A tutti noi è capitato di partecipare a riunioni che appaiono all'improvviso, fanno deragliare la giornata e lasciano tutti a chiedersi cosa sia successo.
Secondo l'indice annuale 2022 di Microsoft sulle tendenze del lavoro, l'utente medio di Teams ha sperimentato un'incredibile 252% di aumento del tempo settimanale dedicato alle riunioni dal 2020, e anche il numero di riunioni settimanali è aumentato del 153%.
Sebbene l'aumento della frequenza delle riunioni possa talvolta sembrare eccessivo, i check-in regolari sono importanti per mantenere una comunicazione coerente e allineare i team.
Le riunioni ricorrenti sono un modo efficace per raggiungere questo obiettivo. Esaminiamo le best practice per pianificare e programmare le riunioni ricorrenti per massimizzarne l'impatto.
Che cosa sono le riunioni ricorrenti?
Le riunioni ricorrenti sono riunioni pre-programmate e ripetitive che si svolgono settimanalmente, mensilmente o trimestralmente. Questi intervalli regolari assicurano una comunicazione continua, aiutando i membri del team a comunicare efficacemente le loro idee, i loro stati e i loro problemi al momento giusto.
Un esempio di riunioni ricorrenti sono le riunioni standup, in cui ogni partecipante fornisce brevemente un aggiornamento sul proprio lavoro. A riunione standup con esito positivo fornisce importanti indicazioni al team leader e imposta chiare sequenze per il completamento del progetto.
🧠 Fatto divertente: La riunione media di standup dura circa 15 minuti: abbastanza breve per mantenere la concentrazione di tutti, ma abbastanza lunga per allineare il team. Tuttavia, accorciare ulteriormente gli standup può aumentare il coinvolgimento del team, in quanto incoraggia aggiornamenti concisi e un minor numero di tangenti.
Importanza delle riunioni ricorrenti
Se gestite in modo efficace, le riunioni ricorrenti possono aumentare la produttività e migliorare il processo decisionale. Le aziende possono trarre vantaggio dai check-in regolari, che aiutano a chiarire gli obiettivi e ad affrontare le sfide in corso.
Ecco come fare:
Coerenza e responsabilità
Le riunioni ricorrenti mantengono una comunicazione e una responsabilità costanti, sia che il team lavori in ufficio o da remoto. Per loro stessa natura, queste riunioni richiedono ai partecipanti di arrivare preparati, condividere gli aggiornamenti e partecipare attivamente alle discussioni.
Monitoraggio dello stato di avanzamento dei lavori
I membri del team possono facilmente monitorare i progetti a lungo termine e le Sequenze per rivedere il lavoro in corso, discutere i progressi del progetto e affrontare eventuali problemi. La natura strutturata delle riunioni ricorrenti stabilisce un ritmo, assicurando che tutti i partecipanti sappiano quando e dove incontrarsi. Questo è particolarmente vantaggioso quando si gestiscono team numerosi o progetti complessi.
Costruzione del team
Le riunioni ricorrenti aiutano a sviluppare un senso di cameratismo e comprensione reciproca, essenziale per creare un ambiente produttivo e collaborativo. Permettono ai membri del team di risolvere insieme le sfide, di chiedere aiuto e di celebrare le attività cardine.
Leggi anche: i 10 migliori strumenti di riunione online per i team (Free e a pagamento)
Best Practices per riunioni ricorrenti produttive
Sebbene le riunioni ricorrenti siano vantaggiose, possono anche portare a problemi se organizzate in modo improprio
Ad esempio, se si cancella una riunione ricorrente senza informare prima, le persone possono perdere tempo ad aspettare la riunione
Per evitare questi scenari, si consiglia di adottare i seguenti accorgimenti best practice per riunioni produttive :
Impostazione di oggetti chiari
Tutte le riunioni ricorrenti che programmate devono avere oggetti chiari. In questo modo, le persone possono capire come prepararsi per la riunione . La mancata impostazione di obiettivi chiari per le riunioni può essere improduttiva, in quanto fa perdere tempo da dedicare ad attività più efficaci.
