La finestra In arrivo è piena zeppa e sei costantemente impegnato a recuperare il tempo perduto.
Il risultato? Ti ritrovi perennemente a scavare tra lunghi thread di email e sei troppo sopraffatto per elaborare la risposta perfetta.
Il sovraccarico di email è un vero problema!
Entra in azione: Gemini in Gmail, un assistente basato sull'IA che ti aiuta a gestire le email in modo più intelligente. Che tu voglia riepilogare/riassumere i thread delle email, scrivere risposte o perfezionare il tono, Gemini IA è lo strumento di produttività per le email di cui hai bisogno.
In questa guida ti spiegheremo come utilizzare Google Gemini in Gmail per gestire la tua finestra In arrivo, risparmiare tempo e magari rendere le email meno noiose. Perché, ammettiamolo, la tua finestra In arrivo di Gmail potrebbe probabilmente trarre vantaggio dalla magia dell'IA.
Ma non è tutto. Ti presenteremo anche un assistente IA bonus, ClickUp Brain, che non solo rende la gestione delle email un gioco da ragazzi, ma semplifica anche la tua vita lavorativa in ogni modo possibile! 🤩
⏰ Riepilogo/riassunto di 60 secondi
Ecco una breve panoramica su come sfruttare al meglio l'IA di Gemini in Gmail (e un'anteprima di un'alternativa più intelligente!):
- Accedi a Gemini in Gmail con una sottoscrizione Google One AI Premium o un account Google Area di lavoro
- Usa Gemini per riepilogare/riassumere lunghi thread di email, risparmiando tempo nella lettura e nel recupero degli aggiornamenti
- Scrivi nuove email senza sforzo con i suggerimenti generati dall'IA in base ai tuoi prompt
- Perfeziona le bozze per una maggiore chiarezza con opzioni come formalizzare, elaborare, abbreviare o riscrivere
- Poni a Gemini IA domande relative alla finestra In arrivo per ottenere rapidamente informazioni su conversazioni importanti
- Nota i limiti di Gemini: non ha una profonda comprensione del contesto, non è personalizzato e non può manipolare le email
- ClickUp offre una soluzione completa per la gestione delle email con sincronizzazione bidirezionale, automazione delle attività e gestione diretta delle email
- Utilizza l'assistente IA integrato di ClickUp, ClickUp Brain, per riepilogare/riassumere ed estrarre informazioni dai thread delle email, nonché per abbozzare risposte istantanee
- Integra ClickUp con Gmail per convertire le email in attività, automatizzare i flussi di lavoro come l'invio di email di follow-up e semplificare la comunicazione
Come utilizzare Gemini in Gmail
Forse al ritorno dalle vacanze la finestra In arrivo è piena di messaggi o semplicemente non riesci a capire quali email richiedono la tua attenzione per prime. In ogni caso, l'integrazione tra Gemini e Gmail ti aiuta a fare ordine e a dare priorità alle attività più preziose, urgenti o importanti.
🔑 Per accedere a Gemini in Gmail, è necessario abbonarsi al piano Google One AI Premium o avere Gemini abilitato nel proprio account Google Workspace.
Ecco come trovare Gemini in Gmail:
- Vai nell'angolo in alto a destra della schermata di Gmail
- Seleziona la funzionalità/funzione "Prova Gemini"
- Il tuo schermo mostrerà il pannello laterale di Gmail, che dovrebbe avere un aspetto simile a questo:
Puoi utilizzare i prompt integrati di Gemini per generare risposte o porre domande a forma libera come, "Aggiornami sulle email da
Ora che sai come funziona, sei pronto a usare l'IA in Gmail per una gestione più intelligente delle email?
Ti mostriamo i tre principali casi d'uso di Gemini in Gmail:
1. Riepilogare/riassumere lunghi thread di email
👀 Lo sapevi? Sofisticate tecniche di registrazione computerizzata rivelano che la soglia di attenzione umana è di 40 secondi.
A nessuno piace leggere email lunghe e Gemini lo sa bene. Ecco come utilizzarlo per ridurre il lavoro delle email lunghe:
- Apri Gmail sul desktop o nell'app mobile Gmail
- Cerca l'icona Gemini IA nel pannello laterale sul lato destro dello schermo. Se non la vedi, clicca sulla piccola freccia per espandere il pannello.
