Da fare molte riunioni? Allora saprete che trovare un punto di incontro comune è più complesso di quanto sembri.
Tra orari in conflitto, priorità in competizione e un sovraccarico di riunioni, è diventato comune riprogrammare le riunioni.
Può essere frustrante, certo. Soprattutto quando siete voi a ricevere una richiesta di riprogrammazione.
Ma che dire di quando siete voi a cancellare o rimandare una riunione a causa di circostanze impreviste? In questi casi, dovete redigere un'email per informare i partecipanti della cancellazione della riunione e chiedere di riprogrammarla.
Ma da fare? Occorre pazienza, professionalità e tatto.
In questo articolo condivideremo consigli ed esempi per aiutarvi a riprogrammare una riunione aziendale in modo professionale ed efficace.
Motivi per riprogrammare una riunione
Il tempo è denaro. Ogni dipendente aziendale degno di nota lo sa.
Quando si ha già molto da fare, rimane poco tempo per il monitoraggio del tempo. Per questo motivo è necessario riorganizzare gli appuntamenti di tanto in tanto.
È impossibile stilare un elenco esaustivo di motivi per riprogrammare una riunione, ma ecco alcuni di quelli più comuni:
- Riunioni che si sovrappongono: Alcune riunioni possono sovrapporsi a causa di conflitti di orario e di priorità
- Commissioni personali ed emergenze: Potreste non essere in grado di partecipare alla riunione a causa di emergenze personali o altre commissioni importanti
- Problemi tecnici: Anche problemi tecnici, come la connessione alla rete, possono causare problemi
- Cambiamento di priorità: il cambiamento di priorità o di attività ad hoc può portare a cancellazioni e riprogrammazioni
- I partecipanti non sono disponibili: I partecipanti importanti potrebbero non essere disponibili all'ora prevista
Indipendentemente dai motivi, è essenziale comunicare la necessità di riprogrammare una riunione via email. In questo modo, i destinatari sono informati e non vengono lasciati all'oscuro.
Come riprogrammare una riunione in modo efficiente e professionale
In un'impostazione professionale, è sempre consigliabile mantenere tutte le comunicazioni su email: si può sempre tornare alla finestra In arrivo se si ha bisogno di consultarla. In caso di riprogrammazione all'ultimo minuto, si dovrebbe anche cercare di seguire il tutto con una telefonata.
Vi illustriamo alcuni accorgimenti che vi aiuteranno a riprogrammare le riunioni in modo più efficiente.
Consultare i calendari condivisi
Quando dovete riprogrammare una riunione con un collega o con qualcuno che ha condiviso il suo calendario con voi, potete sempre scegliere di esaminare insieme i vostri calendari come primo passaggio.
In questo modo, potrete trovare una data e una fascia oraria in cui entrambi siete disponibili ed evitare un conflitto di programmazione.
Avvisare per tempo attraverso un canale appropriato
Informate il vostro team della modifica della riunione il prima possibile utilizzando un canale professionale come l'email o uno strumento di collaborazione come ClickUp .
Una notifica tempestiva consente a tutti di adattare i piani senza problemi. Avvisate e aiutate i compagni di squadra ad adattarsi senza stress. Nel frattempo, la scelta del canale giusto assicura che tutti ricevano il messaggio prompt.
Il vantaggio di utilizzare La funzionalità/funzione di ClickUp per le riunioni è che consente di conservare tutte le informazioni relative alle riunioni, come l'agenda e gli elementi da trattare, in un unico posto. In questo modo si evita di consultare più documenti e piattaforme per ottenere tali dettagli.
Spiegare perché è necessario riprogrammare la riunione
Spiegate al vostro team perché la riunione deve cambiare. Che si tratti di un intoppo tecnologico o di un disguido nella programmazione, essere sinceri crea fiducia.
Le ragioni cancellate alleggeriscono le preoccupazioni, rendendo il team più ricettivo al rinvio della riunione. L'importante è essere aperti, rispettare il tempo dell'altro e tenere tutti informati.
$$$a Proporre una nuova data e un nuovo orario (comprese le alternative)
Proponete un nuovo orario per la riunione e offrite delle alternative. Proporre delle alternative rende più facile per tutti trovare un orario che funzioni.
Questo comporta un lavoro di squadra e richiede che tutti adattino i loro piani insieme, rendendo il processo di riprogrammazione più fluido e collaborativo.
