Immaginate di concludere una riunione e di accorgervi che la maggior parte dei partecipanti non aveva idea del Programma della riunione e non era preparata per la discussione. Questa disconnessione ostacola la produttività, poiché i membri del team non hanno un quadro completo.
la soluzione a questo problema? Un promemoria della riunione ben preparato!
Un promemoria di riunione funge da tabella di marcia, assicurando che tutti siano allineati con gli oggetti e i risultati della riunione. Che si tratti di una piccola riunione di team o di una grande riunione aziendale, scrivere un promemoria per la riunione dello staff con tutti i dettagli critici aiuta a semplificare la comunicazione e ad aumentare l'efficacia delle riunioni.
Questo articolo vi spiegherà come preparare dei memorandum di riunione adatti ai professionisti aziendali e ai ruoli amministrativi. Iniziamo.
## Che cos'è un memorandum di riunione?
Un promemoria di riunione è un documento che delinea lo scopo, il programma e le aspettative di una riunione. Serve come avviso prima della riunione e come strumento di riferimento che guida le discussioni, mantenendo tutti in carreggiata.
Tuttavia, un promemoria di riunione è diverso da un documento di lavoro note della riunione . Lo scopo principale delle note di riunione è quello di registrare i punti critici di una riunione per potervi fare riferimento e agire in seguito.
D'altra parte, un promemoria di riunione prepara i partecipanti con le informazioni cruciali necessarie per una discussione produttiva.
Ad esempio, supponiamo che un promemoria indichi che nelle riunioni virtuali si discuterà dei dati commerciali trimestrali. In questo caso, i partecipanti prepareranno in anticipo i dati e le domande pertinenti, dando vita a un dialogo mirato e utile.
Preparazione alla scrittura di un promemoria per riunioni
Prima di scrivere un promemoria di riunione è fondamentale raccogliere tutte le informazioni necessarie. Ecco cosa dovreste avere nel vostro lista di controllo per la preparazione di una riunione :
- Includere le specifiche della riunione, come la data, l'ora, la posizione, l'elenco dei partecipanti e il numero di partecipantiprogramma della riunione* Raccogliere i documenti pertinenti che supportano gli argomenti della riunione o le sessioni precedenti che si collegano al programma della riunione attuale
- Chiarire l'obiettivo della riunione, sia che si tratti di prendere decisioni, fare brainstorming o aggiornare il team sullo stato di avanzamento
Una preparazione adeguata garantisce che il vostro memo contenga informazioni chiare, concise e pertinenti, rendendolo un eccellente documento di lavoro strumento per la comunicazione con il team e il follower.
Passaggi per scrivere un promemoria di riunione efficace
La stesura di un promemoria di riunione pratico comporta diversi passaggi chiave, dalla delineazione dei punti rilevanti alla rifinitura del documento finale. Ecco come Da fare:
Passo 1: delineare i punti chiave
Iniziate ad elencare i dettagli fondamentali che ogni promemoria di riunione deve contenere:
- Data, ora e luogo della riunione: Fornire informazioni accurate per evitare confusione
- **Elenco di tutti coloro che parteciperanno alla riunione, specificando chi condurrà la discussione
- Elementi all'ordine del giorno: Indicare brevemente i punti all'ordine del giorno per dare un contesto al contenuto della nota
- **Punti di discussione e decisioni in sospeso: fornire i punti chiave della discussione e menzionare le decisioni in sospeso
- Elementi d'azione e scadenze: Dettagliare le azioni che devono essere intraprese, da chi e le scadenze per queste attività
- Dettagli della riunione di follow-up: Includere la data e l'agenda di una riunione di follow-up, se applicabile
Passaggio 2: scrivere il promemoria
Quando scrivete il promemoria, usate un linguaggio diretto per chiarezza e concisione. Evitate il gergo, a meno che non sia specifico del settore e compreso da tutti i partecipanti. Utilizzate titoli, punti elenco e paragrafi brevi per migliorare la leggibilità.
Una volta scritto il contenuto del promemoria, organizzatelo in modo logico, iniziando dai dettagli della riunione. La riga dell'oggetto deve essere in cima, con la menzione dell'area di interesse e della data. Questo, a sua volta, porterà ai dettagli della riunione, ai passaggi preparatori e ad altre istruzioni.
Ricordate di chiedere conferma che tutti i punti rilevanti siano stati trattati alla fine del promemoria.
