Come sfruttare al massimo il lavoro asincrono

La produttività dei lavoratori è una creatura mitologica in qualsiasi organizzazione: da fare per sapere se qualcuno è davvero produttivo? Abbiamo quindi creato dei punti di controllo, come le riunioni in sincronizzazione, la presenza nei cubicoli, le pause pranzo temporizzate e la routine 9-5.

I tempi, però, sono cambiati. Il lavoro sincrono in ufficio non è più l'unico tipo di lavoro. I lavoratori di oggi cercano una maggiore flessibilità, non solo nelle ore di lavoro, ma anche nel modo in cui lo fanno.

In qualità di leader aziendale, manager o professionista delle risorse umane, come potete implementare strategie per aiutarli? Scopriamolo.

Che cos'è il lavoro asincrono?

Il lavoro asincrono è uno stile operativo in cui i dipendenti lavorano, completano le attività e comunicano con i colleghi in un momento a loro scelta.

In sostanza, gli orari di lavoro di ciascun individuo del team non sono sincronizzati con gli altri, quindi asincroni.

Da fare: come si presenta un ambiente di lavoro asincrono?

Asincrono non significa necessariamente che tutti siano lavoratori a distanza o che si trovino in diverse parti del mondo. Significa semplicemente che ognuno ha la libertà di scegliere come, dove e quando lavorare.

Il lavoro asincrono è caratterizzato da quanto segue.

• I dipendenti hanno la flessibilità di lavorare da remoto
• Progettano il proprio orario di lavoro in base alle proprie vite, abitudini e cicli di produttività
• I team comunicano tramitestrumenti per il lavoro da remotodocumenti collaborativi, email e sistemi di project management (invece di riunioni individuali in tempo reale)
• Decidono le regole, i limiti e il codice che regolano il loro lavoro asincrono
• Qualsiasicollaborazione in tempo reale è programmata in anticipo e ottimizzata per la massima produttività

In breve, il lavoro asincrono disaccoppia la produttività dalla visibilità e dalla disponibilità. Come spiega Tyler Gillespie, fondatore e lavoratore asincrono, nel suo blog su comunicazione asincrona sottolinea che il lavoro asincrono è "una testimonianza del fatto che i dipendenti e i membri del team sono adulti e non hanno bisogno di essere monitorati o gestiti costantemente"

In breve, non c'è bisogno di stare seduti nel proprio cubicolo per essere visti come lavoratori!

In che modo il lavoro asincrono sta formando il mercato del lavoro?

Naturalmente, il lavoro asincrono richiede un enorme cambiamento nella cultura e nel tessuto emotivo dell'intera organizzazione.

I dipendenti devono essere autogestiti e i manager devono avere più fiducia nei dipendenti che non vedono regolarmente o che non hanno mai visto.

Il crescente divario di talenti, soprattutto nei lavori di conoscenza, ha costretto i manager ad accettare e incoraggiare il lavoro asincrono.

Capire il lavoro asincrono

Il lavoro asincrono disaccoppia la produttività dalla comunicazione costante. L'asincrono aiuta a Da fare nel modo meno disturbante possibile, senza la necessità di una risposta o reazione immediata. In questo stile di lavoro, i colleghi rispettano l'autonomia e danno valore al lavoro di gruppo la flessibilità del posto di lavoro .

In cosa si differenzia dal lavoro tradizionale (che chiamiamo lavoro sincrono)? Scopriamolo.

Lavoro sincrono e asincrono: Da cosa differisce? Lavoro asincrono e sincrono sono due modelli operativi che si differenziano principalmente per la disponibilità dei membri del team in un determinato momento. Il lavoro sincrono si svolge tipicamente dalle 9 alle 5, quando tutti sono in ufficio o disponibili online.

Il lavoro asincrono si svolge quando i team stabiliscono insieme gli obiettivi e i criteri di accettazione e poi si allontanano per fare la loro parte di lavoro nel proprio tempo e spazio. Questa differenza si manifesta in vari modi.

Differenze tra lavoro asincrono e sincrono

In che modo il lavoro asincrono è migliore?

Immaginate una situazione in ufficio: Arrivate, i convenevoli sono finiti e un collega vi chiede un contenuto. Si inizia a lavorare.

Toc toc, venite interrotti da un altro collega che passa davanti alla vostra scrivania e vuole discutere della relazione mensile di Google Analytics. Date un'occhiata ai numeri e fate un po' di conti mentali, quando ping!

