Il desktop del tuo Mac è una giungla caotica di file, icone e cartelle?
Ecco la verità: mettere in ordine il desktop del tuo Mac non è affatto difficile.
Certo, ci sono molte app di produttività per gli utenti Mac. Ma a volte bastano pochi consigli per riordinare il digitale e ottenere il risultato desiderato.
In questo post del blog ti spiegheremo passo dopo passo come organizzare i file sul Mac. Parleremo anche di come estendere questa struttura a un software di project management all-in-one come ClickUp.
Quali sono i modi migliori per organizzare file e cartelle su un Mac
Per evitare che il tuo Mac si trasformi in un caos, combina una semplice struttura di cartelle con gli strumenti del Finder che raggruppano, applicano etichette e mettono in evidenza automaticamente i file di cui hai bisogno in un attimo.
- Crea una struttura chiara: crea una cartella principale denominata “Organizza”, aggiungi sottocartelle per categoria, unisci i duplicati in modo sicuro e aggiungi ai preferiti le cartelle che usi più spesso nel Finder per accedervi rapidamente.
- Usa le funzionalità di organizzazione del Finder: Ordina per tipo, aggiungi tag colorati per indicare la priorità, crea cartelle intelligenti per visualizzazioni dinamiche e usa Pile sul desktop per raggruppare automaticamente i file.
- Rendilo sostenibile: adotta un sistema di denominazione dei file coerente, effettua la sincronizzazione delle cartelle importanti con iCloud Drive, mantieni in ordine il desktop con Clean Up By e, se necessario, utilizza app di pulizia esterne.
1. Organizza gli elementi in cartelle
Sul tuo Mac, clicca sull'icona "Finder" (l'icona blu e bianca) nel "Dock" per aprire la finestra "Finder".
Potrai visualizzare la scheda "Recenti" che contiene l'elenco di tutti i tuoi file più recenti, indipendentemente da dove siano archiviati nel sistema.
Ora, vai nella posizione in cui desideri creare la cartella dei documenti. Supponiamo che, per questo esempio, tu voglia che sia tutto sul desktop. Fai clic sulla scheda "Desktop" sotto "Preferiti" nel menu laterale della finestra "Finder".
Successivamente, premi i tasti "Shift-Command-N" per creare una nuova cartella sul "desktop". Questa cartella fungerà da spazio temporaneo in cui raccogliere tutti i file sparsi prima di iniziare a organizzarli.
Noterai che sullo schermo compare una cartella denominata "Cartella senza titolo".
Rinomina la cartella "Organizza", quindi clicca e trascinala nella sezione "Preferiti" della barra laterale del menu del "Finder" (appena sotto "Desktop"), come mostrato nel screenshot qui sotto.
💡Suggerimento da esperto: puoi farlo con più file contemporaneamente: basta tenere premuto il tasto "Comando", quindi fare clic sugli elementi (non è necessario che siano uno accanto all'altro) e trascinarli nella cartella.
Puoi anche raggruppare rapidamente gli elementi sul desktop in cartelle. Seleziona tutti gli elementi che desideri raggruppare, fai clic con il tasto Control su uno degli elementi, quindi scegli "Nuova cartella con selezione". Ricorda che gli elementi bloccati non possono essere raggruppati.
2. Crea delle sottocartelle
Torna alla cartella "Organizza" e crea delle sottocartelle per ciascuna categoria principale in cui desideri organizzare i tuoi file.
Per questo esempio, abbiamo scelto le seguenti categorie: "Cartella Documenti", "Modelli YouTube", "File multimediali", "Modelli PPT", "Screenshot di software", "Materiale di marketing" e "Tutorial per l'installazione delle app".
3. Unire cartelle simili
Sebbene possa sembrare una semplice ricerca di cartelle duplicate, non è così semplice. Ad esempio, se crei una cartella con lo stesso nome nella stessa posizione, potresti sovrascrivere accidentalmente la prima cartella e perdere informazioni preziose.
Ma, come per la maggior parte delle cose, c'è una soluzione.
Ecco infatti due modi per unire in modo sicuro le cartelle su un Mac.
Unisci le cartelle utilizzando il Finder
Quando aggiungi una cartella in una posizione in cui è già presente una cartella con lo stesso nome, ti verrà mostrato un prompt in cui ti verrà chiesto se desideri interrompere l'operazione, sostituire la cartella esistente o unire le due cartelle. Se hai file diversi con lo stesso nome, ti consigliamo di scegliere “Interrompi” per evitare che i file vengano sovrascritti.
