Come automatizzare le attività ripetitive: La vostra guida in 5 passaggi all'automatizzazione

Vi è mai capitato di avere uno di quei momenti di noia in cui vi rendete conto che passate troppo tempo a copiare dati tra sistemi e a formattare celle nei fogli di lavoro piuttosto che a fare strategia e innovazione? Beh, non siete i soli.

Circa il 60% delle organizzazioni riferisce che il proprio team perde tempo a causa della mancanza di risorse cinque ore alla settimana su attività manuali e processi ripetitivi: circa 1,5 mesi all'anno! E molti di loro sono lavoratori con conoscenze che hanno i mezzi per automatizzare le attività; immaginate che fatica per gli altri team.

La buona notizia è che potete recuperare questo tempo prezioso automatizzando le attività di routine e ripetitive. In questo modo vi liberate degli aspetti più impegnativi del vostro lavoro e aumentate l'efficienza.

Per aiutarvi in questa impresa, ecco la nostra guida rapida e semplice in 5 passaggi sull'automazione delle attività ripetitive.

Comprendere le Automazioni delle Attività

impostare le ricette di automazione in ClickUp per automatizzare le attività_

L'automazione delle attività sfrutta la tecnologia per semplificare e completare le attività con un intervento umano minimo o nullo. Ciò comporta l'utilizzo di software, piattaforme e strumenti per:

• Replicare le azioni umane, che possono essere semplici come la copia di dati o complesse come l'esecuzione di azioni basate su una logica di condizioni
• Eseguire un'attività seguendo una serie di passaggi e istruzioni predefinite
• Rispondere a situazioni o eventi specifici e triggerare azioni successive

L'oggetto è delegare le attività a soluzioni digitali appropriate per ottenere maggiore precisione, produttività ed efficienza. Le sezioni successive illustreranno i vantaggi in dettaglio.

**Perché si dovrebbero automatizzare le attività ripetitive? Automazioni dei flussi di lavoro è vantaggiosa per le persone e le aziende nei seguenti modi:

• Risparmia tempo e lavoro richiesto affrontando processi banali. Questo tempo può essere utilizzato per attività più creative, innovative o strategiche
• Elimina il lavoro ripetitivo o ridondante e integra i flussi di lavoro, consentendo agli individui di essere più produttivi, completare le attività più velocemente e ottenere risultati migliori
• Minimizza l'errore umano seguendo regole predefinite per processi aziendali accurati
• Stabilisce un marchio basato sulla coerenza e sull'affidabilità, poiché i processi automatizzati forniscono risultati uniformi
• Aumenta il morale dei dipendenti e la soddisfazione sul lavoro, in quanto gli individui non sono più impegnati in attività banali o tediose
• Riduce i costi riducendo i costi di manodopera associati alle attività manuali. Inoltre, consente di risparmiare sui costi riducendo i costosi errori che possono causare un'impennata dei costi operativi
• Mantiene la scalabilità, consentendo alle aziende di aumentare i carichi di lavoro o la capacità senza aumentare significativamente le risorse umane. Ciò consente alle aziende di tenere il passo con richieste fluttuanti e tassi di crescita variabili
• Permette ai team di compilare, mantenere e aggiornare i dati in tempo reale, il che consente di prendere decisioni informate e di ottenere risultati migliori
• Favorisce la soddisfazione dei clienti offrendo loro un'esperienza senza problemi
• Utilizza il vero potenziale liberando le risorse umane per attività più impegnative o complesse, come la creazione di relazioni con i clienti e l'innovazione dei prodotti
• Garantisce la sicurezza e l'integrità dei dati, poiché non comporta un lavoro manuale per la voce e la gestione dei dati

Come automatizzare le attività ripetitive: Guida in 5 passaggi

Come promesso, ecco la nostra guida in 5 passaggi su come automatizzare le attività ripetitive:

Passo 1: Identificare l'attività ripetitiva

Per prima cosa è necessario identificare le attività ripetitive che fanno perdere tempo e lavoro richiesto.

