プロジェクト提案書の書き方 (例 & テンプレート)

クライアントとの新しいプロジェクトを開始する際に、まず最初に注力すべきことは、クライアントの信頼を獲得することです。強力なプロジェクト提案書、つまり、クライアントの目標達成のために貴社が何を行うかを明確にした文書で、クライアントを安心させてください。

この提案書は、基本的に「診断」と「治療プラン」です。クライアントの状況を理解していることを示し、クライアントの目標達成のために貴社が作成するプロジェクトの成果物を概要で説明します。

このガイドで、提案するプロジェクトに対するクライアントの信頼を高めましょう。提案書の作成に関するベストプラクティス、プロジェクト提案書の例、提案力を強化するための無料プロジェクト提案書テンプレートが満載です。

プロジェクト提案書とは？

プロジェクト提案書は、あなたの代理店が作成する成果物、および仕事を通じて達成する予定の目標をまとめた文書です。これはプロジェクトに欠かせない文書であり、その主な目的は、関係者の賛同を得ることにあります。

プロジェクト提案書は、プロジェクトの詳細を要約し、社内外のステークホルダーの関心を喚起するものです。ステークホルダーが望む成果を達成するための、診断的かつ規範的なアプローチを記載する必要があります。

このトピックについて詳しく説明する前に、プロジェクト提案書とよく似ている、いくつかの一般的なプロジェクト文書について、その違いを明確にしておきましょう。

プロジェクト提案書とプロジェクト憲章

プロジェクト提案 は、ピッチのようなものです。プロジェクトが承認される前に作成され、関係者にプロジェクトを承認してもらうことを目的としています。

プロジェクト提案の例：従業員の生産性を向上させるためのモバイルアプリの開発提案では、非効率なワークフローの問題、提案する解決策（モバイルアプリ）、および期待されるメリットを強調することができます。

プロジェクトが承認されると、プロジェクト憲章によってその決定が正式なものとなります。これは、プロジェクトの契約や意向表明のようなもので、プロジェクトマネージャーにプロジェクトを進める権限を与えます。

プロジェクト憲章の例： アプリプロジェクトが承認された後、プロジェクト憲章では、アプリのスコープ（タスク管理や時間追跡などの機能）を定義し、プロジェクトマネージャーを決定し、「2 か月以内にプロトタイプを完成させる」などの大まかなマイルストーンを設定します。

プロジェクト提案とプロジェクトプランの違い

プロジェクトプランと提案書には共通する要素があるため、混乱を招くことがあります。ただし、プロジェクトプラン は、プロジェクト提案が承認された後にのみ活用されます。

プランは青写真のようなもので、プロジェクトの実行、モニタリング、終了までの詳細が記載されています。

プロジェクトプランの例： アプリに関するプロジェクトプランには、「ユーザーインターフェースの設計」などの具体的なタスク、割り当てられたリソース、詳細なタイムライン、リスク軽減戦略（採用を促進するためのユーザートレーニングなど）などが含まれる場合があります。

プロジェクト提案とビジネスケースの違い

ビジネスケースは、組織においてプロジェクトの必要性を正当化したり、あるプロジェクトを別のプロジェクトよりも優先したりするために使用されます。したがって、プロジェクト提案書と関連はありますが、提案書よりも前に（または提案書と併せて）作成され、プロジェクトの実施理由に焦点を当てたものです。

ビジネスケースは、プロジェクトが戦略的目標とどのように整合し、そのプロジェクトを推進する価値があるかを詳細に説明した、詳細な正当性説明書と考えてください。

ビジネスケースの例：アプリのビジネスケースには、従業員が手作業に費やす時間、アプリの予想 ROI、採用率の低さなどのリスクに関するデータを含めることができます。

よりわかりやすく、プロジェクトドキュメントの比較をテーブルで見てみましょう。生産性アプリに関するプロジェクトの例を引き続き使用します。

プロジェクト提案書の構成要素

優れたプロジェクト提案書には、提供するソリューションの「誰」、「何」、「どこで」、「いつ」、「どのように」が記載されている必要があります。プロジェクト提案書に記載すべき事項の概要は、次のとおりです。

