Cosa sarebbe un pittore senza la sua vernice? Un -er! 😅
La battuta potrebbe essere superflua, ma la gestione delle risorse non lo è di certo. Questo processo dietro le quinte ha un ruolo fondamentale per l'esito positivo di qualsiasi progetto. La verità è che, anche se tutti i materiali sono di alta qualità e tutte le persone sono capaci, non avrà importanza se non saprete come utilizzarli al meglio.
Per pianificare ed eseguire un progetto in modo efficace, dovete essere consapevoli delle risorse di cui avete bisogno e di quelle che avete. Dovete anche essere abili nella gestione delle risorse. Solo così il progetto potrà svolgersi senza intoppi e ottenere risultati favorevoli.
Abbiamo ideato questa guida per aiutarvi a rinfrescare le vostre conoscenze sulle risorse del project management. Imparerete i diversi tipi di risorse, come identificarle e gestirle e come il software di gestione delle risorse può semplificare questi processi.
Che cosa sono le risorse per il project management?
Le risorse di un progetto rappresentano tutto ciò da cui dipende il completamento del progetto. La gestione delle risorse è il processo di pianificazione e utilizzo di questi elementi.
Le risorse del project management possono essere fisiche_, come strumenti e materiali, e intangibili_, come tempo e lavoro richiesto.
Le risorse fisiche hanno un valore monetario specifico. Possono essere temporanee o fisse, a seconda della durata della loro disponibilità. Detto questo, anche le risorse immateriali come i contratti possono avere una scadenza.
Possiamo anche classificare le risorse di project management come interne o esterne. Le risorse interne sono i beni della vostra azienda, come gli spazi degli uffici, mentre le risorse esterne sono quelle che ottenete o assumete dall'esterno. Esempi di risorse esterne sono gli appaltatori e i fornitori.
Suggerimento: Per tenere sotto controllo tutte le risorse, utilizzate un robusto sistema di software di gestione delle risorse come ClickUp . I project manager utilizzano ClickUp come hub all-in-one per pianificare risorse e lavori. Le versatili funzionalità/funzione e le opzioni di personalizzazione dello strumento consentono una perfetta integrazione in qualsiasi flusso di lavoro del progetto.
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Sfruttate le versatili funzionalità di project management di ClickUp per gestire le risorse del progetto e ottimizzare il flusso di lavoro
Perché la gestione delle risorse del progetto è importante?
Illustriamo l'importanza della gestione delle risorse con un esempio:
immaginate di essere un project manager che supervisiona lo sviluppo di un'app di importanza critica
Non avendo dedicato abbastanza tempo al piano, non siete riusciti a impostare una Sequenza realistica e a determinare le risorse necessarie per completare il progetto. Quando lo sviluppo prende il via, le cose iniziano a precipitare rapidamente. Gli sviluppatori e gli altri partecipanti al progetto corrono contro il tempo, sono sotto pressione e non riescono a fare del loro meglio.
Il risultato è un'app di scarsa qualità, che ha superato di gran lunga la scadenza. È piena di bug e necessita di molte revisioni, e alla fine costa molto più del previsto. Tutti, compreso il client, sono insoddisfatti.
