Non è un segreto che ogni azienda che punta alle stelle abbia bisogno di una sorta di intelligenza aziendale. Con questo non intendiamo un quoziente intellettivo estremamente elevato o un istinto aziendale fuori dal comune. Si tratta di raccogliere e analizzare informazioni per prendere decisioni intelligenti che possono aumentare l'esito positivo dell'organizzazione e risolvere i problemi.
È qui che entrano in gioco i dashboard. Permettono di visualizzare tutti i tipi di dati, di zoomare su aspetti specifici, di monitorare i KPI e di avere un'idea chiara dello stato di salute dell'azienda.
Esistono vari tipi di dashboard, ma se volete tenere sotto controllo le operazioni quotidiane e individuare i problemi prima che diventino gravi, un dashboard operativo è la scelta migliore. 🎛️
In questo articolo vi presenteremo i dashboard operativi, ne analizzeremo i vantaggi e vi aiuteremo a crearne uno per monitorare ogni processo critico relativo a una specifica area aziendale.
Che cos'è un dashboard operativo?
Un cruscotto operativo (chiamato anche dashboard operativo) è uno strumento che monitora i processi operativi e fornisce una visione dettagliata delle prestazioni delle attività in corso all'interno dell'azienda.
A differenza dei dashboard analitici che scavano nel passato per prevedere il futuro, i dashboard operativi sono più preoccupati del presente. Si occupano di informazioni attuali per scoprire le prestazioni delle operazioni e individuare i punti deboli. In questo modo è possibile intraprendere azioni adeguate e rimettere i processi in monitoraggio.
Pensate ai dashboard operativi come a degli strumenti che aprono gli occhi. Invece di chiedervi cosa non va nei processi in corso, di sperimentare soluzioni e di incrociare le dita sperando che funzionino, potete prendere decisioni informate sulla base dei KPI operativi visualizzati nei vostri dashboard.
Poiché si occupano principalmente dei processi in corso, i dashboard operativi hanno una visione relativamente breve della realtà, quindi non sono adatti per i piani a lungo termine.
Si noti che i cruscotti operativi si occupano in genere di aree aziendali specifiche: non si può usare un unico dashboard per monitorare tutti i processi dell'azienda. Dovreste avere dashboard separati per le vendite, il marketing, la produzione, la distribuzione e altre aree, a seconda della linea di lavoro della vostra azienda.
Funzionalità/funzioni chiave di un dashboard operativo
Perché un dashboard operativo è così utile per monitorare i processi quotidiani? Vediamo alcune delle sue funzionalità/funzione principali:
- Visualizzazione dei dati: Questi dashboard non presentano un mucchio di dati grezzi. Al contrario, li visualizzano attraverso grafici, diagrammi e altri elementi perrisparmiare tempo e garantire una facile comprensione 📊
- Visibilità in tempo reale: I dashboard operativi visualizzano i dati reali e storici, consentendo di ottenere informazioni precise sulle prestazioni attuali dei processi
- Notifiche personalizzabili: I dashboard vi permettono di creare notifiche che vi avvisano di potenziali problemi, in modo che possiate agire rapidamente
- KPI: Questi dashboard vi permettono di monitorare il percorso verso gli obiettivi delineando gli indicatori chiave di prestazione pertinenti
- Facilità d'uso: L'utilizzo dei dashboard operativi non richiede una formazione estesa. La funzionalità/funzione di questi cruscotti è intuitiva e si impara in un attimo
- Monitoraggio delle tendenze dei dati: Alcuni dashboard operativi hanno funzionalità/funzione avanzate che permettono di scavare nella storia per capire le tendenze attuali. Tenete presente che questo non è comune nei normali dashboard operativi
Vantaggi di un dashboard operativo
Un dashboard operativo può essere lo strumento necessario per monitorare i processi operativi in corso all'interno di un'area aziendale specifica e per eliminare ogni problema sul nascere. Ecco come trarne vantaggio:
Identificazione immediata dei problemi
Uno dei vantaggi più significativi dei dashboard operativi è la visibilità completa dei processi in corso. Grazie a ciò, è possibile individuare anche le minime deviazioni dalle prestazioni operative abituali e identificarle come potenziali problemi.
In poche parole, i dashboard operativi consentono di individuare un'inefficienza o un problema nelle sue fasi iniziali, prima che causi danni più significativi e interrompa i processi.
Facile monitoraggio della produttività dei dipendenti
Poiché i dashboard operativi consentono di monitorare le operazioni quotidiane, possono essere strumenti eccellenti per il monitoraggio della produttività dei dipendenti. Ad esempio, se avete una dashboard operativa che ruota attorno al supporto clienti, KPI come il numero di ticket ricevuti e risolti possono aiutarvi a capire quanto siano positivi e veloci i vostri dipendenti in un dato momento.
