All'indomani della Grande Dimissione, in cui molti dipendenti hanno lasciato o stavano pianificando di lasciare il proprio lavoro per uno nuovo, i responsabili delle risorse umane e i leader organizzativi si stanno chiedendo perché. Il turnover dei dipendenti è costoso, il che rende ancora più importanti le attività volte a favorirne la fidelizzazione.
Le interviste di permanenza sono le più facili e veloci da implementare tra le diverse strategie di fidelizzazione, come il feedback dei dipendenti, le attività di coinvolgimento e i programmi di fedeltà.
I manager stanno investendo più tempo nel comprendere perché i dipendenti scelgono di rimanere, cosa li lega al loro posto di lavoro, e nell'utilizzare queste informazioni per adottare pratiche più proattive.
Un rapporto di Non-Profit HR ha rilevato che l'uso dei colloqui di permanenza è aumentato dal 33% nel 2022 al 46% nel 2023, a testimonianza della loro efficacia nel ridurre il turnover dei dipendenti.
Un colloquio di permanenza fornisce informazioni preziose sul coinvolgimento del team, sulla soddisfazione dei dipendenti e sulla fidelizzazione e consente ai manager di coinvolgere nuovamente i dipendenti di valore per evitare che i talenti lascino la vostra organizzazione.
Se desideri implementare colloqui di permanenza efficaci, continua a leggere.
Che cos'è un colloquio di permanenza?
Le interviste di permanenza, chiamate anche conversazioni di permanenza, sono riunioni tra manager e dipendenti in cui si discute dei motivi per cui apprezzano lavorare nella vostra azienda e di cosa cambierebbero riguardo all'azienda, al team o al ruolo attuale.
Queste conversazioni possono essere utilizzate per valutare il rischio di abbandono del dipendente e anticipare le esigenze di assunzione.
Le organizzazioni conducono colloqui di permanenza per scoprire e affrontare ciò che non funziona bene e le sfide che esistono o che si presenteranno in futuro. Queste informazioni vengono utilizzate per risolvere la causa principale dell'insoddisfazione dei dipendenti prima che questi inizino a cercare un nuovo lavoro.
L'importanza del colloquio di permanenza oggi
Ci sono diversi motivi per cui le persone lasciano il proprio lavoro; alcuni sono stati ricontestualizzati durante la pandemia, altri derivano da specifiche condizioni di lavoro attuali. I fattori principali che alimentano il turnover al giorno d'oggi sono:
- La mancanza di crescita professionale e la delusione per il proprio ruolo
- La pandemia ha spinto le persone a riflettere e a rivalutare i propri obiettivi e ciò che rendeva significativo il loro lavoro.
- Il desiderio di maggiore flessibilità in termini di lavoro da remoto/ibrido
- Problemi post-pandemia come l'aumento dei costi dell'assistenza all'infanzia e la perdita di fedeltà nei confronti dell'azienda a seguito dei licenziamenti diffusi.
Questi sono alcuni dei problemi che potete apprendere dai membri del team quando conducete colloqui di permanenza per migliorare l'esperienza dei dipendenti e la cultura del lavoro.
Lo scopo e il valore di un colloquio di permanenza
Le interviste di permanenza mirano a porre domande che affrontano ciò che si apprenderebbe dalle interviste di uscita. Potete inserirle nei vostri colloqui individuali esistenti o condurle mensilmente se non avete riunioni di controllo regolari (anche se, perché no?).
Affronta il tema della fidelizzazione dei dipendenti
L'obiettivo principale delle interviste di permanenza è capire cosa motiva i vostri dipendenti attuali a rimanere in azienda e identificare cosa potrebbe spingerli ad andarsene. Le possibili risposte a quest'ultima domanda potrebbero includere la mancanza di riconoscimento, il burnout o le limitate opportunità di avanzamento di carriera e di crescita.
Affrontate queste preoccupazioni tempestivamente per migliorare la soddisfazione e impedire che i dipendenti migliori lascino l'azienda. Secondo uno studio scientifico, un ambiente di lavoro positivo migliora il livello di impegno dei dipendenti, le loro prestazioni e la loro motivazione a raggiungere risultati.
