Essere preparati: questo è il motto degli scout, un movimento sociale giovanile internazionale fondato all'inizio del 1900. E a ragione. Per essere utili e d'aiuto, è necessario essere preparati a potenziali rischi e minacce.
Questo vale anche nel mondo degli affari, motivo per cui il campo della gestione dei rischi è in costante crescita. Che si tratti di un attacco DDoS (Distributed Denial of Service) ai tuoi server, di un conflitto politico che influisce sulla tua catena di approvvigionamento, di una calamità naturale che distrugge la tua proprietà o di una startup che lancia un prodotto competitivo, ogni azienda è soggetta a una miriade di rischi.
In questo post del blog esploriamo una parte iniziale e fondamentale della tua strategia di gestione dei rischi: la valutazione dei rischi. Ti mostriamo perché hai bisogno delle valutazioni dei rischi, come puoi condurle e quali strumenti ti aiutano a terminare il lavoro.
Comprendere la valutazione dei rischi
Cominciamo dalle basi: che cos'è una valutazione dei rischi?
La valutazione dei rischi è lo studio strategico e periodico volto a identificare i potenziali pericoli per un'azienda aziendale.
Una buona valutazione dei rischi affronta:
Natura: questa parte del rapporto di valutazione dei rischi definisce il rischio. Ad esempio, potresti definire un rischio come "la non conformità al Regolamento generale sulla protezione dei dati [GDPR] comporterà sanzioni quando il prodotto sarà lanciato nella regione dell'Unione europea".
Motivi: questo aspetto è leggermente più complesso. La mancata conformità al GDPR potrebbe essere il risultato di una mancanza di tempo o di priorità. Tuttavia, se stai considerando un rischio come un disastro naturale, i motivi sono molti e spesso fuori dal tuo controllo. Quindi, usa questa parte con discrezione.
Probabilità: qual è la probabilità che il rischio si concretizzi e che si verifichino eventi avversi? Se non sei conforme al GDPR, non corri alcun rischio finché non interagisci con un "interessato" nell'Unione europea, che potrebbe essere una persona, un'azienda o anche un visitatore. Ciò significa che se un tuo cliente con sede negli Stati Uniti utilizza il tuo prodotto mentre è in viaggio in Francia, corri il rischio di non conformità.
Impatto potenziale: in questa parte dello studio, misurate cosa significherebbe per voi incorrere in tale rischio. Ad esempio, la non conformità al GDPR può comportare multe fino al 4% del fatturato globale o 20 milioni di euro.
Rischio vs. pericolo
I termini "rischio" e "pericolo" sono spesso usati in modo intercambiabile, ma hanno significati distinti, specialmente nel contesto della sicurezza e della gestione dei rischi.
Un pericolo è qualsiasi cosa che abbia il potenziale di causare danni, lesioni o pregiudizi. Ciò include oggetti fisici, sostanze o condizioni che minacciano la salute e la sicurezza. I pericoli non possono essere misurati.
Il rischio si riferisce alla probabilità che un pericolo causi effettivamente danni o effetti negativi. Comprende sia l'occorrenza che la gravità del potenziale danno. I rischi possono essere quantificati come alti, medi o bassi in base alla probabilità e alla gravità.
Cerchiamo di capire la differenza tra i due con alcuni esempi. Durante la conduzione di una valutazione dei rischi ambientali, potresti incontrare i seguenti pericoli.
