Responsabili di progetto: Siete alla ricerca di un sistema organizzativo per dare priorità ai vostri compiti e alle vostre richieste? Provate le tavole Kanban!
Le lavagne Kanban sono perfette per gestire l'attenzione, in modo da sapere sempre cosa c'è in coda, in corso e completato. Questi strumenti visivi, nella giusta Software Kanban
- come lavagna di stato e come report.
E secondo alcune fonti, l'uso di un completamente automatizzato per lo stato di avanzamento del progetto supporta una migliore produttività per tutti i membri del progetto!
Per dare il via alla vostra organizzazione, scaricate il programma gratuito Modello di lavagna Kanban semplice di ClickUp e aggiungete i vostri compiti. Risparmierete ore preziose dalla costruzione manuale di una lavagna Kanban in Spazio di lavoro di Google ! Scarica il modello Volete scegliere tra altri modelli?
Abbiamo altri modelli di lavagna Kanban essenziali per ogni project manager che preferisce visualizzare il proprio lavoro (e se gestite delle campagne, non potete fare a meno del modello n. 3).
Aggiungere stati significativi in ClickUp per eliminare le congetture sullo stato delle attività
Come creare una lavagna Kanban in Google Sheets
Passiamo ora all'evento principale: la creazione di una lavagna Kanban in Google Sheets!
Passo 1: Creare ogni colonna di stato
Nella prima riga, aggiungete ogni fase del processo di lavoro come propria cella di intestazione: Backlog, To Do, In Progress e Done. Se ci sono altri stati nel vostro flusso di lavoro, assicuratevi di aggiungere anche quelli!
Quindi, evidenziate un gruppo di celle (comprese le colonne di intestazione) e dalla barra dei menu fate clic su Bordi e selezionate Tutti i bordi.
Creato in Google Sheets
Passo 2: Formattare le celle
La lavagna Kanban sembra un po' insipida. Non è neanche lontanamente il potente strumento di visualizzazione che vogliamo che sia, quindi aggiungiamo del colore per categorizzare gli stati!
Evidenziate le celle (comprese le colonne di intestazione) e andate alla scheda Format. Selezionate Colori alternativi e scegliete il tema di colore che preferite.
Creato in Google Fogli
Passo 3: Cambiare il colore di sfondo di tutte le intestazioni
Quindi, selezionate una cella di intestazione e, nella barra dei menu, fate clic su Colore di riempimento e scegliete un colore di sfondo chiaro. Ripetete questo passaggio per le altre celle di intestazione.
Creato in Google Sheets
Passo 4: Creare una scheda attività
Ora creiamo un modello di scheda attività che utilizzeremo per copiare e incollare le nuove attività! In una cella al di fuori della scheda Kanban, digitate le informazioni richieste, ad esempio
Nome dell'attività: descrizione data di scadenza tempo stimato: _Destinatario: priorità:_
Suggerimento: In Google Sheets manca la funzionalità di trascinamento per spostare facilmente le attività in un flusso di lavoro, quindi utilizzate una cella per ogni scheda attività. Altrimenti, rischierete di lasciare indietro le celle che non avete copiato e incollato mentre spostate la scheda attività da uno stato all'altro. Nei fogli di calcolo di Google, ecco come aggiungere una nuova riga all'interno della cella:
- Scorciatoia da tastiera per Mac: Comando + Invio
- Scorciatoia da tastiera per Windows, Linux e Chromebook: Ctrl + Invio
Creato in Google Sheets
Fase 5: Salvare il modello di lavagna Kanban in Google Drive
Colonne? controllare. Schede di attività? fatto. Quindi, salviamo questo modello!
Rinominate il titolo del foglio di calcolo e aggiungete la parola "Modello". Fate clic sull'icona della cartella accanto al titolo e spostate il modello in una cartella esistente di Google Apps Drive o create una nuova cartella Template!
