Una rapida ricerca su qualsiasi portale di lavoro mostra migliaia di elenchi di offerte di lavoro per specialisti dell'inserimento dati. Le persone qualificate sono molto richieste, ma spesso la voce "inserimento dati" è una delle parti meno piacevoli della routine lavorativa.
Se vi è capitato di trasferire numeri da un posto all'altro per ore, sarete d'accordo! La creatività è limitata, non c'è risoluzione dei problemi, ma solo una digitazione monotona e senza fine.
Grazie ai moderni progressi tecnologici, tuttavia, è possibile sfruttare l'automazione della voce per recuperare il tempo dei dipendenti e ridurre gli errori associati alla digitazione manuale. Vediamo come.
⏰ Riepilogo/riassunto di 60 secondi
Come automatizzare la voce in cinque semplici passaggi:
- Formare i dipendenti per una transizione più agevole verso l'implementazione dell'automazione in tutta l'azienda
- Identificare le attività ripetitive, che richiedono tempo e che sono soggette a errori. Queste dovrebbero essere le prime ad essere automatizzate prima di passare ad attività complesse
- Scegliere il giusto strumento di automazione. È consigliabile effettuare ricerche sulle opzioni più diffuse, leggere recensioni e casi di studio di utenti reali e provare i migliori prima di impegnarsi
- Impostare le sequenze di automazione. La maggior parte degli strumenti vi permette di farlo senza codice, utilizzando trigger a condizione (e persino costruttori di automazione in linguaggio naturale!)
- Testate e monitorate i vostri flussi di lavoro automatizzati per verificare se avete raggiunto gli obiettivi prefissati
Che cos'è l'automazione della voce?
L'automazione della voce utilizza programmi software per inserire i dati nei sistemi e nei database, riducendo o eliminando il lavoro manuale. Accelera il trasferimento dei dati, migliora l'accuratezza e riduce al minimo errori comuni come trasposizioni, duplicazioni, classificazioni errate e omissioni.
🔎 **Da fare?
Secondo uno studio di IDC, linkText . Ciò evidenzia la necessità di una soluzione unica e automatizzata per il trasferimento di dati strutturati da un'origine dati a una destinazione.
Vantaggi dell'automazione della voce
L'automazione dell'inserimento dati vi fornisce un assistente super efficiente che non si stanca mai, commette meno errori e gestisce senza sforzo infinite attività ripetitive di inserimento dati.
Ecco perché l'automazione di questo noioso processo è una svolta.
Risparmio di tempo
Potreste avere più moduli, fogli di dati e altro da cui estrarre i dati - l'estrazione manuale dei dati vi sembrerà di scalare l'Everest. L'automazione della voce è in grado di gestire linkText rapidamente e, in alcuni casi, in modo significativo linkText .
Riduce gli errori
john Da fare" potrà ora reclamare il suo nome "John Doe" L'automazione non lascerà spazio agli errori che inavvertitamente affliggono i processi di inserimento manuale dei dati.
Aumenta la scalabilità
Sia che si tratti di accogliere nuovi clienti o di gestire un aumento del volume degli ordini, i sistemi automatizzati possono adattarsi più rapidamente ai cambiamenti dei requisiti senza richiedere una revisione completa dei processi aziendali.
Fornisce approfondimenti più significativi
Eliminando le attività ripetitive di voce, i team possono concentrarsi sull'interpretazione dei dati, sull'identificazione di modelli e sulla presa di decisioni informate, invece di essere impantanati in lavori amministrativi.
Per esempio, se gestite un'azienda di vendita al dettaglio, un sistema automatizzato potrebbe analizzare linkText per ogni prodotto. In questo modo si ottengono le informazioni necessarie per prendere decisioni informate sulle scorte.
Dopo aver illustrato i vantaggi, esaminiamo i diversi tipi di automazione della voce e come ciascuno di essi può supportare i vostri obiettivi.
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Tipi di Automazioni per la Voce
L'automazione della voce si presenta in vari moduli, ognuno dei quali è stato progettato per velocizzare e semplificare le attività di routine, spesso con linkText .
Analizziamo i tipi chiave di queste automazioni.
