Hai pianificato tutto alla perfezione. Allora perché il tuo progetto è ancora fuori controllo?
il 48% dei progetti viene completato con successo, mentre il 40% rientra in una zona grigia, né fallimenti né esiti positivi, e il 12% è un vero e proprio fallimento.
Ritardi nei progetti, sforamenti di budget e cambiamenti di priorità sono costosi e frustranti. Il problema? Molti team si attengono rigidamente a un approccio predittivo (a cascata) o si tuffano a capofitto nei metodi adattivi (Agile) senza sapere quale si adatti veramente al loro progetto.
Questa singola decisione, ossia scegliere tra un project management adattivo o predittivo, forma tutto, dai flussi di lavoro quotidiani ai risultati finali. Determina anche se tra tre mesi festeggerai con il tuo team o spiegherai i ritardi alle parti interessate.
Entrambe le metodologie hanno il loro posto nel toolkit di un project manager. Il settore, la struttura del team e i vincoli del progetto sono tutti fattori che contribuiscono a fare la scelta ottimale.
Mettiamo fine alla confusione e determiniamo quale approccio garantirà un esito positivo al tuo prossimo progetto.
⏰ Riepilogo/riassunto di 60 secondi
- Molti progetti subiscono ritardi o falliscono perché i team seguono rigidamente metodi predittivi (a cascata) o si tuffano in approcci adattivi (Agile) senza considerare quale sia il più adatto alle loro esigenze
- Scegliere la metodologia giusta (predittiva, adattiva o ibrida) può fare la differenza tra esito positivo e frustrazione
- *il project management predittivo segue un approccio lineare, passo dopo passo, che lo rende ideale per progetti con requisiti fissi e modifiche minime, come l'edilizia o le industrie con requisiti di conformità elevati
- Offre aspettative chiare, una pianificazione semplificata e una migliore allocazione delle risorse. Tuttavia, fatica con il feedback tardivo, la resistenza al cambiamento e l'elevato lavoro richiesto nella fase iniziale di pianificazione
- D'altro canto, il project management adattivo abbraccia la flessibilità e i cicli iterativi, rendendolo perfetto per progetti in evoluzione come lo sviluppo di software o le campagne di marketing
- Consente di fornire valore in anticipo, di effettuare rapidi cambiamenti e di coinvolgere meglio gli stakeholder. Tuttavia, comporta delle sfide come una minore prevedibilità, potenziali variazioni di portata ed elevate esigenze di collaborazione
- Per scegliere l'approccio giusto, considera la complessità, il rischio e gli obiettivi del tuo progetto
- Il metodo predittivo funziona meglio per progetti strutturati e ben definiti, mentre quello adattivo è più adatto ad ambienti dinamici e in rapida evoluzione
- Un approccio ibrido può combinare i punti di forza di entrambi, offrendo una struttura con spazio per la flessibilità
- Indipendentemente dalla metodologia, strumenti come ClickUp semplificano l'esecuzione. Con funzionalità/funzioni come grafici Gantt, bacheche Agile, Sprints e flussi di lavoro basati su IA, ClickUp si adatta alle esigenze del progetto, aiutando i team a risparmiare tempo e a rimanere allineati
Che cos'è il project management predittivo?
Il project management predittivo (detto anche tradizionale o a cascata) segue un approccio lineare e sequenziale. Ogni fase deve essere completata prima di passare alla successiva. Si mappa tutto in anticipo (ambito del progetto, sequenza, budget) e poi si esegue passo dopo passo. Funziona meglio quando si hanno requisiti di progetto chiari e margini minimi per le sorprese.
Il principio fondamentale è la prevedibilità: le parti interessate sanno esattamente cosa aspettarsi e quando. I team lavorano sulla base di una documentazione completa che delinea l'intero ciclo di vita del progetto dall'inizio alla fine, spesso per mesi o anni.
