効果的な調整は、プロジェクトを成功に導くためのバックボーンである。タスク、チーム、タイムラインをまとめる接着剤のようなものだ。
建築家、エンジニア、労働者がシームレスに協力してそびえ立つ超高層ビルを建てる、活気あふれる建設現場を想像してみてください。あるいは、世界中に散らばるソフトウェア開発チームが、次の画期的なアプリを発表するために完璧なハーモニーを奏でながら仕事をしている様子を思い浮かべてください。
この2つのシナリオに共通するものは何か？効果的なプロジェクト調整だ。
今日のシナリオでは、プロジェクト管理者は複数のプロジェクトを同時にこなしている（ほとんどのプロジェクトは、少なくとも1つのプロジェクトが進行している）。 つから5つのプロジェクト 同時に2つから5つのプロジェクト /%href/）。そのため、シームレスなプロジェクト・コーディネーションを確保するのは難しい。
この記事では、プロジェクト調整の各側面について、アプローチを強化するための役立つヒントを含めてご紹介します。
プロジェクト調整とは？
ほぼ 47% のプロジェクトが目標を達成できないのは、要件管理の不備、不十分なコミュニケーション、期待値のズレが主な原因である。
プロジェクトマネージャーは、チームのスケジュールや日々のタスクなどを調整し、チームがうまく機能するようにサポートします。プロジェクトコーディネーターやプロジェクトマネージャーは、プロジェクトが軌道に乗るように調整します。
プロジェクトコーディネーションには、以下のような様々な側面があります。
- プロジェクトの詳細を整理し、関係者に伝える。
- チームメンバーへの業務割り当て
- 仕事の進捗状況のモニタリング
- 主要ワークフローの文書化
- プロジェクト予算の追跡
- 潜在的なボトルネックを特定し、それを解消するための仕事
- コミュニケーションと情報のフローをスムーズかつシームレスにする
プロジェクト・コーディネーションの最終目標は、全員が同じページに立ち、予算通りに納品することです。
プロジェクト調整とプロジェクト管理の違い
プロジェクト調整とプロジェクト管理を混同しがちである。どちらも同じ最終目標（プロジェクトの成功）を持っていますが、チームの役割と、チームがどのようにそこに到達するつもりかという背景において、根本的な違いがあります。
効果的なプロジェクト・コーディネーションとは
- タイムリーなプロジェクト結果のプランニング
- オペレーションの改善
- ミーティングのスケジューリングとチームのアウトプットの同期
- マイルストーンや成果物などの進捗管理
- 以下のような、プロジェクトに関連するあらゆることを追跡する。
- チームのリソースの最適利用
- チームメンバーへのタスク委譲の推進
- 目標やオブジェクトの達成状況の追跡
- 仕事が期限内に完了するようにする。
- プロジェクト中に発生した問題の解決
最も重要な違いは、プロジェクト調整はプロジェクト管理の不可欠な一部であり、コミュニケーションを効率化するための特定の活動に焦点を当てたものであるということだ。
プロジェクト管理は、最初のプランニング段階からプロジェクト完了まで、プロジェクト全体を監視することである。A 優れたプロジェクト管理者 は、プロジェクト全体を一人で管理することが多いが、プロジェクトの調整はチーム全体と協力して完了するものである。
また、プロジェクトマネージャーは、事前のプランニングセッションを運営したり、仕事が完了したらサインオフしたりすることもある。
プロジェクト管理者がプロジェクトのいくつかの側面を調整するのに対し、プロジェクトコーディネーターの役割はより集中的です。プロジェクト・コーディネーターは、もっぱら日々のプロセスを処理します。これには、コスト管理、ステークホルダー向けのレポート作成、プロジェクトマネージャーへのレポート作成（インスタンス）などが含まれます。
その他の重要なメモ：
- プロジェクトコーディネーターの役割は、プロジェクトマネージャーの役割と重なることもあります。
- プロジェクトコーディネータは、調整的な仕事を担当することで、プロジェクトマネージャを補佐することもある。
なぜプロジェクトコーディネーションが重要なのか？
