Se c'è una cosa che spesso manca alle aziende è il tempo dei dirigenti. A Business School di Harvard ha condotto uno studio ha rilevato che gli amministratori delegati lavoravano in media 62,5 ore alla settimana, con giornate di lavoro di 9,7 ore. il 79% lavorava nei fine settimana e il 70% nei giorni di vacanza.
Eppure, i calendari dei dirigenti sono sempre pieni, i dirigenti stessi sembrano non avere mai abbastanza tempo e il lavoro si espande per riempire tutto il tempo disponibile, come impone la legge di Parkinson. Quindi, come fa un dirigente a gestire il proprio tempo per terminare il lavoro pur avendo una vita?
La risposta sta nella gestione strategica del calendario a livello dirigenziale. Vediamo come si presenta.
Che cos'è la gestione del calendario a livello esecutivo?
La gestione del calendario a livello esecutivo è il processo di identificazione, definizione delle priorità e organizzazione degli impegni di un dirigente. Il processo di gestione dell'agenda di un dirigente è un processo di identificazione delle priorità e di organizzazione dell'agenda di un dirigente, che ne ottimizza l'agenda, tenendo conto dei suoi commit professionali, dei suoi viaggi, delle sue riunioni, delle sue vacanze e dei suoi obblighi personali.
La gestione del calendario esecutivo aiuta a:
- Pianificare le giornate: Sapere cosa si ha a disposizione per la giornata riduce al minimo le distrazioni, protegge il tempo per il lavoro strategico e aumenta la produttività generale
- Fare chiarezza: Un calendario ben organizzato fornisce una visibilità inequivocabile del vostro programma, evitando di impegnarvi troppo
- Allineamento alle priorità: Una volta che si sa quanto tempo si dedica alle riunioni, si può programmare il resto del tempo per lavorare sulle proprie priorità
- Collaborazione: Una gestione efficace del calendario consente ai vostri colleghi di sapere quando siete disponibili, risparmiando le vostre energie dalle attività di coordinamento
La povertà di tempo, soprattutto a livello dirigenziale, riduce i profitti, costringendovi a fare compromessi dannosi per il vostro lavoro e la vostra salute. La gestione del calendario impedisce che ciò accada, assegnando un significato al tempo.
La gestione del calendario aiuta a chiarire ciò che è importante e ciò per cui si può trovare il tempo. Vi impedisce di essere reattivi e vi aiuta a riprendere il controllo del vostro tempo.
Naturalmente, oggi la gestione del calendario è molto più semplice di un tempo. Ci sono più calendari digitali che giorni in un anno e l'IA ha aggiunto un nuovo livello di efficienza all'intero processo.
Vediamo come gestire in modo efficace il calendario dei dirigenti.
L'approccio ideale alla gestione del calendario esecutivo
Ogni persona gestisce il proprio tempo in modo diverso. C'è chi preferisce una pausa tra una riunione e l'altra e chi invece non ha problemi a incontrarsi più volte. Alcuni preferiscono raggruppare il lavoro, mentre altri preferiscono distribuirlo nell'arco della giornata.
Mentre valutate le vostre preferenze, ecco alcune best practice generali per la gestione del calendario dei dirigenti.
Dare priorità alla gestione del calendario: Una spiegazione e una strategia tattica
Se siete dirigenti, non sottovalutate l'importanza della gestione del calendario. Una buona gestione del calendario è come avere un piano concreto per la vostra azienda. È la vostra tabella di marcia nel tempo. Nel costruire il vostro approccio alla gestione del calendario, provate a seguire le seguenti indicazioni.
Avere un solo calendario
Quando si hanno più calendari, uno per la famiglia, uno per gli eventi, uno per le scadenze dei progetti e così via, è probabile che ci si perda qualcosa o che si faccia una doppia prenotazione. Questo è particolarmente vero se il calendario esecutivo è gestito da qualcun altro mentre voi gestite il vostro calendario personale.
Potreste anche ritrovarvi a passare da un calendario all'altro prima di programmare le riunioni.
Se avete un'agenda personale, come l'accompagnamento dei figli a scuola o gli appuntamenti con il medico, che non sono visibili sul calendario di un'azienda app di calendario in condivisione è possibile che le persone che lavorano cerchino di programmare le chiamate in quel periodo.