Passo 3: rivedere e modificare il promemoria
Dopo aver redatto il promemoria, rivedetelo e modificatelo per garantirne l'accuratezza e la chiarezza:
- Controllo della completezza: Verificare che tutte le informazioni pertinenti siano incluse e che non manchi nulla di fondamentale
- Linguaggio e tono: Assicurarsi che il memo mantenga un tono professionale e neutrale in tutto il suo svolgimento
- Grammatica e ortografia: Correggere eventuali errori grammaticali o di battitura per mantenere la professionalità
Strumenti e modelli per la creazione di promemoria per le riunioni
Gli strumenti digitali per la creazione di note e promemoria per le riunioni semplificano il processo e garantiscono coerenza ed efficienza. Questi strumenti offrono modelli personalizzabili che si possono adattare a vari tipi di riunione e automatizzano le attività di layout e di formattazione per risparmiare tempo e ridurre gli errori.
Inoltre, consentono una collaborazione in tempo reale, permettendo ai membri del team di contribuire e accedere ai promemoria da qualsiasi luogo.
Strumenti digitali come Riunioni ClickUp migliorano questo processo offrendo funzionalità/funzione progettate per una gestione fluida delle riunioni. I modelli di ClickUp possono essere personalizzati in base alle esigenze di ogni riunione e si integrano perfettamente con altre funzioni di project management. Scopriamo come ClickUp aiuta a creare una nota di riunione precisa ed efficace.
1. Creare e perfezionare i promemoria con ClickUp Brain
trasformate le note e i promemoria delle riunioni con strumenti di IA come ClickUp Brain_ ClickUp Brain vi aiuta a trasformare il modo in cui create e gestite i promemoria delle riunioni. ClickUp Brain connette le attività, i documenti e gli approfondimenti del team utilizzando capacità avanzate di IA per semplificare i processi dei promemoria e garantire l'accuratezza e la coerenza della comunicazione. Con ClickUp Brain è possibile:
- Generare modelli di promemoria all'istante
- Trascrivere automaticamente le prime discussioni in promemoria strutturati per le riunioni successive
- Generare elementi d'azione con il contesto delle discussioni
- /Riferimenti/ https://clickup.com/it/blog/145197/riepilogo-della-riunione/ Creare resoconti approfonditi delle riunioni /%href/ e trasformare le lunghe riunioni in punti concisi
- Correzione automatica della grammatica e miglioramento dello stile di scrittura
2. Migliorare l'efficienza delle riunioni con ClickUp Documenti
utilizzate ClickUp Docs per la collaborazione in tempo reale su note e promemoria delle riunioni
Attraverso Documenti ClickUp integra la presa di note e la modifica collaborativa direttamente nel flusso di lavoro. Questo strumento dinamico permette agli altri membri di modificare e commentare simultaneamente i promemoria delle riunioni, assicurando che tutti i contributi vengano acquisiti in tempo reale.
Utilizzando ClickUp Documenti, è possibile:
- Collaborare in tempo reale ai promemoria delle riunioni
- Convertire le discussioni in attività tracciabili
- Taggare i partecipanti e assegnare elementi di azione direttamente all'interno del documento
3. Streamline le attività ricorrenti delle riunioni con le attività di ClickUp
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2021/11/image17-1.gif Attività ricorrenti per snellire le attività ripetitive in ClickUp /$$$img/
automatizzare e gestire i programmi delle riunioni e le attività ricorrenti in ClickUp_ Attività di ClickUp semplifica la gestione delle sessioni di riunione regolari. È possibile impostare le impostazioni delle riunioni, assegnare attività preparatorie e monitorare facilmente le azioni di follow-up. La funzionalità delle attività ricorrenti aiuta a ricordare le riunioni a cui è necessario partecipare e gli elementi essenziali del programma, mantenendo la continuità tra le sessioni.
Il risultato è un aggiornamento continuo delle informazioni corrette per il promemoria della riunione!
4. Seguire con i commenti di ClickUp
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-3.0-Assigned-comments-in-Tasks.png ClickUp 3.0 Commenti assegnati nelle attività di ClickUp /$$$img/
assegnare azioni di follower per la preparazione e la conferma dei promemoria tramite ClickUp Commenti ClickUp Commenti migliora l'efficienza del team nel monitoraggio dei promemoria e nel follower. Trasformate i commenti assegnati in direttive, convertite i punti della riunione in attività da svolgere per i vostri collaboratori e aggiungete allegati, collegati e testi ai vostri commenti.
