Come creare un processo di licenziamento dei dipendenti (+ lista di controllo)

Anne, sviluppatrice senior di software presso un'azienda di prodotti, ha deciso di licenziarsi dopo cinque anni. In assenza di un processo formale di offboarding, la donna continua ad avere accesso a sistemi aziendali cruciali anche dopo il suo licenziamento.

Poche settimane dopo, i dati sensibili dei clienti sono a rischio e nessuno sa se si tratta di un incidente o di una falla nella sicurezza. Non è chiaro chi si assume le sue responsabilità, il team è confuso e le scadenze critiche sono a rischio. Senza un adeguato processo di trasferimento delle conoscenze e di passaggio di consegne, il suo sostituto fatica a mettersi al passo.

Questo accade più spesso di quanto si pensi. il 71% delle aziende non ha un processo formale di offboarding. Senza di esso, si rischiano problemi di sicurezza, confusione nel team e danni alla reputazione dell'azienda.

In questo articolo analizzeremo i dettagli dell'offboarding dei dipendenti, l'importanza di una lista di controllo per l'offboarding e come implementare il processo in modo efficace.

Capire l'offboarding dei dipendenti

L'offboarding dei dipendenti è il processo formale di gestione della separazione di un dipendente dall'azienda attraverso le dimissioni, il licenziamento o il pensionamento. Mentre l'onboarding si concentra sull'aiutare i dipendenti ad assimilarsi all'azienda, l'offboarding assicura un'uscita regolare e rispettosa.

Un processo di offboarding positivo è fondamentale per diversi motivi:

• Protezione degli interessi dell'azienda: L'offboarding garantisce il recupero dei beni aziendali e la sicurezza delle informazioni sensibili
• Continuità aziendale: Un corretto offboarding facilita il trasferimento delle conoscenze, assicurando che nessuna attività critica venga lasciata nel limbo
• Esperienza del dipendente: Anche nella fase di uscita, un'esperienza di offboarding rispettosa e professionale mette in risalto la posizione della vostra organizzazione e lascia agli ex dipendenti un'impressione positiva duratura

La differenza tra onboarding e offboarding

Sia l'onboarding sia l'offboarding sono una parte essenziale del processo di mappa del viaggio del dipendente ma hanno scopi completamente diversi:

• L'onboarding consiste nell'aiutare un nuovo assunto ad acclimatarsi al proprio ruolo e alla cultura aziendale, spesso supportato da un'efficacesoftware di onboarding* L'offboarding, invece, si concentra sulla transizione graduale dei dipendenti fuori dall'azienda, sulla garanzia della continuità aziendale e sulla salvaguardia delle risorse

Ecco come si differenziano:

Un sistema di gestione delle risorse umane (HRMS) è fondamentale per l'onboarding e l'offboarding. Gli strumenti HRMS aiutano a monitorare le attività, ad automatizzare le pratiche e a gestire i diritti di accesso, snellendo il processo e riducendo l'errore umano.

Migliorano l'efficienza e l'efficacia dei processi di onboarding e offboarding:

• Automazioni delle attività amministrative
• Streamlining della comunicazione e della documentazione
• Monitoraggio della formazione e delle prestazioni
• Gestione dei rendimenti degli asset e delle liquidazioni finali
• Raccogliere feedback e garantire la conformità

Una guida per un corretto offboarding dei dipendenti

Quando un dipendente lascia un'organizzazione, per scelta o per circostanza, il processo di offboarding diventa una componente critica della transizione; comporta più di un'email di addio.

Da fare, quindi, per eliminare un dipendente in modo corretto? E quali sono i passaggi da fare per assicurarsi che sia terminato correttamente?

Semplificate l'offboarding dei dipendenti con la piattaforma di gestione delle risorse umane tutto in uno di ClickUp ClickUp è uno strumento completo per il project management che funge anche da software di gestione dei talenti . Vi aiuta a semplificare e ad automatizzare ogni aspetto del processo di pensionamento dei dipendenti.

Con queste premesse, vi presentiamo una guida che vi guiderà passo dopo passo per garantire una transizione senza intoppi.

