Il desktop del tuo Mac è una giungla caotica di file, icone e cartella?
Ecco la verità: riordinare il desktop del tuo Mac non è affatto difficile.
Certo, esistono molte app per aumentare la produttività degli utenti Mac. Ma a volte bastano pochi consigli per riordinare i tuoi file digitali e ottenere il risultato desiderato.
In questo post del blog ti insegneremo passo dopo passo come organizzare i file su Mac. Discuteremo anche di come estendere tale struttura a un software di project management all-in-one come ClickUp.
12 modi per organizzare file e cartelle su Mac
Organizza gli elementi in cartelle
Sul tuo Mac, clicca sull'icona "Finder" (l'icona blu e bianca con il volto) nel "Dock" per aprire la finestra "Finder".
Potrai visualizzare la scheda "Recenti" che elenca tutti i tuoi file più recenti, indipendentemente da dove sono archiviati nel sistema.
Ora, vai alla posizione in cui desideri creare la cartella dei documenti. Supponiamo che, per questo esempio, tu voglia che sia sul desktop. Fai clic sulla scheda "desktop" sotto "aggiungere ai preferiti" nel menu laterale della finestra "Finder".
Quindi, premi le chiavi "Shift-Comando-N" per creare una nuova cartella sul "desktop". Questa cartella servirà come luogo temporaneo in cui raccogliere tutti i file sparsi prima di iniziare a organizzarli.
Sul tuo schermo apparirà una cartella denominata "Cartella senza titolo".
Rinomina la cartella in "Organizza", quindi fai clic e trascinala nella sezione "Aggiungere ai preferiti" della barra dei menu laterale del "Finder" (appena sotto "desktop"), come mostrato nel screenshot qui sotto.
💡Suggerimento: puoi farlo con più file contemporaneamente: basta tenere premuto il tasto "Comando", quindi fare clic sugli elementi (non è necessario che siano uno accanto all'altro) e trascinarli nella cartella.
Puoi anche raggruppare rapidamente gli elementi sul desktop in cartelle . Seleziona tutti gli elementi che desideri raggruppare, fai clic con il tasto Control su uno degli elementi, quindi scegli Nuova cartella con selezione. Ricorda che gli elementi bloccati non possono essere raggruppati.
2. Crea sottocartelle
Torna alla cartella "Organizza" e crea delle sottocartelle per ogni categoria principale in cui desideri organizzare i tuoi file.
Per questo esempio, abbiamo scelto le seguenti categorie: "Cartella Documenti", "Modelli YouTube", "Media stock", "Modelli PPT", "Screenshot software", "Materiali di marketing" e "Tutorial di installazione delle app".
3. Unire cartelle simili
Sebbene possa sembrare semplice come individuare cartelle duplicate, non è così facile. Ad esempio, se crei una cartella con lo stesso nome nella stessa posizione, potresti sovrascrivere accidentalmente la prima cartella e perdere informazioni preziose.
Ma, come per la maggior parte delle cose, c'è una soluzione.
Ecco due modi per unire in modo sicuro le cartelle su un Mac.
Unisci le cartelle utilizzando Finder
Quando aggiungi una cartella in una posizione che contiene già una cartella con lo stesso nome, ti verrà chiesto tramite un prompt, chiedendo se desideri interrompere il processo, sostituire la cartella nella posizione o unire entrambe. Se hai file diversi con lo stesso nome, ti consigliamo di scegliere "Interrompi" per evitare che i file vengano sovrascritti.
Ora, se desideri conservare entrambe le cartelle, devi trascinare la cartella e tenere premuto il tasto Opzione prima di rilasciare per visualizzare una nuova opzione chiamata "Unisci". Fai clic su di essa.
Ai file con lo stesso nome verrà aggiunto un "2" al nome del file, assicurandoti di conservare sia il file originale che quello nuovo senza perdere alcun contenuto.
Unire le cartelle utilizzando Terminale
Il secondo metodo utilizza Terminale e un comando chiamato "ditto". Questo unirà il contenuto di due cartelle, comprese eventuali sottocartelle al loro interno.
Apri Terminale e digita: ditto ~/cartella_origine ~/cartella_destinazione
Dovresti aggiungere i nomi effettivi delle cartelle al posto di "cartella_origine" e "cartella_destinazione".
