Come creare un registro delle decisioni per l'esito positivo del project management

In media, una persona prende circa 35.000 decisioni al giorno. Ma come project manager, può sembrare di prendere il doppio di questo numero, soprattutto quando ci si destreggia tra più attività.

Uno studio della McKinsey ha dimostrato che la processo decisionale occupa un'enorme porzione del tempo di un manager, tanto quanto 70% per alcuni dirigenti C-suite .

Ancora più critico è il monitoraggio di queste decisioni, che può essere importante quanto le decisioni stesse. Uno strumento che può essere utile in questo caso è il registro delle decisioni sul prodotto.

Sottovalutati ma essenziali, i registri delle decisioni sui prodotti aiutano a monitorare meglio il ciclo di vita del project management.

Semplificazione e successo con i registri delle decisioni su ClickUp

In questo articolo, vi aiutiamo a scoprire perché un registro delle decisioni è essenziale per monitoraggio del progetto come crearne uno e le best practice per l'esito positivo del project management.

⏰ Riepilogo/riassunto di 60 secondi

**I registri delle decisioni tengono traccia delle decisioni chiave del progetto, comprese le motivazioni, le alternative, i rischi e gli elementi di azione. Migliorano la trasparenza, l'account e la comunicazione
Componenti chiave: Dichiarazione della decisione, data, responsabili della decisione, motivazioni, alternative, rischi, elementi di azione, titolari e scadenze
Tipi di decisioni registrate: Strategiche, tattiche, operative, legate al rischio e controverse
Quando usarlo: Progetti complessi, ambienti veloci, team distribuiti, mitigazione del rischio e revisioni post-progetto
Benefici: Migliora la comunicazione, aumenta l'account e snellisce la documentazione del progetto
Come creare: Usare strumenti comeClickUp per i registri delle decisioni strutturati, la collaborazione in tempo reale e il collegamento delle attività
Automazioni: Aggiornamenti e notifiche automatiche per mantenere i registri delle decisioni aggiornati senza lavori richiesti
Modello di ClickUp: Offre campi personalizzati, stati, visualizzazioni e un registro delle decisioni completo per migliorare il project management

Accesso al modello di registro delle decisioni ClickUp

**Tradizionalmente, le decisioni relative ai progetti venivano documentate nei verbali delle riunioni. Col tempo, l'esigenza di un registro più strutturato e accessibile ha portato allo sviluppo di registri delle decisioni dedicati, garantendo che le scelte critiche fossero facilmente rintracciabili e non sepolte in lunghi documenti.

Comprendere i registri delle decisioni

Prima di iniziare, analizziamo cosa sono i registri delle decisioni, suddividiamo i loro componenti chiave ed esaminiamo i diversi tipi di registri delle decisioni che è possibile creare.

Cos'è un registro delle decisioni?

Un registro delle decisioni è un registro strutturato delle decisioni chiave prese durante un progetto. Cattura dettagli come la decisione stessa, le motivazioni alla base, le alternative prese in considerazione e gli stakeholder coinvolti.

Mantenendo un registro delle decisioni, si migliorano la trasparenza, la responsabilità e la comunicazione all'interno del team del progetto, soprattutto quando si utilizzano diversi metodi di lavoro tecniche decisionali di gruppo .

Componenti di un registro delle decisioni

Un registro delle decisioni di progetto ben strutturato comprende in genere i seguenti componenti:

Dichiarazione della decisione: Un riepilogo chiaro e conciso della decisione presa, scritto in modo da essere facilmente compreso da tutto il team
Data della decisione: La data in cui la decisione è stata finalizzata, che aiuta a monitorare la sequenza temporale del progetto e a identificare potenziali ritardi
Teams: Le persone responsabili della decisione, per garantire la responsabilità e la trasparenza all'interno del team
Motivazione: Il ragionamento alla base della decisione, che fornisce il contesto e supporta la giustificazione della scelta
Alternative prese in considerazione: Elenco delle altre opzioni valutate prima di arrivare alla decisione finale, a dimostrazione di un processo decisionale completo
Rischi potenziali e strategie di mitigazione: Una valutazione dei rischi potenziali collegati alla decisione insieme alle strategie per mitigarli e ridurre l'impatto negativo
Elementi d'azione: Attività o passaggi specifici necessari per attuare la decisione, assicurando che sia effettivamente eseguita
Titolari e data di scadenza: Gli individui responsabili di ogni elemento d'azione e le rispettive scadenze, favorendo l'adozione di misure di prevenzionel'account del team e il monitoraggio dello stato di avanzamento

