Tutti noi abbiamo partecipato a riunioni che sembrano spuntare dal nulla, mandano all'aria la nostra giornata e lasciano tutti a chiedersi cosa sia appena successo.
Secondo il rapporto annuale Work Trend Index 2022 di Microsoft, l'utente medio di Teams ha registrato un incredibile aumento del 252% del tempo dedicato alle riunioni settimanali rispetto al 2020, mentre il numero di riunioni settimanali è aumentato del 153%.
Sebbene l'aumento della frequenza delle riunioni possa talvolta sembrare opprimente, i controlli regolari sono importanti per mantenere una comunicazione costante e allineare i team.
Le riunioni ricorrenti sono un modo efficace per raggiungere questo obiettivo. Esploriamo le best practice per pianificare e programmare riunioni ricorrenti in modo da massimizzarne l'impatto.
Cosa sono le riunioni ricorrenti?
Le riunioni ricorrenti sono riunioni programmate in anticipo e ripetitive che si svolgono con cadenza settimanale, mensile o trimestrale. Questi intervalli regolari garantiscono una comunicazione continua, aiutando i membri del tuo team a comunicare in modo efficace le loro idee, lo stato dei lavori e i problemi al momento giusto.
Un esempio di riunioni ricorrenti sono le riunioni standup, in cui ogni partecipante fornisce un breve aggiornamento sul proprio lavoro attuale. Una riunione standup di successo fornisce informazioni importanti al team leader e stabilisce scadenze chiare per il completamento del progetto.
🧠 Curiosità: una riunione standup dura in media circa 15 minuti, un tempo sufficientemente breve da mantenere alta l'attenzione di tutti, ma abbastanza lungo da consentire al team di allinearsi. Tuttavia, accorciare ulteriormente le riunioni standup può aumentare il coinvolgimento del team, poiché incoraggia aggiornamenti concisi e riduce le digressioni.
L'importanza delle riunioni ricorrenti
Se gestite in modo efficace, le riunioni ricorrenti possono aumentare la produttività e migliorare il processo decisionale. Le aziende possono trarre vantaggio da incontri regolari, che aiutano a chiarire gli obiettivi e ad affrontare le sfide in corso.
Ecco come fare:
Coerenza e responsabilità
Le riunioni ricorrenti garantiscono una comunicazione e una responsabilità costanti, sia che il tuo team lavori in ufficio o da remoto. Per loro stessa natura, queste riunioni richiedono ai partecipanti di arrivare preparati, effettuare la condivisione degli aggiornamenti e partecipare attivamente alle discussioni.
Monitoraggio dello stato
I membri del team possono facilmente effettuare il monitoraggio dei progetti a lungo termine e delle sequenze per esaminare il lavoro in corso, discutere lo stato di avanzamento del progetto e affrontare eventuali problemi. La natura strutturata delle riunioni ricorrenti stabilisce un ritmo, garantendo che tutti i partecipanti sappiano quando e dove incontrarsi. Ciò è particolarmente utile quando si gestiscono team di grandi dimensioni o progetti complessi.
Team building
Le riunioni ricorrenti aiutano a sviluppare un senso di cameratismo e comprensione reciproca, essenziale per creare un ambiente di alta produttività e collaborazione. Consentono ai membri del team di risolvere insieme le sfide, cercare aiuto e celebrare le attività cardine.
Best practice per riunioni ricorrenti di produttività
Sebbene le riunioni ricorrenti siano vantaggiose, possono anche causare problemi se organizzate in modo improprio.
Ad esempio, se cancelli una riunione ricorrente senza preavviso, le persone potrebbero perdere tempo aspettando la riunione.
Per evitare tali scenari, ti consigliamo di adottare queste best practice per riunioni di alta produttività:
Stabilisci obiettivi chiari
Tutte le riunioni ricorrenti che pianifichi dovrebbero avere obiettivi chiari. In questo modo, le persone possono capire come prepararsi alla riunione. Non fissare obiettivi chiari per le riunioni può essere controproducente, facendo perdere tempo che potrebbe essere impiegato in modo più proficuo in attività concrete.
Questo aiuta anche a mantenere le discussioni concentrate, assicurando che i partecipanti comprendano e lavorino per ottenere i risultati desiderati. Con le idee di tutti sul tavolo, potete decidere un percorso per raggiungere i vostri obiettivi.
Scegli la frequenza e la durata giuste
👀 Lo sapevate? Secondo il rapporto annuale Work Trend Index 2023 di Microsoft, le riunioni inefficienti sono considerate il principale ostacolo alla produttività, mentre il numero eccessivo di riunioni si colloca al terzo posto.
