Gli strumenti SaaS sono la forza motrice della tua attività. Il 73% delle organizzazioni considera il SaaS essenziale per il raggiungimento dei propri obiettivi aziendali, con il 38% che lo ritiene "molto importante" e il 35% "abbastanza importante".
Ma come si gestiscono i fornitori SaaS? Quali strumenti utilizzare? Quali sono le best practice?
In questo post del blog tratteremo tutti questi argomenti e molto altro ancora. Cominciamo!
⏰ Riepilogo/riassunto in 60 secondi
- La gestione dei fornitori SaaS comporta la selezione, l'onboarding, il monitoraggio e la gestione dei provider di software-as-a-service (SaaS).
- Aiuta a gestire i costi, garantire la sicurezza e la conformità SaaS e migliorare l'efficienza aziendale.
- I passaggi chiave per la gestione dei fornitori SaaS includono l'identificazione e la selezione dei fornitori SaaS, la negoziazione dei contratti e il monitoraggio delle prestazioni degli strumenti SaaS.
- Alcuni dei migliori consigli per una gestione efficace dei fornitori SaaS sono centralizzare l'approvvigionamento SaaS, impostare promemoria di rinnovo automatico e identificare gli strumenti SaaS duplicati.
- ClickUp rende più efficiente il processo di gestione dei fornitori SaaS con l'impostazione di promemoria automatici per la revisione dei contratti SaaS e la visualizzazione delle prestazioni e dell'utilizzo dello strumento.
Che cos'è la gestione dei fornitori SaaS?
La gestione dei fornitori SaaS è il processo di selezione, onboarding, monitoraggio e gestione dei fornitori di software-as-a-service (SaaS) per garantire che siano in linea con gli obiettivi aziendali. Comprende:
- Monitoraggio delle sottoscrizioni SaaS in un unico luogo centralizzato
- Verifica dei fornitori per le certificazioni di sicurezza (come SOC 2 o ISO 27001) e la conformità normativa (GDPR, HIPAA, CCPA)
- Monitoraggio dell'uptime, dei tempi di risposta e della qualità del servizio
- Ottenere le condizioni migliori, accordi sul livello di servizio (SLA) chiari
- Verifica delle integrazioni con i sistemi esistenti per evitare silos tecnologici
Con un numero sempre maggiore di app SaaS in uso, una solida gestione dei fornitori mantiene efficienti le operazioni SaaS, evitando sprechi di denaro, rischi per la sicurezza e ridondanza degli strumenti.
Perché è importante una gestione efficace dei fornitori SaaS
Prima di approfondire il processo di gestione dei fornitori SaaS, cerchiamo di capire perché è importante una gestione efficace dei fornitori SaaS:
Controllo dei costi e ottimizzazione del budget
Una gestione efficace dei fornitori SaaS consente di ottenere un risparmio del 16,49% sulle transazioni completate attraverso le negoziazioni, per un risparmio totale di 349 milioni di dollari. E non c'è da stupirsi. Spesso i settori in cui si ritiene impossibile ridurre i costi sono proprio quelli in cui è possibile ottenere i risparmi maggiori. Il tuo stack SaaS ne è un ottimo esempio.
Con una solida gestione dei fornitori di software SaaS, puoi monitorare costantemente il ROI e l'efficienza dei tuoi strumenti.
🌟 Controlli regolari utilizzando una soluzione di gestione dei fornitori SaaS ti aiutano a eliminare i software che:
- Non serve più a quello per cui l'avevi acquistato inizialmente
- Ci sono costi nascosti che stanno erodendo il tuo budget?
- Non viene utilizzato perché il tuo team è passato a qualcosa di meglio
Indipendentemente dal motivo, un responsabile dei fornitori SaaS esaminerà le tue sottoscrizioni e identificherà quelle da cancellare, liberando budget per acquisti SaaS più vantaggiosi.
💡Suggerimento professionale: organizza una revisione trimestrale delle prestazioni SaaS con i responsabili di reparto per identificare i colli di bottiglia, eliminare gli strumenti inutilizzati e garantire che tutti i software siano in linea con gli obiettivi aziendali.