Chiedere una conferma
Chiedete gentilmente al vostro team di confermare se il nuovo orario va bene per loro. In questo modo si garantisce la chiarezza.
Ottenendo conferme, si evitano malintesi e ci si assicura che tutti siano pronti per la riunione riprogrammata.
Riconoscere ed esprimere apprezzamento
Dopo aver confermato il nuovo orario, ringraziate il team per la sua flessibilità.
Mostrare gratitudine e riconoscere il lavoro richiesto dal team favorisce un'atmosfera positiva, facendo sentire tutti valorizzati in un ambiente di lavoro collaborativo. Si tratta di riconoscere il lavoro di squadra che si fa per riprogrammare senza problemi una riunione.
Imparare e migliorare
Dopo la riunione, prendetevi un momento per pensare a come è andata la riprogrammazione. Rivedete l'intero processo e imparate dall'esperienza.
Se la riprogrammazione diventa comune, prendete in considerazione modifiche per evitare cambiamenti frequenti in futuro. Rendete il processo più fluido, assicurando che le riunioni rimangano in linea con i tempi. Migliorate il vostro approccio per una programmazione più efficiente.
Elementi di un'email per la riprogrammazione di una riunione di successo
Volete che il vostro messaggio di riprogrammazione della riunione sia chiaro e amichevole? Ecco alcune best practice.
Una dichiarazione diretta di riprogrammazione con un oggetto chiaro
Iniziate con un oggetto chiaro. Menzionate il nome o l'argomento della riunione e le parole riprogrammare/riprogrammare/aggiornare data e ora, ecc. nell'oggetto per assicurarvi che tutti capiscano immediatamente lo scopo dell'email.
Quindi, includete una dichiarazione diretta che illustri nei dettagli la riprogrammazione proposta. Senza di essa, l'email potrebbe risultare confusa, facendo sì che i destinatari trascurino o fraintendano il messaggio.
La combinazione di un oggetto diretto e di una dichiarazione facilita la trasparenza. Previene la confusione e aiuta il team ad adattarsi meglio ai cambiamenti.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/02/EmailInClickUp.gif ClickUp via email /$$$img/
Inviate le vostre e-mail riprogrammate utilizzando la funzionalità/funzione email di ClickUp senza dover cambiare scheda
Promuovete la chiarezza del processo di riprogrammazione utilizzando La funzionalità/funzione email di ClickUp . Inviate email direttamente dallo spazio collaborativo di ClickUp senza dover cambiare continuamente scheda.
L'utilizzo della stessa area di lavoro per le email aiuta i collaboratori a visualizzare chiaramente le loro attività e suggerisce un nuovo programma per una riunione in base alla loro disponibilità.
Un saluto
Iniziate la vostra email di riprogrammazione con un amichevole "Ciao a tutti" o "Ciao, Teams"
Un semplice saluto imposta un tono positivo, facendo sentire il messaggio meno come un'email formale e più come una chat amichevole. Dimostra considerazione e rispetto per il team, rendendolo più aperto ai vostri suggerimenti.
Il motivo della riprogrammazione
Il motivo della riprogrammazione è la parte non negoziabile della vostra email. Senza indicare il motivo, l'email di riprogrammazione della riunione può sembrare brusca o sollevare domande, causando incertezza.
Includere il motivo crea fiducia e trasparenza, dimostrando che la decisione è necessaria e non arbitraria. Questa chiarezza previene la confusione e la potenziale resistenza del destinatario.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/12/image.gif ClickUp AI /$$$img/
Gestite le riunioni con ClickUp AI e generate email di riprogrammazione delle riunioni senza errori
Il motivo deve essere convincente e senza errori, un'attività che non deve essere mai stata fatta ClickUp AI può raggiungere rapidamente.
Generare motivi impeccabili e persuasivi per riprogrammare le riunioni in pochi clic.
Non ci si limita a questo, ma si può usare ClickUp AI anche per creare risposte raffinate, verbali di riunione , riepiloghi/riassunti dei thread di commento, programma della riunione note e altri contenuti in pochi secondi. Gestione delle riunioni con ClickUp è semplice e vi aiuterà a risparmiare tempo e lavoro richiesto.
La nuova data e l'ora con opzioni di flessibilità
Per una riprogrammazione collaborativa è fondamentale fornire la nuova data e il nuovo orario con delle opzioni.
