I team perdono ore ogni settimana alla ricerca di decisioni, file e aggiornamenti di stato sparsi tra le varie app sul posto di lavoro. Il costo è reale: esecuzione più lenta, lavoro duplicato e interruzioni costanti che distraggono le persone.
ChatGPT Company Knowledge di OpenAI aiuta tramite una connessione tra ChatGPT e gli strumenti di lavoro, in modo che i team possano porre domande in linguaggio naturale e ottenere risposte basate su fonti interne con citazioni. Questa guida spiega come funziona, lo confronta con Enterprise Search di ClickUp e fornisce un modo chiaro per scegliere l'approccio giusto per il tuo flusso di lavoro e il tuo stack di strumenti.
Cos'è ChatGPT Company Knowledge?
Hai bisogno di una risposta che sai esistere da qualche parte nell'universo digitale della tua azienda, che ora comprende in media 101 diverse applicazioni SaaS, ma è sepolta. Si trova in un thread su Slack? In un documento Google? In un aggiornamento di progetto? Il tempo che perdi solo per capire dove cercare è un enorme spreco di produttività, che blocca il tuo lavoro per una semplice domanda. E la parte peggiore è il ciclo di "false partenze": apri tre app, cerchi i termini sbagliati, trovi una versione obsoleta e poi chiedi comunque a qualcuno.
Questo è il problema della proliferazione del contesto: i team perdono ore a cercare informazioni in app scollegate, a cercare file e a ripetere gli aggiornamenti su più piattaforme. Ed è proprio questo il problema che un Converged AI Workspace (uno spazio di lavoro AI convergente), ovvero una piattaforma unica e sicura in cui progetti, documenti, conversazioni e analisi convivono con l'IA integrata come livello di intelligenza, come ClickUp, è progettato per risolvere. In parole povere: meno posti in cui nascondere le informazioni significa meno posti in cui cercare.
ChatGPT Company Knowledge è la funzionalità aziendale di OpenAI che collega l'interfaccia ChatGPT alle app del tuo posto di lavoro. Consente a te e al tuo team di porre domande in inglese semplice e ottenere risposte generate dall'intelligenza artificiale provenienti direttamente dai dati della tua azienda. È progettato specificamente per gli abbonati ai piani ChatGPT Business, Enterprise ed Edu. Consideralo come "ChatGPT, ma rivolto ai tuoi sistemi interni invece che all'Internet aperto".
Mette fine alle infinite ricerche manuali. Invece di scavare tra più strumenti, basta porre una singola domanda per ottenere una risposta contestualizzata con chiari riferimenti ai documenti originali. Rispetta inoltre le autorizzazioni esistenti, quindi vedrai solo le informazioni a cui sei già autorizzato ad accedere. Questo è importante perché impedisce che l'"IA utile" si trasformi in "ops, ho appena divulgato un documento riservato".
📮 Approfondimento ClickUp: in media, un professionista trascorre più di 30 minuti al giorno alla ricerca di informazioni relative al lavoro, il che significa oltre 120 ore all'anno perse a setacciare email, thread Slack e file sparsi. Un assistente IA intelligente integrato nell'area di lavoro di ClickUp può cambiare questa situazione. Entra in ClickUp Brain. Fornisce approfondimenti e risposte immediate facendo emergere i documenti, le conversazioni e i dettagli delle attività giusti in pochi secondi, così puoi smettere di cercare e iniziare a lavorare.
💫 Risultati reali: team come QubicaAMF hanno recuperato più di 5 ore alla settimana utilizzando ClickUp, ovvero oltre 250 ore all'anno a persona, eliminando i processi di gestione delle conoscenze obsoleti. Immagina cosa potrebbe realizzare il tuo team con una settimana in più di produttività ogni trimestre!
Come funziona ChatGPT Company Knowledge?
