Gli strumenti SaaS sono la forza trainante del vostro business. Il 73% delle organizzazioni considera il SaaS essenziale per il raggiungimento dei propri obiettivi aziendali, con il 38% che lo ritiene "molto importante" e il 35% "abbastanza importante".
Ma come si gestiscono i fornitori SaaS? Quali strumenti utilizzare? Quali sono le best practice?
Tutto questo e molto altro ancora nel post di questo blog. Cominciamo!
⏰ Riepilogo/riassunto in 60 secondi
- La gestione dei provider SaaS implica la selezione, l'onboarding, il monitoraggio e la gestione dei provider di software-as-a-service (SaaS)
- Aiuta a gestire i costi, garantire la sicurezza e la conformità SaaS e migliorare l'efficienza aziendale
- I passaggi chiave per la gestione dei fornitori SaaS includono l'identificazione e la selezione dei fornitori SaaS, la negoziazione dei contratti e il monitoraggio delle prestazioni degli strumenti SaaS
- Alcuni dei migliori consigli per una gestione di successo dei fornitori SaaS sono: centralizzare l'approvvigionamento SaaS, impostare promemoria di rinnovo automatico e identificare gli strumenti SaaS duplicati
- ClickUp rende più efficiente il processo di gestione dei fornitori SaaS grazie all'impostazione di promemoria automatici per la revisione dei contratti SaaS e la visualizzazione delle prestazioni e dell'utilizzo dello strumento
Che cos'è la gestione dei fornitori SaaS?
La gestione dei provider SaaS è il processo di selezione, onboarding, monitoraggio e gestione dei provider di software-as-a-service (SaaS) per garantire che siano in linea con gli obiettivi aziendali. Comprende:
- Monitoraggio delle sottoscrizioni SaaS in un luogo centralizzato
- Controllare i fornitori per le certificazioni di sicurezza (come SOC 2 o ISO 27001) e la conformità normativa (GDPR, HIPAA, CCPA)
- Monitoraggio dei tempi di attività, dei tempi di risposta e della qualità del servizio
- Ottenere il miglior affare, chiari accordi sul livello di servizio (SLA)
- Verifica delle integrazioni con i sistemi esistenti per evitare i silos tecnologici
Con l'aumento delle app SaaS in uso, una buona gestione dei fornitori mantiene efficienti le operazioni SaaS, evitando sprechi, rischi per la sicurezza e ridondanza degli strumenti.
Perché è importante una gestione efficace dei fornitori SaaS
Prima di parlare ulteriormente del processo di gestione dei fornitori SaaS, cerchiamo di capire perché è importante una gestione efficace dei fornitori SaaS:
Controllo dei costi e ottimizzazione del budget
Una gestione efficace dei fornitori SaaS consente di ottenere un risparmio del 16,49% sulle transazioni completate attraverso le negoziazioni, per un risparmio totale di 349 milioni di dollari. E non c'è da stupirsi. Le aree in cui si pensa che il taglio dei costi non sia possibile sono spesso quelle in cui si trovano i maggiori risparmi. Il tuo stack SaaS ne è un ottimo esempio.
Con una solida gestione dei fornitori di software SaaS, puoi sempre monitorare il ROI e l'efficienza dei tuoi strumenti.
🌟 I controlli regolari effettuati utilizzando una soluzione di gestione dei fornitori SaaS ti aiutano a eliminare il software che:
- Non fa più quello per cui l'hai acquistato originariamente
- Le spese nascoste e subdole stanno erodendo il tuo budget?
- Non viene utilizzato perché il tuo team è passato a qualcosa di meglio
Indipendentemente dal motivo, un responsabile dei fornitori SaaS esaminerà le sottoscrizioni e identificherà quelle da annullare, liberando così un budget per acquisti SaaS più importanti.
💡Suggerimento: Imposta una revisione trimestrale delle prestazioni SaaS con i capi reparto per identificare i colli di bottiglia, eliminare gli strumenti inutilizzati e garantire che tutto il software sia in linea con gli obiettivi aziendali.
