Project vs. Program vs. Portfolio Management: Decodificare il quadro generale

Sebbene project, program e portfolio management siano comunemente utilizzati in ambito lavorativo, le distinzioni tra loro possono essere poco chiare.

Sebbene i termini sembrino identici e alcuni li usino in modo intercambiabile, essi rappresentano livelli distinti di pianificazione, organizzazione ed esecuzione. Considerateli come diversi livelli interconnessi di gestione.

Comprendere le differenze tra project management e program management e portfolio aiuterà a strategizzare l'allocazione delle risorse, a raggiungere obiettivi a lungo e a breve termine e a massimizzare la fornitura di valore.

A questo proposito, ecco una panoramica di questi termini, delle loro differenze e di come contribuiscono all'esito positivo dell'organizzazione.

**Che cos'è il project management?

i progetti hanno un obiettivo e una sequenza temporale chiari, che possono essere monitorati con strumenti come ClickUp Dashboard

Un progetto è un'impresa temporanea intrapresa per convertire un'idea brillante in un prodotto, un servizio o un risultato fattibile, unico e positivo, in linea con la visione aziendale. Il project management prevede il coordinamento delle risorse e delle attività e la gestione degli stakeholder per ottenere risultati positivi dal progetto

Da fare, i project manager utilizzano soluzioni software per pianificare, organizzare, eseguire, monitorare, controllare e fare reportistica sulle attività di un progetto. Allo stesso tempo, i project manager hanno anche la responsabilità di gestire gli interessi e le aspettative degli stakeholder e di coltivare relazioni solide.

Il Project Management Institute (PMI) definisce il project management come "l'applicazione di conoscenze, competenze, strumenti e tecniche alle attività di progetto per soddisfare i requisiti del progetto"

Obiettivi strategici del project management

Gli obiettivi chiave del project management includono:

• Presentare i prodotti del progetto in tempo, come da specifiche, nel rispetto del budget e dello scopo
• Massimizzare l'utilizzo delle risorse e garantirne la disponibilità
• Anticipare, identificare, valutare e mitigare i rischi del progetto
• Massimizzare il ritorno sull'investimento (ROI) e soddisfare o superare le aspettative dei clienti
• Coltivare una cultura del lavoro di squadra e della collaborazione tra le principali parti interessate
• Garantire l'aderenza alle best practice e agli standard di qualità impiegando al contempotrucchi per il project management *Migliorare continuamente le pratiche, i processi e le metodologie di project management

Ruoli e responsabilità di un project management

Un project manager è tipicamente coinvolto in:

• Definire e documentare l'ambito del progetto, gli obiettivi, i vincoli e i risultati da raggiungere
• Sviluppare e gestire i piani di progetto, le scadenze e i budget e rispettare questi commit
• Assemblare e guidare team di progetto,assegnare ruoli chiave, responsabilità e titolarità delle attività
• Assegnare e gestire le risorse del progetto come talenti, budget o tempo
• Previsione, identificazione, valutazione e gestione dei rischi del progetto e preparazione di piani di mitigazione del rischio proattivi
• Facilitare la comunicazione e la collaborazione tra le parti interessate interne ed esterne
• Monitoraggio e controllo dello stato di avanzamento del progetto ed esecuzione degli interventi necessari
• Assicurare che i prodotti e i risultati del progetto siano conformi agli standard prescritti
• Condurre valutazioni di periodo del progetto e identificare le aree di miglioramento
• Chiudere formalmente un progetto completando i risultati del progetto, conducendo la valutazione del progetto e organizzando il passaggio di consegne dopo l'esito positivo

Competenze e qualifiche richieste per il project management

Ecco alcune competenze e qualifiche che fanno di voi un buon project management :

• Leadership e capacità interpersonali per ispirare, motivare e guidare i team
• Forti capacità di comunicazione scritta e verbale per trasmettere le informazioni e gestire i conflitti
• Organizzazione e risoluzione dei problemi per gestire la complessità dei progetti, innovare le soluzioni e adattarsi ai cambiamenti
• Gestione del tempo per rispettare le scadenze, stabilire le priorità delle attività e allocare le risorse
• Gestione e mitigazione dei rischi per affrontare sfide impreviste
• Competenze tecniche per sfruttare le piattaforme di project management e le risorse sottostantimodelli di project management *Certificazioni, come PMP o PRINCE2, da parte del Project Management Institute

**Che cos'è la gestione dei programmi?

raggruppare i progetti in base agli Obiettivi in ClickUp per creare un programma_ Gestione dei programmi È il project management a un livello superiore, in cui ci si concentra su progetti interconnessi invece che su un prodotto o un servizio specifico. Questi progetti sono finalizzati al cambiamento organizzativo.

