Siate pronti: questo è il motto degli Scout, un movimento sociale giovanile internazionale fondato all'inizio del 1900. E per una buona ragione. Per essere utili e utili, è necessario essere preparati ad affrontare potenziali rischi e minacce.
Questo è vero anche in ambito aziendale, ed è per questo che il campo del gestione del rischio è in costante crescita . Che si tratti di un attacco DDoS (Distributed Denial of Service) ai vostri server, di un conflitto politico che colpisce la vostra catena di fornitura, di una calamità naturale che distrugge la vostra produttività o di una startup che lancia un prodotto competitivo, ogni azienda è soggetta a una miriade di rischi.
In questo post esploriamo una parte iniziale e critica della vostra strategia di gestione del rischio: La valutazione del rischio. Vi mostriamo perché avete bisogno di valutazioni del rischio, come potete condurle e quali strumenti vi aiutano a terminare il lavoro.
Comprendere la valutazione del rischio
Iniziamo dalle basi: Che cos'è una valutazione del rischio?
La valutazione del rischio è uno studio strategico e di periodo per identificare i potenziali pericoli per un'azienda.
Una buona valutazione dei rischi affronta i seguenti aspetti:
Natura: Questa parte della relazione sulla valutazione del rischio definisce il rischio. Ad esempio, si potrebbe definire un rischio come "la non conformità al Regolamento generale sulla protezione dei dati [GDPR] comporterà sanzioni quando il prodotto sarà lanciato nell'Unione europea"
Ragioni: Questo è un po' più complesso. La non conformità al GDPR potrebbe essere il risultato di un mancato investimento di tempo o di una mancata priorità. Tuttavia, se state considerando un rischio come un disastro naturale, le ragioni sono molte e spesso fuori dal vostro controllo. Quindi, usate questa parte con discrezione.
Probabilità: Qual è la probabilità che il rischio si concretizzi e che si verifichino eventi negativi? Se non siete conformi al GDPR, non correrete alcun rischio finché non interagirete con un "soggetto interessato" nell'Unione europea, che potrebbe essere una persona, un'azienda o persino un visitatore. Ciò significa che se un cliente con sede negli Stati Uniti utilizza il vostro prodotto mentre si reca in Francia, correte il rischio di non conformità.
Impatto potenziale: In questa parte dello studio, si misura cosa significherebbe per voi incorrere in tale rischio. Per istanza, la non conformità al GDPR può attrarre multe fino al 4% del fatturato globale o 20 milioni di euro .
Rischio vs. pericolo
Le parole rischio e pericolo sono spesso usate in modo intercambiabile, ma hanno significati diversi, soprattutto nel contesto della sicurezza e della gestione del rischio.
Un pericolo è tutto ciò che può potenzialmente causare danni, lesioni o pregiudizi. Si tratta di oggetti fisici, sostanze o condizioni che minacciano la salute e la sicurezza. Non è possibile misurare i pericoli.
Il rischio si riferisce alla probabilità che un pericolo causi effettivamente danni o effetti negativi. Comprende sia l'occorrenza che la gravità del danno potenziale. I rischi possono essere quantificati come alti, medi o bassi in base alla probabilità e alla gravità.
Cerchiamo di capire la differenza tra i due con alcuni esempi. Durante la valutazione del rischio ambientale, potreste incontrare i seguenti pericoli.