Per evitare tutto questo, creare un calendario master calendario online .
Le app più diffuse come Google Calendar o Visualizzazione del calendario di ClickUp può consolidare le informazioni provenienti da diverse fonti per una visibilità unificata.
Creazione di una routine
Un calendario strutturato aumenta la produttività, riduce l'ansia e dà prevedibilità. Per una gestione efficace del calendario, cercate di:
- Mettere da parte un po' di tempo ogni settimana per cancellare il calendario e confermare gli eventi
- Programmare il tempo personale non disponibile, come il pranzo o la palestra, in modo che nessuno possa occuparsene
- Stabilire l'orario di inizio e di fine di ogni giornata di lavoro
Imparare a programmare il tempo
Il timeboxing è il processo di impostazione di un intervallo di tempo specifico per un'attività. Stimare la durata stimata di un'attività e bloccarla sul Calendario può aiutare a essere ragionevoli con le proprie aspettative. È possibile impostare il timeboxing per qualsiasi attività, come rispondere alle email, approvare i comunicati stampa, prepararsi per le riunioni della Bacheca, ecc.
Prendete il controllo del vostro calendario
Personalizzate il vostro calendario per soddisfare le vostre esigenze specifiche.
Codice colore: Etichettate o contrassegnate gli elementi del calendario con vari colori per una migliore visualizzazione e differenziazione. Il Il sistema di calendario Trident utilizza un sistema di date con codice colore, dove il rosso è per le attività urgenti, il blu per le pause, ecc.
Aggiornamento: Aggiungete le voci nel momento in cui ne venite a conoscenza, anche se si tratta di un promemoria per voi stessi, come un appuntamento a pranzo, chiamate o elementi da fare.
Sintonizzare la visualizzazione: Passate dalle visualizzazioni giornaliere, settimanali e mensili per allineare le priorità imminenti con le esigenze più immediate.
Aggiungete il nome dell'evento, gli invitati e il programma: Nomi di eventi come "CEO + fornitore" non sono molto utili. Provate invece qualcosa di specifico come "Scoperta con agenzia di contenuti: [nome]". Inoltre, includete un programma per la riunione e aggiungete note su ciò che vorreste sapere da loro.
Documentare le preferenze per le riunioni: Una spiegazione e una strategia tattica
Ogni persona nell'organizzazione lavora in modo diverso e ha modi diversi di gestire le riunioni. Ci sono anche molti tipi di riunioni che si svolgono in un determinato giorno. Conoscere e documentare le proprie preferenze è fondamentale.
Criteri: Vi è mai capitato di pensare "questa riunione poteva essere fatta via email"? Sì, evitatelo decidendo cosa richiede una riunione di persona. Identificate le attività come la revisione dei documenti, le approvazioni, il processo decisionale, ecc. che potete fare in modo asincrono e comunicate al team che preferite.
Orario del giorno: Capire quali sono le fasce orarie in cui si lavora meglio per partecipare alle riunioni. Se siete una persona mattiniera, potreste voler programmare un lavoro di concentrazione in quell'orario e partecipare alle riunioni nel pomeriggio. Impostate la disponibilità sul vostro calendario digitale di conseguenza.
Durata: Non tutte le riunioni devono durare un'ora. Bloccare inutilmente un'ora sul calendario potrebbe sconvolgere il vostro programma.
Impostate la durata di ogni tipo di riunione e rispettatela. Aggiungete del tempo cuscinetto tra una riunione e l'altra per schiarirvi le idee e cambiare contesto.
Posizione: Da fare: di che cosa preferite parlare di persona e di che cosa va bene discutere in una chiamata Zoom? Chiaritelo in anticipo.
Regole di base: Comunicate cosa vi aspettate quando siete invitati a una riunione. È bene insistere su:
- Un programma chiaro
- I risultati attesi e l'eventuale preparazione preliminare necessaria
- Presentarsi e terminare le riunioni in tempo
Evitare la doppia prenotazione: Suggerimenti e best practice
Vi è mai capitato di avere in calendario due riunioni che si sovrappongono e di cercare freneticamente di riprogrammarne una? La doppia prenotazione si verifica di solito quando il calendario non viene aggiornato prontamente o quando c'è un errore di comunicazione.