A livello generale, Company Knowledge prevede tre passaggi: collegare i tuoi strumenti, indice i tuoi contenuti, quindi porre domande con la modalità Company Knowledge attivata. Il flusso di lavoro è semplice. Un amministratore della tua organizzazione inizia collegando le app del tuo ambiente di lavoro a ChatGPT utilizzando connettori di dati predefiniti.
Per qualsiasi strumento interno non supportato o personalizzato, il tuo team IT può creare connettori MCP (Model Context Protocol) personalizzati. Questo è il percorso "porta il tuo connettore" per sistemi interni, app di nicchia o database proprietari.
Per comprendere meglio la tecnologia alla base di Company Knowledge, questo video spiega i fondamenti di come ChatGPT elabora e risponde alle query:
Una volta effettuata la connessione, Company Knowledge consente a ChatGPT di effettuare ricerche nelle app aziendali approvate e recuperare informazioni rilevanti quando lo si abilita per chattare.
È progettato per rispettare le autorizzazioni esistenti di tali app, in modo che gli utenti vedano solo le informazioni a cui sono già autorizzati ad accedere.
Per porre una domanda, avvia una nuova chat e seleziona Company Knowledge nel compositore di messaggi (oppure abilitalo dal menu degli strumenti in una conversazione esistente). Da lì, puoi porre la tua domanda in inglese semplice. ChatGPT effettua quindi una ricerca tra le fonti collegate e restituisce una risposta sintetizzata con citazioni che rimandano ai documenti o ai messaggi sottostanti, in modo da poter verificare la provenienza delle informazioni.
Poiché utilizza un modello linguistico di grandi dimensioni per interpretare i tuoi prompt, Company Knowledge è in grado di gestire query in linguaggio naturale più ampie rispetto alla ricerca per parole chiave, comprese domande che richiedono il controllo di più sistemi.
OpenAI lo descrive anche come in grado di eseguire ricerche multiple, confrontare fonti per risolvere dettagli contrastanti e utilizzare filtri basati sulla data per domande sensibili al fattore tempo, come "Cosa abbiamo deciso dopo l'ultima revisione della sicurezza?" o "Cosa è cambiato dal lancio di gennaio?".
Un compromesso: quando Company Knowledge è abilitato, ChatGPT non può navigare sul web o creare grafici e immagini nella stessa conversazione, poiché si concentra sulla produzione di risposte basate sulle tue fonti interne collegate e sulle citazioni.
ChatGPT Company Knowledge e ClickUp a colpo d'occhio
Prima di addentrarci in un'analisi più approfondita, ecco un rapido confronto. Questo è utile se conosci già la realtà del tuo team: "utilizziamo 12 strumenti" vs. "vogliamo un unico posto dove svolgere il lavoro".
| Funzionalità/funzione / Categoria | ClickUp | ChatGPT Company Knowledge |
|---|---|---|
| Ricerca basata sull'IA | ClickUp Brain con Connected Search: ricerca tra attività, documenti, commenti e app di terze parti integrate utilizzando l'IA che comprende il contesto e le query in linguaggio naturale. | Ricerca basata su GPT-5 tra le app collegate al posto di lavoro (Slack, SharePoint, Google Drive, GitHub, ecc.) con risposte contestualizzate e citazioni delle fonti. |
| Connettori dati | Oltre 1.000 integrazioni native, tra cui Google Drive, Slack, GitHub, Figma, HubSpot e connessioni API personalizzate. | Connettori predefiniti per Slack, SharePoint, Google Drive, GitHub, Outlook, HubSpot, Asana, Gitlab, ClickUp e altro ancora. Connettori MCP personalizzati disponibili. |
| Approccio alle aree di lavoro | Area di lavoro AI convergente: progetti, documenti, chat e AI convivono in un'unica piattaforma. Non è necessario passare da uno strumento all'altro. | Livello IA esterno che effettua la connessione agli strumenti esistenti; richiede il passaggio all'interfaccia ChatGPT per le query di conoscenza. |
| Controlli delle autorizzazioni | Autorizzazioni basate sui ruoli, SSO, sicurezza di livello aziendale all'interno di uno spazio di lavoro unificato. | Rispetta le autorizzazioni esistenti delle app collegate; SSO, SCIM, IP allowlisting disponibili su Enterprise. |
| Dimensione del team | Teams di tutte le dimensioni, dai singoli individui alle grandi aziende | Progettato per aziende (team di piccole e medie dimensioni), grandi organizzazioni e istituti scolastici. |
Panoramica delle conoscenze aziendali di ChatGPT
Se il tuo team utilizza già ChatGPT al lavoro, Company Knowledge è l'aggiornamento che lo rende davvero utile per la tua azienda. Ecco cosa ottieni e cosa perdi.