Questo evidenzia perché è importante scegliere la giusta frequenza e durata delle riunioni: trovare il giusto equilibrio può aiutare a evitare interruzioni inutili e mantenere la produttività sui binari giusti.
Ti piacerebbe partecipare a una riunione ricorrente più di due volte alla settimana? Escludendo i casi eccezionali, di cosa discuteresti quotidianamente senza ottenere progressi reali?
Le riunioni troppo lunghe fanno perdere l'attenzione dei partecipanti, li distraggono dal loro obiettivo e fanno perdere tempo. Ecco perché, se organizzi una riunione ricorrente una o due volte alla settimana, la durata ideale è di 30-60 minuti.
💡Suggerimento professionale: regola la frequenza delle riunioni in base alle esigenze del team: se sono troppo frequenti, rischi il burnout; se sono troppo rare, perdi la direzione.
Crea e condividi i programmi
Un programma fornisce informazioni chiave sulla riunione, aiutando i partecipanti a sapere cosa aspettarsi. Sapere cosa verrà discusso in una riunione aiuta a risparmiare tempo e ad entrare subito nel vivo della discussione.
Prima che vi sentiate sopraffatti dalle domande su quali informazioni includere nel programma delle vostre future riunioni e dove effettuare la condivisione, siamo qui per darvi le risposte!
Un programma ideale include informazioni quali l'ora, il luogo e l'argomento della riunione. Per organizzare e strutturare queste informazioni, puoi utilizzare il modello di programma di ClickUp, che ti consente di effettuare la condivisione di tutte le informazioni importanti in un unico posto.
I dettagli della riunione possono includere il tipo, l'ambito, la data, l'ora e la posizione (sala riunioni di persona o link per riunioni remote ). Con questo modello puoi:
- Assegna ruoli specifici ai partecipanti, come facilitatore, segretario e partecipanti, garantendo chiarezza nelle responsabilità.
- Crea una tabella che riassuma il programma, gli elementi corrispondenti e la persona responsabile di ciascuna attività.
- Tieni traccia dello stato di ciascun partecipante, assicurandoti che raggiungano i propri obiettivi in tempo e rimangano responsabili nei confronti del gruppo.
- Aggiungi al tuo programma i dettagli post-riunione, come il riassunto della riunione (o un link alla registrazione della riunione) e le informazioni sulla riunione successiva.
Per condividere questo programma, puoi utilizzare un link pubblico o riservato, scaricarlo in formato PDF, HTML o Markdown e inviarlo via e-mail. Puoi anche caricare il file su Google Drive e allegare il link del file all'invito alla riunione pianificata nel Calendario di tutti.
Condividere questo programma con i membri del team interno è ancora più facile con ClickUp, l'app completa per il lavoro che centralizza la gestione dei progetti, dei documenti e delle conoscenze. Puoi invitare direttamente i membri del team desiderati al documento o condividerlo all'interno di uno spazio di lavoro o di un team su ClickUp.
Incoraggia la partecipazione
Non ha senso organizzare una riunione se nessuno partecipa, giusto? Il tuo ruolo non si esaurisce con la pianificazione e la programmazione delle riunioni. Devi assicurarti che queste riunioni di gruppo siano divertenti, produttive e coinvolgenti per incoraggiare prospettive diverse durante la riunione.
Dopo aver pianificato una riunione, definisci chiaramente e allinea le azioni di follow-up per tradurre le discussioni della riunione in risultati tangibili. Tuttavia, se odi prendere appunti (come tutti noi!), puoi utilizzare il modello di verbale di riunione di ClickUp per creare appunti strutturati.
💡Suggerimento professionale: crea programmi utilizzando metriche, sequenze di progetti o KPI per garantire che le riunioni siano orientate ai risultati piuttosto che limitarsi a una litania di aggiornamenti sullo stato di avanzamento.
Il formato intuitivo del modello, con pagine predefinite per i riassunti delle riunioni, ti consente di acquisire i risultati e gli insegnamenti chiave. Si tratta di uno strumento collaborativo ideale sia per i principianti che per gli utenti esperti, completamente personalizzabile.
Cosa c'è di più? Con ClickUp Brain, puoi riassumere automaticamente le discussioni delle riunioni e trasformarle in attività concrete. Puoi quindi assegnare queste attività ai membri del tuo team in ClickUp e inviare promemoria automatici di follow-up per ottenere aggiornamenti sullo stato dei loro progressi.
In questo modo, i partecipanti alla riunione possono concentrarsi immediatamente sugli elementi da intraprendere e impegnarsi a rispettare le scadenze. Inoltre, il tuo team potrà concentrarsi su attività di alto valore invece di impantanarsi nel lavoro amministrativo.