Tipi di decisioni registrate

Le decisioni sono la linfa vitale di qualsiasi progetto, ne guidano la direzione e ne formano i risultati. Per questo motivo, un registro delle decisioni deve essere abbastanza versatile da catturare le sfumature delle varie decisioni stili decisionali . Esploriamo i tipi di decisioni che possono essere registrate:

Decisioni strategiche: Si tratta di decisioni di alto livello che hanno un impatto sulla direzione generale del progetto, in particolare nei progetti a lungo termine. Sono cruciali per allineare il progetto con obiettivi organizzativi più ampi
Decisioni tattiche: Sono decisioni di medio livello che supportano l'attuazione degli obiettivi strategici. Spesso comportano la delega ai membri del team del progetto e richiedono decisioni cancellatemodelli di comunicazionesoprattutto in team interfunzionali o dispersi
Decisioni operative: Si tratta di decisioni quotidiane che garantiscono il buon funzionamento del progetto. Sono spesso prese da singoli membri del team o da piccoli gruppi e in genere richiedono un processo decisionale rapido ed efficiente
Decisioni relative ai rischi: Spesso prese per affrontare i rischi identificati o le potenziali minacce al progetto, queste decisioni possono comportare strategie di mitigazione, piani di emergenza o altre misure per minimizzare gli impatti negativi e gestire l'incertezza
Decisioni controverse: Queste potrebbero essere decisioni che suscitano disaccordo o dibattito all'interno del team. La registrazione di queste decisioni garantisce la trasparenza, aiuta a giustificare le motivazioni e mantiene tutti sulla stessa pagina anche quando le opinioni sono diverse

**Non limitatevi a registrare la decisione in sé, ma catturate la ragione che la sottende. Spiegate brevemente le ragioni della scelta di un determinato corso d'azione. Questo contesto è prezioso per i riferimenti futuri e può evitare malintesi in futuro.

Quando usare i registri delle decisioni

Quando si è project manager, le decisioni volano in fretta e furia. Senza un modo strutturato per documentarle, rischiate di sbagliare la comunicazione e di perdere l'account nei vostri team. È qui che i registri delle decisioni diventano preziosi.

Migliorano la collaborazione del team e allo stesso tempo funge da registro centralizzato.

Ecco gli scenari chiave in cui un registro delle decisioni diventa indispensabile:

Progetti complessi: Per progetti con più parti interessate, dipendenze o deliverable, un registro delle decisioni monitora ogni scelta, assicurando l'allineamento con il progettometodologie di project management
- **Per i team che lavorano in tempi stretti, i registri delle decisioni consentono di accedere rapidamente alle decisioni passate, riducendo i ritardi causati da discussioni ripetute o dall'incertezza
Teams distribuiti: In configurazioni remote o ibride, i registri delle decisioni migliorano la collaborazione tra i team. Si raddoppiano come un'unica fonte di verità, mantenendo tutti i membri nel giro, indipendentemente dalla loro posizione
Attenuazione dei rischi: Aiutano a identificare gli schemi del processo decisionale, forniscono approfondimenti sui rischi e consentono di apportare modifiche proattive alle strategie
**Revisioni post-progetto: i registri delle decisioni sono preziosi per analizzare i risultati e perfezionare i processi

Consiglio: Incrociate le decisioni contenute nel registro con la documentazione relativa al progetto, come i documenti sui requisiti, i verbali delle riunioni o le valutazioni dei rischi. In questo modo si crea una chiara traccia di controllo e si fornisce un contesto prezioso per ogni decisione.