1. Comunicazione della partenza

È sempre meglio annunciare la partenza di un dipendente prima che dopo. In questo modo si tiene informato il team e si evitano inutili pettegolezzi. Assicuratevi che voi e il dipendente in partenza siate d'accordo su quando e come condividere la notizia.

I manager devono informare rapidamente il proprio team, il dipartimento e le risorse umane. Una comunicazione aperta e onesta è la chiave per una transizione senza intoppi e per mantenere un'atmosfera positiva mantenere i migliori talenti . Inoltre, aiuta tutti a sapere cosa aspettarsi e come si modificheranno i carichi di lavoro.

Per rendere le cose più semplici, si potrebbe creare un file standard modello di politica aziendale . In questo modo la comunicazione sarà coerente e le partenze future saranno molto più agevoli.

2. Facilitazione del trasferimento delle conoscenze

Quando i dipendenti se ne vanno, catturare le loro competenze e intuizioni è essenziale per evitare di interrompere progetti o processi in corso. Uno studio dell'American Productivity & Quality Center ha rilevato che le aziende con pratiche efficaci di trasferimento delle conoscenze conservano il 30% in più conoscenze anche dopo la partenza di un dipendente.

Ecco come implementare il processo di trasferimento delle conoscenze:

• Identificare le attività e le responsabilità chiave gestite dal dipendente in partenza
• Lavorare con loro per documentare le procedure, i contatti chiave e altri dettagli critici
• Assicurarsi che queste informazioni siano organizzate e accessibili per il successore
• Impostare un periodo di transizione in cui il dipendente che se ne va possa formare il suo sostituto o cedere le responsabilità

In questo modo si garantisce che la nuova persona sia in grado di iniziare subito a lavorare e di mantenere la produttività senza perdere un colpo.

È possibile utilizzare ClickUp Brain , uno strumento di scrittura per l'IA, per creare un'opera di manuale completo per i dipendenti che raccolga le informazioni e le risorse essenziali.

ClickUp Brain scrive per voi manuali per i dipendenti e lucida i testi in pochi clic

Ecco tre componenti basati sull'IA che potete utilizzare per semplificare il trasferimento delle conoscenze:

• AI Knowledge Manager: Ottenere risposte istantanee e precise sul dipendente in partenza, comprese le sue responsabilità e i progetti in corso, assicurando che nessuna informazione critica vada persa
• AI Project Manager: Automazione di attività di offboarding come aggiornamenti di stato con l'IA, riducendo il lavoro manuale e garantendo una gestione efficiente di tutte le attività
• AI Writer for Work: Utilizza questo assistente di scrittura per perfezionare i documenti e le comunicazioni di offboarding, garantendo chiarezza e professionalità

3. Recupero e aggiornamento degli asset aziendali e dell'accesso al sistema

Verifica dei fatti: A sondaggio di Oomnitza ha rivelato che il 27% delle organizzazioni ha subito perdite superiori al 10% delle proprie risorse tecnologiche a causa di un offboarding incompleto.

Per evitare questa perdita di beni aziendali, è fondamentale chiedere ai dipendenti in partenza di restituire tutto il materiale aziendale il loro ultimo giorno. Questo include badge o cordini, carte di credito, uniformi, telefoni, computer portatili e veicoli aziendali.

4. Colloquio di uscita

Le interviste di uscita sono un'opportunità per raccogliere informazioni sulla loro esperienza da parte dei dipendenti in partenza, che possono contribuire a migliorare la fidelizzazione dei dipendenti.

Ecco alcune riflessioni domande per il colloquio di uscita da considerare durante la riunione:

• Cosa l'ha portata a decidere di andarsene?
• Quali miglioramenti suggerirebbe per il nostro posto di lavoro?
• Da cosa avremmo potuto fare diversamente per incoraggiarla a rimanere?
• Come descriverebbe la relazione con il suo manager?
• Quali qualità dovremmo privilegiare nella ricerca del suo sostituto?
• Cosa ci manca attualmente per migliorare la nostra cultura organizzativa?
• Consiglierebbe la nostra azienda ad altre persone della sua rete?

