È la fine del mese e vi trovate di fronte a una montagna di dati di inventario che devono essere organizzati, monitorati e riportati. Il vostro foglio di Microsoft Excel è aperto, con le celle in attesa di essere riempite.
Da fare per semplificare questo processo con pochi clic?
In questa guida vi mostreremo come gestire l'inventario in Excel. Parleremo anche di come un foglio di calcolo per il monitoraggio dell'inventario in Excel possa essere paragonato a un foglio di calcolo dedicato software di gestione dell'inventario in modo da poter decidere quale strumento sia più adatto alle vostre esigenze.
Comprendere i fogli di calcolo Excel per l'inventario
Che siate a capo di una piccola azienda o di una grande impresa, dovete sapere cosa avete in magazzino e cosa si sta esaurendo.
Una gestione efficace dell'inventario è fondamentale per qualsiasi azienda analisi della catena del valore . In tutto il mondo, molte aziende iniziano il monitoraggio delle scorte nel modo più semplice possibile: attraverso fogli di calcolo Excel.
Perché usare Excel per la gestione dell'inventario
L'inventario si riferisce ai beni e ai materiali che un'azienda detiene per la rivendita o la produttività. Sono beni di proprietà dell'azienda, che aspettano solo di essere venduti o trasformati in qualcosa di straordinario.
Mentre le organizzazioni più grandi potrebbero avere bisogno di software di gestione dell'inventario per il commercio elettronico le aziende più piccole possono sfruttare la semplicità e la flessibilità di Excel. I fogli di calcolo Excel sono strumenti versatili che aiutano a monitorare, gestire e analizzare il valore dell'inventario.
Ecco una rapida carrellata di funzionalità/funzioni specifiche di Excel che lo rendono ideale per un sistema di gestione dell'inventario:
Elenchi di inventario
Excel consente di mantenere registri chiari e accessibili, aiutandovi a tenere traccia dei livelli di scorte e delle variazioni di inventario.
Consideratelo come il vostro schedario digitale. Organizzate prodotti, quantità e dettagli in modo strutturato. Regolate manualmente le quantità e i dettagli dei prodotti con relativa facilità. Utilizzate formule, elenchi a discesa e formattazione a condizione per velocizzare il vostro lavoro.
Calcoli automatizzati
Con Formule di Excel , passerete meno tempo a ricontrollare i numeri e più tempo a gestire la vostra azienda. Non avete bisogno di una calcolatrice. Applicate una funzione (formula), selezionate le celle (valori) e premete invio: è semplicissimo.
IA per l'analisi
La funzionalità/funzione "Analizza dati" di Excel individua modelli, prevede tendenze e suggerisce azioni basate sui dati. È come avere un mini scienziato dei dati sul libro paga!
via Excel
Modelli di inventario
Excel offre modelli di inventario già pronti con opzioni strutturate e personalizzabili. Basta inserire le informazioni e il gioco è fatto.
Ecco un esempio di modello Excel per la gestione dell'inventario.
via Excel
Tecniche di gestione dell'inventario in Excel
Pur non essendo una soluzione dedicata alla gestione dell'inventario, Excel offre potenti funzionalità/funzione che possono aiutarvi a rimanere organizzati ed efficienti. Vediamo, passaggio dopo passaggio, come creare un foglio di calcolo per l'inventario in Excel:
Passaggio 1: Creare un foglio Excel per l'inventario
Aprite Excel e iniziate con una cartella di lavoro vuota. Una cartella di lavoro è un file che contiene uno o più fogli di calcolo. È sufficiente lanciare Excel, fare clic su File, selezionare Nuovo e scegliere Libro di lavoro vuoto.
Ora avete un foglio di lavoro nuovo per costruire il vostro tracker dell'inventario.
via Excel
Passaggio 2: Aggiungere le categorie di prodotti necessarie come colonne
Impostare colonne chiare e facili da navigare per l'inventario. Etichettate la prima colonna come Nome del prodotto o Descrizione dell'elemento. Quindi, creare altre colonne essenziali come SKU (Stock Keeping Unit), Livelli di scorte e Punti di riordino.
💡Pro Tip: È possibile risparmiare tempo utilizzando uno dei programmi integrati di Excel modelli di inventario .
Ecco come si presenta un tipico inventario in Excel:
via Excel Rendete il vostro foglio di calcolo il più informativo e funzionale possibile per ordinare e filtrare rapidamente i dati.