Il vostro manager vuole che facciate una telefonata veloce con lui. Riorganizzate alcune attività e discutete di alcuni problemi del vostro team; prima che ve ne rendiate conto, è già ora di pranzo.

Riepilogo/riassunto: nonostante l'impegno, il vostro elenco di lavori originale è rimasto intatto.

Sebbene questo possa accadere anche nel lavoro asincrono, i sistemi forniscono alcune tattiche e metodi per evitarlo.

Disattivare le notifiche: È possibile disattivare le notifiche di Slack e concentrarsi sulle proprie attività. (Non si può evitare un collega che passa dall'ufficio!)

Migliore piano giornaliero: Potete mettere da parte il tempo per controllare i messaggi o le email, in modo da non distrarvi mentre fate un lavoro profondo. da fare in caso di battute sulla spalla?

Gestione delle aspettative: I team asincroni non si aspettano risposte immediate, il che rende più facile dire di no alle cose, se necessario (molto più difficile dire di no a qualcuno che vi chiede di persona di "chattare")

Sistemi costruiti ad hoc: I team asincroni dispongono anche di documentazione, project management e altri strumenti per garantire che le informazioni siano aperte e disponibili a chiunque ne abbia bisogno. (Non dovete essere voi a rispondere a tutte le domande)

Gestione del calendario: È possibile programmare "orari di comunicazione", come gli orari d'ufficio di un professore, per segnalare agli altri quando si è disponibili per le chiamate. (Da fare in ufficio potrebbe sembrare costoso)

Il lavoro asincrono è un tocco sulla spalla che rimane sospeso fino a quando voi o il vostro collega non vi collegate o iniziate a co-scrivere documenti attraverso diversi fusi orari.

Lettura bonus_: Come il lavoro asincrono modifica la collaborazione Questo significa che tutto il lavoro sincrono è un killer della produttività? No!

Non tutte le comunicazioni sincrone sono inutili. Ci sono molti casi in cui la collaborazione in tempo reale è necessaria per portare i team sulla stessa pagina.

Quando il lavoro sincrono e asincrono è adatto?

Il lavoro sincrono è più adatto quando la comunicazione in tempo reale è essenziale, ad esempio:

• Revisioni del team: Essere di persona in tempo reale aiuta ad affrontare meglio gli aspetti emotivi e umani del feedback
• Sessioni di brainstorming: La disponibilità sincrona aiuta a costruire sulle idee degli altri in un ambiente chiuso
• Ideazione casuale: Un momento casuale di refrigerio può portare a scoperte significative se i team lavorano in modo sincrono
• Persuasione: È molto improbabile che si riesca a persuadere un potenziale acquirente o un cliente arrabbiato a rimanere senza un'interazione individuale
• Laboratori: Imparare facendo è meglio Da fare di persona e in tempo reale. Questo è particolarmente vero per le attività che richiedono il lavoro congiunto di due o più persone

Il lavoro asincrono è migliore quando i team hanno bisogno di spazio per Da fare un lavoro mirato, come ad esempio:

Standup: Gli aggiornamenti sul lavoro terminato, sul lavoro in corso e sui blocchi possono essere inviati in modo asincrono. Di fatto, con uno strumento come

ClickUp Brain

è possibile automatizzare questa operazione in base agli input del giorno precedente.

Automazioni degli aggiornamenti dello standup con ClickUp Brain

Creare insieme: Una volta concordato l'argomento, è possibile scrivere l'articolo in modo asincrono. Più persone possono inserire il proprio lavoro in un documento comune e modificarlo in modo indipendente.

Project management: Un project manager può fare la maggior parte del suo lavoro in modo asincrono. Ad esempio, può assegnare attività, creare flussi di lavoro, inviare feedback audio/testuali e così via, senza essere presente con i membri del team.

Inserimento di nuovi dipendenti: Sono finiti i tempi in cui si accompagnava un nuovo dipendente in ogni passaggio. Oggi è possibile impostare un documento di onboarding chiaro e completo che il nuovo dipendente può seguire da solo!

Se seguite un modello che combina le due cose, ecco come potete fare per rendere il vostro comunicazione ibrida sul posto di lavoro efficace.

Ora che abbiamo capito cos'è il lavoro asincrono e come si differenzia dai modelli tradizionali, ecco perché dovreste abbracciarlo con convinzione.

