In che modo una gestione efficace delle risorse IT può aiutare la vostra azienda?

Tutti vogliamo tenere organizzati i nostri dati IT, ma è complicato. E diventa ancora più complicato quando si gestiscono risorse IT tangibili.

Il monitoraggio delle risorse IT, come l'hardware, il software, le licenze e altre risorse, può essere impegnativo a causa dei frequenti aggiornamenti, delle modifiche alla configurazione e della costante necessità di assicurarsi di essere in regola con gli accordi di licenza.

Oggi illustriamo i vantaggi di un'efficace strategia di gestione degli asset IT per mantenere aggiornato l'inventario. Affrontare il deprezzamento delle risorse, le complessità delle licenze software e il monitoraggio del ciclo di vita dei dispositivi è sempre stata una sfida.

Entriamo subito nel vivo della questione!

Che cos'è la gestione degli asset IT?

L'IT Asset Management (ITAM) è il processo strategico di supervisione dell'intero ciclo di vita delle risorse tecnologiche di un'organizzazione, dall'approvvigionamento all'implementazione e all'utilizzo, alla manutenzione fino allo smaltimento finale.

La gestione degli asset IT comprende attività come

• Inventariare hardware, software e dati
• Monitoraggio di licenze e contratti
• Ottimizzare l'utilizzo degli asset per evitare sprechi
• Smaltire in sicurezza le risorse al termine del loro ciclo di vita

L'ITAM e l'ITSM (IT Service Management) si riferiscono agli asset IT e alla loro gestione, per cui vengono spesso utilizzati in modo intercambiabile. Tuttavia, i loro approcci e obiettivi differiscono in modo significativo. Considerateli come due capitoli diversi dello stesso libro.

Per istanza, l'ITAM funziona come l'architetto e il costruttore di una casa, mentre l'ITSM lavora come il gestore dell'immobile o il team di manutenzione.

L'ITAM si assicura che i materiali (asset) adatti siano scelti, acquistati e costruiti (distribuiti) per ottenere una funzionalità ottimale e un buon rapporto costi-benefici. D'altro canto, l'ITSM si occupa principalmente di mantenere la casa (i servizi) in buone condizioni ordine di lavoro , affronta prontamente i problemi operativi (risoluzione degli incidenti) e migliora l'esperienza degli utenti (qualità del servizio).

Ecco una semplice suddivisione per aiutarvi a capire le sfumature:

Vantaggi della gestione delle risorse IT

Vi mostriamo come l'implementazione di una gestione efficace delle risorse IT (ITAM) possa usufruire di una miriade di vantaggi per il vostro team, sia dal punto di vista finanziario che operativo:

1. Riduzione dei costi

L'ITAM aiuta a stabilire le priorità degli investimenti in base all'utilizzo degli asset e alle esigenze aziendali. Ottimizzando l'allocazione delle risorse, si garantisce che queste vengano indirizzate verso progetti di alto valore.

Inoltre, Software di gestione delle risorse IT aiuta a identificare ed eliminare le risorse sottoutilizzate o ridondanti. Il risultato è che riduce i rinnovi di licenze e gli acquisti di hardware non necessari.

Inoltre, avendo accesso a dati accurati sulle risorse, è possibile negoziare contratti migliori per le licenze software e gli accordi di manutenzione con i fornitori. La negoziazione vi permetterà di ottenere le migliori offerte, migliorando al contempo l'efficacia dei costi e l'efficienza operativa.

2. Maggiore sicurezza e conformità

Un ruolo importante del software di gestione delle risorse IT è la creazione di un inventario dettagliato di tutte le risorse IT, compresi hardware, software e spazi di archiviazione dei dati. In questo modo è possibile identificare, monitorare e mettere in sicurezza i dati sensibili. Inoltre, si riduce la vulnerabilità e si elimina il rischio di non conformità, evitando costose multe e ripercussioni legali.

