Lo stato verde di Microsoft Teams è un segnale per la tua organizzazione che dice: "Ciao, sono qui e disponibile". Sapere quando sei disponibile grazie a questo stato attivo semplifica la collaborazione e la comunicazione.
Purtroppo, l'app cambia automaticamente il tuo stato da verde (Disponibile) a giallo (Assente) in determinate condizioni. Ciò accade quando il computer è inattivo, quando viene visualizzata la schermata di blocco, quando entra in modalità di sospensione o quando MS Teams è in esecuzione in background.
Mantenere lo stato attivo durante l'orario di lavoro è generalmente considerato una buona norma di comportamento in Microsoft Teams nella maggior parte delle organizzazioni. Dimostra che sei reperibile dai tuoi colleghi, soprattutto quando lavori da remoto.
Vediamo come puoi mantenere lo stato del tuo team verde e apparire attivo, anche se sei assente solo per un po'!
⏰ Riepilogo/riassunto in 60 secondi
- Decodifica degli stati di Microsoft Teams: lo stato verde indica la disponibilità, ma cambia automaticamente in "Assente" se il computer è inattivo, viene visualizzata la schermata di blocco o Teams è in esecuzione in background
- Mantieni un comportamento corretto: nella maggior parte delle organizzazioni, impostare lo stato di Teams su attivo è considerato un comportamento corretto per garantire una comunicazione fluida
- Imposta manualmente il tuo stato: puoi impostare il tuo stato su "Disponibile" nell'app per evitare che passi a "Assente". Questa operazione può essere eseguita sia su desktop che su dispositivi mobili
- Impedisci la sospensione del dispositivo: le impostazioni di alimentazione del dispositivo possono essere regolate per impedirne la sospensione, garantendo che lo stato rimanga attivo durante le pause
- Utilizza un messaggio di stato: un messaggio di stato personalizzato può informare i colleghi della tua disponibilità e cancellarlo dopo alcune ore
- Considera alternative : se i limiti di Teams ti frustrano, prova ClickUp, una piattaforma all-in-one per la comunicazione e la collaborazione con funzionalità/funzioni basate sull'IA
Comprendere ogni impostazione di stato in Microsoft Teams
Prima di discutere come mantenere verde lo stato di Teams, cerchiamo di capire cosa significa ciascuna opzione di stato!
- Disponibile: sei attivo e gratuito. Passa a "Assente" quando il computer si blocca o rimane inattivo
- Occupato: sei concentrato ma desideri comunque ricevere le notifiche
- In una riunione o In una chiamata: imposta automaticamente quando sei impegnato in tali attività, a meno che non sia attiva l'opzione "Non disturbare"
- Non disturbare: hai bisogno di concentrarti? Questa opzione blocca le notifiche
- Torno subito: per quando ti allontani brevemente
- Apparire assente: stai lavorando ma non rispondi immediatamente
- Apparire offline: quando desideri nascondere la tua presenza ma continuare a ricevere i messaggi
👀 Lo sapevi? I tuoi colleghi possono scegliere di ricevere una notifica se il tuo stato Teams cambia. Tutto quello che devono fare è andare nella chat, selezionare il profilo di una persona, fare clic con il pulsante destro del mouse e selezionare l'opzione Notifica quando disponibile.
Come mantenere lo stato di Teams verde
La tua giornata lavorativa non consiste solo nel rispondere ai messaggi su Teams, ma anche nel passare da una scheda all'altra, rispondere alle chiamate e fare brevi pause.
Sfortunatamente, Microsoft considera qualsiasi interruzione del dispositivo superiore a 10 minuti, o anche l'esecuzione di Teams in background, come motivo per modificare il tuo stato in "Assente"
Molte persone, tra cui un utente Reddit, sono frustrate dal problema transitorio dello stato di Microsoft Teams. L'utente afferma
Ti giuro che sto lavorando, sto guardando i video di formazione annuali e non ho bisogno di cliccare qua e là. Continua a mostrarmi come assente. Il che è fastidioso perché sto aspettando una chiamata a breve.
Beh, è stato bello finché è durato.
