Quando inizi un nuovo progetto con un cliente, una delle prime cose su cui devi concentrarti è conquistare la sua fiducia. Rassicura i tuoi clienti con una proposta di progetto convincente, una dichiarazione che chiarisca cosa farà la tua agenzia per aiutare il cliente a raggiungere i suoi obiettivi.
Questa proposta è fondamentalmente una "diagnosi" e un "piano di trattamento". Mostra al cliente che comprendi la sua situazione e delinea i risultati del progetto che la tua agenzia creerà per aiutare il cliente a raggiungere il suo obiettivo.
Aumenta la fiducia dei clienti nel progetto che proponi con questa guida. È ricca di best practice per la redazione di proposte, esempi di proposte di progetto e un modello gratuito di proposta di progetto per aiutarti a rafforzare le tue presentazioni.
riepilogo/riassunto di 60 secondi
- Introduzione alle proposte di progetto e differenze rispetto ad altri documenti di progetto
- Cosa includere in una proposta di progetto
- Tipi di proposte di progetto
- Come scrivere una proposta di progetto (esempi inclusi)
- I nostri consigli per scrivere una proposta vincente
- Modelli e risorse per proposte di progetto
Che cos'è una proposta di progetto?
Una proposta di progetto è un documento che delinea i risultati che la tua agenzia creerà e gli obiettivi che intendi raggiungere attraverso il lavoro. Si tratta di un documento essenziale per il progetto, il cui scopo principale è quello di ottenere l'approvazione delle parti interessate.
La proposta di progetto riepiloga/riassume i dettagli del progetto e suscita l'interesse degli stakeholder interni ed esterni. Dovrebbe descrivere il tuo approccio diagnostico e prescrittivo per portare i clienti dove desiderano arrivare.
Prima di approfondire l'argomento, chiariamo la confusione che circonda alcuni tipi comuni di documentazione di progetto che possono sembrare uguali a una proposta di progetto.
Proposta di progetto vs. carta del progetto
Una proposta di progetto è simile a una presentazione: viene creata prima dell'approvazione di un progetto e ha lo scopo di convincere le parti interessate o i responsabili delle decisioni a dare il via libera al progetto.
Esempio di proposta di progetto: Una proposta per lo sviluppo di un'app mobile per migliorare la produttività dei dipendenti potrebbe evidenziare il problema dell'inefficienza dei flussi di lavoro, la soluzione proposta (un'app mobile) e i vantaggi attesi.
Una volta approvato il progetto, il project charter formalizza la decisione. È come il contratto o la dichiarazione di intenti per il progetto, che conferisce al project manager l'autorità di procedere.
Esempio di carta del progetto: Dopo l'approvazione del progetto dell'app, la carta del progetto potrebbe definire l'ambito dell'app (ad esempio, funzionalità/funzioni come la gestione delle attività e il monitoraggio del tempo), identificare il project manager e stabilire attività cardine di alto livello come "Completamento del prototipo in 2 mesi"
Proposta di progetto vs. piano di progetto
Il piano di progetto e la proposta presentano alcuni elementi comuni che possono creare confusione. Tuttavia, il piano di progetto entra in gioco solo dopo l'approvazione della proposta di progetto.
Il piano è come un progetto: descrive in dettaglio come il progetto verrà eseguito, monitorato e chiuso.
Esempio di piano di progetto: Il piano di progetto per l'app potrebbe includere attività specifiche come "Progettazione dell'interfaccia utente", risorse assegnate, una sequenza dettagliata e strategie di mitigazione dei rischi (ad esempio, formazione degli utenti per favorire l'adozione).
Proposta di progetto vs. business case
Un business case viene utilizzato nelle organizzazioni per giustificare la necessità di un progetto o per dare priorità a un progetto rispetto a un altro. Quindi, sebbene sia correlato alla proposta di progetto, viene prima della proposta (o insieme ad essa) e si concentra sul perché del progetto.
Considera il business case come una giustificazione dettagliata che mostra come il progetto sia in linea con gli obiettivi strategici e perché vale la pena perseguirlo.