Sicurezza, conformità e mitigazione dei rischi
Poiché le applicazioni SaaS gestiscono dati aziendali sensibili, la sicurezza e la conformità non sono opzionali, ma essenziali. Una mancanza di supervisione può comportare rischi importanti, dalle violazioni dei dati alle sanzioni normative. La gestione dei fornitori SaaS garantisce che ogni strumento soddisfi gli standard di sicurezza e i requisiti di conformità necessari.
🌟 Monitorando costantemente il tuo stack SaaS, puoi identificare e mitigare rischi quali:
- Fornitori privi delle adeguate certificazioni di sicurezza (SOC 2, ISO 27001, conformità al GDPR)
- Strumenti non autorizzati che memorizzano dati sensibili senza l'approvazione dell'IT
- Shadow IT che rende la tua organizzazione vulnerabile agli attacchi informatici
Una solida strategia di gestione dei fornitori SaaS garantisce che ogni strumento del tuo ecosistema soddisfi i requisiti di sicurezza, conformità e rischio, proteggendo costantemente la tua attività.
🧠 Lo sapevi? Un recente rapporto ha rilevato che il 31% delle organizzazioni ha subito una violazione dei dati SaaS nell'ultimo anno, evidenziando la necessità fondamentale di adottare pratiche di sicurezza diligenti.
Miglioramento delle prestazioni e dell'efficienza operativa
La tua azienda funziona essenzialmente con il SaaS. Il servizio clienti ha bisogno del SaaS, gli acquisti hanno bisogno del SaaS, il marketing ha bisogno del SaaS: quasi tutti i reparti hanno una dipendenza da esso. Come puoi aspettarti di raggiungere l'efficienza operativa se non gestisci correttamente questi strumenti?
Con la gestione dei fornitori SaaS, ti assicuri che ogni strumento del tuo stack migliori i flussi di lavoro invece di rallentarli.
🌟 Ottimizzando regolarmente il tuo ecosistema SaaS, puoi eliminare:
- Strumenti sovrapposti che svolgono lo stesso lavoro ma creano confusione e inefficienze
- Software lento o inaffidabile che interrompe le operazioni quotidiane
- Flussi di lavoro complicati causati da strumenti che non si integrano bene
📌 Esempio: Metropolitan Memorial Parks (MMP) nel New South Wales ha dovuto affrontare sfide legate a sistemi finanziari obsoleti e compartimentati dopo aver unito più entità. Passando a una piattaforma di gestione SaaS unificata, ha semplificato i processi, migliorato l'efficienza e ottenuto significativi risparmi sui costi.
Eliminazione degli strumenti ridondanti
La maggior parte delle aziende non si rende nemmeno conto di quanti strumenti SaaS duplicati sta pagando. Un recente rapporto di Zylo ha rilevato che, in media, il 44% delle licenze SaaS delle aziende è sprecato o sottoutilizzato, con conseguenti spese inutili significative.
Il marketing ha uno strumento per l'automazione, il settore commerciale ne ha un altro e il supporto clienti potrebbe utilizzare qualcosa di completamente diverso, ma tutti fanno la stessa cosa.
🌟 Con una piattaforma di gestione dei fornitori SaaS puoi:
- Elimina gli strumenti che svolgono la stessa funzione e si sovrappongono.
- Riassegna le licenze degli utenti inattivi invece di acquistarne di nuove.
- Assicurati che i team utilizzino effettivamente gli strumenti per cui paghi.
Controlla l'attività di accesso alle app SaaS: se gli utenti non utilizzano regolarmente uno strumento, è il momento di eliminare o riassegnare la licenza.
📖 Per saperne di più: Esempi e applicazioni SaaS
Passaggi chiave nella gestione dei fornitori SaaS
Un approccio strutturato ti aiuta a evitare passaggi e ostacoli inutili nella selezione e nella gestione dei fornitori SaaS. Ecco una guida passo passo per una gestione efficace dei fornitori.
Passaggio 1: Identifica le esigenze aziendali e i requisiti dei fornitori
Tutto inizia con la consapevolezza degli strumenti necessari e del piano più adatto alle tue esigenze. Senza un quadro chiaro, finirai per avere troppi strumenti, funzionalità/funzioni sovrapposte o piani costosi con componenti aggiuntivi non necessari.