Ecco come procedere:

1. Create un elenco delle attività. Dovrebbe essere un elenco di tutte le vostre attività, con le rispettive priorità, frequenza e scopo
2. Utilizzare uno strumento di monitoraggio del tempo per quantificare il tempo necessario a completare ogni attività
3. Consultate gli esperti o collaborate con il vostro team per raccogliere tutti i dettagli relativi alle attività ripetitive

Le attività ripetitive sono quelle che si svolgono frequentemente, che richiedono una buona quantità di tempo e che possono generare errori. Tuttavia, potreste anche scoprire altre attività adatte all'automazione. Queste potrebbero essere:

• attività basate su regole che seguono regole o logiche ben definite. Per istanza,automazioni email per inviare autorisponditori alle email in arrivo
• Attività che possono essere automatizzate utilizzando un software esistente con le sue funzionalità/funzione di automazione. Ad esempio, è possibileautomatizzare Automazioni di Excel per eseguire calcoli
• Attività che richiedono tempo e che richiedono una minima supervisione umana, ma che richiedono una quantità significativa di tempo. Ad esempio,Automazioni DevOps per monitorare i sistemi alla ricerca di log di errori e segnalare incidenti
• Attività di manipolazione e inserimento dati in cui è necessario raccogliere, gestire, organizzare, aggiornare e sfruttare i dati per raggiungere gli obiettivi aziendali. Per istanza, si può usare un filestrumento per l'automazione commerciale insieme a un CRM per personalizzare l'esperienza commerciale

Identificate queste attività in modo sistematico mentre vi preparate per la fase successiva, dando priorità ai traguardi che produrranno i maggiori benefici in termini di automazione.

Passaggio 2: Misurare il potenziale di automazione

Sebbene l'elenco delle attività adatte all'automazione sia lungo, concentriamoci su quelle ripetitive.

In questa fase si misura il potenziale di automazione delle attività ripetitive. Per calcolarlo, dovrete analizzare i seguenti parametri:

come valutare l'idoneità delle attività all'automazione? Attività tipicamente adatte all'automazione in base ai parametri | Attività tipicamente adatte all'automazione in base ai parametri | Attività tipicamente adatte all'automazione in base ai parametri | Attività tipicamente adatte all'automazione in base ai parametri | Attività tipicamente adatte all'automazione ⧏34⧐ | --------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------- | | Tempo necessario per completare l'attività | Attività lunghe | Periodicità dell'occorrenza di tale attività | Attività che ricorrono frequentemente | | Complessità richiesta per completare l'attività | Compiti prevedibili e basati su regole con minore complessità | | Lavoro manuale richiesto per l'attività | Attività che richiedono un lavoro manuale significativo | Tasso medio di errore, soprattutto nel lavoro manuale | Attività più soggette a errori | Impatto sul flusso di lavoro | Attività ad alta priorità e alto impatto

Questa analisi segue un approccio strategico durante l'automazione di attività ripetitive. È possibile utilizzare una formula ponderata per preparare un elenco basato sulle priorità per le attività di automazione.

Passo 3: Esplorare le soluzioni di automazione

Ora che avete il vostro elenco di attività di routine, è il momento di selezionare il giusto strumento di automazione delle attività.

Questo comporta la ricerca delle software di automazione del flusso di lavoro per individuare le soluzioni per automatizzare le attività ripetitive.

Ecco come procedere:

1. Cancellate le vostre esigenze e mappate i requisiti corrispondenti dagli strumenti di automazione. Segregare i requisiti in esigenze, desideri e piani futuri per concentrarsi sulle attività ricorrenti a priorità elevata
2. Definire gli obiettivi dello strumento di automazione. Idealmente, specificare questi obiettivi secondo i parametri SMART per esprimere e quantificare l'impatto dei processi di automazione sui risultati aziendali
3. Una volta che avete un'idea di base, eseguite una ricerca online degli strumenti di automazione più diffusi che corrispondono alle vostre esigenze. Esplorate le opzioni visitando i siti web ufficiali, i forum specifici del settore, le bacheche di discussione, ecc.
4. Eliminare le possibili soluzioni e confrontare e valutare le funzionalità/funzione degli strumenti. Tenete conto di fattori quali costo, scalabilità, capacità di integrazione, facilità d'uso, compatibilità con lo stack tecnologico esistente, ecc.
5. Ora che avete una rosa più ristretta di opzioni, esaminate attentamente le recensioni degli utenti, le testimonianze dei clienti e i casi di studio per farvi un'idea realistica di cosa aspettarvi dallo strumento di automazione delle attività. Prendete nota di eventuali lacune o carenze per capire come influiscono sui vostri obiettivi di automazione delle attività
6. A questo punto, avrete a disposizione circa due o tre opzioni. Contattate i fornitori e iscrivetevi alle demo, alle versioni di prova gratuite e ai walkthrough dei prodotti per avere un'idea di prima mano delle capacità di ciascuno strumento di automazione
7. Dopo la fase di prova, selezionate lo strumento di automazione che corrisponde alle vostre esigenze organizzative, al budget e alle capacità del team. Si desidera una soluzione scalabile per soddisfare gli obiettivi a lungo termine, anche se questo comporta un leggero sovrapprezzo. Per questo motivo, uno strumento che offraAutomazione del flusso di lavoro basata sull'IA supererebbe uno strumento privo di questa funzionalità/funzione

