La sindrome del "Questa riunione poteva essere un'email" sta dilagando nel mondo aziendale. Non prendeteci in parola: i dati parlano più delle parole: Un sondaggio condotto su 182 dirigenti di alto livello , per cui la loro implementazione è un modo eccellente per evitare le snoozefest. 🥱
Questa guida vi insegnerà come eseguire standup giornalieri brevi e dolci che mantengano il team in sincronizzazione senza consumare tempo di lavoro prezioso.
Che cos'è una riunione standup?
Una riunione di standup è un breve check-in che consente di fare il punto con il team e di discutere delle attività completate e di quelle imminenti, oltre che di eventuali sfide. È stata resa popolare da sviluppo software teams che utilizzano il sistema metodologia agile -un insieme di progetti principi di gestione focalizzati su collaborazione interfunzionale e un approccio iterativo per miglioramento continuo . 📈
Gli standup sono tipicamente condotti quotidianamente, anche se è possibile adattare la cadenza al vostro flusso di lavoro. La riunione può durare dai 5 ai 15 minuti, sufficienti per affrontare i passaggi necessari in modo rapido ed efficace.
Come gestire una riunione standup
Il meccanismo alla base delle riunioni giornaliere di standup è semplice: riunite il vostro team e lasciate che a turno si occupino di tre domande
- da fare ieri?"
- da fare oggi?"
- c'è qualcosa che blocca il suo stato?"
Questo è il cosiddetto approccio "Round Robin", ma si può anche utilizzare il metodo "Walk the Bacheca", in cui l'intero team discute ogni attività sulla lavagna in un ordine specifico (in genere da sinistra a destra).
Considerate le domande di cui sopra come passaggi che ogni membro del team deve compiere affinché la riunione produca i risultati desiderati. Spieghiamo ciascuna di esse in modo più dettagliato, così da sapere cosa cercare nelle risposte.
Domanda 1: "Da fare ieri?"
Questa domanda ha diversi scopi importanti, oltre all'ovvio resoconto delle attività completate. Indica se un membro del team è in grado di di dare priorità alle attività sensibili al tempo rispetto a quelli che possono aspettare, il che è fondamentale in un ambiente dal ritmo serrato. 🏃
Visualizzate i carichi di lavoro del team con la vista Carico di lavoro per monitorare lo stato e regolare le date di scadenza delle attività
In questa fase è possibile anche svelare potenziali inefficienze ed errori di piano. Ad esempio, se un membro del team dice di non aver fatto molto mentre un altro è stato sommerso di attività, è un chiaro segno che dovreste riequilibrare il flusso di lavoro e riadattare il carico di lavoro di conseguenza.
Infine, lo scambio di informazioni sulle attività completate può aiutare il team a a collaborare in modo più efficiente e ottenere preziose informazioni di cui avranno bisogno per i prossimi lavori.
Qualcuno potrebbe aver completato un'attività simile a quella su cui lavorerà un altro membro del team, in modo da poter dare una mano.
Domanda 2: "Da fare oggi?"
Uno dei punti principali di uno standup giornaliero è quello di definire la rotta per la giornata a venire e assicurarsi che le attività future siano allineate con l'obiettivo generale. Questo passaggio consente di filtrare in modo proattivo i lavori di scarso valore e di aumentare l'efficienza del team.
Supponiamo che abbiate scoperto una vulnerabilità di autenticazione che deve essere risolta con urgenza. Se uno dei membri del team dice che il suo piano iniziale per la giornata prevedeva di completare un'attività meno urgente, come la rifattorizzazione di codice legacy, potete dirgli di metterla in secondo piano e di lavorare al problema della sicurezza.
Visualizza, aggiunge, assegna o commenta rapidamente le dipendenze direttamente in un'attività di ClickUp
Il fatto di parlare dei lavori imminenti previene ogni tipo di malinteso. Elimina le sovrapposizioni di attività, chiarisce le dipendenze e assicura che le attività critiche siano prese in carico. ✅
Domanda 3: "C'è qualcosa che blocca il vostro stato?"
