Da fare: il superamento delle barriere dipartimentali può portare a una scintilla di innovazione? Se è così, non siete soli.
Molti di noi ritengono che i dipendenti debbano poter comunicare liberamente tra loro senza dover passare attraverso molteplici livelli di approvazione. Si tratta di un aspetto cruciale, perché questi livelli allungano il processo e causano ritardi nella comunicazione aziendale, con conseguenti ripercussioni sulla crescita in vari modi.
La buona notizia è che esiste una soluzione semplice per affrontare questo problema: la comunicazione diagonale. Con le opportune strategie, è possibile implementare questa piano di comunicazione senza soluzione di continuità, indipendentemente dalle dimensioni e dalla complessità dell'organizzazione.
Come sempre, siamo qui per spiegarvelo. Cerchiamo di capire cos'è la comunicazione diagonale e di esplorarne i vantaggi, le sfide e i vantaggi strategie per la comunicazione sul posto di lavoro miglioramento.
Che cos'è la comunicazione diagonale?
La comunicazione diagonale o trasversale mette in connessione individui che non condividono una relazione gerarchica diretta, ma appartengono a livelli gerarchici, reparti o team diversi.
A differenza di altri tipi di comunicazione, la comunicazione diagonale elimina le barriere tra diversi reparti e livelli, consentendo una più facile comunicazione interfunzionale. Ciò comporta i seguenti vantaggi collaborazione del team un ambiente di lavoro agile e una maggiore produttività.
Ecco alcuni esempi di comunicazione diagonale:
- Il team del supporto clienti si consulta con il capo del team di sviluppo per determinare la disponibilità di una funzionalità/funzione richiesta da un cliente
- Un copywriter intervista un ingegnere per ottenere informazioni tecniche per la creazione di una guida completa del prodotto
- Un responsabile dello sviluppo del prodotto collabora con un rappresentante del supporto clienti per comprendere meglio le esigenze e i punti dolenti del cliente
- Un professionista delle risorse umane e il vicepresidente delle vendite collaborano per definire i requisiti e le qualifiche per una nuova posizione del team commerciale
- Uno specialista di marketing chiede consiglio a un responsabile finanziario sull'allocazione del budget per una campagna imminente
Benefici dell'implementazione della comunicazione diagonale nel team
Sulla base delle informazioni precedenti, forse avrete già intuito alcuni dei vantaggi della comunicazione diagonale. Ve li elenchiamo tutti.
Facile collaborazione
E se i dipendenti potessero semplicemente collaborare e assegnare le attività direttamente l'uno all'altro? I canali di comunicazione diagonali possono aiutare in questo senso. Eliminano la necessità di canali di comunicazione più lunghi, indiretti e contorti, accelerando la collaborazione e il processo decisionale tra i vari reparti.
Accesso più rapido ai dati cruciali
La comunicazione diagonale permette alle informazioni e ai dati di circolare liberamente senza ostacoli o distrazioni.
Supponiamo che un ingegnere del software stia lavorando al miglioramento di un prodotto. Per comprendere i punti dolenti e le aree di miglioramento del prodotto, deve sapere come i clienti interagiscono con il prodotto. È qui che può essere d'aiuto una persona del reparto marketing che disponga di dati rilevanti.
Senza il supporto per la comunicazione diagonale, il processo coinvolgerebbe più parti interessate, causando inutili colli di bottiglia, inefficienze e ritardi.
Migliore coinvolgimento e soddisfazione dei dipendenti
Quando si incoraggia una comunicazione aperta, tutti acquistano fiducia nello svolgimento del proprio lavoro in modo efficiente.
Possono accedere a tutte le informazioni rilevanti senza esitazioni, il che li aiuta a impegnarsi meglio nel lavoro quotidiano e migliora la soddisfazione. Quando la barriera della comunicazione diminuisce, sia i leader che i dipendenti si sentono responsabilizzati.
La comunicazione diagonale è collegata anche alla leadership orizzontale. Nella leadership orizzontale, tutti i dipendenti hanno una voce attiva e possono essere coinvolti in qualsiasi attività dell'organizzazione.
