I progetti complessi spesso comportano numerose attività interdipendenti, rendendo difficile il monitoraggio dei progressi e il rispetto delle scadenze.
I project manager hanno bisogno di strumenti efficaci per suddividere questi progetti complessi in componenti gestibili. Jira, un popolare strumento di project management, offre una funzionalità chiamata "attività secondarie" per soddisfare questa esigenza.
Puoi utilizzare le attività secondarie in Jira per suddividere il tuo progetto in unità di lavoro più piccole e specifiche. Poiché le attività secondarie sono collegate alle attività principali, questo approccio granulare può migliorare la visibilità del progetto, facilitare la collaborazione e aiutare i team a lavorare in modo più efficiente. Con le attività secondarie, puoi assegnare ruoli e responsabilità ai membri del team, monitorare i progressi in modo più accurato e generare report più dettagliati.
In questa guida esploreremo le basi delle attività secondarie in Jira. Imparerai cosa sono, come effettuare il monitoraggio dello stato delle attività e come creare attività secondarie in Jira.
Più avanti nell'articolo, confronteremo anche Jira con ClickUp, un altro popolare strumento di project management, per aiutarti a prendere una decisione informata su quale soluzione potrebbe soddisfare al meglio le esigenze del tuo team.
Comprendere le attività secondarie in Jira
Le attività secondarie in Jira sono segmenti più piccoli di un'attività più ampia, che fungono da attività secondarie all'interno di un'attività principale. Consentono di suddividere un progetto complesso in parti più gestibili.
Immagina che il tuo progetto sia la costruzione di una casa. L'attività principale è la costruzione complessiva, mentre le attività secondarie di Jira potrebbero rappresentare fasi specifiche come la posa delle fondamenta, la costruzione delle pareti o l'installazione del tetto. Ogni attività secondaria è una parte fondamentale del progetto, ma gestirle singolarmente rende l'attività complessiva più gestibile.
Per iniziare, ti servirà solo l'autorizzazione a creare problemi e abilitare le attività secondarie nello schema dei tipi di problema del tuo progetto.
Come creare un'attività secondaria in Jira
Puoi creare attività secondarie Jira utilizzando due metodi:
- Crea un'attività secondaria all'interno di un'attività principale
- Converti un problema esistente in un'attività secondaria e assegnalo a un problema principale.
Ecco una descrizione dettagliata di questi metodi.
Metodo n. 1: crea un'attività secondaria all'interno di un'attività principale
1. Apri il problema principale
Individua e apri il problema per cui desideri creare un'attività secondaria.
2. Accedi al menu con i puntini di sospensione
Clicca sul pulsante "... " (ellissi) nell'angolo in alto a destra per espandere il menu a tendina.
3. Seleziona "Crea attività secondaria".
Seleziona l'opzione "Crea attività" dal menu.
Nella parte superiore della pagina principale del problema apparirà una finestra pop-up "Crea attività secondaria". Tieni presente che un amministratore Jira deve abilitare il sottomenu "Crea attività secondaria" e che il tipo di problema secondario deve essere aggiunto allo schema dei tipi di problema del progetto.
4. Inserisci i dettagli delle attività secondarie
Seleziona "Attività secondaria" nel menu a tendina del tipo di problema, completa i campi obbligatori e aggiungi tutte le informazioni richieste. Clicca sul pulsante "Crea" nella parte inferiore della pagina per finalizzare la creazione dell'attività secondaria.
La nuova attività secondaria verrà visualizzata nella sezione "Attività secondarie" dell'issue principale/genitore.
È importante notare che i campi nella finestra popup "Crea attività secondaria" possono essere personalizzati. Tutto quello che devi fare è cliccare su Configura campi (icona a forma di ingranaggio ⚙️) nell'angolo in alto a destra per aprire una finestra di dialogo in cui puoi selezionare o deselezionare i campi in base alle tue esigenze. Puoi attivare/disattivare i campi predefiniti e quelli personalizzati utilizzando i link "Tutti" e "Personalizzati".
Seguendo questi passaggi, potrai semplificare la gestione dei progetti Jira e tenere un monitoraggio più efficace dello stato di avanzamento delle attività, degli ostacoli e del completamento utilizzando le funzionalità di "creazione di attività secondarie" di Jira.