Ora, se desideri conservare entrambe le cartelle, devi trascinare la cartella e tenere premuto il tasto Opzione prima di rilasciarla per visualizzare una nuova opzione chiamata “Unisci”. Cliccaci sopra.
Ai file con lo stesso nome verrà aggiunto un "2", assicurandoti di conservare sia il file originale che quello nuovo senza perdere alcun contenuto.
Unisci le cartelle utilizzando Terminale
Il secondo metodo utilizza Terminale e un comando chiamato “ditto”. Questo unirà il contenuto di due cartelle, comprese eventuali sottocartelle al loro interno.
Apri Terminale e digita: ditto ~/cartella_di_origine ~/cartella_di_destinazione
Dovresti sostituire "source_folder" e "target_folder" con i nomi effettivi delle cartelle.
Inoltre, invece di digitare il percorso della cartella, puoi trascinare le cartelle nella finestra del Terminale.
4. Aggiungi le cartelle ai preferiti
Se ci sono troppe cartelle e sottocartelle, individuare una cartella specifica che usi spesso o per esigenze particolari potrebbe diventare un'impresa ardua. La buona notizia è che puoi aggiungere qualsiasi cartella ai preferiti nella barra laterale del Finder. Ecco come fare:
- Apri una nuova finestra del Finder
- Trova la cartella che desideri aggiungere ai preferiti
- Trascinalo nella barra laterale
5. Ordina i file per tipo
Puoi anche ordinare i file per "Tipo" per raggruppare file simili (PDF, immagini, documenti, ecc.).
Fai clic con il tasto destro del mouse in un punto qualsiasi della cartella per scaricare e seleziona "Ordina per" > "Tipo". Questo ti aiuterà a vedere quali file hai e dove spostarli.
Una volta ordinati i file in base alla categoria desiderata, spostali nelle cartelle appropriate. Ad esempio, foto e video vanno nella cartella "File multimediali", mentre gli screenshot vanno nella cartella "Screenshot software".
6. Usa i tag
Per dare priorità ai file importanti, fai clic con il tasto destro su un file, seleziona "Tag" e assegna tag personalizzati come "Urgente" o "Da fare". I file contrassegnati mostreranno dei puntini colorati accanto al loro nome per facilitarne l'identificazione.
Puoi accedere rapidamente ai file contrassegnati cliccando sul colore corrispondente sotto "Tag" nella barra laterale del "Finder".
Per saperne di più: Le migliori app per gli elenchi delle cose da fare per Mac
7. Prova le cartelle intelligenti
Per raggruppare dinamicamente i file sul tuo Mac, apri "Finder" e vai su "File" > "Nuova cartella intelligente".
Quindi, clicca sul pulsante (+) in alto a destra nella finestra accanto a "Salva" per aggiungere un criterio di ricerca.
Avrai a disposizione due menu a tendina per effettuare la tua selezione.
In questo esempio, abbiamo scelto "Data ultima modifica" e "prima di" per accedere rapidamente a tutti i file che soddisfano questi criteri (senza spostarli dalle loro posizioni originali).
Fai clic sul pulsante "Salva" in alto a destra nella finestra e assegna un nome alla tua "Cartella intelligente".
La "Cartella intelligente" apparirà automaticamente nel menu laterale "Preferiti".
💡Suggerimento da esperto: se hai due cartelle con lo stesso nome in posizioni diverse, tieni premuto il tasto "Opzione" e trascina una cartella sull'altra. Quando viene mostrato il prompt, seleziona "Unire" per unire il contenuto delle due cartelle. In questo modo elimini i duplicati mentre unisci i file.
8. Crea il tuo sistema di denominazione dei file
Pianificare l'organizzazione dei file con un sistema di denominazione può farti risparmiare tempo nella ricerca dei file.
A seconda del tuo flusso di lavoro o dei tuoi documenti personali, includi quanto segue nel nome del file:
- Un progetto/nome personale
- Descrizione di questo specifico file
- La data in cui hai iniziato a lavorare sul file
- Qualsiasi numero di versione
- Le tue iniziali, se si tratta di un file che invierai ad altre persone
Ricorda che, a seconda della vista del Finder, i tuoi file saranno organizzati in ordine alfabetico.
