Vi siete mai sentiti come se il vostro piano di project management stesse andando fuori controllo, con attività che sfuggono al controllo e scadenze che incombono sulla vostra testa? Beh, non siete soli!
È qui che i gruppi di lavoro per il project management possono cambiare le carte in tavola per il vostro flusso di lavoro.
Ogni gruppo di processo è un blocco fondamentale del project management. Aiuta i team a suddividere attività grandi e complesse in passaggi gestibili.
Ci sono cinque gruppi di processi di project management che ogni project manager dovrebbe conoscere: Iniziare, Pianificare, Eseguire, Monitorare e Controllare e Chiudere.
Queste fasi garantiscono la copertura di ogni aspetto critico del progetto, dall'avvio al completamento. La padronanza di ogni gruppo di processi è fondamentale per il corretto svolgimento di qualsiasi progetto, ed è ciò che separa i buoni project manager dai grandi.
In questo blog, capiremo ogni fase dei cinque gruppi, come implementarli nel vostro flusso di lavoro e gli strumenti software di project management che renderanno il processo più semplice. Pronti a fare il salto di qualità?
Una panoramica dei cinque gruppi di processi tradizionali
Il project management non è solo la gestione di singole attività, ma anche dell'intero progetto ciclo di vita del progetto .
I cinque gruppi di processi tradizionali del project management, definiti dal Project Management Body of Knowledge (PMBOK), forniscono un approccio strutturato che consente di applicare tutte le chiavi principi del project management , dall'inizio alla fine del progetto.
Ciascuno dei gruppi di processi del PMBOK svolge un ruolo essenziale nella conoscenza del progetto. Essi guidano l'utente attraverso vari fasi del progetto per garantire che nulla venga trascurato e che ogni attività cardine venga riunita. Analizziamo una fase per una.
1. Iniziare
Nella fase di avvio, si definisce lo scopo del progetto, si identificano le parti interessate chiave e si delineano gli oggetti di alto livello. In breve, è il progetto per il ciclo di vita del progetto.
Secondo il Project Management Body of Knowledge (Corpo di conoscenza del project management) (PMBOK), questa fase imposta l'esito positivo attraverso la chiara comprensione degli obiettivi del team di progetto e l'allineamento con le strategie organizzative.
Questa fase è fondamentale per lo sviluppo del software panoramica del progetto, decidere se è fattibile, allinearlo agli obiettivi aziendali e stabilire i risultati chiave. Senza queste basi, i progetti possono perdere rapidamente la direzione, soprattutto in ambienti complessi come lo sviluppo di software.
2. Piano
Il piano è il cuore del ciclo di vita del project management. Senza un piano solido, anche le idee migliori possono andare in fumo.
Questa fase del piano di progetto comporta lo sviluppo di informazioni dettagliate roadmap del progetto Uno strumento cruciale in questa fase è la Work Breakdown Structure (WBS), che aiuta a suddividere il progetto in parti più piccole e gestibili.
Nello sviluppo software Agile, il piano assume un approccio più iterativo, concentrandosi sulla flessibilità e sul miglioramento continuo. Anche se la tabella di marcia può evolversi, avere un piano chiaro all'inizio assicura che il team del progetto possa adattarsi ai cambiamenti rimanendo sulla rotta.
3. Esecuzione
La fase di esecuzione è il momento in cui i piani accuratamente elaborati diventano realtà e il ruolo del project manager diventa fondamentale per mantenere tutto in linea.
È qui che il team si mette al lavoro, realizzando gli oggetti del progetto seguendo le strategie della fase di pianificazione.
Questa fase del Ciclo di sviluppo dei sistemi (SDLC) comprende la codifica, il test e l'integrazione. Durante l'esecuzione, software di project management può aiutare a monitorare lo stato di avanzamento, assegnare le attività e garantire che tutti siano allineati con gli obiettivi del progetto.
4. Monitoraggio e controllo
Anche il progetti meglio eseguiti hanno bisogno di una supervisione costante, ed è qui che entrano in gioco il monitoraggio e il controllo del gruppo di processo.
Questo gruppo di processi di project management coinvolge il monitoraggio delle prestazioni, la gestione dei rischi e gli aggiustamenti necessari per mantenere tutto sulla rotta.
La gestione dei rischi è particolarmente cruciale in questo caso, in quanto aiuta i project manager a prevedere i potenziali problemi prima che questi possano compromettere l'intero programma.
In questo caso, l'uso di dashboard per visualizzare lo stato di avanzamento e ottenere informazioni in tempo reale è di grande aiuto. In questo modo si tengono informati gli stakeholder del progetto sullo stato di avanzamento e su eventuali ritardi.