Metodo n. 2: converti un problema esistente in un'attività secondaria e scegli un'attività principale
1. Passa al problema
Inizia aprendo il problema che desideri convertire in un'attività secondaria. Puoi farlo cercando il problema nella barra di ricerca o navigando nell'elenco dei problemi del tuo progetto.
2. Accedi al menu "Altro"
Una volta aperto il problema, individua l'elenco a discesa "Altro". Di solito si trova nell'angolo in alto a destra della vista del problema. Clicca su questo elenco a discesa per visualizzare ulteriori opzioni.
3. Seleziona "Converti in attività secondaria".
Dal elenco a discesa, seleziona "Converti in attività secondaria". Questa opzione ti consente di trasformare il problema corrente in un'attività secondaria di un'altra attività.
4. Specifica l'attività principale
Verrà visualizzata una nuova schermata che ti chiederà di scegliere l'attività principale. Puoi digitare l'ID dell'attività principale o cercarla utilizzando il link fornito. Questa attività principale è l'issue sotto la quale verrà inserita l'attività secondaria.
5. Finalizza il processo
Dopo aver specificato l'attività principale, clicca su "Converti" per completare il processo.
Il problema verrà trasformato in un'attività secondaria e apparirà nella sezione "Attività secondarie" dell'attività principale, aiutandoti a organizzare meglio i moduli di project management di Jira.
Limiti dell'utilizzo di Jira per creare attività secondarie
Sebbene le attività secondarie Jira possano essere incredibilmente utili per suddividere progetti complessi, lo strumento presenta alcuni limiti.
- Impossibilità di suddividere le attività secondarie: le attività secondarie Jira non possono essere ulteriormente suddivise in attività secondarie più piccole. Ciò può essere limitante per i progetti che richiedono suddivisioni più granulari. Se hai bisogno di suddividere un'attività secondaria, devi prima convertirla in un problema standard e poi creare nuove attività secondarie al suo interno, il che può richiedere molto tempo ed essere complicato.
- Gestione delle dipendenze: sebbene il project management di Jira supporti la creazione di dipendenze tra le attività, la gestione di tali dipendenze a livello di attività secondarie può risultare complessa. Le attività secondarie Jira non gestiscono intrinsecamente le dipendenze, rendendo più difficile il monitoraggio della sequenza e dell'interrelazione delle attività minori all'interno di un progetto.
- Limitazioni della reportistica: quando si generano i report, le attività secondarie Jira spesso non sono incluse nei report di progetto di alto livello per impostazione predefinita. Ciò può portare a una panoramica incompleta dello stato di avanzamento del progetto e può richiedere una configurazione aggiuntiva o un monitoraggio manuale per garantire che lo stato di ogni attività secondaria sia rappresentato accuratamente nei report.
- Complessità nella personalizzazione: la personalizzazione dei campi e dei flussi di lavoro per le attività secondarie di Jira può essere complessa. Sebbene sia possibile, richiede una profonda conoscenza delle impostazioni di amministrazione di Jira. Questa complessità può rappresentare un ostacolo per i team che desiderano personalizzare le attività secondarie in base alle loro esigenze specifiche e migliorare le loro capacità di gestione delle attività.
- Restrizioni di conversione: i tipi di attività secondarie in Jira non possono essere spostati direttamente da un'attività principale a un'altra. Per riassegnare un'attività secondaria, devi prima convertirla in un'attività standard e poi collegarla a una nuova attività principale. Questo processo non solo richiede tempo, ma è anche soggetto a errori, soprattutto nei progetti più grandi dove sono necessarie frequenti riassegnazioni.
Riconoscendo questi limiti, potrai migliorare le tue capacità di gestione delle attività e ideare strategie per mitigare queste sfide, garantendo un'esperienza di project management più fluida in Jira.
Crea attività e attività secondarie con ClickUp
Se hai riscontrato dei limiti con strumenti di gestione delle attività come Jira, troverai l'approccio flessibile e personalizzabile di ClickUp alla gestione delle attività e delle attività secondarie davvero innovativo. ClickUp semplifica le complesse esigenze di project management adattandosi ai tuoi flussi di lavoro, integrandosi con le app che utilizzi quotidianamente e assicurandoti di non incontrare mai ostacoli nel portare a termine i tuoi progetti.
Creazione e gestione delle attività in ClickUp
La creazione di attività di ClickUp è intuitiva e semplice.