💡Suggerimento da esperto: inserire la data all'inizio del nome del file ti aiuterà a mantenerli in ordine cronologico, consentendoti di recuperarli più rapidamente
9. Usa le pile per organizzare automaticamente i file
Gli stack sul desktop ti consentono di organizzare i file in gruppi ordinati sul desktop. Gli stack sono simili alle cartelle intelligenti, ma per il desktop. Gli stack possono essere raggruppati per tipo, data o tag.
Ad esempio, se raggruppi per tipo, tutte le tue fotografie appariranno in una pila, le presentazioni in un'altra e così via. Qualsiasi nuovo file aggiunto verrà immediatamente spostato nella pila appropriata, permettendoti di mantenere tutto in ordine senza sforzo.
Assicurati di trovarti sul desktop, quindi fai clic su Visualizza > Usa pile > Tag
Per visualizzare, aprire o chiudere uno Stack, basta cliccarci sopra e i file si espanderanno sul desktop. Ma se vuoi visualizzare i file senza aprire lo Stack, tutto ciò che devi fare è:
- Passa il mouse su una pila
- Scorri verso sinistra o destra con il trackpad o il mouse: l'icona dello Stack e il nome cambieranno in base a ciascun file presente nello Stack
- Fai doppio clic sul file desiderato per aprirlo
10. Archivia i file su iCloud Drive
Con iCloud Drive, puoi effettuare la sincronizzazione delle tue cartelle e dei tuoi file su più dispositivi. Questo ti aiuterà a recuperare i file su tutti i tuoi dispositivi Apple se utilizzi più iPad o iPhone.
Ecco come puoi attivare iCloud Drive sul tuo Mac:
- Apri le impostazioni di sistema.
- Fai clic su ID Apple > iCloud.
- Attiva iCloud Drive.
- Fai nuovamente clic su iCloud Drive
- Seleziona Opzioni per scegliere le cartelle e le app che desideri utilizzare per la sincronizzazione con il tuo Mac
💡Suggerimento da esperto: se attivi iCloud Desktop e Documenti, puoi recuperare gli stessi elementi del desktop su un altro Mac effettuando l'accesso con lo stesso account iCloud e attivando iCloud Desktop e Documenti su quel Mac.
11. Organizza i file sul desktop
Oltre a ordinare i file sul desktop per nome, tipo, data di aggiunta, dimensione, tag, ecc., puoi anche modificare la visualizzazione delle cartelle in base alla dimensione delle icone, alla spaziatura della griglia, alla dimensione del testo e altro ancora.
Allinea e ridimensiona gli elementi in base alle tue preferenze per un desktop più personalizzato ed esteticamente gradevole. Puoi anche riorganizzare i file in modo ordinato quando lo desideri: basta cliccare sul desktop, scegliere Visualizza > Riordina per, quindi selezionare come desideri disporre i file.
12. Usa app esterne
Infine, se preferisci, puoi utilizzare app di terze parti per organizzare in modo efficiente i tuoi file e le tue cartelle. Queste non solo ti aiutano nel monitoraggio e nell'eliminazione dei file duplicati, ma ti aiutano anche a setacciare e ripulire la cartella Download.
Ecco fatto!
Seguendo questi passaggi, sarai sulla buona strada per avere un desktop Mac ordinato. La chiave è la costanza: dedica qualche minuto al giorno all'organizzazione di file e cartelle sul tuo sistema e presto diventerà un'abitudine.
Ricorda: un piccolo lavoro richiesto oggi ti risparmierà molte seccature in futuro.
Per saperne di più: Lavora in modo più intelligente: scopri i migliori strumenti di IA per Mac
In che modo ClickUp può aiutarti a organizzare i file oltre il desktop del tuo Mac
Se desideri un'organizzazione dei file che vada oltre le cartelle del Finder e la pulizia del desktop, ClickUp ti aiuta a centralizzare i documenti e a gestirli in modo collaborativo.
- Archivia e struttura tutto in un unico posto: usa ClickUp Docs come archivio digitale per organizzare le risorse relative a clienti e progetti, incorporare file da Drive o Dropbox, gestire le autorizzazioni e collegare i documenti direttamente alle attività di ClickUp con date di scadenza e titolari.
