La scrivania del Mac è una giungla caotica di file, icone e cartelle?
Ecco la verità: riordinare la scrivania del Mac non è una scienza missilistica.
Certo, ci sono molti app per la produttività per Mac utenti.
A volte, però, sono sufficienti solo pochi consigli per il decluttering digitale per fare le cose per bene.
In questo post vi insegneremo, passaggio dopo passaggio, come organizzare i file su Mac. Inoltre, parleremo di come estendere questa struttura in un software di project management all-in-one come ClickUp.
12 modi per organizzare file e cartelle su Mac
1. Organizzare gli elementi in cartelle
Sul Mac, fare clic sull'icona del 'Finder' (l'icona con la faccia blu e bianca) nel 'Dock' per aprire la finestra del 'Finder'.
Sarà possibile visualizzare la scheda "Recenti" che elenca tutti i file più recenti, indipendentemente dalla loro posizione nel sistema.
A questo punto, spostatevi nel punto in cui volete creare la cartella dei documenti. Per questo esempio, supponiamo di volerla creare sul desktop. Fare clic sulla scheda "Desktop" sotto "Preferiti" nel menu laterale della finestra del Finder.
Quindi, premere i tasti 'Maiuscolo-Comando-N' per creare una nuova cartella sul 'Desktop' Questa cartella servirà come **luogo temporaneo per raccogliere tutti i file sfusi prima di iniziare a organizzarli
Sullo schermo apparirà una cartella denominata "Cartella senza titolo".
Rinominate la cartella in "Organizza", quindi fate clic e trascinatela nella sezione "Preferiti" della barra del menu laterale del Finder (appena sotto "Desktop"), come mostrato nello screenshot qui sotto.
**Da fare con più file contemporaneamente: basta tenere premuto il tasto "Comando", quindi fare clic sugli elementi (non devono essere necessariamente uno accanto all'altro) e trascinarli nella cartella.
Si può anche velocemente raggruppare gli elementi sul desktop in cartelle . Selezionare tutti gli elementi che si desidera raggruppare, fare clic con il tasto Ctrl su uno degli elementi e scegliere Nuova cartella con selezione. Da fare: gli elementi bloccati non possono essere raggruppati.
2. Creare sottocartelle
Tornare alla cartella 'Organizza' e creare delle sottocartelle per ogni categoria principale in cui si desidera organizzare i propri file.
Per questo esempio, abbiamo scelto le seguenti categorie: "Cartella documenti", "Modelli di YouTube", "Media di stock", "Modelli di PPT", "Screenshot di software", "Materiale di marketing" e "Tutorial per l'installazione di app"
3. Unire cartelle simili
Sebbene questa operazione possa sembrare un'individuazione di cartelle duplicate, non è semplice. Ad istanza, se si crea una cartella con lo stesso nome per la stessa posizione, si potrebbe accidentalmente sovrascrivere la prima cartella e perdere informazioni preziose.
Ma, come per la maggior parte delle cose, c'è una via d'uscita.
Ecco infatti due modi per unire le cartelle in modo sicuro su Mac.
Unire cartelle con il Finder
Quando si aggiunge una cartella a una posizione in cui è già presente una cartella con lo stesso nome, viene prompt un messaggio che chiede se si desidera interrompere questo processo, sostituire la cartella nella posizione o unire entrambe. Se ci sono file diversi con lo stesso nome, si consiglia di scegliere "Interrompi" per evitare che i file vengano sovrascritti.
Ora, se volete mantenere entrambe le cartelle, dovete trascinarle e tenere premuto il tasto Opzione prima di rilasciarle per avere una nuova opzione chiamata "Unisci". Fare clic su questa opzione.
Ai file con lo stesso nome verrà aggiunto un "2", in modo da conservare sia il file originale che quello nuovo senza perdere alcun contenuto.
Unire cartelle usando il Terminale
Il secondo metodo utilizza il Terminale e un comando chiamato "ditto " per unire il contenuto di due cartelle, comprese le eventuali sottocartelle.
Aprire il Terminale e digitare: ditto ~/source_folder ~/target_folder
Aggiungete i nomi effettivi delle cartelle al posto di "source_folder" e "target_folder"
Inoltre, invece di digitare il percorso delle cartelle, è possibile trascinarle nella finestra del Terminale.
