Risorse per la gestione dei progetti: Tipi, significato e processo di pianificazione

Cosa sarebbe un pittore senza i suoi colori? Un -er! 😅

La battuta potrebbe essere ridondante, ma la gestione delle risorse non lo è affatto. Questo processo dietro le quinte svolge un ruolo fondamentale nell’esito positivo di qualsiasi progetto. La verità è che, anche se tutti i tuoi materiali sono di alta qualità e tutte le persone sono capaci, non servirà a nulla se non sai come utilizzarli al meglio.

Per pianificare ed eseguire un progetto in modo efficace, devi essere consapevole delle risorse di cui hai bisogno e di quelle che hai a disposizione. Devi anche essere esperto nella gestione delle risorse. Solo così il tuo progetto potrà procedere senza intoppi e ottenere risultati favorevoli.

Abbiamo creato questa guida per aiutarti a rinfrescare le tue conoscenze sulle risorse per il project management. Imparerai a conoscere i diversi tipi di risorse, come identificarle e gestirle e come i software di gestione delle risorse possono semplificare questi processi.

Cosa sono le risorse per il project management?

Le risorse di progetto rappresentano tutto ciò da cui dipendi per il completamento con esito positivo del progetto. La gestione delle risorse è il processo di pianificazione e utilizzo di questi elementi.

Le risorse per il project management possono essere fisiche, come strumenti e materiali, e immateriali, come tempo e lavoro richiesto.

Le risorse fisiche hanno un valore monetario specifico. Possono essere temporanee o fisse a seconda di quanto tempo le hai a disposizione. Detto questo, anche le risorse immateriali come i contratti possono avere una scadenza.

Possiamo anche classificare le risorse di project management come interne o esterne. Le risorse interne sono i beni della tua azienda, come gli spazi degli uffici, mentre le risorse esterne sono quelle che ottieni o assumi dall'esterno. Esempi di risorse esterne includono appaltatori e fornitori.

Suggerimento professionale: per avere il controllo su tutte le risorse, utilizza un software di gestione delle risorse affidabile come ClickUp. I project manager utilizzano ClickUp come hub all-in-one per la pianificazione delle risorse e del lavoro. Le funzionalità versatili e le opzioni di personalizzazione dello strumento consentono una perfetta integrazione in qualsiasi flusso di lavoro di progetto.

Perché è importante gestire le risorse del progetto?

Illustriamo l'importanza della gestione delle risorse con un esempio:

Immagina di essere un project manager che supervisiona lo sviluppo di un'app fondamentale.

Non avendo dedicato abbastanza tempo alla pianificazione, non sei riuscito a stabilire una sequenza realistica e a determinare le risorse necessarie per completare il progetto. Con l'avvio dello sviluppo, le cose iniziano rapidamente ad andare male. Gli sviluppatori e gli altri partecipanti al progetto sono in una corsa contro il tempo, sotto pressione, e non stanno dando il meglio di sé.

Il risultato è un'app scadente che ha superato di gran lunga la scadenza. È piena di bug e necessita di numerose revisioni, con un costo finale molto superiore al previsto. Tutti, compreso il client, sono insoddisfatti.

Un approccio così disorganizzato può funzionare quando l'azienda è piccola, ma non se gestisci grandi progetti per aziende che si occupano contemporaneamente di più progetti. In questo scenario, devi adottare un approccio strategico, analizzando attentamente i requisiti del progetto e allocando le risorse di conseguenza. Un programma di progetto ambizioso ma fattibile tiene conto delle inevitabili questioni emergenti e garantisce che il tuo team lavori senza stress e in modo efficiente. Puoi rispettare le scadenze senza compromettere la qualità, potenzialmente superando anche le aspettative del client. 🏆

Tipi di risorse del progetto

Sebbene le risorse nel project management possano essere classificate in molti modi, in questo articolo tratteremo quattro tipi fondamentali:

Scopri ogni tipo, la sua importanza ed esempi nelle sezioni seguenti:

Risorse finanziarie

Il denaro è la risorsa più preziosa per qualsiasi progetto. Rappresenta la base per tutte le altre risorse di project management, come i materiali e la manodopera. Ecco perché è necessario gestirlo meticolosamente fin dall'inizio. 💵

Il supporto finanziario per il tuo progetto può provenire da varie fonti, quali:

Quando prendi decisioni finanziarie, affidati a opzioni convenienti. Nel peggiore dei casi, ti ritroverai con un po' di soldi da parte. D'altra parte, se esaurisci i fondi a metà progetto, l'intera operazione sarà compromessa.

