E se potessi incontrare i tuoi clienti proprio dove si trovano, su WhatsApp?
Con quasi 3 miliardi di utenti in tutto il mondo, WhatsApp è il luogo in cui ogni giorno si svolgono conversazioni reali. È veloce, familiare e affidabile, il che lo rende lo strumento perfetto per semplificare le interazioni con i clienti, soprattutto se hai una base clienti globale.
Che si tratti di risposte immediate, supporto personalizzato o condivisione rapida di file, WhatsApp ha cambiato il modo in cui le aziende interagiscono con il proprio pubblico.
In questo articolo ti mostreremo come WhatsApp Business può semplificare il tuo flusso di lavoro, alleggerire la pressione e rendere i tuoi clienti più soddisfatti che mai.
⏰ Riepilogo/riassunto in 60 secondi
- WhatsApp Business offre efficaci funzionalità CRM
- Consente la comunicazione in tempo reale, la condivisione di contenuti multimediali e cataloghi di prodotti
- Impostare WhatsApp per Business CRM è semplice
- L'integrazione con gli strumenti CRM semplifica i flussi di lavoro e effettua il monitoraggio dei dati dei clienti
- Suggerimenti chiave per l'utilizzo di WhatsApp Business come CRM
- WhatsApp Business non dispone di analisi avanzate, il che ne limita l'utilizzo per le aziende di grandi dimensioni con esigenze CRM complesse
- Per funzionalità CRM avanzate, ClickUp offre modelli personalizzabili, dashboard e automazioni
Cos'è WhatsApp Business CRM?
WhatsApp Business CRM è la combinazione perfetta di comunicazione e gestione dei clienti. Sebbene sia stato progettato principalmente per le piccole e medie imprese, funge anche da CRM aiutando a gestire i dati dei clienti, le interazioni e le richieste di informazioni.
Funzionalità principali
👤 Profilo aziendale: condividi dettagli essenziali come informazioni di contatto, link al sito web e una breve descrizione della tua attività
💬 Risposte rapide: risparmia tempo con risposte predefinite alle domande più frequenti, risparmiando tempo e lavoro richiesto per entrambe le parti
📌 Messaggi automatici: imposta messaggi di benvenuto o di assenza per mantenere il coinvolgimento dei clienti, anche quando sei offline
🔶 Etichette: organizzate facilmente le chat in categorie in base allo stato dei clienti, al tipo di richiesta, alle domande o alle priorità
Vantaggi dell'utilizzo di WhatsApp Business aziendale come CRM
Vediamo come WhatsApp Business può trasformare la gestione delle relazioni con i clienti:
🌟 Comunicazione con i clienti migliorata
Essendo WhatsApp una delle piattaforme di chat più utilizzate a livello globale, non sorprende che i clienti la preferiscano per le comunicazioni aziendali.
La possibilità di inviare e ricevere messaggi rapidamente consente una comunicazione in tempo reale, essenziale per fornire un ottimo servizio clienti. Le risposte immediate alle richieste o ai problemi contribuiscono a creare un senso di vicinanza, portando a relazioni più solide con i clienti.
🌟 Integrazione perfetta del flusso di lavoro
Invece di gestire più piattaforme o affidarti a infiniti fogli di calcolo, WhatsApp Business si integra perfettamente nel tuo flusso di lavoro esistente. Funziona senza sforzo insieme ad altri sistemi CRM e strumenti di project management, centralizzando tutti i dati dei tuoi clienti e le comunicazioni in un unico posto.
In questo modo, potrai tenere traccia di tutto, dalle trattative commerciali al servizio clienti, senza dover passare continuamente da un'app all'altra.
🌟 Maggiore coinvolgimento dei clienti
La natura conversazionale di WhatsApp lo rende ideale per interazioni aziendali più coinvolgenti. Puoi inviare contenuti multimediali come immagini, note vocali e video, rendendo la comunicazione più personale e interattiva.
Inoltre, WhatsApp ti consente di inviare aggiornamenti, promozioni e notifiche, trasformandolo in un canale fondamentale per mantenere i clienti coinvolti e informati.
Per saperne di più: I 10 migliori software CRM per le aziende di servizi
Come utilizzare WhatsApp Business aziendale come CRM?
Sei pronto a trasformare il tuo account WhatsApp Business in uno strumento CRM completo? Ecco cosa fare.