Pro:
- Ricerca contestuale basata su GPT-5: utilizza un'IA avanzata per comprendere ciò che intendi, non solo ciò che digiti. Ciò le consente di gestire domande ambigue e mettere insieme risposte provenienti da documenti diversi.
- Connettori Enterprise predefiniti: offre connessioni pronte all'uso agli strumenti su cui fanno affidamento la maggior parte delle aziende, come Slack, SharePoint e Google Drive, con nuovi strumenti aggiunti regolarmente.
- Trasparenza delle citazioni: ogni risposta include citazioni chiare che mostrano esattamente quali fonti ha utilizzato l'IA. È possibile cliccare su questi link per andare direttamente al documento o al messaggio originale.
- Accesso nel rispetto delle autorizzazioni: lo strumento eredita automaticamente le autorizzazioni aziendali esistenti. Vedrai solo i dati che sei già autorizzato a visualizzare nelle altre app.
- Sicurezza di livello aziendale: include funzionalità/funzioni come SSO, integrazione SCIM e conservazione dei dati configurabile. OpenAI dichiara inoltre che, per impostazione predefinita, non addestra i propri modelli sui dati dei propri clienti Business, Enterprise o Edu.
Contro:
- Richiede una sottoscrizione ChatGPT a pagamento: questa funzionalità/funzione non è disponibile nei livelli gratuito o Plus. La tua organizzazione deve disporre di un piano Business, Enterprise o Edu.
- Disabilita altre funzionalità quando è attivo: quando attivi Company Knowledge per una conversazione, non puoi utilizzare la navigazione web né generare immagini e grafici nella stessa chat.
- Attivazione manuale richiesta: è necessario ricordarsi di cliccare sul pulsante "Company Knowledge" ogni volta che si avvia una nuova conversazione in cui si desidera utilizzarlo.
- Limitato alle app connesse: la ricerca può accedere solo alle informazioni provenienti da strumenti che dispongono di un connettore. Se il tuo team utilizza sistemi legacy o app di nicchia, potrebbe essere necessario creare un connettore personalizzato.
- Esterno al flusso di lavoro: richiede di interrompere ciò che si sta facendo e passare all'interfaccia ChatGPT per porre una domanda, creando una dispersione del contesto invece di ridurlo.
Panoramica di ClickUp
ClickUp risolve lo stesso problema del "dove sono tutte le cose?" da una prospettiva opposta. Invece di aggiungere un livello di IA, riduce il numero di luoghi in cui si svolge il lavoro, rendendo la ricerca e l'azione istantanee all'interno di quel sistema.
Pro:
- ClickUp Connected Search : la sua ricerca basata sull'IA trova istantaneamente le informazioni tra le tue attività, i documenti, i commenti e le app integrate. Utilizza la comprensione del linguaggio naturale per trovare ciò di cui hai bisogno anche se non utilizzi le parole chiave esatte.
- Area di lavoro AI convergente: i tuoi progetti, documenti, chat di gruppo e IA convivono tutti in un'unica piattaforma. Ciò significa che la ricerca e il lavoro avvengono nello stesso posto, eliminando la necessità di passare da uno strumento all'altro.