📌 Esempio: il progetto Crossrail a Londra, una delle più grandi iniziative infrastrutturali d'Europa, è un esempio di project management predittivo attraverso l'uso dell'analisi dei dati per la gestione dei rischi, l'allocazione delle risorse e la programmazione. Grazie alla previsione di potenziali ritardi e all'ottimizzazione dell'impiego delle risorse, il team del progetto ha ridotto al minimo le interruzioni e migliorato l'efficienza, contribuendo alla consegna della Elizabeth Line con esito positivo.
🏆 Vantaggi del project management predittivo
- Chiare aspettative: tutti capiscono cosa deve essere consegnato e quando
- Pianificazione semplificata: una volta impostato il piano, l'esecuzione diventa semplice
- Migliore allocazione delle risorse: Le risorse possono essere programmate con largo anticipo
- Budget più semplice: l'ambito fisso rende la pianificazione finanziaria più accurata. I costi vengono stimati in anticipo, il che lo rende ideale per progetti con vincoli finanziari rigorosi
- Documentazione completa: piani dettagliati aiutano a mantenere la coerenza, soprattutto nei settori con esigenze di conformità. Inoltre creano una preziosa conoscenza organizzativa
⚠️ Le sfide del project management predittivo
- Resistenza al cambiamento: le modifiche all'ambito sono difficili e costose da implementare
- Feedback tardivo: i problemi spesso si presentano in una fase avanzata del progetto, quando le correzioni sono più costose
- Elevato lavoro richiesto in fase di pianificazione iniziale: richiede un'analisi approfondita prima di iniziare qualsiasi lavoro
- Potenziale di spreco: se i requisiti cambiano, molto lavoro potrebbe essere scartato
- Rischio di disallineamento: il prodotto finale potrebbe non soddisfare le esigenze aziendali evolute
🧠 Curiosità: il project management predittivo o a cascata è stato erroneamente tratto da un documento di ricerca del 1970 del Dr. Winston W. Royce per la gestione di progetti software. Ironicamente, aveva avvertito che un approccio così lineare poteva essere rischioso e portare al fallimento del progetto.
Che cos'è il project management adattivo?
Il project management adattivo abbraccia la flessibilità e il miglioramento continuo attraverso cicli di sviluppo iterativi. Invece di investire in una pianificazione dettagliata e anticipata, i team lavorano in brevi sprint, rivalutando regolarmente le priorità e adeguando il corso in base al feedback e alle condizioni mutevoli.
Il principio fondamentale è la reattività: i team danno priorità ai valori Agile di adattamento alle nuove informazioni rispetto al seguire un piano fisso. Il lavoro viene consegnato in incrementi funzionali, consentendo alle parti interessate di fornire un feedback tempestivo che forma la direzione del progetto.
📌 Esempio: il servizio di streaming Netflix utilizza la metodologia Agile per perfezionare continuamente i propri algoritmi di raccomandazione in base ai dati sul comportamento degli utenti.
🏆 Vantaggi del project management adattivo
- Flessibilità: i team possono cambiare rapidamente quando cambiano le priorità nel project management Agile
- Early value delivery: rilasci più piccoli e incrementali consentono ai team di fornire valore prima piuttosto che aspettare un lancio completo
- Riduzione del rischio: i problemi vengono identificati e affrontati in una fase precedente del processo
- Migliore coinvolgimento delle parti interessate: dimostrazioni regolari e cicli di feedback consentono ai clienti o alle parti interessate di formare il risultato man mano che si sviluppa
- Miglioramento del morale del team: maggiore autonomia e stato visibile aumentano la motivazione
⚠️ Le sfide del project management adattivo
- Meno prevedibilità: La portata finale e la sequenza possono evolversi in modo significativo
- Impegno delle parti interessate: richiede il coinvolgimento costante dei partner aziendali
- La coesione del team richiede: comunicazione e collaborazione frequenti sono la chiave, il che può essere impegnativo per team grandi o distribuiti
- Potenziale slittamento dell'ambito: senza disciplina, i progetti possono espandersi indefinitamente
- Lacune nella documentazione: può risultare in una documentazione del progetto meno completa
- Non ideale per i settori con normative severe: alcuni progetti (come l'edilizia o la sanità) richiedono piani rigidi e predefiniti
🧠 Curiosità: l'Empire State Building è stato completato in soli 13 mesi utilizzando la tecnica di costruzione accelerata, in cui la costruzione è iniziata prima che tutti i progetti fossero finalizzati. Un vero e proprio project management adattivo!