Giuro che sto lavorando, sto guardando i video di formazione annuali e non ho bisogno di cliccare qua e là. Continua a mostrarmi come assente. Il che è fastidioso perché sto aspettando una chiamata.
Beh, è stato bello finché è durato.
Ma non preoccuparti. Abbiamo la soluzione che fa per te. È ora di fare un breve viaggio nel mondo dei trucchi di Microsoft Teams per assicurarti di essere visualizzato come Disponibile sull'app:
1. Imposta manualmente lo stato di Teams su Disponibile nell'app
Se ti stai chiedendo "Come mantenere verde lo stato del mio team", ecco come impostare lo stato su "Disponibile" nell'app:
Per MacBook Apple/PC Windows
- Apri l'app Teams
- Vai nell'angolo in alto a destra dell'app
- Trova il tuo nome completo e le tue iniziali (icona del profilo/immagine del profilo)
- Fai clic su per visualizzare un menu a discesa con diversi stati
- Scegli l'opzione di stato "Disponibile" con il punto verde
Per scegliere "Attivo" nell'app Teams per Android/iOS su dispositivi mobili:
- Apri l'app Microsoft Teams
- Trova l'icona del tuo profilo nell'angolo in alto a sinistra
- Fai clic per aprire le impostazioni di stato di Microsoft Teams
- Imposta il tuo stato su "Disponibile" (icona di stato attiva verde)
Puoi anche digitare la tua preferenza di stato nella barra di ricerca di MS Teams e modificarla rapidamente.
- Apri l'app Microsoft Teams
- Vai alla barra di ricerca (in alto al centro)
- Inserisci "/" (barra) per visualizzare un menu con diversi comandi
- Scegli il tuo stato dal menu
🧠 Curiosità: se hai effettuato l'accesso a Teams su più dispositivi, il tuo stato viene sincronizzato su tutti i dispositivi. Quindi, se sul computer sei contrassegnato come "Assente", questo stato verrà riportato anche sull'app mobile.
2. Impedisci al dispositivo di andare in modalità di sospensione
La tecnica Pomodoro consiglia di fare una pausa di cinque minuti ogni 25 minuti per aiutare a costruire una relazione migliore con le attività. Naturalmente, se sei preoccupato che lo stato di Teams passi a "Assente", questa relazione potrebbe deteriorarsi invece che migliorare!
Un modo rapido per mantenere attivo lo stato di Teams durante le pause è configurare le impostazioni di alimentazione del dispositivo in modo che rimanga attivo.
Per gli utenti Windows:
- Apri Impostazioni dal menu Start o utilizzando il tasto Windows
- Vai su Sistema > Alimentazione e batteria
- Sotto l'opzione Timeout schermo, sospensione e ibernazione , seleziona Mai o scegli la durata più lunga per mantenere attivo il sistema
Per gli utenti MacBook:
- Apri le impostazioni di sistema tramite l'icona Apple in alto a destra dello schermo
- Fai clic sull'opzione Blocca schermo
- Modifica le impostazioni di sospensione del dispositivo regolando l'opzione Spegni schermo sia per l'adattatore di alimentazione che per le situazioni in cui il dispositivo è collegato alla corrente, impostando la durata massima.
👀 Lo sapevi? È possibile impostare la durata di uno stato particolare in MS Teams. Supponiamo che tu abbia una riunione di persona. Seleziona l'opzione Non disturbare per un paio d'ore. Purtroppo, come avrai intuito, questo non funziona per rendere attivo lo stato di Teams.
3. Impostare il messaggio di stato nell'app Microsoft Teams
È probabile che i tuoi colleghi sappiano già quanto sia difficile rimanere attivi su Teams. Puoi fare la tua parte per far loro sapere quando sei disponibile, indipendentemente dallo stato dell'app.
- Apri l'app Teams
- Fai clic sull'icona del tuo profilo nell'angolo in alto a destra
- Vai all'opzione Imposta messaggio di stato
- Digita un messaggio per ribadire la tua disponibilità
C'è ancora un passaggio da eseguire per perfezionare questo metodo.
L'ideale sarebbe cancellare il messaggio di stato dopo un certo numero di ore, in modo da non risultare sempre disponibili!