Passo 4: Automazioni delle attività

Ora che software di automazione delle attività è parte dello stack tecnologico, è il momento di automatizzare le attività.

Ecco come automatizzare le attività alla perfezione:

• Iniziate preparando una roadmap dettagliata del piano di implementazione. Elencate le molteplici attività che automatizzerete e assegnate loro una Sequenza appropriata. Potete anche iniziare l'automazione delle attività su piccola scala e poi espanderla
• Successivamente, definire obiettivi chiari per l'automazione delle attività. Identificate i KPI e le metriche che userete per valutare le prestazioni delle attività automatizzate e inseriteli nello strumento di automazione
• Avviate il vostro progetto pilota di automazione del flusso di lavoro, idealmente un progetto semplice che offra notevoli vantaggi. È un ottimo modo per testare l'automazione del flusso di lavoro in un ambiente controllato prima di passare a flussi di lavoro più complessi
• Valutare le prestazioni e l'impatto di questa prima fase di automazione delle attività. Affinare i processi di automazione in base al feedback, ai risultati iniziali e alle metriche delle prestazioni. Finire i flussi di lavoro, ottimizzare le impostazioni e correggere i bug per orchestrare un'operazione senza intoppi
• Una volta superate le fasi di iterazione e miglioramento dell'automazione delle attività di routine, si può passare al full rollout, estendendo gradualmente ad altre attività, flussi di lavoro e reparti. Da fare in modo graduale per garantire la continuità aziendale e le minime interruzioni

La formazione e il supporto continui devono accompagnare la fase di implementazione delle Automazioni. È inoltre necessario sensibilizzare la forza lavoro sui vantaggi e sulle best practice dell'automazione delle attività.

Passaggio 5: Misurare l'impatto dell'automazione

L'ultima fase consiste nel misurare l'impatto dei vostri lavori di automazione. Ricordate che avete dovuto definire KPI e metriche per capirlo? I KPI possono misurare il tempo risparmiato, l'aumento di produttività, il risparmio sui costi o la riduzione degli errori. Indipendentemente da ciò, è qui che si effettua il monitoraggio per valutare l'efficacia, le prestazioni e i benefici complessivi.

Da fare:

1. Cogliere i dati nella fase precedente all'automazione. Misurare valori quali il tempo necessario per completare un'attività, il tasso medio di errore e così via
2. Usare il software di automazione per ottenere spunti sui processi aziendali e sulle operazioni dopo l'automazione dei processi. Raccogliere i dati comparabili
3. Misurare la varianza per quantificare il miglioramento e l'impatto sui flussi di lavoro. Impostare questi dati come benchmark per misurazioni future

Inoltre, consultate tutte le parti interessate e raccogliete il loro feedback. Le loro intuizioni potrebbero illuminare alcuni degli aspetti non tangibili dell'automazione delle attività che potrebbero sfuggire ai dati, come l'aumento del morale o della collaborazione del team.

Programmate revisioni di periodo e monitorate le prestazioni per un'ottimizzazione continua.