4. Aggiungere ai preferiti le cartelle
Se le cartelle e le sottocartelle sono troppe, la posizione di una particolare cartella utilizzata di frequente o per esigenze particolari può diventare eccessiva. La buona notizia è che è possibile aggiungere ai preferiti qualsiasi cartella nella barra laterale del Finder. Da fare in questo modo:
- Aprire una nuova finestra del Finder
- Trovare la cartella che si vuole aggiungere ai preferiti
- Trascinarla nella barra laterale
5. Ordinare i file per tipo
È anche possibile ordinare i file per 'Tipo' per raggruppare file simili (PDF, immagini, documenti, ecc.).
Fare clic con il pulsante destro del mouse su un punto qualsiasi della cartella degli scarichi e scegliere "Ordina per">"Tipo" Questo vi aiuterà a vedere quali file avete e dove spostarli.
Una volta ordinati i file in base alla loro classificazione, spostateli nelle sottocartelle appropriate. Ad esempio, le foto e i video vanno nella cartella "Stock media", mentre gli screenshot vanno nella cartella "Software screenshot".
6. Utilizzare i tag
Per dare priorità ai file importanti, fare clic con il tasto destro del mouse su un file, selezionare "Tag" e assegnare tag personalizzati come "Urgente" o "Da fare". I file contrassegnati visualizzeranno punti di colore accanto ai loro nomi per una facile identificazione.
È possibile accedere rapidamente ai file con tag facendo clic sul colore corrispondente sotto "Tag" nella barra laterale del Finder.
**Per saperne di più le 10 migliori app per gli elenchi di cose da fare per Mac
7. Provate le cartelle intelligenti
Per raggruppare dinamicamente i file sul Mac, aprite il Finder e andate su "File" > "Nuova cartella smart"
Quindi, fate clic sul pulsante (+) in alto a destra della finestra, accanto a "Salva", per aggiungere un criterio di ricerca.
Si apriranno due menu a discesa per effettuare la selezione.
In questo esempio, abbiamo scelto 'Data ultima modifica' e 'Prima' per accedere rapidamente a tutti i file che soddisfano questi criteri (senza spostarli dalle loro posizioni originali)
Fate clic sul pulsante "Salva" in alto a destra della finestra e date un nome alla vostra "Cartella intelligente"
La "cartella Smart" apparirà automaticamente sotto il menu laterale "Preferiti".
**Se due cartelle con lo stesso nome si trovano in luoghi diversi, tenere premuta la chiave 'Opzione' e trascinare una cartella sull'altra. Quando viene richiesto, selezionare "Unisci" per unire il contenuto delle due cartelle. In questo modo si eliminano i duplicati e si combinano i file.
8. Sviluppare un sistema di denominazione dei file
L'organizzazione strategica dei file con un sistema di denominazione può far risparmiare tempo nella ricerca dei file.
In base al vostro flusso di lavoro o ai documenti personali, includete i seguenti elementi nel nome dei file:
- Un nome di progetto/personale
- Descrizione di questo file specifico
- La data di inizio del lavoro sul file
- Qualsiasi numero di versione
- Le vostre iniziali, se si tratta di un file che invierete ad altre persone
Ricordate che, a seconda della visualizzazione del Finder, i file sono organizzati in ordine alfabetico.
💡Pro Tip: Mettere la data all'inizio del nome dei file vi aiuterà a mantenerli in ordine cronologico e a recuperarli più velocemente
9. Utilizzare le pile per organizzare i file automaticamente Stack sul desktop permettono di organizzare i file in gruppi ordinati sul desktop. Le pile sono simili alle cartelle intelligenti, ma per il desktop. Le pile possono essere raggruppate per tipo, data o tag
Ad esempio, se si raggruppa per tipo, tutte le fotografie appariranno in una pila, le presentazioni in un'altra e così via. Tutti i nuovi file aggiunti vengono immediatamente spostati nella pila appropriata, consentendo di mantenere ordine senza sforzo.