Inoltre, invece di digitare il percorso della cartella, puoi trascinare le cartelle nella finestra Terminale.
4. Aggiungi le cartelle ai preferiti
Se ci sono troppe cartelle e sottocartelle, individuare una cartella particolare che usi spesso o per esigenze particolari potrebbe diventare complicato. La buona notizia è che puoi aggiungere qualsiasi cartella ai preferiti nella barra laterale del Finder. Ecco come fare:
- Apri una nuova finestra del Finder
- Trova la cartella che desideri aggiungere ai preferiti
- Trascinali nella barra laterale
5. Ordina i file per tipo
Puoi anche ordinare i tuoi file per "Tipo" per raggruppare file simili (PDF, immagini, documenti, ecc.).
Clicca con il tasto destro del mouse in un punto qualsiasi della cartella scaricare e scegli "Ordina per" > "Tipo". Questo ti aiuterà a vedere quali file hai e dove spostarli.
Una volta ordinati i file in base alla categoria desiderata, spostali nelle sottocartelle appropriate. Per esempio, le foto e i video vanno nella cartella "Stock media", mentre gli screenshot vanno nella cartella "Screenshot software".
6. Usa i tag
Per dare priorità ai file importanti, fai clic con il pulsante destro del mouse su un file, seleziona "Tag" e assegna tag personalizzati come "Urgente" o "Da fare". I file contrassegnati con tag mostreranno dei puntini colorati accanto al loro nome per facilitarne l'identificazione.
Puoi accedere rapidamente ai file tag cliccando sul colore corrispondente sotto "Tag" nella barra laterale del "Finder".
Per saperne di più: Le 10 migliori app da fare su Mac
7. Prova le cartelle intelligenti
Per raggruppare dinamicamente i file sul tuo Mac, apri "Finder" e vai su "File" > "Nuova cartella smart"
Quindi, fai clic sul pulsante (+) in alto a destra della finestra accanto a "Salva" per aggiungere un criterio di ricerca.
Avrai a disposizione due menu a tendina per effettuare la tua selezione.
In questo esempio, abbiamo scelto "Data dell'ultima modifica" e "prima" per accedere rapidamente a tutti i file che soddisfano questi criteri (senza spostarli dalla loro posizione originale).
Clicca sul pulsante "Salva" nella parte superiore destra della finestra e assegna un nome alla tua "Cartella intelligente"
La "Cartella intelligente" apparirà automaticamente nel menu laterale "Aggiungere ai preferiti".
💡Suggerimento professionale: se hai due cartelle con lo stesso nome in posizioni diverse, tieni premuto il tasto "Opzione" e trascina una cartella sull'altra. Quando richiesto, seleziona "Unisci" per unire il contenuto delle due cartelle. In questo modo eliminerai i duplicati e unirai i file.
8. Sviluppa il tuo sistema di denominazione dei file
Organizzare i tuoi file con un sistema di denominazione può farti risparmiare tempo nella ricerca dei file.
In base al tuo flusso di lavoro o ai tuoi documenti personali, includi quanto segue nel nome del file:
- Nome del progetto/nome personale
- Descrizione di questo specifico file
- La data in cui hai iniziato a lavorare sul file
- Qualsiasi numero di versione
- Le tue iniziali, se si tratta di un file che invierai ad altre persone
Ricorda che, a seconda di come visualizzi il Finder, i tuoi file saranno organizzati in ordine alfabetico.
💡Suggerimento da esperto: inserire la data all'inizio del nome del file ti aiuterà a mantenerli in ordine cronologico, consentendoti di recuperarle più rapidamente
9. Usa le pile per organizzare automaticamente i file
Le pile sul desktop ti consentono di organizzare i file in gruppi ordinati sul desktop. Le pile sono simili alle cartelle intelligenti, ma per il desktop. Le pile possono essere raggruppate per tipo, data o tag
Ad esempio, se raggruppi i file per tipo, tutte le tue fotografie appariranno in una pila, le presentazioni in un'altra e così via. Tutti i nuovi file aggiunti verranno immediatamente spostati nella pila appropriata, consentendoti di mantenere tutto nell'ordine senza alcuno sforzo.
