Un progetto può iniziare con un piano ben definito, ma senza un controllo del framework, piccole modifiche possono rapidamente trasformarsi in scadenze non rispettate, superamento del budget e lavoro extra che non era stato previsto nell'account. I team finiscono per destreggiarsi tra richieste fuori dall'ambito del progetto, lottando per stare al passo mentre i risultati finali si allontanano sempre di più.
👀Lo sapevate? La ricerca evidenzia che le modifiche all'ambito sono uno dei fattori principali alla base dei superamenti dei costi dei progetti
La chiave per evitare che ciò accada non è rifiutare tutte le modifiche, ma garantire che ogni richiesta venga monitorata, valutata e gestita correttamente prima che possa interferire con il progetto.
⏰ Riepilogo/riassunto in 60 secondi
Hai difficoltà con lo scope creep e i cambiamenti imprevisti nei progetti? Ecco come mantenere il controllo e i progetti in carreggiata:
- Definisci chiaramente in anticipo il lavoro fuori dall'ambito per evitare malintesi e richieste dell'ultimo minuto
- Utilizza piani di gestione dell'ambito strutturati per valutare, documentare e approvare le modifiche prima che abbiano un impatto sulle sequenze temporali
- Identifica tempestivamente le deviazioni dall'ambito monitorando le richieste dei client, le attività aggiuntive e i cambiamenti nei deliverable
- Prevenite il disallineamento rafforzando le aspettative relative all'ambito in ogni attività cardine
Con ClickUp, monitorare e controllare da vicino i tuoi progetti è semplicissimo. Puoi creare documentazione basata sull'intelligenza artificiale per definire l'ambito dei tuoi progetti, creare piani di risorse e sequenze dettagliati e creare una matrice di dashboard altamente personalizzabili per visualizzare e gestire ogni aspetto del tuo progetto.
Cosa significa "fuori dal campo di applicazione" nel project management?
Fuori ambito si riferisce a qualsiasi attività, requisito o risultato che non era incluso nella struttura originale di un progetto. Si tratta di richieste aggiuntive che vanno oltre il documento dei parametri e non sono state prese in considerazione nell'accordo iniziale.
Senza una gestione adeguata, possono portare a:
- Scope creep
- Sequenze estese
- Costi aggiuntivi
Immagina di sviluppare un'app mobile per il progetto di un client. L'accordo originale include un sistema di login e una dashboard utente. A metà del lavoro, il client richiede una funzionalità/funzione di messaggistica in tempo reale.
🚨 Problema? Questo non faceva parte dell'ambito di lavoro approvato. Se il tuo team lo accetta senza apportare modifiche:
- Risorse: Team che ha superato la propria capacità
- Budget: più lavoro, ma senza finanziamenti aggiuntivi
- Sequenza: ritardi dovuti ad attività impreviste
Questo disturba il progetto e distoglie l'attenzione dai risultati effettivi.
Perché è importante definire "fuori dall'ambito"?
Non definire tempestivamente il lavoro fuori ambito può causare ritardi, problemi di budget e aspettative non allineate. Ogni strumento di project management sottolinea l'importanza di definire chiaramente i confini del progetto per un motivo: mantiene i progetti in carreggiata e impedisce ai team di gestire lavoro aggiuntivo senza le approvazioni adeguate.
Ecco perché è essenziale definire confini chiari:
- Previene lo scope creep: le richieste fuori ambito non controllate possono far deragliare il progetto e prosciugare le risorse
- Mantiene i team e gli stakeholder sulla stessa pagina: evita confusione su ciò che è incluso nella dichiarazione dell'ambito
- Protezione dei budget e delle sequenze temporali: garantisce che attività impreviste non comportino estensioni delle sequenze temporali o costi aggiuntivi
- Elimina le controversie: un quadro di lavoro definito previene argomenti su richieste impreviste dei client
- Migliora l'efficienza: aiuta i team a concentrarsi sui risultati finali senza essere distratti da lavoro aggiuntivo
Anche con un piano accurato, le richieste impreviste dei client sono inevitabili. La chiave è gestirle correttamente, senza lasciare che compromettano l'ambito del progetto.
Per saperne di più: Come scrivere un ambito di lavoro (con esempi e modelli SOW)
Comprendere l'ambito di un progetto
Ogni progetto di successo inizia con un ambito chiaramente definito. Senza di esso, i team devono affrontare aspettative non allineate, scope creep e spreco di risorse.
L'ambito di un progetto delinea ciò che deve essere consegnato, come sarà realizzato e cosa rientra nei limiti concordati. Imposta le aspettative delle parti interessate, definisce i risultati finali e garantisce che il progetto rimanga in linea con gli obiettivi.