プロジェクトの成功は、その調整と管理の有効性によって判断できる。プロジェクトを調整することで、人々やプロセスが一体となり、より迅速かつ効率的にゴールを目指すことができる。プロジェクト・コーディネーターの助けになる：
- 社内外のチーム間のコミュニケーションとデータフローを円滑にする。
- プロジェクトチームを支援する： 1.オープンな対話 2.ブレインストーミング 3.質問をする 4.お互いの強みを生かす 5.同じページに立ち、以下のことを理解する。 /参照 https://clickup.com/ja/blog/4727/undefined/ プロジェクト目標 /をより明確に理解する。 より明確に
- 整理された状態を維持し、スケジュールを前倒しする
- プロジェクトタスク、リソース、時間を管理し、リスクと遅延を最小限に抑える
- ワークフローを合理化し、必要に応じて改善する
- プロジェクト実行に構造と組織を加える
- 異なるコアスキル、専門知識、経験を持つ人々のコラボレーションとチームワークの強化
- 利害関係者の期待を管理し、誤解をなくす
- ステークホルダーからのフィードバックをその場で取り入れる
- プロジェクトの進捗を追跡し、プロジェクトが円滑に進行していることを確認する
プロジェクトコーディネーターの主な職務
プロジェクトコーディネーターの職責は、企業やプロジェクトによってさまざまです。
しかし、以下にリストアップするように、いくつかの責任は共通しています。
プロジェクトのオブジェクトを定義する。
チームメンバーが同じ目標に従わなければ、プロジェクトを成功させることはできません。プロジェクトコーディネーターの鍵は、明確なプロジェクト目標を設定し、プロジェクト予算に基づいて測定可能な目標を設定することです。
目標を設定する際は、S.M.A.R.T（具体的、測定可能、達成可能、現実的、期限付き）のフレームワークに従い、常にチームと相談しながら、目標をより丸みのあるものにしましょう。
プロジェクトの成功には、明確な目標が欠かせない。
ClickUpのようなツールを使って、目標を明確にし、チーム全体に伝えることを検討してください。こうすることで、スコープクリープや誤解が生じる可能性も低くなります。
個人の責任をスコープする。
統一された目標があれば、プロジェクトチームのメンバーは、プロジェクト全体を通して何が期待されているかを理解できます。 プロジェクト管理ライフサイクル .この時点で、プロジェクトコーディネーターは、誰が何に責任を持つのかを明確にしなければならない。
ClickUpホワイトボードは、ユーザーとタスクの割り当てを一箇所で行うことができる。
このホワイトボードを使うことで、最初から期待値を設定することができ、ミスコミュニケーションによる混乱の可能性を減らすことができます。
また、プロジェクト・コーディネーターは、各チームメンバーがプロジェクトへの貢献と責任を理解していることを確認するため、定期的にフォローアップを行います。
包括的なプロジェクトプランの策定＊＊＊。
優れたプロジェクトコーディネーターは、日々の活動、必要書類、潜在的なリスク、関係するチームメンバー全員の鍵からなるプロジェクトスケジュールを作成します。
クリックアップ・ビューを使って仕事を追跡・管理する
日々の仕事を管理しやすい小さな塊に分解することで、情報を消化しやすくし、成果物を簡単に追跡できます。
プロジェクトコーディネーターは、タスクとリソースの割り当て、タイムラインと予算の設定、プロジェクトチームとの定期的なチェックインのためのミーティングの開催も担当します。また、ミーティングの議事録を作成し、回覧してプロジェクトの完了期日を強化する必要もある。
3つの必須プロジェクト調整スキル
プロジェクト管理者は、プロジェクトに必要なすべての情報を読むことができる。 プロジェクト管理の本 プロジェクト管理の資格を持っていても、実地での経験は非常に貴重である。フォロワーは、以下のようなスキルを持つことで、プロジェクト管理者が調整を自然に行えるようになる：
スキル1：コミュニケーションを効率化するコラボレーション
プロジェクト・コーディネーターは、デジタルであれ、口頭であれ、書面であれ、明確なメッセージの重要性を知っている。しかし、優れたプロジェクトコーディネーターと異なる設定（プロジェクト管理の資格を持っていることは別として）は、非言語的な合図と積極的な傾聴を同じように重要視することだ。
