Microsoft Teams è diventato uno strumento importante per le organizzazioni di tutte le dimensioni che desiderano mantenere una comunicazione e una collaborazione fluide tra i team.
Questo va di pari passo con l'aumento globale del lavoro da remoto nell'era post-pandemia. La popolarità dello strumento è innegabile, poiché offre un hub centralizzato per la messaggistica istantanea, le videoconferenze, la condivisione di file e il project management.
Tuttavia, con la diffusione di software di collaborazione come Microsoft Teams, è necessario seguire un galateo appropriato. Ciò aiuta le aziende a migliorare la comunicazione, ridurre i malintesi, semplificare la gestione e aumentare la collaborazione tra i team.
In questo blog discuteremo le cose da fare e da non fare quando si utilizza Microsoft Teams per aiutarti a navigarlo in modo efficiente e professionale.
Galateo di Teams: cosa fare
Seguire il galateo di Microsoft Teams quando si tratta di pianificare una riunione Teams, inviare un messaggio di chat o qualsiasi altra cosa ti aiuta a comunicare in modo efficace e rispettoso con i tuoi colleghi e le parti interessate. Inoltre, ti aiuta a garantire che tutte le tue interazioni producano le risposte e i risultati di cui hai bisogno.
Ora passiamo a discutere le regole di comportamento comuni e fondamentali di Microsoft Teams (cosa fare) che dobbiamo ricordare.
Segui le regole di base della comunicazione tramite messaggistica
Ecco come puoi adottare le regole di base per i messaggi e la comunicazione:
Scrivi messaggi diretti e concisi
Quando comunichi con i membri del tuo team, cerca di essere chiaro e conciso, mantieni i messaggi brevi pur rimanendo educato e rivolgiti a loro per nome.
Ad esempio, invece di scrivere a un membro del team IT dicendo: "La mia email non funziona", prova a dire: "Ciao Brian, ricevo un messaggio di errore di consegna su tutte le mie email al client X. Potrebbe essere un problema del server. Potresti aiutarmi, per favore?"
Questo aiuta a evitare confusione e garantisce che il messaggio sia professionale, attuabile e specifico.
Ricordati di mantenere un tono professionale e rispettoso nelle chat
Quando utilizzi l'app di chat di Teams, usa sempre un tono professionale e rispettoso ed evita di inserire termini eccessivamente informali che potrebbero essere fraintesi. Ad esempio, invece di dire "Puoi farlo al più presto?", potresti dire "Potresti dare priorità a questa attività e farmi sapere quando è completata? Grazie!".
Scopri chi effettuare una menzione e quando farlo
@menzionare qualcuno è un modo per assicurarsi che la persona giusta veda il tuo messaggio. Usa le @menzioni con parsimonia per evitare di sommergere i tuoi colleghi di notifiche. Soprattutto quando stai avendo conversazioni importanti in una chat di gruppo, devi assicurarti che sia la persona giusta a rispondere al tuo messaggio.
Ad esempio, se hai bisogno del contributo di Daniel per un progetto, potresti scrivere: "Ciao @Daniel, puoi rivedere la versione 2.0 del rapporto trimestrale e condividere il tuo feedback?"
Rispetta il galateo delle riunioni
Segui queste strategie di comunicazione su MS Teams per garantire un'esperienza fluida, professionale e di alta produttività a tutti i partecipanti:
Partecipa alle riunioni in orario e controlla in anticipo le attrezzature
La puntualità è un elemento fondamentale della professionalità. Arrivare in ritardo a una riunione fa aspettare gli altri e dimostra mancanza di rispetto per il loro tempo. Inoltre, ricordati di controllare le impostazioni della videocamera e del microfono prima di partecipare a una riunione virtuale, per evitare problemi tecnici.
Tieni il microfono disattivato per ridurre al minimo i rumori di fondo
È importante tenere il microfono disattivato mentre gli altri parlano, in modo da evitare che i partecipanti sentano rumori di fondo provenienti dalla tua casa o dal tuo ufficio che potrebbero distrarli. Se noti che qualcuno nella riunione ha dimenticato di disattivare il microfono, prendi l'iniziativa di farlo tu stesso e dai l'esempio per mantenere un ambiente di riunione concentrato.
Mantieni uno sfondo professionale e usa la videocamera in modo efficace
Uno sfondo professionale aiuta a limitare le distrazioni visive. Siediti davanti a una parete o una tenda neutra oppure utilizza la funzionalità di sfocatura dello sfondo. Assicurati che la telecamera sia posizionata in modo da garantire una buona visibilità e scegli un luogo in cui condurre la riunione in cui la luce sia diretta verso di te, in modo che il tuo viso non sia in ombra.