La fase finale delle riunioni di standup è dedicata a far emergere e rimuovere i fattori di blocco, come ad esempio:
- Un membro del team non ha accesso alle informazioni o agli strumenti di cui ha bisogno per completare le sue attività quotidiane
- Deve aspettare che un'attività precedente, assegnata a qualcun altro, sia terminata
- Un'attività richiede l'approvazione prima di poter essere completata
Incoraggiate il vostro team a essere proattivo nei confronti dei blocchi, in modo che tutte le comunicazioni necessarie avviene durante lo standup. In questo modo si evitano inutili tira e molla e ulteriori riunioni, cancellando la possibilità per il team di raggiungere gli obiettivi. 🎯
6 consigli per gestire riunioni giornaliere standup efficaci
Quando si organizzano riunioni brevi, come gli standup giornalieri, si dovrebbe far contare ogni minuto . ⏱️
Di seguito troverete alcuni suggerimenti praticabili per ridurre al minimo gli sprechi e garantire che tutti traggano valore dalla riunione. Imparerete anche come portare le vostre riunioni giornaliere al livello successivo con ClickUp -una piattaforma di project management all-in-one che si rivolge a team agili di tutte le dimensioni.
Suggerimento 1: Mantenere la semplicità
Gli standup devono essere veloci e dinamici: riunite tutti in un unico luogo, fate rispondere alle tre domande chiave e lasciateli liberi di svolgere il loro lavoro quotidiano. Per rimanere agili, seguire una $$$a processo trasparente abbinato a uno o due semplici strumenti di gestione delle riunioni.
Non avete tempo di spulciare documenti o fogli di calcolo per assicurarvi che nulla venga tralasciato e che non ci siano problemi tenere sotto controllo lo stato di avanzamento del progetto -È necessario un hub centralizzato per mantenere le informazioni critiche visibili ai membri del team. Riunioni ClickUp vi permette di godere di tanta chiarezza e di ridurre al minimo il lavoro manuale durante gli standup. È possibile creare liste di controllo per ciascun membro del team e assegnare commenti al volo per garantire che i dettagli importanti non sfuggano.
Assicuratevi che i vostri commenti vengano visualizzati assegnando i commenti agli utenti direttamente nelle attività e visualizzando rapidamente i commenti assegnati in una Lista di controllo
L'opzione Super Rich Editing di ClickUp consente di annotare le note delle riunioni, di evidenziare i punti importanti e di incorporare diversi tipi di contenuto per mantenere tutte le idee chiave in un unico posto. Se il vostro flusso di lavoro include attività ricorrenti come il perfezionamento del backlog e le revisioni del codice, potete renderle ricorrenti in modo che appaiano automaticamente negli standup. 🔄
Impostare attività ricorrenti per eliminare i lavori ripetitivi durante la creazione di programmi per le riunioni
Suggerimento 2: Scegliere un orario (e rispettarlo)
Riservate una fascia oraria specifica per le riunioni di standup e rendetela coerente. Questo garantisce struttura e prevedibilità, aiutando il team a rimanere organizzato e a migliorare la partecipazione.
Per quanto riguarda il quando deve avvenire la riunione, ciò dipende dal vostro flusso di lavoro. L'ideale sarebbe organizzare uno standup al mattino, in modo che il team sia già pronto per la giornata. Non deve essere la prima cosa da fare, ma assicuratevi che la riunione si tenga prima che il team sia pronto a rimboccarsi le maniche.
Questo è più facile a dirsi che a farsi, in una società impostazioni remote soprattutto se i membri del team sono sparsi in tutto il mondo. La vostra mattina potrebbe essere la notte fonda di qualcuno, il che complica non poco le cose.
Se non riuscite a trovare un orario che vada bene per tutti, l'unica opzione potrebbe essere uno standup asincrono. Non è efficace come una riunione in tempo reale, ma è sempre meglio che lasciare un membro del team fuori dallo standup.
Suggerimento 3: avere una panoramica completa degli standup
Che il vostro team sia in sede, ibrido o completamente remoto, l'ultima cosa che volete è memorizzare ciò che accade durante uno standup o aspettarvi che il vostro team lo faccia. Dovrebbe esserci una traccia cartacea di tutto ciò che viene discusso per garantire che tutti siano sulla stessa pagina.
Come minimo, è necessario un foglio di calcolo per monitorare le presenze, le attività, i blocchi e altre informazioni rilevanti di ciascun membro del team.
Anche se non c'è nulla di male nell'utilizzare un foglio di foglio di calcolo di base è preferibile una soluzione più robusta e intuitiva che non richieda la creazione di un intero sistema da zero. Se avete bisogno di un aiuto, il Modello di riunione StandUp giornaliera di ClickUp può essere un'aggiunta preziosa alle vostre riunioni giornaliere.
