Prima dei messaggi istantanei, delle chiamate Zoom e dei dashboard digitali, i semi del project management virtuale sono stati piantati durante il Progetto Apollo della NASA.
Ingegneri e scienziati sparsi in diverse posizioni si coordinavano con gli astronauti nello spazio, senza il lusso della tecnologia moderna. Se sono riusciti ad atterrare sulla Luna con sistemi di comunicazione primitivi, immaginate cosa si può fare con gli strumenti di oggi!
Le opportunità sono infinite. Se siete un project manager virtuale che sta cercando di migliorare i propri processi o sta pianificando di passare al project management virtuale dalla configurazione tradizionale, questo articolo è per voi.
Condivideremo strategie attuabili per gestire efficacemente un team virtuale, strumenti essenziali per il project management virtuale che dovete avere nel vostro stack tecnologico e modi per gestire le sfide critiche.
⏰ Riepilogo/riassunto di 60 secondi
Come padroneggiare il project management virtuale per i team remoti:
- Definire gli obiettivi e suddividere il lavoro: Impostare obiettivi chiari e suddividere i progetti virtuali in attività gestibili
- Scegliere il giusto stack tecnologico: Utilizzare un mix di strumenti per la comunicazione (Chattare con ClickUp, Slack, Zoom), la condivisione di file (Dropbox), il monitoraggio del tempo (Toggl), o avere tutto ciò che serve su un'unica piattaforma per il project management con ClickUp
- **Stabilire linee guida per la comunicazione: programmare riunioni regolari, stabilire tempi di risposta su diversi canali e adottare la comunicazione asincrona con gli strumenti di project management
- Creare un ambiente collaborativo: Usate ClickUp per assegnare attività, fissare scadenze e tenere tutti sulla stessa pagina. Schede Kanban, viste Elenco e Documenti aiutano a visualizzare i progetti e a promuovere il lavoro di squadra
- Aiutate il vostro team di progetto virtuale a lavorare in modo più intelligente: Liberate tempo per le attività creative automatizzando i processi ripetitivi con le Automazioni di ClickUp
- Privilegiare la salute mentale: Promuovere l'equilibrio tra lavoro e vita privata con confini chiari e risorse per la salute mentale
- **Monitoraggio dei progressi e revisione delle prestazioni: utilizzare strumenti come i grafici di Gantt o le tavole Kanban per visualizzare lo stato di avanzamento
- Incoraggiare una cultura di squadra positiva: Riconoscere i risultati, celebrare le attività cardine e organizzare attività virtuali di team building per aumentare il morale e la connessione
Che cos'è il project management virtuale?
Il project management virtuale è il processo di gestione di un progetto in cui il team opera da remoto e utilizza strumenti digitali per collaborare, comunicare e monitorare lo stato.
Perché il project management virtuale è importante?
Il project management virtuale aiuta a superare i confini degli spazi degli uffici tradizionali. Questa soluzione consente di creare teams ibridi o remoti e di gestire i progetti senza sforzo pur non essendo sotto lo stesso tetto.
Il passaggio al project management virtuale vi permetterà anche di occuparvi del benessere del vostro team. Un sondaggio McKinsey rivela che, quando se ne presenta l'occasione, l'87% degli americani sceglie di lavorare in una configurazione flessibile
Con il lavoro virtuale, il team può mantenere la produttività e allo stesso tempo trascorrere del tempo libero con le proprie famiglie.
Leggi anche: I 7 benefici chiave dei team virtuali
Differenze chiave rispetto al project management tradizionale
Ecco come il project management virtuale si differenzia da quello tradizionale:
Fattori | Virtual project management | Traditional project management | Fattori | Fattori | Virtual project management | Fattori | Fattori | Virtual project management | Tradizionale project management | --------------- | ----------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------ | | Posizione del team | I team sono geograficamente dispersi e lavorano da remoto | I team si trovano nello stesso ufficio o nella stessa posizione | Comunicazione | Si affida a strumenti di project management virtuali | Principalmente riunioni o telefonate di persona | il mio lavoro si avvale di strumenti di gestione virtuale dei progetti | Principalmente riunioni di persona o telefonate | Orari | Orari e posizioni flessibili, spesso in fusi orari diversi | Orari di lavoro fissi e presenza in ufficio richiesta | | Collaborazione | Piattaforme di collaborazione online per il lavoro di squadra in tempo reale | Collaborazione faccia a faccia negli spazi dell'ufficio | | Efficienza dei costi | Può ridurre i costi di viaggio e di spazio per l'ufficio | Costi più elevati dovuti all'affitto dello spazio fisico per l'ufficio, ai costi di viaggio e alle riunioni di persona |
👀 Lo sapevi? Un sondaggio di remote.co mostra che
63% di rispondenti cercherebbero "assolutamente" un nuovo lavoro se non potessero continuare a lavorare da remoto.