すべてをどう結びつければいいか分からない？心配しないでください。後で詳しく説明します！

プロジェクト提案の種類

クライアントにプロジェクト提案書を提出する状況は、いくつかあります。

プロジェクト提案書を作成するメリット

よく書かれたプロジェクト提案書は、クライアントに、あなたの代理店を採用することが成功への最善のチャンスである理由を伝えるための強力なツールとなります。

具体的には、プロジェクト提案書にはいくつかの重要な利点があります。

8 ステップでプロジェクト提案書を作成する方法（例付き）

プロジェクト提案は、大きなセールスポイントにも、チャンスを逃す要因にもなり得ます。その違いは、提案を作成するプロセスによって決まります。プロジェクト提案の作成を始める前に、チーム内のコミュニケーションを一元化しましょう。そうすることで、明確なプランニングプロセスを確立でき、見落としを防ぐことができます。

ステップ 1： 提案書の対象者と目的を理解することから始める

執筆を始める前に、プロジェクト提案書を読む対象者と、その対象者が何に関心を持っているかを考えてください。実現可能性、ROI、それとも他の何かでしょうか？

提案書の目的は何ですか？プロジェクトの承認を得たいのか、スポンサーの賛同を得たいのか？資金調達を目指しているのか？

クライアントの期待に合わせて、トーン、焦点、詳細の程度を調整してください。たとえば、経営幹部はハイレベルなメリットやリスクに関心がある一方、スポンサーは予算やタイムラインの詳細に関心があるかもしれません。

ステップ 2： 魅力的なエグゼクティブサマリーを書く

エグゼクティブサマリーは、プロジェクト提案の概要を数段落で簡潔にまとめたものです。その目的は、読者の注意を引くことです。

解決すべき問題、提案する解決策、およびその期待されるメリットを中心に、エグゼクティブサマリーを作成します。要約は説得力のあるものにしてください。要約だけが、一部の利害関係者が読む唯一の情報になるかもしれません。

生産性アプリと同じコンセプトを用いた、プロジェクト提案書のエグゼクティブサマリーの例を見てみましょう。

例：

「手作業によるワークフローの非効率性により、当社では毎月 500 時間の損失が発生しています。この提案書では、タスクの追跡を自動化し、効率を改善するモバイル生産性アプリの開発プランの概要を説明しています。50,000 ドルの投資により、従業員の生産性の向上により 2 年間で 120% の ROI を達成できると予測しています。」

ステップ 3： プロジェクトの背景を設定する

プロジェクトを推進する問題や機会について説明します。以下の点について話してください。

以前に解決策を試みたことがある場合は、その取り組みの内容とそこから得た教訓などの背景情報も記載してください。

例：生産性アプリの例を再び使用して、背景を記述してみましょう。

「現在のタスク管理は手作業に大きく依存しており、非効率やエラーの原因となっています。調査によると、従業員の 70% は、毎週平均 3 時間を冗長なタスクに費やしています。これらのワークフローを自動化することで、生産性を大幅に向上させる大きなチャンスが生まれます。」

ステップ 4： ソリューションを提案する

提案の内容と、それが最善の解決策である理由を明確にまとめます。このステップでは、プロジェクトへのアプローチを詳細に説明します。

含まれる内容：

例：「タスク管理および時間追跡機能を備えたモバイル生産性アプリの開発をご提案いたします。このアプリにより、手作業による努力が軽減され、追跡の精度が向上し、分析を通じて実用的な洞察を得ることができます。

ステップ 5：潜在的なメリットを強調する

プロジェクトを承認すべき理由をリストアップします。可能な限り、メトリクスや予測を用いて、測定可能なメリットや成果に焦点を当てます。

このセクションが長い場合は、読みやすくするために、要点を箇条書きで簡単にまとめ、リストとして追加してください。

例：

ステップ 6： 高レベルのスケジュールまたはプランを提供する

プロジェクトの実施概要をまとめます。これは、主要なマイルストーン、大まかなタイムライン、おおよそのプロジェクト予算を含む、ミニロードマップのようなものと考えてください。