Influenza la soddisfazione sul lavoro e la motivazione
Le interviste di permanenza vanno oltre la semplice raccolta di informazioni. Ai dipendenti viene dimostrato che le loro critiche, preoccupazioni e feedback hanno valore e sono presi in considerazione. Quando si sentono ascoltati, sono più soddisfatti del proprio lavoro e più motivati a dare il meglio.
Inoltre, le interviste di permanenza consentono ai manager di identificare i dipendenti più meritevoli che non sono sufficientemente stimolati o apprezzati. Questo apre la porta a discussioni sulle opportunità di sviluppo professionale e aiuta a trattenere i dipendenti più meritevoli.
Ad esempio, anche se avete un programma di ricompense per i dipendenti, il team delle risorse umane non dispone degli strumenti adeguati per misurare e valutare le prestazioni dei dipendenti, causando insoddisfazione nel team. Le interviste di permanenza possono aiutarvi a individuare questo problema e i segnali di allarme.
Previene il turnover del personale
Grazie alla sua natura attiva, un programma di stay interview può aiutare a ridurre il turnover dei dipendenti. Aiuta a identificare problemi con una probabilità di diventare veri e propri problemi.
La chiave per un colloquio di permanenza efficace è porre domande specifiche che vi aiutino a ottenere il massimo dal colloquio.
Domande chiave da porre in un colloquio di permanenza
Idealmente, ponete domande che stimolino i vostri dipendenti a parlare e ottenete un feedback sincero.
Domande sullo sviluppo della carriera
- Cosa state imparando qui?
- Quali nuove competenze desideri sviluppare?
- Cosa ti piace dei programmi di formazione offerti dall'azienda?
- Cosa si potrebbe migliorare in termini di opportunità di sviluppo?
- Descrivi il tuo lavoro ideale.
- Cosa ti piaceva di più del tuo precedente ruolo che qui non puoi più fare?
- Quali aspetti del tuo ultimo lavoro ti piacevano e ora ti mancano?
- Quali sono i tuoi obiettivi di carriera a breve e lungo termine? Come possiamo aiutarti a raggiungerli?
- Ci sono ulteriori responsabilità che vorreste assumervi nell'ambito del vostro ruolo?
- Ci sono benefit che ritieni preziosi nel tuo ruolo attuale e che noi non offriamo?
Domande relative alla leadership e alla gestione
- Come posso rendere più piacevole la tua esperienza lavorativa?
- Quali cambiamenti renderebbero il tuo lavoro più soddisfacente per te?
- Come possiamo offrirvi un supporto migliore nel vostro ruolo?
- Che tipo di riconoscimento vi motiva di più?
Domande sulla cultura aziendale
- Cosa vi motiva a svolgere il lavoro qui?
- Cosa ne pensi del modo in cui riconosciamo i risultati raggiunti dai dipendenti?
- Ritieni di avere un buon equilibrio tra lavoro e vita privata? Se no, come possiamo migliorarlo?
- Descrivi la cultura aziendale. Cosa ti piace e cosa non ti piace di essa?
Domande sulla soddisfazione generale
- Cosa ti entusiasma di più del venire al lavoro ogni giorno?
- Hai mai pensato di lasciare l'azienda? Se sì, perché?
- Cosa ti rende felice ogni giorno nel tuo lavoro?
- Quali aspetti del tuo lavoro quotidiano trovi frustranti?
- Puoi descrivere una giornata di lavoro recente che ti ha causato stress o ansia?
- Raccontami una recente esperienza lavorativa positiva.
- Quali pensieri occupano la tua mente durante il tragitto casa-lavoro?
- Cosa vi passa per la mente mentre tornate a casa dal lavoro?
- Le tue competenze e la tua esperienza vengono sfruttate appieno?
- Quali attività specifiche ti piacciono? Cosa vorresti cambiare nel tuo ruolo?
- Come descriveresti la tua relazione con il tuo diretto superiore?
- Ritieni di avere un buon equilibrio tra lavoro e vita privata? Spiega la tua risposta.