Assicurati di essere sul desktop, quindi fai clic su Visualizza > Usa pile > Tag
Per visualizzare, aprire o chiudere uno Stack, basta cliccarci sopra e i file si espanderanno sul desktop. Ma se vuoi visualizzare i file senza aprire lo Stack, tutto quello che devi fare è:
- Sposta il mouse su una pila
- Scorri verso sinistra o destra con il trackpad o il mouse, l'icona dello Stack e cambia il nome in modo che corrisponda a ciascun file nello Stack
- Fai doppio clic sul file desiderato per aprirlo
10. Archivia i file su iCloud Drive
Con iCloud Drive, puoi attivare la sincronizzazione delle cartelle e dei file su più dispositivi. Questo ti aiuterà a recuperare i file sui tuoi dispositivi Apple se utilizzi più iPad o iPhone
Ecco come attivare iCloud Drive sul tuo Mac:
- Apri Impostazioni di sistema.
- Fai clic su ID Apple > iCloud.
- Attiva iCloud Drive.
- Clicca nuovamente su iCloud Drive
- Seleziona Opzioni per selezionare le cartelle e le app che desideri sincronizzare con il tuo Mac
💡Suggerimento: se attivi iCloud Desktop e Documenti, puoi ottenere gli stessi elementi del desktop su un altro Mac effettuando l'accesso con lo stesso account iCloud e attivando iCloud Desktop e Documenti su quel Mac.
11. Organizza i file sul desktop
Oltre a ordinare i file sul desktop per nome, tipo, data di aggiunta, dimensione, tag, ecc., puoi anche modificare la visualizzazione delle cartelle in base alla dimensione delle icone, alla spaziatura della griglia, alla dimensione del testo e altro ancora
Allinea e ridimensiona gli elementi in base alle tue preferenze per un desktop più personalizzato ed esteticamente gradevole. Puoi anche riorganizzare i file in modo ordinato quando lo desideri: basta cliccare sul desktop, scegliere Visualizza > Pulisci per, quindi selezionare come desideri organizzare i file.
12. Usa app esterne
Infine, se preferisci, puoi utilizzare app di terze parti per organizzare in modo efficiente i tuoi file e cartelle . Queste non solo ti aiutano a monitorare ed eliminare facilmente i file duplicati, ma ti aiutano anche a cercare e ripulire la cartella Scaricare.
Ecco fatto!
Seguendo questi passaggi, sarai sulla buona strada per avere un desktop Mac ordinato. La chiave è la costanza: dedica qualche minuto al giorno all'organizzazione dei file e delle cartelle sul tuo sistema e presto diventerà un'abitudine.
Ricorda, un piccolo lavoro richiesto oggi ti farà risparmiare molte seccature in futuro.
Per saperne di più: Lavora in modo più intelligente: scopri i 10 migliori strumenti di IA per Mac
Organizza i tuoi file senza sforzo con ClickUp
Ora che hai imparato i trucchi per organizzare i file sul MacBook, perché fermarti qui? Facciamo un passaggio avanti ed esploriamo ClickUp, un efficace software di gestione delle attività che va oltre le soluzioni di gestione delle attività e dei file.
Il software di gestione dei documenti include funzionalità avanzate come ClickUp Doc per l'organizzazione dei file, rendendolo un'ottima opzione per chi desidera ottimizzare il proprio spazio di lavoro digitale.
Fornisce strumenti e funzioni avanzate per classificare, cercare e ottimizzare i tuoi documenti di testo, le attività e i progetti in modo dinamico e collaborativo.
Parliamo di come essere più organizzati al lavoro!
Ti interessa?
1. Esplora ClickUp documenti
Per cominciare, ClickUp Documenti possono funzionare come un archivio digitale per memorizzare le informazioni in modo efficiente.
Supponiamo che dedichi un documento per ogni client per collegare risorse importanti, come contratti, brief di progetto, fatture e modelli di directory. Puoi anche incorporare file di Google Drive o Dropbox direttamente nel documento per un facile accesso.