In questo modo si fornisce un contesto completo al promemoria, facilitando comunicazioni trasparenti e follow-up efficaci. Con i commenti di ClickUp è possibile:
- Assegnare i commenti a specifiche azioni di follower
- Incorporare collegamenti e documenti per una facile consultazione
- Utilizzare testi ricchi per evidenziare i dettagli critici da discutere
5. Formattare i promemoria con i campi personalizzati ClickUp
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-3.0-Required-custom-field-simplified.png ClickUp 3.0 Campo personalizzato richiesto semplificato /$$$img/
personalizzate i dettagli della riunione con i campi personalizzati di ClickUp
Personalizzate le note e i promemoria delle vostre riunioni con I campi personalizzati di ClickUp permettono di includere informazioni dettagliate e strutturate in base alle esigenze del team.
Le attività secondarie suddividono gli elementi da trattare in parti gestibili, in modo che il promemoria affronti tutti gli aspetti delle prossime riunioni.
6. Integrazione perfetta di altre app con ClickUp
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-3.0-App-store-simplified-1400x934.png ClickUp 3.0 App store semplificato /$$$img/
collegate oltre 1.000 app per la sincronizzazione delle attività e degli aggiornamenti relativi alle riunioni con ClickUp_ Integrazione di ClickUp consentono di connettersi con oltre 1.000 app, tra cui Google Calendar, Slack e HubSpot. Queste integrazioni garantiscono la sincronizzazione automatica di tutte le attività e gli aggiornamenti relativi alle riunioni su tutte le piattaforme.
Collegando queste applicazioni, ClickUp aiuta a mantenere tutti sulla stessa pagina, riducendo il rischio di errori di comunicazione e aumentando l'allineamento generale delle attività.
Modelli ClickUp per i promemoria delle riunioni
ClickUp mette a disposizione una matrice di modelli appositamente studiati per creare promemoria di riunione strutturati ed efficienti. Questi modelli sono progettati per risparmiare tempo e aumentare l'accuratezza, in modo che tutti i dettagli necessari possano essere acquisiti sistematicamente. Vediamo due dei modelli più importanti:
1. Modello di verbale di riunione ClickUp
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https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/ClickUp-Meeting-Minutes-Template.png
Modello di verbale di riunione ClickUp
https://app.clickup.com/signup?modello=kkmvq-15041&department=other&\_gl=1\*fmf9k6\*\_gcl\aw\*R0NMLjE3MjcxNzcwMDAuQ2owS0NRand4c20zQmhEckFSSXNBTXRWejZQaEEtbFFzcmFxekpNQkJYNldTTjRvQ3pxMDFnLUVuZ2FtdJSN1VpaUVfY2lCS2xKX3lZNGFBdmRIRUFMd193Y0I.\*gcl_au*MjYxOTcyNTQxLjE3MjYwNTYyOTcuMjAyOTc1NzQxNi4xNzI2MDU2MzAxLjE3MjYwNTYzMDA.
Scarica questo modello
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Nonostante sia stato progettato principalmente per i verbali delle riunioni, il modello Modello di verbale di riunione di ClickUp è utile per la progettazione di promemoria, in quanto aiuta a catturare i dettagli principali della riunione. Consente di registrare i partecipanti, i punti di discussione, le decisioni e gli elementi d'azione, assicurando che non si perda nulla.
Questo modello di note per le riunioni il modello di appunti per le riunioni è un ulteriore aiuto per mantenere l'account, migliorare il follow-up e fornire un registro storico dei punti focali di una riunione, a cui fare riferimento per monitorare la crescita e le decisioni nel tempo. Con questo modello è possibile:
- Organizzare e taggare i partecipanti alle riunioni per chiarezza
- Prendere note strutturate per ogni elemento del Programma
- Gestire e assegnare elementi d'azione direttamente dalla riunione
- Monitorare i follower e misurare l'efficacia delle riunioni
Leggi di più: Esplora i modelli su misura per migliorare le tue riunioni a tu per tu con i tuoi colleghi La guida di ClickUp sui modelli per le riunioni a tu per tu .
2. Modello di promemoria ClickUp
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https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/09/ClickUp-Memo-Template.png
Modello di promemoria ClickUp
https://app.clickup.com/signup?modello=kkmvq-6089440&department=other&\_gl=1\*dz00c2\*\_gcl_aw\*R0NMLjE3MjcxNzcwMDAuQ2owS0NRand4c20zQmhEckFSSXNBTXRWejZQaEEtbFFzcmFxekpNQkJYNldTTjRvQ3pxMDFnLUVuZ2FtdJSN1VpaUVfYlCS2xKX3lZNGFBdmRIRUFMd193Y0I.\*gcl_au*MjYxOTcyNTQxLjE3MjYwNTYyOTcuMjAyOTc1NzQxNi4xNzI2MDU2MzAxLjE3MjYwNTYzMDA.