Configura WhatsApp for Business aziendale
Creare un account WhatsApp Business è semplice. Ecco come iniziare:
1. Installa l'app WhatsApp Business: scaricala da Google Play o dall'App Store di Apple.
2. Verifica il tuo numero aziendale: inserisci il numero di telefono della tua azienda, effettua la selezione del tuo Paese e inserisci il codice a 6 cifre inviato da WhatsApp. Per aggiungere contatti al tuo account WhatsApp Business, consenti all'app di accedere ai contatti del tuo dispositivo.
3. Inserisci le informazioni sulla tua attività: vai su Impostazioni > Strumenti aziendali > Profilo per inserire il nome della tua attività, la categoria, l'immagine del profilo, l'indirizzo e la descrizione. Assicurati che la descrizione sia accattivante per attirare i clienti.
4. Esplora gli strumenti aziendali: accedi a Impostazioni > Strumenti aziendali per accedere a funzionalità/funzioni quali etichette, cataloghi di prodotti, collegamenti abbreviati e messaggi automatici. Questi strumenti aiutano a semplificare le interazioni con i clienti direttamente all'interno dell'app.
WhatsApp Business può fungere da semplice CRM consentendoti di organizzare e gestire le interazioni con i clienti direttamente all'interno dell'app. Tuttavia, per usufruire del suo potenziale pieno, valuta la possibilità di integrarlo con strumenti CRM dedicati di terze parti.
Integra il software CRM con WhatsApp
L'integrazione CRM consente funzionalità avanzate come il monitoraggio dei dati dei clienti, l'analisi delle metriche di comunicazione e la sincronizzazione delle interazioni tra i team.
Ecco come iniziare:
1. Configura l'API di WhatsApp Business: questo permette alle aziende di collegare WhatsApp con CRM di terze parti. Per iniziare, richiedi l'accesso all'API tramite un Business Solution Provider (BSP) come Twilio, 360dialog o i partner approvati da Meta.
2. Scegli un CRM: scegli un CRM che offra l'integrazione con WhatsApp in modo nativo o tramite strumenti di integrazione di terze parti. Alcune opzioni CRM popolari includono ClickUp, HubSpot e Salesforce.
3. Collega il CRM con l'API di WhatsApp: utilizza middleware di terze parti come Zapier, Make (precedentemente Integromat) o plugin specifici per CRM per effettuare la connessione tra WhatsApp e il tuo CRM. Alcuni CRM potrebbero anche offrire opzioni di connessione API diretta, rendendo il processo più fluido.
4. Personalizza la tua integrazione: configura flussi di lavoro che gestiscono le conversazioni WhatsApp direttamente nel tuo CRM. Ciò include:
✅ Registrazione automatica delle interazioni con i clienti
✅ Assegnazione dei lead ai rappresentanti commerciali appropriati
✅ Utilizzo dei modelli di chat per mantenere una messaggistica coerente
5. Automatizza e ottimizza: automatizza attività come l'invio di promemoria, follow-up e notifiche tramite WhatsApp. Utilizza le analisi generate dall'integrazione CRM per monitorare metriche chiave come il tempo di risposta, le prestazioni dei messaggi e il coinvolgimento complessivo dei clienti.
Per saperne di più: ClickUp vs. HubSpot: quale strumento CRM è il migliore?
Suggerimenti e best practice per utilizzare WhatsApp Business come CRM in modo efficace
Ecco come puoi utilizzare lo strumento CRM di WhatsApp per offrire esperienze personalizzate ai clienti:
Sfrutta i messaggi automatici e i modelli predefiniti
Quando si gestiscono numerose richieste quotidiane, l'automazione diventa necessaria. WhatsApp CRM consente di semplificare la comunicazione con funzionalità quali risposte rapide e messaggistica aziendale automatizzata.
Vediamo come:
💬 Imposta un messaggio di benvenuto: la prima impressione è importante. Accogli i nuovi clienti con un messaggio cordiale che crei un'atmosfera calorosa. Puoi includere una $$cta per incoraggiare un'azione immediata, come sfogliare un catalogo prodotti o prenotare un appuntamento.
Esempio: Ciao [Nome del cliente]! 👋 Benvenuto in [Nome della tua azienda]. Siamo entusiasti di averti qui! Dai un'occhiata al nostro catalogo prodotti qui: [Link], oppure prenota un appuntamento oggi stesso: [Link]. Facci sapere come possiamo aiutarti!
🤖 Utilizza le risposte automatiche per le query più frequenti: i clienti spesso pongono domande ripetitive, come "Quando arriverà il mio ordine?" o "Quali sono i vostri orari di apertura?"