- Oltre 1.000 integrazioni: offre connessioni native a centinaia di strumenti come Google Drive, Slack e Salesforce. La ricerca si estende a tutti questi strumenti collegati, riunendo tutto in un'unica vista.
- Accessibile a team di qualsiasi dimensione: le funzionalità principali, tra cui la ricerca basata sull'IA, sono disponibili per singoli utenti e team di qualsiasi dimensione. Funzionalità IA più avanzate sono disponibili con ClickUp Brain MAX.
- Progettato per team di tutte le dimensioni: è progettato per funzionare per tutti, dai singoli individui e piccoli team alle grandi organizzazioni aziendali in reparti quali prodotto, ingegneria e progettazione.
Contro:
- Approccio diverso rispetto all'IA esterna: ClickUp è uno spazio di lavoro convergente, non un livello di IA da aggiungere ad altri strumenti. Ciò significa che i team che hanno investito molto in molti strumenti separati potrebbero dover consolidare il proprio lavoro per ottenere il massimo vantaggio.
- Curva di apprendimento per la piattaforma completa: per ottenere il massimo valore, è necessario comprendere come funzionano insieme le attività di ClickUp, i documenti e la struttura dei progetti di ClickUp, il che può richiedere tempo.
- Le funzionalità IA variano a seconda del piano: mentre la ricerca IA di base è ampiamente accessibile, le funzionalità più avanzate di Brain MAX richiedono un aggiornamento per usufruire di tutte le potenzialità.
ChatGPT Company Knowledge vs ClickUp: confronto delle funzionalità/funzioni
Ciò che conta in una soluzione di ricerca delle conoscenze per l'azienda è quanto l'IA ti capisce, a quanti dei tuoi strumenti può connettersi, quanto è alta la sicurezza dei tuoi dati e quale approccio si adatta meglio al flusso di lavoro del tuo team. Quindi, invece di chiedersi "quale IA è più intelligente", la vera domanda è "dove vogliamo che avvenga il lavoro?".
Ricerca aziendale basata sull'IA
La frustrazione con le barre di ricerca tradizionali è che sono stupide. Trovano solo parole chiave esatte, costringendoti a indovinare la terminologia corretta. Ti perdi il documento "Q3 Go-to-Market" perché hai cercato "Piano di marketing del terzo trimestre", perdendo tempo e rimanendo con informazioni incomplete. La ricerca per parole chiave trasforma ogni domanda in un gioco di indovinelli.
Una ricerca IA contestuale risolve questo problema comprendendo le tue intenzioni. È utile anche quando non ricordi il nome del file, il titolare o persino lo strumento in cui si trova.
L'approccio di ChatGPT: utilizza GPT-5 per sintetizzare le informazioni provenienti da più app collegate in un'unica risposta di conversazione. È efficace nel riunire informazioni disparate provenienti da sistemi diversi per rispondere a una domanda di ampio respiro. È ottimo per le domande che richiedono di "collegare i puntini", soprattutto quando le prove si trovano in più luoghi.
L'approccio di ClickUp: cerca direttamente all'interno del tuo spazio di lavoro utilizzando ClickUp Brain, così non dovrai mai abbandonare l'attività o il documento che stai utilizzando. Rispondi alle domande, completa le azioni e cerca tra tutti i contenuti senza abbandonare l'attività o il documento che stai utilizzando grazie all'assistente ClickUp Brain. È eccellente nel far emergere contesti utilizzabili come attività, scadenze e assegnatari proprio accanto alle informazioni che stai cercando. Quindi non si limita a darti la risposta, ma ti mette davanti l'oggetto del lavoro.
