Credi che superare le barriere tra i reparti possa portare a una scintilla di innovazione? Se sì, non sei il solo.
Molti di noi ritengono che i dipendenti dovrebbero poter comunicare liberamente tra loro senza dover passare attraverso diversi livelli di approvazione. Questo è fondamentale perché tali livelli allungano il processo e causano ritardi nella comunicazione aziendale, influenzando successivamente la crescita in diversi modi.
La buona notizia è che esiste una soluzione semplice per affrontare questo problema: la comunicazione diagonale. Con le giuste strategie, puoi implementare questo piano di comunicazione senza intoppi, indipendentemente dalle dimensioni e dalla complessità della tua organizzazione.
Come sempre, siamo qui per spiegarti tutto. Cerchiamo di capire cos'è la comunicazione diagonale ed esploriamo i suoi vantaggi, le sue sfide e le strategie per migliorare la comunicazione sul posto di lavoro.
Che cos'è la comunicazione diagonale?
La comunicazione diagonale o trasversale crea una connessione tra persone che non hanno una relazione gerarchica diretta, ma appartengono a livelli gerarchici, reparti o team diversi.
A differenza di altri tipi di comunicazione, la comunicazione diagonale elimina le barriere tra i diversi reparti e livelli, facilitando la comunicazione interfunzionale. Ciò offre i vantaggi della collaborazione di squadra, un ambiente di lavoro agile e una maggiore produttività.
Ecco alcuni esempi di comunicazione diagonale:
- Il team di supporto clienti si consulta con il responsabile del team di sviluppo per determinare la disponibilità di una funzionalità/funzione richiesta da un cliente.
- Un copywriter intervista un ingegnere per ottenere informazioni tecniche utili alla creazione di una guida completa al prodotto.
- Un responsabile dello sviluppo prodotti collabora con un addetto al supporto clienti per comprendere meglio le esigenze e i punti deboli dei clienti.
- Un professionista delle risorse umane e il vicepresidente commerciale collaborano per definire i requisiti e le qualifiche necessari per una nuova posizione nel team commerciale.
- Uno specialista di marketing chiede consiglio a un responsabile finanziario sull'allocazione del budget per una campagna imminente.
Vantaggi dell'implementazione della comunicazione diagonale nel tuo team
Sulla base delle informazioni di cui sopra, potreste aver già intuito alcuni dei vantaggi della comunicazione diagonale. Elenchiamoli tutti per voi.
Collaborazione facile
E se i dipendenti potessero semplicemente collaborare e assegnarsi direttamente le attività? I canali di comunicazione diagonale possono aiutare in questo senso. Eliminano la necessità di canali di comunicazione più lunghi, indiretti e complessi, accelerando la collaborazione e il processo decisionale tra i reparti.
Accesso più rapido ai dati cruciali
La comunicazione diagonale consente alle informazioni e ai dati di circolare liberamente senza ostacoli o distrazioni.
Supponiamo che un ingegnere informatico stia lavorando al miglioramento di un prodotto. Per comprendere i punti deboli e le aree di miglioramento del prodotto, deve sapere come i clienti interagiscono con esso. È qui che può essere d'aiuto qualcuno del reparto marketing che disponga dei dati pertinenti.
Senza il supporto della comunicazione diagonale, il processo coinvolgerebbe più parti interessate, causando inutili colli di bottiglia, inefficienze e ritardi.
Migliorare il coinvolgimento dei dipendenti e la soddisfazione sul lavoro
Quando incoraggi una comunicazione aperta, tutti acquisiscono maggiore sicurezza nell'eseguire il proprio lavoro in modo efficiente.
Possono accedere a tutte le informazioni rilevanti senza esitazioni, il che li aiuta a impegnarsi in modo più efficace nel loro lavoro quotidiano e migliora la loro soddisfazione. Man mano che le barriere comunicative diminuiscono, sia i leader che i dipendenti si sentono più responsabilizzati.
La comunicazione diagonale è anche strettamente collegata alla leadership orizzontale. Nella leadership orizzontale, tutti i dipendenti hanno voce in capitolo e possono essere coinvolti in qualsiasi attività dell'organizzazione.