Partecipa attivamente ed evita il multitasking durante le riunioni
È scortese apparire distratti o svolgere più attività contemporaneamente durante le videoconferenze individuali o di gruppo. Dimostra mancanza di attenzione e rispetto nei confronti di chi parla. Concentrati sulla riunione e contribuisci a creare un'interazione coinvolgente, proficua e professionale.
Garantire una gestione efficace dei canali e dei team
Garantire una gestione efficiente dei canali e dei team ha come risultato una collaborazione organizzata ed efficiente tra i membri:
Best practice per la gestione dei canali e dei loro contenuti
Per mantenere la tua area di lavoro Teams organizzata ed efficiente, prendi in considerazione questi suggerimenti:
- Crea un canale specifico per conversazioni informali e divertenti, in modo da separare le discussioni legate al lavoro dai contenuti più leggeri.
- Mantieni un canale separato per il monitoraggio e l'incoraggiamento del miglioramento del team, dove i membri possono utilizzarlo per la condivisione di suggerimenti, trucchi e domande.
- Utilizza il canale Generale con saggezza per annunci e argomenti importanti che non rientrano in altri canali.
Strategie per mantenere i canali focalizzati e ridurre i post fuori tema
Garantire che le conversazioni in chat siano pertinenti all'argomento del canale è fondamentale per mantenere la professionalità, mantenere la produttività e consentire un rapido accesso alle risposte. Ecco alcune strategie per raggiungere questo obiettivo:
- Definisci chiaramente lo scopo di ogni canale
- Aggiungi le conversazioni importanti alle chat o utilizza le descrizioni dei canali per evidenziarne l'argomento principale.
- Incoraggia i membri a utilizzare canali appropriati per argomenti specifici
- Fornisci un promemoria gentile ai membri affinché rimangano in tema se la conversazione devia dall'argomento principale.
- Suggerisci ai membri di passare alla messaggistica privata per conversazioni personali o non attinenti.
Quando e come utilizzare i canali privati per discussioni riservate
I canali privati consentono di creare spazi protetti da autorizzazioni in cui i team possono condurre conversazioni riservate e utilizzarli come spazio di archiviazione per i file. Tuttavia, il loro utilizzo dovrebbe essere ridotto al minimo e riservato alle situazioni necessarie. Ecco alcuni modi per utilizzare i canali privati:
- Utilizza i canali privati per conversazioni di lavoro riservate o sensibili, follow-up individuali e conversazioni private a parte.
- Condividi contenuti personali adatti al contesto lavorativo (come una foto del tuo gatto) per mantenere la conversazione divertente e cordiale nelle chat private dedicate. Assicurati però che il destinatario sia d'accordo con l'invio di questi messaggi e chiedi il suo consenso in anticipo.
Migliora la condivisione dei file e la collaborazione in team
Microsoft Teams è un ottimo strumento per lavorare sui file, sia che tu stia lavorando da solo o con i tuoi colleghi:
Utilizzo dei link per facilitare l'accesso e la collaborazione
Con Microsoft 365, puoi effettuare modifiche in tempo reale a documenti come file Word, Excel e PowerPoint insieme ad altri utenti. Un ottimo modo per sfruttare in modo efficiente questo vantaggio è inviare link in Teams invece di allegati per condividere documenti. Questo ti aiuterà anche a mantenere la tua casella di posta ordinata e a garantire che tutti lavorino sull'ultima versione.
Suggerimenti per mantenere una struttura di file organizzata all'interno di Teams
Mantieni i tuoi file organizzati e facilmente accessibili con questi semplici consigli:
- Mantieni i file sotto i 250 GB e, per quelli più grandi, usa l'app di sincronizzazione OneDrive per caricarli e sincronizzarli.
- Limita le cartelle a tre livelli di profondità per mantenere l'ordine ed evitare di superare i limiti di caratteri nei percorsi delle cartelle.
- Installa l'app OneDrive per accedere ai file direttamente tramite Finder su macOS, Esplora risorse su Windows o l'app mobile OneDrive, che ti consentono di lavorare senza WiFi.
- Accedi direttamente ai file in SharePoint per sfruttare le sue funzionalità avanzate.
💡 Suggerimento professionale: utilizza i modelli di piano di comunicazione per effettuare la condivisione di informazioni strutturate, gestire canali chiari, messaggistica efficiente e collaborazione professionale su Microsoft Teams.
Galateo di Teams: cosa non fare
Scopriamo insieme le insidie più comuni e gli errori di etichetta su Microsoft Teams che possono ostacolare la produttività e la collaborazione:
Non creare teams e canali non necessari
Sebbene Microsoft Teams offra flessibilità nella creazione di team e canali, è essenziale pianificare prima di agire. Evita la tentazione di creare troppi canali per ogni attività secondaria o discussione.
È necessario dedicare del tempo a esaminare l'attuale struttura del team. Verifica se esiste già uno spazio adatto al tuo nuovo progetto o alla tua nuova conversazione. Questo approccio ponderato aiuta a prevenire la creazione di silos di informazioni, riduce il disordine e mantiene organizzato il tuo spazio di lavoro digitale.