Comprendendo i motivi che spingono i dipendenti ad abbandonare, le aziende possono intervenire per evitare che altri se ne vadano per motivi simili.

È possibile utilizzare Moduli ClickUp per raccogliere dati cruciali dalle interviste di uscita. È possibile utilizzare la logica delle condizioni per adattare dinamicamente le domande in base alle risposte fornite. Il vostro sondaggio è ora più semplice da compilare e più efficace nel raccogliere informazioni rilevanti.

Raccogliere feedback strutturati dai colloqui di uscita utilizzando ClickUp Modulo

Questi moduli trasformano i dati forniti dai dipendenti in informazioni strutturate e fruibili, in modo da poter analizzare le tendenze e completarle.

Leggi anche: I 10 migliori modelli di colloqui di uscita e domande gratis per i team delle risorse umane

5. Processo di retribuzione finale

La busta paga è spesso una delle parti più delicate dell'offboarding. Oltre agli obblighi legali e finanziari, il processo di pagamento finale ha un impatto significativo sul libro paga e sulle operazioni aziendali.

Ecco una lista di controllo per assicurarsi di coprire tutte le basi:

• Calcolo dell'ultima retribuzione: Includere l'ultima busta paga, i giorni di ferie non utilizzati ed eventuali bonus o commissioni dovuti
• Rimborsare le spese: Assicurarsi che tutti i rimborsi in sospeso per le spese aziendali siano stati elaborati
• Aggiornare i sistemi di busta paga: Adattare i registri delle buste paga per riflettere la partenza del dipendente e garantire l'interruzione di tutti gli ulteriori pagamenti
• Verificare i benefit: Confermare lo stato dei benefit, come l'assicurazione sanitaria e i contributi per la pensione, e informare il dipendente di eventuali cambiamenti
• Tutto: Conservare i registri dettagliati di tutte le transazioni e le comunicazioni relative al processo di pagamento finale per garantire la conformità e i riferimenti futuri

6. Pacchetto di licenziamento e benefit

I pacchetti di buonuscita fanno spesso parte del processo di licenziamento, soprattutto in caso di licenziamenti. Offrire una buonuscita equa e competitiva è essenziale per proteggere gli interessi del dipendente in partenza e mantenere un marchio positivo per il datore di lavoro.

Un pacchetto di liquidazione ben strutturato dimostra empatia e commit nei confronti dei vostri dipendenti, il che può migliorare la reputazione e mantenere la buona volontà, anche in circostanze difficili.

Leggi anche: Come scrivere una lista di controllo per l'inserimento di un nuovo assunto

7. Accordi di non divulgazione

I dipendenti in partenza spesso sottoscrivono accordi di non divulgazione (NDA) durante il processo di distacco per proteggere le informazioni aziendali riservate. Questo quadro giuridico stabilisce chiare aspettative riguardo alle informazioni riservate e agli obblighi del dipendente in partenza, assicurando che qualsiasi violazione della riservatezza possa essere affrontata legalmente.

Inoltre, gli NDA aiutano a mantenere la fiducia nella capacità dell'azienda di proteggere le informazioni proprietarie anche dopo la partenza del dipendente.

È possibile utilizzare Documenti ClickUp , un sistema di gestione dei documenti, per archiviare e gestire questi documenti, assicurandosi che tutte le NDA siano firmate prima della partenza del dipendente.

8. Disimpegno dalle risorse tecnologiche

Dovete assicurarvi che i dipendenti non possano più accedere alle risorse tecnologiche dell'azienda, come gli strumenti di project management o le piattaforme di comunicazione interna.

Ecco perché:

• Sicurezza: La revoca dell'accesso alle risorse tecnologiche garantisce la sicurezza dei dati sensibili, della proprietà intellettuale e delle informazioni sui client dell'azienda
• Conformità: La mancata conformità alle normative sulla privacy dei dati può risultare in multe salate o conseguenze legali
• Continuità operativa: Trasferendo correttamente account, dati e file, l'azienda si assicura che le operazioni quotidiane non vengano interrotte
• Efficienza dei costi: Il recupero delle licenze software e di altre risorse tecnologiche evita spese inutili e garantisce la disponibilità di tali risorse per usi futuri

Leggi anche: Come condurre colloqui di permanenza per trattenere i dipendenti?