Esempi reali di automazione di attività ripetitive

Eccone alcuni esempi di automazione dei processi aziendali sulla base dei cinque passaggi sopra descritti:

Marketing: Semplificare i calendari dei social media

1. Identificare le attività: Pianificare i post sui social media su diverse piattaforme richiede molto tempo
2. Valutare il potenziale: L'attività è frequente, comporta il rispetto di programmi e processi di pubblicazione predefiniti e richiede una supervisione minima
3. Esplorare le soluzioni: Strumenti come Hootsuite o Buffer possono aiutare ad automatizzare la programmazione dei social media
4. Automazioni: Preparare un calendario dei contenuti, progettare materiale di marketing, creare i post e utilizzare lo strumento per automatizzare la pubblicazione in base al calendario
5. Misurare l'impatto: Tracciare l'aumento dell'efficienza, la coerenza dei monitoraggi e la crescita del coinvolgimento utilizzando gli analytics

Finanza: Migliorare l'accuratezza delle fatture

1. Identificare le attività: L'inserimento manuale dei dati delle fatture richiede tempo e lavoro richiesto ed è soggetto a errori
2. Valutare il potenziale: L'attività è frequente, basata su regole e vulnerabile all'errore umano
3. Esplorare le soluzioni: L'OCR può estrarre i dati dalle fatture e inserire automaticamente i dati nei sistemi di account
4. Automazioni: Integrare il software OCR nello stack dell'account e impostare regole per l'estrazione e la convalida dei dati
5. Misurare l'impatto: Monitoraggio della riduzione dei tempi di elaborazione, della diminuzione degli errori e del miglioramento dell'accuratezza dei documenti finanziari

Servizio clienti: Da fare di più con le stesse risorse

1. Identificare le attività: Rispondere alle domande più frequenti (FAQ) occupa una parte eccessiva del tempo di un agente del supporto clienti
2. Valutare il potenziale: Rispondere alle FAQ è ripetitivo, segue uno schema prevedibile e non comporta la risoluzione di problemi complessi
3. Esplorare le soluzioni: I chatbot possono essere addestrati a rispondere alle domande frequenti e a trasferire i problemi complessi agli agenti in carne e ossa
4. Automazioni: Progettare un chatbot con flussi decisionali e alberi di risposta per affrontare le richieste più comuni e integrare il chatbot nella piattaforma del servizio clienti
5. Misurare l'impatto: Monitorare metriche come NPS (Net Promoter Score), CSAT (Customer Satisfaction Score), FRT (First Response Time), Query ripetute, ecc.

Leggi anche:_ **Esempi di automazione

Ragioni per utilizzare ClickUp per l'automazione delle attività

Sia che siate alla ricerca di Automazioni di attività o di un vero e proprio automazione del project management clickUp è un'opzione eccellente in entrambi i casi.

Per apprezzare veramente l'uso di ClickUp per automatizzare le attività, considerate le seguenti funzionalità/funzione:

Automazioni di ClickUp

creare un elenco di automazioni e gestirle in modo efficace con ClickUp_ Automazioni di ClickUp consente agli utenti di creare regole personalizzate o di scegliere da una libreria di ricette di automazione precostituite per automatizzare attività ricorrenti. Ad esempio, è possibile impostare l'automazione per assegnare automaticamente le attività a un membro qualificato del team una volta creata un'attività.

Allo stesso modo, è possibile impostare l'automazione per aggiornare le priorità delle attività in base a criteri predefiniti o inviare notifiche al completamento delle attività. Queste automazioni basate su trigger agiscono come un assistente digitale, assicurandovi di essere aggiornati su tutte le attività.

ClickUp Brain

automatizzare attività come la generazione di documentazione relativa al progetto con ClickUp Brain ClickUp Brain è un potente strumento che riduce le barriere tecniche allo sfruttamento di tecnologie come l'IA. Questo assistente IA accetta comandi in linguaggio naturale e li traduce in regole di automazione personalizzate! Ciò significa che è possibile automatizzare qualsiasi attività o flusso di lavoro semplicemente descrivendo il flusso di lavoro desiderato in un linguaggio semplice e chiaro, mentre ClickUp Brain fa tutto il lavoro per voi.

Per impostare l'automazione è sufficiente dire a Brain: "Quando un'attività è contrassegnata come ad alta priorità, assegnala a Jane e fissa una data di scadenza per il giorno successivo" ClickUp Brain imposterà l'automazione. Allo stesso modo, può automatizzare attività come la preparazione dei requisiti di prodotto, la stesura di email, il riepilogare/riassumere le note delle riunioni e molto altro ancora! In questo modo le funzionalità/funzione di automazione sono accessibili a tutti i membri del team, indipendentemente dalle loro competenze tecniche.