Miglioramento del processo decisionale
Disporre di metriche dettagliate relative ai processi operativi consente di prendere decisioni informate invece di affidarsi all'istinto o a reportistica obsoleta.
In questo senso, i dashboard operativi sono vitali per un corretto allocazione delle risorse , il piano di bilancio e il miglioramento delle prestazioni.
Monitoraggio degli obiettivi
Ogni organizzazione ha un obiettivo verso il quale sta marciando. I dashboard operativi consentono di determinare e monitorare i KPI per completare quell'obiettivo, assicurando che tutti gli stakeholder siano sulla stessa pagina. Semplificano il monitoraggio degli obiettivi e vi aiuterà a fare piccoli ma sicuri passaggi verso il traguardo con il minimo intoppo.
Ottimizzazione dei costi
L'osservazione del vostro processo operativo attraverso le dashboard vi aiuta a individuare le aree di miglioramento e a regolare l'allocazione delle risorse per ridurre i costi ed eliminare le inefficienze.
Pianificazione più semplice
Poiché i dashboard operativi forniscono una visione in tempo reale dei processi, sono parte integrante di un esito positivo del piano. Utilizzate le informazioni visualizzate sui vostri dashboard per sviluppare piani strategici basati sulla situazione attuale e si sforzano di migliorare continuamente.
Comunicazione e collaborazione semplificate
Potete salire alle stelle la collaborazione del team e comunicazione con i dashboard operativi. Condividete i dashboard con i membri del team interessati e consentite loro di accedere ai dati pertinenti per aumentare la trasparenza.
I dati visualizzati sul dashboard possono essere la base per discussioni e riunioni costruttive in cui si discute di come migliorare la situazione la gestione delle operazioni all'interno della vostra organizzazione.
Come creare il miglior dashboard operativo: Otto semplici passaggi
Volete creare un dashboard operativo completo ma non sapete da dove cominciare? Ci pensiamo noi!
Vi guideremo attraverso il processo in dettaglio e vi aiuteremo a creare un dashboard di prima classe che risponda perfettamente alle vostre esigenze. A tal fine, ci affideremo a ClickUp una delle migliori piattaforme di project management che rende la costruzione di dashboard un gioco da ragazzi. 😍
Passaggio 1: Scegliere lo strumento dashboard
Per rendere il processo di creazione di un dashboard operativo il più semplice possibile, è fondamentale scegliere uno strumento in grado di visualizzare e organizzare i dati. Poiché esistono decine di piattaforme per dashboard, ecco alcuni criteri su cui concentrarsi per la selezione di quella giusta:
- Flessibilità: La piattaforma deve avere diverse opzioni per aiutarvi a costruire un dashboard operativo in linea con le esigenze del team e con gli obiettivi generali. Queste opzioni possono andare dalla facilità di condivisione e collaborazione alla visibilità senza pari e alle varie funzionalità/funzione personalizzate
- Widget multipli: Lo strumento dashboard giusto deve offrire un'ampia selezione di widget. Deve consentire di visualizzare i carichi di lavoro e gli stati di avanzamento e di utilizzare più tipi di grafici e diagrammi per rappresentare i dati
- Facilità d'uso: La piattaforma deve avere un'interfaccia intuitiva e facile da usare per voi e per il vostro team. Molti strumenti di dashboard hanno un design drag-and-drop che consente di organizzare e regolare il layout senza sforzo
- Integrazioni: La piattaforma dashboard deve essere in grado di integrarsi con gli strumenti di gestione dei dati normalmente utilizzati dall'organizzazione
- Scalabilità: Lo strumento deve essere in grado di gestire dati storici più grandi e più complessi man mano che l'azienda cresce
- Opzioni di collaborazione: La piattaforma giusta deve supportare il lavoro di squadra e consentire a voi e ai vostri collaboratori di lavorare in tempo reale, lasciare commenti e aggiungere note
Suddividete obiettivi, attività, punti agili e stati del progetto nella dashboard di ClickUp 3.0, altamente personalizzabile
ClickUp è, prima di tutto, un programma di attività e project management con numerose opzioni per migliorare la produttività, l'organizzazione e la collaborazione del team. ClickUp può essere il vostro software di riferimento per la gestione delle attività e dei progetti la creazione di dashboard .
Per quanto riguarda la visualizzazione dei dati, la piattaforma offre una funzionalità/funzione di cui ci si innamorerà a prima vista: la visualizzazione dei dati ClickUp Dashboard . Consente di creare dashboard operativi completi, facili da capire ed esteticamente gradevoli in pochi clic.