Riconoscimento ottico dei caratteri (OCR)
Se si riceve una fattura in PDF, l'OCR può estrarre i dati rilevanti, come i totali e le descrizioni degli elementi, per evitare di doverli digitare manualmente. In questo modo si risparmia tempo e si riducono al minimo gli errori dovuti alla voce manuale.
👀 Fatto divertente
Parseur è un programma di linkText da documenti come fatture ed email.
Automazione dei processi robotici (RPA)
Se il vostro team passa ore a copiare i dati dei clienti dalle email ai fogli di calcolo, l'RPA può occuparsi di questo trasferendo automaticamente le informazioni in modo preciso e veloce.
📌 Esempio linkText per automatizzare i processi di voce, convalida e riconciliazione dei dati nel suo dipartimento finanziario. Ciò ha contribuito a migliorare l'accuratezza dei dati, a garantire la conformità e a gestire i rischi. Inoltre, ha ottenuto un'elaborazione 24 ore su 24, 7 giorni su 7, per gestire grandi volumi di dati, dimostrando l'impatto reale della RPA.
Automazione dei moduli
I moduli sono ovunque, dai sondaggi alle richieste di feedback, ma inserire manualmente i dati negli strumenti per una migliore organizzazione e analisi può essere una seccatura. Gli strumenti di automazione dei moduli facilitano il processo di raccolta catturando e organizzando automaticamente le risposte.
Software di integrazione delle app
Sapevate che potete usare gli strumenti di automazione anche per trasferire i dati tra le applicazioni?
Strumenti come linkText consentendo agli utenti di automatizzare i flussi di lavoro cross-app senza dover ricorrere al codice.
Ad esempio, quando un nuovo cliente compila un modulo sul vostro sito web, Zapier può inviare automaticamente le informazioni al vostro CRM. A linkText può rilevare la nuova voce, coltivare il lead e monitorarne lo stato.
Software di espansione del testo
Questi strumenti permettono di creare scorciatoie per i testi usati di frequente, in modo da non dover digitare manualmente l'intero testo più volte. Per istanza, la semplice digitazione di "addr" potrebbe espandersi automaticamente fino all'indirizzo completo. linkText consente di memorizzare frammenti di testo e di assegnare loro abbreviazioni. Così, invece di digitare ogni volta il proprio nome, la denominazione e l'affiliazione organizzativa in un'email introduttiva, si può digitare un codice breve come ';intro' per inserirlo immediatamente.
Passaggi per automatizzare le voci
Siete curiosi di cimentarvi nell'automazione dopo aver letto questi esempi? linkText e trasformarle in flussi di lavoro efficienti seguendo questi passaggi.
Passaggio 1: identificare le attività ripetitive
Il primo passaggio per l'automazione dell'inserimento dei dati nella vostra azienda consiste nell'identificare le attività ripetitive, che richiedono tempo e sono soggette a errori.
Create un elenco di tutte queste attività e monitorate il tempo che il vostro team dedica ad esse. Questo vi darà un'idea di come automatizzarle.
💡 Pro Tip: Se siete alle prime armi con l'automazione, lasciate le attività critiche per un secondo momento. Lasciate che il vostro team si abitui alle modifiche, quindi espandete gradualmente l'automazione a settori più essenziali man mano che i vostri processi e la vostra fiducia crescono.
Per rendere questo processo ancora più facile, si possono usare strumenti di project management come linkText che permettono di organizzare e analizzare meglio le attività.
Ecco le funzionalità/funzione su cui potete contare:
ClickUp Vista Tabella
Il linkText consente di personalizzare le colonne per visualizzare i dati rilevanti, come lo stato delle attività, le date di scadenza e gli assegnatari. È anche possibile utilizzare campi di dati relazionali nelle tabelle per gestire efficacemente attività interconnesse.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/image-508-1400x935.png Vista Tabella ClickUp: automazione dell'inserimento dati /$$$img/
Identificate i flussi di lavoro che potete automatizzare ordinando e filtrando le attività di ClickUp Tabella View
Ordinando e filtrando queste informazioni, è possibile individuare facilmente gli schemi, come ad esempio le attività che richiedono frequentemente aggiornamenti o approvazioni manuali.
