Per alcune aziende, i problemi legati alla qualità rappresentano fino a 40% dei costi operativi . È come dare fuoco a quasi metà del vostro budget!
E se si potessero individuare questi problemi in anticipo?
Ecco la tecnica dei 5 perché, una tecnica di risoluzione dei problemi nata nei saloni della Toyota Motor Corporation.
Negli anni '30, il fondatore Sakichi Toyoda rivoluzionò l'approccio ai problemi di produttività persistenti. Invece di soluzioni rapide, sostenne un metodo che consisteva nel chiedere ripetutamente "Perché?" - cinque volte, nello specifico - per arrivare al cuore di ogni problema.
Il metodo dei 5 perché è stato successivamente integrato in Sei Sigma una serie di tecniche che riducono i difetti e migliorano la qualità dei processi produttivi. Oggi è ampiamente adottata in diversi settori, dall'industria automobilistica a quella sanitaria.
Grazie a questa guida sull'uso dei 5 perché, sarete pronti a diventare gli esperti di analisi delle cause interne alla vostra azienda. Iniziamo!
Comprensione del metodo dei 5 perché
Nella risoluzione dei problemi, scoprire la causa o le cause che stanno alla base di un problema causa principale è essenziale per implementare soluzioni efficaci e durature.
La tecnica dei 5 perché offre un approccio semplice e potente all'esame dei problemi. Consiste nel chiedere ripetutamente "Perché?" fino a identificare la causa sottostante.
Cos'è il metodo dei 5 perché?
Il metodo dei 5 perché (o 5 Whys) è stato definito come una "tecnica interrogativa iterativa utilizzata per indagare le dinamiche causa-effetto che contribuiscono a un problema specifico"
Questa tecnica è un viaggio in cinque passaggi nel cuore di un problema, un po' come sbucciare una cipolla. Chiedendo ripetutamente "Perché?", i team possono rimuovere gli strati di sintomi per scoprire la causa principale.
Il framework fornisce un approccio strutturato alla risoluzione dei problemi in cui ogni risposta diventa un passaggio verso una comprensione più profonda che alla fine porta alla luce la vera fonte del problema.
Importanza dei 5 perché nell'analisi delle cause profonde e nella risoluzione dei problemi
La tecnica dei 5 perché svolge un ruolo cruciale nell'analisi delle cause profonde (RCA), consentendo alle organizzazioni di:
- Inserire una cultura dell'indagine: Incoraggia i team a mettere in discussione i processi e le ipotesi esistenti, portando a un miglioramento continuo
- Identificare i problemi sottostanti: Aiuta a scoprire problemi nascosti che potrebbero non essere immediatamente evidenti
- Affinare i processi: Affrontando le cause profonde, le aziende possonomigliorare i loro processi per prevenire problemi futuri
- Migliorare il processo decisionale: Promuove un processo decisionale basato sui datiprocesso decisionale basando le soluzioni sulle cause fondamentali piuttosto che sui sintomi
- Migliora i controlli del progetto: Migliorai controlli del progetto scoprendo le cause alla radice delle deviazioni, consentendo azioni correttive più efficaci
Come implementare la metodologia dei 5 perché
L'implementazione della metodologia dei 5 Whys è semplice e può produrre potenti intuizioni. Ecco una guida sistematica, passo dopo passo, su come implementare i 5 Whys:
📌 Passo 1: Definire il problema: Indicare con chiarezza il problema che si vuole risolvere. Siate specifici ed evitate descrizioni vaghe o generiche.
📌 Passo 2: Iniziare a chiedere perché: Chiedere "perché?" cinque volte, basandosi su ogni risposta per approfondire le cause del problema. Ogni "perché" dovrebbe portare a un livello di comprensione più fondamentale.
📌 Passo 3: trovare la causa principale del problema: Dopo aver chiesto ripetutamente "Perché?", analizzate le risposte per identificare la causa principale del problema. Ciò può richiedere ulteriori discussioni e analisi.