Esplorazione delle best practice per l'offboarding

Quando si procede all'offboarding dei dipendenti, è necessario implementare le best practice per garantire una transizione senza intoppi. Trattare i dipendenti in partenza con lo stesso rispetto dei nuovi assunti assicura che il processo rifletta i valori dell'azienda ai futuri dipendenti.

Ecco alcune best practice chiave da considerare:

• Followare tutte le linee guida legali e normative per evitare potenziali controversie e garantire uscite etiche
• Notificare ai client e ai partner esterni eventuali cambiamenti e introdurre nuovi punti di contatto per mantenere le relazioni
• Gestire le partenze con professionalità, lasciando una buona impressione per potenziali collaborazioni o riassunzioni future
• Identificare tempestivamente i successori o i sostituti temporanei per evitare interruzioni operative. Sfruttate questa opportunità per delegare le responsabilità o ristrutturare i team, se necessario
• Rispettare la privacy dei dipendenti consentendo loro di recuperare i file personali e rimuovere le informazioni non correlate all'azienda dai dispositivi o dalle piattaforme prima di restituirli
• Oltre a revocare l'accesso ai sistemi aziendali, eseguire un esame approfondito della recente attività di sistema del dipendente in partenza per assicurarsi che non siano stati copiati o trasferiti dati sensibili
• **fornire l'accesso a una rete di alumni dell'azienda, provider di relazioni professionali a lungo termine e di brand advocacy
• Riconoscere e celebrare i contributi del dipendente che se ne va, rafforzando il morale positivo all'interno del team e lasciando la porta aperta a un potenziale reinserimento in futuro

Nessun processo di offboarding è perfetto, ma evitare gli errori più comuni può fare una differenza significativa.

Software per un efficace offboarding dei dipendenti

L'offboarding di un dipendente coinvolge diverse parti mobili e la loro gestione può essere una sfida. Sebbene esistano vari strumenti software progettati per i diversi aspetti del processo, il software di ClickUp per la gestione delle risorse umane è in grado di gestire tutto questo.

Ecco come semplifica tutto per garantire un'esperienza di offboarding senza problemi:

1. Gestione semplice di attività e follower

La gestione dell'offboarding comporta molteplici attività che devono essere monitorate e completate in tempo. Con Attività di ClickUp è possibile assegnare facilmente attività specifiche di offboarding al personale delle risorse umane e al dipendente in partenza, assicurandosi che tutti abbiano ben chiare le proprie responsabilità.

Utilizzare la gestione delle attività per semplificare il processo di offboarding

Ad esempio, è possibile creare attività per il recupero delle risorse, come la restituzione dei computer portatili aziendali e la revoca dell'accesso al software. Questa chiarezza evita errori di comunicazione e sviste, che possono portare alla perdita di risorse o a rischi per la sicurezza. Promemoria di ClickUp e notifiche migliorano ulteriormente questo processo.

Rimanete sempre al corrente di ciò che dovete fare con Promemoria

Una volta assegnate le attività, è possibile impostare scadenze e promemoria per tenere tutti sotto controllo. Il dipendente in partenza potrebbe ricevere promemoria per la restituzione delle attrezzature, mentre le Risorse Umane possono essere avvisate per i colloqui di uscita o per il completamento dei documenti.

Inoltre, ClickUp offre visibilità sullo stato di ogni attività, consentendo ai membri del team di monitorare facilmente lo stato. Utilizzo ClickUp Automazioni per modificare lo stato delle attività (ad esempio, da "in corso" a "completato") man mano che vengono completate, fornendo aggiornamenti in tempo reale al team.

È inoltre possibile utilizzare la funzione Campi personalizzati di ClickUp per monitorare quali beni (come computer portatili, telefoni, ecc.) devono essere restituiti.

Questo approccio organizzato protegge i beni dell'organizzazione e favorisce un'esperienza di offboarding rispettosa ed efficiente per tutte le parti coinvolte.