Un approccio così disorganizzato può andare bene quando l'azienda è piccola, ma non se si è gestire grandi progetti per le aziende che si occupano di più progetti contemporaneamente. In questo scenario, è necessario adottare un approccio strategico, analizzando attentamente i requisiti del progetto e allocando le risorse di conseguenza. Un programma di progetto ambizioso ma fattibile tiene conto degli inevitabili problemi emergenti e garantisce che il team lavori in modo efficiente e senza stress. Potete rispettare le scadenze senza compromettere la qualità, potenzialmente anche superando le aspettative del client. 🏆
Tipi di risorse del progetto
Mentre le risorse in project management possono essere classificati in molti modi; in questo articolo tratteremo quattro tipi fondamentali:
- Risorse finanziarie
- Risorse materiali
- Risorse umane
- Il tempo
Nelle sezioni seguenti troverete informazioni su ciascun tipo, il suo significato e alcuni esempi:
Risorse finanziarie
Il denaro è la risorsa più preziosa per qualsiasi progetto. Rappresenta la fondazione per tutte le altre risorse del project management, come i materiali e la manodopera. Ecco perché è necessario gestirlo meticolosamente fin dall'inizio. 💵
Il supporto finanziario per il progetto può provenire da varie fonti, quali:
- Budget interno del progetto
- Investitori e sponsor esterni
- Prestiti bancari
- Sovvenzioni
- Campagne di crowdfunding
Quando prendete decisioni finanziarie, puntate sulle opzioni più convenienti. Nel peggiore dei casi, vi ritroverete con un po' di soldi da parte. D'altra parte, se si esaurisce il finanziamento a metà progetto, l'intera operazione sarà compromessa.
Suggerimento: Modello di Budget del progetto con WBS di ClickUp presenta un modo semplice ma efficace per gestire le spese del progetto. Include una struttura di ripartizione del lavoro (WBS), che consente di monitorare anche le spese più piccole.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/12/ClickUp-Project-Budget-With-WBS-Template.png Il modello di budget del progetto ClickUp con WBS /$$$img/
Suddividete e monitorate tutte le spese del progetto con il modello di budget di progetto con WBS di ClickUp
Risorse materiali
Le risorse materiali sono l'insieme dei beni che l'azienda possiede o presta per dare vita al progetto. Esse comprendono:
- Strutture: Sono gli spazi in cui si svolge l'attività aziendale, come uffici, laboratori e spazi di archiviazione
- Materiali: Sono i materiali di consumo e le materie prime o lavorate che consentono di realizzare il progetto. Sono deperibili ed esauribili, quindi è necessario rifornirli regolarmente
- Strumenti: Rappresentano le attrezzature, i macchinari o i software che aiutano a realizzare il progetto. Si deteriorano o diminuiscono di valore con il tempo ed è necessario aggiornarli di tanto in tanto
**ClickUp offre diversi modelli per aiutarvi a gestire le risorse materiali del progetto. Ad istanza, il modello Modello di gestione dell'inventario di ClickUp è ideale per il monitoraggio della disponibilità delle risorse del progetto, dello stato degli ordini, dei fornitori e dei prezzi. Con il modello Modello di gestione delle risorse di ClickUp è possibile mantenere i registri dell'inventario, delle condizioni e delle riparazioni delle apparecchiature. 🛠️
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/03/ClickUp-Inventory-Management-Template.png Il modello di gestione dell'inventario di ClickUp /$$$img/
Monitorate la disponibilità e gli ordini del vostro magazzino in tempo reale con il modello di gestione dell'inventario di ClickUp
Risorse umane
Le persone che realizzano il progetto sono le risorse più difficili da gestire, perché introducono una matrice di variabili da considerare prima di fare piani. Si tratta di personalità uniche, con commit, tratti e competenze distinti. Sono anche essenziali per condurre tutte le operazioni del progetto, dall'ideazione all'esecuzione. 👥
Ecco perché assumere i membri del team di progetto, svilupparli e mantenerli contenuti richiede di dedicare tempo e risorse finanziarie significative. Secondo una ricerca del Project Management Institute, le carenze di talenti possono ostacolare il 40% dei lavori richiesti per l'attuazione della strategia.
