All'indomani della Grande Dimissione, in cui molti dipendenti hanno lasciato o stavano pianificando di lasciare il lavoro, i responsabili delle risorse umane e i leader delle organizzazioni si chiedono perché. Il turnover dei dipendenti è costoso, il che rende le attività di fidelizzazione ancora più critiche.
Tra le diverse strategie di fidelizzazione, come il feedback dei dipendenti, i colloqui di permanenza sono i più facili e rapidi da attuare, attività di coinvolgimento e programmi di fidelizzazione.
I manager investono più tempo per capire perché i dipendenti scelgono di rimanere, cosa tiene le persone allegate al loro posto di lavoro e utilizzano queste informazioni per adottare pratiche più proattive.
Una reportistica di Non-Profit HR ha rilevato che l'uso dei colloqui di permanenza è aumentato da 33% nel 2022 al 46% nel 2023 a testimonianza della loro efficacia nel ridurre il turnover dei dipendenti.
Un'intervista di permanenza fornisce informazioni preziose sull'impegno del team, sulla soddisfazione dei dipendenti e sulla loro fidelizzazione e permette ai gestori del team di riallacciare i rapporti con i dipendenti di valore per evitare che i talenti lascino l'organizzazione.
Se state cercando di implementare colloqui di lavoro efficaci, continuate a leggere.
Che cos'è un colloquio di permanenza?
I colloqui di permanenza, detti anche conversazioni di permanenza, sono riunioni tra manager e dipendenti in cui si parla dei motivi per cui piace lavorare nella vostra azienda e di cosa cambierebbero dell'azienda, del team o del ruolo attuale.
Queste conversazioni possono essere utilizzate per valutare il rischio di fuga del dipendente e anticipare le esigenze di assunzione.
Le organizzazioni conducono colloqui di permanenza per scoprire e affrontare ciò che non va bene e le sfide esistenti o future. Queste informazioni vengono utilizzate per risolvere alla radice le cause dell'insoddisfazione dei dipendenti prima che questi inizino a cercare un nuovo lavoro.
Rilevanza del colloquio di permanenza oggi
Le ragioni per cui le persone lasciano il lavoro sono molteplici; alcune sono state ricontestualizzate durante la pandemia, mentre altre derivano da specifiche condizioni di lavoro nel presente. I fattori principali che alimentano il turnover ai giorni nostri sono:
- La mancanza di crescita professionale e la delusione per il proprio ruolo
- La pandemia ha fatto riflettere e rivalutare gli obiettivi e il significato del lavoro per le persone
- Il desiderio di maggiore flessibilità in termini di lavoro da remoto/ibrido
- Problemi successivi alla pandemia, come il crescente costo dei servizi per l'infanzia e la perdita di lealtà nei confronti dell'azienda in seguito ai licenziamenti generalizzati
Questi sono alcuni dei problemi che si apprendono dai membri del team quando si conducono interviste di permanenza per migliorare l'esperienza dei dipendenti e la cultura del lavoro.
$$$a Scopo e valore di un colloquio di permanenza
I colloqui di permanenza mirano a porre domande che riguardano ciò che si apprende dai colloqui di uscita. Potete inserirli nei colloqui individuali esistenti o condurli mensilmente se non avete riunioni regolari di verifica (anche se, perché no?).
Affronta il tema della fidelizzazione dei dipendenti
L'obiettivo principale dei colloqui di permanenza è quello di capire cosa motiva i dipendenti attuali a rimanere in azienda e di individuare cosa potrebbe spingerli a lasciare l'azienda. Le possibili risposte a quest'ultima domanda possono essere la mancanza di riconoscimento, il burnout o le limitate opportunità di avanzamento di carriera e di crescita.
Affrontate tempestivamente questi problemi per migliorare la soddisfazione ed evitare che i dipendenti migliori se ne vadano. Come indicato da un'indagine di studio scientifico , a un ambiente di lavoro positivo migliora il livello di commit dei dipendenti, le loro prestazioni e la loro volontà di ottenere risultati.
Influenza la soddisfazione e la motivazione sul lavoro
I colloqui di permanenza vanno oltre la semplice raccolta di informazioni. Ai dipendenti viene dimostrato che le loro critiche, le loro preoccupazioni e i loro feedback vengono valorizzati e affrontati. Quando sentono di essere ascoltati, sono più soddisfatti del loro lavoro e più motivati a lavorare.