Esempio di business case: Il business case per l'app potrebbe includere dati sul tempo che i dipendenti perdono nei processi manuali, il ROI previsto dell'app e rischi quali bassi tassi di adozione.
Vediamo questi confronti tra documenti di progetto in una tabella per maggiore chiarezza. Continuiamo con il nostro esempio di progetto per un'app di produttività.
| Documento | Scopo | Data di creazione | Esempio di contenuto | Destinatari |
|---|---|---|---|---|
| Prima o insieme alla proposta | Per presentare il progetto e ottenere l'approvazione. | Prima dell'approvazione del progetto | Problema: i processi manuali riducono la produttività. Soluzione proposta: un'app mobile. | Dirigenti, sponsor |
| Caso aziendale | Per giustificare la fattibilità del progetto e il ROI. | Prima o insieme alla proposta | Analisi costi-benefici che mostra un ROI del 120% in 2 anni. | Responsabili delle decisioni, team finanziari |
| Carta del progetto | Per autorizzare formalmente il progetto. | Dopo l'approvazione del progetto | Obiettivi: creare un'app con gestione delle attività e monitoraggio del tempo. PM assegnato: Alec. | Team di progetto, sponsor |
| Piano di progetto | Per descrivere in dettaglio come verrà eseguito il progetto. | Dopo l'approvazione della carta | Suddivisione delle attività, sequenze, allocazione delle risorse, gestione dei rischi. | Team di progetto, parti interessate |
Leggi anche: Project management di eccellenza per agenzie: strumenti, strategie e modelli
Componenti di una proposta di progetto
Una buona proposta di progetto dovrebbe includere Chi, Cosa, Dove, Quando e Come della soluzione che offri. Ecco una bozza di ciò che la tua proposta di progetto deve includere:
- Tabella dei contenuti: un indice di ciò che è contenuto nella proposta di progetto e i numeri delle pagine
- Riepilogo/riassunto : una dichiarazione che descrive il contesto del progetto e fornisce una breve panoramica di ciò che verrà trattato nella proposta
- Obiettivi: il risultato a lungo termine o gli obiettivi del progetto che il client desidera raggiungere
- Descrizione del problema : un riepilogo/riassunto degli ostacoli che impediscono al cliente di raggiungere i propri obiettivi
- Dichiarazione di valore: una dichiarazione di riepilogo/riassunto di come i servizi e le competenze della tua agenzia risolveranno il problema e porteranno vantaggi al client
- Strategia: la soluzione di alto livello proposta per raggiungere gli obiettivi del cliente
- Ambito del progetto: i servizi che saranno inclusi nell'approccio progettuale della tua agenzia
- Risultati finali del progetto : singole attività nell'ambito dei servizi forniti che contribuiscono al raggiungimento degli obiettivi del progetto
- Requisiti di risorse: Una stima delle risorse necessarie per eseguire il progetto, quali materiali, attrezzature e risorse umane
- Misure di esito positivo: metriche che verranno utilizzate per misurare l'esito positivo del progetto (KPI)
- Sequenze del progetto : una tabella di marcia che indica al client quando può aspettarsi i risultati finali del progetto e le attività cardine lungo il percorso
- Rischi potenziali: dettagli sui possibili rischi per il progetto dovuti a vari motivi e sulle strategie di mitigazione dei rischi che utilizzerai
- Casi di studio: storie di esiti positivi e testimonianze di clienti con cui hai lavorato su progetti simili
- Costo e budget del progetto: le risorse monetarie necessarie per completare la proposta di progetto. Includi più di un pacchetto con un intervallo di prezzi per adattarti ai diversi budget e obiettivi del progetto.
- Riepilogo/riassunto del progetto : una sintesi concreta che riepiloga/riassume i dettagli chiave della proposta di progetto.
- *passaggi successivi: non dimenticare la tua call to action! Spiega al client come iniziare a lavorare con te. !
Non sai come mettere insieme tutti questi elementi? Non preoccuparti, lo vedremo più avanti!