cercherebbero "assolutamente" un nuovo lavoro se non potessero continuare a lavorare da remoto.
Vantaggi del project management virtuale
Esaminiamo i vantaggi del project management virtuale o remoto:
🌍 Accesso a un pool di talenti internazionali
Il project management virtuale abbatte le barriere geografiche, consentendovi di assumere i migliori talenti indipendentemente dalla posizione e di migliorare la qualità del lavoro.
🏁 Maggiore autonomia
Senza spostamenti e con un maggiore controllo sul proprio tempo, i dipendenti remoti godono di una certa flessibilità. L'autonomia aumenta la motivazione e la produttività e mantiene il team impegnato. Infatti, secondo il sondaggio di McKinsey, l'83% dei dipendenti americani dichiara di poter lavorare in modo più efficiente e produttivo, il che rappresenta un vantaggio primario del lavoro da remoto.
💸 Risparmi sui costi (sia per l'azienda che per i dipendenti)
Le aziende possono risparmiare sui costi generali come lo spazio per gli uffici, le utenze e le infrastrutture fisiche. Anche i dipendenti ne traggono vantaggio, in quanto possono evitare di trasferirsi, eliminare i costi del pendolarismo quotidiano e risparmiare tempo.
🔍 Stabilire sistemi trasparenti di gestione delle attività
Aggiornamenti in tempo reale, assegnazioni di attività e sequenze di progetti consentono di identificare rapidamente i colli di bottiglia prima che diventino problemi più gravi.
Poiché le attività assegnate e i risultati da consegnare sono documentati e facilmente accessibili per la revisione (attraverso un sistema virtuale) strumenti di project management) i project manager possono valutare le prestazioni dei membri del team con maggiore chiarezza e trasparenza.
Leggi anche: 10 vantaggi del software di project management per i team
Implementare il project management virtuale
Scopriamo gli elementi essenziali della gestione del team e dei progetti virtuali. Ci occuperemo di tutto, dall'impostazione di obiettivi chiari all'utilizzo di strumenti potenti per mantenere il team in connessione e produttivo.
1. Definire obiettivi e finalità
Il primo passaggio consiste nel definire chiaramente gli obiettivi del progetto, le consegne specifiche e i risultati attesi. È necessario assicurarsi che tutti i membri del team comprendano lo scopo e la visione del progetto.
💡Pro Suggerimento: Provate a Il modello di obiettivi SMART di ClickUp per organizzare i vostri obiettivi e fare un passo avanti verso la realizzazione di ciò che avete immaginato!
Una volta fissati gli obiettivi, suddividete il progetto in fasi/milastri gestibili (o sprints se utilizzate la metodologia Agile).
Assegnate le attività ai membri del team, assegnate le priorità ai compiti cruciali e fissate le scadenze per monitorare lo stato del progetto e prevenire facilmente i ritardi. Lo strumento di project management di ClickUp sarebbe un'ottima soluzione per il vostro team virtuale.
Consente di creare elenchi di attività, stabilire priorità, assegnare membri del team e monitorare visivamente lo stato. È anche possibile definire scadenze, titolari e dipendenze specifiche per ogni attività e mantenere organizzato il flusso di lavoro.
Contrassegnare le attività come urgenti, alte, normali o basse con le priorità di ClickUp
2. Scegliete saggiamente il vostro stack tecnologico
L'intero sistema di project management virtuale si basa su strumenti digitali.