Minori possibilità di fraintendimento delle informazioni
Più strati deve attraversare un messaggio, più alte sono le possibilità di fraintendimento. La comunicazione diagonale è diretta e non prevede filtri inutili.
Grazie a ciò, è altamente probabile che il destinatario riceva il messaggio nel suo modulo originale.
L'unica avvertenza? Tutti devono usare lo stesso strumenti di comunicazione in modo che le informazioni non vadano perse nel processo. Ad esempio, se qualcuno usa l'email per comunicare e un altro preferisce le videochiamate, il messaggio potrebbe perdersi nella traduzione.
Ogni organizzazione dovrebbe avere almeno uno strumento di comunicazione diretta comune che tutti i dipendenti utilizzano regolarmente e in modo affidabile.
Miglioramento del lavoro di squadra
I team che comunicano correttamente, che lavorano in modo adeguato e che collaborano facilmente con altri team lavorano al meglio.
Una buona comunicazione è la chiave per ottenere buoni risultati: porta a un migliore coordinamento tra i dipendenti e i team, con conseguenti risultati migliori.
Ma non solo: una migliore comunicazione tra i team rafforza anche le relazioni tra i dipendenti. Questo, a sua volta, può aiutare a promuovere un ambiente e una cultura del lavoro sani e collaborativi.
Sfide della comunicazione diagonale
Sebbene la comunicazione diagonale offra grandi vantaggi in termini di agilità e collaborazione, è importante essere consapevoli anche delle sue potenziali insidie:
Errori di comunicazione e sovraccarico di informazioni
La terminologia e il gergo diversi utilizzati nei vari reparti possono portare a una comunicazione errata. I dipendenti coinvolti in conversazioni diagonali multiple possono essere confusi. Per ovviare a questo problema, assicurate una comunicazione concisa e sviluppate un glossario condiviso dei termini.
Tempo e lavoro richiesto
Implementare, mantenere e utilizzare efficacemente la comunicazione diagonale vi costerà tempo e lavoro richiesto per condurre sessioni di formazione adeguate per i dipendenti. Ma questo investimento iniziale contribuirà a garantire produttività ed efficienza.
Potenziali conflitti tra i reparti
L'interazione tra diversi reparti può portare a controversie dovute a prospettive diverse. Per evitare tali conflitti, è opportuno coinvolgere dei facilitatori neutrali e garantire l'allineamento degli obiettivi e delle priorità.
Riduzione dell'account
È difficile monitorare il flusso di informazioni quando non è lineare e diretto. Questo può portare a una tendenza al trasferimento delle colpe e a una titolarità poco chiara delle attività. Incoraggiando i dipendenti a documentare le comunicazioni diagonali, è possibile garantire una maggiore responsabilità.
Perdita di informazioni riservate
La comunicazione diagonale su argomenti sensibili può portare a fughe di informazioni non volute. Per questo è bene mettere in atto linee guida e protocolli chiari per la gestione delle informazioni riservate.
Strategie per migliorare la comunicazione diagonale sul posto di lavoro
Come abbiamo già visto, la comunicazione diagonale comporta delle sfide e può risultare in conflitti tra i reparti. Ma non c'è da preoccuparsi! È possibile attuare strategie specifiche per affrontare queste sfide e migliorare la comunicazione diagonale.
Potete anche affidarvi a collaborazione interfunzionale strumenti, come ad esempio ClickUp per aiutarvi nel processo.
Ecco le strategie per migliorare la comunicazione diagonale sul posto di lavoro:
1. Creare una serie di linee guida
È importante essere chiari e diretti quando si comunica.
Per garantire ciò, è necessario stabilire delle linee guida per la comunicazione diagonale, al fine di promuovere la chiarezza e la franchezza negli scambi interdipartimentali. Concentratevi sulla condivisione di informazioni rilevanti, mantenendo un linguaggio chiaro e comprensivo per una migliore comprensione.
Incoraggiate l'ascolto attivo e lo scambio bidirezionale per migliorare il processo di comunicazione generale all'interno dell'organizzazione. È inoltre possibile creare processi personalizzati e liste di controllo per standardizzare i flussi di lavoro della comunicazione interdipartimentale.
