"Attraverso l'immaginazione, possiamo visualizzare i mondi potenziali non ancora creati che si trovano dentro di noi".
"Attraverso l'immaginazione, possiamo visualizzare i mondi potenziali non ancora creati che si trovano dentro di noi".
Questa frase tratta dal libro best seller di Stephen R. Covey, Le 7 abitudini delle persone altamente efficaci, riassume il significato di essere la versione migliore di te stesso.
Nella pratica aziendale quotidiana, puoi aiutare il tuo team a raggiungere questo obiettivo identificando e ottimizzando i punti di forza e di debolezza dei dipendenti. In questo post del blog ti mostriamo come.
Comprendere i punti di forza e di debolezza dei dipendenti
I punti di forza e di debolezza dei dipendenti si riferiscono alle competenze tecniche, comportamentali e mentali di ogni membro del team che influenzano le prestazioni nel proprio ruolo.
Punti di forza dei dipendenti: si tratta di competenze, caratteristiche e comportamenti che consentono loro di eccellere nel proprio ruolo.
Ad esempio, la capacità di risolvere i problemi e il ragionamento logico sono punti di forza per uno sviluppatore. La capacità di raccontare storie è un enorme punto di forza per uno scrittore.
Punti deboli dei dipendenti: si tratta di aree in cui il dipendente potrebbe avere difficoltà o necessitare di miglioramenti. Possono essere lacune nelle conoscenze, nell'esperienza nel settore, nel comportamento o nelle abitudini personali.
Ad esempio, la mancanza di esperienza o di esposizione al settore sanitario può essere un punto debole per chi lavora in questo campo. D'altra parte, la mancanza di capacità di gestione del tempo può essere un enorme ostacolo alla produttività.
Perché i manager devono riconoscere i punti di forza e di debolezza dei dipendenti?
Nel lavoro intellettuale, indipendentemente dal processo e dall'operatività delle attività, i punti di forza e di debolezza di ogni individuo giocano un ruolo enorme nei risultati del team. Ad esempio, un responsabile commerciale puntuale e ben presentato può essere un modello di comportamento per i propri collaboratori. Un collega che svolge sempre un lavoro al di sotto degli standard può abbassare la qualità dell'intero team.
Questo è solo l'inizio. Identificare i punti di forza e di debolezza dei dipendenti offre una miriade di vantaggi, come quelli riportati di seguito.
Valutazioni oggettive: qualsiasi organizzazione che desideri identificare i punti di forza e di debolezza dei propri dipendenti metterà in atto valutazioni oggettive sotto forma di certificazioni, revisioni, feedback interni/esterni, ecc. Ciò è di grande aiuto nella pianificazione a lungo termine della forza lavoro e nella progettazione organizzativa.
Assegnazione appropriata del lavoro: i project manager possono assegnare le attività più adatte ai punti di forza e alle debolezze di ciascun dipendente. Ciò migliora la velocità di produzione, la qualità e la soddisfazione complessiva dei dipendenti.
Formazione e sviluppo mirati: identificare i punti deboli consente di offrire una formazione mirata, che fornisce supporto ai dipendenti per superare efficacemente le loro difficoltà.
Pianificazione strategica della carriera: identificare regolarmente i punti di forza e di debolezza consente alla leadership aziendale di pianificare il percorso professionale di ciascun dipendente. Ad esempio, i vertici aziendali possono dire: "Se migliorerai le tue capacità di presentazione entro la fine dell'anno, avrai maggiori possibilità di essere preso in considerazione per una promozione".
Coinvolgimento dei dipendenti: quando ai dipendenti vengono assegnate attività in linea con i loro punti di forza, lavorano in modo più efficiente e con maggiore motivazione.
Cultura positiva: quando i dipendenti lavorano su ciò in cui sono bravi, si crea un senso di positività e di scopo. Di conseguenza, tendono a diventare più disponibili ad aiutare gli altri e a collaborare sulle idee. D'altra parte, i punti deboli non affrontati possono avere l'effetto opposto.