Vantaggi dell'uso dei registri delle decisioni

Un registro delle decisioni non è solo una registrazione, ma uno strumento strategico per il team. Se mantenuto correttamente, Da fare non solo per tenere traccia delle scelte, ma anche per migliorare la collaborazione, la responsabilità e l'organizzazione. Ecco come:

1. Migliora la comunicazione

Pensate a un registro delle decisioni come a un libro di giochi condiviso dal team. È uno spazio centralizzato in cui tutti possono accedere alle stesse informazioni sulle decisioni chiave e sui motivi per cui sono state prese.

In qualità di gestore del team, la maggior parte delle decisioni che prendete non riguardano solo il vostro team, ma anche altri settori verticali. Documentare il processo decisionale e assegnare le responsabilità riduce le incomprensioni e assicura che tutti siano in sincronizzazione con gli obiettivi del progetto.

Inoltre, conoscere il "perché" delle decisioni crea fiducia e favorisce il lavoro di squadra.

2. Miglioramento della responsabilità

La responsabilità diventa facile quando gli elementi di azione sono legati a nomi specifici. Il vostro registro delle decisioni conterrà i nomi delle persone di riferimento e altri nomi importanti, fondamentali per far funzionare le cose.

Questo registro non solo monitora lo stato attuale, ma funge anche da registro storico, perfetto per rivedere le scelte passate e imparare da esse. Dettagliando ogni decisione e il suo impatto, i team possono evitare passi falsi e mantenere i progetti in carreggiata.

3. Documentazione del progetto semplificata

Dall'inserimento di nuovi membri del team alla preparazione per le revisioni, una documentazione ben manutenuta è fondamentale per il successo del progetto documentazione del progetto è un tesoro di informazioni. Il progetto è a prova di futuro se il registro delle decisioni viene aggiornato regolarmente.

Consolida tutti i dettagli critici in un documento facile da consultare, rendendo i passaggi di consegne e i controlli di conformità più agevoli che mai.

$$$a Come creare e mantenere un registro delle decisioni nel Project Management

Fortunatamente, esiste un modo semplice per iniziare a mantenere un registro delle decisioni. ClickUp , l'app per il lavoro, è utile in questo caso. ClickUp per i team di project management può aiutarvi a creare e mantenere un registro delle decisioni impeccabile. Aggiungete strumenti di gestione delle attività, di documentazione, di brainstorming e di visualizzazione, oltre alle più diffuse integrazioni, e avrete un kit vincente per il project management. Il vostro team può fare molto in un giorno!

Vediamo come creare e gestire un registro delle decisioni su ClickUp:

Passaggio 1: Creare un nuovo documento o elenco di attività

State gestendo progetti complessi o cercate un hub centrale per lo storico delle decisioni del vostro team? Documenti di ClickUp offre la flessibilità e l'adattabilità necessarie a soddisfare le vostre esigenze. E può fungere da punto di partenza per il vostro registro delle decisioni!

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/01/image-47.gif Documenti di ClickUp /$$$img/

Collega le attività di ClickUp Docs per creare relazioni contestuali nei flussi di lavoro

Ecco come ClickUp Documenti può aiutarvi:

**Creare un registro delle decisioni professionale e organizzato con le pagine annidate, i modelli e le opzioni di stile di ClickUp. Aggiungete tabelle per i dati strutturati e formattate il documento in base alle vostre esigenze di flusso di lavoro
Collaborazione in tempo reale: Collaborate con il vostro team modificando il registro delle decisioni in tempo reale. Utilizzate tag e commenti per discutere le decisioni, assegnate direttamente elementi d'azione e convertite i testi in attività tracciabili per garantire il follow-up di ogni problema
Accesso centralizzato: Collegate il vostro registro delle decisioni alle attività e ai progetti pertinenti, facilitando l'accesso a tutte le informazioni collegate in un unico luogo. Mantenete il team allineato e informato collegando Teams ai flussi di lavoro
**Aggiunta di widget per aggiornare lo stato dei progetti, assegnare attività o modificare i flussi di lavoro senza dover cambiare scheda. Questa integrazione garantisce che il vostro registro delle decisioni sia sempre aggiornato e agibile
Recupero delle informazioni senza sforzo: Utilizzate l'Hub documenti per cercare, ordinare e filtrare le vostre risorse. Grazie a wiki verificati, modelli predefiniti e strumenti di ricerca, trovare le informazioni necessarie è facile e veloce

