Questa guida è destinata ai titolari o ai dirigenti di agenzie e aziende di servizi che desiderano creare un'agenzia più scalabile e vendibile, soprattutto ora che ClickUp 4.0, i Super Agenti e l'IA stanno cambiando il modo di operare delle agenzie.
L'autore condivide il proprio percorso di avvio, espansione e vendita di agenzie, sottolineando come ClickUp (in particolare la versione 4.0 e i Super Agenti) possa trasformare le operazioni delle agenzie.
I punti chiave includono:
- La standardizzazione dei servizi è fondamentale per la scalabilità e la vendibilità, poiché aiuta a evitare lo scope creep e consente di creare sistemi ripetibili.
- Le automazioni e l'IA di ClickUp semplificano processi come l'onboarding dei clienti, l'assegnazione dei compiti e la gestione continua dei clienti.
- Centralizzare le conoscenze in ClickUp Docs (anziché in strumenti dispersi come Documenti Google) consente ai team e agli agenti IA di rispondere alle domande, riducendo i colli di bottiglia.
- L'onboarding del team può essere gestito interamente in ClickUp, utilizzando modelli di elenco e attività per la formazione e la valutazione delle prestazioni.
- I flussi di lavoro di marketing traggono vantaggio dalle automazioni ClickUp e dai Super Agenti, che assistono nell'ideazione, nella stesura, nella modifica e nella promozione dei contenuti.
- ClickUp può fungere da help desk, con i Super Agenti che gestiscono i ticket dei clienti e i follow-up, migliorando il servizio clienti e l'efficienza.
- Una piattaforma unificata come ClickUp elimina le inefficienze dei sistemi scollegati, fornendo un contesto centralizzato per l'IA e gli agenti per fornire migliori approfondimenti e semplificare le operazioni dell'agenzia.
Il documento conclude che la convergenza, ovvero riunire tutto il lavoro, la comunicazione e le conoscenze in un unico posto, combinata con l'IA e l'automazione, è una forza potente per le agenzie moderne.
Perché la maggior parte delle agenzie fatica a crescere
Le agenzie e le aziende di servizi si trovano in difficoltà quando ogni progetto dei clienti diventa un caso a sé stante e il lavoro si espande su strumenti scollegati tra loro. L'ho visto con i miei occhi: quello che inizia con una manciata di clienti diventa rapidamente un labirinto di richieste personalizzate, documenti sparsi e processi che esistono solo nella tua testa. È estenuante e quasi impossibile da scalare o vendere.
Nel 2013 ho avviato un'agenzia. Nei tre anni successivi, l'agenzia è cresciuta ed è stata acquisita da un'azienda tecnologica più grande dello stesso settore. Successivamente, ho avviato un'altra agenzia. Quest'ultima utilizzava ClickUp come parte fondamentale della gestione aziendale e della scalabilità. Oggi mi occupo delle operazioni di crescita presso ClickUp: per me è come se il cerchio si fosse chiuso.
Da quando la mia prima agenzia è stata acquisita, sono stato ospite regolare di podcast e ho scritto articoli su ciò che serve per costruire un'agenzia scalabile e vendibile.
Ma se dovessi fare tutto di nuovo nel 2025, con tutte le risorse a mia disposizione e strumenti come ClickUp 4. 0 e Super Agents, farei alcune cose in modo diverso.
Questa guida è il manuale: rendi i tuoi servizi standardizzati, crea sistemi ripetibili, centralizza le conoscenze e utilizza l'IA e gli agenti per mantenere l'esecuzione senza diventare un collo di bottiglia.
Ulteriori informazioni su come i Super Agenti possono aiutarti concretamente:
Servizi standardizzati per eliminare lo scope creep
La productizzazione è il cuore della scalabilità e della vendibilità. Trasforma il lavoro personalizzato in un sistema ripetibile.
Per prima cosa, vorrei parlare di ciò che rende un'agenzia scalabile e vendibile: la productizzazione.
Per rendere un'agenzia scalabile e vendibile, mi sono concentrato sulla creazione di un servizio standardizzato, ovvero trasformando un servizio in un progetto a portata fissa.
Spesso i freelance e le agenzie devono fare i conti con lo scope creep: progetti che iniziano con una serie di risultati finali, ma poi il client vuole ancora qualcosa in più, e poi ancora qualcosa in più. E così non si vede la fine. E tu finisci per sacrificare i tuoi weekend e le tue vacanze perché quello che era iniziato come un progetto apparentemente semplice si trasforma in straordinari con revisioni e "ancora una cosa".
Con un'offerta di servizi standardizzati, è disponibile una serie fissa di risultati con attività cardine chiare. Qualsiasi servizio che esula dall'ambito previsto comporta un costo aggiuntivo.