Se sei convinto che sia giunto il momento di valutare strategicamente i punti di forza e di debolezza dei tuoi dipendenti, vediamo cosa puoi fare.
Identificare i punti di forza dei dipendenti
Intuitivamente, la maggior parte delle persone conosce i propri punti di forza. Tuttavia, sul posto di lavoro, è probabile che i tuoi dipendenti abbiano innumerevoli abilità e talenti nascosti che non vengono mai alla luce, abilità che possono fare una grande differenza per la tua organizzazione. Il primo passaggio per identificare questi punti di forza è sapere come si presentano.
Di seguito sono riportati alcuni degli esempi più importanti dei punti di forza dei dipendenti. Esploreremo anche come valutare i tuoi team per ciascuno di questi punti di forza utilizzando uno strumento di project management come ClickUp.
Competenze tecniche
Le conoscenze e le competenze di un dipendente in un settore specifico, come lo sviluppo di software o la contabilità, costituiscono la sua area di competenza tecnica. Ad esempio, uno sviluppatore di software con competenze tecniche può diagnosticare e correggere rapidamente i bug.
Per valutare le competenze tecniche di ogni singolo individuo, puoi concentrarti sul tempo impiegato per completare un determinato tipo di attività o sulla qualità del lavoro svolto.
Ad esempio, puoi utilizzare il monitoraggio del tempo di ClickUp per identificare le tendenze delle attività che richiedono meno tempo (tenendo conto della complessità dell'attività). Puoi anche esaminare le attività che presentano meno bug, rielaborazioni o feedback. Questo aiuta a misurare la qualità del risultato, che è un indicatore della competenza tecnica.
Risoluzione dei problemi
La risoluzione dei problemi consiste nell'analizzare una situazione, identificarne la causa principale e sviluppare soluzioni pratiche. I dipendenti con forti capacità di risoluzione dei problemi possono eccellere nella gestione delle relazioni con i clienti, nella prevendita, nella consulenza o nella gestione delle crisi. È importante notare che un certo livello di capacità di risoluzione dei problemi è necessario per tutti!
Un ottimo modo per farlo, soprattutto tra i dipendenti che lavorano a contatto con l'esterno, come quelli commerciali, alla prevendita, al successo dei clienti, ecc., è quello di condurre sondaggi periodici e raccogliere feedback. ClickUp Forms offre un modo semplice e personalizzabile per acquisire le informazioni necessarie e integrarle senza sforzo nei flussi di lavoro di gestione delle attività.
Puoi anche iniziare subito con uno dei modelli di modulo di feedback di ClickUp.
Adattabilità
L'adattabilità è la disponibilità e la capacità di un dipendente di adeguarsi ai cambiamenti sul posto di lavoro, che si tratti di scadenze di progetto, strutture di team o priorità. Un dipendente adattabile ha maggiori probabilità di avere successo in team interfunzionali che forniscono un lavoro di alta qualità.
Identificare la capacità di adattamento può essere più complicato rispetto ad altre competenze, ma non è impossibile. Su ClickUp puoi consultare:
- Il tempo impiegato per completare attività specifiche per capire quanto velocemente il dipendente entra nel vivo del lavoro in ogni sprint (o quanto tempo gli occorre per abituarsi ai nuovi progetti)
- I commenti, le chat e le conversazioni che hanno per familiarizzare più rapidamente con le priorità in evoluzione.