Minori possibilità di fraintendimento delle informazioni
Più livelli deve attraversare un messaggio, maggiori sono le possibilità di fraintendimenti. La comunicazione diagonale è diretta e non prevede filtri superflui.
Grazie a ciò, la probabilità che il destinatario riceva il messaggio nella sua forma originale è alta.
L'unico avvertimento? Tutti dovrebbero utilizzare gli stessi strumenti di comunicazione, in modo che le informazioni non vadano perse nel processo. Ad esempio, se qualcuno utilizza l'email per comunicare e un altro preferisce le videochiamate, il messaggio potrebbe andare perso nella traduzione.
Ogni organizzazione dovrebbe disporre di almeno uno strumento di comunicazione diretta comune che tutti i dipendenti utilizzino regolarmente e in modo affidabile.
Miglioramento del lavoro di squadra
Teams che comunicano correttamente, lavorano in modo adeguato e collaborano facilmente con altri team sono quelli che funzionano meglio.
Una buona comunicazione è la chiave per ottenere buoni risultati: favorisce un miglior coordinamento tra dipendenti e team, portando a risultati migliori.
Ma non è tutto: una migliore comunicazione tra i team rafforza anche le relazioni tra i dipendenti. Questo, a sua volta, può aiutarti a promuovere un ambiente e una cultura di lavoro sani e collaborativi.
Sfide affrontate nella comunicazione diagonale
Sebbene la comunicazione diagonale offra grandi vantaggi in termini di agilità e collaborazione, è importante essere consapevoli anche delle sue potenziali insidie:
Comunicazione errata e sovraccarico di informazioni
L'uso di terminologia e gergo diversi tra i vari reparti può portare a comunicazioni errate. Anche i dipendenti coinvolti in più conversazioni diagonali possono rimanere confusi. Per ovviare a questo problema, assicuratevi che la comunicazione sia concisa e sviluppate un glossario condiviso dei termini.
Tempo e lavoro richiesto
Implementare, mantenere e utilizzare efficacemente la comunicazione diagonale richiederà tempo e lavoro richiesto per condurre sessioni di formazione adeguate per i dipendenti. Tuttavia, questo investimento iniziale sarà fondamentale per garantire produttività ed efficienza.
Potenziali conflitti tra i reparti
L'interazione tra diversi reparti può portare a controversie dovute a prospettive diverse. Per evitare tali conflitti, prendete in considerazione la possibilità di coinvolgere facilitatori neutrali e assicuratevi che gli obiettivi e le priorità siano allineati.
Riduzione della responsabilità
È difficile effettuare il monitoraggio del flusso di informazioni quando non è lineare e diretto. Ciò può portare a una tendenza a scaricare la titolarità delle attività sugli altri e a una mancanza di chiarezza nella titolarità delle attività. Incoraggiando i dipendenti a documentare la comunicazione diagonale, è possibile garantire una maggiore responsabilità.
Fuga di informazioni riservate
La comunicazione diagonale su argomenti delicati può portare a fughe di informazioni involontarie. Pertanto, è consigliabile stabilire linee guida e protocolli chiari per la gestione delle informazioni riservate.
Strategie per migliorare la comunicazione diagonale sul posto di lavoro
Come abbiamo già visto, la comunicazione diagonale comporta delle sfide e può avere come risultato conflitti tra i reparti. Ma non preoccuparti! Puoi mettere in atto strategie specifiche per affrontare queste sfide e migliorare la comunicazione diagonale.
Puoi anche affidarti a strumenti di collaborazione interfunzionali, come ClickUp, che ti aiuteranno in questo processo.
Ecco alcune strategie per migliorare la comunicazione diagonale sul posto di lavoro:
1. Creare una serie di linee guida
È importante essere chiari e diretti quando si comunica.
A tal fine, è necessario stabilire delle linee guida per la comunicazione diagonale, al fine di promuovere la chiarezza e la franchezza negli scambi tra i reparti. Concentrati sulla condivisione delle informazioni rilevanti, mantenendo un linguaggio chiaro e inclusivo per una migliore comprensione.