- Inizia accedendo alla tua area di lavoro di ClickUp. Puoi creare attività all'interno di diverse categorie di attività, assicurandoti che le tue attività siano organizzate e facili da gestire.
- Fai clic sul pulsante "+" o utilizza l'opzione "Nuova attività".
- Quando viene mostrato il prompt, inserisci i dettagli dell'attività, come il nome, la descrizione, la data di scadenza e gli assegnatari.
- Puoi anche effettuare l'impostazione dei livelli di priorità e aggiungere tag per una migliore categorizzazione.
- Inserisci tutti i dettagli necessari per la tua attività. L'interfaccia di ClickUp ti consente di includere descrizioni in formato RTF, allegare file e collegare un'attività ad altre, se necessario.
- Una volta inseriti tutti i dettagli, salva l'attività. L'attività apparirà ora nella tua dashboard delle attività e potrà essere consultata e sottoposta a modifiche secondo necessità.
Creazione e gestione delle attività secondarie in ClickUp
Le attività secondarie in ClickUp sono facili da creare e gestire quanto le attività principali. Puoi creare attività secondarie da uno o due compiti delle tue viste ClickUp, ovvero la vista Bacheca e la vista Elenco.
💡Suggerimento professionale: la creazione e la modifica delle attività secondarie sono accessibili a tutti gli utenti di ogni piano ClickUp, inclusi gli ospiti con autorizzazioni di modifica o complete.
Da attività:
- Apri l'attività a cui desideri aggiungere delle attività secondarie e fai clic sul pulsante "+ Aggiungi attività secondaria". Si aprirà una nuova finestra in cui potrai inserire i dettagli dell'attività secondaria.
- Inserisci il nome, la descrizione, la data di scadenza e gli assegnatari dell'attività secondaria. Puoi anche aggiungere allegati, commenti e liste di controllo alle attività secondarie.
- Una volta inseriti tutti i dettagli, salva l’attività secondaria. Ora apparirà come un problema secondario sotto il problema principale e potrai gestirlo in modo indipendente.
ClickUp ti consente di creare tutte le attività secondarie necessarie, il che rappresenta un vantaggio significativo rispetto a strumenti come Jira. Altre alternative a Jira potrebbero non offrire la stessa flessibilità.
Dalle viste:
- Vista Elenco Passa con il mouse su un'attività e fai clic sull'icona "Crea attività secondaria" per aggiungere una nuova attività secondaria.
- Passa con il mouse su un'attività e fai clic sull'icona "Crea attività secondaria" per aggiungere una nuova attività secondaria.
- Passa con il mouse su un'attività e fai clic sull'icona "Crea attività secondaria" per aggiungere una nuova attività secondaria.
- Per le attività con attività secondarie espanse, utilizza la freccia dell'elenco a discesa accanto all'icona "Crea attività secondaria".
- Per le attività con attività secondarie compresse, passa con il mouse sull'icona "Crea attività secondaria" per visualizzare l'icona "più". Fai clic sull'icona "più" per creare un'attività secondaria.
- Assegna un nome, l'assegnatario, la data di scadenza e altri dettagli all'attività secondaria.
- Premi Invio (PC) o Ritorno (Mac) per salvare.
- Organizza le attività secondarie in modo gerarchico utilizzando attività secondarie annidate.
- Vista Bacheca Passa con il mouse su una scheda attività e fai clic sull'icona "+ Aggiungi attività" Inserisci i dettagli dell'attività secondaria e premi Invio o A capo per salvare
- Passa con il mouse su una scheda attività e fai clic sull'icona "+ Aggiungi attività".
- Inserisci i dettagli delle attività secondarie e premi Invio o A capo per salvare.
- Passa con il mouse su una scheda attività e fai clic sull'icona "+ Aggiungi attività".
- Inserisci i dettagli delle attività secondarie e premi Invio o A capo per salvare.
Puoi controllare la visibilità delle attività secondarie utilizzando l'opzione "Attività secondarie" nella parte superiore della vista Elenco o Bacheca:
- Comprimi tutto: Nascondi tutte le attività secondarie
- Espandi tutto: visualizza le attività secondarie direttamente sotto le attività principali.
- Come attività separate: mostra le attività secondarie come elementi singoli
Le attività secondarie in ClickUp mantengono una chiara gerarchia sotto le attività principali, facilitando la navigazione e la gestione.