Passaggio 3: Regolare le quantità in base alle vendite commerciali
Una gestione accurata dell'inventario è fondamentale per piano della capacità produttiva . È necessario determinare con precisione le risorse, come scorte e spazi di archiviazione, necessarie per soddisfare la domanda attuale e futura senza sovraccaricare le operazioni.
Man mano che si effettuano vendite, è necessario tenere aggiornati i livelli delle scorte. Questo evita l'esaurimento delle scorte e il sovraccarico delle risorse.
Per aggiornare le scorte, trovare l'elemento nel foglio di calcolo e regolare la quantità nella colonna appropriata. È possibile utilizzare semplici formule di Excel per calcolare automaticamente i totali e applicare la formattazione a condizione per evidenziare gli elementi che si stanno esaurendo, aiutandovi a tenere sotto controllo l'inventario e a evitare le scorte.
via Excel 💡Pro Tip: Se siete alla ricerca di funzionalità/funzione di approvvigionamento più avanzate, strumenti come SAP Ariba e Coupa offrono una perfetta integrazione con Excel. Questi software di gestione degli acquisti consentono di gestire i processi di approvvigionamento, come il monitoraggio degli ordini e gli aggiornamenti di massa.
Passaggio 4: revisione e audit dei dati
Revisioni e verifiche regolari dei dati di inventario sono essenziali per garantirne l'accuratezza
In un determinato periodo, fate un controllo incrociato tra l'inventario fisico e i numeri del vostro foglio Excel. Cercate discrepanze, informazioni obsolete o dati mancanti sulle scorte in entrata e in uscita.
Integrare software logistico come Oracle Transportation Management e Zoho Inventory possono semplificare questo processo allineando i dati di inventario con il monitoraggio in tempo reale.
Questi controlli aiutano a mantenere l'accuratezza dei dati e forniscono informazioni sulle tendenze dell'inventario, come le fluttuazioni dei livelli di scorte o i cambiamenti stagionali della domanda. Queste tendenze possono prevedere le esigenze future, migliorando l'efficienza operativa e riducendo i costi.
Evitare le insidie e gli errori più comuni
La gestione manuale dell'inventario in Excel è soggetta a errori. Tra gli errori più comuni vi sono la voce incoerente dei dati, l'etichettatura errata dei prodotti e l'omissione dell'aggiornamento dei livelli delle scorte. Questi errori sono importanti perché possono risultare in un eccesso di scorte, in un esaurimento delle scorte e in una reportistica finanziaria imprecisa.
Ricordate il il famigerato incidente della Balena di Londra della JP Morgan ? Nel 2012, JP Morgan Chase ha subito un'incredibile perdita di $$$a causa di un dipendente che ha copiato dati non corretti da un foglio di calcolo a un altro senza regolare le formule. Incidenti come questi evidenziano l'importanza dell'accuratezza nella gestione finanziaria e dell'inventario.
Per evitare queste insidie, seguite queste best practice:
- Impostare linee guida chiare per la voce dei dati, comprese le convenzioni di denominazione e gli aggiornamenti
- Formare tutti gli utenti a una voce coerente dei dati
- Organizzare sessioni di aggiornamento periodiche per affrontare potenziali nuovi errori dovuti agli aggiornamenti
- Predisporre un piano di emergenza per gestire gli errori involontari. Questo potrebbe comportare la pronta identificazione dell'errore e la notifica al team per risolvere le discrepanze entro un tempo stabilito
A seguire, condurre un'accurata revisione dei dati per correggere i livelli delle scorte e un'analisi delle cause profonde per evitare ricorrenze.
Vantaggi e svantaggi di Excel per la gestione dell'inventario
Quando si tratta di gestione dell'inventario, Excel è come la vecchia auto fidata che avete in garage. Forse non è l'ultimo modello, ma Da fare per la maggior parte del tempo.
Vediamo alcuni vantaggi dell'utilizzo di Excel per tutti i processi di gestione dell'inventario.
- **Efficienza dei costi: Excel è molto più conveniente della maggior parte dei software dedicati alla gestione dell'inventario
- **Visibilità dell'inventario: è facile impostare un foglio di calcolo Excel che vi permetta di visualizzare a volo d'uccello ciò che è in magazzino, ciò che sta uscendo dagli scaffali e ciò che è rimasto lì dai saldi delle vacanze dell'anno scorso
- Coordinazione multicanale: Excel può fungere da sportello unico per il vostro inventario, consentendovi di coordinare i livelli delle scorte sia che vendiate online, sia che vendiate in negozio o entrambi
Esaminiamo ora alcuni motivi per cui questa vecchia e fidata soluzione di gestione dell'inventario potrebbe non essere sempre l'eroe che vogliamo.