- Pericoli naturali come terremoti, inondazioni, uragani, frane
- Rischi biologici, tra cui specie invasive, epidemie e pandemie, fioriture algali tossiche
- Rischi chimici come fuoriuscite di petrolio, inquinamento da metalli pesanti, pesticidi
I rischi corrispondenti saranno:
- Rischi per la proprietà e la vita
- Rischi per l'ecosistema che portano alla perdita di biodiversità
- Rischi per la sicurezza alimentare, la salute e l'impatto economico derivanti da siccità, città inquinate e aumento dello stress ambientale
In un ambiente di lavoro, alcuni dei rischi più comuni sono:
- Rischi per la sicurezza come pavimenti bagnati, cavi elettrici scoperti o macchinari non protetti
- Rischi legati alle condizioni di lavoro, come rumore, luce e temperatura
- Rischi ergonomici come postazioni di lavoro inadeguate
I rischi corrispondenti potrebbero essere:
- Lesioni
- Malattia
- Un'esperienza negativa per i dipendenti
- Attrito
- Perdita di reputazione aziendale
Gli esempi sopra riportati dimostrano che esistono vari tipi di rischi. Cominciamo con quelli più comuni.
Tipi di valutazioni dei rischi
Puoi eseguire valutazioni dei rischi in più dimensioni. Ad esempio, in base ai tipi di pericoli, puoi eseguire valutazioni per rischi ambientali, rischi tecnologici, rischi finanziari, rischi di conformità, ecc. Puoi anche condurre valutazioni generiche o specifiche, ad esempio puoi valutare i rischi per la salute e la sicurezza a livello aziendale o in posizioni specifiche.
In questi ambiti esistono alcuni tipi comuni di valutazione dei rischi, quali:
Valutazione quantitativa dei rischi: misurazione dei rischi e del potenziale impatto utilizzando dati numerici.
Ad esempio, potresti determinare che hai il 30% di probabilità di subire una violazione dei dati, che potrebbe causare una perdita di 1 milione di dollari.
Valutazione qualitativa dei rischi: utilizzo di giudizi e osservazioni soggettivi per classificare i rischi su una scala di gravità e probabilità bassa, media o alta.
Ad esempio, un data center potrebbe essere considerato "ad alto rischio" a causa della sua posizione in una zona sismica.
Valutazione dei rischi specifici della posizione: valutazione delle condizioni di una posizione particolare, come un cantiere edile o una piattaforma petrolifera. Può trattarsi anche di posizioni virtuali come un data center o la tua infrastruttura cloud.
Valutazione dei rischi basata sulle risorse: identificazione dei rischi associati a risorse specifiche come sistemi IT, attrezzature, veicoli, ecc. Alcune aziende di servizi includono anche le persone nelle loro valutazioni dei rischi basate sulle risorse.
Valutazione dei rischi basata sulle vulnerabilità: identificazione dei punti deboli nei sistemi e negli ambienti. Questa valutazione è rivolta all'interno. Ad esempio, nel mondo tecnologico, le valutazioni delle vulnerabilità e i test di penetrazione [VAPT] sono una pratica comune.
Valutazione dei rischi basata sulle minacce: valutazione dei rischi attraverso l'esame delle condizioni che li determinano. Si tratta di un approccio orientato verso l'esterno. Ad esempio, un istituto finanziario potrebbe valutare i rischi legati alle frodi.
Valutazione dinamica dei rischi: valutazioni continue in tempo reale che rispondono a situazioni immediate o mutevoli.
Ad esempio, i soccorritori effettuano una valutazione dinamica dei rischi durante un incendio per comprendere il potenziale di crollo strutturale.
Sebbene questi siano i tipi più comuni, non sono mutuamente esclusivi. Ad esempio, puoi eseguire una valutazione quantitativa specifica per le risorse o valutazioni dinamiche basate sulle minacce, ecc. Quale utilizzare dipende dal momento in cui si effettua la valutazione.
Sequenza della valutazione dei rischi
Ci sono due momenti in cui le organizzazioni conducono tipicamente le valutazioni: a intervalli regolari o in base a trigger.
Intervalli regolari
L'identificazione dei rischi finanziari viene solitamente effettuata ogni anno. Una valutazione della sicurezza delle informazioni può essere effettuata ogni trimestre. A seconda dell'attività e del tipo di valutazione, le organizzazioni decidono il calendario.