Scarica questo modello
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Modello di promemoria di ClickUp
è stato progettato per i promemoria e consente di redigere elementi di comunicazione interna cancellati e d'impatto. È possibile condividere aggiornamenti e informazioni critiche e raccogliere feedback all'interno dei team o dell'intera organizzazione.
Il modello di promemoria garantisce che tutti i promemoria seguano un formato coerente, rendendo le comunicazioni professionali e facili da leggere. È perfetto per i manager e i team leader che desiderano semplificare la comunicazione e migliorare l'efficienza operativa. Questo modello vi aiuta a:
- Scrivere un promemoria chiaro e conciso per aggiornare o informare il vostro team
- Condividere le informazioni essenziali con le parti interessate in modo efficiente
- Raccogliere e integrare i feedback per promuovere revisioni collaborative
- Garantire un format coerente per tutte le comunicazioni interne
Altri modelli ClickUp
- Modello per le note delle riunioni ClickUp : È ideale per documentare sessioni informali o di brainstorming. Attraverso le note delle riunioni, le idee e i dialoghi vengono registrati per una facile consultazione e azione
- Modello di verbale di riunione (MOM) di ClickUp : Perfetto per le sessioni formali, questo modello aiuta a registrare verbali dettagliati, comprese le decisioni e le azioni, garantendo responsabilità e comunicazione cancellata
**Per modelli di programmi di riunione più strutturati, ecco i seguenti 10 modelli gratuiti di documenti Google per le riunioni .
Best Practices per la scrittura di un promemoria di riunione
Per garantire che i vostri promemoria siano pratici ed efficienti, seguite queste best practice:
1. Mantenere la coerenza nel formato e nello stile
Utilizzate un formato coerente per tutti i vostri promemoria. In questo modo è più facile per i lettori trovare rapidamente le informazioni di cui hanno bisogno.
Scegliete uno stile che includa tutti i dettagli essenziali e seguitelo per ogni promemoria che create. Questa coerenza aumenta la leggibilità e proietta un'immagine professionale.
2. **Usate i punti elenco per maggiore chiarezza
Gli elenchi puntati sono eccellenti per suddividere informazioni complesse in parti digeribili. Utilizzateli per elencare il programma, gli elementi d'azione e le decisioni critiche. Questo approccio aiuta a delineare le diverse sezioni del promemoria, facilitando ai lettori una rapida scansione e la comprensione dei punti principali.
3. Evidenzia le informazioni importanti
Evidenziate le informazioni critiche come le scadenze, le attività appena assegnate o le decisioni importanti. Scrivete un oggetto chiaro per ridurre il carico cognitivo e mantenerlo semplice. **Usate il grassetto o il corsivo per attirare l'attenzione su questi dettagli. Mettere in risalto questi elementi fa sì che risaltino, riducendo il rischio che informazioni importanti vengano trascurate.
4. Assicurare l'accuratezza e la completezza
**Prima di inviare il promemoria, verificatene l'accuratezza e la completezza. Assicuratevi che tutti i nomi, le date e i dettagli siano corretti e che siano incluse tutte le informazioni necessarie. I promemoria accurati e completi costituiscono un resoconto affidabile della riunione e sono fondamentali per il follow-up e la responsabilità.
Errori comuni da evitare
Quando si redigono i promemoria, alcune insidie ne riducono l'efficacia. Ecco alcuni errori comuni a cui prestare attenzione:
1. Non sovraccaricare il promemoria di informazioni
Mantenere il promemoria focalizzato sugli obiettivi attesi risultati della riunione e decisioni è essenziale.
Caricare il promemoria di troppe informazioni travolge i lettori e oscura i punti più urgenti. Limitatevi ai dettagli essenziali relativi agli oggetti della riunione e necessari per le azioni di follower.
2. Evitare descrizioni vaghe
Descrizioni vaghe in un promemoria della riunione o in un documento di verbale di riunione porterà a confusione e a interpretazioni errate. Siate specifici quando scrivete i punti di discussione e le decisioni.
Ad esempio, invece di scrivere "Discutere il budget di marketing", specificate "Concordare un budget di $$$a per la campagna di marketing digitale del 1° trimestre" Descrizioni cancellate e dettagliate assicurano che tutti i partecipanti e le parti interessate siano sulla stessa pagina.
3. Assicuratevi di includere dettagli adeguati per il follower
Uno degli scopi principali di un promemoria di riunione è quello di fornire una chiara guida ai passaggi. La mancata inclusione di dettagli sul follow-up, come ad esempio chi è responsabile di quali elementi di azione e le scadenze per queste attività, può risultare in problemi di responsabilità e ritardi nel progetto.