Consideratelo come un progetto. Non solo evidenzia ciò che è incluso, ma chiarisce anche ciò che non lo è. Ciò impedisce richieste fuori ambito dell'ultimo minuto che potrebbero interrompere lo stato di avanzamento.
Elementi chiave per definire l'ambito
Per creare una dichiarazione di delimitazione forte, ogni progetto necessita di parametri chiari.
Ecco cosa definisce i confini di un progetto:
- Obiettivi del progetto: definiscono ciò che il progetto mira a raggiungere. Un'app per la gestione delle attività potrebbe concentrarsi sul miglioramento della produttività del team. Se in un secondo momento vengono richiesti nuovi strumenti di collaborazione, questi potrebbero non rientrare nell'ambito di applicazione, a meno che non siano stati pianificati in precedenza
- Risultati finali: descrive ciò che verrà prodotto. Potrebbero essere inclusi una dashboard, un'app mobile e la documentazione API, mentre una versione desktop richiederebbe un'approvazione formale se introdotta a metà progetto
- Attività e responsabilità: assegna compiti a sviluppatori, progettisti e project manager. Se a uno sviluppatore viene improvvisamente chiesto di creare materiali di marketing, si tratta di un'attività fuori ambito che non era stata pianificata
Leggi anche: 12 sfide del project management e come risolverle
- Risorse: copre budget, personale e strumenti. Un budget di 100.000 dollari e un team di cinque persone devono lavorare entro certi limiti. Una richiesta di automazione basata sull'IA a metà progetto potrebbe richiedere finanziamenti e approvazioni aggiuntivi
- Sequenza: definisce le scadenze e le attività cardine per monitorare lo stato di avanzamento del progetto. Il rilascio di un MVP trimestrale mantiene le cose strutturate, ma l'aggiunta di funzionalità/funzioni dell'ultimo minuto potrebbe allungare la sequenza, causando ritardi
- Vincoli ed esclusioni: elenca ciò che non è incluso. Un'app mobile può escludere integrazioni di terze parti nella fase uno. Se richiesto in un secondo momento, dovrà essere sottoposto a modifiche formali del brief
Senza questi elementi, un progetto può rapidamente uscire dall'ambito previsto, causando ritardi, costi aggiuntivi e sequenze prolungate.
In ambito vs fuori ambito
Un documento di riferimento ben definito aiuta i team a distinguere tra lavoro che rientra nell'ambito e lavoro che non rientra nell'ambito. Ecco una chiara suddivisione:
| Aspetto | In ambito (incluso nel progetto) | Fuori dall'ambito (non incluso) |
| Funzionalità/funzioni | Autenticazione utente, interfaccia utente dashboard | Integrazioni personalizzate, nuove API |
| Attività | Sviluppo delle funzionalità di base | Riprogettazione aggiuntiva dell'interfaccia utente/esperienza utente |
| Risorse | Team di sviluppo dedicato, budget assegnato | Assunzioni extra non approvate |
| Risultati finali | Versione beta, documentazione | Manutenzione post-lancio |
| Richieste dei client | Modifiche nell'ambito del lavoro | Principali nuove funzionalità/funzioni non incluse nell'accordo originale |
Qualcosa che non era stato pianificato nella documentazione iniziale dovrebbe essere valutato formalmente prima di essere aggiunto. Ciò mantiene i progetti allineati e impedisce che lavori non pianificati interrompano lo stato di avanzamento.
Definire chiaramente un quadro di riferimento sin dall'inizio garantisce che i team rimangano sulla stessa pagina, lavorino in modo efficiente ed evitino ritardi imprevisti nei progetti.
Esempi di elementi fuori ambito
Non tutto il lavoro non pianificato è evidente fin dall'inizio. Alcune richieste sembrano minori, ma possono compromettere le sequenze dei progetti se non vengono valutate correttamente. Un documento che definisce chiaramente l'ambito aiuta a prevenire aggiunte impreviste, ma quando i confini non sono chiari, i progetti possono espandersi rapidamente fino a diventare incontrollabili.
Ecco alcuni esempi di elementi fuori ambito spesso trascurati che causano problemi:
1. Espansione delle funzionalità di base senza approvazione
Un team di sviluppo viene assunto per creare uno strumento di automazione del flusso di lavoro con funzionalità predefinite.