Incoraggiare l'ascolto attivo e lo scambio bidirezionale per migliorare il processo di comunicazione complessivo all'interno dell'organizzazione. È inoltre possibile creare processi e liste di controllo personalizzati per standardizzare i flussi di lavoro di comunicazione tra i reparti.
Le lavagne online ClickUp consentono di mappare questi flussi di lavoro di comunicazione personalizzati, mostrando i passaggi di consegne tra diversi reparti o team. È possibile visualizzare i passaggi, le parti coinvolte e i canali ottimali in ogni punto. Ciò fornisce un modello per standardizzare i processi di comunicazione diagonale.
È inoltre possibile utilizzare le lavagne online per disegnare grafici e identificare i percorsi di comunicazione e le linee gerarchiche tra manager e subordinati diretti. Ciò aiuta i team a individuare potenziali colli di bottiglia.
Infine, le linee guida e i processi creati sulle lavagne online possono essere salvati, esportati e archiviati in ClickUp come riferimento centrale facilmente accessibile a chiunque all'interno dell'organizzazione.
2. Tenere informate le persone chiave
Le persone non vogliono essere escluse, soprattutto quando si tratta di informazioni che riguardano direttamente il loro lavoro. È possibile migliorare i risultati dei processi e dei progetti con qualcosa di semplice come la creazione di una catena trasparente di messaggi tra tutte le parti coinvolte nel processo. Questo approccio semplice e strutturato favorisce un flusso di informazioni fluido tra tutti i protagonisti, riducendo le possibilità di comunicazioni errate o ritardi.
Ad esempio, se un responsabile marketing di prodotto desidera comprendere i punti deboli dei clienti dal team di assistenza clienti, dovrebbe mettere in copia il team di assistenza clienti e i responsabili del team di prodotto per tenere tutti informati.
Un altro modo efficace è utilizzare la funzionalità ClickUp Docs, che consente a tutti di rimanere aggiornati e collaborare in tempo reale. Permette a più persone di lavorare contemporaneamente sullo stesso documento, migliorando la collaborazione dinamica.
Puoi anche collegare i documenti alle attività e ai progetti correlati in modo che il flusso di informazioni avvenga tra di essi.
Le menzioni in Docs avvisano le parti interessate degli aggiornamenti relativi al loro lavoro. Tagga chiunque per richiedere il suo contributo e assegna le attività ai team competenti. Docs si integra anche con l’email, in modo che gli aggiornamenti possano essere inviati direttamente alle caselle di posta elettronica delle persone chiave.
Puoi utilizzare la funzionalità Assegna commenti di ClickUp ogni volta che hai bisogno di chiarimenti su qualcosa o devi ricontrollare qualcosa da solo. Risolvi i commenti una volta che l'attività è terminata.
Questo ti permette di tenere tutto in un unico posto e tutti sulla stessa pagina, letteralmente!
3. Limitare il numero di canali di comunicazione
Hai mai rinunciato a guardare un film su Netflix o a provare un nuovo piatto dal menu perché il numero di scelte ti ha sopraffatto? Non sei il solo.
Avere troppe scelte a disposizione non è sempre una buona idea. E questo vale anche per il posto di lavoro. Troppe app di comunicazione possono causare confusione inutile e difficoltà nel tenere traccia delle conversazioni e delle attività.
Ciò è particolarmente vero per la comunicazione diagonale, dove c'è comunque più spazio per confusione e complessità. Limitatevi a uno o due canali di comunicazione diagonale per ridurre al minimo i malintesi.
Non devi preoccuparti di una comunicazione frammentata se utilizzi ClickUp Chat. Anziché passare da un'app all'altra e da una finestra In arrivo all'altra, i membri del team possono accedere all'intero contesto delle conversazioni direttamente in ClickUp.
All'interno di ogni progetto, la chat crea una connessione tra tutti i messaggi, i commenti e le notifiche relativi alle attività e agli obiettivi. L'intera cronologia è organizzata in ordine cronologico, rendendo facile mettersi al passo.
