Per curiosità, perché stai creando il tuo CRM?
È per sostituire l'enorme cartella che occupa un angolo della tua scrivania? Oppure stai cercando di destreggiarti tra troppi strumenti digitali costosi?
È un bene che ci siamo trovati, perché ClickUp non tollera processi incompleti o folletti dispersi. 👹 💰
Immagina una piattaforma che funzioni come il tuo cervello, indipendentemente dal reparto o dal codice postale in cui ti trovi. Tutto ciò che devi sapere sulla creazione del tuo sistema CRM personalizzato è qui in ClickUp, così potrai iniziare a muovere i primi passi nella tua attività già da oggi.
Il semplice fatto di avere una piattaforma CRM non garantisce automaticamente un esito positivo. Quindi, come puoi sapere se un CRM in ClickUp è quello giusto per te? Tutto si riduce alla flessibilità di integrare persone e software sotto un unico tetto virtuale. È quello che ti serve.
Che cos'è un CRM?
Il CRM, o Customer Relationship Management, è un sistema per gestire le comunicazioni quotidiane e i dati relativi a potenziali clienti, contatti e clienti esistenti. Un CRM moderno è un database clienti dinamico che include modelli, monitoraggio automatico e reportistica, in sostituzione di noiosi fogli di calcolo ed e-mail. In sostanza, un CRM trasforma le aziende rendendole meno transazionali e più orientate al cliente.
Il fatto è che i contatti provengono da una miriade di fonti, come Linkedin e telefonate improvvisate. Lasciare un buon contatto o un cliente importante senza risposta nella finestra In arrivo potrebbe causare grossi problemi. È difficile per le aziende crescere e espandersi se le loro energie vengono sprecate in attività amministrative, ricerche e congetture.
Il CRM può aiutarti a generare maggiori entrate, costruire relazioni di supporto e aumentare la qualità dei lead e delle campagne, se disponi dei processi e degli strumenti giusti. È qui che entra in gioco ClickUp! ⚡️🌐
Come creare un CRM in ClickUp
Se hai già un account ClickUp gratis, seguimi in questa guida passo passo! Avrai un CRM funzionante in pochissimo tempo. ⏳
Passaggio 1: scarica il modello CRM di ClickUp
Inizia a scaricare il modello CRM di ClickUp!
Apparirà una finestra in cui potrai scegliere se creare uno spazio o utilizzare uno spazio esistente nel tuo account per archiviare la cartella CRM. A te la scelta! ♠️
Passaggio 2: aggiungi visualizzazioni per gestire e dare priorità ai contatti
Vedi le attività di esempio precaricate relative ai clienti? Prima di aggiungere i tuoi dati reali, useremo queste attività per testare le diverse visualizzazioni che preferisci per strutturare il tuo CRM. In questo modo non giocheremo con dati sensibili e avremo la libertà di divertirci come bambini in una sabbiera a costruire cose fantastiche. 🏖
La visualizzazione che stai guardando è la vista Elenco, la visualizzazione predefinita del modello CRM. Supponiamo che tu preferisca un approccio visivo alla gestione delle tue attività. In tal caso, puoi passare facilmente da una visualizzazione all'altra, tra cui:
Vista Bacheca ClickUp. Per impostazione predefinita, le attività sono raggruppate in colonne in base allo stato, mostrando i potenziali clienti in fase iniziale a sinistra e gli account chiusi e acquisiti a destra.
Visualizzazione calendario ClickUp. Il tuo punto di riferimento per tutto ciò che riguarda la pianificazione, con il monitoraggio delle riunioni con i clienti per assicurarti di essere sempre pronto a stabilire una connessione con i tuoi potenziali clienti.
Vista Tabella ClickUp. Tutte le informazioni pertinenti sui tuoi account sono organizzate in una griglia chiara e facile da navigare.
Se hai appena iniziato a utilizzare ClickUp, guarda questo breve video introduttivo sulle attività e le visualizzazioni in ClickUp! ⬇️
Passaggio 3: crea stati personalizzati per adattare ogni flusso di lavoro
Siamo a metà della configurazione! Passiamo ora all'area in cui la personalizzazione ha pieno effetto: gli stati personalizzati in ClickUp!
Utilizza gli stati del flusso di lavoro CRM preesistenti nel modello oppure modificali o creane di nuovi. Non tralasciare questo passaggio.