A metà del progetto, il client richiede:
- Consigli sulle attività basati sull'IA
- Uno strumento di project management integrato
- Integrazione con software di terze parti
Questi elementi non facevano parte dell'ambito di lavoro, ma il client presume che possano essere aggiunti senza modificare il budget o la sequenza. Senza una richiesta di modifica formale, il team rischia di assumersi un lavoro aggiuntivo senza compenso.
2. Ottimizzazioni delle prestazioni non pianificate
Un prodotto software viene sviluppato per funzionare correttamente su sistemi standard.
Verso il completamento, il client richiede:
- Ottimizzazione per dispositivi di fascia bassa
- Migrazione a un nuovo stack tecnologico
- Rifattorizzazione del codice per una scalabilità futura
Queste modifiche richiedono risorse e test aggiuntivi che non erano inclusi nell'ambito iniziale. Senza controlli chiari sull'ambito, i team potrebbero sentirsi sotto pressione per soddisfare tali richieste, con conseguenti ritardi e carichi di lavoro prolungati.
Leggi anche: 10 modelli gratuiti di ambito di lavoro in MS Word e documenti ClickUp
3. Misure di conformità e sicurezza non previste dal budget
Un'azienda sanitaria assume un team di sviluppo per creare uno strumento interno. Inizialmente, erano inclusi la crittografia dei dati e l'autenticazione degli utenti.
Successivamente, i requisiti di conformità aumentano e il client richiede:
- Misure di conformità HIPAA o GDPR
- Controlli di sicurezza personalizzati
- Autenticazione a più fattori
Sebbene fondamentali per la sicurezza, queste funzionalità/funzioni richiedono risorse aggiuntive e il contributo di esperti. Se non sono incluse nell'accordo originale, rientrano nel lavoro fuori ambito e necessitano di una valutazione adeguata prima dell'approvazione.
4. Revisioni di progettazione extra oltre l'ambito concordato
Un team UI/UX viene assunto per progettare un sito web con tre cicli di revisioni.
Dopo la consegna della terza versione, il client richiede:
- Una revisione completa dell'interfaccia utente basata sul nuovo branding
- Illustrazioni personalizzate per ogni pagina
- Riprogettazione di componenti già approvati
Senza una gestione dell'ambito, i team potrebbero sentirsi obbligati a fornire risultati che vanno oltre quelli concordati, con conseguente aumento dell'ambito e aspettative non allineate.
Per saperne di più: La strada verso una gestione efficace con gli elementi essenziali per il monitoraggio dei progetti
Come gestire le situazioni fuori dall'ambito
Il lavoro fuori ambito non controllato può far deragliare i progetti, aumentare i budget e logorare i team. Un approccio strutturato garantisce che le richieste vengano valutate, documentate e approvate prima che abbiano un impatto sulle sequenze e sulle risorse.
Segui questi passaggi per gestire le richieste fuori ambito mantenendo i progetti in linea con gli obiettivi.
Passaggio 1: identificare se la richiesta è fuori dall'ambito
Non tutte le richieste sono immediatamente fuori dall'ambito. Confronta la richiesta con la breve descrizione, i risultati finali del progetto e l'accordo originale. Se non è mai stata inclusa nel piano del progetto, è necessaria un'ulteriore valutazione.
Un client potrebbe richiedere un dashboard di reportistica aggiuntivo in un progetto software che originariamente includeva solo l'esportazione dei dati di base. Se questo non era stato specificato nel brief o nel framework del progetto, si tratta di una richiesta fuori dall'ambito e deve essere valutata formalmente.
💡Suggerimento per esperti: il modello Scope of Work di ClickUp aiuta i team a documentare ciò che è stato inizialmente concordato, rendendo più facile segnalare nuove richieste prima che diventino un problema
Passaggio 2: valutare l'impatto sulle risorse e sulle sequenze
Quando identifichi una richiesta come fuori dall'ambito, valuta il suo impatto sulle risorse del progetto. Determina se richiede finanziamenti aggiuntivi, se comporterà un posticipo delle scadenze e se il team attuale è in grado di gestire le attività extra.
L'aggiunta di nuove funzionalità/funzioni a metà progetto può richiedere un aumento delle ore di sviluppo, dei test e del lavoro di progettazione. Senza tempo o risorse aggiuntive, i risultati finali potrebbero risentirne.
Le attività di ClickUp aiutano a monitorare l'impatto del lavoro extra mappando le dipendenze ed evidenziando i potenziali ritardi del progetto prima di effettuare modifiche all'ambito.
Passaggio 3: comunicare con gli stakeholder e il team
Discuti la richiesta con il client, il team di progetto e gli stakeholder chiave. Spiega chiaramente perché la richiesta non rientra nell'ambito del progetto e delinea le possibili soluzioni. Se la richiesta è necessaria, determina se è necessario ridefinire le priorità del lavoro esistente o allocare nuove risorse.