Inoltre, i colloqui di permanenza consentono ai manager di identificare i migliori performer sottovalutati o poco apprezzati. Questo apre la porta a discussioni sulle opportunità di sviluppo della carriera e aiuta a trattenere i dipendenti più performanti.
Ad esempio, mentre si ha un programma di ricompensa per i dipendenti il team delle risorse umane non ha gli strumenti giusti per misurare e apprezzare le prestazioni dei dipendenti, il che porta al malcontento dei dipendenti nel team. Le interviste possono aiutare a individuare questo problema e i segnali di fumo.
Previene il turnover nell'occupazione
Grazie alla sua natura attiva, un programma di colloqui di permanenza può contribuire a ridurre il turnover dei dipendenti. Aiuta a identificare probabili problemi che possono essere affrontati prima che diventino problemi veri e propri.
La chiave per un colloquio di permanenza d'impatto è porre domande specifiche per ottenere il massimo dal colloquio.
Domande chiave da porre in un colloquio di permanenza
L'ideale è porre domande che facciano parlare i dipendenti e che permettano di ottenere un feedback onesto.
Domande sullo sviluppo della carriera
- Cosa stai imparando qui?
- Quali nuove competenze vuole sviluppare?
- Da fare: cosa vi piace dei programmi di formazione offerti dall'azienda?
- Cosa potrebbe essere migliorato nelle opportunità di sviluppo?
- Descrivi il tuo lavoro ideale.
- Che cosa le piaceva di più del suo ruolo precedente che non può più fare qui?
- Quali aspetti del suo ultimo lavoro amava che ora le mancano?
- Quali sono i suoi obiettivi di carriera a breve e lungo termine? Come possiamo aiutarla a raggiungerli?
- Ci sono ulteriori responsabilità che vorrebbe assumere nel suo ruolo?
- Ci sono vantaggi che troverebbe preziosi nel suo ruolo attuale e che noi non le offriamo?
Domande su leadership e gestione
- Come posso rendere più piacevole la sua esperienza di lavoro?
- Quali cambiamenti potrebbero rendere il suo lavoro più soddisfacente?
- Come possiamo supportarla meglio nel suo ruolo?
- Quale tipo di riconoscimento la motiva di più?
Domande sulla cultura del luogo di lavoro
- Cosa la motiva a lavorare qui?
- Da fare per riconoscere i risultati ottenuti dai dipendenti?
- Da' l'impressione di avere un buon equilibrio tra lavoro e vita privata? Se no, come possiamo migliorarlo?
- Descrivete la cultura aziendale. Da fare: cosa le piace e cosa non le piace?
Domande sulla soddisfazione generale
- Cosa la entusiasma di più nel venire a lavorare ogni giorno?
- Ha mai pensato di lasciare l'azienda? Se sì, perché?
- Che cosa non vede l'ora di fare ogni giorno al lavoro?
- Quali aspetti del suo lavoro quotidiano Da fare sono frustranti?
- Può descrivere una recente giornata di lavoro che le ha causato stress o ansia?
- Mi parli di una recente esperienza di lavoro positiva.
- Quali pensieri occupano la sua mente durante il tragitto verso il lavoro?
- Cosa le passa per la testa mentre torna a casa dal lavoro?
- Le vostre capacità e la vostra esperienza vengono utilizzate appieno?
- Da quali attività in particolare è apprezzato? Da cosa vorreste fare diversamente nel vostro ruolo?
- Come descriverebbe la relazione con il suo diretto superiore?
- Da fare: sentite di avere un buon equilibrio tra lavoro e vita privata? Spiegate la vostra risposta.
- Si sente apprezzato per il suo contributo al lavoro? Perché o perché no?
- Cosa vi fa sentire più produttivi e positivi sul lavoro?
- Qualche situazione recente le ha fatto pensare di lasciare l'azienda?
Queste risposte possono aiutarvi a rendere felici i singoli dipendenti, ad esempio assegnando progetti nelle loro aree di interesse. Alcune vi permetteranno anche di migliorare l'esperienza degli attuali dipendenti, ad istanza, garantendo un organico aggiuntivo per un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata per tutti.