Se non viene controllata, la doppia prenotazione può risultare in situazioni spiacevoli, come dover rispondere a una chiamata di un client nel bel mezzo della giornata sportiva di vostro figlio. Ecco come evitare la doppia prenotazione.
Consolidare tutti i calendari: Come abbiamo già detto, tenete un unico calendario per tutte le vostre attività, in modo da evitare di prenotare due volte un evento di lavoro piuttosto che una commissione personale.
Declinare automaticamente: Impostate il vostro calendario digitale in modo da rifiutare automaticamente le riunioni se c'è già qualcosa in programma per quell'ora.
Privilegiare le preferenze: Se ricevete una richiesta di riunione poco chiara o che può essere terminata via email, rifiutate la riunione con una nota che ne spieghi il motivo. Utilizzate dei segnaposto per le riunioni provvisorie, in modo da poterle riprogrammare se si presenta un altro problema.
Delegate: Se non dovete essere presenti alla riunione, delegatela alla persona giusta del vostro team.
Riprogrammare con attenzione: A volte è necessario riprogrammare una riunione perché si è presentato un problema più importante e urgente. In queste situazioni, riprogrammare le riunioni con attenzione. Rispettate anche il tempo dell'altra persona e, se possibile, inviatele un messaggio per spiegare la vostra assenza.
Proteggere il futuro: Non programmate riunioni troppo lontane nel tempo. Programmate riunioni anticipate solo per 2-3 mesi alla volta. Rivedere nel periodo successivo.
Importanza delle promemoria e delle conferme delle riunioni
Può sembrare piuttosto elementare, ma i promemoria per le riunioni sono uno strumento potente per assicurarsi di presentarsi dove ci si aspetta. Utilizzando uno strumento come ClickUp Promemoria si ottengono due risultati:
- Vi tiene al corrente dei vostri commit e dei vostri programmi
- Libera la larghezza di banda mentale dal dover ricordare tutti gli eventi imminenti o dal dover tenere sempre visibile il calendario
La maggior parte delle piattaforme di gestione del calendario consente di inviare promemoria multipli a se stessi. Si può scegliere di ascoltare questi promemoria sul telefono, come messaggi di testo o anche in email.
Importanza di programmare gli orari delle non riunioni
La maggior parte dei dirigenti passa la maggior parte del tempo ad ascoltare persone, a cancellare ostacoli, a risolvere conflitti e a prendere decisioni. Questo non significa che le riunioni siano le uniche cose da fare per i dirigenti.
Pensare, pianificare, valutare le opzioni, informarsi sulle tecnologie emergenti e fare rete con i colleghi sono tutti aspetti importanti del lavoro. E poi c'è anche la vita privata che richiede attenzione.
Per bilanciare efficacemente tutti questi aspetti, è importante programmare momenti diversi dalle riunioni. Ecco come fare.
- Bloccate il tempo personale: Programmate sul calendario il pranzo, le pause, la gestione delle email e il tempo di percorrenza in auto/dai mezzi pubblici
- Programmare il lavoro profondo: Mettete da parte le ore più produttive per fare i lavori più importanti e impegnativi
- Utilizzare la modalità di concentrazione: È possibile bloccare notifiche e altre distrazioni utilizzando un timer per il Pomodoro o la modalità di concentrazione per lavorare in tranquillità
La programmazione di blocchi liberi da riunioni presenta numerosi vantaggi. In questo modo si comunica a tutti i membri del team che non si vuole essere disturbati, in modo che tutti siano sulla stessa pagina. Vi evita l'orrore di dover partecipare alle riunioni dei dirigenti per tutto il giorno e di essere costretti a lavorare al computer fino a tarda notte.
Soprattutto, vi offre uno spazio mentale. Vi permette di respirare un po', di fare una passeggiata a mezzogiorno o di scrivere sul vostro diario per rinfrescare le vostre energie creative. Elimina lo stress di saltare da una riunione all'altra, di elaborare le informazioni in modo inadeguato e di cambiare contesto troppo spesso e troppo presto.
In sostanza, una buona gestione del calendario per i membri del team esecutivo è fondamentale per una sana gestione dello stress.