Se un progetto software è in fase di completamento e il client richiede una nuova funzionalità/funzione, i team devono decidere se estendere la sequenza del progetto o modificare le priorità. Senza una comunicazione chiara, i team potrebbero assumersi un carico di lavoro aggiuntivo senza comprenderne appieno l'impatto.
ClickUp Chat consente ai team di discutere le modifiche all'ambito in tempo reale, mantenendo le decisioni allineate senza lunghi thread di email o dettagli persi.
📮ClickUp Insight: il 37% dei lavoratori invia note di follow-up o verbali delle riunioni per monitorare gli elementi da seguire, ma il 36% continua ad affidarsi ad altri metodi frammentati. Senza un sistema unificato per registrare le decisioni, le informazioni chiave di cui hai bisogno potrebbero andare perse nelle chat, nelle email o nei fogli di calcolo. Spesso questo può portare a progetti fuori controllo e a uno scope creep. Una comunicazione scadente può anche ostacolare il processo di comunicazione efficace e la correzione delle richieste fuori ambito.
Con ClickUp, puoi trasformare istantaneamente le conversazioni in attività concrete in tutte le tue attività, chat e documenti, assicurandoti che nulla venga tralasciato.
Per saperne di più: Sviluppare l'ambito di un progetto per una connessione più forte tra i team
Passaggio 4: Documentare le modifiche approvate all'ambito
Se il team approva una richiesta, deve documentare formalmente la modifica al brief per evitare confusione in futuro. È necessario delineare ciò che era stato pianificato originariamente, ciò che viene aggiunto e come influisce sul budget, sulla sequenza e sull'allocazione delle risorse.
Quando un client richiede revisioni extra oltre l'ambito concordato, il team deve registrare tali modifiche con una chiara traccia di approvazione che mostri come sono state gestite.
ClickUp Docs funge da luogo centrale per monitorare gli accordi sull'ambito, mentre il modello di piano di gestione dell'ambito fornisce un modo strutturato per documentare le modifiche e le approvazioni dell'ambito.
Passaggio 5: monitorare le modifiche all'ambito e prevenire lo scope creep
Dopo aver approvato una modifica dell'ambito, i team devono monitorarne attivamente l'impatto. Devono monitorare le nuove attività rispetto alle scadenze del progetto per evitare ritardi imprevisti e modifiche incontrollate.
La vista Grafico Gantt di ClickUp aiuta i team a visualizzare in che modo le modifiche approvate al framework influiscono sulle sequenze dei progetti. Tenere d'occhio le dipendenze e le attività cardine impedisce che una modifica si trasformi in una serie di cambiamenti nelle scadenze.
Un processo di gestione strutturato garantisce che i progetti rimangano allineati agli obiettivi originali, mantenendo la flessibilità necessaria per eventuali adeguamenti.
L'utilizzo del modello di piano di gestione dell'ambito di ClickUp aiuta i team a formalizzare le modifiche dell'ambito, monitorare le approvazioni e prevenire interruzioni impreviste.
Il modello aiuta a:
- Centralizza tutte le modifiche all'ambito, semplificando il monitoraggio delle approvazioni e delle modifiche
- Prevenite lo scope creep definendo un processo strutturato per valutare le richieste fuori ambito
- Valuta l'impatto delle modifiche su risorse, budget e sequenze prima di effettuare il commit
Senza un monitoraggio e una documentazione chiari, le piccole richieste possono trasformarsi in gravi interruzioni, con conseguente prolungamento delle sequenze e costi aggiuntivi.
Bonus: Modelli gratuiti per il progetto e esempi di documenti di ambito
Best practice nella gestione dell'ambito
Anche i progetti meglio pianificati devono affrontare sfide relative all'ambito. Un client potrebbe dare per scontata la presenza di una funzionalità che invece non è inclusa. Uno stakeholder potrebbe richiedere modifiche dell'ultimo minuto senza rendersi conto del loro impatto. I team spesso lavorano sotto la pressione di aspettative poco chiare, con il rischio che il lavoro non approvato passi inosservato.
La gestione dell'ambito mantiene i progetti strutturati, consentendo al contempo la necessaria flessibilità.
Ecco come mantenere i progetti strutturati senza continui avanti e indietro.
Definisci l'ambito in modo da non lasciare spazio a supposizioni
La maggior parte dei problemi relativi all'ambito deriva da una formulazione vaga.
