Se c'è una cosa che spesso manca alle aziende, è il tempo dei dirigenti. Uno studio della Harvard Business School ha rilevato che gli amministratori delegati lavorano in media 62,5 ore alla settimana, con giornate lavorative che si estendono fino a 9,7 ore. Il 79% lavora nei fine settimana e il 70% nei giorni di ferie.
Tuttavia, i calendari dei dirigenti sono sempre pieni, i dirigenti stessi sembrano non avere mai abbastanza tempo e il lavoro si espande fino a riempire tutto il tempo disponibile, come dice la legge di Parkinson. Quindi, come fa un dirigente a gestire il proprio tempo per terminare il lavoro e avere anche una vita privata?
La risposta sta nella gestione strategica del Calendario a livello dirigenziale. Vediamo come funziona.
Che cos'è la gestione del calendario a livello dirigenziale?
La gestione del calendario dei dirigenti è il processo di identificazione, definizione delle priorità e organizzazione dell'agenda di un dirigente. Semplifica l'agenda del dirigente, tenendo conto dei suoi impegni professionali, viaggi, riunioni, ferie e obblighi personali.
La gestione del calendario esecutivo aiuta a:
- Pianifica le tue giornate: sapere cosa ti aspetta durante la giornata riduce al minimo le distrazioni, ti consente di dedicare più tempo al lavoro strategico e aumenta la tua produttività complessiva.
- Chiarezza: un calendario ben organizzato offre una visibilità chiara e inequivocabile dei tuoi impegni, evitando che tu ti sovraccarichi di impegni.
- Allineamento con le priorità: una volta che sai quanto tempo dedichi alle riunioni, puoi programmare il resto del tempo per lavorare sulle tue priorità.
- Collaborazione: una gestione efficace del Calendario consente ai tuoi colleghi di sapere quando sei disponibile, risparmiandoti l'energia necessaria per le attività di coordinamento.
La mancanza di tempo, soprattutto a livello dirigenziale, riduce i profitti, costringendoti a scendere a compromessi dannosi per il tuo lavoro e la tua salute. La gestione del Calendario previene tutto ciò assegnando un significato al tempo.
La gestione del calendario esecutivo aiuta a chiarire cosa è importante e per cosa puoi trovare il tempo. Ti impedisce di essere reattivo e ti aiuta a riprendere il controllo del tuo tempo.
Ovviamente, oggi la gestione del calendario è molto più facile rispetto al passato. Esistono più calendari digitali che giorni in un anno e l'IA ha aggiunto un nuovo livello di efficienza all'intero processo.
Vediamo come puoi gestire in modo efficace il tuo calendario esecutivo.
L'approccio ideale alla gestione del calendario dei dirigenti
Ogni persona gestisce il proprio tempo in modo diverso. Alcuni preferiscono fare una pausa tra una riunione e l'altra, altri non hanno problemi a partecipare a riunioni consecutive. Alcuni preferiscono raggruppare il lavoro, mentre altri preferiscono distribuirlo nell'arco della giornata.
Mentre rifletti sulle tue preferenze, ecco alcune best practice generali per la gestione del calendario dei dirigenti.
Dare priorità alla gestione del calendario: una spiegazione e una strategia tattica
Se sei un dirigente, non sottovalutare l'importanza della gestione del calendario. Una buona gestione del calendario equivale ad avere un piano concreto per la tua attività. È la tua tabella di marcia nel tempo. Mentre sviluppi il tuo approccio alla gestione del calendario, prova quanto segue.
Utilizza un unico Calendario
Quando hai più calendari (uno per la famiglia, uno per gli eventi, uno per le scadenze dei progetti, ecc.), è facile che ti sfugga qualcosa o che ti ritrovi con doppie prenotazioni. Questo è particolarmente vero se il tuo calendario esecutivo è gestito da qualcun altro mentre tu gestisci il tuo calendario personale.
Potresti anche ritrovarti a passare da un calendario all'altro prima di pianificare le riunioni.
Se hai un programma personale, come accompagnare i bambini a scuola o appuntamenti dal medico che non hanno una visibilità sulle app di calendario condivise, potresti avere colleghi che cercano di programmare chiamate durante quel periodo.
Per evitare tutto questo, crea un calendario online principale.
App popolari come Google Calendar o ClickUp Calendar view possono consolidare varie fonti per una visibilità unificata.