- Vai all'opzione Cancella messaggio di stato dopo sotto la casella di testo
- Apri l'elenco a discesa e scegli tra opzioni quali Mai, Oggi, 1 ora, 4 ore e Questa settimana
- Salva le modifiche cliccando su Terminato
Leggi anche: Le 20 migliori app per la comunicazione in team
👀 Lo sapevi? Nel 2017, Microsoft ha annunciato che Teams avrebbe sostituito Skype for Business, segnando il passaggio da piattaforma di messaggistica a strumento di comunicazione di livello aziendale.
Leggi anche: Pro e contro di Microsoft Teams: è lo strumento giusto per il tuo team?
Limiti dell'utilizzo di Teams
Microsoft Teams è uno strumento estremamente popolare, con oltre 320 milioni di utenti attivi al mese!
Tuttavia, la piattaforma presenta alcune limitazioni che possono rendere difficile la comunicazione all'interno del team.
- Personalizzazioni limitate: Teams offre opzioni limitate per la personalizzazione dell'interfaccia utente e delle notifiche, il che può risultare frustrante per gli utenti che preferiscono un'esperienza più personalizzata
- Integrazioni complesse: Sebbene le integrazioni di Microsoft Teams con la suite Microsoft 365 siano molto diffuse, la gestione dei file all'interno dell'app può essere complicata, soprattutto quando si ha a che fare con un numero elevato di file
- Limiti di ricerca: Gli utenti potrebbero avere difficoltà a individuare contenuti specifici all'interno delle chat
- Qualità audio/video: sebbene generalmente buona, la qualità audio e video durante le chiamate può talvolta risentire di connessioni Internet più deboli
- Impostazioni delle notifiche incoerenti: se le preferenze di notifica non sono sincronizzate correttamente tra i dispositivi, è possibile ricevere avvisi su un dispositivo ma non sugli altri
- Problemi di partecipazione alle riunioni: Il nuovo client Microsoft Teams occasionalmente impedisce agli utenti di partecipare alle riunioni tramite Outlook, richiedendo spesso il riavvio del dispositivo o di Teams per risolvere il problema
Leggi anche: Le 10 migliori piattaforme per riunioni virtuali
Utilizzo di ClickUp per una collaborazione senza interruzioni
Microsoft Teams è un potente strumento di comunicazione e software di condivisione dello schermo. Tuttavia, i suoi limiti, come integrazioni poco intuitive, problemi di sincronizzazione e un limite ai canali (200 pubblici e 30 privati), impediscono che sia una piattaforma di collaborazione in team impeccabile.
Ecco dove ClickUp si presenta come un'alternativa migliore. È un'app che fa tutto per il lavoro, con la comunicazione e la collaborazione del team al centro. Ecco come può essere un ottimo sostituto di Teams:
1. Chatta con il tuo team
Passare continuamente da un'app per la gestione delle attività a un'altra per la comunicazione è una ricetta per il disastro. Per non parlare del fatto che è un buco nero in cui le attività possono scomparire. ClickUp Chat risolve questo problema consolidando la chat e il lavoro in un'unica piattaforma che utilizza l'IA. Aiuta a ricordare il contesto e a mantenere la chiarezza.
Aspettati che ogni chat e thread si colleghi automaticamente alle attività, ai documenti e ai progetti pertinenti. Probabilmente potresti dimenticare un'attività, ma ClickUp Chat non lo farà!
Vantaggi chiave di ClickUp Chat per la collaborazione in team
- Trasforma un messaggio in un'attività e assegnala immediatamente, senza dover passare da uno strumento all'altro
- Produci riepiloghi/riassunti dei thread generati dall'IA per aggiornamenti rapidi
- Collabora tramite messaggi diretti, thread, canali, chiamate vocali e videochiamate
- Usa @menzioni per taggare singoli individui, team o interi gruppi all'interno di attività, commenti e documenti
2. Lascia che sia l'IA a fare il lavoro per te
Circa il 75% dei knowledge worker utilizza già l'IA sul lavoro, un numero che sta aumentando a un ritmo senza precedenti. ClickUp Brain può aiutarti a semplificare le attività quotidiane integrandosi con la tua area di lavoro.