Sicurezza, conformità e mitigazione dei rischi
Con le applicazioni SaaS che gestiscono dati aziendali sensibili, la sicurezza e la conformità non sono opzionali, ma essenziali. La mancanza di supervisione può portare a rischi importanti, dalle violazioni dei dati alle multe. La gestione dei fornitori SaaS garantisce che ogni strumento soddisfi gli standard di sicurezza necessari e i requisiti di conformità.
🌟 Monitorando costantemente il tuo stack SaaS, puoi identificare e mitigare i rischi, come ad esempio:
- Fornitori privi di adeguate certificazioni di sicurezza (SOC 2, ISO 27001, conformità al GDPR)
- Strumenti non autorizzati che memorizzano dati sensibili senza l'approvazione dell'IT
- Shadow IT che rende la tua organizzazione vulnerabile agli attacchi informatici
Una solida strategia di gestione dei fornitori SaaS garantisce che ogni strumento del tuo ecosistema soddisfi i requisiti di sicurezza, conformità e rischio, mantenendo la tua attività sempre protetta.
🧠 Lo sapevi? Un recente report ha rilevato che il 31% delle organizzazioni ha subito una violazione dei dati SaaS nell'ultimo anno, evidenziando la necessità critica di pratiche di sicurezza diligenti.
Miglioramento delle prestazioni e dell'efficienza operativa
Il tuo business si basa essenzialmente sul SaaS. Il servizio clienti ha bisogno del SaaS; l'ufficio acquisti ha bisogno del SaaS; il marketing ha bisogno del SaaS: quasi tutti i reparti ne dipendono. Come puoi aspettarti di raggiungere l'efficienza operativa se non gestisci correttamente questi strumenti?
Con la gestione dei fornitori SaaS, ti assicuri che ogni strumento nel tuo stack migliori i flussi di lavoro invece di rallentarli.
🌟 Ottimizzando regolarmente il tuo ecosistema SaaS, puoi eliminare:
- Strumenti sovrapposti che svolgono lo stesso lavoro ma creano confusione e inefficienze
- Software lento o inaffidabile che interrompe le operazioni quotidiane
- Flussi di lavoro complicati causati da strumenti che non si integrano bene
📌 Esempio: Metropolitan Memorial Parks (MMP) nel Nuovo Galles del Sud ha dovuto affrontare le sfide poste da sistemi finanziari obsoleti e isolati dopo aver unito più entità. Passando a una piattaforma di gestione SaaS unificata, ha semplificato i processi, migliorato l'efficienza e ottenuto significativi risparmi sui costi.
Eliminazione degli strumenti ridondanti
La maggior parte delle aziende non si rende nemmeno conto di quanti strumenti SaaS duplicati stia pagando. Un recente report di Zylo ha rilevato che, in media, il 44% delle licenze SaaS aziendali sono sprecate o sottoutilizzate, il che comporta notevoli spese inutili.
Il marketing ha uno strumento per l'automazione, il commerciale ne ha un altro e il supporto clienti potrebbe utilizzare qualcosa di completamente diverso, ma fanno tutti la stessa cosa.
🌟 Con una piattaforma di gestione dei fornitori SaaS puoi:
- Eliminare gli strumenti sovrapposti che fanno lo stesso lavoro
- Riassegnare le licenze agli utenti inattivi invece di acquistarne altre
- Assicurati che i team stiano effettivamente utilizzando gli strumenti per cui stai pagando
Controlla l'attività di accesso alle app SaaS: se le persone non utilizzano regolarmente uno strumento, è il momento di tagliare o riassegnare la licenza.
📖 Per saperne di più: SaaS Esempi e applicazioni
Passaggi chiave nella gestione dei fornitori SaaS
Un approccio strutturato aiuta a evitare passaggi e ostacoli inutili nella selezione e nella gestione dei fornitori SaaS. Ecco una guida passo passo per una gestione efficace dei fornitori.
Passaggio 1: identificare le esigenze aziendali e i requisiti dei fornitori
Tutto inizia con la conoscenza degli strumenti necessari e del piano più adatto. Senza un quadro chiaro, si finisce con troppi strumenti, funzionalità/funzioni sovrapposte o con il pagamento di piani costosi con componenti aggiuntivi non necessari.