Se diverse attività attendono costantemente lo stesso passaggio di approvazione, è probabile che sia giunto il momento di automatizzare il processo.
Passaggio 2: scegliere il giusto strumento di automazione
Ora che avete identificato le vostre attività di routine, scegliete lo strumento giusto per la voce dei dati linkText . Ecco come fare:
- Definire gli obiettivi: Impostare obiettivi specifici per il vostro strumento di automazione usandolinkText (Specifici, Misurabili, Raggiungibili, Rilevanti, Limitati nel tempo)
📌 Esempio
- Specifico: Automazione del processo di inserimento dei dati per le richieste dei clienti in arrivo dai moduli del nostro sito web
- Misurabile: Ridurre il tempo di voce manuale del 50% entro il primo trimestre
- Realizzabile: Implementare e integrare uno strumento di automazione come Zapier con il nostro CRM in due settimane
- Rilevante: Liberare il team del supporto clienti per concentrarsi sulla risoluzione delle richieste piuttosto che sull'inserimento dei dati
Tempi certi: Ottenere un'implementazione completa e risultati misurabili entro tre mesi
- Ricerca degli strumenti più diffusi: Cercate online gli strumenti di automazione che soddisfano le vostre esigenze. Considerate il costo, la scalabilità, le capacità di integrazione, la facilità d'uso e la compatibilità con lo stack tecnologico esistente
- Esaminare i feedback degli utenti: Esaminare le recensioni degli utenti, le testimonianze dei clienti e i commenti dei clientilinkText per ottenere una prospettiva realistica su ogni strumento
- Prova prima di comprare: In questa fase, dovreste avere due o tre candidati forti. Contattate i fornitori per ottenere dimostrazioni del prodotto, versioni di prova gratuite o dimostrazioni per sperimentare il software di automazione della voce in azione
- Effettuare la selezione: Scegliete lo strumento di automazione più adatto alle vostre esigenze organizzative, al budget e alle capacità del team. Optate per una soluzione scalabile che supporti i vostri obiettivi a lungo termine. Software per l'inserimento dei dati con IAlinkText offre in genere un valore maggiore rispetto a quelli senza
Caso di studio: ClickUp 🤝 CEMEX
CEMEX ha migliorato i propri flussi di lavoro eliminando le attività manuali grazie all'uso di ClickUp linkText . L'invio del modulo avvia automaticamente un progetto utilizzando un modello personalizzato, consentendo al team di marketing di iniziare subito a lavorare.
Prima delle automazioni, ogni volta che un copywriter terminava un'attività, dovevamo comunicare manualmente alla catena di comando che il copy era pronto. Questo poteva richiedere 36 ore
Oscar Aguilar, responsabile delle operazioni di marketing presso CEMEX
CEMEX ha utilizzato anche linkText per costruire flussi di lavoro efficienti. Questi flussi di lavoro consentono di passare senza problemi i progetti dai responsabili ai copywriter, ai designer e agli autori di motion graphics. Collegando attività, documenti e dipendenze in un unico luogo centralizzato, i dipendenti hanno a disposizione tutto ciò di cui hanno bisogno.
Stiamo cercando di creare catene di convalida per includere nel nostro processo le persone che devono rivedere i lavori creativi o chiedere modifiche. Con ClickUp, tutto questo non è più manuale_
Oscar Aguilar, responsabile delle operazioni di marketing presso CEMEX
Passaggio 3: Impostazione dell'automazione
L'automazione dei flussi di lavoro è un'attività impegnativa; per un'esecuzione senza intoppi, è necessario creare un sistema di linkText che delinei le sequenze per ogni fase, dalla definizione degli obiettivi alla formazione del team, e le responsabilità individuali e di reparto.
Il linkText è un modello personalizzabile e di facile utilizzo per un esito positivo del piano di implementazione.
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/image-510.png Modello di piano di attuazione del progetto ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=t-211272990&department=pmo Scarica questo modello /$$$cta/
Questo modello è dotato di un sistema integrato di linkText . Utilizzatela per fare brainstorming o per connettere il modello di piano di implementazione ad altri documenti del vostro ecosistema ClickUp.
Una volta messo a punto il piano di implementazione, è il momento di iniziare a impostare la prima sequenza di Automazioni. linkText consentono di costruire queste sequenze utilizzando trigger e risposte di tipo if-then.