📌 Passo 4: Implementare la soluzione: Sviluppare e implementare una soluzione che affronti la causa principale del problema. Assicurarsi che la soluzione sia efficace e sostenibile.
📌 Passo 5: Valutare l'efficacia della soluzione e modificarla se necessario. Questo processo aiuterà a risolvere il problema e la soluzione finale produrrà i risultati desiderati.
Potete sfruttare soluzioni potenti per migliorare il vostro processo di analisi dei 5 perché.
Vediamo un esempio di metodologia 5 Whys in azione:
**Un paziente ha ricevuto un farmaco sbagliato durante la sua degenza in ospedale.
Applicazione della metodologia dei 5 perché:
1. Da fare: *Perché il paziente ha ricevuto un farmaco sbagliato?
l'infermiera non ha completato correttamente il processo di identificazione del paziente
2. Perché l'infermiera non ha completato l'identificazione del paziente?
Il paziente non aveva un braccialetto per l'identificazione.
3. Perché il paziente non aveva un braccialetto?
il braccialetto era stato rimosso per una procedura e non è stato poi sostituito.{\i}
4. Perché il braccialetto non è stato sostituito?
il personale non sapeva che doveva essere rimesso dopo la procedura
5. Perché non erano a conoscenza di questo requisito?
non esisteva un protocollo stabilito o una formazione sulla sostituzione dei braccialetti dopo le procedure
**Identificazione della causa principale e implementazione della soluzione
La causa principale identificata attraverso questo processo è la mancanza di un protocollo per la sostituzione dei braccialetti dopo le procedure. Per risolvere questo problema, l'ospedale può implementare una procedura standardizzata per garantire che tutti i pazienti abbiano i loro braccialetti identificativi sostituiti immediatamente dopo qualsiasi intervento medico.
Ora avete visto i 5 perché in azione. Esiste un modo semplice e diretto per adottarlo nella vostra organizzazione?
Applicazione dei 5 perché con ClickUp ClickUp è un potente software per la gestione dei progetti che offre vari strumenti e funzionalità per la definizione degli obiettivi e la gestione delle attività, oltre a funzioni di collaborazione in tempo reale. Può essere utilizzato anche per l'analisi dettagliata delle cause e per la gestione dei problemi
Iniziare creando uno spazio dedicato alle analisi in Documenti ClickUp . Qui potete fare un brainstorming, documentare ogni "Perché" e assicurarvi che le intuizioni di tutti siano catturate e considerate. Utilizzate testi ricchi di formattazione, come banner blu o verdi, per evidenziare i diversi Perché e le conclusioni o le domande a cui hanno portato.
Potete anche evidenziare il testo e aggiungere commenti per chiedere chiarimenti o fornire un feedback. Da fare in una sessione di brainstorming dinamico, è possibile modificare il documento in tempo reale.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-73.gif ClickUp Docs: Come usare i 5 punti /$$$img/
Creare collegamenti condivisibili e gestire le autorizzazioni per l'accesso del team, degli ospiti o del pubblico con ClickUp Docs Mappe mentali di ClickUp offrono un potente strumento visivo per migliorare la vostra analisi.
Questa funzionalità/funzione trasforma le note in una rappresentazione visiva del problema, consentendo ai team di capire più facilmente le relazioni tra i diversi fattori e di identificare schemi o temi ricorrenti.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-420.png ClickUp Mappe mentali: Come usare i 5 perché /$$$img/
Usate le mappe mentali di ClickUp per rappresentare visivamente le idee, quindi modificatele, cancellatele o riorganizzatele per adattarle alle vostre esigenze
Man mano che l'analisi è in corso, trasformate le intuizioni in azioni con Attività di ClickUp . Questi elenchi digitali di cose da fare, che funzionano come elementi d'azione individuali, aiutano a organizzare e monitorare l'implementazione delle soluzioni proposte nel lavoro.