- Parametri di riferimento per valutare lo stato dei progressi compiuti verso determinati obiettivi o traguardi
Capacità di leadership
Oggi le organizzazioni stanno diventando sempre più piatte. Le aziende cercano dipendenti autonomi, in grado di guidare se stessi e i team di progetto con cui lavorano. In questo contesto, le capacità di leadership possono rappresentare un punto di forza eccezionale. In genere, le capacità di leadership includono:
- Fornire indicazioni e guida ai membri del team
- Delegare attività e gestire progetti
- Favorire la risoluzione dei conflitti tra stakeholder interni ed esterni
- Fornire feedback e ricalibrare lo stato verso gli obiettivi
- Motivare i team per rispettare scadenze strette o portare a termine lavori complessi
- Comunicare in modo chiaro ed efficace
- Avere consapevolezza emotiva e riflettere sulle proprie azioni
Alcune di queste competenze hanno un impatto diretto sui risultati dei progetti, che saranno visibili sulle dashboard di ClickUp. Ad esempio, comunicare in modo chiaro potrebbe comportare la scrittura di descrizioni chiare e criteri di accettazione per ogni attività, con conseguente riduzione dei bug o delle rielaborazioni. È possibile misurare questo aspetto utilizzando il tempo impiegato per completare l'attività o il tempo in stati come "rielaborazione".
Altri aspetti, invece, come la risoluzione dei conflitti, sono più qualitativi. Per identificarli, potrebbe essere necessario un feedback a 360 gradi. Puoi consolidare e analizzare il tuo feedback qualitativo su una lavagna online ClickUp per intraprendere le azioni appropriate.
Il modello di analisi ClickUp Soar è stato progettato proprio per questo. Durante la tua valutazione periodica delle prestazioni, raccogli i feedback dei tuoi superiori e dei membri del tuo team e suddividili in punti di forza e opportunità. Sulla base della tua analisi, identifica le tue aspirazioni e monitora i risultati nel tempo.
Bonus: Non tutti i leader sono uguali. Quindi, rifletti sul tipo di leader che sei. Lo stile di leadership Myers-Briggs offre un ottimo punto di partenza.
Capacità di comunicazione
Una buona comunicazione non riguarda ciò che dici, ma ciò che il destinatario capisce.
La capacità di farsi capire è un punto di forza straordinario. Ad esempio, un project manager con ottime capacità comunicative ha maggiori probabilità di soddisfare lo sponsor/cliente del progetto.
Ancora più importante, oggi le capacità comunicative includono anche i messaggi di testo in modo asincrono. Pertanto, i buoni comunicatori pensano alle conseguenze di secondo ordine, scrivono risposte dettagliate ed evitano malintesi.
Valuta le capacità comunicative dei membri del tuo team utilizzando la vista chat di ClickUp.
- Con quale frequenza il dipendente deve ripetere le stesse cose?
- Con quale frequenza utilizzano strumenti come lavagne online, mappe mentali, documenti, registrazioni dello schermo, ecc. per ottenere maggiore chiarezza?
- Con quale frequenza i destinatari del messaggio richiedono una telefonata/una riunione di persona per chiarimenti?
- Quanto sono empatici con i colleghi che hanno difficoltà a capire?
I cinque punti di forza sopra menzionati (competenza tecnica, capacità di risolvere i problemi, adattabilità, capacità di leadership e capacità di comunicazione) costituiscono la base. Tuttavia, a seconda del lavoro che ci si aspetta che una persona svolga, esistono altri punti di forza.
Ecco alcuni esempi di punti di forza dei dipendenti in base ai ruoli/funzioni:
Risorse umane: empatia, consapevolezza emotiva, affidabilità, attenzione
Commerciale: puntualità, capacità organizzative, capacità di instaurare relazioni, motivazione a raggiungere gli obiettivi, atteggiamento positivo nei confronti del rifiuto.
Contabilità e finanza: attenzione ai dettagli, accuratezza, conoscenze aggiornate in materia di conformità e gestione dei rischi.
Marketing: storytelling, creatività, ricezione di feedback, sperimentazione, processo decisionale basato sui dati
Conoscere i propri punti di forza è importante tanto quanto identificare i propri punti deboli. Esploriamo questo aspetto prima di passare a ciò che puoi fare per migliorare i punti di forza e affrontare i punti deboli.
Identificare i punti deboli dei dipendenti
Per cominciare, non possedere i punti di forza sopra indicati sarà considerato di per sé un punto debole. Quindi, non invertiamo la sezione precedente su di te!