- Rischi naturali come terremoti, inondazioni, uragani, frane
- Rischi biologici, tra cui specie invasive, epidemie e pandemie, fioriture algali tossiche
- Rischi chimici, come fuoriuscite di petrolio, inquinamento da metalli pesanti, pesticidi
I rischi corrispondenti saranno:
- Rischi per la proprietà e la vita
- Rischi per l'ecosistema, con conseguente perdita di biodiversità
- Rischi per la sicurezza alimentare, la salute e l'impatto economico derivanti da siccità, città inquinate e aumento dello stress ambientale
In un luogo di lavoro, alcuni rischi comunemente riscontrati sono:
- Pericoli per la sicurezza, come pavimenti bagnati, cavi elettrici esposti o macchinari non sorvegliati
- Rischi legati alle condizioni di lavoro, come il rumore, la luce e la temperatura
- Rischi ergonomici, come postazioni di lavoro inadeguate
I rischi corrispondenti potrebbero essere
- Infortuni
- Malattia
- Un'esperienza negativa per i dipendenti
- Abbandono del posto di lavoro
- Perdita di reputazione per l'azienda
Gli esempi precedenti dimostrano che esistono diversi tipi di rischio. Vediamo innanzitutto quali sono i più comuni.
Tipi di valutazione del rischio
È possibile eseguire valutazioni del rischio in più dimensioni. Ad esempio, in base ai tipi di pericoli, si possono eseguire valutazioni per i rischi ambientali, i rischi tecnologici, i rischi finanziari, i rischi di conformità, ecc. Si possono anche condurre valutazioni generiche o specifiche, ad esempio si possono valutare i rischi per la salute e la sicurezza a livello globale o in posizioni specifiche.
Tra queste dimensioni, esistono alcuni tipi comuni di valutazione del rischio, come ad esempio:
Valutazione quantitativa del rischio: Misurare i rischi e l'impatto potenziale utilizzando dati numerici.
Ad esempio, si può stabilire che esiste una probabilità del 30% di violazione dei dati, che probabilmente causerà una perdita di 1 milione di dollari.
Valutazione qualitativa del rischio: Utilizzo di giudizi e osservazioni soggettive per classificare i rischi su una scala di gravità e probabilità bassa, media o alta.
Ad esempio, un centro dati potrebbe essere "ad alto rischio" a causa della sua posizione in una zona sismica.
Valutazione del rischio specifico del sito: Valutazione delle condizioni di una particolare posizione, come un cantiere o una piattaforma petrolifera. Può trattarsi anche di siti virtuali, come un centro dati o la vostra infrastruttura cloud.
Valutazione del rischio basata sugli asset: Identificazione dei rischi associati a beni specifici come sistemi IT, attrezzature, veicoli, ecc. Alcune aziende di servizi includono anche le persone nelle loro valutazioni del rischio basate sugli asset.
Valutazione del rischio basata sulle vulnerabilità: Identificazione dei punti deboli nei sistemi e negli ambienti. Questa valutazione è rivolta verso l'interno. Ad esempio, nel mondo tecnologico, le valutazioni di vulnerabilità e i test di penetrazione sono una pratica comune.
Valutazione del rischio basata sulle minacce: Valutazione dei rischi attraverso l'esame delle condizioni che li generano. Si tratta di uno sguardo esterno. Ad esempio, un istituto finanziario potrebbe valutare i rischi legati alle frodi.
Valutazione dinamica del rischio: Valutazioni continue in tempo reale che rispondono a situazioni immediate o mutevoli.
Per istanza, i soccorritori di emergenza effettuano una valutazione dinamica del rischio durante un incendio per capire il potenziale di crollo strutturale.
Sebbene queste siano le tipologie più comuni, non si escludono a vicenda. Per istanza, si può eseguire una valutazione quantitativa specifica per ogni asset o una valutazione dinamica basata sulle minacce, ecc. Quale utilizzare dipende dal momento in cui si effettua la valutazione.
Sequenza della valutazione del rischio
Ci sono due momenti in cui le organizzazioni conducono tipicamente le valutazioni: A intervalli regolari o in base a trigger.
Intervalli regolari
Una valutazione finanziaria identificazione del rischio è tipicamente eseguita ogni anno. Una valutazione della sicurezza delle informazioni può essere eseguita ogni trimestre. A seconda della dipendenza aziendale e del tipo di valutazione, le organizzazioni decidono il calendario.