Crea una routine
Un programma strutturato migliora la produttività, riduce l'ansia e offre prevedibilità. Per una gestione efficace del Calendario, prova a:
- Riserva ogni settimana del tempo per ripulire il tuo Calendario e confermare gli eventi.
- Inserisci gli impegni personali non disponibili, come il pranzo o la palestra, in modo che nessuno possa sovrapporvi altri impegni.
- Imposta l'ora di inizio e di fine di ogni giornata lavorativa
Impara a gestire il tempo
Il timeboxing è il processo che consiste nell'assegnare una fascia oraria specifica a un'attività. Stimare il tempo necessario per svolgere un'attività e riservarlo nel Calendario può aiutarti ad avere aspettative ragionevoli nei tuoi confronti. Puoi applicare il timeboxing a qualsiasi attività, come rispondere alle email, approvare i comunicati stampa, preparare le riunioni del consiglio di amministrazione, ecc.
Prendi il controllo del tuo Calendario
Personalizza il tuo calendario in base alle tue esigenze specifiche.
Codifica a colori: etichetta o contrassegna gli elementi del calendario con colori diversi per una migliore visualizzazione e differenziazione. Il sistema di calendario Trident, ad esempio, utilizza un sistema di codifica a colori delle date, in cui il rosso indica le attività urgenti, il blu le pause, ecc.
Aggiornamento: aggiungi le voci non appena ne vieni a conoscenza, anche se si tratta di un promemoria per te stesso, come un appuntamento per il pranzo, delle telefonate o degli elementi da fare.
Ottimizza la tua visualizzazione: passa dalla visualizzazione giornaliera a quella settimanale e mensile per allineare le priorità imminenti alle esigenze più immediate.
Aggiungi il nome dell'evento, gli invitati e il Programma: nomi di eventi come "CEO + fornitore" non sono molto utili. Prova invece qualcosa di più specifico, come "Scoperta con l'agenzia di contenuti: [nome]". Includi anche un Programma per la riunione e aggiungi delle note su ciò che vorresti sapere da loro.
Documentare le tue preferenze relative alle riunioni: una spiegazione e una strategia tattica
Ogni persona nell'organizzazione lavora in modo diverso e ha modi diversi di gestire le riunioni. Ci sono anche molti tipi di riunioni che si svolgono in un dato giorno. Conoscere e documentare le tue preferenze è fondamentale.
Criteri: hai mai pensato che "questa riunione avrebbe potuto essere sostituita da un'email"? Sì, evita che ciò accada decidendo quali sono le questioni che richiedono incontri di persona. Identifica le attività come la revisione di documenti, le approvazioni, i processi decisionali, ecc. che puoi svolgere in modo asincrono e comunica al tuo team che preferisci procedere in questo modo.
Ora del giorno: individua le fasce orarie più adatte per partecipare alle riunioni. Se sei una persona mattiniera, potresti programmare le attività che richiedono maggiore concentrazione in quella fascia oraria e partecipare alle riunioni nel pomeriggio. Imposta la tua disponibilità sul calendario digitale di conseguenza.
Durata: non tutte le riunioni devono necessariamente durare un'ora. Bloccare inutilmente un'ora sul tuo Calendario potrebbe compromettere il tuo programma.
Imposta la durata di ogni tipo di riunione e rispettala. Aggiungi un po' di tempo tra una riunione e l'altra per schiarirti le idee e cambiare contesto.
Luogo: cosa preferisci discutere di persona e cosa va bene discutere durante una chiamata Zoom? Chiariscilo in anticipo.
Regole di base: fai sapere cosa ti aspetti quando sei invitato a una riunione. È bene insistere su:
- Un programma chiaro
- Risultati attesi ed eventuali letture/preparazioni preliminari necessarie
- Presentarsi e concludere le riunioni in orario
Come evitare doppie prenotazioni: consigli e best practice
Ti è mai capitato di avere due riunioni in sovrapposizione sul tuo calendario e di dover cercare freneticamente di riprogrammarne una? Le doppie prenotazioni si verificano solitamente quando il calendario non viene aggiornato tempestivamente o quando c'è un malinteso.
Se non controllata, la doppia prenotazione può avere come risultato situazioni spiacevoli, come dover rispondere a una chiamata di un client nel bel mezzo della giornata dedicata allo sport di tuo figlio. Ecco come evitare la doppia prenotazione.
