Ti è mai capitato di avere la sensazione che il tuo piano di project management stia andando fuori controllo, con attività che sfuggono al tuo controllo e scadenze che incombono su di te? Beh, non sei il solo!
È qui che i gruppi di processi di project management possono rivoluzionare il tuo flusso di lavoro.
Ogni gruppo di processi è un elemento fondamentale del processo di project management. Aiuta i team a suddividere attività complesse e di grandi dimensioni in passaggi gestibili.
Ci sono cinque gruppi di processi di project management che ogni project manager dovrebbe conoscere: avvio, pianificazione, esecuzione, monitoraggio e controllo, e chiusura.
Queste fasi ti consentono di coprire ogni aspetto critico del tuo progetto, dall'avvio alla completa realizzazione. Padroneggiare ogni gruppo di processi è fondamentale per il corretto svolgimento di qualsiasi progetto ed è ciò che distingue i project manager bravi da quelli eccellenti.
In questo blog comprenderemo ciascuno dei cinque gruppi, come implementarli nel tuo flusso di lavoro e gli strumenti software di project management che renderanno il processo più semplice.
Panoramica dei cinque gruppi di processi tradizionali
Il project management non riguarda solo la gestione di singole attività, ma l'intero ciclo di vita del progetto.
I cinque gruppi di processi tradizionali di project management, definiti dal Project Management Body of Knowledge (PMBOK), forniscono un approccio strutturato che consente di applicare tutti i principi chiave del project management , dall'avvio alla conclusione.
Ciascuno dei gruppi di processi PMBOK svolge un ruolo essenziale nella conoscenza del progetto. Ti guidano attraverso le varie fasi del progetto, assicurando che nulla venga trascurato e che ogni attività cardine venga raggiunta. Esploriamo ciascuna fase una per una.
1. Avvio
Nella fase di avvio, definisci lo scopo del progetto, identifichi gli stakeholder chiave e delinei gli obiettivi di alto livello. In breve, è il progetto del ciclo di vita del tuo progetto.
Secondo il Project Management Body of Knowledge (PMBOK), questa fase pone le basi per un esito positivo attraverso una chiara comprensione degli obiettivi del team di progetto e l'allineamento con le strategie organizzative.
Questa fase è fondamentale nello sviluppo di software. È qui che inizi con una panoramica del progetto, decidi se è fattibile, lo allinei agli obiettivi aziendali e stabilisci i risultati chiave. Senza queste basi, i progetti possono perdere rapidamente la direzione, specialmente in ambienti complessi come lo sviluppo di software.
2. Pianificazione
La pianificazione è al centro del ciclo di vita del project management. Senza un piano solido, anche le idee migliori possono fallire.
Questa fase del piano di progetto prevede lo sviluppo di roadmap di progetto dettagliate che guidano ogni aspetto, inclusi tempi, risorse, costi e rischi. Uno strumento fondamentale in questa fase è la Work Breakdown Structure (WBS), che aiuta a suddividere il progetto in parti più piccole e più gestibili.
Nello sviluppo agile di software, la pianificazione assume un approccio più iterativo, incentrato sulla flessibilità e sul miglioramento continuo. Anche se la roadmap può evolversi, avere un piano chiaro fin dall'inizio garantisce che il team del progetto possa adattarsi ai cambiamenti rimanendo sulla rotta giusta.
3. Esecuzione
La fase di esecuzione è quella in cui i tuoi piani accuratamente elaborati diventano realtà e il ruolo del project manager diventa fondamentale per mantenere tutto in carreggiata.
È qui che il team si mette al lavoro, realizzando gli obiettivi del progetto seguendo le strategie definite nella fase di pianificazione.
Questa fase del ciclo di vita dello sviluppo dei sistemi (SDLC) comprende la codifica, il collaudo e l'integrazione. Durante l'esecuzione, il software di project management può aiutare al monitoraggio dello stato dei lavori, all'assegnazione delle attività e alla garanzia che tutti siano allineati con gli obiettivi del progetto.
4. Monitoraggio e controllo
Anche i piani di progetto meglio eseguiti necessitano di una supervisione costante, ed è qui che entrano in gioco i gruppi di processi di monitoraggio e controllo.
Questo gruppo di processi di project management comprende il monitoraggio delle prestazioni, la gestione dei rischi e gli adeguamenti necessari per mantenere tutto in linea con gli obiettivi.
La gestione dei rischi è particolarmente importante in questo caso, poiché aiuta i project manager a prevedere potenziali problemi prima che questi compromettano l'intero programma.