È possibile assegnarli ai membri del team, fissare date di scadenza e aggiungere commenti per tenere tutti aggiornati sullo stato di avanzamento.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-648.png Attività di ClickUp: Come usare i 5 perché /$$$img/
Date la priorità alle vostre attività utilizzando cinque diversi livelli di priorità con ClickUp Tasks
Questa perfetta integrazione tra documentazione e azione garantisce che le intuizioni derivanti dall'analisi dei 5 Whys si traducano in passaggi concreti per il futuro.
Per rendere il processo dei 5 Whys ancora più accessibile, ClickUp offre un servizio specializzato di modelli di analisi delle cause profonde . Questi modelli guidano gli utenti attraverso ogni passaggio del processo, assicurando che nessun aspetto critico venga trascurato.
Modello di analisi delle cause principali di ClickUp
Il Modello per l'analisi delle cause principali di ClickUp fornisce un quadro strutturato e completo per l'analisi delle cause profonde. Vi guida nella definizione del problema, nell'esecuzione della tecnica dei 5 perché e nella documentazione delle azioni correttive.
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-649.png Analizzate i dati in un formato visivo utilizzando il modello di analisi delle cause principali di ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=t-216177975&department=other Scarica questo modello /$$$cta/
Ecco come utilizzarlo:
- Usare un template condivisoClickUp Documento per fare un brainstorming e definire il problema con il proprio team
- Brainstorming con le parti interessate per scoprire le cause principali
- UtilizzareClickUp Vista Tabella per analizzare i dati relativi al problema
- Una volta identificata la causa principale del problema, è necessario iniziare ad agire
Modello ClickUp 5 Whys
Specificamente progettato per la tecnica dei 5 Whys, il template Modello ClickUp 5 Whys guida l'utente attraverso ogni domanda "Perché". Consente di inserire note e allegati dettagliati a ogni passaggio, garantendo un'esplorazione approfondita del problema.
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-650.png Utilizzate il modello 5 Whys di ClickUp per visualizzare il vostro processo con flussi di lavoro passo dopo passo https://app.clickup.com/signup?template=kkmvq-6319650&department=other Scarica questo modello /$$$cta/
Il modello 5 Whys di ClickUp ottimizza l'analisi delle cause profonde . Questo modello di lavagna online consente di:
- Creare un'analisi delle cause di origineAttività di ClickUp per definire il problema
- Utilizzare il fileVista Bacheca di ClickUp per creare una rappresentazione visiva del processo dei 5 perché
- Documentare i risultati utilizzando ClickUp Documenti
- Collaborare con le parti interessate per identificare le cause principali
- Agire e monitorare gli stati di avanzamento
Integrando queste funzionalità/funzione di ClickUp nella metodologia 5 Whys, si crea un approccio più organizzato, visivo e guidato dai dati per identificare e risolvere le cause dei problemi all'interno dell'organizzazione.
Questo set di strumenti completo garantisce che il team possa condurre analisi approfondite e implementare soluzioni efficaci in modo efficiente.
💡 Pro Tip: Avete bisogno di ispirazione? Ecco un esempio di elenco di modelli dei 5 perché per aiutarvi a iniziare. Questi modelli sono esempi eccellenti per scoprire le cause sottostanti.
Sfide dell'implementazione dei 5 perché e loro superamento
Sebbene i 5 perché siano uno strumento efficace, non sono privi di sfide. Ecco alcuni ostacoli comuni e le strategie per superarli:
Sfida 1: Fermarsi ai sintomi invece che alle cause profonde
È facile rimanere intrappolati in un loop di soluzioni superficiali. I team possono pensare di aver individuato il problema quando identificano un sintomo, ma spesso si tratta solo della punta dell'iceberg.
Per istanza, un team di assistenza clienti potrebbe attribuire l'aumento dei reclami alla carenza di personale e assumere più persone. Tuttavia, se il vero problema è la scarsa formazione, il problema persiste.