Le risorse umane possono includere:
- Responsabili di progetto: Individui che pianificano il progetto, allocano le risorse e monitorano lo stato di avanzamento
- Membri del team di progetto: Un gruppo eterogeneo di persone che possiedono competenze rilevanti per il progetto e che vi contribuiscono
- Contrattisti esterni: Persone esterne all'organizzazione che vengono assunte per scopi specifici del progetto
Da fare: Sapevate che ClickUp funge anche da strumento di gestione del team ? Semplifica il reclutamento, l'inserimento e l'amministrazione. Con oltre 100 modelli HR pre-costruiti è possibile gestire qualsiasi processo HR senza alcuno sforzo.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/03/image-41.png Gestione delle risorse umane in ClickUp /$$$img/
ClickUp ha tutto ciò che serve per gestire la risorsa più importante del progetto: le persone
Tempo
Sebbene sia il lavoro a portare avanti il progetto, il tempo che questo lavoro richiede è una risorsa essenziale da considerare al momento del piano. Il tempo è denaro: il progetto non può essere trascinato all'infinito e oltre. Deve seguire un programma per rientrare nel budget ed evitare di interferire con altri commit.
Il tempo dipende anche da altre risorse del project management. Ad esempio, più persone lavorano a un'attività specifica, meno tempo ci vorrà per portarla a termine. Se il completamento dell'attività dipende da un particolare materiale limitato, dovrete fornire una quantità sufficiente di tale risorsa per evitare inutili ritardi.
All'inizio, stimare quanto tempo impiegheranno le attività del progetto può essere difficile, a meno che non si tenga un monitoraggio del tempo. Da fare in questo modo, sarete in grado di assegnare con maggiore precisione le fasce orarie alle attività e di stabilire sequenze di progetto realistiche. ⌛
Suggerimento: ClickUp vi permette di registrare il tempo da qualsiasi dispositivo e di generare rapidamente reportistica per l'analisi.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-Time-Tracking-1-1400x934.png Monitoraggio del tempo del progetto in ClickUp /$$$img/
Registrate il tempo impiegato per ogni attività e create reportistica senza fatica con ClickUp
Identificare e gestire le risorse per un progetto: Processo passaggio per passaggio
Se volete che il vostro progetto si svolga senza intoppi, iniziate a prepararvi ben prima della data di inizio del progetto e fate attenzione alla gestione delle risorse.
Nella prossima sezione condivideremo i passaggi necessari per il project management delle risorse. Imparerete anche a conoscere alcune tecniche di gestione utili, come ad esempio livellamento delle risorse e previsione.
Passaggio 1: Definire l'ambito del progetto
La creazione del piano del progetto è il primo passaggio del manuale di ogni manager delle risorse. Elencare tutte le informazioni cruciali per l'inizio del lavoro del progetto, come ad esempio:
- Attività specifiche e relative dipendenze
- Membri del team e relativi ruoli
- Calendario previsto per il progetto
- Le metriche che determineranno l'esito positivo del progetto
Conoscere le specifiche delle attività del progetto vi aiuterà a valutare le risorse necessarie.
Passaggio 2: Comunicare con i membri del team
Dovreste coinvolgere tutto il team nel processo di pianificazione delle risorse. Sono esperti e possono avere esperienza con progetti simili e possono darvi punti per aiutarvi nella previsione delle risorse.
In questo modo potrete fare stime più precise sulla durata stimata e sulle altre risorse necessarie per ogni attività del progetto e assegnarle in modo efficace. 🔮
Passaggio 3: analizzare le risorse disponibili
Prima di determinare la quantità di ogni risorsa da accantonare, dovete raccogliere dati sulle risorse attualmente disponibili. La risorsa principale da analizzare è il budget. Dopo aver affrontato le nozioni di base, prestate attenzione a:
- Risorse vitali per l'avvio del progetto
- Quelle che richiedono un ordine preventivo
Assicurandovi di avere tutti i mezzi per avviare con successo il progetto senza ritardi, creerete una solida base su cui costruirete.
Passaggio 4: Creare un piano delle risorse
Una volta ottenute tutte le informazioni necessarie, lavorate a un piano ufficiale di risorse piano delle risorse . Questo documento guiderà i prossimi lavori di gestione delle risorse del team. Definisce tutti i requisiti delle risorse del progetto e include le loro descrizioni, le quantità necessarie e le scadenze di approvvigionamento.