Passaggio 2: collegare le decisioni alle attività e ai progetti pertinenti

Un ottimo registro delle decisioni non si limita a registrare le scelte, ma le mette in connessione con passaggi fattibili e risultati reali.

Con Attività di ClickUp è possibile collegare ogni decisione direttamente alle attività e ai progetti pertinenti. Questo garantisce una connessione chiara tra le decisioni e le loro implicazioni pratiche, anche quando si gestiscono più team.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/01/ClickUp-Tasks-gif.gif Attività di ClickUp /$$$img/

Impostare le dipendenze nelle attività di ClickUp, in modo da collegare le decisioni ai flussi di lavoro e vedere l'impatto su ogni attività

È utilizzato da tutta la nostra agenzia come strumento per gestire tutti i progetti, le attività, le sequenze temporali e la fatturazione. Ha sostituito un sistema più vecchio e ci ha permesso di passare a un flusso di project management più agile e ha contribuito a migliorare la comunicazione interna" Mike Muller vicepresidente esecutivo, Stevens Advertising

Ecco come potete rendere il vostro registro delle decisioni più agile:

Collega attività collegate e dipendenti: Crea una rete di contesti collegando attività collegate o dipendenti alle tue decisioni. In questo modo si visualizza chiaramente l'impatto delle decisioni sugli altri aspetti del progetto
Tracciare i progressi ed evitare i colli di bottiglia: Collegando le attività alle decisioni, è possibile monitorare direttamente il loro stato e identificare tempestivamente eventuali colli di bottiglia. Assicuratevi che le vostre decisioni non siano solo documentate, ma anche eseguite in modo efficace
Visualizzazione del lavoro su più elenchi: Rendete più fluido il lavoro interfunzionale aggiungendo attività o attività secondarie a più elenchi. Le attività mantengono lo stato, la priorità, le Automazioni e i campi personalizzati originali, garantendo una visibilità e un allineamento coerenti in tutto il team

Passaggio 3: personalizzare il registro delle decisioni

Quando si costruisce un registro delle decisioni, la dimensione unica non si adatta a tutti. Ogni progetto ha esigenze uniche. Per alcuni, il monitoraggio delle date delle decisioni potrebbe essere più importante, mentre per altri potrebbe essere la valutazione degli impatti.

Con Campi personalizzati ClickUp è possibile progettare un registro delle decisioni su misura per il progetto, assicurando che il team catturi i dettagli più importanti.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/01/image-494.png Campi personalizzati di ClickUp /$$$img/

Creare campi personalizzati ClickUp diversi in base al registro delle decisioni per progetti diversi

Ecco come questa funzionalità/funzione può migliorare il vostro registro delle decisioni:

Aggiungere dettagli essenziali sulle decisioni: Includere campi personalizzati per informazioni chiave come le date delle decisioni, le parti interessate, le motivazioni e le valutazioni d'impatto. Questi campi facilitano la documentazione di ogni decisione con chiarezza e contesto
Traccia e gestisci le decisioni: Personalizza gli elenchi a discesa, aggiungi campi numerici o tieni traccia dello stato con i dettagli del cliente o degli stakeholder in un unico posto. Non c'è limite al numero di campi personalizzati che si possono aggiungere per ogni decisione
**Evidenziate le decisioni critiche ordinando i campi in base all'importanza. Utilizzate le opzioni di filtraggio per trovare rapidamente elementi specifici o per eliminare il disordine per ottenere approfondimenti più rapidi
Automazioni per i calcoli dei dati numerici: Dovete calcolare il costo potenziale di una decisione o confrontare i punteggi per le valutazioni d'impatto? Eseguite rapidamente calcoli tra campi personalizzati numerici per fare scelte informate