Inoltre, lo strumento ITAM consente di gestire in modo proattivo i contratti e i rinnovi per evitare vulnerabilità della sicurezza e interruzioni del servizio. Il monitoraggio continuo aiuta a tracciare l'accesso, l'utilizzo e le anomalie dei dati, consentendo di rilevare prontamente attività sospette o tentativi di accesso non autorizzati.

3. Maggiore efficienza e produttività

Conoscere la posizione e lo stato di tutte le risorse aiuta i dipendenti a trovare rapidamente ciò di cui hanno bisogno, aumentando la produttività. L'automazione di attività che richiedono molto tempo, come il monitoraggio dell'inventario di tutte le risorse e gli aggiornamenti del software, libera il personale IT per iniziative più strategiche.

L'ITAM migliora anche il processo decisionale. Utilizzate dati affidabili e aggiornati per prendere decisioni informate sulla gestione del ciclo di vita delle risorse, sugli acquisti e sull'allocazione delle risorse.

Processi ITAM

La gestione delle risorse IT (ITAM) è un processo continuo che garantisce il monitoraggio, l'ottimizzazione e la sicurezza di ogni aspetto del ciclo di vita delle risorse dell'infrastruttura IT, dall'hardware e software ai dati.

Ecco una ripartizione dettagliata, passaggio per passaggio, di di un processo ITAM standard :

Passaggio 1: Richiesta

1. L'utente presenta una richiesta: Un dipendente ha bisogno di un nuovo portatile, di una licenza software o di accedere ai dati. Da fare tramite un sistema di ticketing, email o di persona
2. Convalida della richiesta: Il reparto IT esamina la richiesta, verificandone l'urgenza, la legittimità e l'allineamento con il budget e le politiche
3. Approvazione/rifiuto: Approva o rifiuta la richiesta in base alla convalida. Se approvata, passa alla fase di evasione

Passaggio 2: Evasione

1. Identificazione dell'asset: In base alla richiesta, il team IT identifica l'asset appropriato: un modello specifico di laptop, un tipo di licenza software o un livello di accesso ai dati
2. Procurement o fornitura: Successivamente, il team costruisce, acquista, noleggia o concede in licenza l'asset. Il processo può comportare la comunicazione con il fornitore, l'attivazione della licenza e la configurazione dell'accesso ai dati
3. Consegna e installazione: Il team IT installa l'asset sul dispositivo o sul posto di lavoro dell'utente. Ciò può comportare la consegna fisica, l'installazione del software o l'impostazione delle autorizzazioni di accesso ai dati

Passaggio 3: Distribuzione

1. Configurazione e onboarding: Il team configura l'asset per le esigenze dell'utente, compresa l'impostazione delle applicazioni, la migrazione dei dati e le impostazioni di sicurezza
2. Formazione e supporto all'utente: L'utente riceve una formazione su come utilizzare l'asset in modo efficace e sicuro. Viene inoltre fornito un supporto continuo per risolvere eventuali problemi
3. **Documentazione e conservazione dei dati: documentare e conservare tutti i dettagli dell'implementazione, comprese le configurazioni, i materiali di formazione e le risorse di supporto, per riferimenti futuri

Passaggio 4: Monitoraggio

1. Monitoraggio delle prestazioni dell'asset: Il team IT monitora le prestazioni dell'asset, compresi i tassi di utilizzo, gli aggiornamenti software e le vulnerabilità della sicurezza
2. Controlli di conformità: Conducono ispezioni regolari per garantire il corretto utilizzo delle licenze, la conformità alla sicurezza dei dati e l'aderenza alle politiche interne
3. Manutenzione proattiva: Sulla base dei dati di monitoraggio, il team pianifica attività di manutenzione preventiva per ottimizzare le prestazioni dell'asset ed evitare i tempi di inattività

Passaggio 5: Assistenza

1. Gestione degli incidenti: Il team IT si occupa di problemi o incidenti relativi all'asset, come crash del software, violazioni della sicurezza o problemi di accesso ai dati
2. Supporto del service desk: Gli utenti ricevono un supporto continuo per l'utilizzo dell'asset attraverso un service desk o altri canali di supporto
3. **Feedback e commenti degli utenti: il team raccoglie i commenti degli utenti sulle prestazioni e sull'usabilità dell'asset e li utilizza per migliorare i futuri processi ITAM