Trigger
A volte i pericoli, i rischi o le situazioni aziendali emergenti fanno scattare la necessità di una valutazione. Può trattarsi di:
- Prima di eseguire una valutazione divalutazione del progettodi lancio di un prodotto o di apertura di una nuova verticale
- Prima di cambiamenti nelle attrezzature, nei materiali, nel software o nella leadership
- Dopo un incidente significativo che ha messo a nudo una vulnerabilità
- In risposta a modifiche normative o legislative
Con queste premesse, esaminiamo come condurre una valutazione del rischio.
Passi chiave nella conduzione di una valutazione del rischio
La valutazione dei rischi è uno degli aspetti più critici di qualsiasi operazione aziendale. Aiutano a prevenire gli esiti negativi. Una buona valutazione dei rischi può salvare denaro, reputazione e persino vite umane.
È quindi importante condurre valutazioni del rischio approfondite ed efficaci. Ecco un'introduzione su come fare.
1. Configurazione dei sistemi per la valutazione dei rischi
Prima di procedere alla valutazione vera e propria, create il quadro di project management per la valutazione del rischio.
Definire l'ambito
Quali funzioni, posizioni, risorse e processi si intendono valutare? Quali sono gli obiettivi della valutazione? Da fare per esplorare i rischi legati ai costi del progetto ? Da fare per identificare/imparare?
Identificare i requisiti
Di quali tempi, personale, budget e risorse avrete bisogno per la valutazione del rischio? Per esempio, se state conducendo una valutazione del rischio sulle richieste di prestito fraudolente, potreste aver bisogno di data scientist di cui la vostra azienda non dispone già. Delineate chiaramente questi requisiti.
Sign up stakeholders
Chi sarà coinvolto e in che misura? Assegnate ruoli e responsabilità alle persone. L'ideale sarebbe avere un gestore del rischio, un leader del team di valutazione, esperti di materia e un partner aziendale.
Studiare le norme e i regolamenti
In quale quadro normativo dovete lavorare? Ci sono regole specifiche da seguire? Da fare: il report deve essere creato e presentato in un modo specifico all'ente normativo?
Impostazione degli strumenti
Un processo completo necessita di un numero di liste di controllo delle attività cardine, modelli di valutazione del rischio ecc. Una buona governance, il rischio e la conformità, cioè.., Software GRC, può semplificare notevolmente il processo di valutazione, migliorando al contempo l'accuratezza e l'efficacia dei risultati.
Scegliete uno strumento di project management per la valutazione dei rischi come ClickUp per supportarvi durante il viaggio.
2. Identificare i pericoli
Una volta impostati, è il momento di valutare il primo aspetto del rischio, ossia il pericolo. A seconda del tipo di valutazione del rischio, si possono incontrare diversi pericoli.
Ad esempio, se state eseguendo una valutazione del rischio ambientale, potreste considerare i rischi biologici e i disastri naturali. Se state valutando il rischio di turnover dei dipendenti, potreste esplorare i rischi per la salute e la sicurezza, come gli infortuni sul lavoro, gli scioperi, o i rischi psicosociali come il bullismo e lo stress, ecc.
Per l'identificazione dei pericoli, è possibile raccogliere dati da:
Osservazione
Effettuare una visita a piedi della posizione/asset/processo oggetto di valutazione. Osservate attentamente ogni aspetto e come interagisce con gli altri.
Conversazione
Parlare con il team che lavora sul posto. Comprendete le loro preoccupazioni e i rischi che vedono. \Potreste non essere d'accordo con loro, ma è sempre bene ascoltare.
Rapporti storici
Esaminare la reportistica sugli incidenti, i reclami, le analisi, le raccomandazioni, ecc. del passato. Studiate i dati storici sugli incidenti per identificare i pericoli che li hanno causati.
Benchmark
Consultare le schede di sicurezza e i manuali delle attrezzature per raccogliere dettagli sui rischi potenziali.