タイムラインやガントチャートを使用して、この情報を視覚的に表現することができます。

例：

ステップ 7：リスクを評価し、リスク軽減戦略を立てる

すべてのプロジェクトにはリスクが伴います。提案書では、潜在的な課題についてよく考え、それらに対処するためのプランを立てていることを示しましょう。

例：

「導入における潜在的な課題に対処するため、正式な導入前に、10 名の従業員を対象としたトレーニングセッションとパイロットプログラムを実施します」

ステップ 8：行動を促すフレーズで締めくくる

主張を明確に述べた後、明確で説得力のある要求で締めくくってください。

プロジェクトの期待される価値に関する観察結果を繰り返し、求めるもの（承認、資金など）を具体的に明記し、タイムラインを提案します。

例：

*「このプロジェクトは、生産性を向上させ、当社の戦略的目標と整合性を高めるまたとない機会であると確信しています。来年 2 月 1 日までにフェーズ 1 を開始するため、50,000 ドルの予算の承認をお願い申し上げます。

成功するプロジェクト提案書を作成するためのヒント

完璧なプロジェクト提案書を作成するための、専門家のヒントや提案をいくつかご紹介します。

a. 見込みクライアントの製品および業界を調査する

見込みクライアントは、自社の歴史、ブランディング、業界、顧客について理解していることを示す声明を求めています。プロジェクト提案のための調査を行い、クライアントを理解し、彼らにとって何が重要かを示しましょう。

調査を行う際には、以下の点を考慮してください。

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ClickUp のユーザーリサーチプランテンプレートにすべての調査結果を文書化して、プロジェクト提案書で分析結果を簡単に参照できるようにしてください。

b. 社内のチームでブレインストーミングを行う

調査結果を武器に、チームをまとめましょう。クライアントのニーズを紙面にまとめる前に、社内のチームと協力してその解決方法を検討しましょう。

チームがアイデアを自由に出し合い、プロジェクトに関するそれぞれの見解を話し合うことができるツールを使用して、ブレインストーミングを行い、最終的には最高のアイデアを導き出しましょう。

ClickUp のマインドマップと仮想ホワイトボードは、この目的に最適です。

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c. プロジェクト管理ツールを使用する

プロジェクト管理ツールを使用すると、プロジェクト提案をより効率的に作成することができます。以下は、役立つ ClickUpのプロジェクト管理ツールです。

d. 簡潔で明確かつ視覚的な内容にしましょう。

プロジェクトのスポンサーや関係者は多忙であるため、簡潔な提案を高く評価するでしょう。

提案書は 2、3 ページにまとめ、文章は簡潔でわかりやすくしてください。また、プロジェクト提案書を送る前に、社内のプロジェクトチームにレビューしてもらい、必要な修正を加えてください。

チャート、グラフ、インフォグラフィックを使用して、テキストを視覚的に分割し、データをわかりやすく表現しましょう。

e. プロジェクト提案テンプレートを使用する

標準化されたテンプレートを使用して、時間を節約し、プロジェクト提案をブランドイメージに統一しましょう。独自のテンプレートを作成することも、ClickUp のプロジェクト提案テンプレートを使用することもできます。これにより、クライアントへの提案を 1 か所で整理、優先順位付け、管理することができます。

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f. フォローアップ

見込み客を見逃さないようにしましょう。プロジェクト提案のすべてのフェーズを追跡して、見込み客への連絡担当者と、チームが最後に連絡したのはいつかを把握しましょう。

ClickUp では、カスタムフィールドを使用して、クライアントのライフサイクルをリアルタイムで簡単に追跡できます。カスタムフィールドを使用してプロジェクト提案のフェーズを定義し、役割を割り当て、定期的なフォローアップの期日を設定し、チームメンバーにタグを付けることができます。

また、タスクウィンドウから直接クライアントに電子メールやコメントを送信できるため、各顧客とのコミュニケーションの監査証跡を明確に把握することができます。

次のプロジェクト提案書には ClickUp を使用してください。

これらのプロジェクト提案書の例、テンプレート、およびヒントが、魅力的な文書を作成するための自信につながることを願っています。

プロジェクト提案を成功させるには、効果的なコラボレーションを行うチームが必要です。ClickUp はまさにそれを実現するツールです。

すべてのツール、ドキュメント、チーム、ダッシュボード、予算、ワークフローを 1 つのプロジェクト管理ソフトウェアに統合します。これは、複数のツールを使用することによるコンテキストの切り替えやサイロ化されたワークフローを排除するための努力の一環です。

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