- Vi sentite apprezzati per il vostro contributo sul lavoro? Perché sì o perché no?
- Cosa vi fa sentire più produttivi e soddisfatti nel vostro lavoro?
- Ci sono state situazioni recenti che vi hanno fatto pensare di lasciare l'azienda?
Queste risposte possono aiutarti a rendere felici i singoli dipendenti, ad esempio assegnando loro progetti nelle loro aree di interesse. Alcune ti consentiranno anche di migliorare l'esperienza degli attuali dipendenti, ad esempio assicurando personale aggiuntivo per un migliore equilibrio tra vita lavorativa e vita privata per tutti.
Domande di follow-up regolari possono aiutarti a valutare il morale, instaurare un rapporto di fiducia e identificare le aree di miglioramento, coinvolgimento e fidelizzazione.
💡Suggerimento professionale: Utilizza ClickUp Brain, un assistente IA integrato, come partner di brainstorming per generare queste domande. Dopo la riunione, ClickUp Brain riepiloga anche i punti chiave, risparmiandoti il lavoro di scrivere lunghi appunti. Se lo desideri, puoi anche trasformarli in attività in ClickUp da assegnare alle parti interessate.
Utilizza i modelli HR gratuiti di ClickUp per creare una serie di istruzioni di livello medio e alto che documentino attività, domande e processi specifici da seguire durante e dopo il colloquio di permanenza.
Come preparare e condurre i colloqui di permanenza
Certo, il reparto Risorse Umane può condurre queste conversazioni. Tuttavia, sono più efficaci se condotte dal manager del dipendente o dal manager di livello superiore di cui il dipendente si fida, poiché in questo modo il dipendente potrebbe essere più disponibile a fornire il proprio feedback.
Pianificatela in anticipo
- Scegli il momento giusto: non programmare le interviste di permanenza subito dopo che una persona ha iniziato un nuovo ruolo o durante una valutazione delle prestazioni. Scegli un momento in cui il dipendente si è ambientato e può fornire un feedback ponderato.
- Concedete loro il tempo di prepararsi: informate i dipendenti del colloquio di permanenza con almeno una settimana di anticipo. Questo darà loro il tempo di raccogliere le idee e preparare eventuali domande.
- Offri flessibilità: sii flessibile con gli orari. Valuta la possibilità di offrire alternative per le riunioni mattutine, pomeridiane o anche virtuali, in modo da venire incontro agli impegni dei dipendenti.
Condivisione dello scopo e delle aspettative della riunione
- Stabilisci aspettative chiare: spiega il motivo del colloquio di permanenza. Fai capire ai dipendenti che si tratta di un'opportunità per parlare del loro lavoro, di ciò che li motiva e di eventuali aree di sviluppo.
- Concentratevi su una conversazione aperta: sottolineate che la comunicazione è esclusiva e che i loro commenti sinceri hanno un valore.
- Prepara una bozza: crea una semplice bozza degli argomenti che devi trattare. Questi potrebbero includere la loro esperienza nel ruolo ricoperto, l'opinione sulla flessibilità delle aree di lavoro, le possibilità di miglioramento professionale e l'equilibrio tra lavoro e vita privata.
- Incoraggiate le domande: fate capire loro che si tratta di una conversazione bidirezionale e incoraggiateli a porre domande sul loro percorso professionale o sulle loro preoccupazioni.
Comprendere l'importanza di un feedback sincero da parte dei dipendenti
- L'ascolto attivo è fondamentale: assicuratevi di non dettare il tono della conversazione. Per comprendere il "perché" delle loro risposte, rimanete in silenzio e ascoltate dopo aver posto la domanda. Dovrebbero essere i vostri dipendenti a parlare per la maggior parte del tempo.
- Mostrate apprezzamento: ringraziateli per il tempo dedicato e per i loro commenti sinceri. Fate loro capire che le loro opinioni sono importanti e che i loro contributi saranno utilizzati nel processo decisionale e per migliorare l'ambiente di lavoro.
- Prendete appunti: annotate i punti chiave durante il colloquio, compresi i fattori motivazionali, le obiezioni e le preoccupazioni. Se avete il consenso del dipendente, registrate la conversazione per riascoltare le risposte, se necessario.