- **L'assenza di funzionalità/funzione di automazione integrate in Excel è una delle principali preoccupazioni degli utenti contemporanei
- **Una pressione di tasti sbagliata e il vostro inventario può andare fuori controllo più velocemente di quanto possiate dire "annullamento"
Software di gestione dell'inventario vs. Excel Gestione dell'inventario
Potete optare per alternative specializzate a Excel per la gestione dell'inventario. Alcune, come Fogli Google, sono piuttosto note; altre sono più specializzate, come Oracle NetSuite.
I software per la gestione dell'inventario sono appositamente studiati per aiutare le aziende a monitorare e gestire i livelli di inventario, gli ordini, le vendite e le consegne. Automatizza molti processi manuali tradizionalmente associati alla gestione dell'inventario, migliorando l'efficienza operativa.
Le differenze fondamentali tra i software specializzati nella gestione dell'inventario e la gestione dell'inventario con Excel sono riportate in questa tabella:
| Aspetto | Software per la gestione dell'inventario | Gestione dell'inventario Excel |
|---|---|---|
| Facilità d'uso | Progettato specificamente per le attività di inventario, spesso con interfacce intuitive | Familiare per molti utenti ma non ottimizzato per la gestione dell'inventario |
| Automazioni | Alto livello di automazione per la voce dei dati, gli aggiornamenti e la reportistica | Si basa molto sull'immissione manuale dei dati |
| Accesso ai dati in tempo reale | Fornisce monitoraggio e aggiornamenti in tempo reale dei livelli di inventario | Manca di funzionalità in tempo reale, per cui i dati possono diventare rapidamente obsoleti |
| Scalabilità | Si adatta facilmente alla crescita aziendale e a inventari più ampi | Scalabilità limitata; inefficiente per grandi insiemi di dati |
| Integrità dei dati | Maggiori garanzie contro la corruzione e gli errori dei dati | Incline all'errore umano a causa della voce manuale dei dati |
| Collaborazione | Supporta più utenti con accesso controllato e monitoraggio delle modifiche | Funzionalità/funzione di collaborazione limitate; soggetto a errori quando più utenti modificano simultaneamente |
| Integrazione | Si integra perfettamente con altri sistemi aziendali (ad esempio, ERP, eCommerce) | Funzionalità di integrazione al limite; spesso richiede trasferimenti manuali dei dati |
| Costo | Generalmente comporta costi di sottoscrizione o di licenza | A basso costo o gratis |
| Reportistica e analisi | Strumenti avanzati di reportistica per analisi predittive e approfondimenti | Funzionalità di reportistica di base; manca di strumenti analitici avanzati |
| Personalizzazione | Altamente personalizzabile per adattarsi alle specifiche esigenze aziendali e ai flussi di lavoro | Opzioni di personalizzazione limitate; si affida principalmente a modelli precostituiti |
Come si può notare, un software specializzato nella gestione dell'inventario offre notevoli vantaggi in termini di funzioni rispetto a Excel. Questo lo rende una scelta più adatta per le aziende con esigenze di inventario complesse. Una preoccupazione, tuttavia, è il loro costo.
E se si potesse ottenere il meglio di entrambi i mondi? Una funzione robusta a un prezzo ragionevole?
Scegliere ClickUp per la gestione dell'inventario ClickUp è una piattaforma di gestione del lavoro personalizzabile che offre funzioni stellari di gestione dei fogli di calcolo e molto altro ancora.
Dashboard personalizzabili, attività automatizzate e notifiche in tempo reale aiutano a mantenere organizzato l'inventario. Inoltre, offre una serie di funzionalità/funzione per la gestione dell'inventario, come l'archiviazione in sicurezza di documenti essenziali come la Nota di ricevimento merci (GRN) all'interno delle attività.
Tenere sotto controllo i dati dell'inventario in tempo reale con le dashboard di ClickUp
Si integrano con altri strumenti che utilizzate spesso, facilitano il monitoraggio del tempo e offrono opzioni avanzate di reportistica. Inoltre, la sua vasta libreria di modelli elimina il lavoro di impostazione del flusso di lavoro.
Date un'occhiata più da vicino ad alcune delle soluzioni di gestione dell'inventario di ClickUp.
Automazioni ed efficienza
ClickUp è una soluzione moderna e di facile utilizzo per ottimizzare il processo di gestione dell'inventario.