- Scegli l'opzione Riepiloga questa email
- Gemini genererà un breve riepilogo/riassunto, evidenziando punti chiave e dettagli importanti
- Gemini può anche riepilogare/riassumere i contenuti lunghi dei file di Google Drive direttamente nella finestra In arrivo
💡 Suggerimento: alla fine del riepilogo/riassunto generato dall'IA di Gemini, puoi selezionare il gesto del pollice appropriato per fornire un feedback positivo. Fai un pollice in su per un buon suggerimento o invia un rapporto di suggerimento negativo se la risposta deve essere migliorata. Questo aiuta il modello di IA a imparare dalle tue preferenze e ad adattare meglio le risposte future.
2. Scrivere una nuova bozza di email
Hai mai passato troppo tempo a fissare uno schermo, cercando di capire quale fosse la prima riga perfetta per la tua email? Evitiamo questa fatica e lasciamo che l'IA di Google faccia il lavoro pesante per te.
- Fai clic su Componi nell'angolo in alto a sinistra della schermata di Gmail
- Cerca l'opzione Aiutami a scrivere nella finestra di composizione
- Scrivi il prompt richiesto. Ad esempio, prova "Scrivi una lettera di presentazione per un lavoro nel marketing."
- Fare clic su Crea
- Riceverai una risposta quasi istantaneamente nella finestra di composizione di Gmail
- Puoi quindi cliccare su Ricrea o perfeziona per mettere a punto la risposta fino a quando non si adatta a ciò di cui hai bisogno
Segui questo metodo e personalizza il prompt in base alla situazione in modo che possa essere utilizzato per rispondere a una conversazione.
📖 Leggi anche: Il miglior software per la finestra In arrivo condivisa (recensioni e prezzi)
🧠 Curiosità: un trucco per la produttività delle email suggerito dalla consulente per la produttività di Google, Laura Martin, è quello di dividere le email in tre categorie: rispondere, leggere e rivedere. Affrontale in fasce orarie dedicate piuttosto che controllarle costantemente durante la giornata.
3. Perfeziona una bozza
A volte, la bozza di un'email non è proprio perfetta, ma con Gemini in Gmail puoi modificarla rapidamente e assicurarti che il tuo messaggio arrivi perfettamente.
- Vai su Componi nell'angolo in alto a sinistra della finestra In arrivo
- Scrivi la tua email manualmente
- Vai all'opzione Aiutami a scrivere
- Scegli la preferenza di modifica dal menu Perfeziona: Perfeziona la bozza Rendi formale: Rendi più formale la bozza Elabora: Aggiungi ulteriori dettagli al contenuto esistente Accorcia: Modifica le parti superflue e accorcia la bozza Ricrea: Riscrivi la bozza Perfeziona: Rivedila di nuovo
- Perfeziona la bozza
- Rendilo più formale: Rendi la bozza più formale
- Elaborare: Aggiungere ulteriori dettagli al contenuto esistente
- Più breve: Modifica le parti superflue e accorcia la bozza
- Ricreare: Riscrivere la bozza
- Perfezionare: Rivedere di nuovo
- Fai clic su Inserisci una volta ottenuti i risultati desiderati
- Nota che una volta chiesto a Gemini IA di ricreare una bozza, non è possibile ripristinare le versioni precedenti (quindi copia e incolla le sezioni che vuoi conservare!)
- Perfeziona la bozza
- Rendilo più formale: Rendi la bozza più formale
- Elaborare: Aggiungere ulteriori dettagli al contenuto esistente
- Più breve: Modifica le parti superflue e accorcia la bozza
- Ricreare: Riscrivere la bozza
- Perfezionare: Rivedere di nuovo
💡Suggerimento: Usa Gmail Q/A per porre domande a Gemini sulle conversazioni nella finestra In arrivo. Ad esempio, nella casella prompt, puoi chiedere: "Qual è stato il feedback più recente per il mio progetto X?" Gemini esaminerà i thread delle email pertinenti e fornirà una risposta riepilogativa.
Limiti dell'utilizzo di Gemini in Gmail
Gemini in Gmail offre una combinazione di praticità e limiti. Sebbene elimini il lavoro pesante dall'analisi dei messaggi, non è ancora all'altezza dell'organizzazione manuale delle email.