Nello sviluppo software tradizionale, questa fase comporta un monitoraggio rigoroso per garantire l'aderenza al piano di project management. D'altro canto, gli approcci Agile sono più fluidi e iterativi, in quanto si concentrano sul feedback e sull'adattamento costante.
5. Chiuso
La fase di chiusura non consiste solo nel chiudere le questioni in sospeso, ma anche nel completare formalmente il progetto e garantire che tutte le consegne del progetto siano state soddisfatte dagli stakeholder
Per i project manager, questa fase comporta spesso la valutazione di ciò che ha funzionato bene e di ciò che non ha funzionato. Aiuta anche a valutare quali parti del processo devono essere migliorate, e questi insegnamenti vengono poi applicati ai progetti futuri.
In questa fase, anche la mentorship gioca un ruolo chiave, soprattutto nel garantire la crescita dei membri più giovani del team che possono aver assunto responsabilità durante le varie fasi del progetto.
Inoltre, man mano che i progetti si chiudono, privacy e personalizzazione diventano sempre più importanti, soprattutto in settori come lo sviluppo di software, dove i dati degli utenti e la sicurezza sono fondamentali.
Gestendo con attenzione la fase di chiusura della carta del progetto, non solo si porta a termine con successo il progetto, ma si gettano anche le basi per esiti positivi futuri.
Leggi anche: 11 esempi di obiettivi per il project management
Come implementare i cinque gruppi di processo
L'implementazione dei cinque gruppi di processi di project management non deve essere un'attività scoraggiante, soprattutto se si dispone della giusta certificazione e dei giusti strumenti di project management.
Un buon software di project management vi aiuta a organizzare ed eseguire ogni fase con chiarezza e precisione, assicurando che il vostro team di progetto rimanga in carreggiata e che ogni dettaglio sia tenuto in conto.
Uno strumento che si distingue è ClickUp . ClickUp è una piattaforma completa di project management progettata per supportare tutti gli aspetti del ciclo di vita del progetto.
Project Management Il Project Management di ClickUp consente di gestire le attività, monitorare lo stato di avanzamento e semplificare la comunicazione, riducendo al contempo il tempo dedicato a compiti manuali e ripetitivi.
Un grande esempio di come ClickUp supporti processi di project management efficienti e personalizzabili è rappresentato dal caso di studio di Ottimizzazione , un'agenzia di marketing digitale con sede a Melbourne, in Australia.
Con oltre 100 progetti in corso simultaneamente per i client, ClickUp li ha aiutati a snellire tutti i gruppi di processo del project management, a migliorare la collaborazione e a fornire visibilità in ogni fase. Optimizing ha sfruttato le funzionalità di ClickUp per assegnare attività, monitorare lo stato di avanzamento e mantenere registri dettagliati dei progetti tra più membri del team.
James Richardson, Direttore Commerciale di Optimizing, ha condiviso come ClickUp ha trasformato le loro operazioni :
ClickUp ci aiuta a tenere un registro molto chiaro di ciò che accade esattamente in una campagna, ma soprattutto ci aiuta a lavorare in modo collaborativo. Lavorare insieme ai progetti, assegnare le attività alle persone appropriate, monitorare il tempo: ClickUp è il primo sistema che abbiamo utilizzato che sembra fare tutto questo molto bene.
James Richardson, Direttore commerciale di Optimising
Vediamo ora come ClickUp può supportare ciascun gruppo di processi.
Iniziare con ClickUp Obiettivi e ClickUp Documenti
Durante la fase di inizializzazione, ClickUp vi aiuta a gettare le basi per un esito positivo. Con strumenti come Obiettivi di ClickUp e Documenti di ClickUp è possibile definire chiaramente gli oggetti del progetto e documentare le informazioni di alto livello in una posizione centrale.
ClickUp Obiettivi aiuta a definire obiettivi chiari, a suddividerli in attività cardine gestibili e a monitorare lo stato in tempo reale. Questo assicura che tutti i membri del team siano allineati con gli obiettivi del progetto e possano apportare le modifiche necessarie in base alle metriche di performance.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/ClickUp-Docs-3-1.gif ClickUp Documenti /$$$img/
Pianificate i vostri progetti con ClickUp Documenti
ClickUp Docs, invece, fornisce un repository centralizzato per tutta la documentazione relativa ai progetti.