Ecco alcuni strumenti di project management virtuale essenziali da avere nel vostro stack tecnologico:
- Project management: Strumenti per il lavoro da remoto come ClickUp, Monday.com e Jira offrono una solida attività di monitoraggio, collaborazione e gestione delle risorse
- Comunicazione: Utilizzate Slack o Microsoft Teams per la messaggistica in tempo reale. Create canali per argomenti specifici, team o fasi del progetto per organizzare le discussioni. Zoom o Google Meet sono utili per le riunioni video
- Condivisione dei file: Utilizzare soluzioni di archiviazione cloud come Google Drive, Dropbox o OneDrive per archiviare e condividere documenti in sicurezza
- Monitoraggio del tempo: Toggl o Harvest sono ottimi strumenti per il monitoraggio del tempo dedicato alle attività. Aiutano i project manager virtuali a mantenere i progetti nel budget, a identificare gli ostacoli e a capire come i membri dei team remoti allocano il loro tempo
Tuttavia, passare da un'app all'altra può essere noioso. La soluzione più semplice è utilizzare un software per il lavoro da remoto come ClickUp, che grazie alle sue solide integrazioni consente di gestire l'intero stack tecnologico da un'unica postazione.
Ad esempio, ClickUp si integra con Slack e MS Teams; in alternativa, è possibile utilizzare gli strumenti di comunicazione nativi di ClickUp, quali ClickUp Chattare e ClickUp Clip, che portano la comunicazione video e testo nel vostro sistema di project management (tra poco entreremo anche nei dettagli).
È possibile integrare ClickUp con Zoom, Toggl, Harvest, EvenHour, Google Drive e Dropbox.
Integrare ClickUp con gli strumenti esistenti nel proprio stack tecnologico
3. Stabilire linee guida per la comunicazione
Una comunicazione cancellata è la chiave del project management virtuale.
Ecco come strutturarla:
- Programmare riunioni periodiche (ad esempio, standup giornalieri per aggiornamenti rapidi o revisioni settimanali per monitorare lo stato di avanzamento). I project management possono usaremodelli di programmi per le riunioni per mantenere le riunioni focalizzate e produttive
- Impostare aspettative per i margini di flessibilità tra i diversi canali di comunicazione Ad esempio, Slack potrebbe avere una finestra di risposta di un'ora, mentre l'email potrebbe essere di 24 ore
- Definire quando utilizzare strumenti specifici (ad esempio, ClickUp Chat/Slack per aggiornamenti rapidi, email per comunicazioni formali e Zoom per discussioni approfondite)
Quando si gestisce un team distribuito, è necessario tenere conto delle differenze di fuso orario.
Cercate di programmare riunioni in orari sovrapposti per team con fusi orari diversi. Strumenti come World Time Buddy possono aiutare a trovare orari di lavoro comuni
Per mantenere un flusso di lavoro fluido per i team remoti o virtuali, è necessario adottare la sincronizzazione della comunicazione. Utilizzate strumenti per il project management per condividere aggiornamenti, feedback e reportistica sullo stato di avanzamento che non richiedono una risposta in tempo reale.
ClickUp Chat
In ClickUp il lavoro e la chat non sono più separati. ClickUp Chattare unisce le due cose e semplifica la comunicazione per il vostro team virtuale. Dai messaggi rapidi ai comunicati aziendali, ClickUp Chattare offre tutto.
Con ClickUp Chat, tutti i lavori e le conversazioni si trovano in un unico posto
Potete collegare le attività direttamente ai messaggi per garantire che ogni conversazione abbia un contesto. Con i FollowUp, potete trasformare istantaneamente i commenti in attività e agire più rapidamente.
ClickUp Clip
Oltre alla comunicazione in tempo reale, è possibile promuovere lavoro asincrono con le attività di ClickUp Clip e i commenti sulle attività.
Ad esempio, ClickUp Clip consente di registrare lo schermo e di comunicare il messaggio in modo chiaro senza dover rispondere alle chiamate.
Inviate registrazioni istantanee dello schermo con note audio grazie a ClickUp Clip ed eliminate le riunioni inutili
Se dovete condividere/richiedere un feedback o avete una query su un'attività, potete taggare un compagno di squadra utilizzando i commenti sull'attività di ClickUp e riceveranno una notifica.