Creato in Google Sheets
Altre risorse correlate:
- Come creare un calendario su Google Sheets
- Come creare un calendario in Google Sheets
- Come creare una dashboard in Google Sheets
- Come creare un diagramma di Gantt in Google Sheets
- Come creare una tavola Kanban in Excel
- Come creare un organigramma in Google Sheets
Modelli di lavagna Kanban per risolvere le sfide più comuni della gestione dei progetti
Avete creato una buona lavagna Kanban, ma è adatta all'ambiente di lavoro moderno? È probabile che vogliate condividere la lavagna con i membri del progetto e i clienti. E Prodotti Google come Fogli non sono progettati per la gestione avanzata dei progetti.
Come project manager, siete una torcia nella nebbia che aiuta tutti a vedere l'andamento generale del progetto. Ma tra la consegna delle richieste e la creazione di rapporti sullo stato di avanzamento più volte al giorno, rispondete costantemente a priorità contrastanti. Gestire i progetti in Google Sheets non è la soluzione migliore.
E non è la vostra unica soluzione!
Utilizzate il tracciamento del tempo in ClickUp per avviare e fermare il tempo e saltare tra le attività
Con una piattaforma di progetto e produttività come ClickUp, è sufficiente la versione gratuita per ottenere i vantaggi di potenti schede Kanban e recuperare il tempo rubato dalle sfide del progetto.
Tutte le funzionalità menzionate sono disponibili in ClickUp con o senza modello, ma abbiamo elencato le lavagne Kanban essenziali che dovete avere nella vostra cassetta degli attrezzi tecnologici!
1.
Modello di lavagna Kanban per la gestione agile di ClickUp La gestione agile dei progetti non è un concetto nuovo, ma è necessario che i team vogliano avere visibilità sulle opportunità di miglioramento nei loro flussi di lavoro. Per i project manager che creano nuovi report per ogni singola riunione di stand-up del team... questo è per voi!
Nelle riunioni stand-up, le persone evitano di fissare un foglio di calcolo statico sullo schermo. Preferiscono visualizzare le informazioni rilevanti per loro, ed è per questo che ClickUp è così utile! In pochi clic, è possibile creare schede Kanban per diversi destinatari o criteri una volta. Queste schede pubbliche diventeranno una risorsa quotidiana prima, durante e dopo le riunioni.
Osservate come le attività si aggiornano automaticamente in tutte le visualizzazioni per dare ai vostri team una visibilità in tempo reale degli stati, ovunque essi siano!
Vedere le stesse informazioni in un diverso tipo di visualizzazione ClickUp Scarica il modello Agile
2.
Modello di lavagna Kanban per le richieste del team di ClickUp Tenete traccia di tutte le richieste del team, dalle operazioni generali ai gadget aziendali? Questa è musica per le nostre orecchie. Amiamo un processo semplificato per queste piccole attività che richiedono molto tempo! Ecco perché abbiamo creato questo modello per far sì che ogni attività si muova attraverso la pipeline e che il richiedente esca dai vostri DM di Slack.
Aggiungete il richiedente come osservatore alla sua richiesta di attività e mantenete la comunicazione centralizzata con i commenti. Con le tavole Kanban di ClickUp, avrete un contenitore ermetico per tutte le richieste da gestire nel vostro tempo!
Trascinare e rilasciare un'attività per aggiornare automaticamente lo stato in ClickUp Scarica il modello di richiesta del team
3.
Modello di lavagna Kanban per il monitoraggio delle campagne di ClickUp Possiamo parlare di come la natura delle campagne si muova più velocemente di un bambino che ha appena imparato a correre? Se non utilizzate alcun tipo di modello di gestione delle campagne, questo modello di ClickUp sarà il primo e l'ultimo! Tutti i vari reparti coinvolti nella campagna apprezzeranno la flessibilità delle lavagne Kanban di ClickUp:
- Aggiungere file per dare maggiore contesto all'attività (noi abbiamoModelli ClickUp per i brief di progetto anche per i brief di progetto!)
- Appuntate un'immagine di copertina per visualizzare rapidamente un'anteprima delle risorse creative
- Aggiornare le attività in blocco con la barra degli strumenti Azioni in blocco
- Spostate l'attività in alto o in basso per modificarne la priorità
Aggiungete assegnatari, modificate gli stati e cancellate le attività senza lasciare la vista Board di ClickUp Scarica il modello di monitoraggio della campagna
4.