Uno dei vantaggi di offrire un servizio standardizzato dal lato del provider è che lavorare con questo ambito fisso consente di creare sistemi e processi ripetibili.
Indipendentemente dal numero di clients che acquisisci, tutti riceveranno lo stesso onboarding e gli stessi flussi di lavoro di consegna del servizio.
La productizzazione è stata fondamentale per far crescere la mia prima agenzia. Ci ha permesso di raggiungere 100 clienti nei servizi di web design e marketing in tre anni con un piccolo staff.
Inoltre, la productizzazione e la creazione di un processo di erogazione dei servizi ripetibile, simile a una catena di montaggio, creano un sistema in cui è possibile alla fine rimuovere completamente se stessi dal flusso di lavoro.
Prima della productizzazione, avevo clienti con richieste di revisione apparentemente infinite. I progetti che avrebbero dovuto richiedere un mese ne richiedevano sei. Dopo la productizzazione, con guardrail e deliverable chiari, i progetti potevano essere completati molto più rapidamente e con meno ritardi.
In molte agenzie che conosco, il fondatore finisce per essere il collo di bottiglia. I progetti non possono progredire senza la sua approvazione o il suo coinvolgimento, il che significa in definitiva che il fondatore non può allontanarsi quando vuole prendersi una vacanza o concentrarsi sull'attività piuttosto che lavorare nell'azienda.
Regole rapide da documentare (e applicare):
- Cosa è incluso
- Cosa è escluso
- Come funzionano le revisioni
- Cosa determina un ordine di modifica
Crea sistemi che funzionano senza di te
Una volta che i servizi sono stati trasformati in prodotti, sono i sistemi e l'automazione a rendere "ripetibile" ciò che è "scalabile".
Costruire un'attività di servizi standardizzati può essere molto scalabile con gli strumenti giusti e sistemi ripetibili.
Il bello di una piattaforma come ClickUp è che non solo puoi creare sistemi ripetibili, ma l'IA e le automazioni possono occuparsi di gran parte del lavoro manuale al posto tuo.
Prendiamo come esempio l'onboarding dei clienti.
In un mondo perfetto, ogni onboarding di un nuovo client segue un processo simile.
- Per i nuovi clienti, probabilmente avrai bisogno di:
- Per sapere a cosa si sta iscrivendo il client e quali saranno i suoi diritti
- Per saperne di più sul client (affinché compili un questionario o sostenga un colloquio di onboarding)
- Per effettuare il monitoraggio dei dati dei tuoi clienti
- Per configurare le cartelle e i sistemi del client
Le automazioni e i sistemi ClickUp possono aiutarti in questo.
Ecco un esempio di come ho utilizzato ClickUp per semplificare e automatizzare l'onboarding dei clienti:
- Attiva il flusso di lavoro Quando un client firma il contratto, paga la fattura iniziale e invia il modulo di onboarding, ogni passaggio attiva un'integrazione con ClickUp.
- Crea automaticamente il progetto di onboardingClickUp crea una cascata di attività e elementi di progetto legati a quel client.
- Acquisisci i dettagli dei clienti in un elenco in stile CRM Un elenco clienti centralizzato viene aggiornato con i nuovi clienti e i dettagli chiave del questionario vengono memorizzati nei campi personalizzati .
- Genera una lista di controllo di onboarding una tantum con titolarità ClickUp crea un elenco di onboarding dedicato con circa 20 attività di onboarding collegate al client. Le attività includono Dipendenze (ad esempio, "Questo non può iniziare finché i prerequisiti non sono completati") e vengono assegnate a membri specifici del team.
- Sblocca automaticamente il lavoro una volta completati i prerequisiti Man mano che le attività vengono completate, le dipendenze vengono cancellate e le attività a valle passano automaticamente allo stato "Pronto per l'azione", in modo che gli assegnatari sappiano che possono iniziare.
- Passa il client alla fornitura "live" del servizio Una volta completate le attività di onboarding, il client viene ufficialmente lanciato.
- Avvia il lavoro ricorrente in corsoClickUp crea automaticamente attività ricorrenti in un elenco di clienti in corso e le assegna in base alla capacità e alla disponibilità del team.
- Aggiungi controlli proattivi per i primi 60 giorni Vengono create attività ricorrenti per i primi due mesi per garantire un'esperienza di onboarding altamente personalizzata.
- La mia agenzia disponeva di diversi spazi distinti per la gestione dell'attività aziendale, tra cui:
- Uno spazio dedicato ai servizi per i clienti
- Uno spazio per la gestione delle risorse umane e delle ferie
- Uno spazio per il marketing e la gestione dei contenuti
Costruisci l'agenzia del futuro con ClickUp 4. 0 e i Super Agenti
Se ClickUp ha già aiutato le agenzie a crescere in passato, ClickUp 4.0 + Super Agents cambia ciò che può essere eseguito automaticamente e ciò che non richiede più un collo di bottiglia umano.