Questo aiuta anche a mantenere la discussione focalizzata, assicurando che i partecipanti comprendano e lavorino per raggiungere i risultati desiderati. Con le idee di tutti sulla tabella, si può decidere il percorso da seguire per raggiungere gli obiettivi.
Scegliere la giusta frequenza e durata
👀 Lo sapevate? Secondo il rapporto annuale di Microsoft 2023 Work Trend Index, le riunioni inefficienti sono segnalate come il principale killer della produttività con un numero eccessivo di riunioni al terzo posto.
Questo spiega perché è importante scegliere la giusta frequenza e durata delle riunioni: il giusto equilibrio può aiutare a evitare interruzioni inutili e a mantenere la produttività in linea.
Vi piacerebbe partecipare a una riunione ricorrente più di due volte alla settimana? A parte i casi eccezionali, di cosa discutereste ogni giorno senza che ci sia uno stato di avanzamento reale?
Le riunioni che si protraggono troppo a lungo perdono l'impegno dei partecipanti, li distraggono dal loro scopo e fanno perdere tempo. Per questo motivo, se fate una riunione ricorrente una o due volte alla settimana, la durata ideale è di 30-60 minuti.
Suggerimento pro: Regolate la frequenza delle riunioni in base alle esigenze del team: se troppo frequenti, rischiate il burnout; se troppo rare, perdete la direzione.
Creare e condividere i programmi
Un programma fornisce informazioni chiave sulla riunione, aiutando i provider a sapere cosa aspettarsi. Sapere di cosa si parlerà in una riunione aiuta a risparmiare tempo e a entrare subito nel vivo della discussione.
Prima di essere sommersi da domande su quali informazioni includere nelle programmazioni delle vostre riunioni future e dove condividerle, siamo qui con le risposte!
Un programma ideale per una riunione include informazioni come l'ora, il luogo e l'argomento della riunione. Per organizzare e strutturare queste informazioni, si può usare Il modello di programma di ClickUp che consente di condividere tutte le informazioni importanti in un unico luogo.
Modello di Programma di ClickUp
I dettagli della riunione possono includere il tipo, lo scopo, la data, l'ora e la posizione (sala riunioni di persona o collegato a un sito web) riunioni a distanza ). Con questo modello è possibile:
- Assegnare ruoli specifici ai partecipanti, come il facilitatore, l'addetto alle note e i partecipanti, garantendo la chiarezza delle responsabilità
- Creare una tabella che illustri il programma, gli elementi d'azione corrispondenti e la persona responsabile per ogni attività
- Monitorare lo stato di ciascun partecipante, assicurandosi che raggiunga gli obiettivi in tempo e che sia responsabile nei confronti del gruppo
- Aggiungete all'agenda i dettagli post-riunione, come ad esempio ilriepilogo della riunione (o un collegato alla riunione registrata) e informazioni sulla riunione successiva.
Per condividere l'ordine del giorno, è possibile utilizzare un collegamento pubblico o riservato, scaricare il file in formato PDF, HTML o markdown e inviarlo per posta. È anche possibile caricare il file su Google Calendar e allegare il link del file all'invito alla riunione programmata nel calendario di tutti.
La condivisione di questo programma con i membri del team interno è ancora più semplice con ClickUp, l'app per il lavoro che fa per voi -che centralizza il project management, la gestione dei documenti e delle conoscenze. È possibile invitare direttamente i membri del team desiderati al documento o condividerlo all'interno di un'area di lavoro o di un team su ClickUp.
Assicuratevi che nessun membro del team si perda le note delle riunioni grazie alle molteplici opzioni di condivisione di ClickUp
Incoraggiare la partecipazione
Non ha senso organizzare una riunione se nessuno si presenta, giusto? Il vostro ruolo non si esaurisce con la pianificazione e la programmazione delle riunioni. Dovete assicurarsi che le riunioni del team siano divertenti, produttive e coinvolgenti per incoraggiare prospettive diverse durante la riunione.