In questo caso, è utile utilizzare i dashboard per visualizzare lo stato del progetto e ottenere informazioni in tempo reale. In questo modo, le parti interessate al progetto vengono informate sullo stato in corso e su eventuali ritardi.
Nello sviluppo tradizionale di software, questa fase prevede un monitoraggio rigoroso per garantire il rispetto del piano di project management del progetto. D'altra parte, gli approcci Agile sono più fluidi e iterativi, poiché si concentrano sul feedback e sull'adattamento costanti.
5. Chiusura
La fase di chiusura non consiste solo nel sistemare le questioni in sospeso, ma anche nel completare formalmente il progetto e garantire che tutti i risultati previsti siano stati raggiunti con soddisfazione delle parti interessate.
Per i project manager, questa fase spesso comporta la valutazione di ciò che ha funzionato bene e ciò che non ha funzionato. Aiuta anche a valutare quali parti del processo necessitano di miglioramenti e tali insegnamenti vengono poi applicati ai progetti futuri.
In questa fase, anche il tutoraggio svolge un ruolo fondamentale, soprattutto nel garantire la crescita dei membri junior del team che potrebbero aver assunto responsabilità durante le varie fasi del progetto.
Inoltre, con l'avvicinarsi della conclusione dei progetti, la privacy e la personalizzazione diventano sempre più rilevanti, soprattutto in settori come lo sviluppo di software, dove i dati degli utenti e la sicurezza sono fondamentali.
Gestendo con attenzione la fase di chiusura del progetto, non solo porterai a termine il progetto con esito positivo, ma getterai anche le basi per gli esiti positivi futuri.
Leggi anche: 11 esempi di obiettivi di project management
Come implementare i cinque gruppi di processi
Implementare i cinque gruppi di processi di project management non deve essere un’attività ardua, soprattutto quando si dispone della giusta certificazione e degli strumenti adeguati per il project management.
Un buon software di project management ti aiuta a organizzare ed eseguire ogni fase con chiarezza e precisione, assicurando che il tuo team di progetto rimanga in linea con gli obiettivi e che ogni dettaglio sia preso in considerazione.
Uno strumento che spicca è ClickUp. ClickUp è una piattaforma completa di project management progettata per fornire supporto a tutti gli aspetti del ciclo di vita del progetto.
Project management
Il project management di ClickUp ti consente di gestire le attività, monitorare lo stato dei progetti e semplificare la comunicazione, riducendo al contempo il tempo dedicato alle attività manuali e ripetitive.
Un ottimo esempio di come ClickUp offra supporto per processi di project management efficienti e personalizzabili è rappresentato dal caso di studio di Optimising, un'agenzia di marketing digitale con sede a Melbourne, in Australia.
Con oltre 100 progetti clienti in esecuzione simultanea, ClickUp li ha aiutati a semplificare tutti i gruppi di processi di project management, migliorare la collaborazione e fornire visibilità in ogni fase. Ottimizzazione delle funzionalità di ClickUp per assegnare attività, monitorare lo stato dei progetti e mantenere registrazioni dettagliate dei progetti tra più membri del team.
James Richardson, direttore commerciale di Optimising, ha condiviso come ClickUp abbia trasformato le loro operazioni:
ClickUp ci aiuta a tenere un registro molto chiaro di ciò che sta accadendo in una campagna, ma soprattutto ci aiuta a lavorare in modo collaborativo. Lavorare insieme sui progetti, assegnare le attività alle persone giuste, monitoraggio del tempo: ClickUp è il primo sistema che abbiamo utilizzato che sembra fare tutto questo davvero bene.
ClickUp ci aiuta a tenere un registro molto chiaro di ciò che sta accadendo in una campagna, ma soprattutto ci aiuta a lavorare in modo collaborativo. Lavorare insieme sui progetti, assegnare le attività alle persone appropriate, monitoraggio del tempo: ClickUp è il primo sistema che abbiamo utilizzato che sembra fare tutto questo davvero bene.
Ora diamo un'occhiata a come ClickUp può fornire supporto a ciascun gruppo di processi.
Inizia con ClickUp Obiettivi e ClickUp Documenti
Durante la fase di avvio, ClickUp ti aiuta a gettare le basi per un esito positivo. Con strumenti come ClickUp Obiettivi e ClickUp Docs, puoi definire chiaramente gli obiettivi del progetto e documentare le informazioni di alto livello in un'unica posizione centrale.