È importante che questi stati forniscano un contesto rapido e chiaro sulla fase in cui si trova un'attività. Svolgono inoltre un ruolo importante nella reportistica, fornendo informazioni dettagliate sui colli di bottiglia del processo, sull'allocazione delle risorse e sulla durata del ciclo di ciascuna fase della pipeline.
Come aggiungere e modificare gli stati personalizzati
1. Passa con il mouse sul nome di uno stato e clicca sul pulsante con i puntini di sospensione > Gestisci Stati
2. Digita un nome per il tuo nuovo stato o modifica uno stato esistente (non dimenticare di aggiungere delle emoji, perché no?). Puoi utilizzare il selettore di colori per modificare il colore per impostazione predefinita o fare clic sull'icona del contagocce per visualizzare altre opzioni di colore! Fai clic su Salva quando sei soddisfatto degli stati del tuo CRM.
Passiamo alla prossima sezione: campi personalizzati!
Passaggio 4: inserisci le informazioni più importanti nelle visualizzazioni con i campi personalizzati
Puoi aumentare di 10 volte la tua produttività con i campi personalizzati di ClickUp. Questa funzionalità consente di aggiungere qualsiasi informazione relativa alle attività alle visualizzazioni! Non dovrai più aprire e chiudere singole attività per trovare quell'unica informazione che ti serve, come la data del passaggio successivo, l'email, le dimensioni dell'account, ecc.
Oltre ai campi personalizzati precaricati nel tuo modello CRM, prova questi altri campi popolari per il CRM:
- Elenco a discesa per i lead (caldi, tiepidi, freddi) Utilizza il campo Elenco a discesa
- Azienda/Prospetto Utilizzo della posizione Campo Posizione
- Utilizzo LTV (valore lifetime) Campo numerico
- Dimensione dell'azienda che lo utilizza Campo numerico
- Utilizzo del numero di telefono Campo Telefono
- Utilizzo del budget Campo valuta
- Utilizzo dell'email Campo email
- Nome da utilizzare Campo di testo
Poiché il modello CRM è già dotato dei campi personalizzati essenziali relativi al CRM, mostriamoli nella vista Elenco!
Come mostrare/nascondere i campi personalizzati nella vista Elenco
1. Clicca sull'icona +
2. Seleziona Mostra/Nascondi
3. Scorri il menu e seleziona i campi personalizzati dalla sezione Campi nella cartella . I campi personalizzati su cui clicchi verranno visualizzati nella categoria Mostra campi in alto! Se invece non desideri visualizzare un campo personalizzato specifico, clicca sul suo nome nella categoria Mostra campi e verrà rimosso dalla visualizzazione.
A questo punto, abbiamo impostato le basi del CRM: visualizzazioni e campi personalizzati! 🙌
Passaggio 5: crea attività con i tuoi dati
Siamo alla fase finale! Aggiungiamo i tuoi dati reali al CRM creando delle attività. Puoi creare una nuova attività in tre modi:
- Clicca su + Nuova attività sotto un gruppo di stato.
- Clicca su + Attività nell'angolo in basso a destra.
- Premi il tasto t sulla tastiera.
Se desideri importare i tuoi dati da un file o da altre app di project management, consulta la nostra guida Importazione in ClickUp!
Concediti tutto il tempo necessario per portare a termine le tue attività. Se hai una montagna di dati da esaminare, assicurati di allontanarti dalla scrivania e fare una pausa di circa 10 minuti per ballare. 🕺
Passaggio 6: connettiti come un unico team con i database relazionali nel CRM
Puoi fermarti qui e utilizzare il tuo CRM appena creato in ClickUp. Oppure puoi fare un passo in più e sfruttare la funzionalità Relazioni di ClickUp.
È un'occasione da non perdere. Qui puoi creare semplici collegamenti tra attività correlate nella tua area di lavoro o creare un database avanzato utilizzando le Relazioni tra diversi elenchi (account, contatti, opportunità, ecc.). Ti servirà.
Ecco come funzionano i database relazionali in ClickUp e perché sono sempre migliori dei fogli di calcolo: le relazioni ti consentono di passare facilmente da attività correlate a documenti senza aprire una scheda aggiuntiva nel browser.
Azienda (attività) ⇔ Contatto A (attività) ⇔ Contatto B (attività) ⇔ Documentazione preventivi (documento)
Come aggiungere una relazione dalla vista attività
1. Scorri verso il basso fino alla sezione Relazioni.
2. Clicca sul pulsante +Aggiungi relazione.
3. Seleziona qualsiasi attività dal menu a tendina o utilizza la barra di ricerca per trovare un'attività.
Dai un'occhiata a queste alternative al CRM!