Tipi di proposte di progetto
Esistono diverse situazioni in cui potresti inviare una proposta di progetto a un client:
- Proposta di progetto richiesta: un potenziale cliente ti contatta con una richiesta di proposta (RFP) e tu invii una proposta in risposta
- Proposta di progetto non richiesta: identifichi un potenziale cliente nel tuo CRM che corrisponde al tuo profilo del cliente ideale (ICP) e invii una proposta di progetto non richiesta per avviare una conversazione contrattuale senza che il potenziale cliente ti contatti per primo
- Proposta di progetto informale: un approccio più colloquiale a una proposta o a una proposta che non è stata specificatamente richiesta tramite una richiesta di offerta (RFP)
- Proposta di rinnovo del progetto: un cliente esistente è in fase di rinnovo. Inviate questa proposta come prerequisito per il rinnovo, in modo da poter rivalutare la vostra relazione attuale e fissare nuovi obiettivi. Include i punti salienti e i risultati del lavoro svolto fino a quel momento
- Proposta di continuazione del progetto: ricorda o convinci i clienti attuali a continuare il progetto o fornisci dettagli su eventuali attività in sospeso o nuove che potrebbero essere necessarie per completare il progetto
- Proposta di progetto supplementare: identifichi la necessità di ampliare l'ambito di lavoro di un progetto esistente e ridefinisci la relazione con il client
Leggi anche: Modelli di proposte aziendali
I vantaggi di scrivere proposte per i progetti
Una proposta di progetto ben scritta è uno strumento potente per mostrare ai clienti perché affidarsi alla tua agenzia è la loro migliore possibilità di esito positivo.
Nello specifico, le proposte di progetto presentano alcuni vantaggi chiave:
- Credibilità: ti offre una piattaforma per dimostrare la tua competenza ai potenziali clienti
- Differenziazione: Offri al potenziale cliente qualcosa di concreto da presentare agli stakeholder interni per confrontare e contrapporre i tuoi servizi con quelli dei concorrenti che partecipano al progetto e ottenere l'approvazione dei responsabili delle decisioni.
- Allineamento: allinea i team interni ed esterni sugli obiettivi e sulla visione della proposta di progetto sin dall'inizio.
Bonus: Strumenti per la pianificazione dei progetti
Come scrivere una proposta di progetto in 8 passaggi (esempi inclusi)
Una proposta di progetto può essere un grande punto di forza o un'occasione persa: la differenza sta nel processo di sviluppo. Prima di iniziare a scrivere una proposta di progetto, centralizza la comunicazione del tuo team. In questo modo potrai stabilire un processo di pianificazione chiaro, in modo che nulla venga trascurato.
Passaggio 1: inizia con la comprensione del pubblico e degli obiettivi della proposta
Prima di scrivere, chiediti chi leggerà la proposta di progetto e cosa gli interessa: la fattibilità, il ROI o qualcos'altro?
Considera l'obiettivo della proposta: vuoi ottenere l'approvazione del progetto o l'adesione di uno sponsor? Stai cercando di ottenere finanziamenti?
Adatta il tono, l'attenzione e il livello di dettaglio in base alle loro aspettative. Ad esempio, i dirigenti potrebbero essere interessati ai vantaggi e ai rischi di alto livello, mentre gli sponsor potrebbero essere più interessati ai dettagli relativi al budget e alla sequenza.
Passaggio 2: scrivi un riepilogo/riassunto accattivante
Un riepilogo/riassunto è una breve panoramica della tua proposta di progetto in pochi paragrafi. Il suo scopo è quello di catturare l'attenzione.
Costruisci il riepilogo/riassunto incentrandolo sul problema da risolvere, sulla soluzione proposta e sui vantaggi attesi. Rendilo accattivante: il tuo riepilogo potrebbe essere l'unica cosa che leggeranno alcuni stakeholder!
Vediamo un esempio di riepilogo/riassunto di una proposta di progetto utilizzando lo stesso concetto di un'app per la produttività.