L'inclusione di alternative dimostra flessibilità e considerazione, aiutando a trovare un orario adatto a tutti.
Questo aiuta il team a lavorare insieme per trovare l'orario migliore, rendendo la riprogrammazione più fluida e inclusiva e adattando gli orari di tutti.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/02/Drag-and-Drop-tasks-Calendar-View.gif Trascinamento delle attività - Visualizzazione del calendario /$$$img/
Riprogrammate le riunioni in un istante grazie alla funzionalità di trascinamento e rilascio di ClickUp Calendar View Visualizzazione del Calendario di ClickUp consente di organizzare i progetti, pianificare le sequenze temporali e gestire le attività e le riunioni del team su un calendario flessibile.
Quando è necessario riprogrammare qualcosa, basta trascinare l'attività o la riunione nello spazio desiderato e Da fare immediatamente.
Inoltre, è possibile sincronizzare Google Calendar con ClickUp per gestire le riunioni in modo più semplice.
$$$a scuse sincere e la vostra firma
Concludere l'email di riprogrammazione con delle scuse sincere e con la vostra firma imposta un tono positivo e attenua la delusione causata dal cambiamento.
Rispetta il tempo degli altri e riconosce gli eventuali disagi causati dalla riprogrammazione.
Questo tocco personale favorisce anche la comprensione reciproca. Non volete dare l'impressione di essere impersonali o indifferenti ai vostri colleghi o client, lasciando potenzialmente un'impressione negativa.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/02/EmailInClickUp\\\code(0144)/firma.gif EmailInClickUpFirma /$$$img/
Aggiungete la vostra firma a tutte le vostre email in pochi secondi con la funzionalità/funzione di ClickUp
ClickUp ha un modo per aiutarvi, soprattutto per quanto riguarda le firme. Invece di doverla scrivere ripetutamente, la funzionalità/funzione di ClickUp vi permette di automatizzare l'aggiunta della vostra firma.
Basta selezionare l'opzione "Aggiungi firma" e voilà! La firma e i dati di contatto appariranno alla fine dell'email di riprogrammazione della riunione.
Calendari aggiornati e sincronizzati
Una volta riprogrammata una riunione, assicuratevi che tutti siano sulla stessa pagina aggiornando e sincronizzando i calendari. In questo modo si garantisce che tutti siano a conoscenza delle modifiche recenti, evitando conflitti di programmazione.
Se i calendari non vengono aggiornati, qualcuno potrebbe perdere il nuovo orario della riunione. La sincronizzazione dei calendari mantiene la chiarezza e il coordinamento, assicurando che tutti siano informati e riducendo la probabilità di incomprensioni o riunioni perse.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/02/image-89.png Visualizzazione del Calendario di ClickUp /$$$img/
Visualizzate e gestite le riunioni rinviate attraverso il Calendario di ClickUp
Tenete tutti aggiornati con attività di ClickUp codificate per colore e informazioni dettagliate come assegnatari e priorità nella Visualizzazione Calendario di ClickUp.
Utilizzate i filtri per concentrarvi su ciò che conta, sia che si tratti di progetti specifici, priorità o attività secondarie.
Promemoria amichevoli
Impostate promemoria amichevoli per assicurarvi che tutti siano pronti per la riunione riprogrammata. Questi promemoria aiutano tutti a ricordare il nuovo orario, promuovendo la puntualità e riducendo la possibilità di sviste.
Questo passaggio assicura che il lavoro richiesto per la richiesta di riprogrammazione della riunione non passi inosservato, mantenendo un approccio collaborativo e organizzato ai cambiamenti della riunione.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/02/image-88.png Promemoria di ClickUp /$$$img/
Impostazione di promemoria per le riunioni riprogrammate con ClickUp Reminders
Con ClickUp Promemoria clickUp Reminders è un'applicazione che consente di impostare e gestire facilmente promemoria per le riunioni da qualsiasi dispositivo, in modo da non perdere mai l'aggiornamento di una riunione, indipendentemente da dove ci si trovi. Aggiungete promemoria con dettagli come allegati, date e ripetizioni e delegate al vostro team, se necessario.
È anche possibile impostare promemoria nei commenti per le discussioni importanti.
Usate ClickUp per visualizzare e gestire tutti i promemoria in un unico posto, rendendo più semplice gestire le attività completate, posticipare, riprogrammare o delegare i promemoria.