5 consigli per ottenere il massimo dal tuo CRM in ClickUp
Tutto ciò che hai imparato fino a questo punto ti fornisce i passaggi necessari per creare un CRM in ClickUp. Ma se ti conosco come credo di conoscerti, sei curioso di imparare altri modi per utilizzare ClickUp, e lo rispetto. Questi suggerimenti trasformeranno il tuo CRM in ClickUp da buono a ottimo.
Suggerimento 1: integra ClickUp con le tue app preferite per fare di più in meno tempo.
Al momento stai passando da un canale all'altro, ingombrando il tuo desktop. Non è il modo più produttivo per impiegare le tue ore migliori o le tue capacità intellettuali. Le integrazioni di ClickUp aggiungono valore ai tuoi flussi di lavoro personali e di squadra, fungendo sia da task manager che da strumento di comunicazione! Ecco le integrazioni di ClickUp con alcune delle tue app preferite:
Loom: incolla il link a una registrazione dello schermo Loom nella descrizione di un'attività o in un nuovo commento per incorporare un video direttamente in ClickUp.
Google Calendar: effettua la sincronizzazione di ClickUp con il tuo Google Calendar per apportare automaticamente modifiche in tempo reale.
Front: collega, crea e passa rapidamente dalle attività in ClickUp ai ticket in Front per una facile gestione della finestra In arrivo.
Slack: espandi automaticamente ogni link ClickUp che pubblichi con informazioni dettagliate e azioni
Calendly: crea automaticamente un'attività in ClickUp con tutte le informazioni relative alla riunione.
Zoom: organizza riunioni in qualsiasi parte del mondo direttamente da un'attività di ClickUp.
Suggerimento 2: accedi al tuo lavoro da qualsiasi luogo
Portarmi dietro un laptop da cinque chili è una delle prime dieci cose dell'elenco delle "Cose di cui posso fare a meno". Qualcun altro può capirmi?
Le soluzioni mobile-first in un mondo remoto sono più importanti e attese che mai, non solo per attrarre e trattenere i talenti, ma anche per consentire ai membri del team di svolgere il proprio lavoro e rimanere informati ovunque si trovino. Attraverso l'app mobile ClickUp, puoi accedere alle tue attività, ai calendari, ai documenti, ai dashboard (maggiori informazioni al riguardo nel suggerimento 5!) e a una serie di altre funzionalità/funzioni, in modo da essere sempre connesso anche quando sei in movimento. 🌎
Imposta promemoria, nota le azioni da intraprendere dopo una chiamata con un cliente o sposta le attività attraverso la pipeline con un semplice tocco. E con la sicurezza end-to-end di ClickUp, avrai la tranquillità di sapere che i tuoi dati sono protetti!
Suggerimento 3: automatizza le attività amministrative per avere più tempo da dedicare alle interazioni con i clienti
Non hai avviato o aderito a un'organizzazione per rimanere incollato allo schermo del computer e inserire dati tutto il giorno! L'automazione del CRM è una necessità del flusso di lavoro e ClickUp dispone di tutti gli strumenti per aiutarti a concentrarti sulle attività strategiche. Diamo un'occhiata a tre automazioni di ClickUp che puoi aggiungere al tuo CRM appena creato per iniziare subito a risparmiare tempo:
| Script di trigger e azione dell'automazione | Esempio di utilizzo del CRM |
|---|---|
| Quando attività creata, allora Invia email | Una delle attività che richiede più tempo durante la settimana lavorativa è il follow-up. D'altra parte, il follow-up è una responsabilità fondamentale, affinché i tuoi nuovi potenziali clienti ti tengano in primo piano. ClickUp esegue il follow-up per te e invia la tua e-mail di benvenuto personalizzata ogni volta che viene inviato un modulo di contatto o che aggiungi un'attività! |
| Quando lo stato cambia, allora modifica gli assegnatari. | Altri reparti, come commerciali, marketing e IT, potrebbero dover interagire con un cliente; devono quindi avere accesso alle informazioni sui clienti, ad esempio con chi hanno già comunicato, in modo da poter sfruttare tale esperienza. Quando lo stato di un'attività passa alla fase successiva del percorso del cliente, ClickUp assegna automaticamente la titolarità della nuova attività. Si tratta di una piccola azione ripetitiva che accelererà la transizione della responsabilità! |
| Quando il campo personalizzato cambia, aggiungi un commento. | Se ogni giorno hai a che fare con thread di email disordinati, questa automazione fa proprio al caso tuo! Se la tua procedura operativa standard prevede di informare immediatamente il tuo partner contabile quando viene ricevuto il pagamento di un cliente, ClickUp invia un commento @mention per notificargli l'aggiornamento. Il partner può aprire l'attività e rispondere con un'emoji di conferma o con un messaggio. La parte migliore? Niente più thread di email! |
ClickUp si occupa del follow-up per te e invia la tua e-mail di benvenuto personalizzata ogni volta che viene inviato un modulo di contatto o che aggiungi un'attività!