Il verdetto: ChatGPT Company Knowledge offre una sintesi cross-tool più sofisticata, mentre ClickUp Brain fornisce un accesso più rapido al contesto di lavoro utilizzabile senza lasciare la tua area di lavoro. Se le tue domande finiscono con "e poi devo fare qualcosa", ClickUp tende a sembrare più veloce. Se le tue domande finiscono con "riepiloga/riassumi cosa è successo", ChatGPT tende a sembrare più forte.
Connettori dati e integrazioni
Questa proliferazione di contesti rende impossibile ottenere un quadro completo di qualsiasi progetto senza aprire dieci schede diverse, portando i team disallineati a prendere decisioni con dati incompleti.
La soluzione è un sistema in grado di effettuare la connessione con tutti i tuoi strumenti.
L'approccio di ChatGPT: si basa su connettori di dati predefiniti per le app aziendali più diffuse. È l'ideale per i team che sono profondamente integrati nel loro stack di strumenti esistente e non intendono modificare il loro flusso di lavoro principale. Si tratta di "incontrare le persone dove già lavorano", nel bene e nel male.
L'approccio di ClickUp: in quanto area di lavoro di IA convergente, ti incoraggia a riunire il tuo lavoro in un'unica piattaforma per eliminare la dispersione del contesto alla fonte. Unifica la ricerca tra app esterne come Google Drive e Salesforce con Connected Search, trasformando i dati sparsi in informazioni utili senza dover cambiare app. Si tratta di "spostare il lavoro in un'unica sede" e poi rendere l'IA il collante.
Il verdetto: entrambi offrono ampie opzioni di integrazione, ma servono strategie diverse: ChatGPT collega gli strumenti esistenti, mentre ClickUp li consolida. Quindi la scelta migliore dipende dal fatto che la tua organizzazione stia ottimizzando lo stack esistente o riprogettando il flusso di lavoro.
Sicurezza, privacy e controlli delle autorizzazioni
Sei pronto a utilizzare l'IA, ma sei preoccupato di darle accesso a tutti i dati sensibili della tua azienda. Chi può vedere cosa? L'IA sta imparando i tuoi piani di lancio privati? Queste preoccupazioni relative alla sicurezza spesso impediscono ai team di adottare potenti strumenti di IA, lasciando sul tavolo importanti guadagni in termini di produttività.
Hai bisogno di una soluzione con sicurezza di livello aziendale e controlli chiari delle autorizzazioni.
L'approccio di ChatGPT: eredita le autorizzazioni dalle app collegate, quindi gli utenti possono vedere solo ciò che sono già autorizzati a vedere. Il livello Enterprise offre SSO, SCIM e altre funzionalità di sicurezza. OpenAI dichiara inoltre che, per impostazione predefinita, non utilizza i dati dei propri clienti aziendali per l'addestramento. Ciò è interessante per le organizzazioni che desiderano accedere all'IA senza dover riprogettare le autorizzazioni.
L'approccio di ClickUp: controlla esattamente chi vede cosa all'interno della tua area di lavoro con sicurezza di livello aziendale, autorizzazioni granulari basate sui ruoli ClickUp e opzioni SSO ClickUp. Poiché tutti i tuoi dati risiedono in un unico luogo sicuro, non devi gestire le autorizzazioni su una dozzina di strumenti diversi né preoccuparti del flusso di dati attraverso un livello IA esterno. Il compromesso è che stai standardizzando la governance all'interno di ClickUp, il che è ottimo se desideri effettivamente quel controllo centralizzato.
Il verdetto: entrambi soddisfano gli standard di sicurezza dell'azienda; la scelta dipende dal fatto che si preferisca che i dati rimangano in uno spazio di lavoro unificato (ClickUp) o che passino attraverso un livello IA esterno (ChatGPT). Se già si ha difficoltà con la gestione delle autorizzazioni tra i vari strumenti, il consolidamento può ridurre i grattacapi.