💡Suggerimento: utilizza la barra delle azioni in blocco per modificare in modo efficiente più attività secondarie o attività. Assicurati di espandere le attività secondarie prima di iniziare.
- Vista Elenco: seleziona le attività secondarie utilizzando i pulsanti di selezione e scegli un'azione collettiva.
- Vista Bacheca: seleziona le attività secondarie all'interno di una colonna utilizzando il pulsante di selezione su ciascuna scheda o l'opzione "Seleziona tutto" nel menu della colonna. Applica un'azione collettiva
Puoi anche utilizzare modelli di elenchi di attività e modelli di gestione delle attività per creare e gestire rapidamente attività secondarie per progetti gestiti dal team, risparmiando tempo e garantendo la coerenza tra attività simili.
Organizza attività e attività secondarie con il modello di gestione delle attività di ClickUp.
Il modello di gestione delle attività di ClickUp può semplificare notevolmente il flusso di lavoro della tua organizzazione. Integrando questo modello nel flusso di lavoro quotidiano, il tuo team potrà evitare il lungo processo di identificazione della struttura più efficiente per le impostazioni del tuo progetto. Una volta impostato il modello, dovrai solo inserire i dettagli specifici relativi alle tue attività.
Utilizza il modello per:
- Visualizza e organizza le attività in base allo stato, alla priorità o al reparto.
- Monitora e ottimizza i flussi di lavoro in base alla disponibilità del team e allo stato di avanzamento delle attività.
- Collabora tra i team nella pianificazione, nell'assegnazione e nel completamento delle attività.
Il modello offre anche sei visualizzazioni dinamiche per adattare la gestione delle attività alle tue esigenze:
- Vista Elenco: suddividi le attività in elenchi dettagliati
- Vista Bacheca: gestisci e assegna priorità alle attività utilizzando una tabella Kanban.
- Vista Riquadro : valuta il carico di lavoro del team per facilitare l'assegnazione intelligente delle attività.
- Visualizzazione calendario : organizza facilmente le attività utilizzando un calendario drag-and-drop.
La visibilità del progetto è fondamentale per un lavoro di squadra efficace. Ecco perché il modello include campi personalizzati preconfigurati per ogni attività, che consentono di visualizzare immediatamente dettagli quali l'assegnatario, la data di scadenza, la durata stimata ed elementi aggiuntivi come budget, URL o allegati.
Inoltre, il modello organizza le attività in tre elenchi distinti: Azioni da intraprendere, Idee e Backlog. Questa configurazione aiuta a ridurre il disordine e a concentrarsi sulle attività appartenenti alla stessa categoria.
Questa struttura efficiente garantisce che il tuo team possa gestire senza intoppi attività e progetti, migliorando la produttività e la collaborazione.
Migliora il project management dei tuoi progetti con ClickUp
Sebbene Jira sia un potente strumento di project management, presenta alcune limitazioni, in particolare nella gestione delle attività secondarie e delle dipendenze. Questi vincoli possono ostacolare una gestione efficiente delle attività.
ClickUp, d'altra parte, offre un'alternativa superiore con un'interfaccia intuitiva e funzionalità avanzate che affrontano queste sfide.
Che tu stia cercando una personalizzazione migliore, una gestione avanzata delle dipendenze o una completa reportistica, ClickUp ti offre gli strumenti per gestire in modo efficace le tue attività e attività secondarie e garantire il completamento dei progetti in modo fluido e con esito positivo.
Dopo il passaggio a ClickUp, i team segnalano una significativa riduzione del tempo dedicato alla gestione delle attività e un notevole aumento della puntualità nella consegna dei progetti.
Il nostro team esecutivo ha ridotto i ritardi nei progetti di oltre il 70% durante il nostro primo anno di utilizzo di ClickUp.
Il nostro team esecutivo ha ridotto i ritardi nei progetti di oltre il 70% durante il nostro primo anno di utilizzo di ClickUp.
Scegliendo ClickUp, anche tu potrai semplificare il tuo flusso di lavoro, migliorare le tue capacità di gestione delle attività e raggiungere gli obiettivi dei tuoi progetti in modo più efficace. Tutte queste funzionalità/funzioni, e molte altre ancora, lo rendono la scelta preferita per il project management moderno!