Il suo modelli di gestione dei fornitori semplificano il processo di monitoraggio delle informazioni e delle prestazioni dei fornitori. L'automazione incorporata, come le attività ricorrenti e i trigger per le attività, velocizza il coordinamento dei fornitori e la gestione delle attività semplifica la gestione degli ordini .
Con funzionalità/funzione quali il monitoraggio automatico del tempo, gli aggiornamenti in tempo reale e le notifiche di esaurimento scorte, ClickUp è come un assistente personale dedicato a tenere sotto controllo l'inventario.
Costo e flessibilità
Excel è un'opzione conveniente e a basso costo. Tuttavia, questi vantaggi hanno un prezzo: la gestione di fogli di calcolo Excel complessi richiede più tempo e lavoro richiesto man mano che l'azienda cresce.
ClickUp offre opzioni avanzate a fronte di una piccola sottoscrizione. (Naturalmente, ClickUp è disponibile anche in versione gratuita a vita).
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/ClickUp-Custom-Fields-4.png Campi personalizzati di ClickUp /$$$img/
Aggiungere dettagli essenziali utilizzando i campi personalizzati ClickUp
Con Campi personalizzati e multipli Visualizzazioni ClickUp è possibile visualizzare le informazioni nel modo che si preferisce.
È importante notare che è possibile utilizzare ClickUp anche per altre esigenze. Per esempio, ClickUp software di gestione delle operazioni può aiutare la vostra azienda in crescita.
Scalabilità
ClickUp è stato costruito pensando alla scalabilità. Che si tratti della gestione dell'inventario di una piccola azienda o di una grande impresa, ClickUp può crescere con voi.
Gestisce in modo efficiente grandi volumi di dati e fornisce una reportistica e un'analisi avanzate grazie alla possibilità di personalizzazione ClickUp Dashboard che vi aiutano a prendere decisioni informate durante l'evoluzione della vostra azienda. Modello di gestione dell'inventario di ClickUp può essere personalizzato in base alle vostre esigenze, facilitando l'impostazione e la gestione dell'inventario con il minimo lavoro richiesto. È anche facilmente scalabile.
Ecco alcune delle sue principali funzionalità/funzioni:
- Campi personalizzati precostituiti per il monitoraggio dei dettagli dell'inventario, come le descrizioni degli elementi, i livelli delle scorte e i punti di riordino
- Viste facili da usare, tra cui Elenco, Calendario e Bacheca, per la gestione delle attività e dei piani di inventario
- Dipendenze e promemoria delle attività per garantire il rifornimento e il controllo dell'inventario in tempo utile
- Dashboard personalizzabili per monitorare le metriche e le prestazioni dell'inventario
- Integrazione con altri strumenti come Slack e l'email per comunicazioni e notifiche semplificate
- Funzionalità di collaborazione in tempo reale che consentono ai membri del team di aggiornare le informazioni sull'inventario simultaneamente
- Automazione semplificata dei flussi di lavoro per ridurre le attività manuali e migliorare l'efficienza
Scarica questo modello
Transizione da Excel a ClickUp per la gestione dell'inventario
👀Da fare: Secondo uno studio condotto da Acuity Training circa il 54% delle aziende di tutto il mondo utilizza Microsoft Excel, il che si traduce in oltre 2 miliardi di utenti a livello globale. È evidente che Excel sta facendo qualcosa di buono. È probabile che anche voi lo abbiate usato.
Tuttavia, con la crescita della vostra azienda, potreste dover prendere in considerazione una soluzione più robusta per la gestione dell'inventario, come ClickUp.
Siete pronti a fare l'upgrade?
Se vi accorgete che il vostro inventario sta superando il vostro foglio elettronico, potrebbe essere il momento di prendere in considerazione un aggiornamento. Ecco alcuni segnali:
- Se passate più tempo a correggere errori che a gestire l'inventario, la mancanza di automazione avanzata in Excel potrebbe essere un ostacolo
- Quando l'inventario si espande, tenere traccia di tutto in Excel può diventare opprimente
- Se avete bisogno di aggiornamenti in tempo reale e di automazione, i processi manuali di Excel possono rallentare la vostra attività
- Se più persone sono coinvolte nella gestione dell'inventario, il coordinamento attraverso un singolo foglio di calcolo può diventare caotico
Passaggio dalla gestione dell'inventario in Excel a ClickUp
Il passaggio da Excel a ClickUp non deve essere scoraggiante.