有能なプロジェクト・コーディネーターは、次のような話し方の達人です：
- 相手に応じてコミュニケーションスタイルを変える。
- 複雑なアイデアを明確かつ簡潔に表現し、プロジェクトのオブジェクトについて誤解を生じさせない。
- チームワークを育み、メンバー間に前向きな姿勢を植え付ける。
- チームメンバーが話を聞いてもらい、価値を感じられるような、サポートチーム的で包括的な環境を作る。
- プロジェクトチームの生産性、革新性、創造性の向上
スキル2：効果的なプロジェクト管理のための問題解決と意思決定
プロジェクトコーディネーターは、問題解決と意思決定に優れていなければなりません。優れた問題解決能力は、彼らを助ける：
- プロジェクト遅延の根本原因を特定する。
- 関連情報の収集
- 日々のタスクのアクションプランを立てる
- チームの障害となる可能性を予測する
- コンティンジェンシープランを実行し、積極的にリスクを軽減する
- 複雑な問題を管理可能なタスクに分解する
- 問題解決のために創造的なアプローチを取り入れる
プロジェクト管理者であれ、プロジェクト・コーディネーターであれ、優れた意思決定スキルを持つことは、あなたの役に立つ：
- プロジェクト管理の選択肢の長所と短所を比較検討する。
- 時間管理、コスト、管理タスク、リソースなどのアカウント
- 前向きな姿勢と分析的思考のバランスを保つ。
- 利害関係者やチームの賛同を得て、360度のプロジェクトプランを展開する。
スキル3：組織運営スキルと時間管理
時間を管理するためには、明確な目標設定、リソース配分、進捗の優先順位付けに集中する必要がある。これがなければ、プロジェクトマネージャーはタスクに圧倒され、非効率、納期遅れ、ひいてはプロジェクトの失敗につながる。
組織的であることは、プロジェクトマネージャーを助ける：
- 現実的なプロジェクトスケジュールプロセス分析* 依存関係のアカウント
- 特に優先度の変化に直面した場合、必要に応じて適応し調整する。
これには、調整をシームレスにするツールの使用も含まれます。複数の成果物の追跡、プロセスの合理化、ドキュメンテーションの管理、タスクの割り当てなど、どのような場合でも、次のようなツールを活用する。 プロジェクト管理ツール を使うと生活が楽になる。
役立つプロジェクト調整のヒントとベストプラクティス
プロジェクト調整についての基本的な理解と、なぜそれが重要なのかを理解したところで、本題に入ろう。これらの専門家が認めた プロジェクト管理のヒント そして テクニック 新しいプロジェクトを始めるとき：
数回クリックするだけで、プロジェクト情報を管理できます。
プロジェクトの大小にかかわらず、些細な問題や 課題 .自動化ツール ClickUpプロジェクト管理 ソフトウェアは、これらの課題を効率的に管理するのに役立ちます。 ClickUpのカスタムプロジェクト管理 ツールは、プロジェクト管理者がプロジェクト中の複数のタスクに関するすべてのプロセスとアプローチを監視するのに役立ちます。
例えば、タスク依存関係機能は、チームのあらゆるニーズやレベルに合わせて個々のタスクをカスタマイズするのに役立ちます。
タスク依存関係を使用して作業負荷をインテリジェントにプランする
チームの負荷や複数のタスクに優先度をつけるために、優先度機能を使えば、短期目標を見失うことなく、全体像を把握し、必要なタスクを絞り込むことができます。
優先度の設定は、予算内かつタイムリーな進捗を確保するための基盤です。
さらに、以下のような依存関係があります。 ClickUpリマインダー を使えば、プロジェクトの詳細をすぐに思い出すことができます。リマインダー機能は、重要なミーティングやタスクを忘れることがないように、あなたのアシスタントの役割を果たします。
シームレスで迅速なコミュニケーションのために、以下を活用できます。 ClickUpのチャット機能 で、すべてのコメントを一度にビューできます。
ClickUpチャットで数回クリックするだけで、自信を持ってコミュニケーションができます。
時間追跡については、ClickUpプロジェクト時間追跡を使用して、プランから完了まで効果的なプロジェクト調整を実施してください。
ClickUpのプロジェクト時間追跡はChrome拡張機能付きです。