Con ClickUp Brain, puoi creare facilmente ordini del giorno delle riunioni inserendo dettagli chiave come obiettivi, partecipanti e argomenti. Ciò semplifica il processo di pianificazione e garantisce che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda prima dell'inizio della riunione.
Ma per realizzare tutta questa magia, hai bisogno degli strumenti giusti. Strumenti come ClickUp, Google Calendar, Zoom e assistenti basati sull'IA aiutano a gestire la pianificazione, la documentazione e il monitoraggio delle riunioni ricorrenti. Ne parleremo più dettagliatamente nella prossima sezione!
Grazie alle funzionalità complete di gestione delle attività di ClickUp, come gli aggiornamenti automatici delle attività, puoi assicurarti che i tuoi team siano in linea con i modelli ricorrenti per i progetti chiave, garantendo una comunicazione costante e il monitoraggio dello stato delle attività.
🧠Curiosità: McKinsey riferisce che i pionieri nell'adozione dell'IA stanno registrando una riduzione media dei costi del 5-10%. Allo stesso tempo, stanno spostando l'attenzione dei propri dipendenti su attività più redditizie e promuovendo l'innovazione. Ciò potrebbe tradursi in cicli più rapidi nei test di ricerca e sviluppo o nello sviluppo di codici, o semplicemente incoraggiare una maggiore creatività tra i propri team.
Leggi anche: Come condurre una riunione post mortem
Come pianificare una riunione ricorrente
Stabilire obiettivi chiari, selezionare la giusta frequenza delle riunioni e sfruttare strumenti come ClickUp Meetings, Google Calendar e Zoom può portare a riunioni produttive e coinvolgenti che favoriscono l'avanzamento dei progetti e garantiscono la responsabilità.
Pianificazione di riunioni ricorrenti in vari strumenti di riunione
Se stai cercando un posto dove centralizzare i tuoi calendari e effettuare il monitoraggio di tutte le riunioni e le attività, ClickUp è lo strumento giusto per te. Si integra con le tue app di calendario esistenti e effettua la sincronizzazione con esse in tempo reale.
Se hai una riunione pianificata su Google Calendar, Zoom o Apple Calendar, puoi visualizzarla nella vista calendario di ClickUp. Puoi anche creare piccole attività pre e post riunione e impostare promemoria per il loro completamento, al fine di garantire un'elevata produttività delle riunioni.
Se più attività e riunioni sono pianificate per lo stesso giorno, puoi trascinarle negli slot appropriati e regolarne la priorità per evidenziare prima le attività e le riunioni importanti. Inoltre, le visualizzazioni giornaliere, settimanali e mensili ti consentono di visualizzare il tuo lavoro e tenere traccia dello stato dei progressi per il periodo di tempo pertinente.
Sincronizzazione di ClickUp con le app di calendario
Ecco i passaggi per l'operazione di sincronizzazione tra ClickUp e altre app di calendario:
- Apri ClickUp. Vai al menu delle azioni rapide cliccando sull'icona accanto all'icona del tuo profilo nell'angolo in alto a destra.
- Vai all'App Center
- Seleziona tutte le app che desideri integrare con ClickUp
- Nella nuova finestra, clicca su "Connessione" e verrai reindirizzato alla pagina di accesso del tuo account Google associato a Google Calendar.
- Accetta i termini e le condizioni necessari e imposta le autorizzazioni. Una volta terminato, clicca su Consenti e il gioco è fatto.
In ClickUp, tutti gli eventi sono identificati come attività di ClickUp. Una volta integrato il Calendario, puoi utilizzare il modello di riunione di ClickUp per organizzare le tue riunioni (attività).
Questo modello mostra tutte le attività pianificate e i relativi dettagli, inclusi argomento, durata stimata, data di scadenza e priorità.
Creazione di un'attività ricorrente (riunione) in ClickUp
Ora che hai integrato ClickUp con gli altri tuoi calendari, vediamo come pianificare una riunione in ClickUp:
- Apri ClickUp e vai alla vista Calendario, oppure utilizza la vista Attività per creare un nuovo evento.
- Clicca sul pulsante Aggiungi attività nell'angolo in alto a destra per iniziare a pianificare la riunione.
- Aggiungi un titolo alla riunione, una data di scadenza, una priorità e altri dettagli.
- Per rendere ricorrente l'attività, vai su "Riunioni" dal pannello di sinistra e seleziona la riunione che desideri impostare come ricorrente. Nella colonna della data di scadenza, clicca sull'icona del Calendario e poi su "Imposta ricorrente" nell'angolo in basso a sinistra.
