Il monitoraggio dell'inventario può essere scoraggiante, soprattutto per le aziende che gestiscono più prodotti e fornitori. I continui cambiamenti nei livelli delle scorte possono causare confusione, perdita di opportunità commerciali e perdite finanziarie.
Senza un sistema organizzato, il monitoraggio di ciò che è disponibile in magazzino e di ciò che deve essere rifornito può diventare rapidamente un compito impossibile da gestire.
Microsoft Excel offre una soluzione con la sua gamma di modelli gratuiti per l'inventario. Questi modelli forniscono un quadro strutturato per la registrazione dei prodotti, il monitoraggio delle quantità e la gestione dei fornitori. La loro versatilità li rende adatti sia ai titolari di piccole imprese che ai grandi magazzini, consentendo la personalizzazione per soddisfare esigenze specifiche.
Scopriamo questi modelli Excel per l'inventario efficienti e facili da usare che aiutano a gestire in modo efficiente le scorte.
Cosa rende efficace un modello di inventario Excel?
Un modello di inventario Excel è un foglio di calcolo predefinito che ti aiuta a effettuare il monitoraggio e la gestione efficiente dei livelli di inventario in Excel.
Quando cerchi i migliori modelli per la gestione dell'inventario, prendi in considerazione queste funzionalità fondamentali:
- Chiarezza: il modello dovrebbe avere un layout ben organizzato con titoli, sezioni e categorie chiare per facilitare l'inserimento e la revisione dei dati di inventario.
- Facilità d'uso: il modello deve essere intuitivo, consentendo al tuo team di navigarlo facilmente, indipendentemente dalla loro competenza in Excel.
- Automazioni: dovrebbe supportare formule integrate per calcolare i totali, riducendo il lavoro richiesto e minimizzando gli errori.
- Personalizzazione: un buon modello di foglio di calcolo Excel per l'inventario consente di aggiungere o rimuovere colonne, incorporare categorie specifiche e applicare elementi di branding (come loghi e combinazioni di colori) per soddisfare esigenze aziendali specifiche.
- Rappresentazione visiva: dovrebbe includere tabelle o grafici che forniscono una rapida panoramica dei livelli delle scorte e delle tendenze.
- Funzionalità collaborative: il modello dovrebbe consentire a più utenti di visualizzarlo, effettuare modifiche e condividerlo in tempo reale, promuovendo un efficace lavoro di squadra.
8 modelli Excel per l'inventario per le sfide quotidiane
Vediamo insieme gli otto migliori modelli Excel per una gestione efficiente delle scorte:
1. Modello di elenco dell'inventario con evidenziazione dei riordini di Microsoft
Il modello di elenco inventario con evidenziazione dei riordini di Microsoft offre un modo semplice ma efficace per monitorare i livelli delle scorte, tenere traccia dei punti di riordino e assicurarti di avere gli elementi necessari in magazzino.
È dotato di colonne quali ID inventario, Nome, Descrizione, Prezzo unitario, Quantità in magazzino e Valore totale dell'inventario. La funzionalità di formattazione condizionale evidenzia automaticamente gli elementi che devono essere riordinati. Se le scorte di un articolo popolare scendono al di sotto di un livello prestabilito, vengono immediatamente segnalate in modo da poterle rifornire prima che si esauriscano.
Ideale per: titolari di negozi al dettaglio che hanno bisogno di monitorare i livelli delle scorte e riordinare rapidamente gli elementi più venduti per evitare esaurimenti.
2. Modello di inventario dei beni personali di Microsoft
Il modello di inventario delle risorse personali di Microsoft ti permette di avere una panoramica delle tue finanze personali a colpo d'occhio, senza dover sfogliare infiniti fogli di calcolo.
Puoi inserire varie categorie di beni, come 401(k), obbligazioni, risparmi, azioni o anche beni fisici come la tua auto e la tua casa, insieme ai rispettivi valori. Il grafico a barre integrato trasforma i tuoi dati in una chiara rappresentazione visiva, mostrando quali categorie di beni dominano il tuo portfolio.