Il program management prevede la gestione centralizzata di un gruppo di progetti correlati per raggiungere gli oggetti strategici dell'organizzazione. Come nel caso del project management, il manager (un program manager, in questo caso) è responsabile della pianificazione, dell'organizzazione, dell'esecuzione, del monitoraggio, del controllo e della chiusura di un insieme di progetti, i cosiddetti programmi.

Tuttavia, Da fare su una scala più ampia, lavorando su più progetti attraverso team interfunzionali e vari stakeholder. I responsabili dei programmi sono anche responsabili del raggruppamento di progetti simili o correlati con lo stesso obiettivo strategico per ottenere risultati migliori e redditività per obiettivi aziendali più ampi.

Obiettivi strategici della gestione dei programmi

La gestione dei programmi contribuisce al raggiungimento degli obiettivi strategici elencati di seguito:

• Allineare gli obiettivi del programma con la strategia, gli obiettivi e gli scopi aziendali più ampi
• Mantenere il coordinamento tra i diversi team di progetto e facilitare la collaborazione o la condivisione delle conoscenze
• Ottimizzare la distribuzione e l'allocazione delle risorse tra più progetti per massimizzare il ROI
• Coordinare e gestire le interdipendenze di progetto e le relazioni tra progetti correlati gestiti all'interno del programma
• Identificare, misurare e fornire il valore e i benefici attesi di un programma rispetto agli obiettivi aziendali strategici
• Riconoscere, gestire e mitigare i rischi potenziali in modo proattivo per garantire la sostenibilità aziendale
• Gestione del cambiamento nei processi, nelle strutture e nelle culture in modo coordinato per ridurre al minimo le interruzioni
• Razionalizzare i processi ed eliminare le ridondanze in tutti i progetti per migliorare l'efficienza operativa
• Gestire le aspettative degli interlocutori e migliorare le relazioni per ottenere livelli di soddisfazione più elevati
• Misurare e controllare le performance del programma

Ruoli e responsabilità di un program manager

I responsabili dei programmi sono in gran parte incaricati di svolgere i seguenti elementi di lavoro:

• Definire la visione e la strategia del programma e sviluppare una roadmap realistica per l'esecuzione strategica
• Costruire una struttura di governo del programma assegnando ruoli e responsabilità per supportare i project manager nel processo decisionale
• Illustrare i risultati desiderati e correlarli con l'impatto organizzativo
• Privilegiare e selezionare i progetti ad alto impatto che contribuiscono alla riunione degli oggetti del programma
• **Coordinare le dipendenze e le interrelazioni tra i progetti e identificare i potenziali conflitti
• Allocare le risorse tra più progetti e programmi per evitare la competizione tra le risorse e massimizzare la consegna di valore
• Guidare i cambiamenti organizzativi derivanti dal programma e garantire l'esito positivo dell'esecuzione
• Misurare le prestazioni del programma rispetto agli indicatori di prestazione chiave stabiliti e introdurre le modifiche necessarie

Competenze e qualifiche richieste per la gestione dei programmi

Per diventare un program manager di esito positivo, è necessario possedere le seguenti competenze e qualifiche:

• Esito positivo nella gestione di multipli progetti di varia complessità
• certificazioni come PMP o PgMP, insieme all'esperienza in un settore o un ambito specifico
• Conoscenza distrumenti di gestione dei programmi e conoscenza pratica dimodelli di gestione del programma Comprovata *esperienza di leadership per guidare team interfunzionali e farli lavorare insieme
• Affilate competenze manageriali per gestire gli stakeholder, i rischi, i cambiamenti, il tempo e le finanze
• Risoluzione di problemi e capacità decisionale per risolvere problemi complessi e prendere decisioni informate
• Esperienza diretta nella gestione del cambiamento per guidare il cambiamento organizzativo

**Che cos'è la gestione del portfolio?

gestire una collezione di progetti e programmi per creare un portfolio in ClickUp_

Con un ulteriore zoom, i programmi lasciano il posto a portfolio di progetti, ovvero a una raccolta di programmi. La gestione del portfolio dei progetti è la gestione centralizzata end-to-end di programmi e progetti.

In parole povere, il portfolio management è essenzialmente la gestione di programmi e progetti, solo su scala più ampia. Comporta la selezione, la definizione delle priorità e il controllo di tutti i progetti e programmi in corso e il loro allineamento per raggiungere gli obiettivi strategici dell'organizzazione nel suo complesso. I gestori del team devono lavorare con team interfunzionali, gestire i rischi a livello di portfolio, allocare le risorse come il budget e la Sequenza e massimizzare il risultato desiderato.