Trigger
A volte, pericoli, rischi o situazioni aziendali emergenti trigger la necessità di una valutazione. Questi potrebbero essere:
- Prima di eseguire una valutazione del progetto, lanciare un prodotto o aprire un nuovo verticale
- Prima di apportare modifiche alle attrezzature, ai materiali, al software o alla leadership
- Dopo un incidente significativo che ha messo in luce una vulnerabilità
- In risposta a modifiche normative o legislative
Partendo da queste basi, esaminiamo come condurre una valutazione dei rischi.
Passaggi chiave nella conduzione di una valutazione dei rischi
La valutazione dei rischi è uno degli aspetti più critici di qualsiasi attività aziendale. Aiuta a prevenire esiti negativi. Una buona valutazione dei rischi può far risparmiare denaro, salvaguardare la reputazione e persino salvare vite umane.
È quindi importante condurre valutazioni dei rischi approfondite ed efficaci. Ecco una guida introduttiva su come farlo.
1. Effettua la configurazione dei sistemi per la valutazione dei rischi
Prima di procedere alla valutazione vera e propria, crea il tuo quadro di project management per la valutazione dei rischi.
Definisci l'ambito
Quali funzioni, posizioni, risorse e processi valuterai? Quali sono gli obiettivi della tua valutazione? Hai bisogno di esplorare i rischi relativi ai costi del progetto? Cosa cerchi di identificare/apprendere?
Identifica i requisiti
Di quanto tempo, personale, budget e risorse avrai bisogno per la valutazione dei rischi? Ad esempio, se stai conducendo una valutazione dei rischi sulle richieste di prestito fraudolente, potresti aver bisogno di data scientist che la tua azienda non ha ancora. Delinea chiaramente questi requisiti.
Coinvolgi gli stakeholder
Chi sarà coinvolto e in che misura? Assegna ruoli e responsabilità alle persone. Idealmente, avrai bisogno di un responsabile della gestione dei rischi, un team leader per la valutazione, esperti in materia e un partner commerciale.
Studia le norme e i regolamenti
In quale quadro normativo devi operare? Ci sono regole specifiche che devi seguire? Il rapporto deve essere creato e presentato in un modo specifico all'ente normativo?
Configura i tuoi strumenti
Un processo completo richiede un numero di liste di controllo delle attività cardine, modelli di valutazione dei rischi, ecc. Un buon software di governance, rischio e conformità, ovvero GRC, può semplificare notevolmente il processo di valutazione , migliorando al contempo l'accuratezza e l'efficacia dei risultati.
Scegli uno strumento di project management per la valutazione dei rischi come ClickUp per fornirti supporto in questo percorso.
2. Identifica i pericoli
Una volta completata l’impostazione, è il momento di valutare il primo aspetto del rischio, ovvero il pericolo. A seconda del tipo di valutazione del rischio, potresti incontrare vari pericoli.
Ad esempio, se stai effettuando valutazioni dei rischi ambientali, potresti prendere in considerazione i rischi biologici e i disastri naturali. Se stai valutando il rischio di turnover dei dipendenti, potresti esaminare i rischi per la salute e la sicurezza, come gli incidenti sul lavoro, gli scioperi o i rischi psicosociali come il bullismo/stress, ecc.
Per l'identificazione dei pericoli, puoi raccogliere dati da:
Osservazione
Conduci delle simulazioni della posizione/risorsa/processo oggetto di valutazione. Osserva attentamente ogni aspetto e come interagisce con gli altri.
Conversazione
Parla con il team che lavora sul campo. Cerca di capire le loro preoccupazioni e ciò che considerano dei rischi. [Potresti non essere d'accordo con loro, ma è sempre bene ascoltarli].
Rapporti storici
Esamina i rapporti sugli incidenti, i reclami, le analisi, le raccomandazioni, ecc. del passato. Studia i dati storici sugli incidenti o gli infortuni per identificare i pericoli che li hanno causati.
Parametri di riferimento
Consulta le schede di sicurezza e i manuali delle attrezzature per raccogliere dettagli sui potenziali rischi.