Suggerimento professionale: il modello di budget del progetto con WBS di ClickUp offre un modo semplice ma efficace per gestire le spese del tuo progetto. Include una struttura di suddivisione del lavoro (WBS) che ti consente di effettuare il monitoraggio anche delle spese più piccole.

Risorse materiali

Le risorse materiali sono tutte le risorse che la tua azienda possiede o presta per realizzare il tuo progetto. Esse includono:

Suggerimento professionale: ClickUp offre vari modelli per aiutarti a gestire le risorse materiali del progetto. Ad esempio, il modello di gestione dell'inventario di ClickUp è ideale per il monitoraggio della disponibilità delle risorse del progetto, dello stato degli ordini, dei fornitori e dei prezzi. Con il modello di gestione delle risorse di ClickUp, puoi tenere traccia dell'inventario, della condizione e delle riparazioni delle tue attrezzature. 🛠️

Risorse umane

Le persone che rendono possibile il tuo progetto sono le risorse più difficili da gestire perché introducono una matrice di variabili che devi considerare prima di elaborare i piani. Sono personalità uniche con impegni, caratteristiche e competenze distintive. Sono anche essenziali per condurre tutte le operazioni del progetto, dall'ideazione all'esecuzione. 👥

Ecco perché reclutare i membri del team di progetto, formarli e mantenerli soddisfatti richiede un notevole investimento in termini di tempo e risorse finanziarie. Secondo una ricerca del Project Management Institute, la carenza di talenti può ostacolare il 40% del lavoro richiesto per l’implementazione delle strategie.

Le risorse umane possono includere:

Suggerimento professionale: sapevi che ClickUp funge anche da strumento di gestione del team? Semplifica il reclutamento, l'inserimento e l'amministrazione. Con oltre 100 modelli HR predefiniti, puoi gestire qualsiasi processo HR senza alcuno sforzo.

Tempo

Sebbene sia il lavoro a portare avanti il progetto, il tempo necessario per svolgerlo è una risorsa essenziale da considerare durante la pianificazione. Il tempo è denaro: il progetto non può protrarsi all'infinito. Deve seguire un programma per rimanere entro il budget ed evitare di interferire con altri impegni.

Il tempo dipende anche da varie altre risorse di project management. Ad esempio, più persone lavorano su un’attività specifica, meno tempo impiegheranno per completarla. Se il completamento dell’attività dipende da un particolare materiale con limite, sarà necessario fornire una quantità sufficiente di tale risorsa per evitare inutili ritardi.

All'inizio, stimare la durata delle attività di un progetto può essere difficile, a meno che non si effettui il monitoraggio del tempo. In questo modo, sarai in grado di assegnare con maggiore precisione le fasce orarie alle attività in futuro e stabilire tempistiche realistiche per il progetto. ⌛

Suggerimento professionale: ClickUp ti consente di registrare il tempo da qualsiasi dispositivo e generare rapidamente report per l'analisi.

Identificazione e gestione delle risorse per un progetto: processo di passaggio graduale

Se vuoi che il tuo progetto proceda senza intoppi, inizia a prepararti con largo anticipo rispetto alla data di inizio e presta attenzione alla gestione delle risorse.

Nella prossima sezione ci sarà la condivisione dei passaggi necessari per la gestione delle risorse del progetto. Imparerai anche alcune tecniche di gestione utili, come il livellamento delle risorse e la previsione.

Passaggio 1: Definire l'ambito del progetto

La creazione del piano di progetto è il primo passaggio nel playbook di qualsiasi responsabile delle risorse. Elenca tutte le informazioni fondamentali per l'avvio del lavoro di progetto, come ad esempio:

Conoscere le specifiche delle attività del tuo progetto ti aiuterà a valutare le risorse necessarie.