Ma tutto questo era prima di ClickUp 4. 0.
Se dovessi creare un'agenzia oggi, ecco alcune cose da fare in modo diverso:
Centralizza le conoscenze in modo che gli agenti possano rispondere alle domande
Una parte essenziale della creazione di un'agenzia e della crescita di un team è la condivisione delle conoscenze.
I nuovi membri del team devono essere formati. I membri del team hanno bisogno di procedure operative standard e documentazione per attuare i processi e i flussi decisionali.
In precedenza, creavo le procedure operative standard interamente in Documenti Google e registrazioni Zoom.
Il problema è che quando le informazioni vivono al di fuori del tuo sistema di lavoro, c'è una grave mancanza di contesto. L'IA e gli agenti possono essere potenti, ma solo se possono accedere alle conoscenze di cui hanno bisogno.
Se dovessi rifarlo, utilizzerei ClickUp Docs e manterrei tutto centralizzato.
Creerei un wiki interno all'interno di ClickUp Docs per ospitare le informazioni aziendali rilevanti, accessibili ai team che ne hanno bisogno.
È importante che io renda le conoscenze disponibili ai Super Agenti e a ClickUp Brain.
In questo modo, se un membro del team si trova in difficoltà, può chiedere a un agente: "@AgentKnowledgeBot, cosa devo fare in questa situazione?" e ottenere una risposta coerente senza dover attendere l'intervento di un manager.
Un esempio specifico di agenzia: grazie alla centralizzazione delle conoscenze, un membro del team potrebbe chiedere a un agente come configurare i record DNS di un client e ricevere istruzioni personalizzate in base alla configurazione di quel client, sulla base dei dettagli già memorizzati.
L'utilizzo di agenti per rispondere alle domande senza coinvolgere la leadership riduce i colli di bottiglia e aumenta la produttività.
Gestisci l'onboarding del team all'interno di ClickUp
Quando ho creato la mia ultima agenzia, ho sfruttato gli strumenti dei corsi online che avevo programmato per formare i membri del team sui nostri sistemi interni. Tuttavia, è diventato un altro strumento che necessitava di aggiornamenti regolari man mano che i nostri processi cambiavano.
Se dovessi rifarlo, realizzerei l'onboarding interamente in ClickUp.
E vorrei prendere in prestito un modello che ho sperimentato durante l'onboarding in ClickUp: prima di ottenere l'accesso a determinati sistemi, ho dovuto completare corsi interni realizzati interamente all'interno di ClickUp. Si tratta di una misura di sicurezza pratica per qualsiasi azienda in crescita.
Ecco come potrebbe funzionare nella tua agenzia:
Puoi utilizzare il modello di lista di controllo di onboarding di ClickUp per i nuovi assunti.
- Ogni elenco contiene attività con materiali video e scritti.
- Quando un nuovo dipendente entra a far parte dell'azienda, viene creato un modello di elenco che viene assegnato a lui.
- Ogni modulo ha dei requisiti. Il dipendente invia il lavoro come commento o in un campo personalizzato, quindi completa l'attività.
- Un amministratore esamina il lavoro e valuta le prestazioni prima di concedere l'accesso a sistemi sensibili.
Rendi i flussi di lavoro di marketing assistiti dagli agenti, non guidati dal fondatore
ClickUp è utile per gestire le iniziative di marketing: progetti su misura, automazioni e visibilità.
Ma i Super Agenti possono aiutarti a fare di più, soprattutto nelle operazioni relative ai contenuti.
Ispirandomi al motore di contenuti di ClickUp, ecco cosa farei per il content marketing in un'agenzia:
- Cattura le idee in un unico posto Tieni un elenco per le idee sui contenuti e un altro per la coda di scrittura e il Calendario.
- Mantieni le idee in fase di ideazione finché non sono pronte Le idee rimangono in fase di ideazione finché non vengono delineate e approvate per andare avanti.
- Utilizza un Super Agent per l'ideazione e la stesura di bozze Un Super Agent aiuta a generare spunti tematici e bozze di schemi basati sul tuo ICP, sui tuoi servizi e sulle tue prestazioni passate.
- Sposta gli argomenti approvati in lavoro in corso (WIP) per la scrittura Lo scrittore sposta l'attività in lavoro in corso (WIP), la assegna a se stesso e redige la bozza.