Comunicare con i compagni di squadra attraverso i commenti assegnati su ClickUp
Flussi di lavoro personalizzabili e canali di comunicazione multipli, pronti per l'uso modelli di project management pronti per l'uso , multipli vantaggi che rendono ClickUp unico nel suo genere .
_ClickUp ha aiutato il nostro team a comunicare in un team remoto con margini di flessibilità diversi e a sapere cosa sta succedendo nel progetto senza dover fare riunioni inutili o chiedere informazioni via email o Slack
Danielle Bush, project manager, EDforTech
4. Creare un ambiente collaborativo
La collaborazione è molto più facile quando i colleghi lavorano sotto lo stesso tetto, e questa è una delle maggiori sfide del lavoro da remoto.
Certo, la comodità di chiedere aiuto a un collega seduto accanto a voi è impareggiabile, ma con gli strumenti giusti è possibile ricreare un'esperienza simile e collaborare in tempo reale.
Ecco come incoraggiare il lavoro di squadra nelle impostazioni remote:
- Utilizzate gli strumenti di project management per assegnare le attività, fissare le scadenze e tenere tutti sulla stessa pagina per quanto riguarda il lavoro e le responsabilità
- Incorporate nel vostro flusso di lavoro strumenti che consentano ai team di collaborare ai progetti in tempo reale
- Incoraggiate i dipendenti a condividere i loro feedback e ad agire per risolvere i problemi che stanno affrontando
Se state usando La piattaforma per il lavoro da remoto di ClickUp avrete accesso a un intervallo di strumenti di collaborazione. Ecco come sfruttare al meglio questo software:
- Organizzare le attività in un formato semplice e lineare con la vista Elenco di ClickUp e gestire le priorità delle attività con filtri e campi personalizzati
- Visualizzare i progetti con una lavagna in stile Kanban utilizzando la funzioneVista Bacheca di ClickUp. Trascinate le attività tra le fasi per monitorare lo stato di avanzamento in tempo reale
- Tenete d'occhio le scadenze visualizzando le attività su un calendario conVisualizzazione del calendario di ClickUp e fare spazio per rapidi aggiustamenti
- Catturare i dettagli delle attività attraverso moduli personalizzabili utilizzandoLa visualizzazione dei moduli di ClickUp. Raccogliere feedback dai lavoratori remoti e convertire automaticamente gli invii in attività
Creare moduli dinamici con logica a condizioni utilizzando ClickUp's Modulo View
- Consolidare le metriche chiave e i dati del progetto in report visivi e personalizzabili conDashboard di ClickUp per monitorare le prestazioni e seguire lo stato del progetto in tempo reale
Creare report sullo stato di avanzamento del progetto di facile comprensione con ClickUp Dashboards
- Creare, modificare e collaborare su documenti direttamente conClickUp Documenti(ideale per note di riunioni, piani di progetto o basi di conoscenza collegate alle attività e ai flussi di lavoro)
Lavorate con i vostri colleghi remoti in tempo reale con ClickUp Docs
- Fai brainstorming, mappa le idee e collabora visivamente con i membri del tuo team virtuale in tempo reale suClickUp Lavagne onlineuna tela interattiva virtuale
5. Aiutate il vostro team a lavorare in modo più intelligente
Nel project management virtuale, le interazioni faccia a faccia sono spesso minime. Lunghe ore di attività faticose e noiose possono far sentire il lavoro come un lavoro di routine piuttosto che come qualcosa di piacevole per il team. Con gli strumenti per accelerare il lavoro, i membri del team possono mantenere la loro creatività senza sentirsi svuotati.
Liberate il programma del vostro team per concentrarvi su lavori ad alto valore, creativi o strategici e lasciate che le attività banali vengano eseguite con il pilota automatico.
