Quando iniziate un nuovo progetto con un client, una delle prime cose su cui dovete concentrarvi è guadagnare la sua fiducia. Rassicurate i vostri clienti con una proposta di progetto forte, una dichiarazione che chiarisca cosa farà la vostra agenzia per aiutare il cliente a raggiungere i suoi obiettivi.
Questa proposta è fondamentalmente una "diagnosi" e un "piano di trattamento" Dimostra al cliente che comprendete la sua situazione e delinea ciò che i risultati del progetto che la vostra agenzia creerà per aiutare il cliente a raggiungere il suo oggetto.
Questa guida aumenta la fiducia dei client nei vostri progetti. È ricca di best practice per la stesura delle proposte, esempi di progetti e molto altro per aiutarvi a rafforzare le vostre proposte.
Che cos'è una proposta di progetto?
Una proposta di progetto è un documento di documento che delinea i risultati da ottenere che la vostra agenzia creerà e gli oggetti che intendete raggiungere con il lavoro. È un documento essenziale documento del progetto e il suo scopo principale è quello di ottenere il consenso degli stakeholder.
La proposta di progetto riepiloga/riassume i dettagli del progetto e rende entusiasti gli stakeholder interni ed esterni. Deve descrivere il vostro approccio diagnostico e prescrittivo per portarli dove vogliono.
Prima di approfondire l'argomento, cancelliamo la confusione su alcuni tipi comuni di documentazione di progetto che possono sembrare uguali a una proposta di progetto.
Proposta di progetto vs. carta del progetto
Una proposta di progetto è come una presentazione; viene creata prima dell'approvazione di un progetto e mira a convincere le parti interessate o i responsabili delle decisioni a dare il via libera al progetto.
**Un esempio: una proposta di sviluppo di un'applicazione mobile per migliorare la produttività dei dipendenti potrebbe evidenziare il problema dell'inefficienza dei flussi di lavoro, la soluzione proposta (un'app mobile) e i benefici attesi.
Una volta approvato il progetto, la carta del progetto formalizza la decisione. È come un contratto o una dichiarazione di intenti per il progetto, che conferisce al project manager l'autorità di procedere.
**Esempio: dopo l'approvazione del progetto dell'app, la carta del progetto potrebbe definire l'ambito dell'app (ad esempio, funzionalità/funzione come la gestione delle attività e il monitoraggio del tempo), identificare il project manager e stabilire attività cardine di alto livello come "Completamento del prototipo in 2 mesi"
Proposta di progetto vs. piano di progetto
Il piano del progetto e proposta hanno alcuni elementi in comune, che possono generare confusione. Tuttavia, il piano di progetto entra in gioco solo dopo l'approvazione della proposta di progetto.
Il piano è come un progetto: descrive nei dettagli come verrà eseguito, monitorato e chiuso il progetto.
Esempio: Il piano di progetto per l'app potrebbe includere attività specifiche come "Progettare l'interfaccia utente", risorse assegnate, una sequenza temporale dettagliata e strategie di mitigazione del rischio (ad esempio, formazione degli utenti per aumentare l'adozione).
Proposta di progetto vs. caso aziendale
Un business case viene utilizzato nelle organizzazioni per giustificare la necessità di un progetto o per dare priorità a un progetto rispetto a un altro. Quindi, pur essendo collegato alla proposta di progetto, precede la proposta (o la affianca) e si concentra sul perché del progetto.
Pensate al business case come a una giustificazione dettagliata che mostra come il progetto si allinea agli oggetti strategici e perché vale la pena perseguirlo.
Esempio: Il business case per l'app potrebbe includere dati su quanto tempo i dipendenti perdono con i processi manuali, il ROI previsto dell'app e i rischi come i bassi tassi di adozione.
Vediamo questi confronti tra i documenti del progetto in una tabella per una maggiore chiarezza. Rimaniamo sul nostro esempio di progetto per un'app per la produttività.
documento | Scopo | Quando è stato creato | Contenuto d'esempio | Pubblico | Documento | Scopo | Scopo | Consumatori | Consumatori | --------------------------- | --------------------------------------------- | ----------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------ | ------------------------------ | | Prima o con la proposta | Per presentare il progetto e ottenere l'approvazione. | Prima dell'approvazione del progetto | Problema: i processi manuali riducono la produttività. Soluzione proposta: Un'app mobile. | Dirigenti, sponsor | Business Case | Per giustificare la fattibilità del progetto e il ROI. | Prima o con la proposta | L'analisi costi-benefici mostra un ROI del 120% entro 2 anni. | Decisori, team finanziario | Carta del progetto | Per autorizzare formalmente il progetto. | Dopo l'approvazione del progetto: Creare un'app per la gestione delle attività e il monitoraggio del tempo. PM assegnato: Alec. | Team di progetto, sponsor | Piano di progetto | Per dettagliare le modalità di esecuzione del progetto. | Dopo l'approvazione del charter | Ripartizione delle attività, Sequenza, allocazione delle risorse, gestione dei rischi. | Team di progetto, stakeholder
Leggete anche: Ace Agency Project Management: Strumenti, strategie e modelli
Componenti di una proposta di progetto
Una buona proposta di progetto deve includere il Chi, il Cosa, il Dove, il Quando e il Come della soluzione da voi fornita. Ecco uno schema di ciò che la proposta di progetto deve includere:
- Tabella dei contenuti: Un indice di ciò che è contenuto nella proposta di progetto e dei numeri di pagina
- [Riepilogo/riassunto esecutivo](/blog?p=48411): Il risultato a lungo termine che il client vuole raggiungere
- [Dichiarazione del problema](/blog?p=67685) da fare per la vostra agenzia, che avete bisogno di esplorare durante la fase di ricerca di mercato ?