Passaggio 4: attivare la collaborazione del team

La collaborazione e la comunicazione fluida svolgono un ruolo innegabilmente potente nel mantenere un registro delle decisioni completo. E ClickUp Chattare e ClickUp Assegna commenti rendono questo processo semplice e veloce.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/01/image-495-1400x932.png ClickUp Chattare: project management del registro delle decisioni /$$$img/

Centralizza la comunicazione del team con ClickUp Chat

Ecco come possono aiutare la collaborazione sui registri delle decisioni:

Comunicazione semplificata: Usate la chat per discutere le decisioni in tempo reale senza passare a un'altra piattaforma. Collaborate con singoli o gruppi, condividete aggiornamenti e create attività direttamente dalla chat
Riepiloghi alimentati dall'IA: Rimanete in cima alle conversazioni con IA Catchup, che riepiloga/riassume le conversazioni perse. Rimanete sempre aggiornati sulle chat che riguardano le decisioni, evitando di scorrere vecchi thread
Commenti azionabili: Trasformate i feedback o le approvazioni in passaggi azionabili assegnando i commenti come attività. Gli assegnatari devono completarli prima di chiudere l'attività principale, in modo che ogni dettaglio venga affrontato
Monitoraggio e approvazione in tempo reale: Usate i commenti per fare domande, richiedere approvazioni o documentare le vittorie direttamente su attività, documenti o allegati. In questo modo si centralizza il feedback, mantenendo il registro delle decisioni accurato e completo

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/01/image-496.png ClickUp Comments: decision log project management /$$$img/

Utilizzate i commenti assegnati di ClickUp per creare attività dai commenti e agire istantaneamente

Passaggio 5: Automazioni di aggiornamenti e notifiche

La gestione di un registro dettagliato delle decisioni di progetto può richiedere molto tempo, soprattutto se comporta aggiornamenti regolari, promemoria e notifiche. Con Automazioni di ClickUp è possibile semplificare il processo, mantenendo aggiornato il registro delle decisioni senza un ulteriore lavoro manuale.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/01/image-497.png ClickUp Automazioni: project management del registro delle decisioni /$$$img/

Collegate il vostro registro delle decisioni con l'IA in ClickUp Automazioni e popolate campi personalizzati con promemoria, notifiche di aggiornamento e analisi dei dati

Ecco come utilizzare la funzionalità/funzione:

Automazioni per l'assegnazione e l'aggiornamento delle attività: Utilizzate modelli precostituiti per gestire attività ripetitive come l'assegnazione delle responsabilità e l'aggiornamento degli stati quando vengono aggiunte nuove decisioni. Assicuratevi che ogni decisione venga prontamente registrata ed eseguita
Aggiornamenti dinamici degli assegnatari: Mantenete flessibili le vostre automazioni assegnando le attività a gruppi dinamici, come gli osservatori delle attività o la persona che ha triggerato un aggiornamento. Questa adattabilità fa sì che le notifiche e le attività siano sempre inviate alle persone giuste
Invio di notifiche tempestive: Impostate automazioni via email per avvisare i membri del team di nuove decisioni o aggiornamenti di quelle esistenti. Mantenete le parti interessate informate e coinvolte senza dover creare manualmente gli aggiornamenti

Se siete alla ricerca di qualcosa di più semplice per iniziare, il Modello di registro delle decisioni del project management di ClickUp può aiutarvi a creare il vostro registro delle decisioni senza dover partire da zero. È stato creato per aiutarvi a gestire il processo decisionale in modo accurato, senza il rischio che i dettagli vengano trascurati.