Assicurarsi di essere sul desktop e fare clic su Visualizza > Usa pile > Tag
Per visualizzare, aprire o chiudere uno Stack, è sufficiente fare clic su di esso e i file si espanderanno sul desktop. Ma se si desidera visualizzare i file senza aprire la pila, basta Da fare:
- Muovere il mouse su una Pila
- Scorrere a sinistra o a destra con il trackpad o con il mouse, l'icona della Pila e il nome cambiano in base a ciascun file della Pila
- Fare doppio clic sul file desiderato per aprirlo
10. Archiviare i file su iCloud Drive
Con iCloud Drive è possibile sincronizzare cartelle e file su più dispositivi. Questo aiuterà a recuperare i file su tutti i dispositivi Apple se si utilizzano più iPad o iPhone
Ecco come attivare iCloud Drive sul Mac:
- Aprire le impostazioni di sistema.
- Fare clic su ID Apple > iCloud.
- Attivare iCloud Drive.
- Fare di nuovo clic su iCloud Drive
- Selezionate Opzioni per scegliere le cartelle e le app da sincronizzare con il Mac
💡Pro Suggerimento: Se si attivare iCloud Desktop e Documenti è possibile ottenere gli stessi elementi del desktop su un altro Mac accedendo con lo stesso account iCloud e attivando iCloud Desktop e Documenti su quel Mac.
11. Disporre i file sul desktop
Oltre a ordinare i file sul desktop per nome, tipo, data di aggiunta, dimensione, tag, ecc la visualizzazione delle cartelle per dimensione delle icone, spazi tra le griglie, dimensione del testo e altro ancora Allineamento e ridimensionamento degli elementi secondo le proprie preferenze per un desktop più personalizzato ed estetico. È anche possibile riorganizzare i file in modo ordinato quando lo si desidera: basta fare clic sul desktop, scegliere Visualizza > Pulisci per e selezionare la disposizione dei file.
12. Utilizzare app esterne
Infine, se preferite, potete utilizzare app di terze parti per organizzare in modo efficiente file e cartelle. Queste app non solo vi aiutano a monitorare ed eliminare facilmente i file duplicati, ma vi aiutano anche a cercare e pulire il disordine di Download.
Ecco fatto!
Con questi passaggi, siete sulla buona strada per ottenere un desktop Mac ordinato. La chiave è la costanza: mettete da parte alcuni minuti al giorno per organizzare file e cartelle sul vostro sistema e presto diventerà una seconda natura.
Ricordate che un piccolo lavoro richiesto oggi vi risparmierà molte seccature in seguito.
**Per saperne di più Lavorare in modo più intelligente: esplorate i 10 migliori strumenti di IA per Mac
Organizzare i file senza fatica con ClickUp
Ora che avete imparato Trucchi per MacBook per l'organizzazione dei file, perché fermarsi qui? Facciamo un passo avanti ed esploriamo ClickUp, un efficace software di gestione delle attività che va oltre le soluzioni di gestione dei file e delle attività.
Il software di gestione dei documenti include funzionalità avanzate come ClickUp Docs per l'organizzazione dei file, che lo rendono un'ottima opzione per chi desidera ottimizzare la propria area di lavoro digitale.
Fornisce strumenti e funzioni avanzate per categorizzare, cercare e ottimizzare i documenti di testo, le attività e i progetti in modo dinamico e collaborativo.
Parliamo di come essere più organizzati nel lavoro .
Siete incuriositi?
1. Esplora i documenti di ClickUp
Per cominciare, Documenti di ClickUp può funzionare come un archivio digitale per archiviare in modo efficiente le informazioni sui client.
Supponiamo di dedicare un documento per ogni client per collegare le risorse critiche, come i contratti, i brief dei progetti, le fatture e i documenti di lavoro modelli di directory . È anche possibile incorporare i file di Google Drive o Dropbox direttamente nel documento per facilitarne l'accesso.
Creare e collegare documenti, wiki e altro ai flussi di lavoro del progetto
Se i file e le cartelle del client sono archiviati localmente (ad esempio, sul MacBook), è sufficiente trascinarli nel documento ClickUp appropriato. **In questo modo si mantiene tutto in un unico posto e si evita di passare da un'app all'altra mentre si fa il proprio lavoro
È inoltre possibile creare collegamenti condivisibili e gestire le autorizzazioni per i membri del team sui documenti ClickUp. I controlli sulla privacy e sulla modifica garantiscono che solo le persone giuste possano visualizzare e accedere alle informazioni sensibili.