Differenze chiave tra project management adattivo e predittivo
Sia l'approccio predittivo che quello adattivo mirano a portare struttura ed efficienza ai progetti, ma seguono percorsi molto diversi per arrivarci. I progetti predittivi si basano su un piano iniziale e su una stretta aderenza alle sequenze, mentre i progetti adattivi abbracciano il cambiamento e l'iterazione man mano che si evolvono.
Ecco un confronto tra project management tradizionale e Agile:
| Aspetto | Project management predittivo | Project management adattivo |
| Ideale per | Progetti ben definiti con modifiche minime previste | Progetti in evoluzione con priorità mutevoli |
| Approccio di pianificazione | Il budget può variare in base all'evoluzione delle esigenze | Pianificazione incrementale con spazio per il cambiamento |
| Flessibilità | Basso: i cambiamenti possono essere costosi e richiedere molto tempo | Alto: i team possono cambiare rapidamente in base alle necessità |
| Gestione del rischio | Concentrarsi sulla prevenzione dei rischi attraverso la pianificazione | Gestire i rischi in modo dinamico man mano che si presentano |
| Collaborazione in team | Strutturato, con ruoli e responsabilità chiari | Team altamente collaborativi e spesso interfunzionali |
| Sequenza del progetto | Definito fin dall'inizio, con attività cardine chiare | Sequenza iterativa, con sequenze flessibili basate sul feedback |
| Budget | Budget fisso, stima dettagliata dei costi in anticipo | Il budget può variare in base all'evoluzione delle esigenze |
| Coinvolgimento del cliente | Limitato: il feedback arriva dopo le attività cardine | Continuo: le parti interessate forniscono input durante tutto il processo |
| Documentazione | Documentazione completa e formale | Solo la documentazione necessaria per trovare soluzioni di lavoro |
| Gestione del cambiamento | Processo formale con bacheche per il controllo delle modifiche | Accolto e previsto entro i limiti dell'iterazione |
| Misurare l'esito positivo | Aderenza al piano (rispetto dei tempi, del budget, dell'ambito) | Valore fornito e soddisfazione del cliente |
Comprendere queste differenze ti aiuta a scegliere l'approccio giusto per la complessità, il rischio e gli obiettivi del tuo progetto.
👀 Lo sapevi? Lo sviluppo del Boeing 787 Dreamliner illustra perfettamente questo contrasto. Il progetto è iniziato con un approccio predittivo, ma ha dovuto affrontare notevoli ritardi e sforamenti dei costi. Quando è passato a un approccio più adattivo per l'integrazione dei sistemi, incorporando test e feedback regolari, ha finalmente superato le sfide tecniche critiche che avevano bloccato il progetto.
*come scegliere l'approccio giusto per il tuo progetto
Quindi, dovresti scegliere il predictive o l'adaptive? Parliamo di ciò che conta davvero nella selezione dell'approccio al project management: il contesto specifico del progetto. Non esiste una soluzione valida per tutti e i migliori project manager adattano la loro metodologia alla realtà che stanno affrontando.
Quando utilizzare il project management adattivo
Scegliete l'approccio adattivo se il vostro progetto è un traguardo mobile, in cui i requisiti cambiano, i feedback sono frequenti e la flessibilità è la chiave in ambienti dinamici.