Esempio:
"Le inefficienze del flusso di lavoro manuale costano alla nostra organizzazione circa 500 ore al mese. Questa proposta delinea un piano per sviluppare un'app mobile per la produttività in grado di automatizzare il monitoraggio delle attività e migliorare l'efficienza. Con un investimento di 50.000 dollari, prevediamo un ROI del 120% entro due anni grazie all'aumento della produttività dei dipendenti. "
💡Suggerimento per i professionisti: utilizza ClickUp Docs, lo strumento di documentazione collaborativa, per creare un riepilogo/riassunto esecutivo coinvolgente e privo di errori con formattazione di testo avanzata e condivisione con il tuo team con un solo clic.
Passaggio 3: imposta il contesto del progetto
Spiega il problema o l'opportunità alla base del progetto. Parla di:
- Qual è il problema?
- Perché è importante per l'organizzazione
- L'opportunità, ovvero i vantaggi che la risoluzione del problema comporterebbe per l'organizzazione
Se è già stata tentata una soluzione in precedenza, includi un resoconto di ciò che è stato fatto e di ciò che è stato appreso da quel lavoro.
Esempio: Torniamo all'esempio dell'app per la produttività e scriviamo il contesto.
"L'attuale gestione delle attività si basa in gran parte su processi manuali, che causano inefficienze ed errori. Gli studi dimostrano che il 70% dei dipendenti spreca in media 3 ore alla settimana in attività ridondanti. L'automazione di questi flussi di lavoro rappresenta un'opportunità significativa per aumentare la produttività."
Passaggio 4: Proponi la tua soluzione
Descrivi chiaramente cosa stai proponendo e perché è la soluzione migliore. Questo passaggio ti consente di illustrare in dettaglio il tuo approccio al progetto.
Includi:
- Breve panoramica del progetto
- Come la soluzione affronta il problema
- Risultati chiave
Esempio:"Proponiamo lo sviluppo di un'app mobile per la produttività con funzionalità di gestione delle attività e monitoraggio del tempo. L'app ridurrà il lavoro richiesto manualmente, migliorerà la precisione del monitoraggio e fornirà informazioni utili attraverso l'analisi dei dati. "
Passaggio 5: evidenzia i potenziali vantaggi
Elenca i motivi per cui il tuo pubblico dovrebbe approvare il progetto. Concentrati sui vantaggi e sui risultati misurabili, utilizzando metriche e proiezioni ove possibile.
Se questa sezione è lunga, assicurati di aggiungere anche un breve elenco puntato dei punti principali per renderla più leggibile.
Esempio:
- Aumento della produttività: "Riduzione dei flussi di lavoro manuali del 40%, con un risparmio di 200 ore al mese. "
- Risparmio sui costi: "Elimina 10.000 dollari di costi annuali legati all'inefficienza".
- Allineamento strategico: "Supporta il nostro obiettivo di miglioramento dell'efficienza del 20%".
Passaggio 6: fornire un programma o un piano di alto livello
Descrivi come intendi eseguire il progetto. Consideralo come una mini roadmap che include le attività cardine, una sequenza approssimativa e un budget di progetto indicativo.
Puoi utilizzare una sequenza o un grafico di Gantt per rappresentare visivamente queste informazioni.
Esempio:
- Fase 1: Ricerca e progettazione (Mese 1)
- Fase 2: Sviluppo e test (mesi 2-3)
- Fase 3: Lancio e formazione (Mese 4)
- Budget stimato: 50.000 $ (ripartizione fornita nell'Appendice A)
Passaggio 7: Valuta i rischi e fornisci strategie di mitigazione
Ogni progetto comporta dei rischi; nella tua proposta devi dimostrare di aver valutato attentamente le potenziali difficoltà e di avere un piano per affrontarle.
Esempio:
"Per affrontare le potenziali sfide legate all'adozione, includeremo sessioni di formazione e un programma pilota con 10 dipendenti prima del lancio completo."
Passaggio 8: Concludi in modo efficace con un invito all'azione
Dopo aver esposto il tuo caso, concludi con una richiesta chiara e convincente.