- Domande di follow-up: dopo il colloquio, ricontattali. Riepiloga brevemente i fattori chiave discussi e gli eventuali passaggi successivi che intendi adottare sulla base del loro feedback.
💡Suggerimento professionale: invece di utilizzare più strumenti per gestire i colloqui di permanenza, utilizzate la piattaforma di gestione delle risorse umane di ClickUp come hub centrale delle informazioni sui dipendenti tra manager e subordinati diretti.
Il software di gestione dei dipendenti vi consente di effettuare il monitoraggio dei dati delle risposte alle domande dell'intervista per ottenere informazioni preziose e prendere decisioni più intelligenti.
Per saperne di più: Strumenti di IA per il processo decisionale
Best practice e consigli per colloqui di permanenza efficaci
Ricorda che un buon colloquio di permanenza è una conversazione, non un interrogatorio. Ecco alcuni consigli per condurre un colloquio di permanenza di esito positivo che farà sentire i tuoi dipendenti ascoltati e valorizzati.
L'importanza della comunicazione bidirezionale
Le interviste di permanenza non sono valutazioni delle prestazioni. L'obiettivo è quello di avere una conversazione in cui il dipendente si senta a proprio agio nel discutere le proprie preoccupazioni.
I professionisti delle risorse umane e i manager devono ascoltare i dipendenti, prestare loro la massima attenzione ed evitare interruzioni. Dovrebbero inoltre incoraggiare commenti aperti e sinceri sottolineando che non esistono risposte sbagliate.
Ecco alcuni modi per incoraggiare la comunicazione bidirezionale:
- Inizia con un rinforzo: riconosci i contributi dei dipendenti e ringraziali per il loro duro lavoro.
- Poni domande aperte: le domande che non richiedono risposte "sì" o "no" incoraggiano risposte dettagliate.
- Utilizza l'ascolto riflessivo: presta attenzione ai segnali verbali e non verbali e al linguaggio del corpo di chi parla per cogliere le emozioni non espresse.
- Siate presenti: mettete da parte le distrazioni come i telefoni e concentratevi sulla conversazione in corso.
Questo garantisce una conversazione strutturata, consentendo al contempo risposte individuali.
Inoltre, prendete in considerazione l'utilizzo di modelli di colloquio per strutturare i vostri colloqui e avere un quadro coerente per porre domande e registrare le risposte.
Scegliete una posizione confortevole
La posizione del colloquio di permanenza può influire in modo significativo sull'esito positivo del colloquio. Scegliete uno spazio tranquillo e riservato, libero da interruzioni. Potrebbe trattarsi di una sala conferenze vuota, di un'area dedicata ai colloqui o anche di un angolo tranquillo di un bar (con l'autorizzazione del dipendente).
Il fattore più importante è il coinvolgimento dei dipendenti, ovvero il fatto che si sentano a proprio agio e rilassati. Evita di condurre i colloqui di permanenza all'interno dell'area di lavoro, poiché ciò potrebbe metterli in modalità "lavoro" e ostacolare una conversazione aperta.
Concedetevi tutto il tempo necessario e prendetevi tutto il tempo che vi serve.
Le interviste di permanenza non devono essere affrettate. Pianificate un tempo sufficiente nel vostro Calendario per la conversazione senza sentirvi costretti a concludere in anticipo. L'ideale sarebbe puntare a 45 minuti-un'ora. Questo darà ai dipendenti il tempo sufficiente per la condivisione dei loro pensieri e delle loro preoccupazioni.
Siate flessibili con il tempo a disposizione. Se la conversazione scorre in modo naturale e il dipendente ha altro da aggiungere, non interrompetelo subito. L'obiettivo è quello di raccogliere feedback preziosi, il che a volte richiede più tempo del previsto.
Dare priorità al feedback dei dipendenti e alla sincerità nel processo
Il fondamento di un colloquio di permanenza con esito positivo è dare priorità al feedback dei dipendenti e dimostrare un interesse sincero per il loro benessere. I dipendenti possono capire rapidamente se il colloquio di permanenza è stato solo una formalità.