Casi d'uso per i team
Uno strumento di ricerca universale raramente funziona. Il tuo team di ingegneri ha un flusso di lavoro completamente diverso da quello del tuo team di marketing, e uno strumento che non si adatta al loro processo verrà ignorato, portando a una frammentazione ancora maggiore.
Lo strumento giusto dovrebbe essere sufficientemente flessibile da adattarsi a team diversi.
L'approccio di ChatGPT: funziona bene per le organizzazioni con stack di strumenti consolidati e tentacolari che desiderano rispondere a domande ad hoc che riguardano più sistemi. Ad esempio, un dirigente potrebbe chiedere: "Qual è stata la decisione finale sulla sequenza di lancio del terzo trimestre?" e ottenere una risposta sintetizzata da Slack, Documenti Google e Asana. Si tratta fondamentalmente di un motore di briefing cross-tool.
L'approccio di ClickUp: è progettato per i team che desiderano eliminare la dispersione del contesto consolidando il lavoro. È eccellente quando è necessario agire immediatamente sulle informazioni. Ad esempio, un product manager può trovare un'attività, aggiornarne lo stato e inviare un messaggio a un collega al riguardo, il tutto dallo stesso risultato di ricerca, senza mai uscire da ClickUp. È "briefing più esecuzione" in un unico posto.
Il verdetto: ChatGPT Company Knowledge è adatto ai team che desiderano mantenere i flussi di lavoro esistenti; ClickUp è adatto ai team pronti a consolidare il lavoro e l'IA in un unico posto. Se desideri ridurre il numero di strumenti su cui fai affidamento a lungo termine, ClickUp è la soluzione giusta per te.
È meglio usare ChatGPT Company Knowledge o ClickUp?
La scelta dipende dalla filosofia di lavoro del tuo team. Non si tratta più solo di scegliere uno strumento di ricerca, ma di decidere dove archiviare e accedere alle conoscenze della tua azienda.
ChatGPT Company Knowledge è utile se la tua organizzazione sta già pagando un piano ChatGPT Business o Enterprise e sei orientato verso uno stack di strumenti decentralizzato. Si tratta di un potente livello di intelligenza artificiale che consente di ottenere risposte rapide da fonti sparse, a condizione che il tuo team sia disposto a passare all'interfaccia ChatGPT per ogni query.
ClickUp è la scelta migliore se il tuo obiettivo è ridurre la dispersione di contesti e aumentare la produttività disponendo di un unico luogo centrale per tutto. È pensato per i team che preferiscono che la ricerca IA sia integrata direttamente nel loro flusso di lavoro, non in una scheda separata. Risolvi il problema della dispersione delle conoscenze riunendole tutte in un'area di lavoro di IA convergente.
Man mano che l'IA diventa sempre più centrale nel nostro modo di lavorare ( il 13% dei lavoratori utilizza già GenAI per il 30% o più delle proprie attività quotidiane), i team più efficienti saranno quelli in grado di trovare e agire sulle informazioni più rapidamente.
Inizia gratis con ClickUp per vedere come funziona la ricerca connessa in uno spazio di lavoro convergente.
Domande frequenti
Puoi cliccare sul pulsante "Conoscenza aziendale" nella parte superiore della conversazione per disabilitarlo per quella specifica chat, riabilitando così la navigazione web e la generazione di immagini.
ChatGPT Company Knowledge è un livello IA esterno che effettua ricerche nelle app collegate, mentre la ricerca connessa di ClickUp Brain opera direttamente all'interno di una zona di lavoro convergente in cui sono già presenti i tuoi progetti, ClickUp Docs e ClickUp Chat.
Sì, ChatGPT Company Knowledge è disponibile anche nei livelli Business ed Edu, mentre ClickUp offre funzionalità di ricerca basate sull'IA in diverse opzioni di piano.
La politica di OpenAI stabilisce che non utilizza i dati inviati dai clienti sui suoi piani Business, Enterprise o Edu per addestrare i propri modelli per impostazione predefinita.