Ecco alcuni punti deboli specifici dei dipendenti a cui devi prestare attenzione.
Cattiva gestione del tempo
Una cattiva gestione del tempo si riferisce all'incapacità di stimare e gestire il tempo necessario per portare a termine il lavoro assegnato. I dipendenti con scarse capacità di gestione del tempo hanno difficoltà a rispettare le scadenze o a stabilire le priorità delle attività in modo efficace.
Ad esempio, potrebbero dedicare troppo tempo a attività di bassa priorità, lasciando incompleti progetti critici. Ciò può ridurre la produttività complessiva del team e causare ritardi nei progetti.
Per identificare una cattiva gestione del tempo tra i membri del tuo team, le funzionalità di monitoraggio del tempo dei progetti di ClickUp sono il tuo superpotere. Esamina le tabelle orarie, la reportistica sul tempo e le durate stimate per capire come ogni membro del team gestisce il proprio tempo.
Difficoltà nel multitasking
Ammettiamolo: il multitasking, se fatto male, ha un impatto negativo sulla produttività. Tuttavia, ciò accade quando si cerca di fare più cose contemporaneamente.
Ad esempio, scrivere un post sul blog, rispondere ai messaggi su Slack e ascoltare una formazione online contemporaneamente potrebbe essere un po' troppo.
Tuttavia, ogni dipendente nel moderno lavoro intellettuale deve essere in grado di destreggiarsi tra più ruoli. Ad esempio, uno sviluppatore potrebbe lavorare su più progetti. Uno scrittore potrebbe avere più articoli in varie fasi del flusso di lavoro. L'incapacità di gestire questi aspetti può essere un punto debole, soprattutto nei piccoli team.
Per identificare i punti deboli nel multitasking, utilizza il software di valutazione delle prestazioni per individuare:
- Attività che non rispettano le scadenze
- Attività che sono rimaste nello stesso stato per troppo tempo, in particolare nelle fasi di rielaborazione/correzione dei bug.
- Obiettivi quasi terminati
Reattività emotiva
Come suggerisce il nome, la reattività emotiva si riferisce al modo in cui una persona reagisce, o reagisce in modo eccessivo, a una situazione. Un dipendente emotivamente reattivo può avere difficoltà a controllare le proprie emozioni in situazioni stressanti o difficili, il che può portare a reazioni impulsive o a relazioni interpersonali difficili.
Ad esempio, potrebbero reagire arrabbiandosi quando ricevono un feedback o chiudendosi in se stessi durante eventi particolarmente stressanti, creando tensione sul posto di lavoro e interruzioni nel flusso di lavoro.
Nessuno strumento è (ancora) in grado di misurare con precisione le risposte emotive di una persona, quindi per identificare questo punto debole dovrai affidarti alla tua empatia, alle tue capacità di osservazione e alla tua consapevolezza emotiva.
Mancanza di attenzione ai dettagli
I dipendenti che non prestano attenzione ai dettagli tendono a commettere errori frequenti o a trascurare aspetti importanti del loro lavoro. Questo diventa un punto debole perché ha la capacità di aggravarsi nel tempo.
Ad esempio, un errore di 0,1 dollari nell'inserimento delle voci di oltre 100.000 transazioni comporta una perdita di 10.000 dollari. Allo stesso modo, un punto e virgola fuori posto nel codice di un'applicazione può causare un bug che richiederebbe ore per essere individuato e risolto. Un logo non allineato su un post sui social media può compromettere la reputazione del marchio.
Mancanza di introspezione
La mancanza di introspezione ha come risultato che molti di noi hanno difficoltà in questo senso. Il risultato è che non conosciamo i nostri punti deboli o non sviluppiamo la capacità di affrontarli. Entrambe queste situazioni portano alla fine al burnout professionale, che si manifesta con una riduzione dell'efficienza, affaticamento mentale, stress e disimpegno.