- Attiva automaticamente il passaggio all'editor Quando lo stato della bozza cambia, l'attività viene automaticamente assegnata a un editor e viene creata una lista di controllo o un'attività secondaria.
- Esegui una prima modifica da parte di un agente Un agente formato sul tuo stile guida e sugli esempi esegue una prima modifica e marcatura.
- Finalizza con una revisione umana Un editor umano esegue la revisione finale e sposta lo stato su Pronto per la pianificazione.
- Genera risorse per la promozione Un altro Super Agent redige post sui social per promuovere l'articolo.
- Pianifica e imposta la data di pubblicazione Una volta pianificata, l'impostazione della data di pubblicazione viene effettuata e eseguito il monitoraggio nel Calendario.
- Verifica, pubblica e chiudi il ciclo Dopo la data di pubblicazione, un agente verifica che l'URL sia attivo e contrassegna lo stato come Pubblicato, oppure segnala un problema all'editor.
📘 Leggi anche: Come ho creato un Super Agent ClickUp per gestire il nostro programma sociale per i dipendenti
Usa ClickUp come help desk leggero
Puoi anche utilizzare ClickUp come help desk.
I clienti possono inviare moduli ClickUp o ticket di supporto via email.
Quindi un Super Agent può esaminare il ticket, recuperare il contesto del client, fare riferimento alla tua knowledge base interna e redigere una risposta.
Ciò consente di ridurre i tempi di assistenza clienti, migliorare la velocità di risposta e mantenere le risposte coerenti.
Dal punto di vista del cliente, questi riceve una risposta tempestiva scritta in un linguaggio intuitivo che risolve il problema in modo completo.
Riduci i colli di bottiglia dei clienti con un follow-up proattivo.
Quando i clienti hanno documenti o risorse da condividere con te, possono farlo tramite un modulo ClickUp. Una volta inviati, puoi chiedere a un Super Agent di esaminare i materiali e procedere.
La maggior parte delle agenzie può apprezzare il fatto che i clienti sono spesso un grosso ostacolo.
Potresti aspettare mesi (e in alcuni casi anni) che i clienti inviino i loro feedback, i moduli di registrazione o le risorse richieste.
Un Super Agent può aiutarti a stare al passo con le esigenze dei clienti e ad automatizzare il follow-up con loro. `
Convergenza e contesto
Il problema delle agenzie raramente è la "mancanza di lavoro richiesto". È piuttosto la frammentazione: il lavoro, i documenti, le conversazioni e il contesto dei clienti sono sparsi in troppi posti.
La mia prima agenzia si basava su sistemi scollegati che non comunicavano tra loro.
- Le comunicazioni interne avvenivano tramite Slack ed email.
- I documenti sono stati archiviati nei Documenti Google.
- Abbiamo cambiato continuamente gli strumenti di project management man mano che l'agenzia si evolveva.
- Le attività dei clienti sono state gestite in un unico posto
- Help desk in un altro
- Calendario dei contenuti in un altro
Col senno di poi, non era perfettamente efficiente. Alcuni dati erano ridondanti, presenti in più luoghi e richiedevano manutenzione in più luoghi, e nessuno dei sistemi aveva la condivisione del contesto.
Non avevo nulla di simile a ciò che ClickUp offre oggi.
Quando sono entrato a far parte di ClickUp, è stato illuminante vedere come un'organizzazione con oltre 1.000 dipendenti vivesse realmente all'interno della sua piattaforma di produttività. Avere la comunicazione interna in un unico posto, poter cercare e consultare le attività nelle chat, creare attività dalle discussioni e conservare i documenti nello stesso posto è incredibilmente efficiente.
Invece di avere cinque sistemi che richiedono integrazioni imperfette per la condivisione dei dati (ma non il contesto), ClickUp ha tutto in un unico posto. Il contesto centralizzato aiuta a evitare che le cose vadano perse. E garantisce che quando si utilizza un'intelligenza artificiale come ClickUp Brain, questa possa attingere da attività, commenti, documenti correlati e conversazioni legate al lavoro.
Per un'agenzia, questa convergenza, tutte le informazioni in un unico posto, diventa una forza potente quando combinata con gli agenti per semplificare le operazioni e la fornitura dei servizi.
Considerazioni finali: la scalabilità deriva dai sistemi
Se desideri un'agenzia scalabile e vendibile, hai bisogno di due cose: servizi standardizzati e sistemi che mantengano la consegna coerente senza l'eroismo del fondatore.
ClickUp 4.0, ClickUp Brain e Super Agents non sostituiscono i fondamenti. Li rendono ripetibili.
Se vuoi creare un'agenzia che funzioni senza che tu debba essere coinvolto in ogni decisione, inizia centralizzando la consegna, la conoscenza e il follow-up in ClickUp.