Consolida tutti i calendari: come abbiamo detto, crea un unico calendario per tutte le tue attività, in modo da non sovrapporre un evento di lavoro a un impegno personale.
Rifiuta automaticamente: imposta il tuo calendario digitale in modo che rifiuti automaticamente le riunioni se hai già un impegno in quel momento.
Dai priorità alle tue preferenze: se ricevi una richiesta di riunione poco chiara o qualcosa da fare tramite email, rifiuta la riunione con una nota che spiega il motivo. Utilizza dei segnaposto per le riunioni provvisorie, in modo da poterle riprogrammare se dovesse sorgere qualcos'altro.
Delega: se non è necessario che tu sia presente alla riunione, delegala alla persona giusta del tuo team.
Riprogramma con attenzione: a volte è necessario riprogrammare una riunione perché è sopraggiunto un impegno più importante e urgente. In questi casi, riprogramma le riunioni con attenzione. Rispetta anche il tempo dell'altra persona e, se possibile, invia un messaggio per spiegare la tua assenza.
Proteggi il futuro: non pianificare riunioni troppo lontane nel tempo. Pianifica riunioni anticipate solo per 2-3 mesi alla volta. Rivedi periodicamente.
Importanza dei promemoria e delle conferme delle riunioni
Potrebbe sembrare piuttosto elementare, ma i promemoria delle riunioni sono uno strumento potente per assicurarti di presentarti dove sei atteso. L'utilizzo di uno strumento come ClickUp Reminders consente di ottenere due risultati:
- Ti permette di tenere traccia dei tuoi impegni e del tuo programma
- Ti libera la mente dal dover ricordare tutti gli eventi imminenti o dal dover tenere sempre il Calendario a portata di mano.
La maggior parte delle piattaforme di gestione del calendario ti consente di inviare più promemoria a te stesso. Puoi scegliere di ricevere questi promemoria sul tuo telefono, sotto forma di messaggi di testo o persino tramite email.
L'importanza di programmare i momenti liberi dalle riunioni
La maggior parte dei dirigenti trascorre la maggior parte del proprio tempo ascoltando le persone, eliminando gli ostacoli, risolvendo i conflitti e prendendo decisioni. Ciò non significa che le riunioni siano l'unica attività da fare per i dirigenti.
Pensare, pianificare, valutare le opzioni, informarsi sulle tecnologie emergenti e fare networking con i colleghi sono tutti aspetti importanti del lavoro. Poi c'è anche la tua vita personale che richiede attenzione.
Per bilanciare efficacemente tutte queste cose, è importante programmare dei momenti senza riunioni. Ecco come fare.
- Blocca il tempo personale: pianifica il pranzo, le pause, la gestione delle email e il tempo di guida/spostamento sul tuo Calendario.
- Pianifica il lavoro intenso: dedica le ore in cui hai la maggiore produttività alle attività più importanti e impegnative.
- Usa la modalità concentrazione: puoi bloccare le notifiche e altre distrazioni utilizzando un timer Pomodoro o la modalità concentrazione per svolgere il tuo lavoro in tutta tranquillità.
Pianificare blocchi di tempo senza riunioni offre numerosi vantaggi. Comunica a tutti i membri del tuo team che non desideri essere disturbato, in modo che siano tutti sulla stessa lunghezza d'onda. Ti evita l'orrore di partecipare a riunioni dirigenziali tutto il giorno e di essere costretto a lavorare al computer fino a tarda notte.
Soprattutto, ti offre spazio mentale. Ti permette di respirare un po', fare una passeggiata a metà giornata o scrivere nel tuo diario per rinfrescare le tue energie creative. Elimina lo stress di passare da una riunione all'altra, elaborare le informazioni in modo inadeguato e cambiare contesto troppo spesso e troppo rapidamente.
In sostanza, una buona gestione del calendario per i membri del team dirigenziale è fondamentale per una sana gestione dello stress.
Gli effetti della revisione quotidiana del calendario dei dirigenti
Indipendentemente da quanto con forza affermi le tue preferenze e le regole del tuo Calendario, le inefficienze tendono a insinuarsi. Qualcuno potrebbe entrare nel tuo ufficio per una conversazione urgente non programmata. Qualcosa nel tuo prodotto potrebbe rompersi, richiedendo la tua immediata attenzione.