È possibile scegliere tra oltre 50 widget per creare grafici personalizzati, visualizzare gli stati e i carichi di lavoro, fare calcoli o monitorare il tempo. È inoltre possibile collegare app esterne a ClickUp Dashboard, aumentandone la funzione.
Un altro motivo per cui la creazione di un dashboard operativo in ClickUp è semplice è la presenza di Schede di dashboard . Considerate queste schede come blocchi per il dashboard finale. Si aggiungono le schede una alla volta per dipingere un quadro unico e visualizzare le informazioni desiderate. 🎨
Modelli ClickUp
Non volete o non avete tempo di costruire da zero i vostri dashboard di business intelligence? ClickUp ha una soluzione per voi! Utilizzate un piano operativo o un modello di dashboard operativo per risparmiare tempo e creare dashboard per diversi casi d'uso .
La libreria di ClickUp offre oltre 1.000 modelli per vari scopi, dal project management e dal marketing a piano strategico e commerciale. Sfogliate la biblioteca e trovate la soluzione perfetta per le esigenze della vostra organizzazione.
Passaggio 2: pensare a chi utilizzerà il dashboard
Prima di creare il vostro dashboard operativo, considerate chi lo userà e perché Da fare un dashboard per un intero reparto o per un progetto specifico all'interno di quel reparto? Tutti i membri del team potranno accedervi o solo i membri più anziani?
Rispondere a queste domande vi aiuterà a immaginare un dashboard comprensibile e navigabile da tutti.
Una volta identificati gli utenti della dashboard, chiedete loro un parere su come dovrebbe apparire. ClickUp offre un'eccellente funzionalità/funzione che permette a tutti di dare il proprio contributo e di comunicare in tempo reale Lavagne online di ClickUp .
Utilizzate le lavagne online di ClickUp per assegnare attività, taggare gli assegnatari e tutto ciò che serve per dare il via alla vostra prossima collaborazione
Le lavagne online sono tele digitali ideali per il brainstorming e la collaborazione del team. Sono il luogo perfetto per discutere di strategie, mappare il processo di creazione di un dashboard operativo e trasformare le azioni in idee.
Passaggio 3: Determinare gli oggetti
Il passaggio successivo è la definizione di oggetti aziendali chiari e realistici, ossia lo scopo del dashboard, che si può fare in Obiettivi di ClickUp . Considerate le metriche e i KPI che vi interessano di più, in dipendenza della specifica area aziendale attorno alla quale ruota il dashboard.
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Utilizzate la funzionalità/funzione Obiettivi di ClickUp per rimanere in linea con i vostri obiettivi grazie a sequenze chiare, traguardi misurabili e monitoraggio automatico dello stato
Ad esempio, se state costruendo un dashboard operativo per le vendite, potreste considerare metriche come le prestazioni commerciali, la soddisfazione dei client o la produttività dei dipendenti.
Se avete bisogno del contributo del vostro team, potete utilizzare Moduli ClickUp . È un modo facile da usare per raccogliere informazioni dai membri del team in un batter d'occhio. Da fare è solo creare un Modulo (molto semplice e intuitivo) e condividerlo con il team. I membri del provider forniranno le loro risposte e, voilà, ClickUp raccoglierà e visualizzerà le informazioni inviate per facilitarne l'analisi.
È possibile accelerare questo passaggio con l'opzione Modello di piano operativo ClickUp . Consente di delineare e misurare gli obiettivi e di creare un piano d'azione per raggiungerli. Inoltre, favorisce la collaborazione e la comunicazione, snellisce i processi e aumenta la produttività.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/05/b1564687-1000.png Modello di piano operativo di ClickUp /$$$img/
Utilizzate il modello di piano operativo ClickUp per delineare gli obiettivi e creare un piano su misura per raggiungerli
Passaggio 4: scegliere le metriche giuste
Ora è il momento di selezionare le metriche e i KPI più rilevanti per il vostro dashboard operativo. Pensate a quelli che si allineano alla vostra azienda, al vostro reparto o al vostro agli oggetti del progetto e vi permetteranno di prendere decisioni strategiche sui vostri processi aziendali.
Tenete presente che il vostro dashboard operativo deve essere semplice. Sebbene si voglia riempire il cruscotto con tutti i tipi di metriche che riflettono i diversi aspetti dei processi, questa non è l'idea migliore. Un dashboard di questo tipo può risultare opprimente e difficile da seguire, vanificando il suo scopo.
La best practice per la scelta delle metriche giuste consiste nel concentrarsi su poche chiavi che descrivano accuratamente le prestazioni dei processi. Ricordate che avere più dashboard per un'unica area aziendale è sempre meglio che averne uno traboccante di dati difficili da seguire.