Se un trigger impostato si verifica e soddisfa una condizione, ClickUp eseguirà automaticamente un'azione specificata. Sebbene sia possibile creare automazioni personalizzate utilizzando questa formula, ClickUp linkText offre già 50+ modelli di automazione precostituiti per aiutarvi a costruirli e a spingerli all'istante.
Semplificare i flussi di lavoro con le Automazioni di ClickUp
Ecco cinque modi (tra i tanti) per automatizzare le attività di ClickUp:
1. Notifiche sui cambiamenti di stato delle attività
Quando un'attività linkText è "approvato", ClickUp può aggiungere automaticamente un commento all'attività di ClickUp. In questo modo, il team è sempre aggiornato sui passaggi successivi o sugli aggiornamenti importanti, senza dover controllare manualmente le autorizzazioni.
2. Aggiornamenti automatizzati via email
Impostate un'automazione per inviare email ogni volta che un'attività passa da "Da fare" a "In corso" In questo modo i client e i colleghi sono informati senza dover inviare aggiornamenti manuali.
3. Creazione di attività a partire dall'invio di moduli
Quando qualcuno invia un modulo (come una segnalazione di bug), ClickUp può creare automaticamente un'attività con tutti i dettagli, risparmiando tempo per le voci manuali.
4. Creazione di attività secondarie in base allo stato dell'attività principale
Non appena un'attività principale cambia stato (ad esempio, da "in corso" a "pronto per la revisione"), ClickUp è in grado di creare e assegnare attività secondarie con date di scadenza a specifici membri del team, senza bisogno di ricordarsi di farlo da soli.
5. Eliminazione di attività scadute
Per le informazioni sensibili, è possibile impostare un'automazione per eliminare le attività scadute e persino registrare le cancellazioni in Fogli Google o notificare i manager tramite Slack, assicurando che l'area di lavoro rimanga organizzata e sicura.
Sia che siate alle prime armi con l'automazione o che siate dei professionisti, le varie Esempi di automazione di ClickUp possono guidarvi.
💡Pro Tip: Utilizzate l'assistente ClickUp AI, ClickUp Brain per creare Automazioni personalizzate utilizzando il linguaggio naturale. È sufficiente descrivere il processo che si desidera automatizzare per impostare facilmente trigger, azioni e condizioni per i flussi di lavoro.
Passaggio 4: Test e monitoraggio
Prima di lanciare le vostre automazioni, stabilite dei dati di base come il tempo medio di completamento delle attività, il tasso di errore e altre metriche rilevanti. Questo vi permetterà di confrontare le prestazioni dopo l'automazione e di monitorare i miglioramenti.
Utilizzate le funzionalità di gestione del tempo di ClickUp per monitorare efficacemente il tempo dedicato alle attività
Utilizzare linkText per monitorare la durata delle attività e linkText risparmiando tempo, soprattutto per i team con un elevato volume di attività o con complesse esigenze di reportistica.
Un monitoraggio efficace è la chiave per determinare l'esito positivo o il fallimento degli sforzi di automazione. linkText permettono di linkText analizzare le percentuali di completamento delle attività e rivedere il tempo impiegato per svolgerle, tutto in un unico posto. Grazie a modelli di dashboard personalizzabili per il settore commerciale, il marketing e le risorse umane, è possibile visualizzare le prestazioni dell'automazione e la distribuzione del carico di lavoro, aiutandovi a tenere sotto controllo lo stato del vostro team.
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Passaggio 5: formare i dipendenti
L'automazione potrebbe essere un cambiamento ENORME per i vostri dipendenti. È necessario fornire tutte le risorse necessarie per aiutarli nella transizione.
Creare materiale formativo
Per prima cosa, create un manuale di formazione dettagliato utilizzando il file linkText .
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/image-512.png Modello di matrice per la formazione in ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=t-200532965 Scarica questo modello /$$$cta/
Il modello di matrice di formazione ClickUp vi aiuterà con:
- Organizzare e valutare i programmi di formazione dei dipendenti
- Monitoraggio dello stato dei dipendenti che completano la formazione
- Identificare le aree di miglioramento
Con questo approccio strutturato, vi assicurerete che ogni dipendente abbia le conoscenze giuste per sfruttare al meglio le Automazioni.