🌟 Rifletti su:
- Quali strumenti sono essenziali? Hai bisogno di un CRM, di una piattaforma di project management o di uno strumento di automazione?
- Di quante licenze o postazioni hai bisogno? Stai pagando per 100 utenti quando solo 50 utilizzano effettivamente lo strumento?
- Qual è il piano tariffario più conveniente? Sei vincolato a un piano Enterprise quando un piano di livello inferiore sarebbe perfettamente adeguato?
- Quali integrazioni sono indispensabili? Lo strumento è in grado di effettuare una connessione al tuo software esistente per evitare interruzioni del flusso di lavoro?
Ciascuno di questi fattori ti aiuta a capire quale fornitore è effettivamente adatto. Il marketing potrebbe aver bisogno di automazione, mentre l'IT è più interessato alla sicurezza e alla conformità. La sfida? Trovare una soluzione che soddisfi tutti i requisiti senza sforare il budget.
ClickUp, l'app per tutto ciò che riguarda il lavoro, ti aiuta a semplificare questo processo. Rivoluziona il modo in cui gestisci progetti, documenti e comunicazioni, il tutto in un unico sistema di gestione dei fornitori.
Puoi utilizzare le attività di ClickUp per definire i requisiti. Crea una lista di controllo delle funzionalità SaaS indispensabili, assegna le attività di ricerca ai membri del team competenti e fissa delle scadenze per garantire il corretto svolgimento delle attività. Se la conformità richiede una revisione da parte dell'IT o l'approvazione del budget da parte della finanza, assegna direttamente tali attività in modo che tutto rimanga organizzato in un unico posto.
Passaggio 2: Ricerca e selezione dei fornitori
Una volta individuate le tue esigenze, il passaggio successivo è trovare i fornitori giusti. Tuttavia, con una scelta infinita di opzioni SaaS, restringere il campo può risultare complicato. Invece di buttarti alla cieca, concentrati su quelli che soddisfano davvero le tue esigenze.
🌟 Ecco come filtrare le opzioni dei fornitori SaaS utilizzando un software di gestione dei fornitori:
- Confronta i piani tariffari: il fornitore offre prezzi flessibili o sei vincolato a contratti a lungo termine?
- Verifica la sicurezza e la conformità: lo strumento soddisfa standard quali SOC 2, ISO 27001 o GDPR?
- Valuta le integrazioni: funzionerà perfettamente con i tuoi strumenti esistenti?
- Leggi recensioni e raccomandazioni: cosa dicono le altre aziende sulla sua affidabilità e assistenza?
E cosa c'è di meglio che chiedere il parere del tuo team su uno strumento prima di prendere una decisione? Per discutere dei diversi fornitori, usa ClickUp Chat per collaborare in tempo reale, definire i criteri di selezione dei fornitori e ottenere consigli, senza infinite catene di email.
📮ClickUp Insight: Il 42% dei membri del team continua a fare ampio ricorso alle email per comunicare, nonostante la loro natura compartimentata.
Secondo una ricerca condotta da ClickUp, la comunicazione è spesso compartimentata e separata dai flussi di lavoro effettivi. Per evitare interruzioni nella comunicazione, integra la messaggistica nei tuoi flussi di lavoro con una piattaforma centralizzata che unisce project management, collaborazione e comunicazione. Prova ClickUp, l'app completa per il lavoro.
Passaggio 3: negoziare i termini contrattuali e gli SLA
Ottenere un ottimo strumento SaaS è una cosa, ottenere un ottimo prezzo è un'altra. I fornitori stabiliscono i loro prezzi, ma ciò non significa che siano definitivi. La negoziazione è fondamentale per ottenere condizioni migliori, contratti flessibili con i fornitori e garanzie di servizio che ti avvantaggino realmente.
🌟 Ecco su cosa concentrarsi durante la negoziazione con i fornitori SaaS:
- Flessibilità dei prezzi: puoi ottenere sconti per la fatturazione annuale o i contratti pluriennali?
- Scalabilità degli utenti: è possibile aumentare o ridurre il numero di postazioni senza penali?
- Accordi sul livello di servizio (SLA): qual è il tempo di attività garantito? Cosa succede se non lo rispettano?
- Condizioni di assistenza: l'assistenza con priorità è inclusa o ha un costo aggiuntivo?