Combina automazione, gestione delle conoscenze e funzionalità IA avanzate per gestire i flussi di lavoro, ridurre gli attriti e promuovere l'allineamento del team.
Perché dovresti usare ClickUp Brain:
- Collega le conoscenze da app esterne come Google Drive, GitHub e Salesforce
- Ottieni risposte immediate e contestualizzate alle domande su attività, documenti e progetti
- Genera contenuti di alta qualità con un controllo ortografico integrato per attività e documenti
- Risparmia il 30% di tempo e migliora l'allineamento riducendo i costi degli strumenti fino al 75%
3. Assegna commenti al tuo team da un'unica posizione
Immagina di avere un genio che organizza tutti i commenti relativi al lavoro in un unico posto senza che tu debba preoccuparti di perdere attività.
Il nome di questo genio è ClickUp Assign Comments.
Perché utilizzarla:
- Assegna commenti direttamente ai membri del team, assicurandoti che nulla sfugga
- Consenti ai membri di risolvere o riassegnare i commenti direttamente dall'interfaccia
- Offri al tuo team la flessibilità necessaria per trasformare qualsiasi commento in un promemoria per un flusso di lavoro efficiente
📮Approfondimento ClickUp: oltre il 60% del tempo di un team è dedicato alla ricerca di contesto, informazioni ed elementi su cui agire.
Secondo una ricerca condotta da ClickUp, i team perdono ore preziose passando da uno strumento all'altro. Per evitare interruzioni nella comunicazione, integra la messaggistica nei tuoi flussi di lavoro con una piattaforma centralizzata che unisce project management, collaborazione e comunicazione. Prova ClickUp , l'app che fa tutto per il lavoro.
4. Rivisita le riunioni con strumenti migliori
Le discussioni distratte sul lavoro non sono piacevoli per nessuno. Tuttavia, gestire le riunioni con ClickUp facilita la collaborazione tra i membri, migliora la gestione delle videoconferenze e rende più facile seguire il lavoro.
Considera ClickUp per:
- Documenta le note delle riunioni con strumenti di modifica avanzati, utilizzando le opzioni di formattazione del testo per enfatizzare i punti chiave ed evidenziare le priorità
- Convertire le note delle riunioni o le discussioni in attività e collegarle ai progetti pertinenti per i follow-up
- Aggiungere una lista di controllo di tutti i punti di discussione e contrassegnare gli elementi man mano che vengono trattati
- Formattare testi, creare attività o attivare azioni direttamente nelle note e nei documenti della riunione utilizzando semplici scorciatoie come "/task" o "/checklist"
Prima di ClickUp, le riunioni e le comunicazioni via email avanti e indietro portavano a un buco nero in cui gli elementi venivano lasciati invisibili e incustoditi. Per questo motivo, le attività non venivano revisionate in tempo e nessuno sapeva come stava andando lo sviluppo creativo. Ora, tutti i membri del team possono vedere chiaramente quando le azioni devono essere completate, chattare e collaborare all'interno delle attività.
Prima di ClickUp, le riunioni e le comunicazioni via email avanti e indietro portavano a un buco nero in cui gli elementi venivano lasciati invisibili e incustoditi. Per questo motivo, le attività non venivano riviste in tempo e nessuno sapeva come stava andando lo sviluppo creativo. Ora, tutti i membri del team possono vedere chiaramente quando le azioni devono essere completate, chattare e collaborare all'interno delle attività.
Leggi anche: Come partecipare alle riunioni in modo efficace
Comunicare meglio con ClickUp
Teams è un eccellente strumento di comunicazione se si utilizza l'ecosistema Microsoft 365. Tuttavia, problemi di base come l'inattività degli stati potrebbero essere fonte di frustrazione per i team che desiderano rimanere sulla stessa pagina.
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A differenza delle piattaforme che richiedono di destreggiarsi tra più strumenti, ClickUp riunisce tutto (chat, attività e documenti) in un'unica area di lavoro unificata. Il suo design intuitivo, le aree di lavoro personalizzabili e gli strumenti basati sull'IA aiutano i team a rimanere organizzati, efficienti e connessi, indipendentemente dalle loro dimensioni o dalla loro ubicazione.
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