Istruite e informate il vostro team sugli ultimi strumenti di IA e incoraggiateli a implementarli (seguendo le linee guida interne) nel loro flusso di lavoro quotidiano. Ad esempio, su ClickUp, è possibile farsi aiutare dall'assistente IA nativo dello strumento, ClickUp Brain . Utilizzare Brain per:
- Fare domande su attività, documenti e persone all'interno della vostra area di lavoro
- Ottenere aggiornamenti automatici sul progetto e reportistica sullo stato di avanzamento
- Creare messaggi con il tono desiderato, generare riepiloghi/riassunti da testi lunghi e modificare i documenti per verificare la presenza di errori ortografici
- Trascrivere in testo le note vocali da ClickUp Clip
- Descrivete l'attività in un linguaggio semplice e create istantaneamente l'automazione del flusso di lavoro per qualsiasi spazio, cartella o elenco
Generare riepiloghi di attività e creare contenuti contestuali con ClickUp Brain
Con Automazioni ClickUp è possibile triggerare azioni specifiche in base a condizioni preimpostate. Dalla modifica dello stato/assegnatario/priorità delle attività alla risposta alle email dei clienti, è possibile automatizzare più attività ripetitive e risparmiare tempo.
Leggi anche: 20 trucchi di project management per aumentare la produttività
Best practice per il project management virtuale
La gestione di progetti virtuali richiede una gestione cancellata comunicazione del team monitoraggio coerente e mantenere il team impegnato. Vediamo alcune best practice per il successo del project management remoto:
1. Assegnare ruoli e responsabilità
Assicuratevi che tutti sappiano esattamente di cosa sono responsabili.
Utilizzate uno strumento come $$$a Matrice RACI (Responsabili, Account, Consulenti e Informati) per ogni attività. Assicurarsi che ogni persona comprenda le proprie attività, le scadenze e le aspettative per far sì che il progetto proceda senza intoppi.
2. Monitorare lo stato di avanzamento e rivedere le prestazioni
Per monitorare visivamente le attività cardine e le dipendenze, utilizzate strumenti come grafici Gantt, schede Kanban o dashboard sullo stato del progetto.
Check-in regolari (settimanali o mensili) allineano il team e consentono di affrontare tempestivamente gli ostacoli. Un monitoraggio efficace dello stato di avanzamento consente di modificare il programma o le risorse e di mantenere le scadenze.
3. Mantenere motivazione e impegno
Riconoscete i piccoli e grandi risultati del vostro team virtuale e celebrate le attività cardine per aumentare il morale.
Incorporate attività di team building virtuale, come giochi online o happy hour virtuali, per rafforzare le connessioni, combattere l'isolamento e ricreare in qualche modo il divertimento delle conversazioni al fresco.
Potete anche pianificare ritiri fuori sede o eventi di team building (virtuali o di persona) per rafforzare le relazioni e la cultura del team.
Strategie per superare le sfide della gestione virtuale
Sebbene i lavori virtuali presentino molteplici vantaggi sia per il datore di lavoro che per il dipendente, è necessario affrontare anche gli aspetti negativi. Secondo una ricerca di Gallup, esclusivamente
i dipendenti che lavorano da remoto si sentono meno in connessione con il mondo del lavoro
alla missione o allo scopo della loro organizzazione.
Se il team si sente disimpegnato, può abbassare il morale, ridurre la produttività e incidere sulla soddisfazione lavorativa. È il peggior incubo di un manager.
Ecco alcune sfide comuni della gestione virtuale di cui dovete essere consapevoli e alcune strategie attuabili per mitigarle.
Sfida 1: Onboarding e formazione
Nelle configurazioni virtuali, i nuovi dipendenti si perdono le interazioni personali che li aiutano a capire la cultura aziendale e i processi interni. Il risultato è che l'onboarding da remoto risulta impersonale e potrebbe persino portare a lacune nelle conoscenze.