Dopo aver programmato una riunione, delineate chiaramente e allineate le azioni di follow-up per tradurre le discussioni della riunione in risultati tangibili. Tuttavia, se si odia prendere le note (come tutti noi!), è possibile usare Il modello di verbale di riunione di ClickUp a creare note strutturate per le riunioni .
💡Pro Tip: I programmi vengono redatti utilizzando metriche, sequenze di progetti o KPI per garantire che le riunioni siano orientate ai risultati e non solo una litania di aggiornamenti sullo stato.
Modello di verbale di riunione di ClickUp
Il formato facile da usare del modello, con pagine precostituite per i riepiloghi/riassunti delle riunioni, garantisce la cattura dei risultati e degli apprendimenti chiave. È uno strumento di collaborazione ideale sia per i principianti che per gli utenti esperti ed è completamente personalizzabile.
Cosa c'è di più? Con ClickUp Brain è possibile riepilogare/riassumere automaticamente le discussioni delle riunioni e trasformarle in attività realizzabili. È quindi possibile assegnare queste attività ai membri del team in ClickUp e inviare promemoria automatici per ricevere aggiornamenti sul loro stato.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/12/ClickUp-Brain-9.gif ClickUp Brain : Riunione ricorrente /$$$img/
Riepilogare/riassumere istantaneamente le note di una riunione con ClickUp Brain
In questo modo, i partecipanti alle riunioni possono concentrarsi immediatamente sugli elementi d'azione e impegnarsi a rispettare le scadenze. Inoltre, il team può concentrarsi sulle attività ad alto valore invece di rimanere impantanato in lavori amministrativi.
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Creare programmi dettagliati per le riunioni con ClickUp Brain
Con ClickUp Brain è possibile creare facilmente programmi di riunione inserendo dettagli chiave come obiettivi, partecipanti e argomenti. Questo semplifica il processo di pianificazione e garantisce che tutti siano sulla stessa pagina prima dell'inizio della riunione.
Ma per realizzare questa magia, è necessario disporre degli strumenti giusti. Strumenti come ClickUp, Google Calendar, Zoom e gli assistenti IA aiutano a pianificare, documentare e monitorare le riunioni ricorrenti. Ne parleremo più dettagliatamente nella prossima sezione!
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/12/image-342.png ClickUp Brain /$$$img/
ClickUp Brain genera un programma di riunioni sulla base delle informazioni provenienti dall'area di lavoro e dalle riunioni pianificate
Grazie alle funzionalità complete di ClickUp per la gestione delle attività, come gli aggiornamenti automatici delle attività, è possibile garantire che i team siano in linea con gli schemi di ricorrenza per i progetti chiave, fornendo una comunicazione coerente e il monitoraggio dello stato.
🧠Fatto divertente: McKinsey riporta che i primi nell'adozione dell'IA stanno vedendo una una riduzione media dei costi del 5-10% . Allo stesso tempo, spostano l'attenzione dei dipendenti su attività di maggior valore e promuovono l'innovazione. Ciò può significare cicli più rapidi nei test di R&S o nello sviluppo del codice o semplicemente incoraggiare una maggiore creatività tra i team.
Leggi anche: Come gestire una riunione post mortem
Come programmare una riunione ricorrente
L'impostazione di oggetti chiari, la selezione della giusta frequenza delle riunioni e l'utilizzo di strumenti quali Riunioni ClickUp google Calendar e Zoom possono portare a riunioni produttive e coinvolgenti che favoriscono lo stato del progetto e assicurano la responsabilità.
Leggi anche: le 10 migliori app di pianificazione per i titolari di piccole aziende nel 2024
Pianificazione di riunioni ricorrenti in vari strumenti di riunione
Se siete alla ricerca di un luogo dove centralizzare i vostri calendari e i tenere traccia di tutte le riunioni e attività clickUp è lo strumento giusto per voi. Si integra con le app di calendario esistenti e si sincronizza con esse in tempo reale.