Per andare oltre, è possibile creare Attività di ClickUp per ogni client, allegare i documenti corrispondenti, impostare le date di scadenza e assegnare i membri del team. Questa integrazione semplifica la gestione dei documenti flusso di lavoro e l'organizzazione dei progetti.
**Per saperne di più le 10 migliori app per la gestione delle attività per utenti Mac
2. Guida alla gerarchia dei progetti di ClickUp
Poi viene il Guida alla gerarchia dei progetti di ClickUp che consente di vedere il quadro generale senza perdere alcun dettaglio rilevante.
Vi spieghiamo come.
All'interno di ogni area di lavoro della piattaforma, è possibile creare spazi per progetti o reparti specifici, come "Marketing" o "Progetti client" Ogni spazio può contenere delle cartelle per organizzare i file correlati.
Mantenere l'organizzazione dei file con la Guida alla gerarchia dei progetti di ClickUp
Questa gerarchia garantisce che ogni file abbia il suo posto nel sistema, facilitando la ricerca e la gestione dei documenti. Ad esempio, in uno spazio "Progetti dei clienti", creare una cartella per ogni cliente che contenga elenchi di contratti, fatture e documenti da consegnare.
3. Usare gli Elenchi ClickUp
Utilizzare Vista Elenco di ClickUp per incrementare l'organizzazione definendo criteri quali i tipi di file, i nomi delle cartelle e dei file, le scadenze e gli stati di priorità come "In uso", "Archiviato" o "In revisione"
Gestire le attività con i classici elenchi di cose da fare utilizzando la vista Elenco su ClickUp
È inoltre possibile personalizzare gli Elenchi con colori per indicare lo stato del progetto o per distinguere meglio il proprio lavoro dal punto di vista visivo. Ma non è tutto.
4. Provate la Ricerca universale su ClickUp
Avete bisogno di trovare rapidamente un file particolare?
Basta inserire il nome nella barra di ricerca e ClickUp troverà esattamente quello che state cercando, sia che si trovi nell'area di lavoro di ClickUp, in un'app connessa (ad esempio Dropbox, Slack e Google Drive) o nell'unità locale. Questa è la potenza di Ricerca universale su ClickUp .
Ottieni risultati di ricerca più personalizzati e rilevanti con ClickUp Ricerca Universale
Per esempio, è possibile filtrare le attività in base alle scadenze per identificare ciò che richiede attenzione urgente, come le proposte in scadenza o i rinnovi contrattuali imminenti. Oppure, potete taggare i file con etichette come "Legale", "Finanziario" o "Personale" e poi filtrare in base a questi tag per individuare documenti specifici.
E ancora, ClickUp Brain , l'assistente IA integrato di ClickUp, ricorda le vostre abitudini di ricerca e migliora nel tempo, fornendovi risultati ancora più accurati.
Con ClickUp Brain potete ottenere una risposta accurata a tutte le vostre query di ricerca di file
Ad esempio, se cercate spesso "contratti" relativi a client specifici, ClickUp Brain darà priorità a questi risultati nelle ricerche future. Ciò significa che più si utilizza la piattaforma, più questa diventa intelligente, consentendo di trovare i file in modo più rapido e accurato.
Per saperne di più: Gestite il vostro tempo con la piattaforma ClickUp Brain le 10 migliori app Calendario per Mac
Non lasciate che il disordine digitale rallenti il vostro flusso di lavoro
Ci sono cose più importanti da fare che perdere tempo prezioso alla ricerca di documenti critici, perché le inefficienze possono accumularsi rapidamente.
Invece, prendete in mano il vostro tempo con un'organizzazione strategica dei file.
Una corretta strutturazione dei file riduce le distrazioni, minimizza gli errori e assicura operazioni più fluide. Questa pratica è essenziale per coordinare progetti su larga scala, gestire i documenti dei client e supervisionare i documenti sensibili.
ClickUp offre gli strumenti per creare un'area di lavoro centralizzata ed efficiente: dall'organizzazione delle attività con la Gerarchia di ClickUp e l'utilizzo della Vista Elenco per filtrare in modo dettagliato, fino all'utilizzo di funzionalità avanzate come l'IA.
Quindi, cosa state aspettando?
/Riferimenti https://clickup.com/signup Iscrivetevi gratuitamente a ClickUp /%href/
oggi stesso e iniziate a lavorare.