Project manager: state cercando un sistema organizzativo per dare priorità alle vostre attività e richieste? Provate le bacheche Kanban!
Le bacheche Kanban sono perfette per la gestione dell'attenzione, così saprai sempre cosa c'è in coda, cosa è in corso e cosa è completato. Questi strumenti visivi, nel giusto software Kanban, fungono sia da bacheca di stato che da report.
E secondo alcune fonti, l'utilizzo di un report sullo stato dei progetti completamente automatizzato favorisce una maggiore produttività per tutti i membri del progetto!
Per dare slancio alla tua organizzazione, scarica il modello gratuito Simple Kanban Board di ClickUp e aggiungi le tue attività. Risparmierai ore preziose rispetto alla creazione manuale di una bacheca Kanban in Google Workspace!
Vuoi scegliere tra altri modelli?
Abbiamo altri modelli di bacheca Kanban essenziali per ogni project manager che preferisce visualizzare il proprio lavoro (e se gestisci campagne, non puoi fare a meno del modello n. 3).
Come creare una bacheca Kanban in Fogli Google
Passiamo ora all'evento principale: la creazione di una bacheca Kanban in Fogli Google!
Passaggio 1: crea ogni colonna di stato
Nella prima riga, aggiungi ogni passaggio del tuo processo di lavoro come cella di intestazione: Backlog, Da fare, In corso e Terminato. Se nel tuo flusso di lavoro sono presenti altri stati, assicurati di aggiungerli!
Quindi, evidenzia un gruppo di celle (comprese le colonne di intestazione) e dalla barra dei menu fai clic su Bordi e seleziona Tutti i bordi.
Passaggio 2: formatta le celle
La bacheca Kanban sembra un po' insipida. Non è affatto lo strumento di visualizzazione potente che vorremmo, quindi aggiungiamo un po' di colore per classificare gli stati!
Evidenzia le celle (comprese le colonne di intestazione) e vai alla scheda Formato. Seleziona Colori alternati e scegli il tema colore che preferisci.
Passaggio 3: cambia il colore di sfondo di tutte le intestazioni
Quindi, seleziona una cella dell'intestazione e nella barra dei menu fai clic su Colore di riempimento e scegli un colore di sfondo chiaro. Ripeti questo passaggio per le restanti celle dell'intestazione.
Passaggio 4: crea una scheda attività
Ora creiamo un modello di scheda attività che potrai copiare e incollare per le nuove attività! In una cella al di fuori della tua bacheca Kanban, digita le informazioni richieste, ad esempio:
Nome attività:Descrizione:Data di scadenza:Durata stimata:Assegnatario:Priorità:
Suggerimento professionale: Fogli Google non dispongono della funzione drag-and-drop per spostare facilmente le attività attraverso un flusso di lavoro, quindi utilizza una cella per ogni scheda attività. Altrimenti, rischi di lasciare indietro le celle che non hai copiato e incollato mentre sposti la scheda attività da uno stato all'altro. Nei fogli Google, ecco come aggiungere una nuova riga all'interno della cella:
- Scorciatoia da tastiera Mac: Comando + Invio
- Windows, Linux, Chromebook scorciatoia da tastiera: Ctrl + Invio
Passaggio 5: salva il modello di bacheca Kanban nel tuo Google Drive
Colonne? Ok. Schede attività? Ok. Salviamo questo modello!
Rinomina il titolo del tuo foglio di calcolo e aggiungi la parola "Modello". Clicca sull'icona della cartella accanto al titolo e sposta il tuo modello in una cartella esistente nel tuo Google Apps Drive o crea una nuova cartella Modelli!
Altre risorse correlate:
Modelli di bacheca Kanban per risolvere le sfide comuni nel project management
Hai creato una buona bacheca Kanban, ma è adatta al posto di lavoro moderno? Probabilmente vorrai condividere la bacheca con i membri del tuo progetto e i tuoi clienti. E i prodotti Google come Fogli Google non sono progettati per il project management avanzato.
In qualità di project manager, sei una luce nella nebbia che aiuta tutti a vedere lo stato di avanzamento complessivo del progetto. Ma tra la gestione delle richieste e la creazione di rapporti sullo stato più volte al giorno, ti trovi costantemente a dover rispondere a priorità contrastanti. Gestire i progetti in Fogli Google non è la soluzione migliore.
E non è l'unica soluzione!
Con una piattaforma per progetti e produttività come ClickUp, ti basta la versione gratuita per sfruttare i vantaggi delle potenti bacheche Kanban e recuperare il tempo perso a causa delle difficoltà dei progetti.
Tutte le funzionalità/funzioni menzionate sono disponibili in ClickUp con o senza il modello, ma abbiamo selezionato le bacheche Kanban essenziali che devi avere nel tuo toolbox tecnologico!
1. Modello di bacheca Kanban per la gestione agile di ClickUp
La gestione agile dei progetti non è un concetto nuovo, ma è necessario che i team desiderino visibilità sulle opportunità di miglioramento nei loro flussi di lavoro. Per i project manager che creano nuovi report per ogni singola riunione del team... questo è per voi!
Durante le riunioni standup, le persone evitano di fissare un foglio di calcolo statico sullo schermo. Preferiscono visualizzare le informazioni rilevanti per loro, ed è per questo che ClickUp è così utile! Con pochi clic, crea una volta sola bacheche Kanban per diversi destinatari o criteri. Queste viste Bacheca pubbliche saranno poi disponibili come risorsa quotidiana prima, durante e dopo le riunioni.