Passaggio 2: Comunicare con i membri del team

È opportuno coinvolgere l'intero team nel processo di pianificazione delle risorse. I membri del team sono esperti e potrebbero avere esperienza con progetti simili, quindi possono fornirti indicazioni utili per la previsione delle risorse.

Potrai quindi effettuare stime più precise sulla durata e sulle altre risorse necessarie per ogni attività del progetto e allocarle in modo efficace. 🔮

Passaggio 3: Analizza le risorse disponibili

Prima di determinare la quantità di ciascuna risorsa da accantonare, è necessario raccogliere dati sulle risorse attualmente disponibili. La risorsa principale da prendere in considerazione è il budget. Dopo aver coperto le basi, presta attenzione a:

Assicurandoti di disporre di tutti i mezzi necessari per avviare il progetto con esito positivo e senza ritardi, creerai una solida base su cui costruire.

Passaggio 4: Creare un piano delle risorse

Una volta raccolte tutte le informazioni necessarie, elabora un piano ufficiale delle risorse. Questo documento guiderà le prossime attività di gestione delle risorse all'interno del team. Definisci tutti i requisiti delle risorse del tuo progetto e includi le loro descrizioni, le quantità necessarie e le scadenze per l'approvvigionamento.

Passaggio 5: Creare un programma delle risorse

In questa fase, devi allineare il tuo programma delle risorse con il programma del progetto. La pianificazione delle risorse previene i ritardi e garantisce che tutte le attrezzature e i materiali arrivino in tempo, così il tuo team non dovrà perdere tempo ad aspettare. Se hai bisogno di assumere appaltatori esterni, assicurati che siano disponibili a svolgere il loro lavoro quando necessario. 📝

Passaggio 6: Assegnare le risorse

L'allocazione delle risorse è il fulcro della tua strategia di gestione delle risorse. In questa fase, devi impiegare tutte le tue capacità mentali e di gestione del tempo per determinare chi utilizzerà quale risorsa e quando.

Molte risorse sono limitate, quindi è necessario creare in anticipo un programma preciso per due fattori decisivi che influenzano l’esito positivo del progetto:

Questo processo di assegnazione delle risorse alle diverse attività di progetto è noto come caricamento delle risorse ed è parte integrante del periodo di pianificazione.

Quando assegni il lavoro ai membri del team, considera la loro disponibilità e assegna il lavoro di conseguenza. Anche se in teoria sembra allettante, riempire il loro tempo fino al 100% della capacità non è una buona idea. Circostanze impreviste si verificano continuamente: se uno dei membri del team si ammala, gli altri dovranno sostituirlo. Lasciare un po' di margine di manovra per queste situazioni ti aiuterà a mantenere il tuo progetto nei tempi previsti.

È fondamentale essere flessibili e riadattare tempestivamente le date o riassegnare le risorse per risolvere i problemi emergenti ed evitare il sovraccarico di lavoro. Questo processo è chiamato livellamento delle risorse.

Fase 7: Monitoraggio dei progressi e analisi dei risultati

È necessario monitorare l'utilizzo delle risorse per assicurarsi di non andare in ritardo rispetto alla tabella di marcia o di non superare il budget. Per ottenere informazioni più accurate, è necessario determinare in anticipo gli indicatori chiave di prestazione e misurare lo stato dei progressi man mano che si procede nel ciclo di vita del progetto. In questo modo sarà possibile individuare rapidamente i problemi e intervenire prima che compromettano l'intero progetto.

Una volta che il team avrà completato il progetto, potrai analizzare queste metriche per comprendere l'efficacia delle tue iniziative di gestione delle risorse. In questo modo, saprai esattamente cosa ha funzionato bene e cosa dovrai migliorare nel prossimo progetto. 📈

Come gestire le risorse del progetto con ClickUp

La pianificazione delle risorse è probabilmente l'aspetto più impegnativo del project management. Richiede di pensare con largo anticipo. Se fai una scelta sbagliata, l'intero progetto potrebbe andare in tilt. Fortunatamente, hai a disposizione strumenti di gestione delle risorse come ClickUp per assicurarti di avere tutto il necessario per il decollo del progetto. 🛫