🌟 Pensa a:
- *quali strumenti sono essenziali? Hai bisogno di un CRM, di una piattaforma di project management o di uno strumento di automazione?
- *da fare: Quante licenze o postazioni ti servono? Stai pagando per 100 utenti quando in realtà solo 50 utilizzano lo strumento?
- *quale piano tariffario è più adatto? Sei legato a un piano Enterprise quando un piano di livello inferiore funzionerebbe altrettanto bene?
- *quali integrazioni sono indispensabili? Lo strumento può connettersi al software esistente per evitare interruzioni del flusso di lavoro?
Ognuno di questi fattori ti aiuta a capire quale fornitore è effettivamente adatto. Il marketing potrebbe aver bisogno di automazione, mentre l'IT si preoccupa maggiormente della sicurezza e della conformità. La sfida? Trovare una soluzione che soddisfi tutti i requisiti senza sforare il budget.
ClickUp, l'app che fa tutto per il lavoro, ti aiuta a semplificare questo processo. Rivoluziona il modo in cui gestisci progetti, documenti e comunicazioni, il tutto in un unico sistema unificato di gestione dei fornitori.
Puoi utilizzare le attività di ClickUp per mappare i requisiti. Crea una lista di controllo delle funzionalità/funzioni SaaS indispensabili, assegna le attività di ricerca ai membri del team pertinenti e imposta le scadenze per mantenere il flusso delle attività . Se la conformità richiede la revisione da parte dell'IT o l'approvazione del budget da parte della finanza, assegnale direttamente in modo che tutto rimanga organizzato in un unico posto.
Passaggio 2: ricerca e selezione dei fornitori
Una volta che sai di cosa hai bisogno, il passaggio successivo è trovare i fornitori giusti. Ma con infinite opzioni SaaS, restringere il campo può essere travolgente. Invece di buttarti alla cieca, concentrati su quelli che si allineano veramente alle tue esigenze.
🌟 Ecco come filtrare le opzioni dei fornitori SaaS utilizzando un software di gestione dei fornitori:
- Confronta i piani tariffari: Il fornitore offre prezzi flessibili o sei vincolato a contratti a lungo termine?
- Verifica la sicurezza e la conformità: lo strumento soddisfa standard come SOC 2, ISO 27001 o GDPR?
- Guarda le integrazioni: funzionerà perfettamente con i tuoi strumenti esistenti?
- *leggi le recensioni e i consigli: cosa dicono le altre aziende sull'affidabilità e il supporto?
E cosa c'è di meglio che ottenere il contributo del proprio team su uno strumento prima di prendere una decisione? Per discutere dei diversi fornitori, utilizzare ClickUp Chat per collaborare in tempo reale, finalizzare i criteri di selezione del fornitore e ottenere consigli, senza interminabili thread di email.
📮ClickUp Insight: il 42% dei membri del team si affida ancora molto alle email per comunicare, nonostante la loro natura isolata.
Secondo una ricerca di ClickUp, la comunicazione è spesso isolata e separata dai flussi di lavoro effettivi. Per evitare una comunicazione interrotta, integra la messaggistica nei tuoi flussi di lavoro con una piattaforma centralizzata che unisce project management, collaborazione e comunicazione. Prova ClickUp, l'app che fa tutto per il lavoro.
Passaggio 3: negoziare i termini del contratto e gli SLA
Ottenere un ottimo strumento SaaS è una cosa, ottenere un ottimo affare è un'altra. I fornitori stabiliscono i loro prezzi, ma ciò non significa che siano definitivi. La negoziazione è la chiave per ottenere condizioni migliori, contratti flessibili con i fornitori e garanzie di servizio che siano effettivamente a tuo vantaggio.
🌟 Ecco su cosa concentrarsi durante la negoziazione con i fornitori SaaS:
- Flessibilità dei prezzi: è possibile ottenere sconti per la fatturazione annuale o per i contratti pluriennali?
- Scalabilità utente: è possibile aumentare o diminuire il numero di postazioni senza incorrere in sanzioni?
- Accordi sul livello di servizio (SLA): qual è il tempo di attività garantito? Cosa succede se non lo rispettano?
- Condizioni di supporto: il supporto prioritario è incluso o ha un costo aggiuntivo?