Importanza del lavoro asincrono nella cultura del lavoro di oggi

I leader aziendali e i professionisti delle risorse umane non possono più evitare le strutture di lavoro asincrone per diversi motivi.

Preferenza delle persone in cerca di lavoro Studi mostrano che circa il 98% della forza lavoro desidera lavorare da remoto, almeno a tempo parziale. I dipendenti della generazione Z sono molto più propensi a lavorare da remoto e la flessibilità piace alle donne.

Nomadismo digitale

Molti moderni lavoratori della conoscenza preferiscono lavorare mentre viaggiano. Alcune delle competenze più specializzate e altamente retribuite sono disponibili solo tra coloro che desiderano l'indipendenza dalla posizione e dal tempo. Per loro, il lavoro asincrono e il strumenti per i nomadi digitali diventano fondamentali per l'efficacia.

Politiche di congedo alternative

Finora, un lavoro a tempo pieno è stato svolto da una sola persona, alla quale è stato assegnato un numero fisso di giorni di ferie retribuite. Oggi i dipendenti vogliono molta più flessibilità. Cercano di prendere anni sabbatici e lunghi congedi per perseguire altri interessi.

Ciò ha dato origine alla condivisione del lavoro, che consente a due dipendenti di condividere la responsabilità di un'unica posizione a tempo pieno. Il pratica sta diventando comune negli studi legali, dove i consulenti si dividono le attività in base all'urgenza e si assumono la responsabilità di compiti specifici.

Questo aiuta i dipendenti a condividere il loro lavoro e il loro tempo, assicurando che qualcuno copra le attività. Questa flessibilità si traduce anche in una minore dipendenza da un singolo dipendente, riducendo al minimo i colli di bottiglia dovuti alla dipendenza.

Vantaggio competitivo

Oggi tutte le organizzazioni prendono in considerazione il lavoro da remoto/ibrido. AirBnB ha un'offerta di lavoro vivere e lavorare ovunque politica. Provider di ricerca su Internet DuckDuckGo ha dipendenti in 15 Paesi. Per attirare i migliori talenti nel mercato competitivo di oggi, è necessario essere un'azienda asincrona.

Divario di talenti

A proposito di gap di talenti, un'organizzazione che si trova a proprio agio con il lavoro asincrono può assumere da qualsiasi parte del mondo. Questo può essere efficace dal punto di vista dei costi e portare benefici significativi nel lungo periodo.

Se questo sembra attraente (o inevitabile), ecco come implementare le pratiche di lavoro asincrono nella vostra organizzazione.

Implementazione del lavoro asincrono: best practice

In teoria, il lavoro asincrono è semplice: lasciare che le persone gestiscano se stesse e il proprio lavoro nei modi più adatti a loro. In pratica, questo può creare il caos.

Per implementare il lavoro asincrono senza problemi, occorrono persone, processi e tecnologie che permettano non solo ai dipendenti, ma anche ai manager, alle risorse umane e così via. Vediamo come sfruttare otto best practice per garantire un esito positivo.

1. Identificare i campioni del lavoro asincrono

Non si può terminare nulla se le persone non ci credono e non si identificano con esso. Per questo è necessario conoscere il polso del pubblico.

• Conducete dei sondaggi per capire se i vostri team desiderano il lavoro asincrono;Moduli ClickUp è un ottimo modo per Da fare
• Chiedere se hanno bisogno solo dell'orario flessibile o anche della posizione flessibile
• Imparare a conoscere i loro attuali metodi di lavoro e i livelli di produttività

modulo ClickUp da visualizzare per i sondaggi

Quindi, individuate i membri del team particolarmente entusiasti che si faranno promotori della causa tra gli altri. Dotateli degli strumenti e dei processi necessari per rafforzare la gestione del cambiamento.

2. Creare sistemi

Anche i team remoti hanno bisogno di un luogo di lavoro comune, anche se virtuale. Create un'area di lavoro virtuale completa e sfaccettata per il vostro team.

La piattaforma di lavoro all-in-one di ClickUp per il lavoro da remoto

offre tutto ciò che serve per il lavoro asincrono:

• Progetti e attività
• Visualizzazioni multiple
• Monitoraggio della produttività
• Gestione delle prestazioni
• Documentazione
• Automazioni

3. Consolidare la comunicazione

Assicuratevi che tutti i sistemi impostati consentano la comunicazione asincrona, lo scambio di idee e la collaborazione sugli elementi d'azione.