Regolari domande di follow-up possono aiutarvi a valutare il morale, a stabilire la fiducia e a identificare le aree di miglioramento, di impegno e di fidelizzazione.
💡Pro tip: Utilizzare ClickUp Brain , un assistente IA integrato, come partner per il brainstorming per generare queste domande. Dopo la riunione, ClickUp Brain riepilogherà anche i punti chiave, risparmiandovi il lavoro di scrivere lunghe note. Se lo desiderate, potete anche trasformarli in attività di ClickUp da assegnare agli stakeholder interessati.
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Utilizzate ClickUp Brain e i suoi prompt per generare le vostre domande per il colloquio Stay
Utilizzate ClickUp modelli gratuiti per le risorse umane per creare una serie di istruzioni di medio e alto livello che documentino attività, domande e processi specifici da seguire durante e dopo il colloquio di soggiorno.
Come preparare e condurre i colloqui di soggiorno
Certo, il reparto Risorse Umane può condurre queste conversazioni. Tuttavia, sono più efficaci se condotti dal manager del dipendente o da un manager di livello inferiore di cui il dipendente si fida, in quanto il dipendente può essere più disponibile a fornire il proprio feedback.
Programmarlo in anticipo
- **Non programmate i colloqui di permanenza subito dopo l'inizio di un nuovo ruolo o durante una valutazione delle prestazioni. Scegliete un momento in cui il provider si sia ambientato e possa fornire un feedback premuroso
- Dare loro il tempo di prepararsi: Informare i dipendenti del colloquio di permanenza con almeno una settimana di anticipo. In questo modo avranno il tempo di raccogliere i loro pensieri e di formulare eventuali domande
- Offrite flessibilità: Siate flessibili con gli orari. Considerate la possibilità di offrire alternative per riunioni al mattino presto, nel tardo pomeriggio o addirittura virtuali per adattarsi agli orari dei dipendenti
Condivisione dello scopo e delle aspettative della riunione
- Stabilite aspettative chiare: Spiegate il motivo del colloquio di permanenza. Fate in modo che i dipendenti riconoscano che si tratta di un'opportunità per parlare del loro lavoro, di ciò che li motiva e di qualsiasi area di sviluppo
- **Concentrarsi su una conversazione aperta: sottolineare che la comunicazione è esclusiva e che i loro commenti sinceri hanno valore
- Preparare una scaletta: Fare una scaletta semplice degli argomenti da trattare. Tra questi potrebbero esserci la loro esperienza con il ruolo che ricoprono, l'opinione che hanno del loro lavoroflessibilità dell'area di lavoropossibilità di miglioramento professionale e dell'equilibrio tra lavoro e vita privata
- **Incoraggiate le domande: fate capire loro che si tratta di una conversazione a due vie e incoraggiateli a fare domande sul loro percorso di carriera o sulle loro preoccupazioni
Comprendere l'importanza di un feedback autentico da parte dei dipendenti
- L'ascolto attivo è fondamentale: Assicuratevi di Da fare per non dettare la conversazione. Per capire il "perché" delle loro risposte, fate silenzio e ascoltate una volta posta la domanda. I vostri dipendenti dovrebbero Da fare la maggior parte della conversazione
- Mostrate apprezzamento: Ringraziateli per il loro tempo e per i loro commenti onesti. Fate capire loro che la loro voce è importante e che il loro contributo sarà utilizzato nel processo decisionale e per migliorare l'ambiente di lavoro
- Prendere nota: Annotare i punti chiave del colloquio, comprese le motivazioni, gli oggetti e le preoccupazioni. Se avete il consenso del dipendente, registrate la conversazione per rivedere le risposte, se necessario
- Domande di follow-up: Dopo il colloquio, seguitelo. Riepilogate/riassumete brevemente i fattori chiave discussi e gli eventuali passaggi successivi che intendete intraprendere sulla base del loro feedback
💡Pro tip: Invece di utilizzare più strumenti per gestire i colloqui di permanenza, utilizzate la piattaforma di gestione delle risorse umane di ClickUp come hub centrale delle informazioni sui dipendenti tra i manager e i loro diretti sottoposti.
Il software di gestione dei dipendenti consente di monitorare i dati delle risposte alle domande del colloquio per ottenere informazioni preziose e prendere decisioni più intelligenti.