**Per evitare questa trappola, incoraggiate il team a continuare a scavare. Chiedete ripetutamente "Perché?", anche se dovete chiederlo più di cinque volte, fino a quando non si scopre la causa principale.
Sfida 2: pregiudizi cognitivi che influenzano l'analisi
I nostri pregiudizi possono cloudare il nostro giudizio. I preconcetti possono portare i team a sopravvalutare cause specifiche o a saltare alle conclusioni. Ad esempio, un manager che incolpa gli operatori per i guasti alle apparecchiature potrebbe non notare i problemi meccanici sottostanti.
Soluzione: Per evitare la trappola dei pregiudizi, riunite un team eterogeneo con punti di vista diversi. Sostenete le vostre risposte al "perché?" con dati e prove. Uno studio condotto da Harvard Business Review ha rilevato che i team eterogenei sono più efficaci del 35% nella risoluzione dei problemi perché portano in tabella un intervallo più ampio di prospettive.
Sfida 3: Non riuscire a coinvolgere le giuste parti interessate
L'esito positivo dell'analisi delle cause principali dipende dalla presenza di tutti i pezzi del puzzle. Se si escludono le parti interessate chiave che conoscono il problema in prima persona, si rischia di ottenere un quadro distorto o incompleto.
Per istanza, l'analisi di un problema di produttività senza l'apporto degli operai di linea potrebbe trascurare dettagli operativi cruciali.
Soluzione: I membri del team di tutti i livelli del problema devono essere coinvolti per garantire un'analisi completa. In questo modo si otterrà una comprensione più completa del problema. Una reportistica di McKinsey & Company ha rilevato che i progetti che coinvolgono team interfunzionali hanno un esito positivo del 20%.
Sfida 4: Fermarsi a una singola causa principale
Molti problemi sono come ragnatele intricate, spesso con più di una causa alla radice. I team possono entusiasmarsi quando trovano una causa alla base, ma questo non significa che abbiano visto tutto.
**Esplorare più cause e affrontare più cause profonde è essenziale.
Sfida 5: Non documentare gli apprendimenti
La conoscenza è potere, ma solo se se ne tiene traccia. Senza un'adeguata documentazione, si possono dimenticare le preziose intuizioni dell'analisi dei 5 perché. E se non si dà seguito alle soluzioni, si rischia di dover affrontare lo stesso problema più volte.
Soluzione: Implementate un approccio sistematico alla documentazione delle vostre analisi 5 Whys. Utilizzate ClickUp Docs per creare un repository centralizzato, ad esempio un wiki, per tutti i vostri lavori richiesti per la risoluzione dei problemi.
Esempi di 5 Whys in diversi settori
La tecnica dei 5 Whys è uno strumento semplice e potente che può essere applicato a diversi settori. Si è dimostrata efficace nell'identificare le cause principali e nell'implementare soluzioni durature.
Esploriamo esempi reali di come diversi settori sfruttano la tecnica dei 5 perché.
Produzione snella
**Una casa automobilistica nota un aumento dei veicoli difettosi.
1. Perché quest'inverno così tanti veicoli sono coinvolti in incidenti stradali?
il numero di freni che non funzionano è aumentato
2. Perché i freni non funzionano quest'inverno?
perché la viscosità del liquido dei freni diventa troppo alta con il freddo, e questo porta a una risposta più lenta quando si azionano i freni
3. Perché la viscosità è troppo alta quest'inverno?
perché quest'anno abbiamo cambiato il fornitore di carburante per i freni e il liquido dei freni che riceviamo ora tende ad addensarsi con il freddo
4. Perché abbiamo cambiato il fornitore di carburante per freni?
perché il fornitore offriva il liquido per freni a un prezzo inferiore
5. Perché il liquido per freni di questo fornitore era più economico?
perché era destinato ai paesi più caldi e non aveva l'anti-coagulante
Causa scatenante: Decisione di tagliare i costi per cambiare produttività senza verificare a fondo l'idoneità del nuovo prodotto per tutte le condizioni operative.