Di seguito spiegheremo come utilizzare ClickUp per pianificare e gestire le risorse di qualsiasi progetto. Puoi partire da zero o sfruttare i numerosi modelli già pronti di ClickUp. Per iniziare, questi due potrebbero esserti utili:

Ecco come sfruttare al meglio le funzionalità complete di project management di ClickUp:

Crea la tua area di lavoro e il tuo inventario

La gerarchia dei progetti di ClickUp ti consente di organizzare e semplificare l'intero processo di gestione delle risorse. Crea la tua area di lavoro, aggiungi un'attività per ogni elemento di lavoro e assegnala al membro del team responsabile. Definisci le dipendenze delle attività per chiarire la sequenza delle attività ed evitare colli di bottiglia. 🔗

Utilizza una delle automazioni di ClickUp o creane di personalizzate per ottimizzare il tuo flusso di lavoro e scalare le tue operazioni. Con le automazioni, non dovrai più perdere tempo in lavori manuali ripetitivi e potrai concentrarti invece sulla gestione delle risorse.

ClickUp semplifica ulteriormente la collaborazione e la comunicazione interfunzionale: utilizza la vista Attività per aggiungere descrizioni, liste di controllo e file e aiutare gli assegnatari a svolgere il proprio lavoro senza intoppi. Quando hai bisogno di un contributo diretto dai membri del team o dalle parti interessate, richiedilo nei commenti alle attività o tramite ClickUp Chat.

Pianifica le tue risorse

ClickUp offre oltre 15 visualizzazioni personalizzabili, che consentono di gestire e effettuare il monitoraggio di qualsiasi aspetto della pianificazione delle risorse con facilità. Ottieni una panoramica chiara delle risorse attuali e disponibili sfruttando:

Assegna a ciascuna risorsa un'etichetta di priorità in modo che il tuo team sappia cosa affrontare per primo. Puoi anche aggiungere campi personalizzati, come stati e formule, che possono calcolare automaticamente i costi.

Una volta raccolte tutte le informazioni, redigi il tuo piano di gestione delle risorse con ClickUp Docs, l'editor di testo integrato nella piattaforma. Per la pianificazione delle risorse, puoi utilizzare la vista Gantt o la vista Calendario di ClickUp per visualizzare la Sequenza delle prossime attività di gestione delle risorse.

Crea moduli ClickUp personalizzati per richiedere informazioni ai fornitori, come prezzi e inventario. Archivia e organizza tutti i dati raccolti per facilitare l'analisi costi-benefici e il processo decisionale. Con la vista Mappa di ClickUp, puoi controllare la posizione esatta di ogni fornitore o struttura senza uscire dall'app. 📍

Assegna il lavoro e effettua il monitoraggio dello stato

Ora è il momento di mettere in atto il tuo piano di risorse con l'allocazione delle risorse. Utilizza la vista Carico di lavoro di ClickUp per assegnare il lavoro ai membri del team in base alla disponibilità. Definisci la loro capacità utilizzando indicatori come:

Puoi anche aggiungere un campo personalizzato per adattare la visualizzazione ai flussi di lavoro di team specifici. Dopodiché, non ti resta che scegliere come desideri che appaia la visualizzazione, compreso il periodo visualizzato.

Man mano che il tuo team completa il lavoro e utilizza le risorse, può segnare i propri progressi sulla piattaforma. Utilizzando oltre 50 schede, puoi creare una dashboard ClickUp personalizzata per valutare le prestazioni a colpo d'occhio. Puoi anche specificare i tuoi obiettivi in ClickUp Goals e monitorare i tuoi progressi verso il loro raggiungimento con traguardi misurabili.

Ottimizza il project management delle risorse del tuo progetto con ClickUp

Il modo in cui gestisci le risorse per la gestione dei progetti può determinare l'esito positivo o negativo dei risultati del tuo progetto. Una pianificazione e un'allocazione efficaci delle risorse mettono il tuo team nelle condizioni di raggiungere l'esito positivo, garantendo la consegna puntuale e senza stress del progetto.

La gestione delle risorse è un'operazione complessa, ma puoi semplificarla sfruttando i vantaggi di un software di project management come ClickUp. Prova ClickUp gratis e utilizzalo per trasformare i limoni che ti sono stati dati nella limonata più deliziosa che ci sia! 🍋