- Mantieni il lavoro organizzato in modo coerente su larga scala: usa la Guida alla gerarchia dei progetti di ClickUp (Spazi → Cartelle → Elenchi) e la vista Elenco di ClickUp per classificare i file e il lavoro in base a tipo, priorità, scadenze e stato (ad es. In uso/Archiviato).
- Trova qualsiasi cosa all'istante con la ricerca basata sull'IA: ClickUp Enterprise Search + ClickUp Brain (e ClickUp Brain MAX ) ti consentono di effettuare ricerche nel tuo spazio di lavoro e nelle app collegate (Google Drive/Dropbox/Slack), individuare i file in base al contenuto o ai tag e persino suggerire l'assegnazione automatica di tag per un recupero più rapido.
Ora che hai imparato i trucchi per organizzare i file sul MacBook, perché fermarti qui? Facciamo un passaggio avanti ed esploriamo ClickUp, un efficace software di gestione delle attività che va oltre le soluzioni di gestione delle attività e dei file.
Il software di gestione dei documenti include funzionalità avanzate come ClickUp Docs per l'organizzazione dei file, rendendolo un'ottima opzione per chi desidera ottimizzare il proprio spazio di lavoro digitale.
Fornisce strumenti e funzionalità avanzate per classificare, cercare e ottimizzare i tuoi documenti di testo, le attività e i progetti in modo dinamico e collaborativo.
⭐ La svolta
Come ClickUp Brain MAX rivoluziona l'organizzazione di file e cartelle
ClickUp Brain MAX porta l'organizzazione dei file a un livello superiore combinando funzionalità avanzate di IA con integrazioni profonde nell'area di lavoro e nelle app collegate. Ecco come funziona:
- Trascrizione vocale per azioni immediate sui file: usa la funzionalità di trascrizione vocale del tuo dispositivo per dettare query di ricerca o istruzioni e trovare rapidamente file, cartelle o documenti su ClickUp e nelle app collegate
- Collegato a tutte le tue app: cerca e recupera i file archiviati in ClickUp e su piattaforme integrate come Google Drive, Dropbox e Slack. Questa esperienza di ricerca unificata ti aiuta a individuare i documenti indipendentemente dalla loro posizione, il tutto direttamente da ClickUp
- Modelli linguistici di grandi dimensioni multipli per un'organizzazione più intelligente: grazie all'accesso a più modelli linguistici di grandi dimensioni, Brain MAX è in grado di comprendere query complesse e ricche di contesto. Ad esempio, puoi chiedere: "Mostrami tutte le risorse di marketing dell'ultimo trimestre" e Brain MAX ti mostrerà i file e i documenti pertinenti, anche se sono distribuiti in cartelle diverse o app collegate
- Etichettatura e categorizzazione automatizzate: Brain MAX può suggerire tag per file e documenti in base al loro contenuto, rendendo più facile filtrare e individuare le informazioni per progetto, reparto o etichette personalizzate
1. Scopri ClickUp Documenti
Per cominciare, ClickUp Docs può fungere da archivio digitale per conservare le informazioni in modo efficiente.
Supponiamo che tu dedichi un documento per ogni cliente in cui collegare risorse fondamentali, come contratti, brief di progetto, fatture e modelli di directory. Puoi anche incorporare file di Google Drive o Dropbox direttamente all'interno del documento per un facile accesso.
Se i file e le cartelle relativi ai clienti sono archiviati localmente (ad es. sul tuo MacBook), trascinali semplicemente nel documento ClickUp appropriato. In questo modo tutto rimane in un unico posto e puoi evitare di passare da un'app all'altra mentre lavori.
Puoi anche creare link condivisibili e gestire le autorizzazioni per i membri del tuo team su ClickUp Docs. I suoi controlli sulla privacy e sulla modifica garantiscono che solo le persone autorizzate possano visualizzare e accedere alle informazioni sensibili.
Per andare oltre, crea attività di ClickUp per ogni cliente, allega i documenti corrispondenti, imposta le date di scadenza e assegna i membri del team. Questa integrazione semplifica il flusso di lavoro di gestione dei documenti e l'organizzazione dei progetti.
Per saperne di più: Le 10 migliori app per la gestione delle attività per gli utenti Mac
2. Sfrutta la guida alla gerarchia dei progetti di ClickUp
Segue poi la Guida alla gerarchia dei progetti di ClickUp, che ti permette di avere una visione d'insieme senza tralasciare alcun dettaglio rilevante.