Il modello è completamente personalizzabile: puoi modificare il testo, i colori, le immagini e lo stile dei grafici in base alle tue preferenze.
Ideale per: persone che desiderano catalogare e valutare i propri beni per comprendere il proprio portfolio finanziario.
3. Modello di inventario di magazzino di Microsoft
Il modello di inventario magazzino di Microsoft ti consente di vedere tutto ciò che accade nel tuo magazzino. Organizza le tue scorte in base alle descrizioni degli elementi, ai numeri SKU (Stock Keeping Unit) e alle posizioni specifiche dei contenitori.
Le funzionalità principali includono:
- Calcolo del valore totale dell'inventario: visualizza immediatamente il valore totale del tuo inventario.
- Posizione e organizzazione dei contenitori: grazie a questi strumenti, puoi individuare rapidamente la posizione di spazio di archiviazione degli elementi, mantenendo il magazzino ordinato.
- Avvisi di riordino: il modello segnala gli elementi da riordinare, eliminando le congetture e garantendo che i tuoi prodotti più venduti siano sempre disponibili.
- Stampa degli elenchi di prelievo: puoi stampare un elenco di prelievo direttamente da Excel. Fornisce al tuo team una guida chiara su cosa prelevare e dove trovarlo durante la preparazione degli ordini.
Ideale per: Responsabili di magazzino nel settore della vendita al dettaglio o dell'e-commerce che hanno bisogno di effettuare il monitoraggio dei livelli delle scorte per evadere gli ordini in modo accurato e tempestivo.
4. Modello di foglio di calcolo per l'inventario di Template.net
Il modello di foglio di calcolo per l'inventario di Template.net è un altro modello per il monitoraggio delle risorse che ti consente di:
- Inserisci i dettagli principali come il nome dell'azienda, lo slogan, l'indirizzo e le informazioni di contatto nella sezione dell'intestazione.
- Memorizza informazioni essenziali come SKU, descrizioni degli elementi, quantità disponibili, costi unitari e valori totali.
- Registra tutti i movimenti di magazzino (acquisti, operazioni commerciali, resi e rettifiche) per mantenere i tuoi registri accurati e aggiornati.
- Monitora i livelli delle scorte in tempo reale e imposta avvisi di riordino per evitare di rimanere senza i prodotti più venduti o di accumulare scorte eccessive di quelli meno venduti.
- Effettua il monitoraggio dei contatti dei fornitori, dei lead time e dei prezzi per ottimizzare il rifornimento.
Ideale per: Titolari di piccole imprese che gestiscono più fornitori e linee di prodotti.
5. Modello di inventario del negozio di Template. net
La gestione dell'inventario del negozio può essere una sfida costante: i prodotti arrivano e vengono venduti, e il monitoraggio di tutto può essere difficile. Tuttavia, il modello di inventario del negozio di Template.net ti permette di avere tutte queste informazioni a portata di mano.
Offre funzionalità quali:
- Monitoraggio dell'inventario in tempo reale: il dashboard mostra il movimento totale delle scorte (225 elementi in entrata, 150 in uscita e 75 rimanenti), offrendoti una visione chiara per prendere decisioni rapide sul rifornimento.
- Rappresentazione visiva: il grafico lineare confronta gli elementi ricevuti rispetto a quelli venduti nel tempo, evidenziando tendenze come le magliette da uomo più vendute o le scarpe da ginnastica meno vendute. Il grafico radar suddivide l'inventario in categorie come Abbigliamento e Calzature.
- Sezione Note: utilizza quest'area per inserire informazioni aggiuntive, come istruzioni speciali per la manipolazione o note relative alle promozioni commerciali.
Ideale per: negozi di abbigliamento e calzature che hanno bisogno di effettuare il monitoraggio delle scorte stagionali, come giacche invernali e sandali estivi, per ottimizzare i livelli delle scorte durante i periodi di picco degli acquisti.