Il modello di riunione ClickUp Daily StandUp consente di strutturare la riunione con opzioni quali stati personalizzati, campi personalizzati e visualizzazioni personalizzate
È dotato di tutto ciò che serve per sistematizzare le riunioni e tenerle ben organizzate. È possibile elencare le attività con stati personalizzati e assegnare etichette di priorità per definire una gerarchia chiara e affrontare prontamente i lavori urgenti. ⚡
Una robusta Vista Bacheca consente di di prendere parte al programma e vedere chiaramente le attività di ogni membro del team, in modo da essere sempre al corrente dello stato del progetto. Condividete questa panoramica completa con il vostro team e non dovrete più preoccuparvi di silos di progetti o incomprensioni.
Potete anche incoraggiare il team a compilare i propri campi in modo indipendente, il che risolve in parte il limite già citato degli standup in diversi fusi orari.
Dite a coloro che non possono partecipare di farlo non appena iniziano la loro giornata, e rimarranno nel giro.
Consiglio 4: Mantenere un leader e una struttura chiara
Prima di iniziare a condurre gli standup, dovreste nominare un leader che si occupi di creare programmi e moderare le riunioni. Se si utilizza il programma Metodologia Scrum -come molti team agili- questo sarà molto probabilmente il Maestro di mischia .
In caso contrario, può essere un product manager o un altro leader con capacità simili.
Per quanto riguarda il programma, in genere sarà simile a questo:
- Un rompighiaccio o una breve conversazione informale per creare l'atmosfera
- Le tre domande di standup (se si utilizza il metodo Round Robin)
- Eventuali aggiornamenti sul progetto
- Obiettivi e elementi d'azione
Naturalmente, questo è solo un suggerimento e siete liberi di strutturare la riunione nel modo più adatto al vostro team e al vostro flusso di lavoro.
Se avete bisogno di una piattaforma per sviluppare un'agenda efficace, potete utilizzare Documenti ClickUp -an Strumento alimentato dall'IA che permette di creare tutti i tipi di documenti, dai semplici note di riunione a wiki complete. 📃
ClickUp Documenti offre innumerevoli opzioni di personalizzazione e formattazione. È possibile utilizzare i Comandi slash per aggiungere blocchi di codice, widget, pulsanti cliccabili e altri elementi interattivi che contribuiscono a creare agende dinamiche.
Utilizzate i comandi slash in ClickUp Documenti per formattare e modificare la vostra agenda senza problemi
ClickUp Docs consente inoltre di assegnare elementi d'azione, riepilogare/riassumere riunioni e completare molte altre attività, che possono essere automatizzate con ClickUp AI . Il strumento di IA in grado di funzionare può togliervi molti lavori banali dalle spalle, liberando più tempo per concentrarvi sulla riunione vera e propria.
Suggerimento 5: Rimanete concentrati sui vostri obiettivi
Le riunioni di standup efficaci sono più di un semplice monitoraggio: aiutano a tracciare gli obiettivi dello sprint e a garantire che il team non esca dalla rotta. Ogni standup dovrebbe dirvi esattamente quanto siete vicini alla riunione dell'obiettivo e se c'è qualcosa da fare per raggiungere gli obiettivi ottimizzare il flusso di lavoro .
Per far sì che ciò accada, è necessario un modo per illustrare lo stato di avanzamento che vada oltre i numeri grezzi e gli aggiornamenti di stato. Per avere una panoramica completa e visivamente accattivante, si può usare Obiettivi di ClickUp .
Se avete bisogno di monitorare i vostri OKR (Obiettivi e risultati chiave), cicli di sprint o qualsiasi altro obiettivo specifico, ClickUp Obiettivi vi offre un dashboard interattivo con tutte le funzionalità/funzione necessarie per tenere sotto controllo i vostri stati.
Monitorate facilmente i cicli di sprint, le attività cardine e lo stato generale del progetto con ClickUp Obiettivi.
Ad esempio, è possibile collegare tutte le attività di uno sprint a un obiettivo generale e la barra di avanzamento si riempirà automaticamente man mano che il team completa le attività. È inoltre possibile creare roll-up dello stato di avanzamento per attività cardine all'interno dell'obiettivo e ottenere una visione dettagliata degli aggiornamenti più recenti. 🔔
Con ClickUp Obiettivi non c'è spazio per le congetture e la confusione. Impostate i vostri traguardi, assegnate attività e scadenze, e avrete un'idea di come gestire la vostra attività una salda padronanza del vostro backlog per evitare che vi sfugga di mano.
Suggerimento 6: Inserire un elemento fissato nei problemi complessi
ieri > oggi > blocchi > terminato!