Creare linee guida e processi per migliorare la comunicazione in diagonale utilizzando le lavagne online ClickUp Lavagne online ClickUp permettono di mappare questi flussi di lavoro personalizzati per la comunicazione, mostrando i passaggi di consegne tra diversi reparti o team. È possibile visualizzare i passaggi, gli stakeholder coinvolti e i canali ottimali in ogni punto. In questo modo si ottiene un modello per standardizzare i processi di comunicazione diagonale.
Le lavagne online possono essere utilizzate anche per disegnare grafici organizzativi e identificare i percorsi di comunicazione e le linee di reportistica tra i manager e i loro diretti collaboratori. Questo aiuta i team a individuare potenziali colli di bottiglia.
Infine, le linee guida e i processi creati sulle lavagne online possono essere salvati, esportati e archiviati in ClickUp come riferimento centrale facilmente accessibile per chiunque nell'organizzazione.
2. Mantenere le persone chiave nel giro di affari
Le persone non vogliono essere escluse, soprattutto quando si tratta di informazioni che riguardano direttamente il loro lavoro. È possibile migliorare il processo e i risultati del progetto con qualcosa di semplice come la creazione di una catena trasparente di messaggi tra tutti gli stakeholder coinvolti nel processo. Questo semplice approccio strutturato promuove un flusso di informazioni fluido tra tutti i soggetti chiave, riducendo le possibilità di errori di comunicazione o ritardi.
Per esempio, se un responsabile del marketing del prodotto vuole capire i punti dolenti dei clienti dal team del servizio clienti, deve contattare il team del servizio clienti e i leader del team del prodotto per tenere tutti informati.
Collaborate, create documenti e integrateli nei flussi di lavoro del vostro team utilizzando ClickUp Docs per tenere tutti in contatto con il mondo
Un altro modo efficace è quello di utilizzare la funzione Documenti ClickUp funzionalità/funzione, in modo che tutti possano rimanere nel giro e collaborare in tempo reale . Consente a più persone di lavorare contemporaneamente sullo stesso documento per una collaborazione dinamica e migliorata.
È anche possibile collegare i documenti ad attività e progetti collegati, in modo che le informazioni fluiscano tra loro.
le menzioni nei documenti notificano alle parti interessate gli aggiornamenti relativi al loro lavoro. È possibile taggare chiunque per ottenere il suo contributo e assegnare le attività ai team interessati. I documenti si integrano anche con le email, in modo che gli aggiornamenti possano essere inviati direttamente alla finestra In arrivo delle persone chiave.
È possibile utilizzare la funzione ClickUp Assegnazione commenti funzionalità/funzione ogni volta che si ha bisogno di chiarezza su qualcosa o di rivedere qualcosa per conto proprio. Risolvete i commenti una volta terminata l'attività.
In questo modo è possibile tenere tutto in un unico posto e tutti sulla stessa pagina, letteralmente!
3. Limitare il numero dei canali di comunicazione
Avete mai rinunciato a guardare un film su Netflix o a provare un nuovo piatto da un menu perché il numero di scelte vi ha sopraffatto? Non siete i soli.
L'abbondanza di scelte non è sempre una buona idea. E questo vale anche per il posto di lavoro. Troppe app per la comunicazione possono creare inutile confusione e difficoltà nel monitoraggio delle conversazioni e delle attività.
Questo vale soprattutto per la comunicazione diagonale, dove c'è comunque più spazio per la confusione e la complessità. Limitatevi a uno o due canali di comunicazione diagonale per ridurre i malintesi.
Porta le tue conversazioni in ClickUp Chat View e collabora con gli altri in tempo reale
Non dovete preoccuparvi della dispersione delle comunicazioni se utilizzate Visualizzazione della chat di ClickUp invece di passare da un'app all'altra e da una finestra In arrivo all'altra, i membri del team possono accedere al contesto completo delle conversazioni direttamente in ClickUp.
All'interno di ogni progetto, la visualizzazione della chat memorizza tutti i messaggi, i commenti e le notifiche relative ad attività e obiettivi. L'intera cronologia è organizzata in modo cronologico, rendendo più facile l'aggiornamento.