6. Modello di foglio di calcolo per la gestione dell'inventario dei trasporti e della logistica di Template.net
Il modello di foglio di calcolo per la gestione dell'inventario dei trasporti e della logistica di Template.net gestisce una varietà di dati logistici in un unico passaggio:
- Descrizione dell'elemento: ottieni una descrizione chiara di ogni elemento a colpo d'occhio.
- Numero articolo e fornitore: sono fondamentali per riordinare e mantenere solide relazioni commerciali.
- Livelli delle scorte: effettua il monitoraggio di ciò che hai, di ciò che sta arrivando e di ciò che sta uscendo per avere sempre il controllo del tuo inventario.
- Punti di riordino: saprete quando riordinare le scorte per evitare carenze. Il sistema calcola automaticamente per voi, alleggerendo il carico mentale.
Inoltre, quando effettui una selezione di un elemento, gli altri campi vengono compilati o calcolati automaticamente, consentendoti di risparmiare tempo e ridurre gli errori.
Ideale per: Responsabili della logistica che devono effettuare il monitoraggio delle forniture per evitare interruzioni nelle operazioni di spedizione.
➡️ Per saperne di più: Software e strumenti per la gestione degli acquisti e modelli di inventario di Fogli Google
7. Modello di gestione dell'inventario di Template.net
Il modello di gestione dell'inventario di Template.net fornisce una visione immediata dello stato delle tue scorte.
Monitora i costi unitari e i prezzi, aiutandoti a comprendere i margini di profitto complessivi. Puoi anche accedere ai dettagli dei fornitori per ogni prodotto, rendendo il riordino rapido e semplice.
Inoltre, il modello include rappresentazioni visive (grafici, grafici a barre e grafici a torta) delle tue scorte per prodotto e categoria.
Ideale per: gestori di ristoranti che hanno bisogno di analizzare i tassi di utilizzo di ingredienti specifici per ridurre al minimo gli sprechi e mantenere la disponibilità dei menu.
8. Modello di inventario fisico di magazzino di WPS Office
Il modello di inventario fisico del magazzino di WPS Office ti offre una panoramica completa delle scorte del tuo magazzino, consentendoti di monitorare le materie prime, i prodotti finiti e gli imballaggi.
Le funzionalità principali sono:
- Chiaro sistema di categorizzazione: suddivide l'intero magazzino in categorie ben definite: materie prime, prodotti semilavorati, prodotti finiti e materiali di consumo.
- Inventario effettivo vs inventario di sistema: le colonne consentono di registrare il conteggio dell'inventario e poi confrontarlo con i numeri del sistema. È possibile registrare eventuali eccedenze (scorte in eccesso) o perdite (elementi mancanti), il che aiuta a identificare rapidamente potenziali problemi.
- Monitoraggio monetario: il modello tiene traccia del numero di elementi che possiedi e del loro valore. Grazie ai campi dedicati al prezzo unitario e all'importo totale in dollari, è facile tenere sotto controllo l'impatto finanziario del tuo inventario.
Ideale per: Responsabili di magazzino nel settore manifatturiero che hanno bisogno di effettuare il monitoraggio delle discrepanze di magazzino per una gestione efficiente delle scorte e una reportistica finanziaria accurata.
➡️ Per saperne di più: Risorse per il project management: tipi, importanza e processo di pianificazione
Limiti dell'utilizzo di Excel per il monitoraggio dell'inventario
Sebbene Excel sia uno strumento economico e accessibile per la gestione dell'inventario, presenta diversi limiti:
- Gestione manuale: Excel richiede l'inserimento manuale dei dati, il che può portare a errori, soprattutto quando si gestiscono grandi volumi di dati.
- Sfide di collaborazione: la modifica simultanea in Excel può causare problemi di controllo delle versioni e conflitti di dati.
- Nessuna automazione per processi complessi: Excel può automatizzare calcoli di base, ma processi di inventario più avanzati come la previsione della domanda o il riordino automatico sono difficili da implementare.