Risparmia tempo creando modelli di domande frequenti per rispondere a domande ripetitive. Queste risposte predefinite garantiscono ai clienti risposte immediate senza bisogno di intervento manuale.
Esempio: Grazie per averci contattato! Il tuo ordine verrà consegnato entro 3-5 giorni lavorativi. 🚚 Puoi tracciarlo qui: [Link di tracciamento]. Facci sapere se hai bisogno di ulteriore assistenza!
⭕ Sfrutta i messaggi di "assenza": Durante le ore non lavorative, utilizza i messaggi di assenza per informare i clienti che risponderai più tardi. Puoi anche includere opzioni self-service come link alle domande frequenti o un chatbot per le richieste di base.
Esempio: Ciao [Nome], grazie per averci contattato! Al momento siamo chiusi, ma la nostra sezione FAQ potrebbe esserti d'aiuto: [link]. Ti risponderemo entro le 9 di domani mattina.
💡Suggerimento: puoi anche indirizzare i clienti verso le offerte in corso per mantenerli coinvolti mentre aspettano!
Esempio: Al momento siamo offline, ma torneremo alle 9:00. Nel frattempo, perché non dai un'occhiata ai nostri saldi del Black Friday: [Link]
Usa le etichette per organizzare i contatti
Le etichette di WhatsApp Business ti consentono di contrassegnare le chat con colori diversi, semplificando la gestione di grandi volumi di richieste o campagne.
Ecco come utilizzarli in modo efficace:
- Categorizza i contatti: assegna etichette chiare e specifiche come Nuovo lead, Follow-up, Pagamento in sospeso o Cliente VIP per segmentare i tuoi contatti in base alla loro interazione o al loro stato
- Assegna priorità alle attività: filtra le chat in base alle etichette per identificare rapidamente le attività urgenti o i follow-up. Ad esempio, concentrati sulle chat "Follow-up" per coinvolgere nuovamente i potenziali clienti e su quelle "Pagamento in sospeso" per completare le transazioni
- Traccia i risultati delle campagne: raggruppa i clienti in base al coinvolgimento nelle campagne con etichette come "Campagna A - Interessato" o "Campagna B - Acquistato" per monitorare l'efficacia delle iniziative di marketing
💡Suggerimento: combina le etichette con gli elenchi di trasmissione per inviare messaggi personalizzati a gruppi di clienti specifici senza creare nuovi gruppi.
📌 Esempio: un negozio online di prodotti per la cura della pelle etichetta i clienti come "Primo acquisto" o "Acquirenti abituali". Quando viene lanciato un nuovo prodotto, i clienti "Primo acquisto" ricevono un codice sconto per il loro prossimo acquisto, mentre i clienti "Acquirenti abituali" hanno accesso anticipato a saldi e offerte esclusive.
Tieni traccia dei dati e delle interazioni dei clienti
Un CRM è efficace solo nella misura in cui ti aiuta a comprendere e servire meglio i tuoi clienti. Utilizza WhatsApp per raccogliere e organizzare i dati dei clienti durante il monitoraggio delle interazioni.
Ecco come:
- Conserva la cronologia delle chat: WhatsApp Business ti consente di archiviare e rivedere le interazioni passate con i clienti. Puoi tenere traccia delle domande, dei problemi o dei feedback più comuni per migliorare i tuoi prodotti e servizi
- Sfrutta le statistiche: WhatsApp Business fornisce analisi di base per aiutare le aziende a monitorare le metriche chiave dei messaggi, come quelli inviati, consegnati, ricevuti e letti. Ciò consente alle aziende di misurare l'efficacia dei propri sforzi di comunicazione, comprendere i livelli di coinvolgimento dei clienti e identificare eventuali problemi potenziali (ad esempio, errori di consegna o bassi tassi di lettura).
- Sincronizzazione dei dati con uno strumento CRM: utilizza le integrazioni con ClickUp, HubSpot o Salesforce per effettuare il monitoraggio delle preferenze dei clienti, dei reclami e della cronologia degli acquisti
Utilizza la funzionalità dei messaggi contrassegnati con una stella di WhatsApp per evidenziare le informazioni critiche sui clienti, come i dettagli di consegna o le richieste urgenti. Esporta questi messaggi contrassegnati con una stella nel tuo sistema CRM principale per poterli consultare facilmente.
📌 Esempio: un'agenzia di viaggi utilizza WhatsApp Business per confermare le prenotazioni e effettuare il monitoraggio delle preferenze dei clienti (ad esempio, posti vicino al corridoio o pasti vegetariani). Dopo la sincronizzazione con un sistema CRM, può assegnare attività di follow-up agli agenti, assicurandosi che tutte le richieste speciali siano soddisfatte prima del viaggio del cliente.