Anche le informazioni più importanti non sono isolate nelle chat private. Tutti i compagni di squadra possono partecipare allo stesso thread, mantenendo la trasparenza delle discussioni.
Con la visualizzazione delle chat, non è più necessario mettere insieme conversazioni sparse per avere un quadro completo. Tutti lavorano sulla base di una comprensione comune, il che accelera la collaborazione e il processo decisionale.
4. Costruire una cultura del lavoro aperta e collaborativa
I confini tra i reparti rendono più difficile la comunicazione diagonale, in quanto scoraggiano i membri del team dal contattare i leader degli altri reparti e limitano la condivisione delle informazioni.
La costruzione di una cultura del lavoro aperta e collaborativa è fondamentale per incoraggiare la comunicazione diagonale. La trasparenza e la collaborazione non solo la favoriscono, ma ne sono parte integrante.
Conducete un audit culturale per identificare le aree di miglioramento della cultura e dei protocolli di comunicazione chiave della vostra organizzazione. Quindi, create un piano completo per affrontarle
Usare un programma personalizzato Visualizzazioni ClickUp per gestire l'audit culturale e pianificare i miglioramenti.
Le molteplici visualizzazioni di ClickUp consentono di riunire tutte le risorse in un unico punto per avere una visione d'insieme dell'intero progetto. Scegliete tra la vista Elenco, Vista Bacheca , Grafici di Gantt e altro ancora per organizzare e monitorare le attività. Inoltre, smettete di passare da un'app all'altra e di risparmiare tempo aggiungendo fogli di calcolo, documenti, video e altro ancora accanto ad attività, progetti e flussi di lavoro nella visualizzazione personalizzata.
Collaborate con il vostro team per monitorare il flusso di lavoro di un progetto e gestire le priorità con ClickUp Gantt Charts
5. Rivedere regolarmente i processi
Una comunicazione diagonale fluida è fondamentale per allineare i team interfunzionali. Eseguite regolari revisioni dei processi per ottimizzare i flussi di informazioni e la collaborazione tra i vari reparti. Condivisione di informazioni aggiornate reportistica aggiornata sullo stato del progetto per monitorare le attività cardine e valutare l'allineamento con il piano originale.
Monitorare lo stato delle attività cardine e degli obiettivi che interessano più team. Identificare i punti di attrito o i ritardi nei passaggi diagonali di lavoro.
Incorporate attivamente il feedback degli stakeholder a tutti i livelli. Date ai vostri collaboratori la possibilità di suggerire miglioramenti ai processi che non funzionano bene. Promuovete discussioni aperte e trasparenti tra i manager e i loro diretti collaboratori. Modello di audit e miglioramento dei processi di ClickUp vi sarà utile per questo esercizio. Questo modello aiuta a valutare i processi esistenti e a modificare quelli che devono essere migliorati.
Dispone di diverse visualizzazioni, stati e campi personalizzati per aiutarvi ad assimilare e assorbire le informazioni necessarie a raggiungere l'allineamento strategico per la comunicazione diagonale.
Il ruolo della comunicazione diagonale nella gestione delle attività
La comunicazione diagonale ha un ruolo cruciale nel raggiungimento degli obiettivi di comunicazione organizzativa. Ma altri tipi di comunicazione sono utili per la collaborazione gestione delle attività anche. Cerchiamo di capire le tre modalità principali di comunicazione sul posto di lavoro:
1. Comunicazione orizzontale
La comunicazione orizzontale è lo scambio di informazioni tra leader o dipendenti allo stesso livello gerarchico all'interno di un'organizzazione. Ciò promuove il coordinamento, il piano e il lavoro di squadra.
Ad esempio, durante lo sviluppo di un nuovo prodotto, è possibile riunirsi con i leader di diversi team (design, marketing, commerciale, ingegneria) per discutere i passaggi successivi e rispondere alle loro esigenze per raggiungere obiettivi condivisi.
2. Comunicazione verticale
La comunicazione verticale riguarda il flusso di informazioni tra i diversi livelli gerarchici di un'organizzazione. Ciò include la comunicazione dai manager di livello superiore ai loro subordinati (verso il basso) e dai subordinati ai manager di livello superiore (verso l'alto). La comunicazione verticale assicura che gli obiettivi e le aspettative siano comunicati in modo efficace all'interno dell'organizzazione.