Invece di dire "l'app includerà una funzionalità/funzione di reportistica", definiscila chiaramente:
"L'app genererà tre tipi di report: attività degli utenti, tendenze commerciali e registri di sistema, disponibili in formato CSV. Il team esclude i report personalizzati e le analisi in tempo reale e richiede una modifica dell'ambito per includerli."
Sii specifico. Delinea esattamente cosa è incluso, cosa non lo è e quali aggiunte richiederanno una modifica dell'ambito.
Utilizza i periodi di "congelamento dell'ambito" per bloccare l'attenzione sul progetto
L'ambito non è un traguardo mobile e quando si discute lo spettro del lavoro a metà progetto, l'esecuzione rallenta. L'introduzione di un periodo di congelamento dell'ambito garantisce che il team non rimanga bloccato in un ciclo infinito di priorità mutevoli.
Durante questa fase:
- Non vengono prese in considerazione richieste di nuove funzionalità/funzioni o modifiche
- L'attenzione è rigorosamente focalizzata sull'esecuzione, il collaudo e la finalizzazione dei risultati finali
- Qualsiasi richiesta di modifica critica viene messa in coda per la valutazione post-lancio
Per saperne di più: Come gestire in modo proattivo qualsiasi progetto?
Stabilisci un punto di controllo "Scope Challenge"
I team spesso accettano lavoro extra perché si sentono sotto pressione, anche quando non lo hanno pianificato.
Invece di impostare "sì" come valore predefinito, introduci un passaggio "Sfida ambito" in cui:
- I team mettono formalmente in discussione ogni richiesta inaspettata
- I team verificano se è essenziale o solo "utile"
- Le attività non pianificate vengono classificate come urgenti, differite o rifiutate
In questo modo i progetti procedono senza che i membri del team debbano assumersi lavoro extra a causa di aspettative poco chiare.
Per semplificarti la vita, puoi provare a utilizzare ClickUp AI Notetaker, che renderà la pianificazione dei tuoi progetti un po' più semplice documentando tutti i punti salienti di qualsiasi discussione.
Ecco un video dettagliato per aiutarti a comprendere i dettagli di Notetaker 👇
Crea un buffer "Rischio ambito" nelle sequenze dei progetti
I cambiamenti imprevisti sono inevitabili, ma non devono necessariamente compromettere le sequenze. I team ad alte prestazioni aggiungono un Scope Risk Buffer, un blocco di tempo allocato specificamente per gestire piccoli aggiustamenti.
Anziché ritardare i risultati finali più importanti, i team utilizzano questo margine per:
- Affrontare perfezionamenti imprevisti del framework
- Risoluzione di piccoli disallineamenti nelle aspettative dei client
- Garantire margine di manovra per correzioni dell'ultimo minuto
In questo modo si evita che i cambiamenti di ambito compromettano l'intero programma del progetto.
Rendi il "riepilogo dell'ambito" parte integrante di ogni attività cardine dei tuoi progetti più importanti
I team non dovrebbero limitarsi a definire i confini del progetto, ma dovrebbero piuttosto rafforzarli. Invece di dare per scontato che il team ricordi i dettagli dell'ambito, è necessario che questi vengano rivisti ad ogni attività cardine.
Una rapida panoramica dell'ambito garantisce:
- I team rivedono regolarmente le priorità dei progetti
- I client rimangono informati su ciò che viene consegnato
- I team individuano tempestivamente il lavoro non approvato prima che si trasformi in un problema
Incorporando promemoria sull'ambito nei regolari aggiornamenti di progetto, i team riducono al minimo i disallineamenti ed evitano lavoro superfluo.
I team che gestiscono al meglio i progetti non si affidano a rigide politiche di ambito. Hanno successo perché gestiscono i cambiamenti in modo intelligente. Quando mantengono chiaro l'ambito, lo strutturano bene e lo gestiscono attivamente, eseguono in modo efficiente ed evitano lavori imprevisti.
Leggi anche: Passaggi chiave nel processo del ciclo di vita del progetto
Mantieni il controllo e i progetti in linea con gli obiettivi
Senza un processo chiaro di gestione dell'ambito, i team perdono il controllo dell'ambito del progetto, con conseguente aumento dell'ambito, estensione delle sequenze, costi aggiuntivi e aspettative non allineate. Una singola richiesta di un client può sembrare minore, ma senza un monitoraggio adeguato, si espande rapidamente in un lavoro non pianificato che interrompe i risultati finali.
La chiave non è rifiutare ogni cambiamento: i team devono valutare, documentare e allineare attivamente tutte le modifiche dell'ambito agli obiettivi del progetto per mantenere la struttura e l'efficienza.
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