Il modo più semplice per prendere nota di tutto ciò che si trova durante questa fase della valutazione è utilizzare uno strumento come ClickUp Documenti . Grazie alla collaborazione in tempo reale, i team di grandi dimensioni possono consolidare tutte le note in un unico luogo per rivederle e analizzarle in seguito.
clickUp Documenti per la raccolta di dati relativi ai rischi durante la valutazione dei rischi
È inoltre possibile utilizzare uno qualsiasi degli strumenti modelli di registro dei rischi disponibili per semplificare questo processo.
3. Valutare i rischi
Non tutti i pericoli sono rischi. Potreste maneggiare sostanze chimiche tossiche, ma con misure di sicurezza adeguate potreste non correre il rischio di un incidente. Il passaggio successivo è quindi la valutazione del rischio: scoprire se i pericoli identificati comportano un rischio.
Scaricare questo modello
Il Modello di lavagna online per la valutazione dei rischi di ClickUp è un'ottima soluzione da fare. Adatto ai principianti, questo modello consente di identificare e valutare i rischi in modo metodico. In collaborazione con un team remoto, è possibile utilizzare questo modello per la valutazione dei rischi Lavagne online di ClickUp modello per fare brainstorming e ideare anche sui rischi.
4. Misurare la probabilità e l'impatto
Una parte importante del processo di valutazione consiste nel valutare la probabilità e l'impatto dei rischi identificati.
- Probabilità: Probabilità che il rischio si verifichi [Alta, Media, Bassa]]
- Impatto: Dove, chi e cosa sarà impattato dal rischio?
Questo è anche il passaggio in cui la maggior parte delle organizzazioni fallisce. Professori ed esperti di rischio scrivono che "tendiamo ad essere troppo sicuri dell'accuratezza delle nostre previsioni e delle nostre valutazioni del rischio e a valutare in modo troppo limitato l'intervallo di risultati che possono verificarsi"
Per evitare questa trappola:
- Essere prudenti: È meglio preoccuparsi troppo che troppo poco quando si tratta di rischi
- Espandersi: Analizzare il rischio per capire in che modo i diversi gruppi saranno esposti e come
- Prevenire le sorprese: Nella gestione del rischio non esistono sorprese piacevoli. Cercate sempre di capire dove e quando è probabile che si verifichi una sorpresa.
Ad esempio, se nel vostro negozio al dettaglio c'è un frigorifero malfunzionante, pensate al di là del suo impatto sullo spreco di prodotti o sui costi di riparazione. Considerate come i clienti che acquistano i prodotti conservati in quel frigorifero potrebbero ammalarsi.
Un quadro di riferimento come quello di $$$a Modello di registro dei rischi di ClickUp aiuta a organizzare efficacemente tutte queste informazioni.
Scarica questo modello
Con questo modello è possibile documentare i rischi, la loro probabilità di occorrenza, i piani di mitigazione e le misure di controllo in un unico posto. È inoltre possibile monitorare lo stato, assegnare la titolarità e consolidare i dati per le revisioni successive.
5. Documentare i processi attuali
A meno che non si tratti di un rischio emergente, la maggior parte delle aziende dispone già di una sorta di meccanismo di risposta. Documentateli accuratamente in modo da poterli ottimizzare ad ogni successiva valutazione.
Includere quanto segue.
- Titolarità: Definire chi è responsabile del rischio e della risposta
- Processo: Delineare il flusso di lavoro dopo l'identificazione del rischio, includendo azioni, risorse, scadenze, attività cardine, KPI e altre responsabilità
- Dipendenze: Quali sono le interdipendenze tra attività o team?
- Controllo: Qual è l'attualemitigazione del rischio opiano di emergenza?
6. Programmare la valutazione successiva
Il luogo di lavoro è dinamico. Il processo e il documento di valutazione dei rischi devono rifletterlo.
Programmare revisioni periodiche
A seconda del tipo di organizzazione, è bene che le revisioni siano semestrali o annuali, o anche più frequenti. Se lavorate in un ambiente in rapida evoluzione come quello della cybersecurity, potreste anche prendere in considerazione valutazioni del rischio e avvisi automatici continui.