Soluzione:
- **Creare un piano di onboarding strutturato: sviluppare un processo di onboarding chiaro, con passaggi e una serie di moduli di formazione virtuale che introducano i nuovi assunti ai valori, alla cultura, agli strumenti e ai flussi di lavoro dell'azienda
- Impostazione di un sistema di accompagnamento: Abbinate i nuovi assunti a un membro esperto del team che possa fungere da mentore, rispondere alle query e fornire supporto emotivo. Con questo sistema, è possibile colmare la distanza fisica e creare un senso di connessione all'interno del team
- Sviluppate una base di conoscenze: Investite tempo nella pre-registrazione di video e nella creazione di una base di conoscenze con le domande più frequenti e i flussi di lavoro più comuni. Queste risorse permetteranno ai nuovi assunti di servirsi da soli quando hanno bisogno di chiarimenti sui processi
- **Programmare controlli regolari con i nuovi dipendenti durante le prime settimane per assicurarsi che non si sentano persi. Questi check-in possono assumere il modulo di riunioni 1:1, sessioni di feedback o incontri virtuali a livello di team, in cui i nuovi assunti possono porre domande e ricevere indicazioni
Sfida 2: Monitoraggio della produttività senza micro-management
È difficile valutare la produttività quando i dipendenti lavorano da remoto. In qualità di gestore virtuale del team, potreste fare da micromanager (ad esempio, controllando troppo frequentemente lo stato delle attività) senza nemmeno accorgervene.
Il micromanagement può risultare frustrante, ostacolare l'autonomia dei dipendenti e farli sentire come se non si fidassero di loro.
Soluzione:
- **Invece di concentrarsi sul numero di ore di lavoro dei dipendenti, enfatizzate i risultati tangibili, ovvero i risultati del progetto
- Usate un software di project management: Usate uno strumento di project management virtuale completo come ClickUp per mantenere il team organizzato senza la necessità di continui check-in.
- Provvedere all'autonomia con controlli regolari: Programmare incontri settimanali o bisettimanali per esaminare lo stato, rispondere alle domande e fornire feedback. Durante questiriunioni virtualiconcentrarsi sulla collaborazione e sulla risoluzione dei problemi, non sulla microgestione
💡Pro Tip: Impostare gli obiettivi utilizzando impostazioni come gli OKR (Obiettivi e Risultati Chiave) o i KPI (Indicatori di Prestazioni Chiave) per collegare i contributi individuali a un risultato più grande e monitorare la produttività in modo efficiente.
Sfida 3: burnout dei dipendenti
Nonostante la flessibilità, il lavoro da remoto spesso confonde i confini tra lavoro e vita privata. Lunghe ore di lavoro possono risultare stressanti e i dipendenti potrebbero avere difficoltà a staccare la spina a fine giornata, con conseguente burnout.
Soluzione:
- **Promuovete l'importanza di fissare confini chiari tra il tempo di lavoro e quello personale. Incoraggiate i dipendenti a usare metodi di blocco del tempo per programmare le ore di lavoro e proteggere il loro tempo personale.
- Programmi di benessere o giornate dedicate alla salute mentale: Date priorità alla salute mentale offrendo programmi di benessere, risorse per la salute mentale, servizi di consulenza online e giornate dedicate alla salute mentale. Creare un ambiente aperto in cui i dipendenti si sentano a proprio agio nel discutere le sfide
- Modellare un comportamento sano: In qualità di leader, le vostre azioni danno l'impostazione al team. Se lavorate regolarmente fino a tardi o inviate email dopo l'orario di lavoro, i vostri dipendenti potrebbero sentirsi costretti a fare lo stesso. Date un esempio positivo staccando a un'ora ragionevole e dando priorità al tempo personale
💡Pro Tip: Organizzate giornate "senza riunioni" o riservate ore specifiche in cui non ci si aspetta che i dipendenti lavorino (ad esempio, niente email dopo le 19:00) per aiutare i dipendenti a stabilire questi limiti
**Leggi anche Best Practice per il project management del software: Suggerimenti per un esito positivo
Dite sì alla collaborazione virtuale senza soluzione di continuità con ClickUp
Che siate gestendo un team di sviluppo di software un team di marketing o un'agenzia digitale, un potente software di project management virtuale può far funzionare la vostra azienda in modo molto più fluido.
E per i team remoti, cosa c'è di meglio di ClickUp?
La piattaforma unifica diversi tipi di strumenti di project management, offre comunicazione sincrona e asincrona, consente di automatizzare i processi ricorrenti, permette di monitorare facilmente lo stato di avanzamento e molto altro ancora.
Fate di ClickUp il vostro quartier generale virtuale e portate i vostri progetti a un esito positivo..
iniziate gratis oggi stesso
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