ClickUp include un numero di sistemi di

comunicazione asincrona

funzionalità/funzione.

Attività di ClickUp

ha commenti annidati per consentire ai team di discutere le idee nel contesto.

ClickUp Lavagna online

e le mappe mentali rendono la collaborazione virtuale visiva ed efficace.

ClickUp Chattare Visualizza

è stato progettato appositamente per il lavoro asincrono, consolidando tutti i messaggi in un'unica finestra. Non c'è bisogno di fare i salti mortali per trovare i messaggi, sono tutti presentati per essere rivisti e per agire quando si è pronti.

fare clic su Chat View per visualizzare tutti i messaggi_

4. Andare oltre i messaggi di testo

Quando si scrive un testo, soprattutto tra persone che parlano un dialetto diverso o provengono da una cultura diversa, il tono può essere frainteso. Create quindi opportunità di comunicazione attraverso testi, audio, video e altro.

Per istanza,

Clip di ClickUp

consente di condividere istantaneamente le registrazioni delle schermate e di offrire feedback vocali. Invece di effettuare una videochiamata (che richiede una disponibilità comune), è possibile creare un video che il destinatario può visualizzare in un secondo momento.

Con Clip è anche possibile:

• Trascrivere le registrazioni e copiare frammenti di testo
• Aggiungere commenti all'interno del video e avviare conversazioni in Sequenza
• Trasformare la descrizione di Clip in un vero e proprio elenco di cose da fare
• Ricercare tra le trascrizioni un punto specifico

clip di ClickUp per la registrazione dello schermo e la creazione di video

5. Gestire le aspettative

Riunite il team per definire i limiti e le aspettative reciproche. Questo potrebbe includere decisioni su:

• Entro quanto tempo si deve rispondere a un messaggio?
• In quale fuso orario vengono fissate le scadenze?
• Quando possiamo richiedere conversazioni in tempo reale?
• Dove e come deve essere dato il feedback?

Create una carta di lavoro asincrona per il vostro team/organizzazione su

Documenti ClickUp

. Condividere con tutti gli interessati. Invitateli a commentare/fornire feedback. Evolvete man mano che procedete!

Documentare in modo approfondito e collaborare in modo efficace con ClickUp Docs

6. Monitoraggio della produttività

Anche se ai team non piace essere monitorati su ciò che fanno, quando lavorano e così via, tenere traccia della produttività aiuta l'organizzazione. Incoraggiate i membri del team a..:

• Utilizzare il Monitoraggio del tempo con ClickUp per registrare le ore di lavoro
• Impostare chiaramente la disponibilità in modo che il project manager possa assegnare le attività di conseguenza
• Effettuare stime quasi accurate della durata stimata per le attività assegnate

tracciamento del tempo di ClickUp

Tracciate anche quanto tempo passa in riunioni, email, messaggi di chat, riunioni giornaliere di Slack, ecc. per misurare l'impatto sulla produttività dell'asincronia.

7. Prevenire il pensiero di gruppo

Il groupthink, in parole povere, è un consenso acritico su qualcosa perché le persone vogliono evitare il confronto. Questo può essere un problema maggiore nei team remoti, perché è più facile per chi non è d'accordo rimanere in silenzio.

Per evitare che si verifichi:

• Incoraggiare tutti a parlare
• Taggate le persone e invitatele a fare commenti
• Istruire il campione del lavoro asincrono (ricordate il passaggio 1?) per spronare le persone silenziose a contribuire
• Quando è assolutamente necessario, creare modi per dare input anonimi attraverso moduli e sondaggi

8. Integrare il lavoro e i flussi di lavoro

La maggior parte dei team utilizza diversi strumenti per svolgere il proprio lavoro. L'integrazione efficace degli strumenti di comunicazione asincrona facilita il lavoro.

Per istanza, potreste integrare Zoom con ClickUp per avviare le chiamate direttamente dalla vostra piattaforma di project management. Con l'integrazione di Slack, potete notificare a persone specifiche un cambiamento nello stato delle attività. I team di software integrano strumenti come GitHub, LambdaTest, ecc. per rendere i loro flussi di lavoro fluidi.