Ad esempio, se stai sviluppando una nuova app mobile per videogiochi in un mercato competitivo, i requisiti probabilmente evolveranno man mano che raccogli i feedback degli utenti. Con gli approcci adattivi, puoi rilasciare un prodotto minimo funzionale dopo alcuni sprint, raccogliere dati reali sugli utenti e perfezionare le funzionalità/funzioni in base ai modelli di utilizzo effettivi.
Ecco perché questo approccio è la scelta ideale per:
- Sviluppo software e tecnologia: man mano che le funzionalità/funzioni cambiano e le esigenze degli utenti si evolvono durante il ciclo di vita dello sviluppo del software in Agile, nuove priorità emergono dall'oggi al domani. Gli sprint Agile aiutano i team ad adattarsi rapidamente
- Campagne creative e di marketing: si testano idee, si misura il coinvolgimento e si apportano modifiche man mano che si procede. Il project management adattivo mantiene la fluidità
- *startup e progetti innovativi: quando si sperimentano nuovi prodotti o modelli aziendali, è necessario un approccio che accetti il cambiamento, non lo contrasti
👉🏼 Un ottimo esempio è una startup che sta costruendo una piattaforma di pagamento. Rilasciando funzionalità/funzioni in cicli di due settimane, possono cambiare rapidamente direzione quando alcuni metodi di autenticazione mostrano un attrito maggiore del previsto, risparmiando mesi di sviluppo.
Pensi che il project management Agile sia adatto solo ai progetti di sviluppo software? Ti sbagli. Questo video spiega come applicare l'Agile anche a casi d'uso non software 👇🏽
📖 Leggi anche: Una giornata nella vita di uno sviluppatore software
Quando utilizzare il project management predittivo
Il project management predittivo funziona meglio quando si sa esattamente cosa deve essere fatto e le deviazioni causerebbero il caos. Quando si hanno chiari requisiti normativi, specifiche fisse o preoccupazioni per la sicurezza, è necessario l'approccio strutturato e la pianificazione completa che i metodi predittivi forniscono.
Quindi è ideale per:
- Edilizia e ingegneria: non si può iniziare a gettare il calcestruzzo se prima non si completa il progetto
- *progetti con requisiti di conformità elevati: se lavori nel settore finanziario, sanitario o aerospaziale, normative severe richiedono una tabella di marcia fissa
- Infrastrutture su larga scala: quando si gestiscono budget multimilionari, pianificare in anticipo riduce al minimo le sorprese successive
👉🏼 Un perfetto esempio dell'idoneità del project management predittivo sarebbe per un produttore di aerei come Airbus. Qui, i requisiti di sicurezza non sono negoziabili e le modifiche dopo la produzione sono estremamente costose.
Gestione del rischio nel project management
Indipendentemente dall'approccio, il project management presenta sempre dei rischi intrinseci. La chiave è sapere dove si trovano le maggiori vulnerabilità.
Per i progetti predittivi, il rischio maggiore è quello di rimanere bloccati in un piano che non ha più senso. Quindi, è necessario creare sin dall'inizio delle riserve di emergenza per i tempi e i costi aggiuntivi.
I continui cambiamenti possono portare a un aumento dell'ambito nei progetti adattivi. Per evitare il caos, mantenere gli obiettivi degli sprint ben focalizzati e monitorare le priorità in tempo reale.
💡 Consiglio dell'esperto: il tuo profilo di rischio dovrebbe influenzare notevolmente la scelta della metodologia. Per i progetti ad alto rischio, è consigliabile adattare l'approccio ai rischi specifici che si devono affrontare.
Chiediti: "Cosa mi tiene sveglio la notte per questo progetto?"
La risposta spesso indica l'approccio che meglio mitigherà i rischi specifici.
Che ne dite di un approccio ibrido?
In realtà, spesso ci si ritrova a combinare approcci diversi. Molti progetti a esito positivo utilizzano un quadro ibrido, magari predittivo per la struttura generale con elementi adattivi per le fasi di sviluppo.