Le informazioni vitali non rimangono confinate nelle chat private. Tutti i membri del team possono partecipare al medesimo thread, mantenendo la trasparenza delle conversazioni.
Con ClickUp Chat, non dovrai più mettere insieme conversazioni sparse per avere un quadro completo della situazione. Tutti lavorano sulla base di una comprensione condivisa, il che accelera la collaborazione e il processo decisionale.
4. Costruisci una cultura del lavoro aperta e collaborativa
I confini tra i reparti rendono la comunicazione diagonale più difficile, poiché scoraggiano i membri del team dal contattare i responsabili di altri reparti e limitano la condivisione delle informazioni.
Costruire una cultura del lavoro aperta e collaborativa è fondamentale per incoraggiare la comunicazione diagonale. La trasparenza e la collaborazione non solo la favoriscono, ma ne sono parte integrante.
Effettua un audit culturale per identificare le aree di miglioramento nella cultura della tua organizzazione e nei protocolli di comunicazione chiave. Quindi, crea un piano completo per affrontarle.
Utilizza le visualizzazioni personalizzate di ClickUp per gestire la tua verifica culturale e creare un piano per i miglioramenti.
Le diverse visualizzazioni di ClickUp ti consentono di riunire tutte le tue risorse in un unico posto per avere una visione d'insieme dell'intero progetto. Scegli tra la vista Elenco, la vista Bacheca, i diagrammi Gantt e altro ancora per organizzare e monitorare le attività. Inoltre, smetti di passare da un'app all'altra e risparmia tempo aggiungendo fogli di calcolo, documenti, video e altro ancora insieme alle attività, ai progetti e ai flussi di lavoro nella tua visualizzazione personalizzata.
5. Rivedere regolarmente i processi
Una comunicazione diagonale fluida è fondamentale per allineare i team interfunzionali. Effettuare revisioni regolari dei processi per ottimizzare i flussi di informazioni e la collaborazione tra i reparti. Condividere rapporti aggiornati sullo stato dei progetti per effettuare il monitoraggio delle attività cardine e valutare l'allineamento con il piano originale.
Monitorare lo stato delle attività cardine e degli obiettivi che coinvolgono più team. Identificare i punti di attrito o i ritardi nei passaggi di consegne diagonali.
Incorporare attivamente il feedback degli stakeholder a tutti i livelli. Consentire ai propri collaboratori di suggerire miglioramenti ai processi che non funzionano correttamente. Promuovere discussioni aperte e trasparenti tra manager e diretti subordinati.
Il modello di audit e miglioramento dei processi di ClickUp ti sarà utile per questo esercizio. Questo modello ti aiuta a valutare i tuoi processi esistenti e a modificare quelli che necessitano di miglioramenti.
Dispone di diverse visualizzazioni personalizzate, stati e campi per aiutarti ad assimilare e assorbire le informazioni necessarie per raggiungere l'allineamento strategico per la comunicazione diagonale.
Il ruolo della comunicazione diagonale nella gestione delle attività
La comunicazione diagonale svolge un ruolo cruciale nel raggiungimento degli obiettivi di comunicazione della vostra organizzazione. Tuttavia, anche altri tipi di comunicazione sono utili nella gestione collaborativa delle attività. Cerchiamo di comprendere le tre modalità principali di comunicazione sul posto di lavoro:
1. Comunicazione orizzontale
La comunicazione orizzontale è lo scambio di informazioni tra leader o dipendenti dello stesso livello gerarchico all'interno di un'organizzazione. Questo favorisce il coordinamento, la pianificazione e il lavoro di squadra.
Ad esempio, quando sviluppi un nuovo prodotto, puoi organizzare una riunione con i leader dei diversi team (progettazione, marketing, commerciale, ingegneria) per discutere i passaggi successivi e affrontare le loro esigenze per il raggiungimento degli obiettivi condivisi.