Passaggio 5: Creare una pianificazione delle risorse
In questa fase, è necessario allineare le risorse risorse con la pianificazione del progetto. La pianificazione delle risorse previene i ritardi e garantisce che tutte le attrezzature e i materiali arrivino in tempo, in modo che il team non debba perdere tempo ad aspettare. Se dovete assumere appaltatori esterni, assicuratevi che siano disponibili a svolgere il loro lavoro quando necessario. 📝
Passaggio 6: assegnazione delle risorse
L'allocazione delle risorse è il punto cruciale della vostra strategia di gestione delle risorse. In questa fase dovete impiegare tutta la vostra forza mentale e le vostre capacità di gestione del tempo per determinare chi utilizzerà quale risorsa e quando.
Molte risorse sono limitate, quindi la creazione di un programma preciso in anticipo è necessaria per due fattori decisivi per l'esito positivo del progetto:
- Prevenzione dei conflitti
- Garantire la massima efficienza
Questo processo di assegnazione delle risorse alle diverse attività del progetto è noto come caricamento delle risorse ed è parte integrante del periodo di piano.
Quando assegnate il lavoro ai membri del team, considerate la loro disponibilità e assegnate il lavoro di conseguenza. Anche se in teoria sembra attraente, riempire il loro tempo per raggiungere il 100% della capacità non è una buona idea. Gli imprevisti capitano sempre: se uno dei membri del team si ammala, altri dovranno sostituirlo. Lasciare un po' di margine per queste situazioni aiuterà a mantenere il progetto nei tempi previsti.
È fondamentale essere adattabili e riadattare prontamente le date o riassegnare le risorse per risolvere i problemi emergenti e prevenire il sovraccarico di lavoro. Questo processo si chiama livellamento delle risorse.
Passaggio 7: Monitoraggio dello stato e analisi dei risultati
Dovete monitorare l'utilizzo delle risorse per assicurarvi che non stiate accumulando ritardi o sforando il budget. Per ottenere le informazioni più accurate, dovreste determinare in anticipo i vostri indicatori chiave di prestazione_ e misurare i progressi_ man mano che procedete nel ciclo di vita del progetto. Da fare per individuare rapidamente i problemi e intervenire prima che facciano deragliare l'intero progetto.
Una volta che il team avrà terminato il progetto, potrete analizzare queste metriche per comprendere l'efficacia dei vostri lavori richiesti. In questo modo, saprete esattamente cosa è andato bene e cosa dovrete migliorare nel prossimo progetto. 📈
Come gestire le risorse del progetto con ClickUp
Il piano delle risorse è probabilmente l'attività più aspetto più impegnativo del project management . Richiede di pensare con largo anticipo. Se fate una scelta sbagliata, l'intero progetto potrebbe andare in tilt. Per fortuna, avete strumenti di gestione delle risorse come ClickUp per assicurarsi di avere tutto ciò che serve per il decollo del progetto. 🛫
Di seguito vi spiegheremo come utilizzare ClickUp per pianificare e gestire le risorse per qualsiasi progetto. Potete partire da zero o sfruttare i numerosi modelli già pronti di ClickUp. Per cominciare, potreste trovare utili questi due modelli:
Ecco come sfruttare al meglio Le funzionalità/funzione complete di project management di ClickUp :
Creazione dell'area di lavoro e dell'inventario La gerarchia dei progetti di ClickUp consente di organizzare e semplificare l'intero processo di gestione delle risorse. Create l'area di lavoro, aggiungete un'attività per ogni elemento di lavoro e assegnatela al membro del team responsabile. Definite le dipendenze delle attività per chiarire la sequenza dei compiti ed evitare colli di bottiglia. 🔗
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-3.0-Task-view-Dependencies.png Attività di ClickUp visualizzate con le dipendenze /$$$img/
Specificare le attività e le dipendenze delle attività in ClickUp per rendere l'esecuzione del progetto senza interruzioni
Utilizzare uno dei seguenti strumenti Automazioni di ClickUp o costruirne di personalizzate per ottimizzare il flusso di lavoro e scalare le operazioni. Con le Automazioni, non dovrete perdere tempo in lavori manuali ripetitivi e potrete invece concentrarvi sulla gestione delle risorse.