Negoziare su questioni come queste potrebbe sembrare banale, ma a lungo termine serve a uno scopo importante.
Puoi utilizzare ClickUp Automazioni per rimanere aggiornato sulle negoziazioni dei contratti. Imposta promemoria per le date di rinnovo, automatizza i follow-up con i fornitori e monitora SLA e indicatori chiave di prestazione nel tempo. In questo modo, non perderai mai l'opportunità di rinegoziare e ottimizzare il monitoraggio dei KPI SaaS.
Passaggio 4: integrare il fornitore e lo strumento SaaS
Una volta firmato il contratto, inizia il vero lavoro: mettere in funzione lo strumento senza intoppi. Un processo di onboarding del fornitore mal eseguito porta a un basso tasso di adozione, licenze sprecate e team frustrati. Se gli utenti non sanno come utilizzare lo strumento o non riescono a integrarlo nei loro flussi di lavoro quotidiani, diventa rapidamente solo un'altra spesa invece di un valore aggiunto.
🌟Per garantire un'implementazione senza intoppi degli strumenti SaaS:
- *definire i ruoli e le autorizzazioni degli utenti: assegnare livelli di accesso appropriati per prevenire rischi per la sicurezza e mantenere i dati organizzati
- Fornire formazione e documentazione: assicurarsi che i team sappiano come utilizzare lo strumento in modo efficiente attraverso sessioni di onboarding strutturate
- Monitoraggio dell'adozione e dell'utilizzo: monitoraggio dell'impegno e raccolta di feedback per affrontare tempestivamente eventuali colli di bottiglia
Un processo di onboarding ben pianificato assicura che lo strumento diventi parte integrante del flusso di lavoro del tuo team, non un'altra sottoscrizione dimenticata.
📖 Per saperne di più: IaaS vs PaaS vs SaaS: quale modello scegliere?
Passaggio 5: Monitorare le prestazioni e la relazione con il fornitore
Il monitoraggio regolare delle prestazioni dei fornitori garantisce il valore pagato e aiuta a identificare eventuali problemi prima che abbiano un impatto sulle operazioni.
Per il software aziendale B2B SaaS, è fondamentale che i fornitori siano responsabili. Con le dashboard di ClickUp , è possibile monitorare il rispetto degli SLA, monitorare i tempi di attività e tenere d'occhio le tendenze di adozione da parte degli utenti, tutto in un unico posto. Se un fornitore spesso non rispetta le garanzie di prestazione o non fornisce un supporto tempestivo, potrebbe essere il momento di rinegoziare o cercare alternative.
Con le dashboard personalizzate, è possibile monitorare i report sull'utilizzo per vedere se i team stanno utilizzando attivamente lo strumento o se le licenze vengono sprecate. Anche gli aggiornamenti di sicurezza e le modifiche alla conformità devono essere rivisti per garantire che il fornitore sia sempre aggiornato sugli standard del settore.
Bonus: utilizza il modello di lista di controllo per la gestione dei fornitori di ClickUp
Se vuoi iniziare subito, ClickUp ha il modello giusto per te. Il modello di lista di controllo per la gestione dei fornitori di ClickUp ti consente di elencare i fornitori, monitorare i dettagli del contratto, impostare promemoria per il rinnovo e monitorare la conformità, tutto in un unico posto.
Invece di destreggiarti tra fogli di calcolo o note sparse, avrai a disposizione un modo chiaro e strutturato per gestire ogni aspetto delle tue relazioni con i fornitori. Grazie all'assegnazione integrata delle attività, potrai assicurarti che approvazioni, negoziazioni e revisioni delle prestazioni non vadano perse.
📖 Per saperne di più: Come il nostro team per l'eccellenza nella qualità utilizza ClickUp
Best practice per la gestione dei fornitori SaaS
Ecco le best practice da seguire per una gestione efficace dei fornitori SaaS:
Centralizzare l'approvvigionamento SaaS
Acquisti SaaS sparsi portano a sprechi di budget, rischi per la sicurezza e strumenti duplicati. Un processo di approvvigionamento centralizzato porta ordine e controllo.