La selezione delle metriche giuste deve sempre essere un lavoro richiesto dal team. Fate un brainstorming sulle lavagne online, usate i moduli ClickUp per raccogliere feedback, comunicate nella sezione "Gestione dei processi" ClickUp Chattare visualizzare e delineare le metriche chiave senza sudare! ✌️
Passaggio 5: determinare le origini dati
In questo passaggio è necessario definire le origini dei dati che si desidera visualizzare sul dashboard operativo, come database, API e fogli di calcolo.
Poiché ClickUp consente di creare database, è possibile utilizzarlo come fonte per i dashboard. Inserite i dati come attività, categorizzateli con campi personalizzati e passate da un'attività all'altra 15+ visualizzazioni di ClickUp di disporli a piacimento.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/06/image6-1.gif Visualizzazioni ClickUp /$$$img/
Le oltre 15 visualizzazioni di ClickUp offrono alle organizzazioni una soluzione da parete a parete per ogni team
In alternativa, potete approfittare delle grandi capacità di integrazione di ClickUp e collegarlo ad altri software che utilizzate per gestire o archiviare i dati. Inoltre oltre 1.000 integrazioni native con strumenti come Slack, HubSpot, Everhour e Zendesk, è possibile costruire integrazioni personalizzate tramite API di ClickUp e prelevare i dati dall'origine dati desiderata.
Passaggio 6: pianificare il layout della dashboard e creare le visualizzazioni
Il passaggio successivo consiste nel definire l'aspetto della dashboard, tenendo conto dell'esperienza utente ottimale, dell'organizzazione e dell'aspetto visivo.
ClickUp Dashboards rende questo processo estremamente semplice. Grazie al design drag-and-drop, è possibile spostare le schede e aggiornare il layout a proprio piacimento.
Scegliete gli elementi che desiderate nella vostra dashboard, selezionate i widget e le origini dati giuste e create visualizzazioni basate sulle metriche specificate.
Passaggio 7: aggiornare regolarmente i dati
Congratulazioni, avete creato il vostro dashboard operativo! 🥳
Ma tenete presente che il vostro lavoro non finisce qui. Lo scopo di un dashboard operativo è quello di visualizzare i dati in tempo reale. Dovete assicurarvi che il dashboard mostri le informazioni più recenti. Le informazioni non aggiornate corrompono la percezione delle prestazioni delle operazioni e possono portare a decisioni sbagliate.
Aggiornate regolarmente l'origine dati per evitare questi scenari. È possibile utilizzare Automazioni di ClickUp per ridurre il lavoro manuale e il rischio di errori. Le automazioni si basano su trigger, condizioni e azioni e possono aiutarvi a garantire che i dati nei vostri dashboard siano sempre freschi e pertinenti.
ClickUp offre quattro tipi di automazioni:
- Personalizzate: Automazioni create da voi stessi quando avete in mente uno scenario specifico
- Modelli: Automazioni preimpostate
- Integrazioni: Connessione di un'altra app a ClickUp per l'impostazione delle automazioni
- Assegnatario e osservatore: Impostazione di un assegnatario (osservatore) per tutte le nuove attività
Utilizzate le ricette di automazione precostituite in ClickUp o personalizzate in base alle vostre esigenze, in modo che il vostro team possa concentrarsi sugli aspetti più importanti
Passaggio 8: perfezionare il dashboard secondo le necessità
Le dashboard operative possono servire allo scopo oggi, ma prima o poi dovranno essere perfezionate per adattarsi alle operazioni aggiornate o ai nuovi dati.
Di tanto in tanto è necessario rivedere le metriche di performance e i KPI per assicurarsi che siano ancora rilevanti. Riconsiderate il layout del dashboard e vedete come migliorarlo per aumentare l'efficienza.
Un altro aspetto importante è la raccolta di feedback da parte dei membri del team. Chiedete se trovano utile il dashboard e cosa vorrebbero cambiare. ClickUp Forms può aiutarvi in questo: create moduli che il team possa compilare rapidamente e ottenete un riepilogo dettagliato delle informazioni raccolte.
ClickUp: La Home perfetta per il vostro dashboard delle operazioni
ClickUp offre tutto ciò che serve per creare un dashboard operativo. Con questo piattaforma visiva di project management è possibile definire gli obiettivi, selezionare le metriche giuste, impostare i database, visualizzare le informazioni desiderate e collaborare con il proprio team. Iscriviti a ClickUp e inizia a costruire il tuo dashboard perfetto per prendere il controllo delle tue operazioni! 🌹