- Mancanza di integrazione: l'integrazione di Excel con altri software ERP o CRM richiede spesso importazioni ed esportazioni manuali, che possono richiedere molto tempo.
- Sicurezza limitata: Excel non dispone delle solide funzionalità di sicurezza dei software specializzati, rendendolo meno ideale per la gestione di dati di inventario sensibili.
- Limiti visivi: Excel non dispone di strumenti avanzati di visualizzazione dei dati, come dashboard interattivi o grafici dinamici. Ciò rende più difficile il monitoraggio delle tendenze, l'individuazione di modelli o l'ottenimento di informazioni più approfondite sulle prestazioni dell'inventario.
Di conseguenza, cresce la necessità di alternative a Excel per soddisfare al meglio le esigenze delle aziende moderne.
Alternative ai modelli Excel per l'inventario
Le aziende con catene di approvvigionamento complesse potrebbero trovare più efficace per le loro esigenze un software dedicato alla gestione dell'inventario.
È qui che entra in gioco ClickUp.
Le sue dashboard personalizzabili offrono una chiara panoramica dell'inventario, con un monitoraggio delle metriche chiave come il fatturato, i punti di riordino e le prestazioni dei fornitori, il tutto in un unico posto per un processo decisionale più intelligente. Inoltre, puoi impostare avvisi e promemoria per livelli di scorte bassi, necessità di rifornimento o spedizioni di ordini.
Inoltre, più membri del team possono accedere e aggiornare i dati di inventario contemporaneamente, mantenendo tutti, dal personale di magazzino ai manager, allineati con le informazioni in tempo reale.
La parte migliore? ClickUp dispone di una vasta collezione di modelli di inventario predefiniti per iniziare, il che lo rende un software di gestione dell'inventario efficiente.
Vediamo alcuni di questi modelli.
1. Modello di inventario ClickUp
Il modello di inventario ClickUp centralizza tutto in un unico spazio (contatti dei fornitori, stati dei pagamenti e altro ancora), così potrai dire addio al continuo passaggio da fogli di calcolo, email e moduli d'ordine.
Offre:
- Visualizzazioni personalizzate: ottieni diverse prospettive del tuo inventario, come la "Visualizzazione fornitori" per vedere quali fornitori riforniscono cosa o la "Visualizzazione inventario" per effettuare il monitoraggio dettagliato dei livelli attuali delle scorte.
- Campi personalizzati: effettua il monitoraggio di tutto, dal costo unitario ai punti di riordino, semplificando la previsione delle esigenze.
- Automazioni: imposta regole di automazione personalizzate per ricevere promemoria quando rifornire le scorte o quando sono dovuti i pagamenti.
Inoltre, se hai diversi reparti come commerciale, acquisti e finanza, il modello offre un formato ben strutturato per un piano organizzativo efficiente.
Ideale per: Responsabili operativi in aziende con più reparti che necessitano di un sistema centralizzato per semplificare il monitoraggio dell'inventario.
Per saperne di più: I 10 migliori software di logistica (recensioni e prezzi)
2. Modello di rapporto sull'inventario ClickUp
Il modello di rapporto sull'inventario ClickUp ti aiuta a rifornire rapidamente i prodotti più venduti e a eliminare quelli che rimangono invenduti sugli scaffali.
Ecco come può esserti utile:
- Visualizza i livelli delle scorte a colpo d'occhio: il formato tabellare di facile lettura del modello ti consente di vedere tutti i dettagli delle tue scorte senza dover setacciare infinite righe di dati.
- Inserimento dati senza sforzo: grazie alla funzione di inserimento dati senza codice, modificare i dettagli dei prodotti è un gioco da ragazzi: basta cliccare, digitare e il gioco è terminato.
- Strumenti di analisi: individua i modelli di movimento delle scorte, anticipa i picchi di domanda e modifica i tuoi ordini.
Ideale per: Responsabili e-commerce che gestiscono linee di prodotti diversificate.