- *Metodologia
Quanto tempo avete a disposizione per condurre la vostra ricerca?
- Quale modulo di raccolta dati utilizzerete?
- Condurrete un audit della concorrenza, sondaggi sui client o un'analisi delle lacune organizzative?
- Una volta raccolti i dati, come li analizzerete?
- Ci sono limiti alla ricerca che devono essere considerati durante il piano?
- *Risultati chiave Da fare emergere qualche tema durante la ricerca?
- Riferimenti:
- Quali risorse ha utilizzato per sviluppare la sua ricerca?
- Le fonti sono credibili?
- Le fonti sono sufficientemente diversificate da rappresentare accuratamente il settore?
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b. Brainstorming con il vostro team interno
Armati della vostra ricerca, radunate le truppe! È il momento di collaborare con il team interno su come risolvere le esigenze del cliente prima di metterle nero su bianco.
Fate un brainstorming insieme utilizzando strumenti che permettano ai team di scambiare idee e di parlare delle loro prospettive uniche sul progetto, in modo da ottenere le idee migliori. Mappe mentali di ClickUp e le mappe virtuali Lavagne online ClickUp sono ideali per questo scopo.
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c. Utilizzare gli strumenti di project management
Potrete creare la vostra proposta di progetto in modo più efficiente utilizzando uno strumento di project management. Eccone alcuni ClickUp project management strumenti che vi aiuteranno:
Trovate numeri precisi all'istante utilizzando formule semplici o avanzate nei campi personalizzati di ClickUp
- Campi personalizzati:Campi personalizzati di ClickUp permettono di assegnare valori unici alle attività, come budget, titolari, date di scadenza e molto altro.
- Gantt Chart: È facile definire le sequenze temporali quando si osservano le attività inVista Gantt di ClickUpdove è possibile definire le dipendenze tra le attività e il layout dei deliverable del progetto in ordine sequenziale.
- $$$a: A volte è sufficiente un semplice elenco di cose da fare per assicurarsi di aver assegnato ogni parte del progettoliste di controllo sono molto utili! È facile taggare i titolari delle attività, impostare le date di scadenza e notificare il completamento al team del progetto con un solo clic.
Riorganizzare la lista di controllo ClickUp trascinando e rilasciando gli elementi
d. Mantenere una struttura chiara e concisa
Gli sponsor e gli stakeholder del progetto sono impegnati e apprezzeranno la brevità.
Limitate la proposta a un paio di pagine e il testo deve essere semplice e conciso. Inoltre, date al vostro team di progetto interno la possibilità di rivedere e di apportare le eventuali revisioni necessarie prima di inviare la proposta di progetto.
💡Pro Tip: Utilizzate Lo scrittore di ClickUp Brain per l'AI per perfezionare la vostra proposta in pochi minuti
e. Aggiungere elementi visivi alla proposta di progetto
Utilizzate grafici, diagrammi o infografiche per spezzare il testo e rendere i dati digeribili.
Il team può anche semplicemente adattare la proposta di progetto Modello di lavagna online per la proposta di progetto di ClickUp per ogni nuovo client per mantenere la coerenza del marchio e risparmiare tempo.
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💡Pro Tip: Inviate molte email di proposta? Rendete questo passaggio veloce, facile e coerente tra i team sviluppando un modello standardizzato per le proposte di progetto modello di email standardizzato in ClickUp .
f. Follow up
Non lasciate che i clienti si perdano nel dimenticatoio. Tenete traccia di ogni fase delle vostre proposte di progetto, in modo da sapere chi è responsabile del contatto con il potenziale cliente e quando il vostro team lo ha contattato l'ultima volta.
Il monitoraggio del ciclo di vita del cliente in tempo reale è facile in ClickUp grazie ai campi personalizzati. Potete definire le fasi delle vostre proposte di progetto attraverso campi personalizzati, assegnare ruoli, impostare date di scadenza per i follow-up di routine e taggare i membri del team.
È inoltre possibile inviare email e commenti ai clienti direttamente dalla finestra delle attività, in modo da avere una chiara traccia di controllo di ogni comunicazione con i clienti.
Modelli di proposte di progetto e altre risorse:
- Modelli di proposta di progetto
- Modello per i servizi professionali
- Modello di piano per progetti creativi
- Modello di piano per la proposta di un'agenzia creativa
- Modello di piano per progetti di consulenza
- Modello di proposta di sovvenzione
- Modelli di consulenza
- Modelli di RFQ
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Alla base di una proposta di progetto positiva c'è un team che collabora in modo efficace. Ed è proprio questo che ClickUp permette di fare alla vostra agenzia.
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