Se avete una riunione programmata sugli eventi di Google Calendar, Zoom o Apple Calendar, potete visualizzarli tutti nel calendario di ClickUp Visualizzazione del calendario di ClickUp . È anche possibile creare piccole attività prima e dopo una riunione e impostare delle promemorie per completarli, in modo da garantire un'elevata produttività delle riunioni.
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Monitoraggio e gestione di tutte le riunioni in un unico luogo con la visualizzazione centralizzata del Calendario di ClickUp
Se più attività e riunioni sono programmate per lo stesso giorno, è possibile trascinarle negli slot giusti e regolare la priorità per evidenziare prima le attività e le riunioni importanti. Inoltre, le visualizzazioni giornaliere, settimanali e mensili consentono di visualizzare il lavoro e di monitorare lo stato di avanzamento per il periodo in questione.
Sincronizzazione di ClickUp con le app di calendario
Ecco i passaggi per sincronizzare ClickUp con altre app di calendario:
- Aprire ClickUp. Accedere al menu delle azioni rapide facendo clic sull'icona accanto all'icona del profilo in alto a destra
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Monitorate tutte le riunioni, le attività e i commit in un unico luogo con la visualizzazione Calendario di ClickUp
- Navigare nell'App Center
- Selezionate tutte le app che desiderate integrare con ClickUp
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/12/image-345-1400x1292.png Interfaccia di ClickUp /$$$img/
Integrate i vostri strumenti preferiti con ClickUp per tenere i vostri lavori più importanti in un unico posto
- Nella nuova finestra, fate clic su Connetti e sarete reindirizzati alla pagina di accesso al vostro account Google associato a Google Calendar
- Accettare le condizioni necessarie e impostare le autorizzazioni. Da fare, fare clic su Consenti e il gioco è fatto
In ClickUp, tutti gli eventi sono identificati come Attività di ClickUp . Una volta integrato il calendario, è possibile usare Il modello di riunione di ClickUp per organizzare le riunioni (attività).
Modello per le riunioni ClickUp
Questo modello mostra tutte le attività programmate e i loro dettagli, tra cui l'argomento, la durata stimata, la data di scadenza e la priorità.
Creazione di un'attività ricorrente (riunione) in ClickUp
Ora che avete integrato ClickUp con gli altri calendari, vediamo come programmare una riunione in ClickUp:
- Aprire ClickUp e navigare nella visualizzazione Calendario, oppure utilizzare l'attività di ClickUp per creare un nuovo evento
- Fare clic sul pulsante Aggiungi attività nell'angolo in alto a destra per iniziare a programmare la riunione
- Aggiungere il titolo della riunione, la data di scadenza, la priorità e altri dettagli
- Per rendere ricorrente l'attività, andare su Riunioni dal pannello di sinistra e navigare fino alla riunione che si desidera impostare come ricorrente. Sotto la colonna della data di scadenza, fare clic sull'icona del calendario e cliccare su Imposta ricorrente nell'angolo in basso a sinistra
Impostazione di attività ricorrenti all'interno della visualizzazione Calendario di ClickUp
- Assegnate questa attività ai membri del team appropriati. Per impostare i promemoria, spostarsi sull'attività nel Calendario, fare clic con il pulsante destro del mouse sull'attività e fare clic su Ricordami
Impostare promemoria per le attività importanti di ClickUp e assicurarsi di non perdere mai una scadenza
- Salvate e visualizzate la riunione insieme alle attività, ai progetti e alle scadenze sul vostro calendario centralizzato
Avere tutto in un unico posto facilita la gestione di un team numeroso. Se un'attività è stata portata avanti lentamente, è possibile modificare la priorità o impostare promemoria per completarla rapidamente. È anche possibile aggiungere un strumento di monitoraggio del tempo a qualsiasi attività (riunione) e tenere traccia del tempo trascorso in ogni riunione.