Ripeti le tue osservazioni sul valore previsto del progetto, specifica cosa stai cercando (approvazione, finanziamento, ecc.) e suggerisci una sequenza.
Esempio:
"Riteniamo che questo progetto rappresenti un'opportunità unica per migliorare la produttività e allinearci ai nostri obiettivi strategici. Chiediamo la vostra approvazione per un budget di 50.000 dollari per avviare la Fase 1 entro il 1° febbraio del prossimo anno. "
Suggerimenti per scrivere una proposta di progetto vincente
Ecco alcuni consigli e suggerimenti degli esperti da seguire per creare la proposta di progetto perfetta:
a. Ricerca il prodotto e il settore del tuo potenziale cliente
Il tuo potenziale cliente desidera una dichiarazione che dimostri che comprendi la sua storia, il suo marchio, il suo settore e i suoi clienti. Dimostra al client che lo capisci e che hai a cuore ciò che è importante per lui conducendo una ricerca per la tua proposta di progetto.
Durante la ricerca, considera quanto segue:
- Contesto della ricerca: Quali sono gli obiettivi del cliente che stanno guidando questo progetto? Quali lacune nella conoscenza del settore deve colmare la tua agenzia durante la ricerca di mercato?
- Quali sono gli obiettivi del cliente che stanno guidando questo progetto?
- Quali lacune nella conoscenza del settore deve colmare la tua agenzia durante la ricerca di mercato?
- Metodologia: Quanto tempo avrai a disposizione per condurre la tua ricerca? Quale forma di raccolta dati utilizzerai? Condurrai un audit della concorrenza, sondaggi tra i clienti o un'analisi delle lacune organizzative? Una volta raccolti i dati, come li analizzerai? Ci sono limitazioni alla tua ricerca che devono essere prese in considerazione durante la pianificazione?
- Quanto tempo avrai a disposizione per condurre la tua ricerca?
- Quale modulo di raccolta dati utilizzerai?
- Conducirai un audit della concorrenza, sondaggi tra i clienti o un'analisi delle lacune organizzative?
- Una volta raccolti i dati, come li analizzerai?
- Ci sono limitazioni alla tua ricerca che devono essere prese in considerazione durante la pianificazione?
- Risultati chiave: Ci sono temi che emergono durante la tua ricerca?
- Ci sono temi che emergono durante la tua ricerca?
- Riferimenti: Quali risorse hai utilizzato per sviluppare la tua ricerca? Le fonti sono credibili? Le fonti sono sufficientemente diversificate da rappresentare accuratamente il settore?
- Quali risorse hai utilizzato per sviluppare la tua ricerca?
- Le fonti sono attendibili?
- Le fonti sono sufficientemente diversificate da rappresentare accuratamente il settore?
- Quali sono gli obiettivi del cliente che stanno guidando questo progetto?
- Quali lacune nella conoscenza del settore deve colmare la tua agenzia durante la ricerca di mercato?
- Quanto tempo avrai a disposizione per condurre la tua ricerca?
- Quale modulo di raccolta dati utilizzerai?
- Conducirai un audit della concorrenza, sondaggi tra i clienti o un'analisi delle lacune organizzative?
- Una volta raccolti i dati, come li analizzerai?
- Ci sono limiti alla tua ricerca che devono essere considerati durante la pianificazione?
- Ci sono temi che emergono durante la tua ricerca?
- Quali risorse hai utilizzato per sviluppare la tua ricerca?
- Le fonti sono attendibili?
- Le fonti sono sufficientemente diversificate da rappresentare accuratamente il settore?
Non dimenticare di documentare tutte le tue scoperte nel modello di piano di ricerca utente di ClickUp, in modo da poter fare facilmente riferimento alla tua analisi nella proposta di progetto!
b. Brainstorming con il tuo team interno
Armati delle tue ricerche, raduna le truppe! È ora di collaborare con il tuo team interno su come risolvere le esigenze del cliente prima di metterle nero su bianco.
Fai brainstorming insieme ai tuoi colleghi utilizzando strumenti che consentono ai team di condividere idee e discutere le loro prospettive uniche sul progetto, per arrivare infine alle idee migliori.