Eventi di questo tipo mandano in tilt il Calendario. Quindi, rivedi il tuo Calendario ogni giorno e fai dei piani.
- Controlla tutti gli eventi in programma e assicurati di partecipare solo a quelli a cui devi essere presente.
- Rivedi le riunioni ricorrenti per assicurarti che il programma sia aggiornato e richieda la tua attenzione.
- Verifica quali progetti e attività sono in scadenza oggi e se richiedono il tuo intervento. Qualche attività ha la precedenza sulle riunioni in programma per oggi?
- Assicurati che tutti gli eventi nel tuo Calendario siano ancora rilevanti e importanti, soprattutto se sono stati programmati molto tempo fa.
Controllare il calendario ogni giorno ti aiuta a liberare la mente e a concentrarti su ciò che conta davvero. Ti permette di identificare ed eliminare le riunioni non necessarie. Se per qualche motivo la tua giornata non va come previsto, ti dà la possibilità di riprogrammare le riunioni che hai saltato il giorno precedente.
Effetto di una corretta gestione delle email sulla gestione del calendario
La casella di posta elettronica di quasi tutti i dirigenti è un vero e proprio campo di battaglia. Venditori che cercano di proporre le loro offerte, aziende che desiderano collaborare, team che attendono approvazioni, clienti che richiedono attenzione: tutto questo si traduce in centinaia di e-mail ogni giorno.
La gestione di questo aspetto ha una stretta connessione con la gestione del Calendario. Ecco alcuni consigli su come gestire le sovrapposizioni.
Programma il tempo da dedicare alle e-mail: se rispondi a ogni e-mail non appena ricevi la notifica, passerai l'intera giornata nella tua casella di posta. Riserva delle fasce orarie fisse al mattino e alla sera per leggere e rispondere alle e-mail.
Spunta le e-mail: se la richiesta contenuta in un'email può essere completata in due minuti, fallo subito. Altrimenti, aggiungi quell'attività al tuo programma e comunica al mittente quando potrai occupartene.
Ottimizzazione delle riunioni con un assistente esecutivo
Se sei un dirigente e hai mai avuto la sensazione che gestire il tuo calendario sia un compito troppo impegnativo, non sei il solo. Gestire tutte le comunicazioni e le riunioni, prendere note, definire gli elementi da intraprendere e seguire i partecipanti può essere davvero impegnativo.
Ecco perché i dirigenti hanno spesso assistenti esecutivi (EA) che si occupano di questo aspetto. Con un assistente esecutivo, la gestione del calendario può alleggerire notevolmente il carico di lavoro di un dirigente. Che tu abbia un dipendente a tempo pieno nel ruolo di assistente esecutivo o un assistente virtuale part-time, ottimizza le tue riunioni con i seguenti consigli.
- Spiega le tue preferenze: fai sapere loro come preferisci che venga gestito il tuo Calendario.
- Insegna loro a prendere decisioni: aiutali a prendere decisioni come faresti tu, guidandoli attraverso il tuo processo; se possibile, documenta i tuoi processi.
- Concedi l'accesso: consenti loro di effettuare modifiche, aggiungere o rimuovere riunioni dal tuo calendario digitale di condivisione.
- Istruiscili: insegnagli a gestire il tuo Calendario in base alle tue preferenze fornendo loro un feedback regolare.
Puoi rendere tutto questo e molto altro ancora più semplice ed efficace con gli strumenti giusti che offrono supporto per la gestione del tempo per gli assistenti esecutivi. Diamo un'occhiata ad alcuni di essi.
Strumenti utili per una gestione efficace del calendario dei dirigenti
Sono finiti i giorni in cui le persone portavano con sé un'agenda nella valigetta per gestire le proprie riunioni. Oggi, ogni dirigente utilizza uno dei tanti strumenti di gestione del calendario, i più comuni dei quali sono Google Calendar o Outlook.
Bonus: se utilizzi Google Workspace, usa questi modelli di Google Calendar per ottimizzare la gestione del tuo tempo.
Tuttavia, la gestione del calendario non riguarda solo la pianificazione delle riunioni. Una lacuna significativa nell'uso dei calendari di Google o Outlook è che non tengono conto delle scadenze dei progetti/attività. Ciò significa che, quando pianifichi una riunione, devi controllare il tuo calendario e lo strumento di project management prima di poter confermare.