ClickUp Goals aiuta a definire obiettivi chiari, suddividerli in attività cardine gestibili e monitorare i progressi in tempo reale. Ciò garantisce che tutti i membri del team siano allineati con gli obiettivi del progetto e possano apportare le modifiche necessarie in base alle metriche di rendimento.
ClickUp Docs, invece, fornisce un repository centralizzato per tutta la documentazione relativa al progetto.
Dalla creazione di carte di progetto e piani dettagliati alla gestione di una base di conoscenze, ClickUp Docs facilita la collaborazione in tempo reale e garantisce la coerenza in tutte le fasi del progetto.
Puoi anche utilizzare la funzionalità Mappe mentali di ClickUp per mappare il coinvolgimento degli stakeholder, assicurandoti che tutti conoscano il proprio ruolo fin dal primo giorno.
Pianificazione con i diagrammi di Gantt e i Sprint di ClickUp
Nella fase di pianificazione, ClickUp si distingue per le sue solide funzionalità di pianificazione dei progetti e gestione delle attività. Utilizza i diagrammi di Gantt di ClickUp per pianificare visivamente ogni fase del tuo progetto e garantire il rispetto delle sequenze.
Puoi suddividere le attività in attività secondarie e organizzarle in una struttura di suddivisione del lavoro (WBS) in modo che nulla venga trascurato.
Per i team che seguono metodologie Agile, gli Sprint di ClickUp aiutano a pianificare cicli più brevi mantenendo una visione d'insieme della roadmap complessiva.
Con gli strumenti di durata stimata e Resource Management di ClickUp, puoi ottimizzare le risorse e monitorare i costi del progetto senza alcuno sforzo.
Esecuzione con attività di ClickUp e automazioni di ClickUp
La fase di esecuzione nel ciclo di vita del progetto è tutta incentrata sull'azione, e le attività di ClickUp e le automazioni di ClickUp eliminano il lavoro manuale. Automatizzando le attività ripetitive e i flussi di lavoro, puoi migliorare l'efficienza, ridurre gli errori e garantire processi coerenti in tutti i tuoi progetti.
Puoi anche assegnare attività ai membri del team, impostare priorità e utilizzare le dipendenze delle attività per garantire che tutto proceda senza intoppi. Inoltre, ClickUp si integra con i tuoi strumenti di comunicazione preferiti, in modo che la collaborazione del team sia facile e fluida in ogni fase.
La fase di esecuzione richiede un forte coordinamento, il monitoraggio delle attività, l'allocazione delle risorse e la collaborazione del team.
I modelli di project management pronti all'uso di ClickUp semplificano e automatizzano i flussi di lavoro. Con ClickUp, risparmi tempo prezioso al tuo team grazie a attività pre-strutturate, layout di progetto e assegnazione dei ruoli.
Con ClickUp, puoi anche delegare facilmente le attività e assicurarti che tutti siano allineati sugli obiettivi e sulle responsabilità. Ciò rende l'esecuzione delle attività più rapida ed efficiente, riducendo il lavoro manuale e migliorando la collaborazione.
Leggi anche: 7 sfide nel project management e come risolverle
Monitoraggio e controllo con i dashboard e i campi ClickUp
Per la fase di monitoraggio e controllo, ClickUp offre funzionalità avanzate per monitorare da vicino i progressi.
Ad esempio, i dashboard di ClickUp offrono la possibilità di visualizzare gli indicatori chiave di prestazione (KPI) del progetto in modo personalizzabile. Ciò consente di effettuare il monitoraggio delle prestazioni, identificare eventuali colli di bottiglia e apportare le modifiche necessarie.
Grazie alle funzionalità integrate di gestione dei rischi, come i registri dei rischi e i campi personalizzati di ClickUp, potrai tenere sotto controllo i potenziali problemi prima che abbiano un impatto sul progetto. Inoltre, gli strumenti di reportistica dettagliati ti aiutano a generare aggiornamenti approfonditi con un semplice clic, garantendo trasparenza a tutte le parti interessate al progetto.
Chiusura con ClickUp
Infine, quando raggiungi la fase di Chiusura, ClickUp ti aiuta a concludere tutto senza intoppi.
Utilizza Docs per creare report finali, documentare le lezioni apprese e archiviarli nelle cartelle ClickUp per un facile accesso nei progetti futuri.
Se stai facendo da mentore ai membri junior del team, la funzionalità Commenti in ClickUp e Feedback offre un modo semplice per fornire feedback costruttivi.