Ti spieghiamo come fare.
All'interno di ogni area di lavoro sulla piattaforma, puoi creare spazi per progetti o reparti specifici, come "Marketing" o "Progetti dei clienti". Ogni spazio può contenere "Cartelle" per organizzare i file correlati.
Questa gerarchia garantisce che ogni file abbia il suo posto nel sistema, rendendo facile trovare e gestire i tuoi documenti. Ad esempio, in uno spazio "Progetti dei clienti", crea una cartella per ogni cliente che contenga elenchi di contratti, fatture e deliverable.
3. Usa gli elenchi di ClickUp
Usa la vista Elenco di ClickUp per migliorare l'organizzazione definendo criteri quali tipi di file, nomi di cartelle e file, scadenze e stati di priorità come "In uso", "Archiviato" o "In revisione".
Puoi anche personalizzare gli elenchi con colori diversi per indicare lo stato dei progetti o distinguere meglio il tuo lavoro a livello visivo. Ma non è tutto.
4. Prova Enterprise Search su ClickUp
Hai bisogno di trovare rapidamente un file in particolare?
La ricerca aziendale di ClickUp è progettata per gli utenti esperti che hanno bisogno di individuare file, attività o messaggi all'interno di grandi quantità di dati. Effettua ricerche nell'intero spazio di lavoro di ClickUp e in tutte le app collegate, fornendo risultati basati su nomi di file, contenuto, tag e persino sul tuo comportamento di ricerca passato.
Grazie ai filtri avanzati, puoi restringere i risultati in base alla scadenza, all'etichetta o al tipo di file, assicurandoti di trovare sempre esattamente ciò che ti serve, in un attimo.
Ad esempio, puoi filtrare le attività in base alle scadenze per identificare ciò che richiede attenzione urgente, come proposte da consegnare a breve o rinnovi contrattuali imminenti. Oppure, assegna ai file etichette come "Legale", "Finanziario" o "Personale", e poi filtra in base a queste etichette per individuare documenti specifici.
Inoltre, ClickUp Brain, l'assistente IA integrato in ClickUp, memorizza le tue abitudini di ricerca e migliora nel tempo, fornendoti risultati ancora più accurati.
Ad esempio, se cerchi spesso "contratti" relativi a clienti specifici, ClickUp Brain darà la priorità a quei risultati nelle ricerche future. Ciò significa che più utilizzi la piattaforma, più diventa intelligente, consentendoti di trovare i file in modo più rapido e accurato.
📮ClickUp Insight: Il 30% dei nostri intervistati si affida a strumenti di IA per la ricerca e la raccolta di informazioni. Ma esiste un'IA che ti aiuti a trovare quel file smarrito al lavoro o quel thread importante su Slack che hai dimenticato di salvare?
Sì! La ricerca aziendale basata sull'intelligenza artificiale di ClickUp può effettuare ricerche istantanee in tutti i contenuti della tua area di lavoro, comprese le app di terze parti integrate, fornendo approfondimenti, risorse e risposte. Risparmia fino a 5 ore a settimana con la ricerca avanzata di ClickUp!
Per saperne di più: Gestisci al meglio il tuo tempo con le migliori app di Calendario per Mac
Come evitare che il disordine digitale ti rallenti con ClickUp
Ci sono cose più importanti da fare che perdere tempo prezioso alla ricerca di documenti fondamentali, poiché le inefficienze possono accumularsi rapidamente.
Prendi invece il controllo del tuo tempo grazie a un'organizzazione strategica dei file.
Una corretta strutturazione dei file riduce le distrazioni, minimizza gli errori e garantisce operazioni più fluide. Questa pratica è essenziale per coordinare progetti su larga scala, gestire i dati dei clienti e supervisionare i documenti sensibili.
Fortunatamente, ClickUp offre gli strumenti per creare uno spazio di lavoro centralizzato ed efficiente: dall'organizzazione delle attività con la gerarchia di ClickUp e l'utilizzo della vista Elenco per un filtraggio dettagliato, fino allo sfruttamento di funzionalità avanzate come l'IA.
Allora, cosa aspetti? Iscriviti gratis a ClickUp oggi stesso e mettiti al lavoro.