**Per saperne di più Strumenti di IA per il processo decisionale
Best Practices e suggerimenti per colloqui di lavoro efficaci
Ricordate che un buon colloquio di lavoro è una conversazione, non un interrogatorio. Ecco alcuni consigli per condurre un colloquio di permanenza di esito positivo, che faccia sentire i dipendenti ascoltati e valorizzati.
L'importanza della comunicazione a due vie
I colloqui di lavoro non sono valutazioni delle prestazioni. L'obiettivo è quello di avere una conversazione in cui il dipendente si senta a proprio agio nel parlare delle sue preoccupazioni.
I professionisti delle risorse umane e i manager devono ascoltare i dipendenti, dare loro completa attenzione ed evitare interruzioni. Devono inoltre incoraggiare commenti aperti e onesti, sottolineando che non ci sono risposte sbagliate.
Ecco alcuni modi per incoraggiare la comunicazione bidirezionale:
- Iniziare con un rinforzo: Riconoscere i contributi del dipendente e ringraziarlo per il suo lavoro
- Fare domande aperte: Le domande che vanno oltre le risposte "sì" o "no" incoraggiano risposte dettagliate
- Usare l'ascolto riflessivo: prestare attenzione agli indizi verbali e non verbali e al linguaggio del corpo dell'oratore per discernere le emozioni non dichiarate.
- Essere presenti: Allontanare le distrazioni, come i telefoni, e concentrarsi sulla conversazione in corso
💡Pro tip: ClickUp può essere uno strumento prezioso per facilitare la comunicazione bidirezionale nei colloqui di lavoro. Utilizzare ClickUp Docs per creare un elenco di domande aperte che affrontano vari aspetti dell'esperienza del dipendente, dal carico di lavoro e lo sviluppo della carriera alla cultura aziendale e all'equilibrio tra vita privata e lavoro._
Documentare l'intervista di soggiorno su ClickUp Docs e aggiungere le singole risposte a cui si può fare riferimento in seguito
In questo modo si garantisce una conversazione strutturata, pur consentendo risposte individuali.
Considerate anche l'utilizzo di modelli di intervista per strutturare le interviste e avere un quadro coerente per porre le domande e registrare le risposte.
$$$a Selezione di una posizione confortevole
La posizione del colloquio di soggiorno può influire in modo significativo sul suo esito positivo. Scegliete uno spazio tranquillo e personale, libero da interruzioni. Potrebbe trattarsi di una sala conferenze vuota, di un'area dedicata al colloquio o anche di un angolo tranquillo del caffè (con l'autorizzazione del dipendente).
Il fattore più importante è il coinvolgimento del dipendente, che deve sentirsi a proprio agio e rilassato. Evitate di fare colloqui di lavoro all'interno dell'area di lavoro, perché questo potrebbe metterli in modalità "lavoro" e ostacolare una conversazione aperta.
$$$a Lasciate un ampio margine di tempo e prendete tutto il tempo necessario
I colloqui di lavoro non devono essere affrettati. Programmate sul calendario un tempo sufficiente per la conversazione, senza sentirvi costretti a concludere in anticipo. L'ideale è puntare su un tempo compreso tra 45 minuti e un'ora. In questo modo i dipendenti avranno il tempo sufficiente per condividere liberamente i loro pensieri e le loro preoccupazioni.
Siate flessibili con il tempo assegnato. Se la conversazione fluisce in modo organico e il dipendente ha ancora qualcosa da aggiungere, Da fare per non interromperla subito. L'obiettivo è accumulare feedback preziosi, che a volte richiedono più tempo del previsto.
💡Pro tip: Utilizzare la vista Calendario di ClickUp per programmare i colloqui di permanenza, il calendario flessibile mantiene tutti sulla stessa pagina e garantisce che il colloquio non entri in conflitto con altri commit.{\i}
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/02/Drag-and-Drop-tasks-Calendar-View.gif Trascinamento delle attività - Calendario visualizzato /$$$img/
Riprogrammate le riunioni in un istante grazie alla funzionalità di trascinamento e rilascio di ClickUp Calendar View
Prioritizzare il feedback dei dipendenti e la sincerità nel processo
La chiave di volta di un colloquio di lavoro positivo è dare priorità al feedback dei dipendenti e dimostrare un interesse genuino per il loro benessere. I dipendenti possono valutare rapidamente se il colloquio di soggiorno è stato solo una formalità.