Specificate sempre le azioni di follow-up, chi ne è responsabile e le scadenze per facilitare una migliore gestione del progetto e la responsabilità del team.
Esempi reali di promemoria di riunioni efficaci
Per illustrare l'utilità di un memorandum di riunione per favorire la comunicazione e l'esito positivo dell'organizzazione, esaminiamo tre esempi reali di memorandum:
Caso di studio 1: riunione di un team aziendale
Immaginate di far parte di un'azienda di sviluppo software di medie dimensioni con riunioni strategiche mensili per valutare lo stato di avanzamento e stabilire le direzioni future. La chiave di queste riunioni è un promemoria informativo ben fatto che riepiloghi i punti essenziali da consultare e da agire. In genere il promemoria deve includere quanto segue:
- Sfondo della riunione: Si tiene il primo Monday di ogni mese per allineare i capi reparto alla strategia e agli oggetti dell'azienda
- Elementi all'ordine del giorno: Programmi sui progetti software in corso, allocazione delle risorse e integrazione di nuove tecnologie
- Decisioni prese: Approvazione di aumenti di budget per attività critiche o spostamenti nelle sequenze dei progetti
- Elementi di azione: Assegnazione di attività, come uno studio di fattibilità su nuovi strumenti software, a uno specifico responsabile di reparto
- Non perdere l'occasione: Un passaggio cruciale è quello di evidenziare i cambiamenti nelle strategie di gestione o l'introduzione di nuove politiche aziendali
Questo approccio garantisce che tutte le decisioni e le direttive strategiche siano documentate e seguite, favorendo l'allineamento e l'azione a livello aziendale.
Caso di studio 2: riunione di aggiornamento del progetto
Consideriamo un'impresa di construction management che supervisiona diversi progetti edilizi. Sono necessarie riunioni mensili di aggiornamento del progetto e i promemoria di queste riunioni servono a controllare lo stato di avanzamento:
- Sfondo della riunione: Si discute dei progetti in corso con particolare attenzione alla Sequenza, al rispetto del budget e alla conformità alla sicurezza
- Elementi in programma: Aggiornamenti specifici sui progetti, problemi incontrati e necessità di risorse
- Decisioni prese: Eventuali spostamenti delle priorità del progetto o allocazioni di risorse aggiuntive decise dal project management
- Elementi di azione: Attività specifiche come la conduzione di audit sulla sicurezza o la presentazione di domande di autorizzazione entro determinate date
- Non tralasciare: Menzione delle decisioni chiave sugli aggiustamenti del progetto o delle imminenti attività cardine che potrebbero interessare più dipartimenti
Questo format di promemoria mantiene il team in carreggiata e assicura che le informazioni importanti vengano comunicate e agite.
Caso di studio 3: riunione di consultazione con il cliente
In un'organizzazione, le riunioni di consultazione con i clienti sono necessarie per allineare le strategie e i risultati delle campagne. Un memo ben strutturato per queste riunioni aiuta a mantenere chiarezza e slancio:
- Sfondo della riunione: Riunioni mensili o trimestrali con i client per discutere lo stato della campagna e adattare le strategie, se necessario
- Elementi in programma: Revisione delle metriche di performance della campagna, discussione sul feedback del cliente ed esplorazione di nuovi canali di marketing
- Decisioni prese: Adeguamento delle tattiche o dei budget della campagna, come concordato con il client
- Elementi d'azione: Attività come l'aggiornamento delle creatività della campagna o la preparazione di una relazione dettagliata sul coinvolgimento dei consumatori
- Non perdere l'occasione: Feedback importanti da parte del client che potrebbero richiedere un'attenzione immediata o influenzare le campagne future
Documentando questi punti in un promemoria, il team e il client saranno allineati sulle aspettative e sui passaggi successivi. Questo aiuterà a realizzare campagne di esito positivo e a mantenere solide relazioni con i clienti.
Padroneggiare l'arte dei promemoria delle riunioni con ClickUp
Un promemoria efficace per le riunioni può migliorare significativamente la comunicazione del team e garantire che tutti i membri comprendano le priorità e gli elementi d'azione. ClickUp è particolarmente utile per la creazione e l'organizzazione di queste note, grazie ai suoi modelli e strumenti di facile utilizzo che semplificano il processo e rendono le note accessibili.
ClickUp garantisce che lo scopo e i risultati di ogni riunione siano documentati, attuabili e accessibili a tutti i partecipanti.
Siete pronti a trasformare le dinamiche delle vostre riunioni?
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e rivoluziona il modo in cui gestite la comunicazione delle riunioni.