クリックアップダッシュボードでプロジェクトの全体像をビュー。
すべてのプロジェクトを成功させるために、プロジェクトコーディネーターはプロジェクトとチームの全体ビューを一度に把握する必要があります。これは、次のような機能があって初めて可能になります。 ClickUp カスタムフィールド とフィルタにより、エンドツーエンドのパーソナライズが可能です。
プロジェクト管理者として、ワークフローに応じて要件をカスタム化できます。例えば、ドロップダウンメニューをカスタマイズすると便利です。クライアントの連絡先を追加したり、スクラムポイントを監視することもできます。ClickUpは、これらすべてを可能にします！
カスタムフィールドでプロジェクトのステータスを目標に合わせる。
クリックアップダッシュボード内のカスタムフィールドとフィルターにより、プロジェクトコーディネーターはスペースやプロジェクトにパーソナライズされたワークフローを追加することができ、チーム追跡が容易になります。
どのようにコーディネートするかのプランを立てましょう。
プロジェクトの調整プランは設定されたプロセスに従うべきです。プロジェクトコーディネーションの青写真を作成する前に、必須アイテムのチェックリストを作成しましょう。 ClickUp メモ帳 :
このシンプルな機能を使って、プロジェクトプランの考えやメモなどを書き込んでください。
プロジェクト調整アジェンダにこれらの要素を含めることを忘れないでください：
- ステークホルダーへのレポート作成
- 朝のStandUpを実施し、全員が仕事に正しく優先順位をつけ、その日のタスクを把握していることを確認する。
- 好みのプロジェクト管理ソフトウェアでワークフローを整理し、カスタマイズする。
- スコープクリープの可能性を減らし、クライアントの不幸や予算の膨張を防ぐため、スコープを常に監視する。
時間だけでなく、チームの士気も監視する。
プロジェクトの調整は、人（チーム）の管理とやることが多い。そこで役に立つのが、ソフトスキルを磨くことだ。生産性の高い考え方を奨励し、メンテナーし、共感を示し、そもそもなぜ混乱が生じるのかを理解するのに役立つ。
私の仕事で有効なのは、クエリに答えられるようにしておくことだ。そのためには
/を使う。 https://clickup.com/features/assign-comments ClickUp コメントの割り当て /を使用する。
機能で、誰が何の仕事をしているのか、チームに一元化されたハブから可視性を与える。
タスクで何が起きているのか、誰が何に取り組んでいるのかをみんなに知らせる。
AI を搭載したプロジェクト調整ツールを使って、プランニングをスピードアップ。
詳細なプロジェクトプランを作成するには、特にすべて手作業でやることであれば、時間とリソースがかかる。のようなAIを搭載したライティング・アシスタントを使うことで、計画をスピードアップすることができます。 ClickUp AI は、特に成功への道をマルチタスクで進んでいるのであれば、より賢いアイデアだ。
例として、プロジェクト管理の概要を数秒で作成する方法をご紹介します：
ボタンをクリックするだけで、詳細な概要を書くことができる。
このツールにはプロジェクト管理テンプレートがあり、プランの作成、アップデートの取得などに役立ちます。要約する機能を使えば、参加者の声や包括的なアイデアを素早く把握することができます。
ClickUp要約機能は、ミーティングメモをその場で取り込むのに最適です。
レイヤー化されたプロジェクトをよりシンプルにするプロジェクト管理ソフトウェア。 プロジェクト管理ソフトウェア はプロジェクト・コーディネーターの最大の味方だ。ClickUpのようなツールを使えば
プロジェクト管理テンプレート スケジュール、タイムライン、プロジェクト憲章などの重要な分野をカバーする、 スケジューリング など。
プランニングを代行し、予算を正確に追跡し、いつでもどこでもミーティングのスケジューリングを支援します。また、チーム全体のためにカスタムメイドされたワークフローで、何が重要かを簡単に決めることができる。
日々のタスクを管理し、プロのようにプロジェクトを調整する。 クリックUp をあなたの信頼できる相棒に。今すぐご登録ください！