Dalla creazione di carte di progetto e piani dettagliati al mantenimento di una base di conoscenze, ClickUp Docs facilita la collaborazione in tempo reale e garantisce la coerenza tra le fasi del progetto.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/image-40.gif ClickUp Mappe mentali /$$$img/
Le mappe mentali di ClickUp sono un ottimo modo per fare brainstorming in modo collaborativo con il team nella fase di avvio del progetto
È inoltre possibile utilizzare la funzione ClickUp Mappe mentali funzionalità/funzione per mappare il coinvolgimento degli stakeholder, assicurando che ognuno conosca il proprio ruolo fin dal primo giorno.
Pianificazione con ClickUp Gantt Charts e ClickUp Sprints
Nella fase di pianificazione, ClickUp brilla per le sue solide funzionalità di pianificazione del progetto e di project management. Usate I grafici Gantt di ClickUp per pianificare visivamente ogni fase del progetto e garantire il rispetto della Sequenza.
È possibile suddividere le attività in sottoattività e organizzarle in una Struttura di ripartizione del lavoro (WBS) in modo da non trascurare nulla.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/image-345-1400x873.png Grafici di Gantt di ClickUp /$$$img/
Visualizzate le Sequenze dei progetti e pianificate con largo anticipo con i Grafici di Gantt di ClickUp
Per i team che seguono le metodologie Agile, Sprints di ClickUp aiutano a pianificare in cicli più brevi, mantenendo la roadmap generale in vista.
Con Stime della durata stimata di ClickUp e Gestione delle risorse di ClickUp clickUp vi permette di ottimizzare le risorse e di monitorare i costi dei progetti senza alcuno sforzo.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/image-346.png La gestione delle risorse di ClickUp /$$$img/
Gestite con precisione la Sequenza e le risorse del progetto con il Resource Management di ClickUp
Esecuzione con le attività di ClickUp e le Automazioni di ClickUp
La fase di esecuzione del ciclo di vita del progetto è tutta incentrata sull'azione, e Attività di ClickUp e Automazioni ClickUp Eliminando il lavoro manuale. Automatizzando le attività e i flussi di lavoro ripetitivi, è possibile migliorare l'efficienza, ridurre gli errori e garantire processi coerenti in tutti i progetti.
È inoltre possibile assegnare le attività ai membri del team, impostare le priorità e utilizzare le impostazioni di ClickUp Dipendenze delle attività per garantire che tutto scorra senza intoppi. Inoltre, ClickUp integra con i vostri strumenti di comunicazione preferiti, in modo che la collaborazione del team sia semplice e senza intoppi.
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Velocizzate l'esecuzione del progetto con le Automazioni di ClickUp
**La fase di esecuzione richiede un forte coordinamento, il monitoraggio delle attività, l'allocazione delle risorse e la collaborazione del team
ClickUp è immediatamente disponibile modelli per il project management snellire e automatizzare i flussi di lavoro. Con ClickUp, il team risparmia tempo prezioso grazie ad attività pre-strutturate, layout di progetto e assegnazione di ruoli.
Con ClickUp è inoltre possibile delegare facilmente le attività e garantire che tutti siano allineati su obiettivi e responsabilità. L'esecuzione delle attività diventa così più rapida ed efficiente, riducendo il lavoro manuale e migliorando la collaborazione.
Leggi anche: 7 sfide del project management e come risolverle
Monitoraggio e controllo con i dashboard e i campi ClickUp
Per la fase di monitoraggio e controllo, ClickUp mette a disposizione una serie di funzionalità/funzione per controllare da vicino lo stato di avanzamento.
Per istanza, ClickUp Dashboard offrono visualizzazioni personalizzabili degli indicatori di prestazione chiave (KPI) del progetto. In questo modo è possibile monitorare le prestazioni, identificare eventuali colli di bottiglia e apportare le modifiche necessarie.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/image-348-1400x842.png ClickUp Dashboard /$$$img/
Monitorate facilmente gli OKR del vostro progetto con ClickUp Dashboard
Con le funzionalità/funzione di gestione del rischio integrate, come i registri dei rischi e i Campi personalizzati di ClickUp in questo modo è possibile tenere sotto controllo i potenziali problemi prima che si ripercuotano sul progetto. Inoltre, gli strumenti di reportistica dettagliata consentono di generare aggiornamenti approfonditi con un semplice pulsante, garantendo la trasparenza per tutti gli stakeholder del progetto.
Chiudere con ClickUp
Infine, quando si arriva alla fase di chiusura, ClickUp aiuta a concludere tutto senza problemi.
Utilizzate Docs per creare reportistica finale, documentare le lezioni e memorizzarle in un file di testo Cartelle di ClickUp per un facile accesso nei progetti futuri.