Il modo più semplice per prendere nota di tutto ciò che trovi durante questa fase della tua valutazione è utilizzare uno strumento come ClickUp Docs. Grazie alla collaborazione in tempo reale, i team di grandi dimensioni possono consolidare tutte le loro note in un unico posto per poterle rivedere e analizzare in un secondo momento.
Puoi anche utilizzare uno qualsiasi dei modelli di registro dei rischi disponibili per semplificare questo processo.
3. Valuta i rischi
Non tutti i pericoli sono un rischio. Potresti maneggiare sostanze chimiche tossiche, ma con adeguate misure di sicurezza potresti non correre il rischio di un incidente. Quindi, il passaggio successivo è la valutazione del rischio: scoprire se esiste un rischio derivante dai pericoli che hai identificato.
Il modello di lavagna online per la valutazione dei rischi di ClickUp è uno strumento eccellente da fare. Adatto ai principianti, questo modello ti consente di identificare e valutare i rischi in modo metodico. In collaborazione con un team remoto, puoi utilizzare questo modello di lavagna online ClickUp anche per fare brainstorming e ideare soluzioni ai tuoi rischi.
4. Misura la probabilità e l'impatto
Una parte importante del processo di valutazione consiste nel valutare la probabilità e l'impatto dei rischi identificati.
- Probabilità: probabilità che il rischio si verifichi [Alta, Media, Bassa]
- Impatto: dove, chi e cosa sarà influenzato dal rischio?
Questo è anche il passaggio in cui la maggior parte delle organizzazioni vacilla. Professori ed esperti di rischio scrivono che "tendiamo ad essere troppo sicuri dell'accuratezza delle nostre previsioni e valutazioni dei rischi e troppo limitati nella nostra valutazione dell'intervallo di risultati che possono verificarsi".
Per evitare questa trappola:
- Meglio peccare di cautela: quando si tratta di rischi, è meglio preoccuparsi troppo che troppo poco.
- Sii espansivo: analizza il rischio per capire in che modo i diversi gruppi saranno esposti e come
- Prevenire le sorprese: non esistono sorprese piacevoli nella gestione dei rischi. Cerca sempre di individuare dove e quando potrebbe verificarsi una sorpresa.
Ad esempio, se nel tuo negozio al dettaglio hai un frigorifero malfunzionante, non limitarti a considerare il suo impatto sullo spreco di prodotti o sui costi di riparazione. Pensa anche al fatto che i clienti che acquistano prodotti conservati in quel frigorifero potrebbero ammalarsi.
Un framework come il modello di registro dei rischi di ClickUp aiuta a organizzare tutte queste informazioni in modo efficace.
Con questo modello, puoi documentare i tuoi rischi, la loro probabilità di occorrenza, i piani di mitigazione e le misure di controllo, tutto in un unico posto. Puoi anche effettuare il monitoraggio dello stato, assegnare la titolarità e consolidare i dati per revisioni successive.
5. Documenta i processi attuali
A meno che non si tratti di un rischio emergente, la maggior parte di essi dispone già di un qualche tipo di meccanismo di risposta. Documentali accuratamente in modo che possano essere ottimizzati con ogni valutazione successiva.
Includi quanto segue.
- Titolarità: definisci chi è responsabile del rischio e della risposta
- Processo: definisci il flusso di lavoro dopo aver identificato il rischio, incluse azioni, risorse, scadenze, attività cardine, KPI e altre responsabilità.
- Dipendenze: quali sono le interdipendenze tra attività o team?
- Controllo: qual è l'attuale piano di mitigazione dei rischi o di emergenza?
6. Pianifica la prossima valutazione
Il tuo ambiente di lavoro è dinamico. Il tuo processo e il tuo documento di valutazione dei rischi devono riflettere questa dinamica.
Pianifica revisioni regolari
Rendilo semestrale o annuale, o anche più frequente, a seconda del tipo di organizzazione. Se lavori in un ambiente in rapida evoluzione come quello della sicurezza informatica, potresti anche prendere in considerazione valutazioni e avvisi automatici continui sui rischi.