- Assegna questa attività ai membri del team appropriati. Per impostare dei promemoria, vai all'attività nel Calendario, fai clic con il pulsante destro del mouse sull'attività e fai clic su Ricordami.
- Salva e visualizza la riunione insieme alle attività, ai progetti e alle scadenze sul tuo Calendario centralizzato.
Avere tutto in un unico posto aiuta a semplificare notevolmente la gestione di un team di grandi dimensioni. Se un'attività procede lentamente, puoi modificare la priorità o impostare promemoria per completarla rapidamente. Puoi anche aggiungere uno strumento di monitoraggio del tempo a qualsiasi attività (riunione) e monitorare il tempo trascorso in ciascuna riunione.
Pianificazione di riunioni ricorrenti in Google Calendar
Chi non conosce Google Calendar? È gratis e facile da usare.
Vediamo come pianificare una riunione ricorrente in Google Calendar:
- Apri Google Calendar, clicca sul pulsante "Crea" nell'angolo in alto a sinistra e seleziona "Evento" dal menu a tendina.
- Inserisci i dettagli della riunione, come il titolo, la data e l'ora.
- Nel elenco a discesa "Non si ripete", scegli il modello di ricorrenza: può essere giornaliero, settimanale, mensile o personalizzato in base alla frequenza che preferisci.
- Invia una richiesta di riunione ai partecipanti inserendo i loro indirizzi email.
- Imposta eventuali promemoria o notifiche necessari, quindi fai clic su Salva.
- L'evento verrà creato e aggiunto al Google Calendar di tutti i partecipanti invitati.
Pianificazione di riunioni ricorrenti del team in Zoom
Segui questi passaggi per pianificare una riunione ricorrente in Zoom:
- Accedi al tuo account Zoom
- Clicca sull'opzione Pianifica una riunione dalla dashboard.
- Inserisci il titolo, la descrizione e l'ora della riunione
- Seleziona la casella Riunione ricorrente
- Seleziona le impostazioni di ricorrenza, tra cui la frequenza, la data di fine e la periodicità della riunione (giornaliera, settimanale, ecc.). Una volta terminato, clicca su Salva.
- Copia il link della riunione generato o invia un invito alla riunione direttamente ai partecipanti.
L'integrazione di ClickUp con Google Calendar e Zoom ti consente di pianificare e gestire le discussioni, assicurandoti che i dettagli delle riunioni siano archiviati in un unico posto. Puoi anche impostare promemoria per avvisare i partecipanti prima della riunione, incoraggiando una maggiore partecipazione.
L'integrazione di ClickUp Zoom è un modo fantastico per aumentare la tua produttività collegando la gestione delle attività con le videoconferenze.
Ecco cosa può fare per te:
- Pianifica facilmente le riunioni: puoi pianificare una riunione Zoom ricorrente direttamente dalle tue attività di ClickUp, in modo rapido e senza problemi.
- Rimani aggiornato: ricevi notifiche sulle nuove riunioni Zoom relative alle tue attività, tenendo informato il tuo team.
- Avvia riunioni istantanee: avvia le riunioni Zoom direttamente dalle attività di ClickUp o Chattare con semplici comandi.
- Accedi alle registrazioni: se registri una riunione, ClickUp può essere collegato alle registrazioni e alle trascrizioni, rendendo più facile trovare le informazioni importanti.
Questa integrazione ti aiuta a semplificare i flussi di lavoro combinando la project management con strumenti di comunicazione, rendendo tutto più efficiente!
Leggi anche: Le 25 migliori soluzioni software per la gestione delle riunioni e del Programma nel 2024
Rimani organizzato e aggiornato con ClickUp
Nessuno può affermare di ricordare ogni elemento dell'elenco delle cose da fare settimanale (e, se lo fa, sta mentendo!). Le riunioni ricorrenti aiutano a ricordare e tenere sotto controllo le cose facilmente, mantenendo una comunicazione costante, effettuando il monitoraggio dello stato di avanzamento dei progetti e favorendo la collaborazione all'interno dei team. Le riunioni produttive sono uno strumento potente per mantenere i team connessi, soprattutto negli attuali ambienti di lavoro ibridi e da remoto.
ClickUp semplifica la pianificazione delle riunioni ricorrenti, conserva tutti i dettagli delle riunioni in un unico posto e consente il monitoraggio facile degli elementi da intraprendere e dello stato dei progressi compiuti. Le sue potenti integrazioni con gli strumenti per riunioni che utilizzi quotidianamente lo rendono la scelta perfetta per riunire le tue attività e conversazioni in un'unica piattaforma.