Per saperne di più: Componenti CRM: come gestire e ottimizzare il tuo CRM
Limiti di WhatsApp Business CRM
Sebbene WhatsApp Business sia uno strumento utile, non è privo di limiti.
Strumenti analitici limitati
A differenza di alcuni sistemi CRM completi, WhatsApp Business non dispone di strumenti avanzati di analisi e reportistica. Ciò può rendere più difficile il monitoraggio di metriche dettagliate come la soddisfazione dei clienti, l'efficacia delle campagne o i tassi di risposta.
Sfide di scalabilità
WhatsApp Business CRM è progettato per le piccole e medie imprese, quindi potrebbe avere difficoltà a scalare con grandi basi di clienti o flussi di lavoro complessi. Le aziende più grandi potrebbero aver bisogno di sistemi più avanzati per gestire team più grandi e processi CRM più complessi.
Pertanto, per le aziende che cercano funzionalità/funzioni più robuste, esplorare alternative a WhatsApp con funzionalità CRM avanzate potrebbe essere la chiave per rimanere all'avanguardia.
Perché scegliere ClickUp per il CRM?
Gestire più strumenti per il CRM può essere complicato: dati scollegati, follow-up persi e tempo sprecato passando da un'app all'altra. È difficile stare al passo con le esigenze dei clienti quando tutto è dispersivo.
È qui che entra in gioco ClickUp.
Non è solo per la project management: è un potente software CRM per la project management che unifica la gestione delle attività, il monitoraggio dei progetti, la condivisione dei documenti e lo spazio di archiviazione dei dati in un unico posto.
Grazie a promemoria automatici, dashboard personalizzati e integrazioni perfette tra gli strumenti, tenere sotto controllo le interazioni con i clienti non è mai stato così facile. È un CRM, ma migliore.
Con oltre 15 visualizzazioni personalizzate altamente flessibili in ClickUp, la gestione delle relazioni con i clienti e delle pipeline commerciali diventa semplice.
La vista Bacheca ti offre una chiara panoramica dello stato di ogni trattativa o progetto, facilitando il monitoraggio dei progressi nelle diverse fasi del tuo processo commerciale. Per una gestione più dettagliata delle attività e dati più organizzati, la vista Elenco offre un layout efficiente.
Inoltre, se stai cercando approfondimenti numerici o una visione d'insieme dei tuoi progetti, la vista Tabella offre una soluzione perfetta.
Indipendentemente dal tuo flusso di lavoro, le viste versatili di ClickUp ti aiutano a tenere tutto sotto controllo.
I dashboard di ClickUp riuniscono tutti i dati dei tuoi clienti in un'unica vista interattiva e in tempo reale. Con oltre 50 widget tra cui scegliere, puoi visualizzare facilmente metriche essenziali come le previsioni di fatturato, il valore del ciclo di vita dei clienti e i tassi di conversione delle vendite.
Ma non è tutto! ClickUp Automations riduce ulteriormente il carico delle attività ripetitive, rendendo i flussi di lavoro più efficienti. Le attività vengono assegnate automaticamente man mano che procedono e i trigger avvisano i team o i clienti quando si verificano cambiamenti importanti.
Diamo un'occhiata a questi esempi:
| Trigger di automazione | Script di azione | Esempio di utilizzo del CRM |
| Quando viene creata un'attività | Invia un'email al rappresentante commerciale assegnato con i dettagli dell'attività | ClickUp invia automaticamente un'email con tutte le informazioni rilevanti al rappresentante assegnato |
| Quando lo stato cambia | Cambia l'assegnatario e avvisalo tramite email | Quando un'attività relativa a una proposta commerciale passa allo stato "Approvazione necessaria", ClickUp la riassegna al responsabile del reparto per la revisione finale e l'approvazione |
| Quando un campo personalizzato cambia | Aggiungi un commento all'attività per informare il team della modifica | Se il campo personalizzato "Priorità" passa da "Media" a "Alta", ClickUp CRM aggiunge un commento per informare il team dell'escalation |
A proposito di comunicazione, la funzionalità Email di ClickUp ti consente di inviare aggiornamenti sui progetti, comunicare con i clienti e gestire le threads via email, il tutto dall'interno di ClickUp CRM. Inoltre, puoi collegare le email a attività specifiche, assicurandoti che tutte le comunicazioni relative a un compito o a un progetto siano organizzate in un unico posto.