Uno dei modi migliori per identificare questi punti deboli è condurre periodicamente una valutazione approfondita. Il modello di analisi SWOT personale di ClickUp offre un solido quadro di riferimento. Ti aiuta a identificare i punti di forza, i punti deboli, le opportunità e le minacce, consentendoti di valutare i tuoi problemi nel contesto.
Bonus: altri modelli di analisi delle lacune e modelli di analisi SWOT per l'autovalutazione.
Ora che hai identificato alcuni punti di forza e di debolezza comuni dei dipendenti, vediamo come trasformare questi ultimi nei primi.
Migliorare i punti di forza dei dipendenti
Il modo migliore per valorizzare i punti di forza dei tuoi dipendenti è aiutarli a sfruttarli. Ecco alcune strategie che ti saranno utili.
1. Esercitati e perfezionati
Se i membri del tuo team sono bravi in qualcosa, incoraggiali a continuare così. Qualcuno è un ottimo programmatore Python? Assegnagli dei progetti in modo che possa esercitarsi nel codice ogni giorno.
Offri ai dipendenti l'opportunità di svolgere attività in cui eccellono, consentendo loro di acquisire fiducia nelle proprie capacità. Quindi, dai loro l'opportunità di ampliare le proprie competenze in librerie correlate e strumenti adiacenti.
2. Fissare obiettivi ambiziosi
Includi l'amplificazione dei punti di forza dei dipendenti tra gli obiettivi di carriera. Ad esempio, se qualcuno è bravo a risolvere i problemi all'interno del progetto, offrigli una posizione migliore. Se un membro del team è bravo nel visual design, fissa degli obiettivi affinché impari il design dell'esperienza utente nel corso del prossimo anno.
Utilizza ClickUp Goals per impostare obiettivi specifici, misurabili, raggiungibili, rilevanti e limitati nel tempo (SMART) per ciascun membro del team, in modo da migliorare costantemente le loro attuali competenze.
3. Offri più opportunità
Consenti ai dipendenti di prendere decisioni nei loro ambiti di competenza. Sfrutta le loro competenze coinvolgendoli nelle discussioni strategiche e affidando loro la responsabilità delle decisioni.
Migliora il morale dei dipendenti e stimola il pensiero creativo dando loro la libertà di esplorare nuove idee, assumersi dei rischi e sperimentare approcci innovativi.
Affrontare i punti deboli dei dipendenti
Ora passiamo a come puoi aiutare i dipendenti a superare i loro punti deboli. Alcune strategie efficaci includono:
1. Formazione e sviluppo
Offri programmi di formazione specifici per ciascuno dei punti deboli dei dipendenti (dopo averne discusso con loro).
- Se si tratta di competenze tecniche, inviali a un corso intensivo o iscrivilo a un corso online.
- Se si tratta di competenze trasversali, trovagli un coach.
- Se si tratta di questioni legate alla gestione del tempo, aiutali con strumenti come il timer Pomodoro, le app per bloccare il Calendario o le matrici di prioritizzazione.
2. Miglioramenti dei processi
Metti in atto processi e flussi di lavoro che aiutino i membri del team a superare i propri punti deboli. Ad esempio:
- Se la mancanza di attenzione ai dettagli è un problema, crea delle liste di controllo per rendere operativa la qualità.
- Se il problema è la mancanza di introspezione, incoraggia le valutazioni personali prima di ogni colloquio individuale.
3. Cambiamenti culturali
I dipendenti che soffrono di stress spesso registrano un calo della produttività e della soddisfazione sul lavoro. Ciò può poi manifestarsi in punti deboli, come l'impazienza o la mancanza di fiducia.
- Promuovi un sano equilibrio tra lavoro e vita privata
- Crea un'atmosfera in cui i dipendenti possano sfruttare i propri punti di forza riducendo al minimo i propri punti deboli.
- Offri seminari sulla gestione dello stress, supporto per la salute mentale, ecc.
- Includi periodi sabbatici, congedi parentali, ecc. nella tua politica aziendale.
- Crea un ambiente aperto in cui i dipendenti possano discutere delle loro difficoltà.