Modello di lavagna Kanban per la gestione dei progetti di ClickUp Infine, una sfida comune nella gestione dei progetti è l'eccesso di lavoro richiesto o in corso. I limiti WIP (Work in Progress) di ClickUp sono i migliori amici di ogni project manager per proteggere le capacità di carico di lavoro di tutti i membri del progetto.
Ecco come funziona: Impostate dei limiti morbidi e ricevete degli indicatori visivi quando siete al limite o al di sopra del limite WIP. ClickUp non blocca la creazione, lo spostamento o l'aggiornamento delle attività, anche se la colonna supera il limite definito!
Selezionate l'icona del conteggio nell'intestazione della colonna per impostare il limite Scarica il modello di progetto
Chi trae vantaggio dall'uso delle tavole Kanban?
Le tavole Kanban sono diventate sempre più popolari negli ultimi anni e molte aziende e organizzazioni hanno adottato questo strumento visivo di gestione dei progetti. Ma chi beneficia esattamente dell'uso delle tavole Kanban? Ecco un paio di esempi e modelli di team che possono trarre grandi benefici dall'uso delle lavagne Kanban:
I team di project management: I team di project management hanno spesso molto da fare, con più progetti e compiti da gestire contemporaneamente. Le lavagne Kanban rappresentano un modo chiaro e organizzato per i project manager di tenere traccia dei progressi di ciascun progetto e di assicurarsi che tutti i compiti vengano portati a termine in modo efficiente.
- Lavagna Kanban per la gestione dei progetti
- Bacheca Kanban per il monitoraggio dei progetti
- Tavola Kanban per i coordinatori di progetto
- Tavola Kanban per responsabili di progetto
**I team di marketing sono costantemente impegnati in brainstorming di idee, creazione di campagne e monitoraggio delle analisi. Con così tante cose da fare, è facile che le attività sfuggano ai controlli. Una lavagna Kanban permette ai team di marketing di vedere visivamente tutti i progetti e le attività in un unico posto, rendendo più facile stabilire le priorità e rimanere in carreggiata.
- Lavagna Kanban per il marketing
- Tabellone Kanban per i marketer digitali
- Scheda Kanban per i responsabili di campagna
- Scheda Kanban per analisti di mercato
Come le lavagne Kanban di ClickUp supportano i team
ClickUp ha aiutato innumerevoli team a ottimizzare i processi di gestione dei progetti. Scoprite come questi team reali hanno utilizzato le Schede Kanban di ClickUp per raggiungere i loro obiettivi:
Adhere Creative
Aderisci Creativo è un'agenzia di sviluppo del marchio B2B e di inbound marketing HubSpot Platinum Partner con sede a Houston, TX. Ecco cosa hanno detto di ClickUp:
la visualizzazione della lavagna è stata la più utile in quanto imita una lavagna Kanban. Ogni mattina, durante le riunioni di stand up, spostiamo tutti i progetti dei clienti sulla lavagna. È una rappresentazione visiva della situazione attuale e di quella che vogliamo raggiungere, oltre che un utile promemoria per tutti i reparti"
anche il layout delle singole finestre delle cose da fare è stato estremamente utile. In pochi secondi possiamo identificare in quale stato si trova l'impegno, a chi è assegnato, qual è il tempo stimato per l'impegno, le date di scadenza, gli allegati e le conversazioni intorno al progetto senza dover scavare o scorrere eccessivamente. In precedenza provenivamo da Basecamp e nulla di tutto ciò era facilmente accessibile, se non del tutto
Commercio a 5 stelle
Commercio a cinque stelle è una società di marketing che si concentra sulla piattaforma Amazon per aiutare a incrementare le vendite di prodotti fisici e marchi. Ecco cosa hanno detto di ClickUp:
in un'altra società di marketing in cui ho lavorato, usavamo Trello, che ora non sopporto più. Non era affatto adatto al nostro tipo di azienda. Non prevedeva attività ricorrenti e la visualizzazione della lavagna, per me, non è un buon modo per ordinare un elevato numero di attività. Per un dipendente era molto difficile vedere esattamente ciò che doveva fare ogni giorno e molte attività sfuggivano alle regole" Provate la visualizzazione delle schede di ClickUp