3. Modello di gestione dell'inventario ClickUp
Il modello di gestione dell'inventario ClickUp è uno strumento in tempo reale per il monitoraggio delle quantità dei prodotti, dei riordini, dei fornitori e persino delle fluttuazioni dei costi, il tutto in un'unica configurazione chiara e facile da gestire.
Aiuta a prevenire l'eccesso o la carenza di scorte grazie a avvisi integrati e revisioni programmate. Puoi prendere decisioni informate sui tempi di riordino e sugli investimenti analizzando le variazioni dei costi e le tendenze delle scorte.
Utilizza la Visualizzazione della sequenza per monitorare le variazioni dell'inventario nel tempo, assicurandoti di essere pronto per i picchi di domanda durante i periodi di alta stagione come il Black Friday.
Ideale per: rivenditori e responsabili dell'inventario che desiderano garantire che tutti, dal responsabile delle operazioni al team commerciale, siano allineati riguardo allo stato dell'inventario e alle esigenze di riordino.
4. Modello di inventario per ufficio ClickUp
Il modello di inventario per ufficio ClickUp organizza il tuo inventario, che si tratti di laptop, snack o quella scorta infinita di caffè.
Grazie alle funzionalità di monitoraggio del tempo, puoi controllare la durata delle attività, individuare i colli di bottiglia (come i ritardi dei fornitori) e adeguare il tuo programma di ordini, sia anticipando gli ordini sia passando a un fornitore più affidabile.
Inoltre, utilizza la Visualizzazione conversazione per comunicare direttamente eventuali problemi o modifiche relativi all'inventario. Se si verifica un ritardo nella consegna di un nuovo ordine, tagga i membri del team per effettuare la sincronizzazione di tutti in modo che nessuno venga colto alla sprovvista.
Ideale per: Responsabili d'ufficio o team amministrativi che gestiscono le forniture d'ufficio.
5. Modello di inventario delle forniture per ufficio ClickUp
Il modello di inventario delle forniture per ufficio di ClickUp offre una panoramica completa di tutte le forniture necessarie al tuo ufficio.
Include campi personalizzati per il monitoraggio degli ordini dell'ufficio, come ad esempio:
- Costo totale: calcola il costo totale dell'ordine in base al prezzo unitario e alla quantità.
- Reparto: assegna ogni ordine a un reparto per facilitare la definizione del budget.
- Stato del pagamento: tiene traccia se un elemento è stato pagato completamente, parzialmente o è in sospeso. Ad esempio, le decorazioni per l'albero di Natale costano 40 dollari, ma con l'opzione "Pagamento parziale" selezionata, saprai di dover ricontattare il fornitore.
Ideale per: Responsabili d'ufficio che gestiscono grandi volumi di contratti con i fornitori, ordini all'ingrosso o esigenze di approvvigionamento ricorrenti.
6. Modello di inventario IT ClickUp
Il modello di inventario IT ClickUp è una soluzione all-in-one che fornisce un controllo completo dell'inventario tecnologico con promemoria automatici e dipendenze.
Puoi impostare promemoria trimestrali per verificare la disponibilità delle licenze o collegare gli ordini di hardware in modo che un'attività venga aggiornata automaticamente al completamento di un'altra.
La vista del riepilogo offre una rapida panoramica delle scorte disponibili e di quelle in attesa, mentre la vista dell'inventario corrente mostra un elenco dettagliato degli elementi in magazzino.
Ideale per: responsabili IT e amministratori di sistema che supervisionano diverse risorse tecnologiche.
➡️ Per saperne di più: I 10 migliori strumenti software per la gestione delle operazioni
💡Suggerimento professionale: utilizza ClickUp Brain per compilare automaticamente dettagli quali i costi dei prodotti o le modifiche dei fornitori, riducendo il tempo necessario per l'inserimento dei dati. Inoltre, aggiorna i membri del team quando i livelli delle scorte cambiano o quando alcuni elementi richiedono attenzione. Può anche riepilogare commenti e feedback, ottimizzando le discussioni del team relative all'inventario.