Quando lo stato di un'attività passa alla fase successiva del percorso del cliente, ClickUp assegna automaticamente la titolarità della nuova attività. Si tratta di una piccola azione ripetitiva che accelererà il passaggio di responsabilità!
Se la tua procedura operativa standard prevede di informare immediatamente il tuo partner contabile quando viene ricevuto il pagamento di un cliente, ClickUp invia un commento @mention per notificargli l'aggiornamento. Il partner può aprire l'attività e rispondere con un'emoji di conferma o con un messaggio. La parte migliore? Niente più thread di email!
Suggerimento 4: Fornisci un wiki interno per una formazione coerente e continua dei dipendenti
C'è un documento Word chiamato "Sales_Process_v28" che gira da qualche parte nell'unità condivisa del tuo team? Essendo un documento autonomo, richiede un passaggio in più (e una scheda del browser) ai membri del team. Questa fonte unica di verità dovrebbe essere un documento dinamico accessibile all'interno del tuo CRM.
Entra in ClickUp Docs. Ecco solo un assaggio di ciò che puoi fare con questa funzionalità nativa:
- Imposta le autorizzazioni e condividi i tuoi contenuti con la tua organizzazione (o con il mondo intero!).
- Importa contenuti da app come Loom, YouTube, Google Slides e altre ancora.
- Applica i tag per filtrare e trovare i documenti che cerchi ancora più velocemente.
- Poni domande e rispondi, fornisci feedback e approvazioni o suggerisci contenuti con formattazione di testo avanzata, incorporamenti e allegati.
Un'ultima cosa... ricordi la funzionalità Relazioni di cui abbiamo parlato in precedenza nella nostra guida? Puoi menzionare e collegare attività e documenti per fare riferimento a informazioni e elementi da intraprendere. Ti tornerà utile. 💜
Suggerimento 5: analizza dati e processi con reportistica intuitiva
Il dashboard CRM di ClickUp offre una panoramica perfetta delle metriche più importanti di cui un membro del team o uno stakeholder ha bisogno in un dato momento.
Hai bisogno di controllare lo stato dei singoli membri del team rispetto agli obiettivi di vendita? Il gestore del team ha bisogno di un rapporto settimanale per valutare i miglioramenti del processo? Puoi creare varie dashboard su misura per un pubblico specifico per raccontare la storia su richiesta.
Le dashboard di ClickUp raccolgono grafici di comunicazione e informazioni per evidenziare ciò che sta accadendo in tempo reale. Il livello di personalizzazione e privacy dipende interamente da te!
Consulta l'articolo Guida per principianti alle dashboard in ClickUp per effettuare l'impostazione di una dashboard. (Condividiamo anche suggerimenti per organizzare i tuoi widget in modo da creare una gerarchia visiva e un equilibrio. E non è necessario essere un designer per ottenere questo risultato!)
Correlato: Reportistica CRM: come creare report CRM per il tuo team commerciale
Conquista la giornata con ClickUp
Amico mio, mi è piaciuta molto la nostra avventura nella creazione del CRM e spero che tu sia entusiasta e ti senta ancora più sostenuto nel raggiungimento dei tuoi obiettivi!
Nelle prossime settimane e nei prossimi mesi, continua ad aggiungere e modificare il tuo CRM in ClickUp per riflettere la crescita e le esigenze della tua attività. ClickUp non è stato progettato per la prima iterazione del tuo CRM, ma per la seconda, la terza e tutte le iterazioni successive!
Se sei curioso di scoprire come ClickUp può essere personalizzato in base alle tue esigenze specifiche, non esitare a contattare il nostro team di esperti per ulteriori informazioni!