Detto questo, ecco altre cinque cose da tenere a mente quando si utilizza Gemini in Gmail:
- Limiti nella comprensione del contesto: l'IA di Gemini è ottima per riepilogare/riassumere e redigere, ma potrebbe non cogliere appieno le sfumature o il contesto di ogni conversazione, portando a volte a risposte meno personalizzate
- Impossibile manipolare le email: Gemini IA non può creare, inviare, eliminare o spostare le email nella finestra In arrivo, ma si concentra maggiormente sulla generazione di contenuti e sull'assistenza piuttosto che sulla gestione della finestra In arrivo e delle email
- Rischio di allucinazioni: l'IA di Gemini può occasionalmente generare informazioni imprecise o inventate, quindi è importante verificare i dettagli prima di agire di conseguenza
- Assistenza linguistica limitata: Sebbene Gemini supporti più lingue, potrebbe non essere altrettanto accurato o sfumato in lingue diverse dall'inglese, influenzando la qualità delle risposte
📖 Leggi anche: Come impostare l'inoltro automatico in Gmail?
👀 Da fare? Gmail blocca quasi 15 miliardi di messaggi indesiderati al giorno, ovvero oltre il 99,9% di spam, phishing e malware. Durante le vacanze, il numero può toccare i 231 miliardi di messaggi di spam e phishing, il 10% in più rispetto al volume medio.
Vuoi imparare l'ingegneria dei prompt per ottenere risposte migliori da Gemini e da altri strumenti di IA? Guarda questo breve corso intensivo su come perfezionare le tue domande per l'IA 👇🏽
Utilizzo dell'IA e di Gmail con ClickUp
Gemini in Gmail agisce come un assistente di scrittura di email basato sull'IA che segue le tue istruzioni durante la stesura delle risposte. Sebbene possa semplificare il processo di scrittura, non sostituisce un software completo di gestione delle email.
È qui che entra in gioco ClickUp. Oggi il lavoro è frammentato: email in uno strumento, attività in un altro, documenti sepolti in infinite cartelle. ClickUp mette tutto insieme.
Essendo l'app per tutto ciò che riguarda il lavoro, è l'unica fonte di verità per i tuoi progetti, documenti, lavagne online, automazioni, dashboard, obiettivi e altro ancora.
Non si tratta solo di aiutarti a scrivere e riepilogare/riassumere le email. Grazie alla gestione integrata delle email, puoi inviare, ricevere e monitorare le email senza lasciare l'area di lavoro di ClickUp. Vediamo come:
Integra ClickUp con Gmail
L'integrazione tra ClickUp e Gmail colma le lacune lasciate dall'IA di Gemini, consentendoti di rompere i silos di informazioni e gestire insieme email e attività.
Ecco come può migliorare il tuo flusso di lavoro:
- Sincronizzazione bidirezionale: crea o aggiorna automaticamente le attività in Gmail in base ad azioni come la ricezione di una nuova email, l'aggiunta di una conversazione ai preferiti o il completamento di un'attività
- Le email contrassegnate da un asterisco diventano attività: converte le email importanti in attività attuabili, assicurandoti di non perdere mai un follow-up
- Automazione del flusso di lavoro: con l'integrazione Zapier di ClickUp, attività come il trasferimento di informazioni tra Gmail e ClickUp sono automatizzate, riducendo il lavoro manuale richiesto e gli errori
👉🏼 A differenza di Gemini AI, che si concentra esclusivamente sulla stesura e il perfezionamento delle risposte, ClickUp offre una gestione completa delle email e delle attività.
📮ClickUp Insight: Quasi il 42% dei knowledge worker preferisce l'email per la comunicazione con il team. Ma ha un costo. Poiché la maggior parte delle email raggiunge solo alcuni membri del team, la conoscenza rimane frammentata, ostacolando la collaborazione e le decisioni rapide. Per migliorare la visibilità e accelerare la collaborazione, sfrutta un'app per tutto il lavoro come ClickUp, che trasforma le tue email in attività realizzabili in pochi secondi!
Puoi inviare e ricevere email direttamente da ClickUp, creare attività, allegare email a elementi di lavoro rilevanti e collaborare con il tuo team senza lasciare la piattaforma.
La parte migliore? L'integrazione delle email di ClickUp lavora con piattaforme come Microsoft Outlook, IMAP e Microsoft 365, non solo con Gmail!
Puoi generare una bozza di email utilizzando il comando slash (/write). Regola il tono e il livello di creatività, inserisci il testo nella tua email e invialo senza lasciare l'interfaccia dell'attività. Dimenticati di dover cambiare scheda e di dover faticare sulle bozze di email manuali!
Inoltre, puoi persino automatizzare le tue email, attivandone l'invio in base a campi personalizzati, invio di moduli o eventi di attività all'interno di ClickUp.
Questo consolidamento ti consente di migliorare la produttività mantenendo email, attività e conversazioni in un unico posto!
ClickUp Brain migliora le tue email
Ma come funziona? Mentre Gemini AI migliora la tua esperienza con Gmail fornendo approfondimenti contestuali e risposte suggerite, ClickUp Brain, l'assistente IA integrato, va ancora oltre.