Le mappe mentali di ClickUp e le lavagne online virtuali di ClickUp sono ideali per questo scopo.
c. Utilizza strumenti di project management
Potrai creare la tua proposta di progetto in modo più efficiente utilizzando uno strumento di project management. Ecco alcuni strumenti di project management di ClickUp che ti aiuteranno:
- Campi personalizzati: i campi personalizzati di ClickUp consentono di assegnare valori univoci alle attività, come budget, titolari delle attività, date di scadenza e molto altro ancora.
- Grafico di Gantt: È facile definire le sequenze quando si visualizzano le attività nella vista grafico di Gantt di ClickUp, dove è possibile definire le dipendenze tra le attività e il layout dei risultati finali del progetto in ordine sequenziale.
- Liste di controllo: A volte è sufficiente una semplice lista di cose da fare per assicurarsi di aver assegnato ogni parte del progetto; ecco dove le liste di controllo sono davvero utili! È possibile taggare facilmente i titolari delle attività, impostare le date di scadenza e notificare al team del progetto il completamento con un solo clic.
d. Sii chiaro, conciso e visivo
Gli sponsor e gli stakeholder del progetto sono molto impegnati e apprezzeranno la concisione.
Limita la tua proposta a un paio di pagine e rendi il testo semplice e conciso. Inoltre, dai al tuo team di progetto interno la possibilità di rivedere e segnalare eventuali revisioni necessarie prima di inviare la proposta di progetto.
Usa grafici, diagrammi o infografiche per suddividere visivamente il testo e rendere i dati più facilmente comprensibili.
💡Suggerimento professionale: utilizza lo scrittore IA di ClickUp Brain per perfezionare la tua proposta in pochi minuti
e. Utilizza modelli di proposte di progetto
Risparmia tempo e mantieni le tue proposte di progetto in linea con il tuo marchio grazie a modelli standardizzati. Puoi creare il tuo modello personalizzato o semplicemente utilizzare il modello di proposta di progetto di ClickUp. Ti aiuta a organizzare, dare priorità e gestire le proposte dei tuoi clienti in un unico posto.
💡Suggerimento per i professionisti: Invii molte email di proposte? Rendi questo passaggio veloce, facile e coerente in tutti i team sviluppando un modello di email standardizzato in ClickUp.
f. Follow-up
Non lasciarti sfuggire i potenziali clienti. Tieni traccia di ogni fase delle tue proposte di progetto in modo da sapere chi è responsabile di contattare il potenziale cliente e quando il tuo team lo ha contattato l'ultima volta.
Monitorare il ciclo di vita del cliente in tempo reale è facile in ClickUp con i campi personalizzati. Puoi definire le fasi delle tue proposte di progetto attraverso campi personalizzati, assegnare ruoli, impostare date di scadenza per i follow-up di routine e taggare i membri del team.
Puoi anche inviare email e commenti ai client direttamente dalla finestra delle attività, ottenendo così una chiara traccia di ogni comunicazione con i clienti.
Modelli di proposte di progetto e altre risorse
- Modelli di proposta di progetto
- Modello per servizi professionali
- Modello di piano di progetto creativo
- Modello per la pianificazione di una proposta per un'agenzia creativa
- Modello di piano di progetto di consulenza
- Modello di proposta di sovvenzione
- Modelli di consulenza
- Modelli di richiesta di preventivo
Usa ClickUp per la tua prossima proposta di progetto
Ci auguriamo che questi esempi, modelli e suggerimenti per proposte di progetto ti aiutino a sentirti più sicuro nella creazione di un documento vincente.
Alla base di proposte di progetto di successo c'è un team che collabora in modo efficace. Ed è proprio questo che ClickUp ti permette di fare.
Riuniamo tutti i tuoi strumenti, documenti, team, dashboard, budget e flussi di lavoro in un unico software di project management. Tutto questo per porre fine al cambio di contesto e ai flussi di lavoro isolati derivanti dall'utilizzo di più strumenti.
Cosa c'è di meglio?
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