Negoziare aspetti come questi può sembrare banale, ma a lungo termine ha un grande scopo.
Puoi utilizzare ClickUp Automations per tenere sotto controllo le negoziazioni contrattuali. Imposta promemoria per le date di rinnovo, automatizza i follow-up con i fornitori e monitora gli SLA e gli indicatori chiave di prestazione nel tempo. In questo modo, non perderai mai l'opportunità di rinegoziare e ottimizzare il monitoraggio dei KPI SaaS.
Passaggio 4: integrare il fornitore e lo strumento SaaS
Una volta firmato il contratto, inizia il vero lavoro: rendere lo strumento operativo e funzionante senza intoppi. Un processo di onboarding dei fornitori eseguito in modo inadeguato porta a un basso livello di adozione, licenze sprecate e team frustrati. Se gli utenti non sanno come utilizzare lo strumento o non riescono a integrarlo nei loro flussi di lavoro quotidiani, esso diventa rapidamente solo un'altra spesa piuttosto che un valore aggiunto.
🌟Per garantire un'implementazione senza intoppi degli strumenti SaaS:
- Definisci i ruoli e le autorizzazioni degli utenti: assegna livelli di accesso appropriati per prevenire rischi per la sicurezza e mantenere i dati organizzati.
- Fornisci formazione e documentazione: assicurati che i team sappiano come utilizzare lo strumento in modo efficiente attraverso sessioni di onboarding strutturate.
- Monitorate l'adozione e l'utilizzo: effettuate il monitoraggio del coinvolgimento e raccogliete feedback per affrontare tempestivamente eventuali colli di bottiglia.
Un processo di onboarding ben pianificato garantisce che lo strumento diventi parte integrante del flusso di lavoro del tuo team, anziché un’altra sottoscrizione dimenticata.
📖 Per saperne di più: IaaS vs PaaS vs SaaS: quale modello scegliere?
Passaggio 5: Monitorare le prestazioni e la relazione con i fornitori
Il monitoraggio regolare delle prestazioni dei fornitori ti garantisce di ottenere il valore per cui hai pagato e ti aiuta a identificare eventuali problemi prima che abbiano un impatto sulle operazioni.
Per il software aziendale B2B SaaS, è fondamentale garantire la responsabilità dei fornitori. Con ClickUp Dashboards, puoi monitorare il rispetto degli SLA, controllare i tempi di attività e tenere d'occhio le tendenze di adozione da parte degli utenti, tutto in un unico posto. Se un fornitore non rispetta spesso le garanzie di prestazioni o non fornisce un supporto tempestivo, potrebbe essere il momento di rinegoziare o cercare alternative.
Con i dashboard personalizzati, puoi monitorare i rapporti di utilizzo per verificare se i team stanno utilizzando attivamente lo strumento o se le licenze vengono sprecate. È inoltre necessario esaminare gli aggiornamenti di sicurezza e le modifiche di conformità per garantire che il fornitore sia sempre aggiornato con gli standard del settore.
Bonus: utilizza il modello di lista di controllo per la gestione dei fornitori di ClickUp.
Se vuoi iniziare subito, ClickUp ha il modello giusto per te. Il modello di lista di controllo per la gestione dei fornitori ClickUp ti consente di elencare i fornitori, effettuare il monitoraggio dei dettagli dei contratti, impostare promemoria di rinnovo e controllare la conformità, tutto in un unico posto.
Invece di destreggiarti tra fogli di calcolo e note sparsi, avrai a disposizione un metodo chiaro e strutturato per gestire ogni aspetto delle tue relazioni con i fornitori. Grazie alle assegnazioni di attività integrate, potrai assicurarti che approvazioni, negoziazioni e valutazioni delle prestazioni non vadano perse.
📖 Per saperne di più: Come il nostro team di eccellenza della qualità utilizza ClickUp
Best practice per la gestione dei fornitori SaaS
Ecco le migliori pratiche da seguire per una gestione efficace dei fornitori SaaS:
Centralizza l'approvvigionamento SaaS
Gli acquisti SaaS frammentati comportano sprechi di budget, rischi per la sicurezza e duplicazione degli strumenti. Un processo di approvvigionamento centralizzato garantisce ordine e controllo.