Modelli di email di esempio per riprogrammare le riunioni
State decidendo come scrivere un'email e quale tono di comunicazione usare? Vi state chiedendo se esistono dei modelli da utilizzare?
Esistono diversi modelli per le riunioni a tu per tu disponibili online che vi aiuteranno a a gestire le riunioni bene. Molti di questi sono ottimi per redigere un'email di riprogrammazione di una riunione, indipendentemente dalla tipo di riunione .
È possibile provare a utilizzare questi campioni:
Modello di email formale
Argomento: Riguardo alla riprogrammazione della nostra riunione (data), (ora)
Caro (nome),
Non vedevo l'ora di partecipare alla nostra riunione. Tuttavia, purtroppo, le scrivo per informarla che non posso più partecipare alla nostra riunione di (data) a (ora).
(Spiegare il motivo della riprogrammazione, se possibile)
Mi scuso sinceramente per l'inconveniente causato e spero che potremo riprogrammare la nostra riunione a (data) (ora) o (data) (ora). Vi prego di confermare via email o di telefonare se siete disponibili nella data posticipata o di suggerire una data comoda per voi.
Vi ringrazio molto per il vostro tempo e la vostra pazienza. Non vedo l'ora di incontrarla e di discutere con lei (contenuto della riunione).
Cordiali saluti
(nome)
Modello di email informale
Oggetto: Richiesta di riprogrammare la nostra riunione
Salve a tutti,
Vorrei informarvi che non saremo in grado di svolgere la nostra riunione il (data) al (ora) come previsto. (Spiegare il motivo della riprogrammazione, se necessario)
Mi scuso per l'inconveniente.
Speravo di poter riprogrammare la riunione in un altro momento più favorevole per tutti. Che ne dite di (data) a (ora) o (data) a (ora)?
Vi prego di confermare via email o telefonicamente se la data posticipata è adatta.
Grazie.
Cordiali saluti,
(nome)
Iniziare a riprogrammare le email con ClickUp
Padroneggiare l'arte di riprogrammare le riunioni è oggi un'abilità importante, soprattutto se si lavora in uno spazio collaborativo. Da fare in modo efficace è fondamentale per mantenere solide relazioni professionali e produttività. Con l'approccio e gli strumenti giusti, è possibile gestire la riprogrammazione senza problemi.
Grazie alle solide funzionalità di programmazione e calendario di ClickUp, è possibile trovare nuovi orari per le riunioni riprogrammate, notificare i partecipanti e aggiornare i calendari con pochi clic. L'interfaccia intuitiva consente di destreggiarsi agevolmente tra più calendari. Le notifiche automatiche assicurano che tutte le parti siano informate istantaneamente dei cambiamenti.
Sia che dobbiate rimandare a causa di un conflitto imprevisto o posticipare una scadenza, ClickUp vi copre le spalle. Provate ClickUp oggi stesso!
FAQ comuni
1. Qual è il modo corretto per riprogrammare una riunione?
È possibile utilizzare qualsiasi canale di comunicazione per informare gli altri della riprogrammazione di una riunione. Tuttavia, un'email è il modo più comodo e professionale da fare.
Impostate un tono educato e rispettoso, chiedete se è conveniente partecipare all'orario proposto e scusatevi per il rinvio della riunione.
Se l'appuntamento è stato rimandato con poco preavviso, una telefonata o l'invio di un messaggio personalizzato potrebbero essere un'opzione migliore.
2. Da fare per scrivere un'email per riprogrammare una riunione?
Aggiungete un oggetto chiaro e iniziate salutando gli altri. Cancellate la richiesta di riprogrammare la riunione e proponete una data e un'ora disponibili.
Quando non riuscite a redigere rapidamente un'email, potete sempre affidarvi agli strumenti di scrittura delle email.
Durante la stesura dell'email, cercate di aggiungere il Programma della riunione. In questo modo si comunica che si è ancora interessati a incontrare i destinatari in una data precedente o successiva.
3. Come può un software aiutare a riprogrammare le riunioni?
Strumenti come ClickUp offrono funzionalità/funzione come visualizzazioni del calendario, promemoria e programmazione drag-and-drop, rendendo più semplice l'organizzazione, il piano e la modifica dei programmi delle riunioni.
Modelli di email automatizzati e assistenza guidata dall'IA possono semplificare la comunicazione, garantendo un processo di riprogrammazione professionale ed efficiente.