Questo è l'aspetto che dovrebbe avere una riunione standup: niente di più, niente di meno. Eppure, potrebbero emergere molti argomenti che richiedono ulteriori discussioni. L'ultima cosa da fare è impantanarsi in questi argomenti, perché così facendo si rischia di trascinare la riunione. 🐌
Invece, mettete il problema in secondo piano e dite a un membro del team che potete discuterne separatamente una volta terminato lo standup. In questo modo, tutti avranno la possibilità di esaminare tutte le domande necessarie e la riunione procederà rapidamente.
Sfide comuni in standup (e come superarle)
Anche con un piano e un'organizzazione meticolosi, gli standup potrebbero non andare sempre nel modo desiderato. Esaminiamo alcune insidie comuni e le tattiche per affrontarle. 💡
Presenza irregolare
Sebbene sia normale che un compagno di squadra salti uno standup in rare occasioni se non è disponibile, questo non dovrebbe diventare una cosa normale. Questo vanifica l'unico scopo delle riunioni giornaliere, poiché non è possibile garantire che il team sia allineato senza conoscere le attività, gli stati di avanzamento e i potenziali ostacoli di ciascuno.
Per ridurre al minimo la mancata partecipazione, assicuratevi che il team comprenda l'importanza degli standup. Comunicatene chiaramente il valore e sottolineate che non si tratta di un'altra politica noiosa, ma di qualcosa che porta benefici diretti al team e che può semplificare il loro flusso di lavoro.
Se questo non funziona, potete motivare il team introducendo incentivi e/o deterrenti. Non deve trattarsi di qualcosa di esagerato: pensate a qualcosa di semplice, come un barattolo per le mancate presentazioni o un piccolo premio token di apprezzamento per la frequenza regolare. 🎖️
Inefficienze di tempo
Ci sono molte ragioni per cui le riunioni possono durare più a lungo del previsto, in particolare:
- Alcuni membri del team stanno occupando troppo tempo
- C'è troppa attenzione alla risoluzione dei problemi
- Si sta utilizzando un sistema di gestione delle riunioni inefficiente opiattaforma di comunicazione per il team Evitare o risolvere questi problemi è responsabilità del moderatore. Non dovrebbe esitare a impedire ai membri del team di parlare se entrano troppo nei dettagli e rubano tempo agli altri. Fate sapere a ogni membro del team che ha un tempo fisso per rispondere alle domande necessarie e che deve essere conciso. ⏲️
Creare tabelle orarie per raccogliere e visualizzare il tempo tracciato tra le attività e le posizioni dell'attività, per una rapida comprensione dello stato
All'inizio, mentre il team si sta ancora abituando alle standup, è lecito aspettarsi qualche deviazione dalle fasce orarie assegnate. Prestate attenzione alle principali cause di spreco e perfezionate le riunioni nel tempo per renderle più rigorose.
Blocchi di comunicazione
Non tutti si sentono a proprio agio nel parlare in gruppo. Questo vale soprattutto quando un membro del team ha difficoltà a completare un'attività, perché potrebbe sentirsi imbarazzato o temere di sembrare incompetente se chiede aiuto o parla dei blocchi.
Ci sono diversi modi per affrontare questo problema. I rompighiaccio menzionati in precedenza possono contribuire ad alleggerire l'atmosfera e a mettere i membri del team a proprio agio. Se notate che qualcuno di loro è ancora a disagio, potete lasciarlo parlare per ultimo in modo che gli altri possano stabilire il tono e far sembrare la situazione meno scoraggiante.
Se non ricevete tutti i dettagli di cui avete bisogno, chiedeteli esplicitamente in ordine al membro del team che deve parlare. Con la pratica e la ripetizione, dovrebbe essere più facile contribuire e condividere tutti gli aggiornamenti rilevanti. 🗣️
Alzati, standup!
La padronanza di una riunione giornaliera di standup è un investimento che vale la pena di fare, in quanto può rendere più stretto il flusso di lavoro e potenziare gli sprint per l'intero team. Uno standup ben eseguito può anche incentivare il team per la giornata successiva, aiutandolo a rimanere produttivo e motivato fino al prossimo standup. 🤩
Come avete visto, ClickUp può aiutarvi a raccogliere questi benefici, aiutandovi a strutturare e a gestire le vostre riunioni giornaliere di standup senza alcuno sforzo.
Se volete approfittare delle sue funzionalità/funzione e assicurarvi che non ci siano perdite di tempo durante le riunioni giornaliere, iscrivetevi oggi stesso a ClickUp !