Puoi anche garantire che le questioni relative ai dati, come la privacy e la personalizzazione, siano gestite con attenzione impostando autorizzazioni basate sui ruoli e organizzando le informazioni sensibili in modo sicuro all'interno di ClickUp Security.
Aree di conoscenza del project management
Oltre ai gruppi di processi, il project management ruota attorno alle aree di conoscenza. Questo è un altro concetto chiave che aiuta i professionisti a gestire i progetti in modo più efficace.
Mentre i gruppi di processi delineano le fasi che un progetto attraversa, le aree di conoscenza si concentrano sulle diverse competenze che un project manager deve possedere per affrontare con successo tali fasi.
Gruppi di processi vs. aree di conoscenza
La differenza principale tra i gruppi di processi e le aree di conoscenza risiede nel loro focus.
I gruppi di processi guidano il "quando" del project management, descrivendo la sequenza in cui vengono completate le attività. D'altra parte, le aree di conoscenza si concentrano sul "cosa*". Ciò significa le competenze e le conoscenze specifiche di cui un project manager ha bisogno per gestire ogni aspetto di un progetto.
Esistono dieci aree di conoscenza definite dal Project Management Institute (PMI) , un ente senza scopo di lucro con sede negli Stati Uniti che si occupa di project management:
- Gestione dell'integrazione del progetto: assicura che tutti gli elementi del progetto funzionino insieme senza intoppi. Comprende il coordinamento delle risorse, la gestione delle attività del progetto e il bilanciamento degli obiettivi contrastanti.
- Gestione dell'ambito del progetto: garantisce che il progetto includa tutto il lavoro necessario, e solo quello, per completarlo con esito positivo. Comprende la definizione, la convalida e il controllo dell'ambito del progetto.
- Gestione della pianificazione del progetto: si concentra sulla gestione della sequenza del progetto, definendo le attività, sequenziandole e assicurando il rispetto delle scadenze.
- Gestione dei costi del progetto: si tratta di definire il budget. Comprende la stima, l'allocazione e il controllo dei costi del progetto per mantenerlo entro i limiti del budget.
- Gestione della qualità del progetto: verifica che il progetto raggiunga i suoi obiettivi rispettando gli standard di qualità. Si concentra sia sulla qualità dei risultati finali che sui processi utilizzati per crearli.
- Gestione delle risorse di progetto: gestisce le persone, le attrezzature e i materiali necessari per completare il progetto. Comprende il piano, l'acquisizione e la gestione efficiente delle risorse.
- Gestione della comunicazione di progetto: comprende il piano, la distribuzione e la supervisione di tutte le informazioni relative al progetto per garantire che le parti interessate siano informate.
- Gestione dei rischi del progetto: identifica, analizza e risponde ai rischi del progetto. Si tratta di ridurre al minimo le potenziali minacce massimizzando al contempo le opportunità.
- Gestione degli appalti di progetto: comprende l'approvvigionamento dei beni e dei servizi necessari per il progetto. Ciò include il piano delle attività di approvvigionamento, la selezione dei fornitori e la gestione dei contratti.
- Gestione degli stakeholder del progetto: si concentra sull'identificazione delle persone e delle organizzazioni interessate dal progetto e sul loro coinvolgimento durante tutto il ciclo di vita del progetto.
Affronta con facilità il project management con ClickUp
Padroneggiare i cinque gruppi di processi di project management (avvio, pianificazione, esecuzione, monitoraggio e controllo, chiusura) è più di un semplice requisito obbligatorio. Si tratta di gestire progetti aziendali che seguono un flusso senza intoppi dall'inizio alla fine.
Insieme alle dieci aree di conoscenza del project management, come delineato dal Project Management Institute (PMI), questi gruppi ti forniscono il kit di strumenti completo per guidare con sicurezza qualsiasi progetto, indipendentemente dalle dimensioni o dalla complessità.
Tuttavia, comprendere la struttura è solo metà della battaglia. La vera sfida sta nel trasformare la teoria in azione, ed è qui che ClickUp fa il suo passaggio.
ClickUp semplifica ogni fase del progetto, dall'ideazione iniziale alla conclusione finale. In questo modo, ti aiuta a rimanere organizzato e a comunicare senza sforzo con il tuo team.
Attraverso l'automazione delle attività ripetitive e la centralizzazione dei flussi di lavoro, ClickUp ti consente di concentrarti su ciò che conta davvero: ottenere risultati di esito positivo più rapidamente.
Prova ClickUp gratis oggi stesso e scopri come può aiutarti a gestire i progetti in modo più efficiente.