7. Modello di inventario per ristoranti ClickUp
Il modello di inventario per ristoranti ClickUp ti aiuta a monitorare i livelli delle scorte degli ingredienti importanti, ridurre gli sprechi e prevenire le rotture di stock.
Sono disponibili diverse visualizzazioni, tra cui:
- Visualizzazione del consumo settimanale: mostra l'utilizzo settimanale di ogni elemento: se il tuo ristorante consuma 20 libbre di parmigiano alla settimana, puoi regolare gli ordini per evitare acquisti eccessivi o scorte insufficienti.
- Visualizzazione dello spazio di archiviazione degli elementi: organizza tutti gli elementi presenti in cucina, dispensa, frigorifero e congelatore assegnando loro specifiche posizioni di archiviazione.
- Visualizzazione delle scorte esaurite: effettua il monitoraggio di tutto ciò che sta per esaurirsi o è completamente esaurito, così saprai esattamente cosa riordinare.
- Visualizzazione delle date di scadenza: consente di ordinare gli elementi in base alla data di scadenza, assicurandoti di utilizzarli in tempo ed evitare sprechi.
Ideale per: titolari di ristoranti di piccole e medie dimensioni che supervisionano le operazioni quotidiane in cucina e necessitano di uno strumento preciso per la gestione dell'inventario.
8. Modello di ordine di acquisto e inventario ClickUp
Il modello di ordine di acquisto e inventario ClickUp è progettato per effettuare il monitoraggio di ogni ordine e gestire i livelli di inventario e i dettagli dei fornitori.
Utilizzalo per organizzare gli elementi dell'inventario per categoria, ID prodotto o fornitore. Puoi anche archiviare le informazioni chiave sui fornitori direttamente nella tua area di lavoro: dettagli di contatto, prezzi e Lead time. In questo modo potrai vedere chi offre le condizioni migliori e la consegna più rapida.
Inoltre, imposta attività ricorrenti in ClickUp per riordini regolari e utilizza i promemoria di ClickUp per ricevere una notifica quando è il momento di effettuare il prossimo ordine.
Ideale per: titolari di imprese alla ricerca di un software di inventario per effettuare il monitoraggio degli ordini di acquisto e automatizzare i riordini.
➡️ Per saperne di più: I 10 migliori software per la gestione degli ordini
9. Modello semplice di registro dell'inventario aziendale ClickUp
Il modello di registro dell'inventario aziendale semplice di ClickUp organizza l'intero magazzino in sezioni chiare e codificate a colori, come Esaurito, Critico e Riordina, in modo da non perdere mai più una vendita a causa di scorte insufficienti.
Dispone di 15 campi personalizzati per memorizzare i dati di ogni elemento:
- Quantità di magazzino: mostra la quantità di magazzino rimanente
- Quantità dell'ordine: specifica la quantità di scorte da ordinare quando i livelli raggiungono il punto critico.
- Informazioni sui fornitori: monitora i fornitori da cui hai effettuato ordini e dei loro recapiti.
- Livello di riordino: imposta una soglia di riordino e invia avvisi quando le scorte scendono al di sotto di tale livello.
Ideale per: titolari di bar che necessitano di un sistema semplice per gestire i livelli delle scorte degli ingredienti essenziali.
Gestisci facilmente l'inventario con ClickUp
Una gestione efficace dell'inventario garantisce l'ottimizzazione dei livelli delle scorte, il controllo dei costi e il mantenimento di un elevato livello di soddisfazione dei clienti.
Sebbene Excel fornisca diversi modelli per semplificare il processo di monitoraggio delle scorte, affidarsi esclusivamente ai fogli di calcolo può portare a inefficienze e complicazioni man mano che le tue esigenze di inventario e la tua attività crescono.
ClickUp va oltre il semplice monitoraggio. Con funzionalità quali collaborazione in tempo reale, avvisi automatici per il rifornimento e strumenti avanzati di visualizzazione dei dati, ti consente di gestire il tuo inventario con facilità e precisione.
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