Obiettivi strategici della gestione del portfolio

I gestori di portfolio lavorano per raggiungere i seguenti oggetti:

• Allineare il portfolio con gli obiettivi aziendali e gli obiettivi generali
• Ottimizzare l'allocazione delle risorse tra progetti e programmi per mantenere la disponibilità e l'operatività delle risorse
• Gestire i portfolio di progetti per bilanciare il rischio e il rendimento per ottenere la massima profittabilità
• Selezione e finanziamento di progetti o programmi ad alta priorità e ad alto impatto in vari settori verticali e unità aziendali
• Misurare le prestazioni del portfolio utilizzando KPI per valutare la salute del portfolio e apportare le modifiche necessarie
• Promuovere una cultura dell'innovazione, incoraggiando e premiando lo sviluppo di nuovi prodotti, servizi, processi o modelli aziendali
• Gestire le aspettative degli interlocutori e comunicare il valore e gli stati del portfolio alle persone coinvolte
• Prendere decisioni basate sui dati e ottimizzare il ciclo di vita del portfolio nelle sue varie fasi: avvio, piano, esecuzione, monitoraggio, controllo e chiusura

Ruoli e responsabilità di un portfolio manager

Nell'approccio del project management, il portfolio manager ha i seguenti ruoli e responsabilità:

• Assicurare l'allineamento tra portfolio e oggetti aziendali
• Progettare un quadro di portfolio per gestire i requisiti di risorse, mitigare i vincoli e garantire la consegna tempestiva
• Sviluppare una roadmap completa per l'implementazione del portfolio e monitorarla tramite undashboard per il portfolio progetti *Privilegiare i progetti e prendere decisioni strategiche di investimento in base ai ritorni e ai risultati previsti in relazione agli obiettivi aziendali
• Identificare, valutare e mitigare i rischi a livello di portfolio
• Misurare le prestazioni del portafoglio rispetto ai valori prescritti dei KPI e garantire la salute ottimale del portafoglio
• Costruire rapporti solidi con i principali stakeholder, ottenere il loro supporto e comunicare i dettagli chiave alle parti interessate
• Stabilire e mantenere quadri e processi standardizzati di governance del portfolio e svilupparemodelli di project management Guidare e gestire i principali *cambiamenti del portfolio in funzione delle mutevoli condizioni aziendali o di mercato

Competenze e qualifiche richieste per la gestione del portfolio

I Success Manager possiedono le seguenti competenze e qualifiche per una gestione efficace del portfolio:

• Capacità di lavorare susoftware per la gestione del portfolio progetti e di utilizzare le sue diverse funzionalità/funzioni
• Pensiero strategico per allineare gli obiettivi del portfolio e dell'organizzazione
• Acume finanziario per una gestione prudente del budget
• Capacità analitiche per misurare la salute e le prestazioni del portfolio
• Capacità di negoziazione, di comunicazione e interpersonali per la creazione di teams interfunzionali coesi
• Esperienza nell'applicazione di metodologie di project management in diversi settori e industrie
• Comprovata esperienza di leadership, in particolare nella guida di team interfunzionali
• Certificazioni come PMP o PgMP

Differenze chiave tra project, program e portfolio management

Nonostante la stretta interconnessione, project, program e portfolio management seguono livelli distinti e ben definiti di pianificazione ed esecuzione. Si possono visualizzare come una serie di bambole russe, con il project management annidato all'interno del program management, che è racchiuso nel portfolio.

Per comprendere meglio la correlazione e la differenza, esaminiamo le caratteristiche chiave della gestione di progetti, programmi e portfolio in base a diversi fattori.

Campo di applicazione

In genere, un progetto ha un ambito ben definito con risultati e deliverable specifici. Poiché i programmi sono un insieme di progetti correlati o simili che contribuiscono a un obiettivo condiviso, il loro ambito è più ampio di quello di un progetto. Portfolios di prodotti rappresentano la portata più ampia, in quanto comprendono tutti i progetti e i programmi dell'organizzazione.

Focus

Il project management si concentra esclusivamente sui risultati specifici entro i vincoli di autorizzazione, come previsto nel documento di portata del progetto. Il project management si occupa di raggiungere gli oggetti strategici dell'azienda coordinando un gruppo di progetti correlati. Il livello di portfolio rappresenta una visualizzazione olistica della strategia organizzativa e dei ritorni in relazione agli investimenti complessivi.

Tempi

I project manager lavorano con chiare date di inizio e fine, e la durata tra questi punti finali è tipicamente breve. Le sequenze di programmi hanno un orizzonte di medio termine che abbraccia più progetti. La gestione del portfolio, invece, richiede un commit a lungo termine, in quanto si allinea al piano strategico dell'organizzazione.

Consegna del valore

Il project management fornisce un risultato, un prodotto o un servizio tangibile. La gestione dei programmi fornisce benefici aziendali che consentono alle aziende di evolversi e adattarsi in risposta a un cambiamento. I gestori di portfolio sono responsabili della crescita sostenibile e dello sviluppo aziendale, in quanto guidano il valore per gli azionisti attraverso l'ottimizzazione degli investimenti e l'allocazione delle risorse.