Se i file e le cartelle relativi ai client sono archiviati localmente (ad esempio sul tuo MacBook), trascinali semplicemente nel documento ClickUp appropriato. In questo modo tutto sarà in un unico posto e potrai evitare di passare da un'app all'altra mentre lavori
Puoi anche creare link condivisibili e gestire le autorizzazioni per i membri del tuo team su ClickUp Docs. I suoi controlli sulla privacy e sulla modifica garantiscono che solo le persone autorizzate possano visualizzare e accedere alle informazioni sensibili.
Per andare oltre, crea attività di ClickUp per ogni client, allega i documenti corrispondenti, imposta le date di scadenza e assegna i membri del team. Questa integrazione semplifica il flusso di lavoro di gestione dei documenti e l 'organizzazione dei progetti.
Per saperne di più: Le 10 migliori app di gestione delle attività per utenti Mac
2. Sfrutta la guida alla gerarchia dei progetti di ClickUp
Poi c'è la Guida alla gerarchia dei progetti ClickUp, che ti consente di avere una visione d'insieme senza perdere alcun dettaglio rilevante.
Ti spieghiamo come fare.
All'interno di ogni area di lavoro sulla piattaforma, puoi creare spazi per progetti o reparti specifici, come "Marketing" o "Progetti client". Ogni spazio può contenere "cartelle" per organizzare i file correlati.
Questa gerarchia garantisce che ogni file abbia il suo posto nel sistema, rendendo facile trovare e gestire i tuoi documenti. Per esempio, in uno spazio "Progetti dei client", crea una cartella per ogni client che contenga elenchi di contratti, fatture e risultati finali.
3. Usa gli elenchi ClickUp
Usa la vista Elenco di ClickUp per migliorare l'organizzazione utilizzando criteri di definizione quali tipi di file, nomi di cartelle e file, scadenze e stati di priorità come "In uso", "Archiviato" o "In revisione"
Puoi anche personalizzare gli elenchi con colori diversi per indicare lo stato dei progetti o distinguere meglio il tuo lavoro a livello visivo. Ma non è tutto.
4. Prova la ricerca di connessione su ClickUp
Hai bisogno di trovare rapidamente un file particolare?
Basta inserire il nome nella barra di ricerca e ClickUp troverà esattamente ciò che stai cercando, sia che si trovi nell'area di lavoro di ClickUp, in un'app collegata (ad esempio Dropbox, Slack e Google Drive) o sul tuo disco locale. Questo è il potere della ricerca collegata su ClickUp.
Ad esempio, puoi filtrare le attività in base alle scadenze per identificare ciò che richiede un'attenzione urgente, come le proposte in scadenza o i rinnovi contrattuali imminenti. Oppure, aggiungi ai file etichette come "Legale", "Finanziario" o "Personale" e poi filtra in base a queste etichette per individuare documenti specifici.
Inoltre, ClickUp Brain, l'assistente IA integrato in ClickUp, memorizza le tue abitudini di ricerca e migliora nel tempo, fornendoti risultati ancora più accurati.
Esempio, se cerchi spesso "contratti" relativi a client specifici, ClickUp Brain darà la priorità a quei risultati nelle ricerche future. Ciò significa che più utilizzi la piattaforma, più questa diventa intelligente, consentendoti di trovare i file in modo più rapido e accurato.
Per saperne di più: Gestisci al meglio il tuo tempo con le 10 migliori app di calendario per Mac
Non lasciare che il disordine digitale ti rallenti
Ci sono cose più importanti da fare che perdere tempo prezioso alla ricerca di documenti importanti, poiché le inefficienze possono accumularsi rapidamente.
Prendi invece il controllo del tuo tempo con un'organizzazione strategica dei file.
Strutturare correttamente i tuoi file riduce le distrazioni, minimizza gli errori e garantisce operazioni più fluide. Questa pratica è essenziale per coordinare progetti su larga scala, gestire i registri dei client e supervisionare documenti sensibili.
Fortunatamente, ClickUp fornisce gli strumenti per creare uno spazio di lavoro centralizzato ed efficiente: dall'organizzazione delle attività con la gerarchia di ClickUp e l'utilizzo della vista Elenco per un filtraggio dettagliato, fino allo sfruttamento di funzionalità avanzate come l'IA.
Allora, cosa aspetti? Iscriviti a ClickUp gratis oggi stesso e inizia subito.