📌 Lanciare un nuovo prodotto? Usa la gestione predittiva per la ricerca e sviluppo e la produzione, ma quella adattiva per i test di mercato e l'iterazione.
📌 Gestisci un progetto IT per un'azienda? Il metodo predittivo funziona per la configurazione dell'infrastruttura, mentre quello adattivo aiuta a perfezionare le funzionalità/funzioni in base al feedback degli utenti.
In fin dei conti, l'approccio migliore è quello che prepara il team a meno grattacapi e a risultati migliori.
In poche parole: scegliere tra approcci adattivi e predittivi
🔹 Scegli il metodo predittivo se il tuo progetto ha requisiti chiari, scadenze fisse e margini minimi di cambiamento, come nel caso di progetti di costruzione, conformità normativa o infrastrutture su larga scala.
🔹 Scegli l'adattamento se il tuo progetto comporta incertezza, priorità in evoluzione o frequenti feedback delle parti interessate, come lo sviluppo di software, campagne di marketing o lavori basati sull'innovazione.
🔹 Scegliete il project management ibrido se avete bisogno del meglio di entrambi i mondi: una pianificazione strutturata a lungo termine con la flessibilità di adattarsi lungo il percorso. Funziona bene per il rollout IT aziendale, lo sviluppo di prodotti e le trasformazioni aziendali complesse.
📖 Leggi anche: Una giornata nella vita di un project manager: trarre conclusioni dal caos
Semplificare il project management con una piattaforma flessibile per la gestione del lavoro
Scegliere la giusta metodologia di project management è una cosa, ma eseguirla in modo efficiente è un'altra. Gestire diversi approcci di progetto non dovrebbe richiedere di destreggiarsi tra più strumenti. La scelta della metodologia è già abbastanza complessa: gli strumenti dovrebbero semplificare l'esecuzione, non complicarla.
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ClickUp è stata la soluzione migliore per noi perché combina più strumenti di project management in uno solo. Dalle mappe mentali ai documenti agli Sprints, ClickUp è uno strumento dinamico per organizzare le esigenze di gestione delle attività di qualsiasi reparto e dare visibilità a tutta l'azienda.
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Gestione di progetti predittivi in ClickUp
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Successivamente, mappate l'intera sequenza temporale del progetto utilizzando i grafici Gantt di ClickUp, dove potete visualizzare i percorsi critici e le dipendenze delle attività. Quando si verificano inevitabili aggiustamenti, la sequenza temporale può essere ricalcolata automaticamente, risparmiandovi ore di aggiornamenti manuali. Questa vista interconnessa vi aiuta a individuare potenziali colli di bottiglia prima che facciano deragliare il vostro progetto.
Quando inizia l'esecuzione, i campi personalizzati di ClickUp consentono di tenere traccia dei dettagli delle attività e delle percentuali di completamento con precisione. È anche possibile creare stati delle attività personalizzati che rispecchino esattamente il flusso di lavoro, da "In attesa di approvazione" a "In controllo qualità" a "Revisione del cliente", assicurando che tutti seguano il processo stabilito.
Per la governance e la reportistica, le dashboard di ClickUp forniscono visibilità in tempo reale sullo stato del progetto. Crea report sullo stato di avanzamento basati sulle attività cardine che si aggiornano automaticamente man mano che le attività vengono completate, fornendo alle parti interessate le informazioni esatte di cui hanno bisogno senza richiedere la compilazione manuale dei dati.
Per chi parte da zero, il modello di project management di ClickUp fornisce un quadro completo per l'impostazione delle tradizionali fasi di progetto, attività cardine e dipendenze.
È particolarmente utile per gli approcci predittivi, in cui è necessario mappare l'intero percorso del progetto prima dell'inizio dell'esecuzione.
Gestione di progetti adattivi in ClickUp
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