Soluzione: (a) tornare al precedente fornitore di liquido per freni, (b) ricontrollare le specifiche tecniche dei nuovi fornitori e (c) assicurarsi che il responsabile della produttività venga consultato prima di cambiare fornitore di materiali.
Risoluzione dei bug del software
Estratto del problema: Reportistica del bug relative al software applicativo dell'ammiraglia stanno causando gestione degli incidenti problemi a livello client dovuti a frequenti crash del sistema durante il login dell'utente.
1. Perché l'applicazione si blocca durante il login?
perché lancia un'eccezione di puntatore nullo
2. Perché c'è un'eccezione di puntatore nullo?
perché l'oggetto utente è nullo
3. Perché l'oggetto utente è nullo?
perché la query del database non produce alcun risultato
4. Perché la query del database non produce alcun risultato?
perché la tabella degli utenti è danneggiata
5. Perché la tabella utenti è corrotta?
a causa di un arresto imprevisto durante un aggiornamento del database
Causa principale: Mancanza di pratiche robuste di gestione del database per gestire gli arresti imprevisti e garantire l'integrità dei dati.
Soluzione: Stabilire procedure di backup adeguate e garantire il controllo dell'integrità del database dopo gli arresti imprevisti.
Risoluzione dei problemi da parte del team
Esposizione del problema: Il progetto di un team è costantemente in ritardo rispetto alla tabella di marcia.
1. Perché il progetto è in ritardo?
perché le attività sono in ritardo
2. Perché le attività sono in ritardo?
perché i membri del team non rispettano le scadenze questo mese
3. Perché i membri del team non rispettano le scadenze?
perché non hanno le priorità chiare
4. Perché non sono chiari sulle priorità?
perché questo mese la frequenza delle comunicazioni da parte dell'ufficio di project management è diminuita
5. Perché la comunicazione è diminuita?
perché il project management è sovraccarico di attività amministrative legate alla chiusura dell'anno finanziario
Causa scatenante: L'inadeguata allocazione delle risorse ha portato il gestore del team a essere sovraccaricato di attività non legate al progetto, incidendo sulla comunicazione e sulla definizione delle priorità.
Soluzione: Riassegnare le attività amministrative ad altri, in modo che il gestore del team possa concentrarsi sulla comunicazione e sulla definizione delle priorità. Sviluppare un modello standardizzato di programma per le riunioni in ClickUp e fornire una formazione sulla gestione efficace delle riunioni. Implementare le best practice per la gestione delle riunioni partecipazione efficace alle riunioni .
Casi di studio: Applicazioni pratiche dei 5 perché
Prendete in considerazione i seguenti casi di studio per capire meglio come la tecnica dei 5 perché possa essere applicata nella pratica:
Caso di studio 1: i difetti di verniciatura della Toyota
La Toyota, dove la tecnica dei 5 perché ha avuto origine, ha utilizzato questo metodo per risolvere un problema persistente di difetti di verniciatura nel sistema di produttività della Toyota.
**Le auto uscivano dal reparto verniciatura con piccole imperfezioni che richiedevano costose rilavorazioni.
1. Perché le auto presentavano delle imperfezioni?
perché la polvere si depositava sulla vernice bagnata
2. Perché la polvere si depositava sulla vernice?
perché l'aria nel reparto verniciatura non era abbastanza pulita
3. Perché l'aria non era abbastanza pulita?
perché il sistema di filtraggio dell'aria non lavorava in modo efficace
4. Perché il sistema di filtraggio non era efficace?
perché i filtri non venivano cambiati regolarmente
5. Perché i filtri non venivano cambiati regolarmente?
perché non c'era un sistema per monitorare la durata dei filtri e programmare le sostituzioni
Causa scatenante: Mancanza di un approccio sistematico alla manutenzione della filtrazione dell'aria nel reparto verniciatura.