❌ Stai eliminando:
- Software sovrapposti che fanno lo stesso lavoro Da fare
- Spese non tracciate tra i diversi team
- Rischi per la sicurezza derivanti da strumenti non controllati
✅ Guadagni:
- Prezzi migliori attraverso le trattative con i fornitori
- Chiara supervisione di rinnovi e cancellazioni
- Un ecosistema SaaS ottimizzato e sicuro
Invece di lasciare che ogni team acquisti ciò che vuole, un processo strutturato garantisce che ogni strumento sia controllato, conveniente e necessario.
Imposta avvisi di rinnovo automatico
I contratti SaaS hanno la capacità subdola di rinnovarsi automaticamente, bloccandoti in un altro ciclo di pagamenti, anche per strumenti che non usi più.
Se non si effettua un monitoraggio, c'è la probabilità di sprecare denaro in software che il team ha già abbandonato.
🌟 Mantieni il vantaggio grazie all'impostazione di avvisi di rinnovo. Questo ti dà il tempo di:
- Verificare se lo strumento è ancora necessario
- Negoziare condizioni migliori prima del rinnovo del contratto
- Annullare le sottoscrizioni che non forniscono più valore
La gestione dei fornitori IT ti garantisce il controllo della spesa SaaS.
🧠 Lo sapevi? La ricerca indica che fino al 30% della spesa SaaS viene sprecata a causa di rinnovi mancati e automatici.
Consolidare i fornitori ove possibile
Fai un semplice controllo: il tuo team di marketing sta utilizzando uno strumento di automazione simile a quello utilizzato dall'automazione? Se il caso d'uso è lo stesso, lo strumento SaaS deve essere diverso.
Gli strumenti SaaS duplicati si insinuano quando team diversi effettuano acquisti indipendenti. Il consolidamento dei fornitori riduce i costi, semplifica i flussi di lavoro e rafforza il potere di negoziazione.
🌟 Un semplice controllo può aiutarti:
- Identificare gli strumenti che si sovrappongono tra i vari reparti
- Standardizzare il software per migliorare la collaborazione
- Ridurre i costi generali di gestione dei fornitori
Meno duplicazioni significa meno complessità e più valore dagli strumenti che si mantengono.
Per questo, puoi utilizzare ClickUp Brain, il potente assistente IA di ClickUp. Può aiutarti a creare un elenco di tutti gli strumenti SaaS utilizzati nei diversi reparti della tua organizzazione, in modo da poter identificare gli strumenti che si sovrappongono.
Applicare un flusso di lavoro di approvazione SaaS
Spesso i team acquistano strumenti SaaS senza l'approvazione del reparto IT o degli acquisti, con conseguenti rischi per la sicurezza, problemi di conformità e spese inutili. Senza un processo in atto, subentra l'IT ombra.
🌟 Un flusso di lavoro di approvazione garantisce:
- Ogni strumento è controllato per quanto riguarda sicurezza e conformità
- Gli strumenti ridondanti o sovrapposti non vengono aggiunti allo stack
- L'ufficio acquisti può negoziare prezzi e condizioni contrattuali migliori
Con il 65% delle aziende che subisce perdite di dati a causa del cosiddetto "shadow IT", controllare gli acquisti SaaS non è un'opzione, ma una necessità. Un processo di approvazione strutturato mantiene il tuo stack sicuro, conveniente ed efficiente.
📖 Per saperne di più: Come ottimizzare l'esito positivo per il cliente per SaaS
Semplificare la gestione dei fornitori SaaS con ClickUp
La gestione dei fornitori SaaS non deve essere necessariamente caotica. ClickUp offre uno spazio centralizzato per il monitoraggio dei contratti, delle prestazioni dei fornitori, l'automazione degli avvisi di rinnovo e la collaborazione con il team, il tutto in tempo reale.
Grazie a funzionalità/funzioni come dashboard, gestione delle attività, automazioni e integrazioni, è possibile semplificare ogni fase del ciclo di vita del fornitore, dall'approvvigionamento al rinnovo. Pronto a prendere il controllo dei tuoi fornitori SaaS? Iscriviti a ClickUp e inizia oggi stesso a gestire in modo più intelligente.