Tenete traccia della durata delle vostre riunioni con La funzionalità/funzione di monitoraggio del tempo di ClickUp
Pianificazione di riunioni ricorrenti in Google Calendar
Chi non ha mai sentito parlare di Google Calendar? È gratis e facile da usare.
via robinpowered.com Vediamo come programmare una riunione ricorrente in Google Calendar:
- Aprite Google Calendar, fate clic sul pulsante "Crea" nell'angolo in alto a sinistra e selezionate Evento dal menu a discesa
- Inserire i dettagli della riunione, come il titolo, la data e l'ora
- Nell'elenco a discesa "Non si ripete", scegliere il modello di ricorrenza, che può essere giornaliero, settimanale, mensile o personalizzato in base alla frequenza preferita
- Inviare una richiesta di riunione ai partecipanti inserendo i loro indirizzi email
- Impostare eventuali promemoria o notifiche e fare clic su Salva
- L'evento verrà creato e aggiunto al Google Calendar di tutti i partecipanti invitati
Pianificazione di riunioni ricorrenti del team in Zoom
Seguite questi passaggi per pianificare una riunione ricorrente in Zoom:
- Accedere all'account Zoom
- Fare clic sull'opzione Programma una riunione dalla dashboard
- Compilare il titolo, la descrizione e l'ora della riunione
- Selezionare la casella Riunione ricorrente
- Selezionare le impostazioni di ricorrenza, tra cui la frequenza, la data di fine e la frequenza di ripetizione della riunione (giornaliera, settimanale, ecc.). Una volta terminato, fare clic su Salva
- Copiare il collegato alla riunione generata o inviare un invito alla riunione direttamente ai partecipanti
via Comunità ZoomL'integrazione di ClickUp con Google Calendar e Zoom consente di programmare e gestire le discussioni, assicurando che i dettagli della riunione siano archiviati in un unico luogo. È inoltre possibile impostare promemoria per avvisare i partecipanti prima della riunione, incoraggiando così una maggiore partecipazione.
Visualizzate e gestite il vostro calendario di Google Calendar in Calendar View di ClickUp con una sincronizzazione bidirezionale tra le due app
Il Integrazione di ClickUp Zoom è un modo fantastico per aumentare la produttività grazie alla connessione tra la gestione delle attività e le videoconferenze.
Avviare una riunione Zoom direttamente dall'area di lavoro di ClickUp con pochi clic
Ecco cosa può fare per voi:
- Pianificare facilmente le riunioni: Potete programmare una riunione Zoom ricorrente direttamente dalle vostre attività di ClickUp, in modo rapido e gratuito
- Rimanere aggiornati: Riceverete notifiche sulle nuove riunioni Zoom relative alle vostre attività, per tenere il vostro team sempre aggiornato
- Avviare riunioni istantanee: Avviare riunioni Zoom direttamente dalle attività di ClickUp o dalla chat con semplici comandi
- Accesso alle registrazioni: Se si registra una riunione, ClickUp può collegare le registrazioni e le trascrizioni, rendendo le informazioni importanti facilmente reperibili
Questa integrazione vi aiuta a semplificare i flussi di lavoro combinando il project management con gli strumenti di comunicazione, rendendo tutto più efficiente!
Leggi anche: Le 25 migliori soluzioni software per la gestione delle riunioni e dei programmi nel 2024
Rimanere organizzati e aggiornati con ClickUp
Non si può pretendere di ricordare ogni elemento del proprio elenco settimanale di cose da fare (e se lo si fa, si sta mentendo!)
Le riunioni ricorrenti aiutano a ricordare e a tenere sotto controllo le cose con facilità, mantenendo una comunicazione coerente, monitorando lo stato dei progetti e promuovendo la collaborazione all'interno dei team. Le riunioni produttive sono uno strumento potente per mantenere i team in connessione, soprattutto negli attuali ambienti di lavoro ibridi e remoti.
ClickUp semplifica la pianificazione di riunioni ricorrenti, mantiene tutti i dettagli della riunione in un unico posto e consente un facile monitoraggio degli elementi d'azione e dello stato. Le potenti integrazioni con gli strumenti di riunione utilizzati quotidianamente lo rendono la scelta perfetta per riunire le attività e le conversazioni in un'unica piattaforma. Iniziate a usare ClickUp oggi stesso!