Livello organizzativo

Il project management esiste a livello operativo e si concentra sull'esecuzione tattica. I program manager colmano il divario tra il livello operativo e quello strategico, allineando i progetti agli oggetti dell'organizzazione. D'altro canto, la gestione del portfolio opera a livello strategico, poiché comporta decisioni sugli investimenti e sull'allocazione delle risorse.

Complessità

I confini, i risultati e i limiti ben definiti rendono il project management meno complesso. I program manager hanno a che fare con una complessità moderata dovuta all'interazione di vari progetti. I portfolio manager operano al massimo livello di complessità, poiché considerano il piano strategico e il project management dell'intera organizzazione.

Assegnazione delle risorse

Per quanto riguarda la gestione delle risorse, i project manager lavorano principalmente all'assegnazione di risorse dedicate a specifiche attività del progetto. I responsabili di programma orchestrano la condivisione delle risorse tra più progetti all'interno del programma. Il portfolio manager è coinvolto in un piano più strategico delle risorse, con l'obiettivo di ottimizzare l'utilizzo delle risorse in tutta l'organizzazione, massimizzando il ROI.

Per ricapitolare, ecco una tabella che rappresenta le differenze chiave tra project, program e portfolio management:

ClickUp: Project management to Portfolios (And Tutto In-Between)

Non è un segreto che ClickUp sia una potenza nel project management. ClickUp per i project manager offre ai team di progetto una serie completa di funzionalità/funzione da fare, dalla preparazione della struttura di ripartizione del lavoro alla chiusura del progetto e al passaggio di consegne.

Tuttavia, sapevate che è possibile utilizzare anche ClickUp per la gestione dei Portfolios e programmi?

Sì! ClickUp è versatile e personalizzabile al 100%, in modo da poter organizzare un progetto particolare, monitorare i programmi di trasformazione e analizzare le prestazioni del portfolio.

Per istanza, Spazi ClickUp è un hub centralizzato per la gestione di progetti, programmi e portfolio. Un'architettura così flessibile offre una vista dettagliata di tutte le attività in corso, in modo che nulla sfugga. L'utente dispone di un controllo granulare per ingrandire e ridurre le attività quando necessario.

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organizzate il vostro progetto, programma o portfolio come uno spazio ClickUp

Allo stesso modo, si ottiene visualizzazioni multiple su ClickUp che consentono di visualizzare il lavoro a proprio piacimento. È possibile utilizzare la vista Elenco per visualizzare i dettagli dei singoli progetti, definire le Relazioni tra i progetti all'interno di un programma utilizzando la funzione Mappe mentali o monitorare progetti e programmi utilizzando Bacheche Kanban .

Soprattutto, ClickUp vi aiuta a iniziare a gestire progetti, programmi e portfolio grazie ai suoi modelli pronti all'uso. Ecco alcuni dei modelli migliori per ogni esigenza di gestione:

• Modello di project management di ClickUp : Supervisionare e gestire efficacemente i progetti suddividendo le attività, assegnando le risorse e monitorando lo stato. Questo modello di area di lavoro personalizzabile è una risorsa per tutti i project manager

Scarica questo modello

• Modello di gestione del programma ClickUp : I project manager possono utilizzare questo modello per visualizzare le dipendenze dei progetti, gestire le risorse a livello di programma e monitorare le prestazioni del programma rispetto agli obiettivi strategici

• Modello di gestione del portfolio di ClickUp : I gestori di portfolio hanno a disposizione una vista dettagliata di tutte le attività. Questo modello consente di stabilire le priorità delle iniziative, di bilanciare l'allocazione delle risorse e di garantire l'allineamento strategico dell'intero portfolio

Scarica questo modello

• Modello di portfolio per il project management di ClickUp : Questo modello ibrido consente ai project manager di gestire i progetti nel contesto di un portfolio più ampio. Consente di connettere progetti e programmi a obiettivi organizzativi più ampi

Progetto, portfolio o programma - Gestiscilo come un professionista con ClickUp

Anche se le differenze tra project, program e portfolio management possono essere sfumate, comprenderle è fondamentale per l'esito positivo dell'azienda. Grazie a queste conoscenze, sarete in posizione di definire con maggiore chiarezza ruoli, responsabilità e oggetti a diversi livelli. Ciò facilita anche l'ottimizzazione delle risorse, la gestione del rischio e altro ancora. Il risultato è una collaborazione più fluida, l'allineamento organizzativo e i risultati desiderati, tutti elementi che determinano l'esito positivo delle aziende.

Un software specializzato nel project management come ClickUp può aiutarvi a gestire le iniziative strategiche a tutti e tre i livelli. Iscriviti a ClickUp per sperimentare come sia possibile gestire progetti, programmi e portfolio in un unico luogo!