Passaggio 6: pensionamento

1. Valutazione della fine del ciclo di vita: Quando l'asset raggiunge la fine del ciclo di vita, il team ne valuta le condizioni, le considerazioni sulla sicurezza dei dati e l'impatto ambientale
2. Dismissione: Il team IT dismette l'asset in sicurezza, compresa la cancellazione dei dati, lo smaltimento dell'hardware e la cessazione della licenza
3. Reportistica e analisi del decommissionamento: Documenta i dettagli del decommissionamento e analizza il processo per miglioramenti futuri

L'intero processo non è una scienza missilistica. Tuttavia, può essere difficile ottimizzare l'intero flusso di lavoro.

Di seguito sono riportate alcune best practice per costruire un processo e un flusso di lavoro di gestione degli asset IT concreto ed efficace.

Best Practices della gestione delle risorse IT

Gestire gli asset aziendali non significa solo tenerne traccia. Comporta anche una riduzione dei costi, incorporando nel processo funzionalità di automazione e self-service.

Seguite queste pratiche per stabilire un sistema efficace di gestione degli asset IT nella vostra organizzazione:

1. Automazioni ITAM per una maggiore efficienza

Utilizzate strumenti automatizzati per trovare e monitorare tutto l'hardware, il software e i dati della vostra rete. Allo stesso modo, automatizzate i flussi di lavoro per il provisioning di nuove risorse, tra cui l'installazione del software, la configurazione e la configurazione dell'accesso degli utenti.

Automazioni di monitoraggio per monitorare le prestazioni degli asset, l'utilizzo delle licenze e la conformità. Sfruttate i dati in tempo reale per generare reportistica e identificare potenziali problemi in modo proattivo.

Attraverso i portali self-service, gli utenti possono richiedere semplici risorse e servizi IT (come il ripristino delle password e lo scaricamento di software). In questo modo si liberano risorse IT per attività di livello superiore.

2. Importanza della gestione delle risorse IT in tempo reale

Ottenete informazioni immediate sul vostro panorama IT sulla base di dati in tempo reale. Identificate e risolvete potenziali problemi come vulnerabilità della sicurezza, lacune nella conformità delle licenze o asset sottoutilizzati prima che si trasformino in problemi significativi.

Assicuratevi che gli utenti possano accedere alle versioni più recenti del software e che ricevano un supporto tecnico immediato, affrontando i problemi nel momento in cui si presentano.

3. Riduzione dei costi di gestione dei servizi IT

Monitorate i tassi di utilizzo e identificate le risorse sottoutilizzate. Considerate la possibilità di riutilizzare, condividere o ritirare le risorse non necessarie per ridurre i costi di hardware e software.

Inoltre, automatizzate la gestione delle licenze per garantire la conformità e negoziate i modelli di licenza ottimali con i fornitori. Evitate di acquistare licenze non necessarie o di superare i limiti di utilizzo.

Il monitoraggio proattivo e la manutenzione predittiva basata su dati in tempo reale aiutano a identificare potenziali guasti hardware e a prevenire costosi tempi di inattività e riparazioni.

4. Migliorare le valutazioni e i tempi di risoluzione

Sviluppate una base di conoscenze completa e fornite agli utenti strumenti di risoluzione dei problemi self-service.

Questo aiuterà gli utenti a risolvere i problemi più comuni in modo indipendente, riducendo il carico di lavoro per il team. Attuare sistemi di biglietteria automatizzati e flussi di lavoro per definire le priorità, assegnare e monitorare la risoluzione degli incidenti. Questo garantisce tempi di risposta più rapidi e migliori valutazioni.

Monitorare e analizzare le interazioni di supporto agli utenti in tempo reale. Identificate le tendenze, i colli di bottiglia e le aree da migliorare per perfezionare il vostro operazioni di service desk .