ClickUp offre l'integrazione con più di 1000 strumenti per rendere il vostro lavoro più fluido

Nonostante il lavoro richiesto, le sfide sono inevitabili. Vediamo quali potrebbero essere le sfide da affrontare e come superarle.

Lavoro asincrono: Sfide e limiti

Abbiamo visto che la collaborazione asincrona offre diversi vantaggi ed è preferita dai team moderni. Tuttavia, di per sé, l'asincrono non è l'approccio migliore per tutti i casi. Ecco perché e come si possono superare questi limiti.

Stanchezza da zoom e sovraccarico di notifiche

Il fatto di non lavorare nello stesso ambiente fisico può indurre le persone a chiamarsi troppo spesso o a richiedere troppe riunioni. Questo può vanificare lo scopo stesso dell'asincronia.

Soluzione

Costruire una cultura della documentazione nell'organizzazione. Incoraggiate i team a registrare le idee chiave, i processi di pensiero, le opinioni e altro ancora, in modo che le persone possano accedervi ogni volta che ne hanno bisogno. Utilizzate questo metodo per creare un flusso di lavoro asincrono che a lungo termine semplifichi la vita di tutti.

Comunicazione attraverso i fusi orari

Vi è mai capitato di inviare un "ciao" e, quando il destinatario risponde, avete già dimenticato cosa volevate? Questo può accadere più spesso quando i team lavorano con fusi orari diversi.

Soluzione:

• Identificare gli orari di lavoro comuni per programmare videochiamate critiche, comunicazioni in tempo reale e attività di passaggio di consegne del progetto
• Impostare aspettative chiare su quando e come i membri del team risponderanno ai messaggi degli altri
• Stabilire modelli e impostazioni per le conversazioni: ad esempio, incoraggiare tutti a offrire un contesto e a porre una domanda nella sua interezza invece di un "ciao"

Coinvolgimento del team

L'isolamento dovuto alla lontananza e all'assenza di interazioni faccia a faccia con i colleghi può influire sulla motivazione. Presto i membri del team perderanno il senso dello scopo e l'allineamento con gli obiettivi dell'organizzazione.

Soluzione: Includere il coinvolgimento del team nelle aree di responsabilità chiave (KRA) dei manager. Includere di tanto in tanto attività di aggregazione e divertimento. (Potete anche chiedere ai membri del team di condividere la foto del loro gatto: funziona sempre)

Urgenza vs. flessibilità

Lavorare da remoto significa che i membri del team potrebbero non capire l'urgenza o l'impatto di certi problemi. Per istanza, un ticket "a priorità uno" deve essere affrontato immediatamente, cosa per la quale un team flessibile potrebbe non avere nessuno disponibile.

Soluzione: Pianificate il vostro orario flessibile per garantire la riunione degli accordi sui livelli di servizio (SLA). Se avete bisogno che i membri del team siano disponibili in determinati orari, definiteli per tempo e programmateli di conseguenza.

Efficacia della formazione

Anche se l'apprendimento individuale autogestito sta guadagnando popolarità, spesso non è il più efficace. È quasi impossibile documentare o trasferire le conoscenze tacite nell'ambiente di lavoro. Lavorare nello stesso ufficio aiuta a modellare comportamenti che possono essere difficili da realizzare in modo asincrono.

Soluzione: Creare moduli di apprendimento orientati all'azione. Riunite i team per imparare gli uni dagli altri. Rendete interattivi i piani delle lezioni. Non fermatevi all'onboarding iniziale: create delle vie per formare e riqualificare regolarmente i membri del team.

Migliorare il lavoro asincrono con ClickUp

Che si lavori in modalità sincrona o asincrona, la produttività è spesso un mito, come gli unicorni o gli Stregatti. Negli ambienti di lavoro tradizionali, l'indicatore della produttività era la visibilità, l'essere online, il sedersi nel proprio cubicolo, l'intervenire nelle riunioni, ecc.

Nel mondo asincrono, la visibilità passa in secondo piano. Per renderlo funzionale, i team asincroni hanno bisogno di un modo radicalmente nuovo di gestire il lavoro, la comunicazione e le prestazioni.

Il software di project management di ClickUp è stato progettato per consentire proprio questo. Con lavagne online, mappe mentali, chat in tempo reale, gestione delle attività, documenti, dashboard e altro ancora, ClickUp trasformerà il lavoro del vostro team.

Guardate voi stessi. Prova ClickUp oggi stesso !