Gli effetti della revisione quotidiana del calendario dei dirigenti
Indipendentemente dalla forza con cui si affermano le proprie preferenze e i protocolli di calendario, le inefficienze tendono a insinuarsi. Qualcuno potrebbe entrare nel vostro ufficio per una conversazione urgente non programmata. Qualcosa nel vostro prodotto potrebbe rompersi, richiedendo la vostra immediata attenzione.
Questi eventi mandano in tilt il Calendario. Quindi, rivedete il vostro calendario ogni giorno e fate dei piani.
- Esaminate tutti gli eventi programmati e assicuratevi di partecipare solo a quelli in cui è necessario essere presenti
- Esaminate le riunioni ricorrenti per assicurarvi che il programma sia aggiornato e che richieda la vostra attenzione
- Verificate quali progetti e attività sono in scadenza oggi e se hanno bisogno del vostro intervento. Da fare: le attività sostituiscono le riunioni previste per la giornata?
- Assicurarsi che tutti gli eventi in calendario siano ancora rilevanti e importanti, soprattutto se sono stati programmati molto tempo fa
Rivedere il calendario ogni giorno cancella la mente per concentrarsi sulle cose importanti. Vi aiuta a identificare ed eliminare le riunioni non necessarie. Se la giornata va fuori rotta per qualche motivo, vi dà l'opportunità di riprogrammare le riunioni che avete saltato il giorno precedente.
Effetto di una corretta gestione delle email sulla gestione del calendario
La finestra In arrivo di quasi tutti i dirigenti è un vero e proprio bagno di sangue. Venditori che cercano di fare proposte, aziende che vogliono collaborare, team che vogliono approvazioni, client che chiedono attenzione... il tutto si somma a centinaia di email ogni giorno.
La gestione di tutto questo ha una stretta connessione con la gestione del calendario. Ecco alcuni consigli su come gestire le sovrapposizioni.
Programmate il tempo dedicato alle email: Se rispondete a tutte le email quando ne vedete la notifica, resterete tutto il giorno nella finestra In arrivo. Riservate delle fasce orarie fisse al mattino e alla sera per leggere e rispondere alle email.
Cancellare le email: Se la richiesta contenuta in un'email può essere completata in due minuti, Da fare subito. In caso contrario, aggiungete l'attività alla vostra agenda e comunicate al mittente quando sarete in grado di occuparvene.
Semplificare le riunioni con un'assistente esecutiva
Se la gestione dell'agenda di un dirigente vi sembra un'incombenza eccessiva, non siete i soli. Gestire tutte le comunicazioni e le riunioni, prendere le proprie note, impostare elementi d'azione e seguire i partecipanti può essere molto impegnativo.
Per questo motivo i dirigenti si avvalgono regolarmente di assistenti esecutivi (EA). Con un'assistente esecutiva, la gestione del calendario può alleggerire notevolmente il carico di lavoro di un dirigente. Sia che abbiate un dipendente a tempo pieno nel ruolo di assistente esecutivo o un assistente virtuale part-time, ottimizzate le riunioni con i seguenti suggerimenti.
- Spiegate le vostre preferenze: Fate sapere come preferite che venga gestito il vostro calendario
- Insegnare a prendere decisioni: Metteteli in condizione di prendere decisioni come fareste voi, guidandoli attraverso il vostro processo; se possibile, documentate i vostri processi
- Dare accesso: Permettete loro di modificare, aggiungere o rimuovere riunioni dal vostro calendario digitale in condivisione
- Allenarli: Allenateli a gestire il calendario secondo le vostre preferenze, fornendo loro un feedback regolare
È possibile rendere tutto questo più semplice ed efficace con gli strumenti giusti che supportano la gestione del tempo per gli assistenti esecutivi. Vediamone alcuni.
Sfruttare gli strumenti per una gestione efficace del calendario dei dirigenti
Sono finiti i tempi in cui si portava un'agenda nella valigetta per gestire le riunioni. Oggi ogni dirigente utilizza uno dei tanti strumenti di gestione del calendario, i più comuni dei quali sono Google Calendar o Outlook.
Bonus: Se avete un'area di lavoro su Google, usate questi strumenti per gestire le riunioni Modelli di Google Calendar per ottimizzare il vostro gestione del tempo .