5. Mantenere la conformità ITAM

Eseguire regolarmente controlli automatizzati per verificare la conformità delle licenze software, le violazioni della sicurezza dei dati e l'aderenza alle politiche interne.

Implementare un processo strutturato di gestione degli audit per monitorare i risultati di conformità, le azioni correttive e la documentazione di audit.

La best practice consiste nell'istruire gli utenti sui loro ruoli e sulle loro responsabilità nel mantenere la conformità. Conducete sessioni interne per formarli sulle best practice di sicurezza e sulle normative in materia di privacy.

6. Imparare i modelli di self-service degli utenti e gestire i livelli di servizio del contratto

Utilizzate i dati dei portali self-service per capire quali risorse e servizi IT gli utenti richiedono frequentemente. Quindi, stabilire le priorità e migliorare le opzioni di self-service.

Monitorare i livelli di servizio contrattuali (SLA) monitorando le prestazioni dei servizi IT forniti da provider esterni. Assicuratevi che rispettino i loro commit SLA per quanto riguarda la risposta, la risoluzione e la disponibilità del servizio. In caso contrario, è necessario stringere la morsa su di loro.

Infine, mantenete aperti i canali di comunicazione con utenti e fornitori. Rispondete alle loro preoccupazioni in modo proattivo e collaborate per ottimizzare sia le opzioni self-service che i servizi IT a contratto.

Sfide potenziali delle pratiche ITAM

Sebbene l'ITAM offra numerosi vantaggi, deve anche affrontare delle sfide. Ecco alcuni potenziali ostacoli:

Gestione distribuita

Sebbene sia una buona pratica inventariare ogni asset IT che l'organizzazione acquista, mantenere i dati organizzati è una sfida, soprattutto quando si lavora con team sparsi.

La gestione distribuita con pezzi sparsi rende difficile aggiornare i dati in tempo reale. Anche trovare le informazioni diventa una sfida.

ClickUp Docs aiuta a notare e archiviare le informazioni sulle risorse IT in modo centralizzato per evitare questi scenari. È possibile condividere facilmente il documento con il team, con autorizzazioni specifiche basate sui ruoli per chi può visualizzare, modificare o accedere al documento.

Difficoltà di automazione ITAM

Automazioni sofisticate possono sembrare troppo costose e complesse. E poiché si tratta di integrare l'automazione con i sistemi IT e i database esistenti, le cose potrebbero andare in tilt.

Inoltre, l'automazione richiede anche costose misure di sicurezza per evitare accessi non autorizzati o violazioni dei dati. Inoltre, a un certo punto, affidarsi completamente all'automazione per l'efficienza ci induce a trascurare problemi sfumati o esigenze degli utenti.

Flussi di lavoro ITAM complessi

L'ITAM comporta flussi di lavoro complessi per raccogliere, archiviare e aggiornare regolarmente i dati degli asset IT, lasciando spazio a dispositivi e software non gestiti o non contabilizzati.

L'uso di questi dispositivi può rimanere invisibile al team di gestione degli asset IT, generando rischi per la sicurezza e problemi di conformità.

Inoltre, l'aggiornamento regolare dei dati è piuttosto complesso. Alcuni utenti potrebbero aver bisogno di aiuto o esitare a fornire informazioni accurate. O addirittura opporsi al monitoraggio per questioni di privacy.

Alcune risorse, come i dispositivi mobili o le risorse basate su cloud, possono essere difficili da monitorare e contabilizzare in modo efficace.

Aumento dei costi di gestione dei servizi IT

Sarebbe utile avere previsioni accurate dei costi IT e del ROI per le iniziative di gestione e ottimizzazione degli asset software, ma alla fine diventa complesso. Anche i processi esistenti e i contratti con i fornitori potrebbero essere rivisti per ridurre i costi.

L'identificazione e il reimpiego di asset sottoutilizzati può essere frustrante perché richiede un lavoro richiesto. Le risorse non identificate o obsolete spesso portano a spese impreviste, soprattutto quando si presentano problemi di sicurezza o di conformità.