Evita di affollare i tuoi team
Proprio come non inviteresti tutti a una riunione, sii selettivo riguardo a chi entra a far parte del tuo team. Valuta il valore di ciascun membro per il team. Includere partecipanti non necessari può portare a un sovraccarico di informazioni e a una diminuzione della produttività.
Prenditi il tempo necessario per effettuare una selezione accurata dei membri del team. Anche se per comodità potresti voler aggiungere tutti, avere un team ben selezionato è più efficace per aumentare la produttività.
Allo stesso modo, se fai parte di team che non ti servono più, informa cortesemente il titolare del team e rimuoviti. Un'esperienza MS Teams ordinata migliora la concentrazione e l'efficienza.
Usa le notifiche con priorità solo quando necessario
Usa le notifiche con priorità solo per vere emergenze. Per esempio, usale se hai bisogno di un'approvazione immediata per un progetto urgente o per un problema critico del sistema che richiede attenzione urgente.
Ricorda, l'obiettivo è comunicare l'urgenza, non sopraffare i tuoi colleghi. Un uso eccessivo delle notifiche con priorità può causare affaticamento e ridurre l'efficacia quando sono davvero necessarie.
Non dominare la conversazione
Rispetta il tempo e le opinioni di tutti consentendo loro di esprimere completamente il proprio pensiero prima di intervenire, sia nei messaggi che nelle videoconferenze sulle piattaforme di chat che mettono in contatto colleghi remoti.
Le interruzioni possono essere frustranti e potenzialmente ostacolare te e i tuoi colleghi nella conversazione efficace. Quindi, esercitati nell'ascolto attivo, presta la massima attenzione a chi parla, aspetta il tuo turno per intervenire e crea un ambiente più inclusivo e di alta produttività per tutti i partecipanti.
Non consentire l'inserimento di lunghi blocchi di testo nei canali
In qualità di titolare del canale, devi mantenere l'ordine riportando le conversazioni sull'argomento in questione. Se una discussione devia dal tema, valuta la possibilità di utilizzare i messaggi diretti per continuare la conversazione in privato. Inoltre, fornisci ai membri del team un promemoria per farli seguire le pratiche di comunicazione concordate per Teams.
Se qualcuno pubblica un messaggio lungo 15 righe, spiegagli (in privato, se necessario) che inviare un messaggio più breve e conciso o un video messaggio potrebbe essere più efficace e appropriato.
Non ignorare lo stato "Non disturbare"
Comprendere e rispettare lo stato di disponibilità dei tuoi colleghi è fondamentale per il galateo di Microsoft Teams. Chiamare qualcuno che ha impostato il proprio stato su "Non disturbare" dimostra che non sei attento alle sue richieste, anche se espressamente indicate. Se non risponde, avrai anche sprecato il tuo tempo nel contattarlo.
Invece di interrompere il loro flusso di lavoro, usa la messaggistica istantanea per chiedere se sono disponibili per una chiamata. Se non rispondono subito, rispetta il loro stato di occupati e riprova più tardi.
Non esagerare con meme e GIF
I meme e le GIF possono essere divertenti, ma occupano spazio e potrebbero non essere apprezzati da tutti. Inoltre, il tuo senso dell'umorismo potrebbe non essere condiviso da tutti i tuoi colleghi.
Per mantenere un tono professionale, evita meme e GIF nei canali relativi al lavoro. Come accennato in precedenza, crea un canale specifico per le interazioni sociali informali, dove la condivisione di meme e GIF è più appropriata e gradita.
Non inviare un vago testo di saluto del tipo "Ciao"
Inviare un vago "Ciao" senza specificare il motivo della comunicazione e poi scomparire può essere considerato improduttivo e scortese. Ciò significa che stai essendo inutilmente ambiguo e deliberatamente poco chiaro su ciò che vuoi dire e sulla risposta che ti aspetti.
Ad esempio, invece di "Ciao", prova a dire "Ciao Susan, ho bisogno del tuo feedback sugli ultimi creativi della campagna. Quando potremmo discuterne?" In questo modo fornisci un contesto e il destinatario capisce ciò di cui hai bisogno, rendendo la conversazione più produttiva e rispettosa.
Migliora la comunicazione del team con ClickUp e Microsoft Teams
Microsoft Teams è una delle migliori app di messaggistica aziendale. Grazie alle sue numerose funzionalità e funzioni, supera la concorrenza in termini di competenza, affidabilità e usabilità.
Offre numerose integrazioni che consentono agli utenti di ottimizzare facilmente i propri flussi di lavoro. Infatti, l'integrazione del project management di Microsoft Teams con ClickUp è estremamente popolare in tutte le organizzazioni e in tutti i settori.