Guarda come le attività vengono aggiornate automaticamente in tutte le visualizzazioni per offrire ai tuoi team una visibilità in tempo reale sullo stato dei progetti, ovunque si trovino!
2. Modello di bacheca Kanban per richieste del team di ClickUp
Stai tenendo traccia di ogni richiesta del team, dalle operazioni generali agli articoli promozionali dell'azienda? Questo è musica per le nostre orecchie. Adoriamo i processi semplificati per queste attività piccole ma che richiedono molto tempo! Ecco perché abbiamo creato questo modello per consentirti di tenere traccia di ogni attività nella pipeline e di tenere il richiedente fuori dai tuoi messaggi diretti su Slack.
Aggiungi il richiedente come osservatore alla sua richiesta di attività e mantieni la comunicazione centralizzata con i commenti. Con le bacheche Kanban in ClickUp, avrai un contenitore a tenuta stagna per tutte le richieste da gestire secondo i tuoi tempi!
3. Modello di bacheca Kanban per il monitoraggio delle campagne di ClickUp
Possiamo parlare di come la natura delle campagne si muova più velocemente di un bambino che ha appena imparato a correre? Se non stai utilizzando alcun tipo di modello di project management per le campagne, questo modello ClickUp sarà il tuo primo e ultimo! Tutti i vari reparti di progetto coinvolti nella tua campagna apprezzeranno la flessibilità delle bacheche Kanban di ClickUp:
- Aggiungi file per fornire maggiori dettagli sull'attività (abbiamo anche modelli ClickUp per le descrizioni dei progetti!).
- Fissa un'immagine di copertina per visualizzare rapidamente un'anteprima delle risorse creative.
- Esegui aggiornamenti delle attività in blocco con la barra delle azioni in blocco
- Sposta l'attività verso l'alto o verso il basso per modificarne la priorità.
4. Modello di bacheca Kanban per il project management di ClickUp
Infine, ma non meno importante, una sfida comune nel project management è rappresentata dall'eccessivo carico di lavoro richiesto o in corso. I limiti WIP (lavoro in corso) in ClickUp sono i migliori alleati di ogni project manager per proteggere la capacità di carico di lavoro di tutti i membri del progetto.
Ecco come funziona: imposta dei limiti flessibili e ottieni indicatori visivi quando raggiungi o superi il limite di lavoro in corso (WIP). ClickUp non bloccherà la creazione, lo spostamento o l'aggiornamento delle attività anche se ciò comportasse il superamento del limite definito per la colonna!
Chi trae vantaggio dall'utilizzo delle bacheche Kanban?
Le bacheche Kanban sono diventate sempre più popolari negli ultimi anni, con molte aziende e organizzazioni che hanno adottato questo strumento visivo per il project management. Ma chi beneficia esattamente dell'uso delle bacheche Kanban? Ecco un paio di esempi e modelli di team che possono trarre grandi vantaggi dall'uso delle bacheche Kanban:
Team di gestione dei progetti: i team di gestione dei progetti hanno spesso molto da fare, con più progetti e attività da gestire contemporaneamente. Le bacheche Kanban offrono ai project manager un modo chiaro e organizzato per monitorare lo stato di avanzamento di ogni progetto e garantire che tutte le attività vengano completate in modo efficiente.
Team di marketing: i team di marketing sono costantemente impegnati a raccogliere idee, creare campagne e effettuare il monitoraggio delle analisi. Con così tante attività in corso, è facile che alcune attività vengano trascurate. Una bacheca Kanban consente ai team di marketing di visualizzare tutti i loro progetti e attività in un unico posto, rendendo più facile stabilire le priorità e rimanere in linea con gli obiettivi.
Come le bacheche Kanban di ClickUp supportano i team
ClickUp ha aiutato innumerevoli team a semplificare i loro processi di project management. Scopri come questi team reali hanno utilizzato le bacheche Kanban in ClickUp per raggiungere i loro obiettivi:
Aderisci Creative
Adhere Creative è un'agenzia di marketing inbound con sede a Houston, in Texas, che offre servizi completi di sviluppo del marchio B2B ed è partner Platinum di HubSpot. Ecco cosa hanno detto su ClickUp:
"La vista Bacheca è stata molto utile poiché riproduce una bacheca Kanban. Ogni mattina, durante le nostre riunioni standup, spostiamo tutti i progetti dei clienti sulla bacheca. È una rappresentazione visiva di dove siamo attualmente e dove vogliamo arrivare, oltre che un utile promemoria per tutti i reparti.
Anche il layout delle singole finestre delle cose da fare è stato estremamente utile. In pochi secondi possiamo identificare lo stato delle cose da fare, a chi sono assegnate, la durata stimata per completarle, le date di scadenza, gli allegati e le conversazioni relative al progetto senza dover cercare o scorrere eccessivamente. In precedenza utilizzavamo Basecamp, e nessuna di queste informazioni era facilmente accessibile, se non addirittura impossibile da trovare. ”
5 Star Commerce
Five Star Commerce è un'azienda di marketing che si concentra sulla piattaforma Amazon per aiutare a incrementare le vendite di prodotti fisici e marchi. Ecco cosa hanno detto su ClickUp:
"In un'altra agenzia di marketing in cui ho lavorato, utilizzavamo Trello, che ora non sopporto più. Non era affatto adatto al nostro tipo di azienda. Non aveva attività ricorrenti e la vista Bacheca, secondo me, non è un buon modo per ordinare grandi volumi di attività. Rendeva molto difficile per un dipendente vedere esattamente cosa doveva fare ogni giorno e molte attività venivano trascurate."