Difficoltà a mantenere la conformità alle normative

Tenere il passo con le normative sulla privacy e sulla sicurezza dei dati in costante evoluzione può essere difficile.

Inoltre, mantenere una documentazione meticolosa e i percorsi di audit per la conformità richiede tempo e lavoro richiesto per l'implementazione.

E i potenziali errori umani? La non conformità accidentale dovuta a errori umani o alla mancanza di consapevolezza comporta multe e sanzioni.

Come semplificare la gestione delle risorse IT

Esplorate questi suggerimenti per superare gli ostacoli e garantire una gestione efficiente delle risorse IT gestione delle risorse digitali :

Approccio all'automazione in modo graduale

Iniziate in piccolo. Automazioni graduali, concentrandosi su attività ripetitive come uno strumento di gestione delle risorse o delle licenze software. Scegliete strumenti di automazione intuitivi e facili da imparare e da usare per il team IT.

Assicurate una perfetta integrazione con i sistemi esistenti per evitare i silos di dati e mantenere l'accuratezza. Automazioni delle attività di routine ma mantenere il controllo umano per le decisioni complesse e il rilevamento delle anomalie.

Incoraggiare la trasparenza degli utenti attraverso la comunicazione e la formazione sui rischi per la sicurezza e sulle procedure di reportistica. Sfruttate gli strumenti per scoprire e aggiornare automaticamente le informazioni sulle risorse tra i sistemi e le posizioni.

Questo consente agli utenti di disporre di portali in sicurezza per l'autoaggiornamento dei propri dispositivi e delle informazioni software. Considerate soluzioni di monitoraggio fisico o digitale per tracciare con precisione i dispositivi mobili e altre risorse a portata di mano.

Gestire i costi di gestione dei servizi IT

Conducete regolari verifiche dei costi. Analizzate i modelli di spesa attuali e identificate le aree da ottimizzare, come le licenze software sottoutilizzate o l'hardware ridondante.

Inoltre, prendete in considerazione lo sviluppo di solidi modelli di previsione utilizzando l'analisi dei dati per prevedere i costi IT futuri e il ROI per le potenziali iniziative di ottimizzazione.

Rimanere aggiornati sui cambiamenti della conformità normativa

Iscrivetevi agli aggiornamenti e partecipate a conferenze o workshop pertinenti per rimanere al passo con l'evoluzione dei requisiti di conformità. Utilizzate le giuste soluzioni software che automatizzano i controlli di conformità, generano reportistica e snelliscono i processi di audit.

Effettuare regolari valutazioni del rischio per identificare potenziali lacune e vulnerabilità di conformità e affrontarle prima che diventino problemi. Collaborare con esperti in materia di sicurezza e conformità o richiedere l'assistenza di consulenti esperti in materia di sicurezza e conformità informatica.

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FAQ comuni

**1. Che cos'è la gestione delle risorse IT?

L'IT Asset Management è la supervisione strategica delle risorse tecnologiche di un'organizzazione, dall'acquisizione alla dismissione. Comprende il monitoraggio, l'ottimizzazione, la sicurezza e la conformità di hardware, software e dati.

**2. Qual è l'ambito della gestione delle risorse IT?

L'IT Asset Management copre l'intero percorso tecnologico di un'organizzazione, dall'acquisizione di risorse hardware e software all'ottimizzazione del loro utilizzo, dalla sicurezza alla conformità, fino allo smaltimento responsabile. Si tratta di un approccio completo per massimizzare il valore degli investimenti IT lungo tutto il loro ciclo di vita.

**3. Quali sono i tre principali risultati della gestione delle risorse IT?

L'IT Asset Management ha tre oggetti chiave:

• Utilizzo efficiente delle risorse massimizzando l'uso degli asset e riducendo al minimo gli sprechi
• Maggiore sicurezza e conformità attraverso la gestione delle vulnerabilità e l'aderenza alle normative
• Ottimizzazione dei costi attraverso il controllo delle licenze, la riduzione della manutenzione e la gestione intelligente del ciclo di vita degli asset