Lettura bonus 📖: Una guida introduttiva al quadro di gestione dei rischi di sicurezza informatica
Coinvolgi i dipendenti
Chi lavora più a stretto contatto con il terreno comprende meglio i rischi. Parla regolarmente con loro e raccogli opinioni e feedback. Nel project management, questo può essere particolarmente importante poiché gli esperti in materia e i responsabili della gestione dei rischi potrebbero non rendersi conto delle complessità delle attività quotidiane.
Utilizza il modello di analisi dei rischi di project management di ClickUp per documentare i risultati ottenuti dal team esecutivo.
Rimani informato
I rischi derivanti da pericoli esterni sono in continua evoluzione. Le minacce alla sicurezza informatica stanno diventando sempre più sofisticate. In risposta a ciò, le leggi si stanno evolvendo. Anticipa questi sviluppi cercando informazioni in modo proattivo.
Un processo di valutazione dei rischi ben consolidato aiuterà te e il tuo team a pianificare ogni potenziale incertezza, compresi gli eventi black swan. Indipendentemente dall'area di impatto, un solido software di gestione dei rischi può essere utile.
Strumenti per implementare processi di valutazione dei rischi
La valutazione dei rischi è un'attività basata sulla ricerca. Il team che conduce la valutazione dei rischi necessita in genere dei seguenti elementi.
- Documentazione: la possibilità di annotare osservazioni, lacune e altri punti importanti.
- Modelli: framework, liste di controllo e modelli di valutazione dei rischi come una matrice dei rischi per analizzare i risultati.
- Strumenti visivi: funzionalità/funzioni per il brainstorming o la collaborazione con team remoti al fine di raggiungere un'intesa comune.
- Condivisione e registrazione: possibilità di condividere il rapporto di valutazione con tutte le parti interessate, con un adeguato controllo degli accessi.
Oggi la maggior parte dei team utilizza più strumenti per raggiungere questo obiettivo. Potrebbero usare Documenti Google per prendere appunti, fogli di calcolo per le liste di controllo, PDF per la condivisione, ecc. Sebbene questo sia un metodo diffuso, è anche inefficiente.
Uno strumento all-in-one come ClickUp può rivoluzionare il lavoro dei team di valutazione dei rischi. Con ClickUp, puoi condurre la tua valutazione, documentare i risultati, eseguire analisi e effettuare la condivisione sicura dei tuoi rapporti, tutto in un unico posto.
Prendi in considerazione il modello di lavagna online per l'analisi dei rischi di ClickUp. Qui puoi aggiungere i tuoi rischi e classificarli in base alla probabilità e alla gravità. Includi note adesive con eventuali punti di riferimento.
Collega documenti, immagini e altri file direttamente dal modello della lavagna online. Da lì, assegna la titolarità e imposta le attività per implementare anche la tua strategia di mitigazione.
Riduci al minimo i rischi con ClickUp
Quando i rischi sono inevitabili, l'unica soluzione possibile è essere preparati. La valutazione dei rischi aiuta proprio in questo.
Ti aiutano a considerare la possibilità che qualcosa vada storto e ti assicurano di non trascurare i pericoli. Mettono in luce ogni possibilità, dal tunnel carpale e il mal di schiena alle radiazioni e alle fuoriuscite di petrolio.
La valutazione dei rischi ti consente di stabilire le priorità e creare un ambiente di lavoro più sicuro per te e i tuoi dipendenti. Ti offre inoltre la possibilità di prendere decisioni basate sui dati in merito all'allocazione delle risorse, ai budget e agli investimenti in misure di sicurezza.
Non lesinare su un'attività così importante come la valutazione dei rischi. Scegli uno strumento solido, completo e collaborativo come ClickUp per condurre audit regolari, migliorare i processi interni, creare il tuo piano di gestione dei rischi e rafforzare la tua resilienza.
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