I membri del team possono chattare su attività, aggiornamenti ed esigenze dei clienti direttamente all'interno di ClickUp Chat. Ciò rende le conversazioni rapide e mirate, senza dover passare da un'app all'altra.
Puoi anche creare e gestire attività direttamente all'interno della chat. Ad esempio, mentre discuti le esigenze di un client, trasforma istantaneamente i messaggi in attività, assicurandoti che i follow-up e le azioni da intraprendere vengano monitorati senza uscire dalla chat.
💡Suggerimento professionale: ClickUp Brain funge da assistente intelligente che ti aiuta a cercare e recuperare informazioni relative alle attività, risposte a domande o conversazioni precedenti. Ciò ti consente di risparmiare tempo fornendoti informazioni pertinenti proprio quando ne hai bisogno.
Inoltre, ClickUp offre una vasta gamma di modelli CRM gratis e pronti all'uso.
Il modello CRM ClickUp è la soluzione ideale per le aziende che desiderano gestire in modo efficiente i lead, le relazioni con i clienti e la propria pipeline commerciale in un'unica piattaforma centralizzata. Progettata per i principianti, questa cartella pronta all'uso e completamente personalizzabile ti consente di iniziare in pochi secondi, con una configurazione minima.
Offre inoltre diverse visualizzazioni per gestire i tuoi lead e le interazioni con i clienti:
- Visualizzazione calendario: pianifica le date chiave come follow-up, rinnovi contrattuali o lanci di campagne. Esempio: i team di vendita possono programmare incontri settimanali con i potenziali clienti più promettenti per mantenere vivo lo slancio
- Vista Documento: risparmia tempo archiviando contratti, proposte o presentazioni in un unico posto. Esempio: un designer freelance può conservare i feedback dei clienti e i risultati finali in modo che siano facilmente accessibili
- Vista Elenco: organizza i lead, le informazioni di contatto e le fasi delle trattative in un elenco chiaro e scorrevole. Esempio: gli agenti immobiliari possono effettuare il monitoraggio dei potenziali acquirenti, delle preferenze immobiliari e degli appuntamenti programmati
Inoltre, gli stati personalizzati consentono di sapere facilmente a che punto è ogni trattativa:
- Chiuso [Vincitore]: contrassegnate gli accordi che hanno raggiunto l'obiettivo e concentratevi sull'onboarding dei clienti
- Chiuso [Perso]: Tieni traccia delle opportunità perse e aggiungi note per migliorare le presentazioni future. Esempio: un'agenzia di marketing potrebbe taggare motivi come "problemi di budget" o "concorrente preferito" per un follow-up più intelligente in un secondo momento.
Puoi anche utilizzare il modello CRM di ClickUp per migliorare le relazioni con i clienti tramite il monitoraggio dei lead e delle opportunità, la centralizzazione delle informazioni di contatto e l'assegnazione di priorità alle attività in base alla fase commerciale per una gestione più efficiente.
Inoltre, il modello CRM per le vendite ClickUp mantiene il tuo team di vendita organizzato, migliora il monitoraggio delle prestazioni e fornisce una chiara visibilità delle interazioni con i clienti. Ti aiuta anche a identificare i potenziali clienti, a concludere le trattative più rapidamente e a prendere decisioni intelligenti basate sui dati.
Assumi il controllo delle relazioni con i tuoi clienti con ClickUp
WhatsApp Business è ottimo per scambi rapidi, ma quando si tratta di gestire le relazioni con i clienti su scala più ampia, non è all'altezza. È qui che entra in gioco ClickUp CRM.
Grazie alle visualizzazioni personalizzate, puoi organizzare i dati dei clienti esattamente come preferisci. Hai bisogno di effettuare il monitoraggio dei lead o vedere lo stato del tuo team? Le dashboard ti offrono una panoramica chiara della tua pipeline di vendita e dello stato dei tuoi progressi, il tutto a colpo d'occhio.
Configurazione? Facile. I modelli CRM gratuiti di ClickUp ti aiutano a partire con il piede giusto. Che tu stia gestendo un piccolo team o che tu stia crescendo rapidamente, questi modelli sono già pronti per tenere in ordine i tuoi lead, le tue trattative e i dettagli dei tuoi clienti.
Mentre WhatsApp Business gestisce le chat veloci, ClickUp ti offre gli strumenti per costruire relazioni durature con i clienti e ampliare il tuo lavoro richiesto senza caos.
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