Una volta delineato il contenuto della formazione, linkText offrono uno spazio per raccogliere informazioni rilevanti, come linee guida, procedure tecniche, politiche aziendali o standard di settore. I documenti ClickUp consentono di organizzare queste informazioni in un manuale accessibile e centralizzato.
Generare materiale di formazione
Per migliorare la qualità dei materiali di formazione, ClickUp Brain può fungere da assistente di scrittura, aiutandovi in attività quali la generazione o la rifinitura dei contenuti.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/image-513-1400x859.png ClickUp Brain: automazione della voce /$$$img/
Crea guide di formazione approfondite per l'adozione dell'automazione in tutta l'organizzazione con ClickUp Brain
Per generare materiale formativo per l'adozione dell'automazione con ClickUp Brain, iniziate spiegando le basi dell'automazione e i suoi vantaggi. Quindi, create guide con passaggi, incorporando screenshot e video interattivi per dimostrare come impostare e gestire l'automazione.
Per rendere la formazione pertinente, includete scenari d'uso reali per diversi reparti, come quello commerciale o delle risorse umane. Aggiungete una sezione Q&A per affrontare i problemi più comuni e fornite quiz per verificare le conoscenze.
Infine, monitorate lo stato degli utenti e raccogliete i feedback per perfezionare il materiale e garantire l'adozione efficace degli strumenti di automazione in tutta l'organizzazione.
💡Pro Tip: linkText per inviare istantaneamente il manuale di formazione ai nuovi dipendenti non appena entrano in azienda, assicurando che ogni nuovo assunto lo riceva senza ritardi.
Non dimenticate di raccogliere i feedback sui documenti di formazione per migliorare l'esperienza.
Ora che sapete come automatizzare il processo di inserimento dei dati, dovete riconoscere che anche i piani migliori possono incontrare ostacoli. Vediamo alcune delle sfide che potreste incontrare durante questo processo.
Sfide nell'automazione della voce
Comprendere gli ostacoli che si presentano con l'automazione della voce può aiutarvi a pianificare e a gestire il processo con esito positivo. Ecco le sfide chiave che le organizzazioni devono affrontare quando implementano l'automazione della voce:
- **L'impostazione di sistemi automatizzati può richiedere notevoli investimenti iniziali in software e infrastrutture. Anche se i risparmi a lungo termine possono compensare questi costi, l'onere finanziario iniziale può rappresentare un ostacolo per molte aziende
- **Problemi di qualità dei dati: i sistemi di automazione si basano molto sulla qualità dei dati inseriti. Se i dati inseriti sono imprecisi o incoerenti, possono portare a risultati errati, compromettendo i vantaggi dell'automazione
- **Resistenza al cambiamento: i dipendenti abituati ai processi manuali possono resistere al passaggio ai sistemi di automazione
- **Automazioni personalizzate: alcuni strumenti di automazione possono non offrire la flessibilità necessaria per adattare le soluzioni alle specifiche esigenze aziendali, il che può comportare sfide organizzative uniche
- **Manutenzione e aggiornamenti: i sistemi di automazione richiedono manutenzione e aggiornamenti regolari per funzionare in modo efficace
- **Rischi per la conformità e la sicurezza: l'automazione delle informazioni sensibili solleva problemi di conformità e sicurezza per garantire che i processi di automazione siano conformi alle normative vigenti
Ottenere efficienza e precisione con l'automazione della voce
L'automazione dei processi di inserimento manuale dei dati è una mossa strategica per aumentare l'efficienza, ridurre gli errori e risparmiare tempo. È possibile trasformare la gestione dei dati identificando le attività ripetitive, scegliendo gli strumenti giusti (come ClickUp!) e impostando flussi di lavoro chiari.
Testate e monitorate regolarmente i vostri sistemi e investite in formazione per massimizzarne il potenziale. L'obiettivo è migliorare i processi, liberando il team dalla creatività e dall'innovazione. Abbracciate l'automazione e godetevi i vantaggi di un'organizzazione più efficiente e produttiva! Iscrivetevi a ClickUp oggi stesso!