Lettura bonus 📖: Un'introduzione alla sicurezza informatica quadro di gestione del rischio di cybersecurity
Coinvolgere i dipendenti
Chi è più vicino al territorio conosce meglio i rischi. Parlate con loro regolarmente e raccogliete spunti e feedback. Nel project management, questo può essere particolarmente importante, poiché gli esperti di materia e i responsabili del rischio potrebbero non vedere le complessità delle attività quotidiane.
Utilizzare Modello di analisi dei rischi del project management di ClickUp per documentare i risultati del team di esecuzione.
Stai informato
I rischi che emergono dai pericoli esterni sono in continua evoluzione. Le minacce alla sicurezza informatica diventano sempre più sofisticate. In risposta, le leggi si evolvono. Rimanete al passo con questi progressi cercando di informarvi in modo proattivo.
Un processo di valutazione del rischio ben definito aiuterà voi e il vostro team a pianificare ogni potenziale incertezza, compresi gli eventi "black swan". Indipendentemente dall'area d'impatto, un solido processo di valutazione del rischio software di gestione del rischio può essere utile.
Strumenti per implementare i processi di valutazione del rischioes
La valutazione del rischio è un'attività basata sulla ricerca. Il team che conduce la valutazione del rischio ha in genere bisogno di quanto segue.
- Documentazione: La capacità di annotare osservazioni, lacune e altri punti importanti
- Modelli: Quadri di riferimento, liste di controllo emodelli di valutazione del rischio come una matrice dei rischi per analizzare i risultati
- Strumenti visivi: Funzionalità/funzione per fare brainstorming o collaborare con team remoti per arrivare a una comprensione comune
- Condivisione e registrazione: Possibilità di condivisione della relazione di valutazione con tutte le parti interessate con un adeguato controllo degli accessi
La maggior parte dei team oggi utilizza più strumenti per raggiungere questo obiettivo. Potrebbero usare Google Documenti per prendere appunti, fogli di calcolo per le liste di controllo, PDF per la condivisione, ecc. Sebbene questo sia popolare, è anche inefficiente.
Uno strumento all-in-one come ClickUp può cambiare le carte in tavola per i team di valutazione del rischio. Con ClickUp è possibile condurre la valutazione, documentare i risultati, eseguire l'analisi e condividere in sicurezza le reportistiche in un unico luogo.
Considerate il Modello di lavagna online per l'analisi del rischio di ClickUp . Qui aggiungete i rischi e classificateli in base alla probabilità e alla gravità. Includete le note adesive di eventuali punti di riferimento.
Scarica questo modello
Collegate documenti, immagini e altri file direttamente dal modello di lavagna online. Da qui, assegnate la titolarità e impostate le attività per implementare la vostra strategia di mitigazione.
Minimizzare i rischi con ClickUp
Quando i rischi sono inevitabili, l'unica soluzione possibile è essere preparati. Le valutazioni del rischio aiutano proprio in questo senso.
Vi aiutano a considerare la possibilità che le cose vadano male e vi assicurano di non trascurare i pericoli. Fanno luce su ogni possibilità, dal tunnel carpale al mal di schiena, dalle radiazioni alle fuoriuscite di petrolio.
Le valutazioni dei rischi consentono di stabilire le priorità e di creare un ambiente di lavoro più sicuro per voi e per i vostri dipendenti. Inoltre, vi offrono la possibilità di prendere decisioni basate sui dati relativi all'allocazione delle risorse, ai budget e agli investimenti in misure di sicurezza.
Non prendete sottogamba un'attività così critica come la valutazione dei rischi. Scegliete uno strumento solido, completo e collaborativo come ClickUp per condurre audit regolari, migliorare i processi interni, creare un piano di gestione del rischio e rafforzare la vostra resilienza.
ClickUp semplifica l'aggiornamento e la pertinenza delle valutazioni dei rischi. L'onore di Scout! Iscrivetevi gratuitamente e iniziate oggi stesso la vostra valutazione dei rischi!