素早くメモを取るための直感的なソリューションを提供します。リッチテキスト編集でフォーマットやスタイルを瞬時に追加し、ミーティングの途中でもメモをより完璧なものにします。
リッチテキスト編集を使えば、会議の途中でもクリックアップのメモにフォーマットやスタイルを追加できます。
常に、常に、常に質問をする
何事も運任せにしないこと！メモやコメントが不明確な場合は、可能であればその人に質問して明確にしてもらいましょう。最も重要なのは、出席できなかった人や再確認が必要な人のために、事実を正確に伝えることです。スピードよりも正確さを！
説明責任は行動アイテムから始まる
アクションアイテムは、ミーティング議事録の中で最も短い構成要素のひとつですが、おそらく最も重要です！
これは、ミーティング中に取り上げられた問題を解決するための次のステップを記録するセクションです。だからこそ、すべてのアクションアイテムには、確固とした詳細をいくつか含めるべきなのです：
- 取るべき決定や行動
- タスクを完了する責任者
- 完了すべき時期
このように、ミーティング議事録はアカウンタビリティを促進し、参加者がタスクをより効果的に追跡できるようにします。私たちの提案ミーティング議事録は、以下のことができるダイナミックドキュメントツールで作成しましょう。 コメントの追加と割り当て を追加する。
ClickUp Docsでチームにコメントを付け、アクションアイテムを割り当て、テキストを追跡可能なタスクに変換。
(AP)スタイルは重要です。
要約を完成させるときは、常にAPスタイルブックに従うのがよい。ミーティング議事録は、編集、校正され、エラーのないものでなければなりません。誤字脱字は、読者の注意を目下の問題から引き離し、正直言ってプロフェッショナルとは言えない。
チェックし、ダブルチェックし、誰かにチェックしてもらいましょう。ミスをなくし、読者がコンテンツに集中できるようにしましょう。
事実を正確に伝える
ミーティング議事録の第一の目的は、何が起こったかを伝えることです。
メモや議事録を参照する。 ミーティングの記録 を参照し、正しい情報を共有できるようにしましょう。また、推測するのではなく、同僚に相談しましょう！議事録が信頼できるものであることを確認するために、できることはすべてやること。
正しい議事録テンプレートでミーティングを準備しよう。
テンプレートは時間を大幅に節約してくれますが、他の仕事と並行して編集、アクセス、管理ができるようになれば、その価値はさらに高まります。 無料プロジェクト管理ソフトウェア ClickUpのような無料のプロジェクト管理ソフトは、このような問題を解決するために設計されている。
ClickUpが提供する、成長し続けるプロジェクト管理ソフトウェアからお選びいただけます。 テンプレートライブラリー を使用するか、チーム独自のニーズに合わせて独自に作成してください。🦄
また、ClickUpは以下のサービスと統合しています。 1,000以上の仕事ツールと統合しています。 ? イーブン・ズーム !ミーティング議事録作成がもっと簡単に。😇
そして極めつけは これらの機能は無料です。 .
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