ClickUp semplifica ulteriormente la collaborazione e la comunicazione interfunzionale: utilizzate la visualizzazione delle attività per aggiungere descrizioni, liste di controllo e funzioni e aiutate gli assegnatari a eseguire il loro lavoro senza problemi. Quando è necessario il contributo diretto dei membri del team o delle parti interessate, è possibile richiederlo nei commenti dell'attività o via ClickUp Chat .
Pianificare le risorse
ClickUp viene fornito con oltre 15 visualizzazioni personalizzabili che consentono di gestire e monitorare con facilità qualsiasi aspetto del piano delle risorse. Ottenete una panoramica chiara delle risorse attuali e di quelle in sospeso, sfruttando le risorse standard:
- Lo standardVista Elenco di ClickUp* Lo stile KanbanVista Bacheca Assegnate a ogni risorsa un'etichetta di priorità, in modo che il team sappia cosa affrontare per primo. È anche possibile aggiungere campi personalizzati, come stati e formule, che possono calcolare automaticamente i costi.
Una volta ottenute tutte le informazioni, si può redigere il piano di gestione delle risorse con Documenti ClickUp -l'editor di testo integrato nella piattaforma. Per la programmazione delle risorse, è possibile utilizzare il comando Vista Gantt di ClickUp o Visualizzazione del calendario per visualizzare la Sequenza dei prossimi lavori richiesti per la gestione delle risorse.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/03/image-168-1400x935.png Vista Gantt di ClickUp /$$$img/
Per una migliore comprensione della pianificazione delle risorse con la vista Gantt di ClickUp
Costruite un programma personalizzato Moduli ClickUp per richiedere informazioni sui fornitori, come prezzi e inventario. Memorizzare e organizzare tutti i dati raccolti per facilitare analisi costi-benefici e il processo decisionale. Con ClickUp visualizza la Mappa è possibile controllare l'esatta posizione di ogni fornitore o struttura senza lasciare l'app. 📍
Assegnazione di lavori e monitoraggio dello stato di avanzamento
Ora è il momento di mettere in pratica il vostro piano di risorse con l'assegnazione delle risorse. Utilizzare La vista Carico di lavoro di ClickUp per assegnare il lavoro ai membri del team in base alla disponibilità. Definite la loro capacità utilizzando indicatori quali:
- Tempo
- Numeri di attività
- Punti dello sprint
È anche possibile aggiungere un campo personalizzato per adattare la visualizzazione ai flussi di lavoro di team specifici. Da fare, quindi, è solo la scelta di come visualizzare la vista, compreso il periodo visualizzato.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-3.0-Carico di lavoro-view-simplified-1400x934.png Vista Carico di lavoro di ClickUp /$$$img/
La vista Carico di lavoro di ClickUp rende il caricamento delle risorse una passeggiata nel parco
Quando il team completa il lavoro e utilizza le risorse, può segnare il proprio stato sulla piattaforma. Utilizzando più di 50 schede, è possibile costruire un sistema personalizzato di ClickUp dashboard per valutare le prestazioni a colpo d'occhio. È inoltre possibile specificare gli oggetti in Obiettivi di ClickUp e monitorare lo stato di avanzamento con Obiettivi misurabili.
Ottimizzate la gestione delle risorse del progetto con ClickUp
Il modo in cui gestite le risorse per il project management può determinare i risultati del progetto. Un piano e un'allocazione efficaci delle risorse posizionano il vostro team per un esito positivo, assicurandovi una consegna del progetto puntuale e senza stress.
La gestione delle risorse è un'operazione complessa, ma è possibile semplificarla raccogliendo i frutti di un'attività di gestione delle risorse vantaggi di un software di project management come ClickUp. Provate gratuitamente ClickUp e usalo per ricavare la limonata più deliziosa dai limoni che ti sono stati dati! 🍋