Iniziate con la migrazione dei dati esistenti alle dashboard personalizzabili di ClickUp. Queste dashboard consentono di creare elenchi dinamici, monitorare i livelli delle scorte e gestire gli ordini da più canali commerciali in un unico posto.
Ecco un approccio per passaggi:
Esportare i dati Excel
Iniziate esportando i dati dell'inventario da Excel (in formato XLSX, XLS o CSV) e importateli in ClickUp.
Importare dati da varie origini dati in ClickUp in pochi semplici passaggi
Impostare flussi di lavoro personalizzati
Personalizzato Modello di inventario di ClickUp per adattarsi ai vostri processi di inventario, che si tratti di monitorare i livelli delle scorte, gestire gli ordini o impostare avvisi di riordino.
Con il modello di inventario di ClickUp è possibile:
- Centralizzare tutti i dati dell'inventario in un'unica area di lavoro semplificata per un accesso e una gestione più agevoli
- Monitorare in modo efficiente i livelli delle scorte, le vendite e i riordini in tempo reale, assicurandovi di non rimanere mai senza elementi essenziali
- Automatizzare gli aggiornamenti e la reportistica, riducendo gli errori manuali e risparmiando tempo per le revisioni dell'inventario
Per ottimizzare la gestione dell'inventario, migliorate questo modello aggiungendo stati personalizzati come "In Stock", "Low Stock" e "Out of Stock" È inoltre possibile incorporare campi personalizzati come "SKU", "Fornitore", "Punto di riordino" e "Ultimo ordine" per mantenere organizzate le informazioni vitali sull'inventario e visualizzare un quadro completo dello stato delle scorte.
Scarica questo modello
Monitorare e regolare
Una volta che il sistema è attivo e funzionante, monitoratene le prestazioni e apportate le modifiche necessarie per ottimizzare la gestione dell'inventario.
Automazioni e reportistica in tempo reale nella gestione dell'inventario
Uno dei maggiori vantaggi del passaggio a ClickUp è rappresentato dalle funzionalità di automazione e reportistica in tempo reale. Con Automazioni di ClickUp è possibile automatizzare l'inserimento e l'aggiornamento dei dati, riducendo il rischio di errori umani e liberando tempo per attività più strategiche.
Aumenta la tua produttività con le Automazioni in ClickUp
La reportistica in tempo reale di ClickUp vi permette di generare informazioni aggiornate con un semplice pulsante, aiutandovi a prendere rapidamente decisioni informate.
E abbiamo lasciato il meglio per ultimo: ClickUp Brain .
ClickUp Brain è l'assistente IA di ClickUp completamente integrato. È possibile accedervi da qualsiasi punto della piattaforma ClickUp. Ecco come sfruttarlo:
- Porre domande ("Qual è l'attuale tasso di rotazione del nostro inventario e come si confronta con quello dell'anno scorso?")
- Generare tabelle e visualizzazioni ("Mostrami una tabella di tutti gli elementi esauriti durante la stagione natalizia dell'anno scorso e la loro attuale domanda")
- Creare reportistica ("Scrivi un riepilogo/riassunto delle variazioni mensili delle scorte di scarpe di quest'anno")
Creare reportistica e riepiloghi/riassunti con ClickUp Brain
🎨Fun fact: l'artista giapponese ottantenne Tatsuo Horiuchi crea bellissimi dipinti di vita, moduli artistici e paesaggi giapponesi... utilizzando Microsoft Excel!
Automazioni nella gestione dell'inventario con ClickUp
Una volta una persona saggia ha detto: "L'economia globale è costruita su due cose: il motore a combustione interna e Microsoft Excel" In effetti, Excel si è guadagnato i suoi galloni.
Excel può aiutare le piccole aziende a migliorare la gestione dell'inventario. Ma quando la vostra azienda crescerà, saprete che è arrivato il momento di aggiornare il vostro sistema di gestione dell'inventario con Excel.
ClickUp offre soluzioni moderne e scalabili per la gestione dell'inventario, con automazioni, informazioni in tempo reale e funzionalità/funzione che un foglio di calcolo Excel non può eguagliare. Inoltre, è dotato di molte altre soluzioni, come la documentazione collaborativa e la chat in tempo reale, che lo rendono un'app all-in-one adatta a tutti i reparti. Per i professionisti aziendali lungimiranti, la sua scalabilità e flessibilità non possono essere ignorate. Iniziate a lavorare con ClickUp oggi stesso!