Ma cos'è ClickUp?
ClickUp è uno strumento di project management all-in-one progettato per semplificare i processi di lavoro, aumentare la collaborazione e migliorare l'efficienza all'interno del tuo team. Centralizza la gestione delle attività, la condivisione di documenti e file e la comunicazione in un unico posto.
L'integrazione di ClickUp con Microsoft Teams aiuta a migliorare la comunicazione all'interno del team e a mantenere il controllo sul galateo di Teams, aumentando in ultima analisi la produttività.
Con l'integrazione di ClickUp in Microsoft Teams, puoi:
- Sviluppa i link ClickUp: aggiungi automaticamente i dettagli delle attività ai link condivisi nei canali Teams per un contesto migliore.
- Ricevi notifiche: ricevi aggiornamenti su commenti, allegati, modifiche di stato e aggiornamenti sugli assegnatari direttamente in Teams.
- Allega attività: integra le attività direttamente nelle conversazioni di MS Teams per chiarire le discussioni.
Con la visualizzazione calendario di ClickUp, puoi facilmente pianificare riunioni individuali o di gruppo utilizzando la funzionalità drag-and-drop. Puoi anche aggiungere e riorganizzare gli appuntamenti, gestire il tuo calendario in modo flessibile e mantenerlo aggiornato.
La vista Calendario offre anche promemoria personalizzabili per gli eventi che ti consentono di inviare notifiche su tutti i tuoi dispositivi in base alle tue esigenze. Ciò significa che non perderai mai scadenze o riunioni importanti perché non hai con te il tuo laptop di lavoro.
ClickUp Comments è un'altra eccellente funzionalità per migliorare la comunicazione all'interno del team e tenere tutti aggiornati. Consente di assegnare commenti come elementi da intraprendere e aiuta a mantenere le attività organizzate e sotto controllo.
Se un commento richiede un follow-up o un'azione, puoi assegnarlo direttamente a un membro del team o a te stesso, garantendo chiarezza nelle responsabilità e nell'assunzione di impegni. Inoltre, i commenti possono essere risolti o riassegnati direttamente all'interno del commento stesso, riducendo la confusione e facilitando il monitoraggio dei progressi.
Un altro vantaggio significativo dell'utilizzo di ClickUp è lo strumento ClickUp Chat View, che consente di creare visualizzazioni chat illimitate sulla piattaforma. Ciò è particolarmente vantaggioso rispetto all'usabilità di Microsoft Teams, che limita la creazione di 30 canali privati e l'aggiunta di 250 membri del team per canale.
Nota: se desideri esplorare funzionalità/funzioni attualmente non disponibili in Teams, dai un'occhiata alle 8 migliori alternative a Microsoft Teams!
Con ClickUp, puoi impostare visualizzazioni chat separate per diversi progetti, reparti o membri specifici del team, assicurandoti che tutte le tue conversazioni siano organizzate e facilmente accessibili.
Nella vista chat di ClickUp, puoi utilizzare menzioni per rivolgerti direttamente ai membri del team e mantenere le conversazioni concentrate. Inoltre, puoi condividere link di progetti, incorporare video e fogli di calcolo direttamente nella chat, assicurandoti che tutte le informazioni rilevanti siano prontamente disponibili.
ClickUp Meetings offre una piattaforma centralizzata per organizzare, documentare e effettuare il monitoraggio delle riunioni del team.
Ad esempio, se il tuo team sta lavorando al lancio di un nuovo prodotto, puoi utilizzare ClickUp per pianificare la riunione, impostare l'ordine del giorno con attività ricorrenti, preparare una lista di controllo degli elementi da discutere e assegnare commenti ai team con i dettagli delle attività.
Inoltre, puoi utilizzare il modello ClickUp Meeting Minutes Template per registrare e organizzare i dettagli delle riunioni. Dopo una riunione di gruppo, puoi utilizzare questo modello per documentare i partecipanti, acquisire note dettagliate su ogni elemento all'ordine del giorno e assegnare attività di follow-up ai membri del team.
Comunica e collabora meglio con Teams di Microsoft e ClickUp!
Microsoft Teams è un eccellente strumento di comunicazione per la collaborazione in team e l'efficienza del flusso di lavoro. Tuttavia, seguire il galateo corretto di Microsoft Teams (cosa da fare e cosa non fare) è fondamentale per mantenere la professionalità ed evitare comunicazioni errate.
Ma per massimizzare davvero la produttività, integra Microsoft Teams con ClickUp! ClickUp migliora le capacità di project management del tuo team, semplifica il lavoro e potenzia la collaborazione.
L'uso di entrambi gli strumenti crea un flusso di lavoro senza soluzione di continuità, consentendoti di chattare, partecipare a riunioni e gestire le attività in un unico posto.
Prova ClickUp oggi stesso e scopri la differenza!