Soluzione: Toyota ha implementato un programma di sostituzione regolare dei filtri e un sistema di monitoraggio, riducendo in modo significativo i difetti di verniciatura e i costi di rilavorazione.
Caso di studio 2: analisi dell'interruzione del database di Gitlab
Nel 2017, Gitlab ha affrontato un'interruzione del database grave interruzione del database con conseguenti tempi di inattività e perdite di dati significative.
Dichiarazione del problema: Gitlab.com è andato in tilt a causa di un problema al database.
1. Perché Gitlab.com è andato in tilt?
perché una directory del database di produttività è stata accidentalmente cancellata
2. Perché è stata cancellata?
perché un amministratore di sistema ha eseguito un comando che ha rimosso i dati
**3. Da fare perché l'amministratore del sistema ha eseguito quel comando?
volevano eliminare il ritardo della replica rimuovendo la replica del database, ma hanno mirato al database sbagliato
4. Perché sono riusciti a cancellare il database di produttività?
a causa della mancanza di misure di protezione contro la cancellazione accidentale dei dati critici della produttività
5. Perché non c'erano protezioni?
perché non esistevano controlli interni basati sull'approvazione per proteggere il database di produzione dalla cancellazione
Causa principale: Insufficienti salvaguardie operative e processi di approvazione per le azioni critiche del database, combinati con una distinzione inadeguata tra ambienti di produzione e di replica nell'interfaccia di comando.
Soluzione: Gitlab ha migliorato le proprie procedure operative aggiungendo maggiori salvaguardie e una documentazione cancellata e richiedendo l'approvazione per le azioni critiche.
Caso di studio 3: Riduzione dei tempi di inattività nella produzione Toyota
Toyota voleva risolvere i frequenti problemi dei bracci robotici in officina e in produttività.
**Un braccio robotico ha smesso di funzionare su una linea di produttività.
1. Da fare perché il robot si è fermato?
il circuito si è sovraccaricato, facendo saltare un fusibile
2. Perché il circuito è sovraccarico?
i cuscinetti si sono bloccati a causa di una lubrificazione insufficiente
3. Perché i cuscinetti non erano sufficientemente lubrificati?
la pompa dell'olio del robot non fa circolare olio a sufficienza
4. Da fare perché la pompa non fa circolare olio a sufficienza?
l'aspirazione della pompa è intasata da trucioli metallici
5. Perché l'aspirazione è intasata da trucioli metallici?
perché non c'è un filtro sulla pompa
**Il produttore ha istituito protocolli di manutenzione rigorosi e misure di responsabilità che hanno ridotto i difetti del 30%.
Questi esempi e casi di studio dimostrano che la tecnica dei 5 perché è ugualmente efficace in diversi settori e scenari. Da giganti del settore manifatturiero come Toyota e Bosch a leader tecnologici come Gitlab e Google, chiedersi sistematicamente "Perché?" aiuta le organizzazioni a scoprire le cause principali e a implementare soluzioni durature.
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La metodologia dei 5 perché mostra il potere delle domande semplici ma profonde nella risoluzione dei problemi. Incoraggiando i team a scavare più a fondo, questa tecnica scopre le cause profonde, portando a soluzioni più efficaci e durature in vari settori.
Ora che avete visto come utilizzare i 5 perché con degli esempi, fate in modo di sperimentare il framework nel vostro campo. Che si tratti di affrontare sfide tecniche o di migliorare l'esperienza dei clienti, il semplice atto di chiedere "Perché?" può produrre intuizioni potenti e soluzioni trasformative.
Non vedete l'ora di potenziare i vostri lavori richiesti per la risoluzione dei problemi? Iscriviti a ClickUp oggi stesso e sfrutta i potenti strumenti per condurre le analisi dei 5 perché, promuovendo il miglioramento continuo della vostra organizzazione.