Ecco alcuni metodi per dimostrare la vostra sincerità:
- Esprimere gratitudine per il loro tempo e i loro commenti
- Prestare attenzione a ciò che dicono e praticare l'ascolto attivo
- Prendere note dettagliate durante il colloquio
- Seguire il colloquio con un riepilogo/riassunto dei punti chiave menzionati e degli elementi d'azione pianificati
💡Pro tip: Utilizzare la funzione modello di processo di intervista di ClickUp per progettare, testare e ottimizzare il vostro processo di intervista per il soggiorno. Fornisce struttura e coerenza per standardizzare il processo, consente di confrontare i feedback e di raccogliere i dati in un formato organizzato per ulteriori analisi._
Il modello di processo di intervista di ClickUp vi aiuta a progettare, testare e ottimizzare i vostri colloqui di soggiorno
Recap: Come condurre un'efficace intervista di permanenza:
- Programmarlo in anticipo, in modo che abbiano il tempo di prepararsi
- Impostare le impostazioni sullo scopo del colloquio
- Selezionare una posizione comoda e tranquilla
- Fare una conversazione aperta e incoraggiare le domande
- Esercitare la comunicazione a due vie
- Prestare attenzione ai segnali non verbali
- Prendere nota e fare domande di follower
- Mostrare apprezzamento per il loro feedback
Utilizzare i colloqui di mantenimento per trattenere i migliori dipendenti
Invece di concentrarvi su ciò che i vostri dipendenti possono fare per la vostra organizzazione, scoprite cosa si aspettano da voi. Implementate i colloqui di permanenza per favorire lo sviluppo dei vostri dipendenti, aiutarli a realizzare i loro sogni e migliorare la fedeltà e la fidelizzazione dei dipendenti.
Non aspettate che prendano in considerazione l'idea di andarsene prima di agire.
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Domande frequenti (FAQ)
Qual è un altro nome per i colloqui di permanenza?
I colloqui di permanenza sono anche chiamati conversazioni di permanenza. Alcune organizzazioni possono chiamarli colloqui di fidelizzazione dei dipendenti o conversazioni con gli stakeholder. Tuttavia, questi termini descrivono tutti lo stesso concetto di base: conversazioni attive per capire perché i dipendenti sono felici e cosa potrebbe indurli a considerare di andarsene.
Da fare per superare un colloquio di permanenza?
Quando conducete un colloquio di permanenza come professionisti delle risorse umane, ponete domande chiare, ascoltate attivamente senza giudicare, annotate le informazioni importanti e portate la conversazione nella direzione che desiderano in base alle risposte del dipendente alle vostre domande.
Ecco come superare il colloquio di lavoro:
- Preparazione: Esaminare il file del dipendente e i progetti in base alle domande.
- Impostazione: Scegliete una posizione privata e confortevole, dove le interruzioni sono improbabili.
- Domande: Concentratevi sui punti dolenti, sulla soddisfazione lavorativa, sulle opportunità di crescita e sulle aree di miglioramento.
- Ascoltare: Ascoltare attentamente le indicazioni verbali e non verbali.
- Azione: Ringraziare i dipendenti per il loro feedback e dare seguito a eventuali preoccupazioni specifiche.
Un colloquio di permanenza è la stessa cosa di una valutazione delle prestazioni?
No, i colloqui di permanenza e le valutazioni delle prestazioni hanno scopi diversi. I colloqui di permanenza si concentrano sui sentimenti dei dipendenti e su ciò che l'azienda può fare per migliorare la loro esperienza. I colloqui sulle prestazioni esaminano le prestazioni passate di un dipendente e fissano gli obiettivi futuri.
I colloqui di permanenza sono la stessa cosa dei colloqui di uscita?
No, i colloqui di permanenza sono proattivi e mirano a prevenire le partenze, mentre i colloqui di uscita sono reattivi e vengono condotti quando i dipendenti se ne vanno, cercando di imparare da loro per migliorare in futuro. Idealmente, un'azienda dovrebbe utilizzare sia un colloquio di permanenza che un colloquio di uscita per avere un quadro completo del sentimento dei dipendenti.