Formulari ClickUp

impostare la logica delle condizioni nei moduli ClickUp per automatizzare la raccolta dei dati Visualizzazione del modulo ClickUp elimina il lungo lavoro di registrazione manuale dei dati. È possibile creare moduli online personalizzati e dettagliati che catturano i dati e li convertono direttamente in attività. Il vantaggio è duplice.

In primo luogo, non è necessario mettere da parte una risorsa dedicata alla voce.

In secondo luogo, garantisce l'accuratezza dei dati senza punti di interruzione e interventi manuali. I moduli risultanti, facili da usare, accurati e utilizzabili, sono particolarmente utili per attività aziendali come l'acquisizione di contatti, l'inserimento di client e le richieste di assistenza.

Attività ricorrenti ClickUp

impostare la periodicità delle attività ripetitive con la funzione Attività ricorrenti

Utilizzare Attività ricorrenti di ClickUp per automatizzare le attività ricorrenti: è semplicissimo. Programmate attività che si ripetono quotidianamente, settimanalmente, mensilmente o annualmente. Che si tratti di generazione di report, fatturazione o follistica, è possibile personalizzare i modelli di ricorrenza con opzioni quali "a settimane alterne" o "l'ultimo giorno del mese" per allineare il flusso di lavoro a un'attività di periodo. Se abbinata a ClickUp Automazioni, questa funzionalità garantisce che non si perda nulla, in modo che voi e il vostro team possiate concentrarvi su attività di livello superiore.

Modelli ClickUp

Grazie a una ricca libreria di modelli di automazione personalizzati, è possibile ottimizzare i flussi di lavoro, aumentare la produttività e risparmiare tempo. Queste soluzioni pronte sono un ottimo punto di partenza per automatizzare i flussi di lavoro più comuni

Eccone alcuni da utilizzare per iniziare:

Scarica questo modello

Automatizzate le email in uscita con il modello di automazione delle email di ClickUp

Modello ClickUp per l'automazione delle email Rimuovete il lavoro manuale dall'invio di email e inviate e-mail personalizzate in base ai valori di campi personalizzati o a trigger di attività. Immaginate di inviare automaticamente un'email di benvenuto a un client appena registrato o di consegnare un kit di email di onboarding a un nuovo dipendente! Questo vi permette di inviare le email giuste al momento giusto e di liberare il tempo del team per altre attività. È possibile creare attività per ogni email automatizzata e impostare regole in ClickUp che definiscano il trigger.

/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/Automazioni-Project-Proposal-Template.png Create proposte di progetto vincenti con il modello di proposta di progetto per l'automazione di ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=t-338ytvq&department=other Scaricate questo modello /$$$cta/

Modello ClickUp per l'automazione delle proposte di progetto Semplificate il processo di creazione delle proposte di progetto. Questo modello consente di automatizzare attività come l'assegnazione delle attività di creazione delle proposte ai membri del team, l'invio di promemoria e notifiche per le scadenze e la consultazione delle parti interessate quando la proposta è completata. La visualizzazione delle proposte di progetto offre una panoramica completa di tutte le proposte

/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/04/ClickUp-Employee-Performance-KPI-Tracking-Template.png Tenete d'occhio tutti i KPI dell'automazione con il modello per il monitoraggio dei KPI dell'automazione di ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=t-338ytvq&department=other Scarica questo modello /$$$cta/

Modello di monitoraggio dei KPI di ClickUp Automazioni Non limitatevi ad automatizzare attività ripetitive, ma misurate l'impatto di questa azione. Utilizzate questo modello per verificare l'efficacia delle vostre Automazioni. Fornisce un quadro di riferimento per la misurazione di KPI cruciali che potete monitorare per valutare se i flussi di lavoro automatizzati sono all'altezza del loro potenziale. Include campi personalizzati come Reparto, Valore target, Varianza, ecc. Visualizzate la sequenza temporale e le attività cardine delle vostre iniziative di automazione con la Vista Sequenza e seguite lo stato delle singole attività con la Vista Progresso

Non ripetere, Automazioni con ClickUp

Da tutto ciò che abbiamo discusso finora, è evidente che l'automazione non è più un lusso o una funzionalità "da avere". È necessario automatizzare al massimo le attività ripetitive per raggiungere un nuovo livello di efficienza, produttività e utilizzo delle risorse. Speriamo che la nostra semplice guida in 5 passaggi delinei una chiara tabella di marcia per l'implementazione dell'automazione.

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