Si integra direttamente con le aree di lavoro, assorbendo i dati del flusso di lavoro, analizzando le attività del team e monitorando le sequenze dei progetti.
Comprendendo il contesto all'interno del sistema, ClickUp Brain fornisce consigli professionali intelligenti e attuabili.
Con ClickUp Brain puoi:
- Connessione di attività, documenti ed email per generare risposte istantanee e contestualizzate sul flusso di lavoro
- Scrivi risposte professionali ai messaggi Gmail utilizzando lo scrittore IA integrato, risparmiando tempo
- Converti le email importanti in attività o elementi di azione all'interno di ClickUp, eliminando il monitoraggio manuale
- Controlla la grammatica e l'ortografia con il controllo ortografico integrato per un risultato finale perfetto
- Genera riepiloghi/riassunti di lunghi thread di email, fornendo rapide panoramiche senza la necessità di spulciare tra lunghe conversazioni
- Trascrivi clip vocali e video all'interno di ClickUp e cattura i punti chiave delle tue discussioni
📖 Leggi anche: La guida definitiva al project management via email
Passa a ClickUp Chatta
Se da un lato abbinare l'IA alla finestra In arrivo può aiutare a gestire il sovraccarico di email, dall'altro potremmo eliminarlo del tutto
ClickUp Chat offre a te e al tuo team una comunicazione in tempo reale alternativa alle email, integrando le conversazioni direttamente nel flusso di lavoro e nel contesto del progetto.
Passare dalle email alle chat ti permette di:
- Collega le discussioni direttamente a specifiche attività o progetti. In questo modo tutte le informazioni rilevanti sono centralizzate, riducendo la necessità di cercare in thread di email separate
- Organizzare le conversazioni in canali, evitando il disordine delle finestre In arrivo traboccanti di email
- Da fare il lavoro collaborativo più velocemente Taggando i membri del team, condividendo file e incorporando risorse direttamente nella chat e riducendo al minimo i ritardi associati alle email
- Prendi decisioni critiche rapidamente e risolvi i problemi facendo brainstorming con i colleghi in tempo reale
Utilizzando ClickUp per chattare per comunicazioni interne e discussioni relative ai progetti, è possibile ridurre significativamente il volume di email nella finestra In arrivo. Inoltre, ridurre il passaggio da una piattaforma all'altra tra email e project management può aumentare la produttività individuale e del team.
📮 ClickUp Insight: I lavoratori della conoscenza inviano in media 25 messaggi al giorno, alla ricerca di informazioni e contesto. Questo indica una discreta quantità di tempo sprecato a scorrere, cercare e decifrare conversazioni frammentate tra email e chat. 😱
Se solo avessi una piattaforma intelligente che colleghi attività, progetti, chat ed email (più IA!) in un unico posto. Ma ce l'hai!
ClickUp è un software incredibilmente versatile che ha aumentato la mia produttività di almeno 10 volte. Adoro la combinazione di gestione delle attività personali e gestione delle conoscenze aziendali, note rapide e IA. ClickUp Brain è FANTASTICO. È incredibilmente sensibile al contesto e letteralmente un assistente formidabile.
ClickUp è un software incredibilmente versatile che ha aumentato la mia produttività di almeno 10 volte. Adoro la combinazione di gestione delle attività personali e gestione delle conoscenze aziendali, note rapide e IA. ClickUp Brain è FANTASTICO. È incredibilmente sensibile al contesto e letteralmente un assistente formidabile.
Da fare con le email utilizzando ClickUp
Gemini AI in Gmail è sicuramente un assistente utile, ma se stai cercando una soluzione più completa per la gestione dei progetti e delle attività via email, ClickUp fa al caso tuo.
Con ClickUp, puoi convertire le email in cose da fare e mantenere intatto il contesto tra conversazioni e progetti: non dovrai più passare da un'app all'altra o perdere dettagli.
I team che passano a ClickUp segnalano una migliore efficienza, collaborazione e visibilità, oltre a sostituire 3 o più strumenti e risparmiare più di 3 ore alla settimana.
Quindi, hai una scelta: Gemini AI offre un assistente integrato per la sintesi e la scrittura per le app di Google come Gmail, Fogli Google e Documenti Google, mentre ClickUp fornisce strumenti basati sull'IA per la gestione completa delle e-mail e dei progetti.
Se sei pronto per quest'ultimo, iscriviti oggi stesso a ClickUp gratis!