Se lavori su più progetti contemporaneamente, valuta l'utilizzo di una piattaforma completa per la produttività come ClickUp. Ecco come puoi sfruttare ClickUp per il project management con la gestione del calendario individuale e di gruppo.
Visualizzazione del calendario ClickUp
La vista Calendario di ClickUp ti consente di visualizzare tutti i tuoi piani su un calendario giornaliero, settimanale o mensile. Con ClickUp puoi:
- Crea più calendari e controlla con chi effettuare la condivisione dei calendari
- Sincronizza i calendari Google o Outlook per visualizzare i tuoi eventi
- Stima la durata delle tue attività e blocca dei periodi di tempo
- Trascina e rilascia gli eventi per riprogrammarli
Riunioni ClickUp
La gestione del calendario è solo una parte dell'organizzazione di riunioni efficaci. È necessario scrivere un programma, prendere appunti, rivedere gli appunti, convertirli in elementi da intraprendere, stabilire priorità/date di scadenza, ecc.
ClickUp Meetings fa tutto questo e molto altro ancora. Documenta le tue riunioni in modo trasparente e condividile con il team. Assegna commenti, aggiungi attività ricorrenti e utilizza liste di controllo per migliorare la qualità delle riunioni.
Modelli ClickUp
ClickUp offre un'ampia gamma di modelli per la gestione del tempo che ti consentono di rendere più efficienti le tue riunioni.
Modello di calendario ClickUp
Il modello di calendario ClickUp è uno dei modi più semplici per organizzarti e tenere sotto controllo il tuo programma. Utilizza questo modello personalizzabile e intuitivo per consolidare le tue attività, riunioni ed eventi in un unico posto.
Modello di calendario e elenco delle cose da fare ClickUp
Spesso le persone vedono il Calendario come uno strumento per eventi/riunioni e lo strumento di project management come uno strumento per gestire le attività. Il problema è che entrambi sono destinati a gestire i carichi di lavoro e hanno attività che richiedono tempo.
Ad esempio, creare quella presentazione per gli investitori è solo una riunione con te stesso mentre fai brainstorming, discuti e crei. Quindi, è utile avere il tuo elenco di cose da fare anche sul tuo Calendario.
Il modello di calendario delle cose da fare di ClickUp tiene traccia delle ore di lavoro e ti aiuta a pianificare le attività di conseguenza. Ti consente di visualizzare la tua capacità di completare le attività e le riunioni che hai in programma. Puoi spostare alcune cose se non c'è abbastanza tempo.
Modello di programma ClickUp
Non reinventare il programma per ogni riunione. Utilizza il modello di programma ClickUp per documentare l'ordine del giorno della riunione, collaborare con il team, concordare gli elementi da intraprendere e accelerare i risultati.
Promemoria ClickUp
I promemoria di ClickUp ti aiutano a tenere sempre sotto controllo le tue attività e i tuoi eventi. Puoi impostare promemoria non solo per te stesso, ma anche per gli altri. Puoi anche impostare promemoria per commenti e conversazioni, in modo da non perdere mai un aggiornamento.
ClickUp Brain
Una rete neurale personalizzata per le esigenze organizzative può anche diventare il tuo calendario IA personale. Usa ClickUp Brain per:
- Trascrivere le riunioni
- Riassumi gli appunti delle riunioni
- Crea report settimanali o aggiornamenti del team per le riunioni StandUp.
- Automatizza l'inserimento dei dati nelle attività ricorrenti/agende
Gestisci al meglio il tuo tempo e il tuo Calendario con ClickUp
Durante le 62,5 ore che i dirigenti trascorrono ogni settimana, partecipano a 37 riunioni, che rappresentano ben il 72% del loro tempo di lavoro. Se trascorri quasi tre quarti della tua settimana in riunioni, sarebbe saggio assicurarti che siano gestite in modo efficiente.
Fortunatamente, da fare non servono abilità da ninja. Tutto ciò che serve sono preferenze chiare, un piano d'azione e un software di gestione delle riunioni affidabile come ClickUp con diversi modelli di calendario. Riunisci i tuoi impegni personali, le riunioni di lavoro e le scadenze dei progetti per avere una visibilità completa della tua vita.