2. Comunicazione verticale
La comunicazione verticale comporta il flusso di informazioni tra diversi livelli gerarchici all'interno di un'organizzazione. Ciò include la comunicazione dai manager di livello superiore ai loro subordinati (verso il basso) e dai subordinati ai manager di livello superiore (verso l'alto). La comunicazione verticale garantisce che gli obiettivi e le aspettative siano comunicati in modo efficace in tutta l'organizzazione.
Esempio di comunicazione discendente: il responsabile marketing e progetti invia un'email al team marketing illustrando la nuova strategia pubblicitaria e i risultati attesi.
Esempio di comunicazione ascendente: i membri del team inviano regolarmente rapporti ai propri team leader/manager, aggiornandoli sullo stato delle riunioni e sull'avanzamento dei progetti e suggerendo aree di miglioramento.
3. Comunicazione diagonale
La comunicazione diagonale è una combinazione di comunicazione orizzontale e verticale. Non limita la comunicazione tra manager e membri del team, indipendentemente dalla loro posizione o dal reparto di appartenenza. Ciò favorisce una migliore collaborazione e risoluzione dei problemi, con conseguente miglioramento dei risultati.
Tutti e tre i modi di comunicare sono fondamentali in diverse fasi o processi all'interno di un'organizzazione.
Elimina le barriere comunicative con ClickUp
Avrete sicuramente compreso quanto sia vantaggiosa una comunicazione diagonale efficace nell'aiutare le organizzazioni a raggiungere i propri obiettivi di comunicazione e a migliorare la collaborazione.
Se la relazione tra i leader e i membri del team è positiva, i dati e le informazioni possono circolare liberamente, contribuendo a migliorare l'efficienza dei processi e la produttività. Inoltre, migliorare la comunicazione diagonale aiuta anche i dipendenti a tutti i livelli a costruire relazioni interpersonali più solide.
È utile disporre di uno strumento che favorisca una comunicazione diagonale con esito positivo, in modo da potersi concentrare su altre sfide. Con ClickUp, puoi migliorare rapidamente la collaborazione tra i reparti.
Lascia che le conversazioni bidirezionali fluiscano liberamente tra la leadership e il personale. Allinea l'intera forza lavoro attorno a obiettivi condivisi utilizzando funzionalità come chat in tempo reale, documenti e visualizzazioni personalizzate. Non dovrai più aspettare giorni per ottenere risposte alle domande o decisioni. Non ci sarà più duplicazione del lavoro tra i team. Guarda come i silos si dissolvono e la produttività sale alle stelle.
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Domande frequenti
1. Cosa distingue la comunicazione diagonale dalla comunicazione orizzontale e verticale?
La comunicazione diagonale implica la collaborazione tra individui che non hanno relazioni gerarchiche dirette, ma appartengono a reparti o team diversi.
La comunicazione orizzontale avviene tra colleghi, mentre quella verticale comporta uno scambio di comunicazioni tra diversi livelli di gerarchia. La comunicazione diagonale supera sia i confini di gerarchia che quelli dipartimentali, favorendo la collaborazione interfunzionale.
2. In che modo la comunicazione diagonale può aumentare l'efficienza e la risoluzione dei problemi nel mio team?
La comunicazione diagonale consente un flusso diretto di informazioni tra individui di diversi reparti e livelli gerarchici, eliminando livelli inutili. Ciò consente un accesso più rapido ai dati cruciali e promuove la collaborazione.
La comunicazione diagonale migliora il lavoro di squadra e contribuisce a creare una cultura aziendale sana, riducendo le interpretazioni errate e favorendo un ambiente di lavoro più collaborativo.
3. In che modo ClickUp facilita e migliora la comunicazione diagonale in un team?
ClickUp è uno strumento collaborativo e di project management basato su cloud che può sostituire diversi strumenti. Consente a tutti di lavorare su un'unica piattaforma progettata per gestire qualsiasi tipo di lavoro.
Le funzionalità di ClickUp come Chat View e Assign Comments ti consentono di collaborare con chiunque e su qualsiasi attività nella tua organizzazione. Ciò significa che non dovrai più passare da una piattaforma all'altra solo per lavorare con team diversi. Tutto ciò che serve è far sì che tutti utilizzino ClickUp e iniziare a collaborare in tempo reale.