Esempio di comunicazione verso il basso: Il gestore del marketing e del progetto invia un'email al team di marketing per illustrare la nuova strategia pubblicitaria e i risultati attesi.
Esempio di comunicazione verso l'alto: I membri del team inviano regolarmente delle reportistiche ai loro capi/manager, aggiornandoli sulle riunioni di stato e sullo stato di avanzamento del progetto e suggerendo aree di miglioramento.
3. Comunicazione diagonale
La comunicazione diagonale è una miscela di comunicazione orizzontale e verticale. Non impedisce ai manager e ai membri del team di comunicare tra loro, indipendentemente dalla posizione o dal reparto di appartenenza. Questo favorisce una migliore collaborazione e risoluzione dei problemi, che porta a risultati migliori.
Tutti e tre i modi di comunicare sono fondamentali in fasi o processi diversi di un'organizzazione.
Rimuovere le barriere di comunicazione con ClickUp
Vi sarete resi conto di quanto sia utile una comunicazione diagonale efficace per aiutare le organizzazioni a raggiungere i loro obiettivi obiettivi di comunicazione e migliorare la collaborazione.
Se la relazione tra i leader e i membri del team è positiva, i dati e le informazioni possono circolare liberamente, il che può contribuire a migliorare la qualità del lavoro l'efficienza dei processi e la produttività . Inoltre, il miglioramento della comunicazione diagonale aiuta i dipendenti di tutti i livelli a costruire relazioni interpersonali più forti.
È utile disporre di uno strumento che favorisca l'esito positivo della comunicazione diagonale, in modo da potersi concentrare su altre sfide. Con ClickUp è possibile migliorare rapidamente la collaborazione tra i vari reparti.
Lasciate che le conversazioni tra leadership e personale fluiscano liberamente. Allineate l'intera forza lavoro su obiettivi condivisi utilizzando funzionalità/funzione come la chat in tempo reale, i documenti e le viste personalizzate. Non dovrete più aspettare giorni per ottenere risposte a query o decisioni. Niente più duplicazioni di lavoro tra i vari team. Osservate come i silos si dissolvono e la produttività sale alle stelle.
ClickUp centralizza la comunicazione, in modo che i vostri dipendenti abbiano a portata di mano le informazioni di cui hanno bisogno. Iscriviti a ClickUp gratis oggi stesso!
FAQ comuni
1. **Cosa distingue la comunicazione diagonale da quella orizzontale e verticale?
La comunicazione diagonale implica la collaborazione tra individui che non hanno relazioni gerarchiche dirette, ma appartengono a reparti o team diversi.
La comunicazione orizzontale avviene tra pari, mentre quella verticale comporta la comunicazione tra diversi livelli gerarchici. La comunicazione diagonale supera i confini gerarchici e dipartimentali, favorendo la collaborazione interfunzionale.
2. **Come può la comunicazione diagonale aumentare l'efficienza e la risoluzione dei problemi nel mio team?
La comunicazione diagonale consente un flusso di informazioni diretto tra le persone che attraversano i reparti e i livelli gerarchici, eliminando i livelli inutili. Questo porta a un accesso più rapido ai dati cruciali e promuove la collaborazione.
La comunicazione diagonale migliora il lavoro di squadra e contribuisce a creare una cultura del lavoro sana, riducendo le interpretazioni errate e favorendo un ambiente di lavoro più cooperativo.
3. **Come fa ClickUp a facilitare e migliorare la comunicazione diagonale in un team?
ClickUp è uno strumento collaborativo e di project management basato su cloud che può sostituire diversi strumenti. Permette a tutti di lavorare in un'unica piattaforma progettata per gestire qualsiasi tipo di lavoro.
Funzionalità/funzione di ClickUp come visualizzare la chat e assegnare commenti consentono di collaborare con chiunque e su qualsiasi attività dell'organizzazione. Ciò significa che non è più necessario passare da una piattaforma all'altra per lavorare con team diversi. Tutto ciò che serve è portare tutti su ClickUp e iniziare a collaborare in tempo reale.