Ecco alcuni metodi per dimostrare la vostra sincerità:
- Esprimete gratitudine per il tempo che vi hanno dedicato e per i loro commenti.
- Presta attenzione a ciò che dicono e pratica l'ascolto attivo.
- Prendete note dettagliate durante il colloquio.
- Dopo il colloquio, fai un follow-up con un riepilogo/riassunto dei punti chiave menzionati e degli elementi da intraprendere.
💡Suggerimento professionale: Utilizza il modello di processo di colloquio ClickUp per progettare, testare e ottimizzare il tuo processo di colloquio di permanenza. Fornisce struttura e coerenza per standardizzare il processo, consente di confrontare i feedback e raccoglie i dati in un formato organizzato per ulteriori analisi.
Riepilogo: Come condurre un colloquio di permanenza efficace:
- Pianificatela in anticipo in modo che abbiano il tempo di prepararsi.
- Stabilisci le aspettative riguardo allo scopo
- Scegliete una posizione confortevole e tranquilla
- Avvia una conversazione aperta e incoraggia le domande.
- Pratica la comunicazione bidirezionale
- Presta attenzione ai segnali non verbali
- Prendete appunti e ponete domande di approfondimento.
- Mostrate apprezzamento per il loro feedback
Utilizzate i colloqui di permanenza per trattenere i vostri migliori dipendenti
Invece di concentrarti su ciò che i tuoi dipendenti possono fare per la tua organizzazione, scopri cosa potrebbero aspettarsi da te. Implementa i colloqui di permanenza per favorire lo sviluppo dei tuoi dipendenti, aiutarli a realizzare i loro sogni e migliorare la loro fedeltà e fidelizzazione.
Non aspettate che pensino di andarsene prima di agire.
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Domande frequenti (FAQ)
Qual è un altro nome per le interviste di permanenza?
Le interviste di permanenza sono anche chiamate conversazioni di permanenza. Alcune organizzazioni potrebbero chiamarle interviste di fidelizzazione dei dipendenti o conversazioni con gli stakeholder. Tuttavia, questi termini descrivono tutti lo stesso concetto di base: conversazioni attive per capire perché i dipendenti sono soddisfatti e cosa potrebbe indurli a considerare di lasciare l'azienda.
Come si fa a superare un colloquio di permanenza?
Quando conduci un colloquio di permanenza in qualità di professionista delle risorse umane, poni domande chiare, ascolta attivamente senza giudicare, prendi nota delle informazioni importanti e orienta la conversazione nella direzione desiderata in base alle risposte dei dipendenti alle tue domande.
Ecco come condurre un colloquio di permanenza efficace:
- Preparazione: esaminate il fascicolo del dipendente e i progetti in base alle domande.
- Impostazione: scegliete una posizione privata e confortevole dove non ci siano interruzioni.
- Domande: Concentratevi sui punti critici, sulla soddisfazione lavorativa, sulle opportunità di crescita e sulle aree di miglioramento.
- Ascoltate: prestate attenzione ai segnali verbali e non verbali.
- Azione: Ringraziate i dipendenti per il loro feedback e date seguito a eventuali preoccupazioni specifiche.
Un colloquio di permanenza è uguale a una valutazione delle prestazioni?
No, i colloqui di permanenza e le valutazioni delle prestazioni hanno scopi diversi. I colloqui di permanenza si concentrano sui sentimenti dei dipendenti e su ciò che l'azienda può fare per migliorare la loro esperienza. I colloqui di valutazione delle prestazioni esaminano le prestazioni passate di un dipendente e fissano gli obiettivi futuri.
Le interviste di permanenza sono uguali alle interviste di uscita?
No, i colloqui di permanenza sono proattivi e mirano a prevenire le dimissioni, mentre i colloqui di uscita sono reattivi, vengono condotti quando i dipendenti lasciano l'azienda e cercano di trarne insegnamenti per migliorare in futuro. Idealmente, un'azienda dovrebbe utilizzare sia i colloqui di permanenza che quelli di uscita per ottenere un quadro completo del sentiment dei dipendenti.