2. Creare una lista di controllo per l'offboarding

Iniziate creando una lista di controllo dettagliata per l'offboarding che includa tutti i passaggi necessari, dalla notifica ai membri del team alla raccolta dei beni aziendali.

Sviluppare elenchi di attività specifiche da fare per il processo di offboarding

Con Lista di controllo per le attività di ClickUp i team delle risorse umane possono creare elenchi di attività da fare per il processo di pensionamento. Ad esempio, è possibile assegnare attività quali la conduzione di colloqui di uscita, l'aggiornamento della documentazione e la gestione della restituzione dei beni aziendali. Ogni attività può essere assegnata a diversi membri del team, garantendo così una chiara responsabilità e titolarità.

Questa struttura garantisce chiarezza: ogni membro del team conosce le proprie responsabilità e le scadenze, riducendo il rischio di perdere passaggi importanti. È inoltre possibile stabilire delle scadenze per ogni attività, per mantenere il processo di offboarding nei tempi previsti.

Una volta organizzato il tutto, salvatelo come file lista di controllo modello in ClickUp. In questo modo è possibile replicare facilmente la lista di controllo ogni volta che un dipendente esce, garantendo coerenza ed efficienza al processo di offboarding.

Leggi anche: Modelli e moduli HR gratis per migliorare i processi HR nel 2024

3. Monitoraggio dello stato con dashboard

Una panoramica chiara permette di identificare i potenziali colli di bottiglia e di allineare l'intero team durante la transizione. ClickUp Dashboard è un potente strumento per il monitoraggio dello stato di avanzamento dei vari team. Grazie a widget personalizzabili, è possibile monitorare facilmente il completamento delle attività, individuare eventuali ritardi e delineare i passaggi successivi, visualizzando in modo completo il processo di offboarding.

Monitorare lo stato del processo di offboarding nei vari team utilizzando le dashboard

Questa visibilità aiuta a garantire che tutte le attività siano completate e che ognuno conosca le proprie responsabilità.

È possibile generare reportistica dettagliata che valuta l'efficienza dell'offboarding, evidenziando le aree di miglioramento e garantendo la conformità alle politiche aziendali. Questo approccio basato sui dati consente di perfezionare il processo nel tempo.

Per iniziare, è possibile utilizzare il programma pronto all'uso Modello di lista di controllo per il progetto ClickUp progettato per soddisfare i requisiti standard dell'offboarding.

Questo modello, facile da usare per i principianti, vi consente di gestire il processo di distacco in modo più efficace, assicurando una transizione fluida per i dipendenti in partenza e riducendo al minimo le interruzioni delle attività aziendali.

L'utilizzo di un modello di lista di controllo per progetti offre diversi vantaggi. Con esso è possibile:

• Organizzare le attività in passaggi gestibili e realizzabili, rendendo il processo di offboarding meno opprimente e più facile da seguire
• Assicurarsi che tutte le attività siano completate nell'ordine corretto, riducendo il rischio di saltare passaggi critici
• Identificare potenziali problemi o rischi associati al processo di offboarding, consentendo di trovare soluzioni proattive
• Stabilire una chiara sequenza temporale per il progetto, aiutando i team a rimanere in carreggiata e a rispettare le scadenze in modo efficace

Scarica questo modello

Elevare il processo di offboarding con ClickUp

La creazione di una lista di controllo per l'uscita dei dipendenti aiuta a mantenere la continuità aziendale, a proteggere le risorse aziendali e a difendere la reputazione dell'organizzazione.

Seguendo un processo strutturato, rispettoso e approfondito - soprattutto con strumenti come ClickUp - è possibile migliorare sia l'esperienza dei dipendenti che l'efficienza dell'organizzazione.

Un processo di offboarding ben implementato non è una formalità, ma una parte essenziale del ciclo di vita del dipendente che lascia un'impressione duratura. Assicuratevi che sia positiva.

Siete pronti a ottimizzare la vostra esperienza di offboarding? Iscrivetevi a ClickUp oggi stesso!