Oltre a tutto questo, c'è una cosa da fare come manager o leader aziendale per aiutare i tuoi dipendenti a sfruttare i loro punti di forza e minimizzare i loro punti deboli: fornire feedback!
Il ruolo del feedback e della valutazione delle prestazioni
Un buon feedback è costruttivo, tempestivo e fornisce indicazioni specifiche sulle azioni, le attività o il comportamento di un dipendente. Per aiutare i dipendenti a migliorare i propri punti di forza e superare i propri punti deboli, offri loro un feedback regolare.
Ecco alcuni suggerimenti su come farlo nel modo giusto.
Sii obiettivo: celebra gli esiti positivi e guida i dipendenti nel superare i fallimenti. Fornisci un feedback specifico e concreto. Ad esempio, potresti dire: "Il tuo lavoro sulla relazione annuale non ha soddisfatto le aspettative perché conteneva errori tipografici e affermazioni errate".
Non essere vago: assicurati di non dire "troppi errori" a meno che tu non possa sostenerlo con dei numeri. Indica i problemi usando degli esempi.
Offri supporto ai dipendenti: insegna loro come chiedere un feedback in modo che non reagiscano emotivamente alla tua opinione. Offri esempi di feedback ai dipendenti per mostrare come dovrebbe essere.
Incoraggia l'autonomia: consenti ai membri del team di elaborare, accettare e agire in base al tuo feedback a modo loro. Invitali a dissentire e a discutere con te quando lo ritengono opportuno.
Mantieni una struttura: utilizza gli strumenti di feedback dei dipendenti per semplificare le valutazioni delle prestazioni. Il modello di valutazione delle prestazioni di ClickUp ti aiuta a effettuare il monitoraggio dei progressi dei tuoi dipendenti, valutare i loro risultati, fornire feedback e raggiungere gli obiettivi.
Bonus: dai un'occhiata ad alcuni degli altri modelli di valutazione delle prestazioni
Inizia dall'inizio: non aspettare che qualcuno diventi un dipendente per identificare i suoi punti di forza, i suoi punti deboli e i tratti della sua personalità. Utilizza valutazioni e analisi come parte del colloquio di lavoro e del processo di reclutamento. Includi questo aspetto nei KPI delle risorse umane e rendilo una pratica costante.
Quindi, utilizza queste informazioni per progettare il processo di inserimento. Inserisci corsi di formazione specifici, bootcamp o workshop nel processo di inserimento, in modo che il nuovo dipendente sia pronto per ottenere un esito positivo.
Utilizza le liste di controllo o i modelli di onboarding di ClickUp per personalizzare l'esperienza di inserimento di ogni nuovo assunto e assicurarti che sia in linea con i suoi punti di forza e di debolezza.
Gestione olistica delle risorse umane con ClickUp
Tutti hanno punti di forza e punti deboli. In realtà, un punto di forza può anche diventare un punto debole. Ad esempio, una persona molto attenta ai dettagli potrebbe non essere brava a guardare il quadro generale. Una persona con straordinarie competenze tecniche potrebbe non avere capacità relazionali.
In qualità di responsabile delle risorse umane o gestore del team, il tuo compito è aiutare le persone a diventare la versione migliore di sé stesse. Ciò significa sfruttare i loro punti di forza e minimizzare i loro punti deboli.
Da fare, devi prima identificare tali punti di forza e di debolezza. Uno strumento di project management come ClickUp acquisisce questi dati preziosi mentre lavori.
Puoi trovare approfondimenti sul processo di assunzione, sulle tempistiche delle attività, sui colli di bottiglia dei progetti, sulle incomprensioni, sui carichi di lavoro dei dipendenti e altro ancora semplicemente configurando dei dashboard nello strumento che già utilizzi.
Puoi trovare input qualitativi e quantitativi per le tue decisioni relative al personale in un unico posto. Cosa c'è di più? Poiché i dati provengono da ClickUp, puoi stare certo che le informazioni sono oggettive e non basate sulle opinioni personali di manager e dirigenti.
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