Tuttavia, la gestione del calendario non riguarda solo la programmazione delle riunioni. Una lacuna significativa nell'uso dei calendari di Google o Outlook è che non tengono conto delle scadenze dei progetti e delle attività. Ciò significa che quando si programma una riunione, è necessario controllare il calendario e lo strumento di project management prima di impegnarsi.
Se lavorate su più progetti in un dato momento, prendete in considerazione l'utilizzo di una piattaforma di produttività completa come ClickUp. Ecco come potete sfruttare ClickUp per il project management con la gestione del calendario individuale e del team.
ClickUp Calendario Visualizza
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utilizzate il calendario visivo all-in-one di ClickUp per pianificare le vostre giornate_
La visualizzazione Calendario di ClickUp consente di visualizzare tutti i piani su un calendario giornaliero, settimanale o mensile. Con ClickUp è possibile:
- Creare più calendari e controllare le persone con cui condividerli
- Sincronizzare i calendari di Google o di Outlook per visualizzare gli eventi
- Stimare le durate stimate per le attività e bloccare parti di esse
- Trascinare e rilasciare gli eventi per riprogrammarli
ClickUp Riunioni
La gestione del calendario è solo una parte della gestione di riunioni efficaci. È necessario scrivere un ordine del giorno, prendere note, rivedere gli appunti, convertirli in elementi d'azione, impostare priorità/data di scadenza, ecc. Riunioni con ClickUp da fare tutto questo e molto di più. Documentate le riunioni in modo trasparente e condividetele con il team. Assegnate commenti, aggiungete attività ricorrenti e utilizzate liste di controllo per migliorare la qualità delle riunioni.
Modelli ClickUp
ClickUp offre un ampio intervallo di modelli per le riunioni modelli di gestione del tempo per rendere più efficienti le vostre riunioni.
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Modello di pianificazione del calendario ClickUp Modello di pianificazione del calendario ClickUp è uno dei modi più semplici per tenersi organizzati e tenere sotto controllo i propri impegni. Utilizzate questo modello personalizzabile e adatto ai principianti per consolidare le attività, le riunioni e gli eventi in un unico luogo.
Modello di calendario ClickUp per l'elenco dei Da fare
Spesso si vede il calendario come un luogo per eventi/riunioni e lo strumento di project management come uno strumento per la gestione delle attività. Il problema è che entrambi sono destinati a gestire i carichi di lavoro e hanno attività che richiedono tempo.
Ad esempio, la creazione di una presentazione per gli investitori non è altro che una riunione con voi stessi mentre fate brainstorming, discutete e create. Quindi, è utile avere l'elenco delle cose da fare anche sul calendario.
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Il Modello di calendario ClickUp per l'elenco Da fare tiene traccia delle ore di lavoro e aiuta a programmare le attività di conseguenza. Permette di visualizzare la capacità di completare le attività e le riunioni previste. È possibile spostare alcune attività se il tempo a disposizione non è sufficiente.
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Non reinventate la ruota del programma per ogni riunione. Utilizzate il modello Modello di Programma ClickUp per documentare il programma della riunione, collaborare con il team, concordare gli elementi d'azione e accelerare i risultati.
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ClickUp Promemoria Promemoria di ClickUp vi aiutano a tenere sempre sotto controllo le attività e gli eventi. Potete impostare promemoria non solo per voi stessi, ma anche per gli altri. È inoltre possibile impostare promemoria per i commenti e le conversazioni, in modo da non perdere mai un aggiornamento.
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Repilogo intelligente delle note delle riunioni con ClickUp Brain
Padroneggiare il tempo e il calendario con ClickUp
Durante le 62,5 ore che i dirigenti trascorrono ogni settimana, essi si recano a 37 riunioni che rappresenta ben il 72% del loro tempo di lavoro. Se passate quasi 3/4 della vostra settimana in riunioni, fareste bene ad assicurarvi che siano gestite in modo efficiente.
Da fare, per fortuna, senza bisogno di abilità da ninja. Tutto ciò che serve sono preferenze cancellate, un piano d'azione e un solido sistema di gestione delle riunioni software di gestione delle riunioni come ClickUp, con diversi modelli di programma . Riunite gli impegni personali, le riunioni aziendali e le sequenze di progetti per avere una visibilità completa della vostra vita. Provate gratis ClickUp oggi stesso .