❌ Stai eliminando:
- Software sovrapposti che svolgono lo stesso lavoro
- Spese non tracciate tra diversi team
- Rischi per la sicurezza derivanti da strumenti non verificati
✅ I vantaggi:
- Prezzi migliori grazie alle negoziazioni con i fornitori
- Chiara supervisione dei rinnovi e delle cancellazioni
- Un ecosistema SaaS semplificato e sicuro dal punto di vista della sicurezza
Invece di lasciare che ogni team acquisti ciò che desidera, un processo strutturato garantisce che ogni strumento sia verificato, conveniente e necessario.
Imposta avvisi di rinnovo automatico
I contratti SaaS hanno la tendenza a rinnovarsi automaticamente, vincolandoti a un altro ciclo di pagamenti, anche per strumenti che non utilizzi più.
Se non stai effettuando il monitoraggio, probabilmente stai sprecando denaro per software che il tuo team ha già smesso di utilizzare.
🌟 Rimani al passo con i tempi impostando avvisi di rinnovo. Questo ti darà il tempo di:
- Verifica se lo strumento è ancora necessario
- Negozia condizioni migliori prima del rinnovo del contratto
- Cancella le sottoscrizioni che non offrono più alcun valore
La gestione dei fornitori IT ti garantisce il controllo della spesa SaaS.
🧠 Lo sapevate? Le ricerche indicano che fino al 30% della spesa SaaS viene sprecato a causa di rinnovi automatici e mancati.
Consolida i fornitori ove possibile
Esegui un semplice controllo: il tuo team di marketing utilizza uno strumento di automazione simile a quello utilizzato dalle automazioni? Se il caso d'uso è lo stesso, lo strumento SaaS deve essere diverso.
Quando diversi team effettuano acquisti in modo indipendente, si creano duplicazioni degli strumenti SaaS. Il consolidamento dei fornitori riduce i costi, semplifica i flussi di lavoro e rafforza il potere negoziale.
🌟 Un semplice controllo può aiutarti:
- Identifica gli strumenti che si sovrappongono tra i vari reparti
- Standardizza il software per migliorare la collaborazione
- Riduci i costi generali di gestione dei fornitori
Meno duplicazioni significano meno complessità e più valore dagli strumenti che conservi.
A tal fine, puoi utilizzare ClickUp Brain, il potente assistente AI di ClickUp. Ti aiuterà a creare un elenco di tutti gli strumenti SaaS utilizzati nei diversi reparti della tua organizzazione, in modo da poter identificare gli strumenti che si sovrappongono.
Applica un flusso di lavoro di approvazione SaaS
Spesso i team acquistano strumenti SaaS senza l'approvazione dell'IT o dell'ufficio acquisti, con conseguenti rischi per la sicurezza, problemi di conformità e spese inutili. Senza un processo adeguato, lo shadow IT prende il sopravvento.
🌟 Un flusso di lavoro di approvazione garantisce:
- Ogni strumento viene verificato in termini di sicurezza e conformità
- Gli strumenti ridondanti o sovrapposti non vengono aggiunti allo stack.
- L'ufficio acquisti può negoziare prezzi e condizioni contrattuali migliori
Con il 65% delle aziende che subisce perdite di dati a causa dello shadow IT, controllare gli acquisti SaaS non è facoltativo, ma necessario. Un processo di approvazione strutturato mantiene la sicurezza del tuo stack, la convenienza ed efficienza.
📖 Per saperne di più: Come ottimizzare il successo dei clienti per il SaaS
Semplifica la gestione dei fornitori SaaS con ClickUp
La gestione dei fornitori SaaS non deve essere necessariamente caotica. ClickUp ti offre uno spazio centralizzato per monitorare i contratti, controllare le prestazioni dei fornitori, automatizzare gli avvisi di rinnovo e collaborare con il tuo team, il tutto in tempo reale.
Grazie a funzionalità quali dashboard, gestione delle attività, automazioni e integrazioni, puoi semplificare ogni fase del ciclo di vita dei fornitori, dall'approvvigionamento al rinnovo. Sei pronto a prendere il controllo dei tuoi fornitori SaaS? Registrati su ClickUp e inizia oggi stesso a gestire in modo più intelligente.