/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/01/image-498.png Modello di registro delle decisioni per il project management di ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=t-200543326&department=pmo Scaricare questo modello /$$$cta/

Ecco cosa offre:

**Monitoraggio dello stato delle decisioni con stati personalizzati come Da rivedere, In corso, Approvato, Rifiutato e Abbandonato. Avete bisogno di altre opzioni? Potete aggiungerle rapidamente
Campi personalizzati: Acquisite i dettagli essenziali utilizzando attributi come Approver, Project Aspect e Impact. Ottenete piena chiarezza su chi ha approvato una decisione, sulle aree interessate e sul suo impatto complessivo
Visualizzazioni personalizzate: Accedete e organizzate i dati relativi alle decisioni con quattro visualizzazioni distinte:
- registro delle decisioni: Un elenco completo di tutte le decisioni
- tabellone delle decisioni_: Una Bacheca visiva per un rapido monitoraggio
- calendario_: Monitoraggio delle decisioni basato sulla Sequenza
- guida all'avvio_: Una panoramica strutturata per ottenere un esito positivo

Scarica questo modello

Migliorare il project management con una registrazione efficace delle decisioni

Nel project management, una singola decisione può cambiare le cose in termini di Sequenza, budget e risultati. Ma se disponete di un solido registro delle decisioni, il vostro team può scoprire facilmente la causa e l'effetto di ciascuna di esse.

Ora che avete un'idea di come creare il vostro registro delle decisioni, ecco alcuni modi in cui un documento efficace può migliorare il project management:

L'importanza del registro delle decisioni nel project management

A metà del vostro grande progetto, un nuovo stakeholder si chiede perché l'anno scorso sia stato scelto un determinato percorso. Durante la riunione di StandUp si scatenano panico e sguardi confusi.

Se avete un registro delle decisioni solido, tutto quello che dovete fare è rivedere la decisione. Dal motivo per cui avete preso la decisione all'impatto che ha avuto, avete una chiarezza assoluta. Mantenere un registro in ogni momento migliora la comunicazione, riduce i rischi e torna utile in ogni momento della giornata ciclo di vita del project management .

Ruolo nell'automazione dei processi aziendali (BPA)

Certo, la manutenzione del registro delle decisioni sembra un processo noioso. Ma con strumenti come ClickUp, è possibile automatizzare non solo le funzioni del registro, ma anche i processi aziendali.

Pensate che gli stakeholder vengono avvisati delle modifiche senza interventi manuali e che le attività di follower vengono assegnate automaticamente. In questo modo si riducono gli errori e si accelerano i tempi il monitoraggio del progetto grazie al minimo lavoro richiesto dall'uomo.

Connessione con il triangolo del project management

Il triangolo del project management - portata, tempo e costi - è al centro di ogni progetto. I registri delle decisioni aiutano i team a bilanciare questi vincoli, documentando i compromessi e le loro implicazioni.

Immaginate un progetto di sviluppo software in cui il vostro client richiede una funzionalità/funzione aggiuntiva in ritardo rispetto alla Sequenza. L'aggiunta di questa funzionalità/funzione aumenterebbe la portata del progetto e inciderebbe su tempi e costi. Il team accetta di rispettare la scadenza, ma a un costo maggiore.

Il vostro registro delle decisioni conterrà ora le motivazioni alla base delle decisioni prese e il modo in cui hanno influito sul risultato. Come project manager, potete dimostrare in modo trasparente come le decisioni si allineano agli obiettivi strategici e si adattano ai requisiti in evoluzione.

**Il Domesday Book è uno dei primi esempi di registro delle decisioni, compilato nel 1086 per volere del re Guglielmo il Conquistatore. Il libro conteneva informazioni sulla titolarità e sulle risorse in Inghilterra e informazioni sulle decisioni che non potevano essere modificate.

Semplificare e avere successo con i registri delle decisioni su ClickUp

Semplice nel concetto ma inestimabile per i project manager, il registro delle decisioni è la porta d'accesso a un progetto più trasparente e collaborativo.

Con lo strumento di project management di ClickUp, potete migliorare il vostro registro delle decisioni. Qui è possibile personalizzare i modelli e collaborare con team interfunzionali, automatizzando il flusso di lavoro.

Siete pronti a usufruire di un processo decisionale più intelligente e di un esito positivo del progetto?

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