Se state facendo da tutor ai membri più giovani del team, la funzione Commenti in ClickUp e la funzionalità Feedback fornisce un modo semplice per offrire un feedback costruttivo.
È inoltre possibile garantire che i problemi legati ai dati, come la privacy e la personalizzazione, siano gestiti con attenzione mediante l'impostazione di autorizzazioni basate sui ruoli e l'organizzazione sicura delle informazioni sensibili all'interno del sito Sicurezza di ClickUp .
Aree di conoscenza del project management
Oltre ai gruppi di processi, il project management ruota intorno alle aree di conoscenza. Questo è un altro concetto chiave che aiuta i professionisti a gestire i progetti in modo più efficace.
Mentre i gruppi di processi delineano le fasi attraverso cui passa un progetto, le aree di conoscenza si concentrano sulle diverse competenze che un project manager deve possedere per superare con esito positivo tali fasi.
Gruppi di processo vs. Aree di conoscenza
La principale differenza tra i gruppi di processo e le aree di conoscenza è nella loro focalizzazione.
I gruppi di processo guidano il "quando" del project management, descrivendo la sequenza con cui vengono completate le attività. D'altro canto, le aree di conoscenza si concentrano sul "cosa". Cioè le competenze e le conoscenze specifiche di cui un project manager ha bisogno per gestire ogni aspetto di un progetto.
Esistono dieci aree di conoscenza definite dal Project Management Institute (PMI) , un ente di project management senza scopo di lucro con sede negli Stati Uniti:
- **Il project management assicura che tutti gli elementi del progetto lavorino insieme senza soluzione di continuità. Comporta il coordinamento delle risorse, la gestione delle attività del progetto e il bilanciamento di oggetti concorrenti
- Project scope management: Assicura che il progetto includa tutto il lavoro necessario, e solo quello, per completare il progetto con esito positivo. Comprende la definizione, la convalida e il controllo dell'ambito del progetto
- Project management: Si concentra sulla gestione delle sequenze temporali del progetto, definendo le attività, mettendole in sequenza e garantendo il rispetto delle scadenze
- Project management: Si tratta della gestione del budget. Comprende la stima, l'allocazione e il controllo dei costi del progetto per mantenerlo all'interno del budget
- Gestione della qualità del progetto: Controlla che il progetto raggiunga gli obiettivi prefissati rispettando gli standard di qualità. Si concentra sia sulla qualità dei prodotti che sui processi utilizzati per crearli
- Gestione delle risorse del progetto: Gestisce le persone, le attrezzature e i materiali necessari per completare il progetto. Comprende il piano, l'acquisizione e la gestione efficiente delle risorse
- Gestione della comunicazione del progetto: comporta il piano, la distribuzione e la supervisione di tutte le informazioni sul progetto per garantire che le parti interessate siano informate
- Project management: Identifica, analizza e risponde ai rischi del progetto. Si tratta di ridurre al minimo le potenziali minacce e massimizzare le opportunità
- Gestione degli acquisti del progetto: comporta la sicurezza dei beni e dei servizi necessari per il progetto. Ciò include il piano delle attività di approvvigionamento, la selezione dei fornitori e la gestione dei contratti
- Project management: si concentra sull'identificazione delle persone e delle organizzazioni interessate dal progetto e sul loro coinvolgimento durante l'intero ciclo di vita del progetto
Uscire con facilità dal project management con ClickUp
La padronanza dei cinque gruppi di processi di project management (avvio, piano, esecuzione, monitoraggio e controllo e chiusura) è più di un requisito obbligatorio. Si tratta di gestire progetti aziendali che fluiscono senza problemi dall'inizio alla fine.
Insieme alle dieci aree di conoscenza del project management, come indicato dal Project Management Institute (PMI), questi gruppi forniscono il kit completo di strumenti per gestire con sicurezza qualsiasi progetto, indipendentemente dalla sua dimensione o complessità.
Tuttavia, la comprensione del quadro di riferimento è solo metà della battaglia. La vera sfida consiste nel trasformare la teoria in azione, ed è qui che ClickUp passa.
ClickUp semplifica ogni fase del progetto, dall'ideazione iniziale alla conclusione finale. In questo modo, vi aiuta a rimanere organizzati e a comunicare senza sforzo con il vostro team.
Automatizzando le attività ripetitive e centralizzando i flussi di lavoro, ClickUp vi permette di concentrarvi su ciò che conta davvero, ossia consegnare più velocemente risultati positivi. Provate gratis ClickUp e scoprite come può aiutarvi a gestire i progetti in modo più efficiente.